ได้ยินเกี่ยวกับแผนภาพการทำงานบ่อยมากแต่ไม่รู้เลยว่ามันคืออะไร?
เอาล่ะ ความสับสนจบลงที่นี่ ✋
เมื่อมองแวบแรก แผนผังกระบวนการทำงานอาจดูเหมือนโครงร่างที่ซับซ้อนซึ่งคุณอยากจะหลีกเลี่ยงให้ไกล หรือคุณอาจคิดว่าต้องเป็นคนพิเศษเท่านั้นจึงจะเข้าใจแผนผังกระบวนการทำงานได้
แต่หากคุณใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการเรียนรู้เกี่ยวกับสิ่งที่ทำให้แผนผังกระบวนการทำงานมีประโยชน์อย่างมากสำหรับทีมและองค์กร โอกาสที่คุณจะติดใจในการสร้างแผนผังเหล่านี้ก็มีสูงมาก
หากคุณต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและสร้างระบบการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณสามารถส่งมอบผลงานที่ดีที่สุดได้ คุณควรบันทึกคู่มือนี้ไว้ในบุ๊กมาร์ก
👉 อ่านบทความที่เกี่ยวข้องนี้เกี่ยวกับซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ยอดนิยม 15 อันดับ (รีวิวปี 2024)เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม
มาเริ่มกันเลย!
แผนผังกระบวนการทำงานคืออะไร?
คุณอาจเคยได้ยินพวกเขาถูกเรียกว่าแผนภาพกระบวนการ หรือแม้กระทั่งการแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม แนวคิดพื้นฐานนั้นเหมือนกัน
แผนผังกระบวนการทำงานถูกออกแบบมาให้เป็นแผนที่เส้นทางเชิงภาพของกระบวนการต่างๆ โดยทั่วไปแล้วจะถูกสร้างขึ้นเพื่อช่วยให้ทีมต่างๆ กำหนดเค้าโครงและปรับปรุงกระบวนการทำงานของตน ตัวอย่างเช่น ทีมทรัพยากรบุคคลอาจจำเป็นต้องสร้างแผนผังกระบวนการทำงานเพื่อปรับปรุงกลยุทธ์การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ ในขณะที่ฝ่ายบริหารไอทีอาจใช้แผนผังกระบวนการทำงานเพื่อปรับปรุงกระบวนการตรวจสอบผู้ขาย
แนวคิดของแผนผังกระบวนการทำงานถูกสร้างขึ้นในช่วงปลายศตวรรษที่ 1800โดยเฮนรี แกนท์ และเฟรเดอริก วินสโลว์ เทย์เลอร์ เหตุผล ? นานก่อนที่ซอฟต์แวร์แผนผังจะมีอยู่ ธุรกิจอุตสาหกรรมใช้ศาสตร์การจัดการเพื่อควบคุมประสิทธิภาพและรับรองว่าคุณภาพของผลลัพธ์จะสูง วิธี? พวกเขาสร้างแผนผังกระบวนการ
ความงดงามของแผนภาพกระบวนการคือไม่เพียงแต่จะแสดงขั้นตอนต่าง ๆ ที่ประกอบกันเป็นกระบวนการ (เหมือนรายการสิ่งที่ต้องทำที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด) แต่ยังช่วยให้คุณมองเห็นข้อมูล เส้นทางการตัดสินใจ และแม้กระทั่งจุดสำคัญในกระบวนการใด ๆ ได้อย่างชัดเจนอีกด้วย ยอดเยี่ยมใช่ไหมล่ะ? และการมองเห็นภาพเป็นเพียงหนึ่งในประโยชน์มากมายเท่านั้น
โบนัส:แม่แบบแผนผังงานพร้อมซอฟต์แวร์แผนผังงาน!
