6 ตัวอย่างและกลยุทธ์การแผนภาพกระบวนการ

คุณกำลังพยายามที่จะเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนั้นคุณต้องทำอะไรเพื่อปรับปรุง?

การวางแผนกระบวนการอาจเป็นเครื่องมือที่คุณยังไม่รู้ว่าต้องการ

แผนผังกระบวนการทำให้สิ่งที่เกิดขึ้นภายในธุรกิจมองเห็นได้ชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นด้านการดำเนินงาน วิธีการบริหารจัดการโครงการระบบการจัดซื้อจัดจ้างหรือแม้แต่การจัดการกับคำร้องขอความช่วยเหลือจากลูกค้าที่เข้ามา

นี่คือวิธีที่ได้ผลแน่นอนในการระบุจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพ ช่องว่างในกระบวนการคิดของคุณ และจุดคอขวดที่สามารถแก้ไขได้ แต่การสร้างแผนผังกระบวนการที่จะช่วยให้คุณปรับปรุงได้นั้น คุณจำเป็นต้องทำความคุ้นเคยกับทุกเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการทำแผนผังกระบวนการ

เมื่อคุณเข้าใจสัญลักษณ์การทำแผนผังและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอย่างถ่องแท้แล้ว คุณจะเห็นว่าการสร้างแผนผังกระบวนการที่ใช้งานได้ง่ายนั้นง่ายเพียงใด (หรือการใช้เทมเพลตสำเร็จรูปก็สามารถช่วยได้มากเช่นกัน!) เตรียมตัวให้พร้อมและดำดิ่งสู่โลกแห่งการทำแผนผังกระบวนการด้านล่างนี้

กระบวนการแผนภาพคืออะไร?

การแผนภาพกระบวนการคือการนำเสนอภาพของกระบวนการที่ช่วยให้สามารถระบุส่วนประกอบที่สำคัญที่สุดและจุดที่อาจมีประสิทธิภาพต่ำได้ การแผนภาพกระบวนการให้ภาพรวมของกระบวนการ โดยระบุลำดับของเหตุการณ์ งาน และขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการ

ธุรกิจใช้แนวทางนี้เพื่อระบุจุดติดขัดในกระบวนการทำงานและในท้ายที่สุดเพื่อปรับปรุงผลลัพธ์ของพวกเขาแผนผังกระบวนการควรทำหน้าที่เป็นโครงร่างของวิธีที่ทีมของคุณจะนำโครงการไปสู่ความสำเร็จ

6 ตัวอย่างการแผนภาพกระบวนการ

แผนผังกระบวนการสามารถนำไปใช้ได้หลากหลายวิธี ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเป้าหมายของทีมและโครงสร้างปัจจุบันของกระบวนการทางธุรกิจของคุณ แต่โดยส่วนใหญ่แล้ว แผนผังกระบวนการมีอยู่ด้วยกัน 6 ประเภทหลัก ๆ เรามาดูแต่ละประเภทและวิธีการใช้งานกัน

1.แผนผังการไหล

เริ่มต้นใช้งานกระดานไวท์บอร์ด ClickUp

ในแผนผังกระบวนการมาตรฐานนี้ รูปทรงและสัญลักษณ์ต่าง ๆ แทนงานและเหตุการณ์ที่แตกต่างกัน การทำแผนผังกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบโดยทั่วไปอาศัยแผนผังการไหล

เมื่อคุณกำลังวางแผนกระบวนการทั้งหมดของคุณ แผนผังการไหลเป็นเครื่องมือภาพที่มีประโยชน์ในการแสดงลำดับขั้นตอนต่างๆ จากแผนผังกระบวนการประเภทต่างๆ แผนผังนี้ช่วยให้เข้าใจขั้นตอนหรือระบบที่ซับซ้อนได้ง่ายขึ้น และทำให้ระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุงหรือเพิ่มประสิทธิภาพได้ง่ายขึ้น

นอกจากนี้คุณสามารถใช้คุณสมบัติ Whiteboards ของ ClickUpเพื่อช่วยในการสื่อสารและการร่วมมือระหว่างสมาชิกในทีมได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานในโครงการที่ต้องการขั้นตอนหลายขั้นตอนหรือเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่าย

