เส้นโค้ง S สามารถช่วยทีมบริหารโครงการของคุณได้อย่างไร?

ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าคุณกำลังก้าวหน้าไปตามแผนที่วางไว้? อย่างแรกคือการเปรียบเทียบความคืบหน้ากับแผน และอย่างที่สองคือการเปรียบเทียบแผนกับเกณฑ์มาตรฐาน S-curve เป็นวิธีที่ง่าย มีประสิทธิภาพ และมองเห็นได้ชัดเจนในการบรรลุทั้งสองอย่าง

มาดูรายละเอียดกันเถอะ!

เส้นโค้ง S คืออะไรในการบริหารโครงการ?

เส้นโค้งรูปตัว S หรือที่เรียกกันว่า S-curve ตามชื่อที่บ่งบอก คือกราฟทางคณิตศาสตร์ที่มีลักษณะเป็นรูปตัว S ซึ่งแสดงข้อมูลสะสมโดยใช้แกน X และแกน Y

ตัวอย่างเช่น หากคุณนำเวลาสะสมของโครงการ (รายวัน/รายสัปดาห์/รายเดือน) มาวางบนแกน X และนำงานสะสมที่คุณได้ดำเนินการแล้วมาวางบนแกน Y คุณจะเห็นกราฟที่มีรูปร่างคล้ายตัวอักษร S อย่างหลวมๆ

เส้นโค้งรูปตัว S มีจุดเปลี่ยนทิศทางสองจุด การเติบโตของโครงการมักช้าในช่วงแรกเนื่องจากทีมงานกำลังปรับตัวให้เข้ากับอุตสาหกรรมหรือกำลังทำความเข้าใจข้อกำหนดต่างๆ

ปัญหาในช่วงเริ่มต้นเหล่านี้จะได้รับการแก้ไขที่จุดเปลี่ยนแรก และโครงการจะเร่งตัวขึ้น สร้างแนวโน้มขาขึ้น ที่จุดเปลี่ยนที่สอง โครงการจะเข้าสู่ระยะที่เติบโตเต็มที่ ความก้าวหน้าจะเริ่มชะลอตัวลง

เส้นโค้งรูปตัว S ไม่ใช่สิ่งที่ถูกออกแบบหรือบังคับให้เกิดขึ้น แต่เป็นเพียงความก้าวหน้าตามธรรมชาติของโครงการเท่านั้น สิ่งเดียวที่คุณอาจสามารถมีอิทธิพลได้คือตำแหน่งที่เกิดการเปลี่ยนแปลงของเส้นโค้ง

ความสำคัญของ S-Curves สำหรับการตัดสินใจ

เส้นโค้งรูปตัว S เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ตรงไปตรงมาที่สุดที่ผู้จัดการโครงการสามารถใช้ได้ ซึ่งให้ประโยชน์อย่างมาก เส้นโค้งรูปตัว S นำเสนอภาพรวมของโครงการอย่างครบถ้วน กลายเป็นส่วนสำคัญในการตัดสินใจ นี่คือวิธีการ

ติดตามความคืบหน้าด้วยเส้นโค้ง S

ในตอนต้นของโครงการ ผู้จัดการทุกคนจะทำการประมาณการเกี่ยวกับระยะเวลาที่โครงการจะใช้เวลา, จำนวนคนที่ต้องการ, ทรัพยากรอื่น ๆ ที่ต้องการ, ค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้น, เป็นต้น

การใช้งาน S-curve ที่พบมากที่สุดคือการนำการคาดการณ์เหล่านี้มาเปรียบเทียบกับความคืบหน้าที่เกิดขึ้นจริง ซึ่งทำหน้าที่เป็นรายงานสถานะโครงการที่ยอดเยี่ยม ผู้จัดการโครงการสามารถมองเห็นความแตกต่างได้โดยการซ้อนกราฟผลการดำเนินงานปัจจุบันบนเส้นโค้งของการคาดการณ์

หากคุณยกตัวอย่างเส้นโค้ง S ของท่อส่งก๊าซแห่งชาติด้านบน เส้นสีส้มคือการคาดการณ์ และเส้นสีน้ำเงินคือความก้าวหน้า คุณจะเห็นว่าตั้งแต่ปี 1870 จนถึงปี 1985 ผลการดำเนินงานสูงกว่าการคาดการณ์

สำหรับผู้จัดการโครงการ นี่อาจเป็นสัญญาณที่ดี เมื่อพิจารณาถึงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น