ประโยชน์ของการใช้แผนภาพกระบวนการทำงาน
ตอนนี้ ส่วนหนึ่งของการยอมรับแผนผังกระบวนการทำงานคือการทำความคุ้นเคยกับประโยชน์ทั้งหมดที่พวกเขามอบให้ โดยแก่นแท้แล้ว พวกมันทั้งหมดเกี่ยวกับการขับเคลื่อนการปรับปรุง
ปรับปรุงการสื่อสารในทีม
หากมีสิ่งหนึ่งที่ทีมต้องทำ นั่นก็คือการเข้าใจตรงกันในสิ่งเดียวกัน นอกจากนี้ ทีมยังต้องการความชัดเจนให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
แผนภาพกระบวนการทำงานเป็นวิธีที่สมบูรณ์แบบสำหรับทีมในการร่วมมือกันในการสร้างภาพระบบที่จะช่วยให้พวกเขาส่งมอบโครงการไปถึงเส้นชัยได้ ซึ่งทำให้กระบวนการทำงานรวดเร็วขึ้นและทรัพยากรสูญเปล่าน้อยลงมาก นอกจากนี้ยังช่วยลดปัญหาคอขวดที่น่ารำคาญได้อีกด้วย ⌛
ค้นหาจุดคอขวดในกระบวนการ
เซอร์ไพรส์! คุณอาจมีจุดคอขวดในกระบวนการและปัญหาหรือความขัดแย้งในกลยุทธ์ของคุณที่สามารถกำจัดได้มากกว่าที่คุณคิด แต่การจะบอกได้นั้นเป็นเรื่องยากหากคุณไม่มีแผนผังที่ช่วยให้มองเห็นปัญหาได้อย่างชัดเจน
ยิ่งคุณค้นพบจุดคอขวดมากเท่าไร คุณก็ยิ่งสามารถสร้างระบบที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น ซึ่งทีมของคุณจะสามารถสร้างผลงานที่ดีที่สุดได้ และใครล่ะที่ไม่อยากได้สิ่งนั้น?
บันทึกระบบของคุณ
เขาว่ากันว่าประวัติศาสตร์ซ้ำรอยหากเราไม่เรียนรู้จากมัน เช่นเดียวกันเมื่อคุณไม่บันทึกสิ่งที่เคยประสบความสำเร็จในอดีต
ไม่ว่าทีมของคุณจะเป็นเอเจนซี่ดิจิทัลที่ต้องจัดการกับหลายส่วนที่เคลื่อนไหวและการแก้ไขจากลูกค้า หรือคุณเป็นบริษัทซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจขนส่งที่ใช้ระบบที่สามารถทำซ้ำได้เพื่อนำเครื่องมือ SaaSมาใช้ได้อย่างรวดเร็ว คุณก็ต้องการบันทึกสิ่งที่ได้ผลสำหรับทีมของคุณ
แผนผังกระบวนการทำงานเป็นวิธีที่เข้าถึงได้สำหรับทุกคนในทีมของคุณในการทำความเข้าใจเกี่ยวกับกระบวนการและงานของบริษัทได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องพูดถึงว่าพวกเขาจะใช้เวลาในการวิ่งไปถามคำถามและทำงานผ่านความสับสนน้อยลง (เฮ้ มันเกิดขึ้นได้!)
👉 ดูเทมเพลตเวิร์กโฟลว์เหล่านี้!
นี่คือ 5 ตัวอย่างแผนผังกระบวนการทำงาน
ไม่ใช่ทุกแผนภาพกระบวนการทำงานที่ถูกสร้างขึ้นมาเหมือนกัน หากคุณกำลังสงสัยว่ามันมีลักษณะอย่างไร นี่คือตัวอย่างของแผนภาพกระบวนการทำงานที่ได้รับความนิยมมากที่สุดบางแบบที่คุณสามารถเริ่มใช้ได้ ตั้งแต่ตอนนี้เลย
1. แผนผังเส้นทางการทำงาน
ลองนึกภาพเลนว่ายน้ำในสระว่ายน้ำ จากนั้นลองนึกภาพเส้นขอบที่มีงานต่างๆ รวมถึงการติดแท็กสมาชิกในทีมที่รับผิดชอบงานเหล่านั้นในแนวตั้ง นั่นคือสิ่งที่เรียกว่าแผนภาพสวิมเลน
นี่คือแผนภาพกระบวนการทำงานที่มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการค้นหาว่างานใดขัดแย้งกับงานอื่น และนี่ก็เป็นวิธีที่ดีในการให้สมาชิกในทีมรับผิดชอบและกำหนดผู้รับผิดชอบงานสำคัญในกระบวนการใด ๆ