2. แผนผังเส้นทางการทำงาน

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ช่องทางในแผนผังช่องทางว่ายน้ำแสดงถึงหน้าที่ความรับผิดชอบของบุคคลหรือแผนกต่างๆ ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการแผนผังที่มีช่องทางว่ายน้ำมีประโยชน์สำหรับการวางแผนกระบวนการที่ซับซ้อนซึ่งเกี่ยวข้องกับหลายแผนก

ใช้เทมเพลตแผนผังการไหลแบบ Swimlane ของ ClickUpเพื่อชี้แจงว่าใครในทีมของคุณรับผิดชอบแต่ละขั้นตอน—ไม่ว่าจะเป็นบุคคลหลายคนหรือทั้งทีมก็ตาม ด้วยการจัดระเบียบข้อมูลตามช่องทาง แผนผังการไหลแบบ Swimlane จะช่วยให้คุณมองเห็นจุดที่อาจเกิดคอขวดหรือความล่าช้าได้ง่ายขึ้น เพื่อที่คุณจะสามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานของธุรกิจด้วยแผนผังกระบวนการที่ละเอียดมากขึ้น

3. แผนที่กิจกรรมกระบวนการ

ตามชื่อที่บ่งบอก แผนที่นี้ทำตามสิ่งที่มันบอกไว้อย่างแท้จริง แผนที่นี้แสดงกิจกรรมในกระบวนการใดที่มีผลกระทบมากที่สุดต่อกระบวนการทำงานของคุณ และกิจกรรมใดที่มีผลกระทบน้อยที่สุด มันมีประโยชน์เมื่อต้องการตัดสินใจว่ากิจกรรมใดให้ผลตอบแทนจากการลงทุนที่ดีที่สุดเพื่อปรับปรุงงบประมาณของคุณให้เหมาะสมในขั้นตอนการวางแผนกระบวนการทำงานของคุณ

4. แผนผังกระแสคุณค่า

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

แผนผังกระแสคุณค่า หรือที่รู้จักกันในชื่อแผนผังการไหลของวัสดุและข้อมูล เป็นการแสดงขั้นตอนต่าง ๆ ในกระบวนการและทรัพยากรที่ใช้ในแต่ละขั้นตอนอย่างชัดเจน ที่จริงแล้ว แผนผังกระแสคุณค่าช่วยแสดงให้เห็นภาพการเคลื่อนที่ของข้อมูลและวัสดุผ่านกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ

ใช้แม่แบบแผนที่การไหลของมูลค่า ClickUpเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานของคุณและวิเคราะห์สถานะปัจจุบันอย่างละเอียดแม่แบบแผนที่การไหลของมูลค่านี้ช่วยให้คุณพัฒนาแผนการดำเนินงานที่เหมาะสมที่สุด เพื่อให้คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการและขับเคลื่อนองค์กรของคุณไปสู่ความสำเร็จ

โบนัส: ตรวจสอบเทมเพลตการแผนผังกระแสคุณค่า 10อันดับแรกเพื่อปรับปรุงกระบวนการของทีม

5. แผนผังการไหลของกระบวนการ

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

แผนภาพนี้ช่วยให้กระบวนการตัดสินใจง่ายขึ้นนั่นคือ มันช่วยให้ทีมขับเคลื่อนการปรับปรุงเพราะมันแสดงอย่างชัดเจนว่ากระบวนการไหลเวียนอย่างไรเพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการ—ซึ่งยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการโครงการ คิดถึงมันเหมือนกับแผนภาพความคิดหรือกระดานไวท์บอร์ดเพื่อรายละเอียดการไหลเวียนโดยรวมของคุณ

คุณสามารถทำให้การสร้างหรือปรับปรุงกระบวนการทำงานของคุณง่ายขึ้นได้ด้วยเทมเพลต.ใช้เทมเพลตกระดานไวท์บอร์ดกระบวนการทำงานของ ClickUpเพื่อมองเห็นภาพกระบวนการทำงานของโครงการคุณและปรับปรุงขั้นตอนการวางแผนกระบวนการทำงานของคุณให้ดีขึ้น.

6. แผนภาพ SIPOC

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

แผนภาพนี้แทนผู้จัดหา, ปัจจัยนำเข้า, กระบวนการ, ผลลัพธ์, และลูกค้า. แผนภาพนี้จัดวางองค์ประกอบหลักของกระบวนการในรูปแบบคล้ายแผนภูมิที่ง่ายต่อการเข้าใจ. แผนภาพ SIPOC เป็นแผนที่ที่มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการกำหนดขอบเขตของโครงการ.

ไม่น่าแปลกใจเลยที่ ClickUp มีเทมเพลตสำหรับช่วยในการทำแผนผังกระบวนการเทมเพลต SIPOC ของ ClickUpใช้มุมมองบอร์ดเพื่อแสดงรายละเอียดด้านสำคัญของกระบวนการของคุณได้อย่างง่ายดาย ทำให้ง่ายต่อการวิเคราะห์และทำความเข้าใจ

วิธีสร้างแผนผังกระบวนการ

การสร้างแผนผังกระบวนการอย่างละเอียดนั้น จำเป็นต้องมีความเข้าใจที่ดีเกี่ยวกับการดำเนินงานของธุรกิจของคุณ เราได้แบ่งขั้นตอนออกเป็นขั้นตอนที่ช่วยได้เพื่อให้คุณเริ่มต้นในการทำแผนผังกระบวนการได้อย่างราบรื่น

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดขอบเขตของกระบวนการ

ก่อนอื่น ให้เลือกกระบวนการที่คุณต้องการวิเคราะห์ และตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการนั้นมีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อการดำเนินงานของธุรกิจของคุณ คุณยังต้องพิจารณาขอบเขตของกระบวนการด้วย — ตัดสินใจว่าจะวิเคราะห์กระบวนการในแผนกเดียว กระบวนการข้ามแผนก หรือกระบวนการที่ครอบคลุมหลายสาขา

ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการทำแผนที่กระบวนการขายของคุณ โดยเน้นที่วิธีที่มันมีปฏิสัมพันธ์กับแผนกการตลาดและแผนกสนับสนุนลูกค้าของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: รวบรวมทีมจัดทำแผนผังกระบวนการ

รวบรวมทีม! ยิ่งมีหัวคิดมาร่วมกันสร้างแผนผังกระบวนการที่สอดคล้องกันมากเท่าไร ก็ยิ่งดีเท่านั้น เลือกคนที่มีความเชี่ยวชาญในส่วนต่าง ๆ ของขั้นตอนการวางแผนผังกระบวนการมาร่วมทีม

นี่ช่วยให้คุณจับภาพได้ครบถ้วนสมบูรณ์ นอกจากนี้ยังเป็นวิธีหนึ่งในการได้รับการสนับสนุนจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้วย ส่งเสริมการสื่อสารและการทำงานร่วมกันอย่างเปิดเผยภายในทีม 🤝

ขั้นตอนที่ 3: รวบรวมข้อมูลเชิงลึก

นี่คือจุดที่ต้องลงมือปฏิบัติจริงอย่างจริงจัง ถึงเวลาที่ต้องทำการวิจัยอย่างละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการนี้ ซึ่งอาจรวมถึงการสัมภาษณ์พนักงาน การสังเกตกระบวนการทำงานจริง และการทบทวนเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่นขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน คำแนะนำในการทำงานและตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก

มุ่งเน้นความเข้าใจที่ชัดเจนในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ พร้อมทั้งข้อมูลนำเข้า ข้อมูลส่งออก และทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับแต่ละขั้นตอนของกระบวนการของคุณ

ขั้นตอนที่ 4: ระบุจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด

กระบวนการเริ่มต้นที่ใดและสิ้นสุดที่ใด? ตรวจสอบให้แน่ใจว่าขอบเขตของกระบวนการชัดเจน กำหนดเงื่อนไขก่อนหน้า ตัวกระตุ้น และเงื่อนไขหลังที่เกี่ยวข้องทั้งหมดกับกระบวนการ

ตัวอย่างเช่น ในกระบวนการจัดการคำสั่งซื้อ จุดเริ่มต้นอาจเป็นขั้นตอนการรับคำสั่งซื้อ ในขณะที่จุดสิ้นสุดอาจเป็นขั้นตอนการส่งสินค้าหรือการส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้า

ขั้นตอนที่ 5: แยกย่อยขั้นตอน

แยกกระบวนการออกเป็นขั้นตอนย่อย ๆ ระบุทุกงาน การตัดสินใจ และเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุดกระบวนการ

ให้รายละเอียดมากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ โดยคำนึงถึงกระบวนการย่อย, ความพึ่งพา, และข้อยกเว้นที่อาจเกิดขึ้นระหว่างกระบวนการ. ด้วยวิธีนี้, คุณจะสร้างแผนภาพกระบวนการที่ครอบคลุมซึ่งแท้จริงแล้วแสดงให้เห็นถึงความซับซ้อนของกระบวนการทางธุรกิจ. 💪