คาดการณ์ความต้องการของโครงการ

เส้นโค้งรูปตัว S ยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการคาดการณ์ช่วงเวลาที่โครงการจะต้องการทรัพยากรหรือการลงทุนสูงสุดอีกด้วย ตัวอย่างเช่น ในโครงการพัฒนาผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ ขั้นตอนการสร้างผลิตภัณฑ์ต้นแบบขั้นต่ำ (MVP) จะไม่ต้องการทรัพยากรมากเท่ากับช่วงที่ลูกค้ายอมรับ MVP และสั่งผลิตผลิตภัณฑ์จริง

โดยการกำหนดจุดเปลี่ยน (การยอมรับ MVP) ผู้จัดการโครงการสามารถคาดการณ์ได้ว่าเมื่อใดจึงจะต้องการสมาชิกทีมเพิ่มเติม นอกจากนี้ยังสามารถคาดการณ์ความยืดหยุ่นที่จำเป็นในระบบตลอดวงจรชีวิตของโครงการ ซึ่งช่วยในการสร้างแผนสำรอง

การวางแผนสถานการณ์

โดยการปรับเปลี่ยนข้อมูลนำเข้าของเส้นโค้ง S คุณสามารถวางแผนสำหรับสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้นได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถดูได้ว่าต้นทุนจะลดลงหรือไม่เมื่อขยายระยะเวลาของโครงการ หรือคุณสามารถเพิ่มขนาดทีมโครงการเพื่อเลื่อนจุดเปลี่ยนแรกไปทางซ้าย

ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถวางแผนและมองเห็นความเป็นไปได้ต่าง ๆ ได้ และคาดการณ์ผลลัพธ์อย่างสมเหตุสมผล

บริหารจัดการกระแสเงินสด

ผู้จัดการทุกคนต่างมุ่งมั่นที่จะดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้นภายในงบประมาณที่ได้รับ อย่างไรก็ตาม เกือบ60% ขององค์กรใช้งบประมาณเกินกว่าที่กำหนดไว้ ปัญหานี้เกิดขึ้นอย่างค่อยเป็นค่อยไปและในปริมาณเล็กน้อย จนไม่ทันสังเกตเห็น

กราฟรูปตัว S สามารถป้องกันสิ่งนี้ได้ ผู้จัดการโครงการสามารถทำนายกระแสเงินสดได้โดยการซ้อนค่าใช้จ่ายที่วางแผนไว้บนกราฟรูปตัว S พร้อมกำหนดเวลาการเบิกจ่ายเงินทุน (ซึ่งจะอยู่ในแบบฟอร์มงบประมาณโครงการของคุณ)

หากพวกเขาเกินเป้าหมาย พวกเขาสามารถเจรจาต่อรองงบประมาณใหม่หรือลดขอบเขตได้ หากพวกเขาอยู่ภายใต้งบประมาณ พวกเขาสามารถเพิ่มทรัพยากรหรือแสดงการประหยัดได้

ประเภทของเส้นโค้ง S

แม้ว่า S-curve จะเป็นคำที่ครอบคลุมกราฟหลายประเภทที่มีรูปร่างเหมือนตัวอักษร S แต่ไม่ใช่ทุกกราฟจะเหมือนกัน กราฟ S-curve หลายประเภทมีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน ซึ่งนำเสนอโดยเครื่องมือการแสดงข้อมูลต่างๆ ต่อไปนี้คือกราฟ S-curve ที่พบบ่อยที่สุด

เส้นโค้ง S เบื้องต้น

นี่คือแผน/การคาดการณ์ที่จัดทำโดยผู้จัดการโครงการตั้งแต่เริ่มต้น โดยทั่วไปแล้ว ตารางเวลาของโครงการนี้จะระบุถึงความพยายาม ค่าใช้จ่าย และลำดับของงานที่จะต้องส่งมอบ

มันกำหนดเกณฑ์พื้นฐานสำหรับงานทั้งหมดในอนาคต ดังนั้นจึงมีชื่อเช่นนี้ แม้ว่าโดยทั่วไปจะไม่มีการแก้ไข แต่บางครั้งการเปลี่ยนแปลงขอบเขตหรือกำหนดการที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้อาจทำให้ผู้จัดการต้องปรับเปลี่ยนเส้นโค้ง S ของเกณฑ์พื้นฐานด้วยเช่นกัน

เป้าหมายเส้นโค้งรูปตัว S

นี่ใช้เพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการขณะที่เกิดขึ้น มันทำแผนที่องค์ประกอบต่าง ๆ ของโครงการตามข้อมูลจริง ซึ่งมักจะเป็นแบบเรียลไทม์ หากเส้นโค้ง S เป้าหมายตัดกับเส้นโค้ง S พื้นฐาน โครงการของคุณอยู่ในสภาพที่ดี — คือ กำลังดำเนินไปตามแผนที่วางไว้