2. แผนภูมิลำดับเวลา
แผนภาพนี้ตรงตามชื่อของมัน: แผนภาพนี้แสดงภาพลำดับของเหตุการณ์ตามลำดับเวลา แผนภาพเส้นเวลาช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมที่แม่นยำยิ่งขึ้นของขอบเขตของกระบวนการ
มันสามารถช่วยคุณหาคำตอบได้ว่าเวลาของคุณกำลังถูกใช้ไปที่ไหนบ้าง และคุณกำลังเสียเวลาไปมากที่สุดที่ไหนบ้าง กระบวนการที่ใช้ทรัพยากรจำนวนมาก รวมถึงเวลา สามารถได้รับประโยชน์จากการใช้แผนภูมิไทม์ไลน์ ผู้จัดการโครงการและผู้อำนวยการการปฏิบัติการคลังสินค้าสามารถพบว่าแผนภูมินี้มีประโยชน์
3. แผนผังกระบวนการทำงานแบบアジล
แผนภาพนี้ช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมของกระบวนการทั้งหมดที่จำเป็นในการสร้างผลิตภัณฑ์หรือบริการ เป็นหนึ่งในแผนภาพที่ดีที่สุดในการทำให้ทุกส่วนของกระบวนการของคุณมองเห็นได้ชัดเจน นอกจากนี้ยังเน้นให้เห็นว่าใครในทีมของคุณได้รับมอบหมายให้ทำงานแต่ละอย่าง
แผนภาพแบบอไจล์เหมาะสำหรับโครงการที่มีความซับซ้อนมากขึ้น ทีมวิศวกรรมหรือผู้ประสานงานกิจกรรมสามารถใช้แผนภาพแบบอไจล์เพื่อรักษาความคล่องตัวและประสิทธิภาพสูงในขณะที่จัดระเบียบทีมและทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลา
โบนัส:ซอฟต์แวร์แผนภาพ UML!
4. แผนผังกระบวนการทำงาน
คุณสามารถใช้แผนภาพกระบวนการทำงานเพื่ออธิบายความสัมพันธ์ระหว่างงานที่ประกอบกันเป็นกระบวนการได้ การมาตรฐานกระบวนการที่คุณใช้บ่อย ๆ เป็นเรื่องที่ดี เช่น หากคุณทำงานในแผนกทรัพยากรบุคคลและคุณต้องบันทึกกระบวนการสรรหาและบรรจุพนักงานใหม่ แผนภาพอาจเป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการจัดระเบียบและปรับปรุงกระบวนการให้ดีขึ้น
แผนผังกระบวนการทำงานมีความชัดเจน ซึ่งทำให้เป็นแผนผังที่เหมาะสมที่สุดในการขับเคลื่อนการตัดสินใจและปรับปรุงระบบที่มีอยู่แล้วให้ดียิ่งขึ้น
5. แผนผังการไหลของข้อมูล
แผนภาพการไหลของข้อมูลทำงานได้ดีที่สุดเมื่อคุณต้องการที่จะมองเห็นการไหลของข้อมูลในกระบวนการแทนที่จะเพียงแค่รายการงานที่ต้องทำเพื่อให้เสร็จสมบูรณ์ตั้งแต่ต้นจนจบ
ข้อมูลมาจากไหน? เมื่อภารกิจเฉพาะเสร็จสิ้นแล้ว ข้อมูลจะไปที่ไหน? ข้อมูลจุดหนึ่งขัดแย้งกับจุดตัดสินใจอย่างไร? ทั้งหมดนี้เป็นคำถามที่คุณจะตอบได้ง่ายขึ้นเมื่อคุณได้วางแผนผังข้อมูลแล้ว
แผนภาพข้อมูลยังเหมาะสำหรับการระบุวิธีการไหลของข้อมูลภายในทีม และหากมีการประมวลผลข้อมูลที่ขัดแย้งกับทีมที่อยู่ติดกัน นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการวางแผนระบบที่คุณกำลังใช้อยู่เพื่อให้คุณสามารถทำให้ระบบมีประสิทธิภาพมากขึ้น
👉 ดูตัวอย่างและเทมเพลตแผนผังของเรา!