ขั้นตอนที่ 6: เรียงลำดับขั้นตอนและระบุบทบาท

มีขั้นตอนกระบวนการของคุณแล้วใช่ไหม? ตอนนี้ถึงเวลาจัดเรียงขั้นตอนตามลำดับที่เกิดขึ้นจริง และกำหนดบทบาทหรือฝ่ายงานที่รับผิดชอบในการตรวจสอบความถูกต้องของแต่ละขั้นตอน

บันทึกการส่งต่อหรือจุดสื่อสารระหว่างบทบาทหรือแผนกต่างๆ เพื่อให้กระบวนการทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น สิ่งนี้ต้องอาศัยการทำงานร่วมกัน

ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องใช้เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกัน ด้วย ClickUp Whiteboards ทีมงานสามารถร่างแผนผังกระบวนการ ใส่สัญลักษณ์ และแชร์แผนผังของตนกับทั้งบริษัทได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้ทุกคนได้รับข้อมูลที่ตรงกัน

ขั้นตอนที่ 7: เพิ่มสัญลักษณ์และเครื่องหมายกระบวนการ

ใช้สัญลักษณ์และเครื่องหมายมาตรฐานของกระบวนการเพื่อแทนองค์ประกอบต่าง ๆ ของกระบวนการ ความสม่ำเสมอเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการอ่านและเข้าใจได้ง่าย

สัญลักษณ์ที่พบบ่อย ได้แก่:

นี่คือคำแนะนำ: ให้เพิ่มเส้นแบ่ง (swimlanes) ลงในแผนผังกระบวนการของคุณเพื่อแทนบทบาทหรือแผนกต่าง ๆ จะช่วยให้คุณมองเห็นการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบและการมีปฏิสัมพันธ์ภายในกระบวนการได้ชัดเจนขึ้น

ขั้นตอนที่ 8: ตรวจสอบความถูกต้องของแผนผังกระบวนการ

ทบทวนแผนผังกระบวนการกับทีมจัดทำแผนผังกระบวนการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง คุณต้องการตรวจสอบความถูกต้องของแผนผังนี้เพื่อให้แน่ใจว่าแผนผังได้แสดงกระบวนการที่ปรับปรุงล่าสุดของคุณอย่างถูกต้อง

ส่งเสริมการให้ข้อเสนอแนะและนำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นมาปรับปรุงแผนที่ ขั้นตอนนี้จะช่วยสร้างแผนกระบวนการที่ทุกคนที่เกี่ยวข้องเห็นพ้องต้องกัน

ขั้นตอนที่ 9: ปรับปรุงกระบวนการให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

วิเคราะห์แผนผังกระบวนการเพื่อระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง เช่น จุดคอขวด การทำงานซ้ำซ้อน หรือความไม่มีประสิทธิภาพ นี่คือจุดที่ทีมงานสามารถใช้แผนผังกระบวนการเพื่ออำนวยความสะดวกในการสนทนาปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น หรือทำให้งานที่ทำซ้ำๆ เป็นอัตโนมัติ

ประโยชน์ของการทำแผนผังกระบวนการสำหรับทีมของคุณ

การวางแผนกระบวนการให้ประโยชน์หลายประการที่ช่วยให้ธุรกิจปรับปรุงการดำเนินงานและการจัดการกระบวนการที่สำคัญ

การทำแผนผังกระบวนการใช้ทรัพยากรของคุณอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นผู้จัดการโครงการ คุณจำเป็นต้องมั่นใจว่าทีมของคุณใช้ทรัพยากรได้อย่างคุ้มค่าที่สุด ซึ่งหมายถึงการลดเวลาที่สูญเปล่าและเพิ่มพลังงานให้กับงานที่มุ่งเน้นผลลัพธ์ ซึ่งจะให้ผลตอบแทนที่ดีที่สุดแก่การลงทุนของทีมคุณ

ความคาดหวังที่ไม่ชัดเจนเป็นฝันร้ายสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง ทีมของคุณไม่รู้ว่าควรตั้งเป้าหมายอะไร และเป้าหมายสำคัญมีแนวโน้มที่จะพลาดมากขึ้น การทำแผนผังกระบวนการช่วยแก้ไขปัญหานี้โดยการปรับความคาดหวังให้สอดคล้องกันในทุกทีม