การเปลี่ยนแปลงใด ๆ อาจจำเป็นต้องมีการแทรกแซง เช่น การจัดสรรทรัพยากรเพิ่มเติมหรือการลงทุนเพิ่มเติม

เส้นโค้งกล้วย

กราฟรูปกล้วยคือการพล็อตกราฟรูปตัว S สองเส้นบนกราฟเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ในขณะวางแผนโครงการ คุณอาจพิจารณาวันที่เริ่มต้น/สิ้นสุดที่เร็วและวันที่เริ่มต้น/สิ้นสุดที่ช้า แล้วนำข้อมูลทั้งหมดมาพล็อตบนกราฟเดียวกัน

เส้นโค้งรูปตัว S ที่ตัดกันจะมีลักษณะคล้ายกล้วย ซึ่งจะแสดงเส้นทางการทำงานที่สำคัญและปริมาณเวลาว่าง/เวลาว่างอิสระที่คุณมี

กรณีการใช้งานของ S-curve

คุณสามารถสร้างเส้นโค้ง S สำหรับพารามิเตอร์ที่เกี่ยวข้องกันสองตัวใดก็ได้ แต่ต่อไปนี้คือพารามิเตอร์ที่ผู้จัดการโครงการพบว่าใช้ประโยชน์ได้มากที่สุด

แม้ว่า S-curves จะมีความยืดหยุ่นและมีประโยชน์ในหลากหลายสถานการณ์ แต่ก็ยังมีข้อจำกัดในตัวของมันเองเช่นกัน

ข้อจำกัดของเส้นโค้ง S

รูปร่างของเส้นโค้ง S เองไม่ได้ให้ข้อมูลเชิงลึกมากที่สุด ยกเว้นว่ามันเป็นคำแถลงข้อเท็จจริงเกี่ยวกับวิธีที่สถานการณ์พัฒนาไปตามธรรมชาติ เมื่อรวมกันแล้ว ข้อมูลส่วนใหญ่มีแนวโน้มที่จะมีรูปร่างเป็น S เมื่อถูกนำมาวาดกราฟ

โดยขยายความ, S-curve ไม่ได้บ่งชี้ว่าควรดำเนินการใดนอกเหนือจากสิ่งที่เงินทุนหรือทรัพยากรเพิ่มเติมสามารถทำได้. สิ่งนี้จำกัดการแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์.

เส้นโค้งรูปตัว S ไม่ได้คำนึงถึงเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดหรือปัจจัยภายนอก เช่น การระบาดของโรคหรือคู่แข่งที่เปิดตัวผลิตภัณฑ์ที่คล้ายคลึงกัน มันเป็นกราฟของเหตุการณ์เมื่อทุกอย่างคงที่

นอกจากนี้ยังไม่สะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงที่พลวัตของตลาด. เส้นโค้ง S อาจมีข้อจำกัดในการตัดสินใจเพื่อแข่งขันในตลาดที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ.

ข้อจำกัดเหล่านี้คล้ายกับเครื่องมือหรือกรอบการทำงานใดๆ ที่ออกแบบมาเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ ขึ้นอยู่กับว่าคุณใช้มันเพื่ออะไร S-curves สามารถเป็นประโยชน์อย่างมาก นี่คือวิธีการ

วิธีสร้างเส้นโค้ง S

การสร้างเส้นโค้ง S สิ่งที่คุณต้องการคือข้อมูล เมื่อคุณมีข้อมูลแล้ว คุณสามารถสร้างเส้นโค้ง Sได้บนโปรแกรมสเปรดชีตหรือซอฟต์แวร์แผนผังความคิดใดก็ได้

1. รวบรวมข้อมูลของคุณ

สำหรับเส้นโค้ง S ในการบริหารโครงการพื้นฐาน คุณจำเป็นต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับเวลาที่ใช้ ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง ทรัพยากรที่จำเป็น โอกาสทางรายได้ ฯลฯ รวบรวมทั้งหมดนี้ในมาตรฐานเดียวกัน

หากคุณเลือกกราฟ S-curve แบบเวลาเทียบกับ x คุณอาจต้องการรวมหมุดหมายสำคัญไว้ด้วย ตัวอย่างเช่น หากเป็นโครงการพัฒนาผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ หมุดหมายสำคัญอาจได้แก่ การสร้างต้นแบบ การทดสอบกับผู้ใช้ การเปิดตัว MVP การเปิดตัวเบต้า เป็นต้น การวางแผนเหล่านี้จะช่วยให้เห็นความสัมพันธ์ระหว่างจุดเปลี่ยนตามธรรมชาติกับหมุดหมายสำคัญของโครงการคุณได้ชัดเจนยิ่งขึ้น หากคุณกำลังใช้ซอฟต์แวร์บริหารจัดการโครงการแบบภาพเช่น ClickUp คุณก็น่าจะมีข้อมูลเหล่านี้สะสมไว้อยู่แล้ว

2. เลือกข้อมูลที่คุณต้องการ

ขณะที่คุณกำลังจัดการโครงการของคุณบน ClickUp คุณอาจจะมีข้อมูลหลากหลายประเภท:

เลือกข้อมูลที่คุณต้องการตามการวิเคราะห์ที่คุณต้องการทำ. อาจเป็นข้อมูลสะสมแบบเรียลไทม์. กระดานไวท์บอร์ดของ ClickUp เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการมองเห็นกระบวนการทำงาน, รวมทุกองค์ประกอบเหล่านี้ไว้ด้วยกัน, และมองเห็นได้ในที่เดียว.

3. วาดกราฟเส้นโค้งรูปตัว S ของคุณ

เมื่อคุณเลือกจุดข้อมูลสองจุดที่ต้องการสร้างเส้นโค้ง S แล้ว คุณก็พร้อมที่จะพล็อตข้อมูลเหล่านั้นได้เลย! ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการสร้างแผนภูมิการเผาไหม้ (Burn Up Chart) แดชบอร์ดของ ClickUp จะช่วยให้คุณสร้างแผนภูมินี้ได้โดยอัตโนมัติ

แผนภาพการไหลสะสมยังสามารถช่วยคุณติดตามความคืบหน้าจริงของโครงการเทียบกับความคืบหน้าที่คาดหวังบนเส้นโค้งรูปตัว S ได้อีกด้วย เมื่อโครงการของคุณดำเนินไป คุณสามารถสร้างวิดเจ็ตสำหรับข้อมูลจุดใดก็ได้ที่คุณต้องการ คุณยังสามารถปรับแต่งแหล่งข้อมูลสำหรับการรายงานที่ละเอียดเพื่อวัดความคืบหน้าได้อีกด้วย

4. ลงมือทำตามเส้นโค้ง S ของคุณ

เมื่อกราฟของคุณพร้อมแล้ว ให้ใช้กระดานไวท์บอร์ดของ ClickUp เป็นพื้นที่ทำงานเพื่อทำความเข้าใจข้อมูล เพิ่มรูปทรง รูปภาพ แผนภูมิ แผนผัง และองค์ประกอบภาพอื่นๆ ลงในเส้นโค้ง S ของคุณเพื่อนำเสนอบริบทที่สมบูรณ์

เปิดClickUp Mind Mapsเพื่อทำความเข้าใจความเชื่อมโยงระหว่างรายการ งาน และโครงการต่างๆ คุณยังสามารถใช้เทมเพลตแผนผังการไหลของข้อมูลของเราเพื่อแสดงภาพว่า การตัดสินใจของคุณเกี่ยวกับพารามิเตอร์ใดๆ สามารถส่งผลต่อส่วนอื่นๆ ได้อย่างไร

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและตัดสินใจได้ดีขึ้นโดยอาศัยกราฟและแผนภูมิที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลที่มีอยู่

ขี่ขึ้นโค้ง S ด้วย ClickUp

ความสำเร็จของผู้จัดการโครงการถูกกำหนดโดยการส่งมอบงาน 'ตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ' ความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดที่ผู้จัดการโครงการเผชิญในการบรรลุเป้าหมายนี้คือการขาดการมองเห็นภาพรวม บ่อยครั้งที่พวกเขามุ่งเน้นกับรายละเอียดมากเกินไปจนมองข้ามภาพรวม แม้จะเป็นไปโดยไม่ตั้งใจก็ตาม

เครื่องมือการจัดการโครงการของClickUp ถูกออกแบบมาเพื่อป้องกันสิ่งนั้น ด้วย ClickUp คุณสามารถเข้าถึงรายละเอียดที่ละเอียดเกี่ยวกับทุกแง่มุมของโครงการ เช่น งานย่อย รายการตรวจสอบ และอื่นๆ

คุณยังสามารถซูมออกเพื่อดูภาพรวมที่ใหญ่ขึ้นบนแดชบอร์ดของคุณได้อย่างง่ายดายทุกวัน ซึ่งได้รับการอัปเดตแบบเรียลไทม์

S-curve เป็นเพียงหนึ่งในแผนภูมิและกราฟหลายสิบแบบที่คุณสามารถเข้าถึงได้บน ClickUp กระดานคัมบัง ไทม์ไลน์ มุมมองตาราง เป้าหมาย การติดตามเวลา และการเชื่อมต่อกับระบบภายนอกอีกหลายสิบแบบ มอบทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อก้าวไปข้างหน้าตามแผน