วิธีสร้างแผนผังเวิร์กโฟลว์แรกของคุณ
แม้ว่าคุณสามารถใช้วิธีแบบดั้งเดิมด้วยปากกาและกระดาษในการสร้างแผนผังกระบวนการทำงานของคุณได้ แต่ขอแนะนำว่าอย่าทำแบบนั้นเลย การใช้เครื่องมือดิจิทัลในการสร้างแผนผังจะดีกว่ามาก
สามารถแชร์ได้ง่าย แก้ไขได้ง่าย และคุณสามารถเก็บไว้บนแล็ปท็อปของคุณได้จนถึงวันสิ้นโลก.คุณสมบัติไวท์บอร์ดของ ClickUpให้คุณมีแคนวาที่คุณสามารถเริ่มต้นสร้างและแชร์แผนผังการทำงานของคุณได้อย่างง่ายดาย.
1. ทำความคุ้นเคยกับสัญลักษณ์ในแผนภาพและแผนภูมิเวิร์กโฟลว์
มีเหตุผลและหลักการในการสร้างแผนผังกระบวนการทำงาน กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ แผนผังเหล่านี้ถูกสร้างขึ้นด้วยรูปทรงมาตรฐานที่กำหนดความหมายไว้ เพื่อให้ทุกคนที่อ่านแผนผังกระบวนการทำงานเข้าใจตรงกัน นี่คือสรุปโดยย่อ:
- ลูกศร/เส้น: สิ่งเหล่านี้ใช้เพื่อแสดงทั้งทิศทางและการไหลของแผนภาพของคุณ นอกจากนี้ยังใช้เป็นสัญลักษณ์เชื่อมต่อที่เชื่อมระหว่างรูปร่าง/งานบางอย่าง ➡️
- รูปสี่เหลี่ยมด้านขนาน: คุณสามารถใช้รูปนี้เพื่อแสดงตำแหน่งที่ข้อมูลใหม่เข้าสู่กระบวนการได้อย่างชัดเจน 📒
- เพชร: รูปทรงนี้ใช้เพื่อแสดงการตัดสินใจในกระบวนการทำงานของคุณที่จำเป็นต่อการก้าวไปสู่ขั้นตอนถัดไป 🔶
- สี่เหลี่ยมผืนผ้า: คุณสามารถใช้สี่เหลี่ยมผืนผ้าเพื่อเป็นสัญลักษณ์แทนขั้นตอนเดียวในแผนผังกระบวนการทำงาน 🟪
- กระบอกสูบ: ต้องการเพิ่มข้อมูลลงในกระบวนการทำงานของคุณหรือไม่? นี่คือสิ่งที่กระบอกสูบใช้สำหรับ 🔋
- วงรี: สิ่งนี้แสดงจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการทำงาน 🏉
ตอนนี้คุณคุ้นเคยกับสัญลักษณ์ของกระบวนการทำงานแล้ว นี่คือวิธีการเลือกแผนผังที่เหมาะสม
2. เลือกแผนภาพของคุณตามเป้าหมายสุดท้ายของคุณ
การเลือกแผนผังกระบวนการทำงานที่เหมาะสมสำหรับคุณเริ่มต้นด้วยการคำนึงถึงเป้าหมายสุดท้าย ตัวอย่างเช่น ตัดสินใจว่าคุณต้องการ:
- จินตนาการกระบวนการใหม่สำหรับโครงการที่กำลังจะมาถึง
- ดำเนินการวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์เพื่อระบุความไม่มีประสิทธิภาพในระบบเก่า
- เพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากรทั้งหมดของคุณตลอดกระบวนการ
- กำหนดความคาดหวังของทีมสำหรับกระบวนการทำงานเฉพาะ และปรับปรุงวิธีการสื่อสารของคุณ
- แยกกระบวนการที่ซับซ้อนอย่างมากซึ่งมีงานต่าง ๆ มากมาย จุดตัดสินใจ และข้อมูล
จากนั้นแต่ละงานสามารถวางแผนเส้นทางด้วยรูปแบบของเวิร์กโฟลว์ที่แตกต่างกันได้ สมมติว่าคุณเป็นบริษัทสถาปัตยกรรมที่ต้องการปรับปรุงกระบวนการต้อนรับลูกค้าใหม่ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น การสร้างแผนผังกระบวนการ(ดูรายการของเราด้านบน) อาจเป็นสิ่งที่เหมาะสม
ดังนั้น ตอนนี้คุณได้เลือกแผนผังกระบวนการทำงานที่เหมาะสมกับคุณแล้ว แต่คุณไม่สามารถสร้างมันได้หากไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสมอยู่ในมือ 🛠️
3. ลงทะเบียนใช้ ClickUp (ฟีเจอร์ไวท์บอร์ดฟรี!) 👀 🙌
หากคุณกำลังมองหาหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการเริ่มสร้างแผนผังกระบวนการทำงานของคุณ ไม่ต้องมองหาที่ไหนไกลไปกว่าClickUp
คุณสมบัติ Whiteboardมีเครื่องมือทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อสร้างกระบวนการทำงานที่ทีมของคุณสามารถร่วมมือกันและแชร์ได้ตามต้องการ
เมื่อคุณลงทะเบียนแล้ว ให้ไปที่ + ดู เลื่อนลงมา แล้วคลิกที่ กระดานไวท์บอร์ด
คุณจะพบกับหน้าว่างสะอาดที่คุณสามารถเริ่มวาดโครงร่างของแผนภาพที่คุณต้องการได้
4. สร้างร่างบนไวท์บอร์ดและเชิญสมาชิกในทีมของคุณ
คุณไม่จำเป็นต้องสร้างแผนผังกระบวนการทำงานของคุณเพียงคนเดียว! คุณสามารถเชิญสมาชิกในทีมของคุณมาร่วมทำงานและเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการได้
เพื่อทำเช่นนั้น ให้ไปที่ การตั้งค่าพื้นที่ จากนั้นคลิกที่ การแชร์และการอนุญาต และคุณจะสามารถเพิ่มสมาชิกเข้ามาในพื้นที่ของคุณได้ เมื่อคุณได้เพิ่มสมาชิกทีมของคุณแล้ว คุณสามารถเริ่มทำงานบนแผนภาพของคุณได้แบบเรียลไทม์
แต่ละคนจะสามารถเห็นเคอร์เซอร์ของกันและกันขณะที่คุณสร้างรูปร่างและเชื่อมต่องานต่างๆ
5. สร้างแผนผังกระบวนการทำงานของคุณด้วยเครื่องมือรูปร่าง
จากนี้ไป กระดานไวท์บอร์ดนี้เป็นของคุณอย่างเต็มที่ คุณสามารถสร้างแผนผังการทำงานได้มากเท่าที่ต้องการและบันทึกไว้ แชร์ให้ผู้อื่นดู นำไปแสดงในงานนำเสนอ หรือแก้ไขได้ทุกเมื่อที่ต้องการ
คุณสามารถสร้างรูปร่างได้อย่างเป็นธรรมชาติ เชื่อมต่อรูปร่างเหล่านั้นไปพร้อมกัน และใช้ฟีเจอร์ ข้อความ เพื่อใส่คำอธิบายให้กับแต่ละส่วนได้อย่างเหมาะสม คุณยังสามารถอัปโหลดรูปร่างและรูปภาพเฉพาะตัวของคุณเองผ่านเครื่องมืออัปโหลดรูปภาพได้อีกด้วย
โบนัส: ตัวอย่างขั้นตอนการทำงานการจัดการโครงการ!
สร้างระบบที่ยอดเยี่ยมด้วยแผนผังกระบวนการทำงาน
แม้ว่านี่จะไม่ใช่รายการของแผนผังกระบวนการทำงานทั้งหมดที่คุณสามารถใช้ได้ แต่มันเป็นก้าวสำคัญในการเริ่มต้นเข้าสู่โลกของแผนผังกระบวนการทำงาน
ใช้เพื่อเป็นแนวทางในการประชุมระดมความคิดหรือการประชุมทีมครั้งต่อไปของคุณ
แผนผังกระบวนการทำงานช่วยให้คุณและทีมของคุณควบคุมได้เต็มที่ในขณะที่ทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน
พวกเขาเป็นวิธีที่น่าเชื่อถือในการปรับปรุงการสื่อสาร แก้ไขปัญหาการติดขัดในกระบวนการ และบันทึกเอกสารระบบของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ
เพื่อเริ่มต้นการอ่านประโยชน์ทั้งหมดของแผนผังการทำงาน คุณเพียงแค่ต้องเลือกแผนผังที่เหมาะสมที่สุดตามเป้าหมายของคุณ เมื่อคุณพร้อมที่จะรวบรวมแผนผังของคุณแล้วคุณสามารถเริ่มต้นได้ฟรีด้วยคุณสมบัติ Whiteboard ของ ClickUp ที่นี่!