แผนผังกระบวนการช่วยปรับปรุงการสื่อสารและการจัดทำเอกสารของทีม

แผนผังกระบวนการช่วยให้ทีมทำงานจากแหล่งข้อมูลเดียวที่เชื่อถือได้ ซึ่งนำไปสู่ความสับสน การสื่อสารที่ผิดพลาด และการพลาดกำหนดเวลาที่น้อยลง เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่ทีมจะต้องมีความเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับสิ่งที่เป็นพื้นฐานของธุรกิจ เช่น กระบวนการทำงาน

การสร้างเอกสารกระบวนการเพียงฉบับเดียวที่อยู่ในแดชบอร์ดเดียวและสามารถแชร์ได้อย่างง่ายดาย จะช่วยลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดและพลาดโอกาสในกระบวนการสร้างแผนผังกระบวนการของคุณได้อย่างมากกระบวนการและขั้นตอนการทำงานจะพัฒนาเปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา เมื่อมีข้อมูลใหม่เข้ามา มีสมาชิกใหม่เข้าร่วมทีม หรือมีโครงการใหม่ที่ต้องดำเนินการ

พิจารณาว่าการบันทึกกระบวนการในอดีตช่วยในการสร้างกระบวนการใหม่ได้ คุณยังสามารถช่วยให้พนักงานเข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบของตนได้ด้วยแผนผังกระบวนการที่ละเอียด

พวกเขาจำเป็นต้องเห็นว่างานของตนสอดคล้องกับภาพรวมที่ใหญ่กว่าอย่างไร และเข้าใจว่างานของตนมีส่วนช่วยในกระบวนการโดยรวมอย่างไร การทำแผนผังกระบวนการเป็นวิธีเชิงรุกในการปรับปรุงการสื่อสารของทีมระหว่างแผนกต่างๆ รวมถึงพันธมิตรภายนอกหรือลูกค้าด้วย

ทำงานด้วยกระบวนการทำงานที่คล่องตัวมากขึ้น

การวางแผนกระบวนการช่วยให้ธุรกิจมีความคล่องตัวมากขึ้นโดยการระบุพื้นที่ที่สามารถนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว

ด้วยความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับกระบวนการ ธุรกิจสามารถระบุพื้นที่ที่สามารถปรับปรุงการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น, อัตโนมัติ,หรือแม้กระทั่งการจ้างกิจกรรมบางอย่างภายนอกได้ การตอบสนองต่อสภาวะตลาดที่เปลี่ยนแปลงหรือความต้องการของลูกค้าได้ดีขึ้นกลายเป็นเรื่องง่ายขึ้นมาก ⚙️

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการทำแผนผังกระบวนการ

พิจารณาคำแนะนำบางประการที่จะช่วยปรับปรุงการดำเนินการแผนผังกระบวนการครั้งต่อไปของคุณ:

เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทำงานด้วยแผนผังกระบวนการ

การสร้างภาพแสดงกระบวนการช่วยให้ธุรกิจสามารถระบุจุดที่อาจไม่มีประสิทธิภาพ ลดข้อผิดพลาด และปรับปรุงคุณภาพได้ การใช้แพลตฟอร์มเช่น ClickUp ช่วยสนับสนุนความพยายามในการทำแผนผังกระบวนการของคุณผ่านเทมเพลต กระดานไวท์บอร์ดแบบโต้ตอบและแม้กระทั่งเครื่องมือแผนผังความคิดเพื่อขยายรายละเอียดทุกอย่างสำหรับทีมของคุณ

การสร้างแผนผังกระบวนการที่จะช่วยปรับปรุงการดำเนินงานและช่วยให้ทีมมองเห็นพื้นที่ที่ต้องพัฒนาเป็นเรื่องง่าย แผนผังกระบวนการของคุณไม่ควรซับซ้อนเกินไป และซอฟต์แวร์ที่คุณใช้สร้างก็ไม่ควรซับซ้อนเช่นกัน

ด้วยคู่มือฉบับละเอียดนี้ คุณจะพร้อมอย่างเต็มที่ในการสร้างแผนผังกระบวนการที่ครอบคลุม ซึ่งช่วยให้ทีมของคุณเข้าใจ วิเคราะห์ และปรับปรุงการดำเนินงานทางธุรกิจที่สำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพ