การปรับกระบวนการทางธุรกิจใหม่ (BPR): คำนิยาม, ตัวอย่าง, และประโยชน์ต่อทีมของคุณ

เมื่อธุรกิจของคุณติดอยู่ในวงจรเดิมๆ มาตรการเล็กๆ น้อยๆ จะไม่ช่วยแก้ปัญหาได้ ถึงเวลาแล้วที่จะเปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆ และทบทวน "วิธีเดิมๆ" เพื่อก้าวไปข้างหน้าต่อไป

เข้าสู่การปรับกระบวนการทำงานของธุรกิจใหม่ (BPR) — แนวทางที่ทรงพลังซึ่งสามารถ ปฏิวัติการดำเนินงานของทีมคุณ และพาธุรกิจของคุณไปสู่ระดับใหม่ แม้ว่าจะมีความท้าทายและมักพบกับการต่อต้าน แต่เป็นสิ่งที่ทุกบริษัทที่ต้องการรักษาความเกี่ยวข้องและความสามารถในการแข่งขันต้องทำ

ในคู่มือนี้ เราจะครอบคลุมทุกพื้นฐานของ BPR และให้คำแนะนำสำหรับการวางแผนและการนำไปใช้ที่ประสบความสำเร็จ. ต่อเนื่องเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมและบรรลุการปรับปรุงอย่างน่าทึ่ง!✨

การปรับกระบวนการทางธุรกิจใหม่คืออะไร?

การปรับโครงสร้างกระบวนการทางธุรกิจใหม่ (Business Process Reengineering) คือ การออกแบบกระบวนการทำงานและกระบวนการทางธุรกิจภายในองค์กรขึ้นใหม่โดยพื้นฐาน การปรับโครงสร้างกระบวนการทางธุรกิจใหม่มีเป้าหมายเพื่อปรับปรุงการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น, ปรับปรุงผลลัพธ์, ลดต้นทุน, และขับเคลื่อนการเติบโตในกระบวนการทางธุรกิจ

แนวคิดนี้ถูกสร้างขึ้นโดยไมเคิล แฮมเมอร์ ศาสตราจารย์ด้านวิทยาการคอมพิวเตอร์ที่สถาบันเทคโนโลยีแมสซาชูเซตส์ (MIT) ในปี 1990 เขาได้เขียนบทความที่มีชื่อเสียงในนิตยสาร Harvard Business Review ชื่อว่า "การปรับโครงสร้างงานใหม่: อย่าเพียงแค่ทำให้เป็นอัตโนมัติ แต่ให้ทำลายล้าง"

แฮมเมอร์วิจารณ์ผู้จัดการที่ใช้เทคโนโลยีเพื่อทำให้งานที่ไม่มีประสิทธิภาพโดยธรรมชาติเป็นระบบอัตโนมัติ แทนที่จะทำเช่นนั้น เขาแนะนำให้คิดใหม่เกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจของพวกเขา และกำจัดกระบวนการที่ไม่เพิ่มคุณค่าออกไป

บทความนี้กระตุ้นให้เกิดเทรนด์ที่หลายบริษัทรีบนำมาใช้ ภายในปี 1993 บริษัท Fortune 500 จำนวน 60% ระบุว่าพวกเขาได้เริ่มปรับกระบวนการทางธุรกิจใหม่หรือวางแผนที่จะทำเช่นนั้น

ทำไมการปรับกระบวนการทางธุรกิจใหม่จึงมีความสำคัญ?

ในการดำเนินธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ คุณต้อง ปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง ติดตามเทรนด์ล่าสุด และมุ่งมั่นที่จะพัฒนาอยู่เสมอ ⬆️

กระบวนการที่เคยได้ผลสำหรับคุณในอดีตอาจล้าสมัยหรือถูกขัดขวางโดยพัฒนาการภายในหรือภายนอก การปรับเปลี่ยนขั้นตอนหนึ่งหรือสองขั้นตอนในกระบวนการปัจจุบันของคุณอาจช่วยได้ในบางกรณี แต่บางครั้งคุณจำเป็นต้องทุ่มเทอย่างเต็มที่และทำการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่เพื่อให้กลับมาอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง 🛤️

การปรับปรุงกระบวนการทำงานที่มีอยู่ของคุณใหม่มาพร้อมกับประโยชน์มากมาย เช่น:

การปรับโครงสร้างกระบวนการทางธุรกิจใหม่ไม่ใช่เรื่องง่าย มันต้องใช้การลงทุนทั้งเวลา เงิน และความพยายามอย่างมาก แม้กระทั่งอย่างนั้น ก็ไม่มีใครสามารถรับประกันความสำเร็จของกลยุทธ์ใหม่ในกระบวนการทางธุรกิจใหม่ของคุณได้

อย่างไรก็ตาม ประโยชน์ระยะยาวที่อาจเกิดขึ้นของ BPR นั้นมีมากกว่า ค่าใช้จ่ายและความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น อย่างมาก

การปรับโครงสร้างกระบวนการทางธุรกิจใหม่กับการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ

การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ (BPI) และการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจแบบเบ็ดเสร็จ (BPR) มีเป้าหมายเดียวกัน คือการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณให้ดีขึ้น และช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จในระยะยาว อย่างไรก็ตาม ทั้งสองมีแนวทางที่แตกต่างกันในการบรรลุเป้าหมายนี้

การปรับปรุงกระบวนการคือการระบุจุดคอขวดและปรับแต่งขั้นตอนไปเรื่อย ๆ คุณอาจเปลี่ยนกฎ ขั้นตอน หรือเครื่องมือบางอย่าง แต่กระบวนการธุรกิจหลักยังคงเหมือนเดิม

การปรับกระบวนการทำงานใหม่ต้องพิจารณาถึงมุมมองใหม่ ๆ การทำลายกรอบความคิดเดิม และการทบทวนทุกขั้นตอนของกระบวนการทำงานปัจจุบันของคุณ รวมถึงเครื่องยนต์ของธุรกิจโดยรวม การปรับโครงสร้างกระบวนการทำงานของธุรกิจตั้งแต่ต้นจนจบ ในหลายกรณี การปรับกระบวนการทำงานใหม่นี้อาจเกี่ยวข้องกับการนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในกระบวนการทำงานของธุรกิจ

นี่คือตัวอย่าง คุณกำลังดำเนินธุรกิจส่งอาหารขนาดเล็กแบบรวดเร็ว คุณสังเกตเห็นว่าเวลาการรอคอยของคุณเพิ่มขึ้นเมื่อความต้องการเพิ่มขึ้น และคุณกำลังสูญเสียลูกค้า ระบบจัดการคำสั่งซื้อแบบแมนนวลที่เคยทำงานได้ดีสำหรับคุณกำลังเริ่มล้มเหลว และระดับความพึงพอใจของลูกค้าอยู่ในทิศทางที่ลดลง

BPI อาจแนะนำให้จ้างพนักงานใหม่หรือโอนย้ายพนักงานจากแผนกอื่นชั่วคราวเพื่อจัดการกับคำสั่งซื้อเมื่อจำเป็น BPR จะเกี่ยวข้องกับการนำระบบการจัดการการจัดส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ใหม่มาใช้ซึ่งต้องการการแทรกแซงจากมนุษย์น้อยมาก

วิธีแก้ปัญหาแบบเดิมก็เหมือนกับการกวาดฝุ่นไปไว้ใต้พรม ในขณะที่วิธีหลังช่วยป้องกันไม่ให้ฝุ่นสะสมตั้งแต่แรก 🧹

การปรับโครงสร้างกระบวนการทางธุรกิจใหม่กับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

การจัดการกระบวนการเป็นแนวคิดที่กว้างกว่าของทั้งสองอย่าง มันคือการกระทำของ การควบคุมองค์ประกอบของกระบวนการและกิจกรรมเพื่อให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น ในขณะที่ BPR เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นเป็นครั้งคราว BPM เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง

BPM และ BPR มีองค์ประกอบที่คล้ายคลึงกันอยู่บ้าง ทั้งสองต้องการให้คุณตรวจสอบกระบวนการที่มีอยู่ ระบุและแก้ไขปัญหา จุดมุ่งหมายก็เหมือนกัน คือการปรับปรุงคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการ

เมื่อใดควรนำกลยุทธ์ BPR มาใช้?

โดยทั่วไป คุณควรดำเนินกลยุทธ์ BPR ให้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ นั่นจะทำให้การเตรียมการสำหรับงานในอนาคตและการขยายตัวเป็นไปได้ง่ายขึ้น ธุรกิจของคุณใหญ่ขึ้นเท่าใด การปรับกระบวนการทำงานใหม่ก็จะยิ่งแพง ยาก และใช้เวลานานขึ้นเท่านั้น

ในความเป็นจริง BPR มักถูกหยิบยกขึ้นมาเป็นหัวข้อ เมื่อบริษัทกำลังหยุดชะงักหรือมีผลการดำเนินงานที่ไม่ดี โดยความพยายามในการปรับปรุงกระบวนการ (BPI) ล้มเหลว ในกรณีเช่นนี้ เวลาที่เหมาะสมในการนำกลยุทธ์ BPR มาใช้คือ ตอนนี้

หากคุณพลาดช่วงเวลาที่เหมาะสมไปแล้ว อย่าเพิ่งหมดหวัง คุณสามารถเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจได้อย่างลึกซึ้งในทุกจุดที่คุณเห็นสมควร แม้จะต้องใช้ความพยายามและการวางแผนอย่างรอบคอบมากขึ้น แต่ก็สามารถนำไปสู่ความสำเร็จได้ ดังที่ได้กล่าวไว้ ประโยชน์ในระยะยาวนั้นคุ้มค่ากับความพยายาม

สี่ขั้นตอนของการปรับกระบวนการธุรกิจใหม่

กระบวนการ BPR มีลักษณะแตกต่างกันไปในแต่ละกรณี โดยทั่วไปประกอบด้วย สี่ขั้นตอน ซึ่งเราจะอธิบายในหัวข้อถัดไป

โปรดทราบว่าเครื่องมือการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพเช่น ClickUpสามารถทำให้งานของคุณง่ายขึ้นได้ นอกจากการรวมข้อมูลของคุณไว้ในที่เดียวแล้ว ยังมีคุณสมบัติต่าง ๆที่ช่วยให้การวางแผนและการดำเนินโครงการมีประสิทธิภาพมากขึ้นแทนที่จะต้องใช้หลายแอปพลิเคชัน คุณสามารถดำเนินการที่ซับซ้อนเช่น BPR ได้จากแพลตฟอร์มเดียว

ประหยัดเวลาด้วยการใช้แม่แบบแผนโครงการปรับปรุงกระบวนการธุรกิจด้วย ClickUp ที่สร้างไว้ล่วงหน้า มาพร้อมกับคอลัมน์และโหมดการดูที่ปรับแต่งไว้แล้ว เช่น "มุมมอง" ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณจัดการ BPR ได้อย่างมั่นใจ

นอกจากนี้ยังไม่มีค่าใช้จ่าย! ตอนนี้เรามาต่อกันที่ขั้นตอนกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญทั้งสี่ขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1: การเตรียมตัวและการศึกษาข้อมูล

การดำเนินงานที่ซับซ้อนเช่น BPR ต้องการความร่วมมือจากทุกคน 🤝

คุณควรจัดตั้งทีมที่มีทักษะและแรงจูงใจสูงซึ่งจะรับผิดชอบโครงการปรับปรุงกระบวนการทำงานใหม่ ทีมเฉพาะกิจด้านกระบวนการทำงานของคุณควรประกอบด้วย:

เพื่อค้นหาสิ่งที่ขาดหายไป คุณควรทำการตรวจสอบกระบวนการอย่างลึกซึ้ง วิเคราะห์กิจกรรม ผู้เข้าร่วม เครื่องมือ และวิธีการที่ใช้ตั้งแต่ต้นจนจบ ขอให้พนักงานและลูกค้าของคุณทำแบบสำรวจความคิดเห็นแบบไม่เปิดเผยตัวตนและใช้แบบแผนโครงการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของ ClickUpเพื่อไปถึงเป้าหมายได้เร็วขึ้น

อะไรคือสาเหตุของปัญหาที่ใหญ่ที่สุด

มองหาขั้นตอนที่ก่อให้เกิดความล่าช้า ข้อผิดพลาด และข้อร้องเรียนจากลูกค้าอย่างสม่ำเสมอ อย่าลืมบันทึกขั้นตอนที่พิสูจน์แล้วว่ามีประโยชน์ด้วย

การรวบรวมข้อมูลจากหลายฝ่าย ช่วยให้คุณสามารถมองเห็นภาพที่สมจริงที่สุดได้ ด้วยความรู้เหล่านี้ คุณจะพบว่าการสร้างกระบวนการใหม่และการระบุจุดติดขัดเป็นเรื่องง่ายขึ้น

การรวบรวมและจัดการข้อมูลเป็นเรื่องง่ายด้วย ClickUp ใช้ClickUp Formsเพื่อสร้างแบบสำรวจความคิดเห็นที่มีประสิทธิภาพ โดยเลือกจากประเภทฟิลด์มากกว่า 10 ประเภท จัดการทีม BPR ของคุณในมุมมองรายการหรือบอร์ด เพิ่มรายละเอียดการติดต่อของพวกเขาหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ในคอลัมน์

มอบหมายงานหรืองานย่อยและสร้างการเชื่อมโยงงานเพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ✔️

ขั้นตอนที่ 2: การทำแผนผังกระบวนการ

ตอนนี้คุณทราบแล้วว่าส่วนใดของกระบวนการที่ทำงานได้และส่วนใดที่ไม่ได้ ถึงเวลาที่จะออกแบบใหม่แล้ว

ขั้นตอนต่อขั้นตอน, สร้างกระบวนการทำงานใหม่โดยใช้ การวางแผนกระบวนการ. คุณอาจพบว่าการมองเห็นภาพช่วยให้เข้าใจกระบวนการที่ซับซ้อนได้ดีขึ้น และวิธีที่กิจกรรมเฉพาะมีผลต่อกันและกัน.

ด้วยไวท์บอร์ดของ ClickUpคุณสามารถสร้างแผนผังกระบวนการและแผนผังงานที่น่าสนใจเพื่อแสดงขั้นตอนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องในกลยุทธ์ BPR ของคุณ

ใช้รูปทรงที่แตกต่างกันเพื่อระบุประเภทของกิจกรรม ตัวอย่างเช่น รูปทรงเพชรมักใช้บ่งบอกขั้นตอนในการตัดสินใจ เพิ่มลูกศรเพื่อระบุทิศทางและความสัมพันธ์ของงาน นอกจากรูปทรงและลูกศรแล้ว คุณสามารถเพิ่มรูปภาพ วิดีโอ การ์ดเว็บไซต์ เอกสาร หรือภาพวาดเพื่อสื่อสารประเด็นของคุณได้อย่างอิสระ

เมื่อคุณมองเห็นภาพกระบวนการทั้งหมดแล้ว ให้กำหนดจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของความพยายามในการปรับปรุงกระบวนการ (BPR) ของคุณ และเพิ่มขั้นตอนระหว่างกลางเข้าไป คุณสามารถเปลี่ยนโหนดให้เป็นงานแบบโต้ตอบได้ ซึ่งจะปลดล็อกฟีเจอร์เพิ่มเติม เช่น รายการตรวจสอบ ความคิดเห็น และการติดตามเวลา

คุณสามารถระบุบุคคลหรือแผนกที่รับผิดชอบได้โดยการเพิ่มสี่เหลี่ยมผืนผ้าไปยังพื้นหลังสำหรับแต่ละคนหรือแผนก และจัดเรียงงานตามแกนตั้งตามผู้ที่ต้องทำให้เสร็จ

กระดานไวท์บอร์ดยังช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกันกับทีมผู้เชี่ยวชาญ BPR ของคุณ คุณสามารถทำงานบนแผนผังกระบวนการร่วมกันแบบเรียลไทม์และแบ่งปันความคิดเห็นผ่านบันทึกได้ 💡

ขั้นตอนที่ 3: การวางแผนและการจัดการงาน

ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดขอบเขตของโครงการ ซึ่งก็คือ การวางแผนกลยุทธ์การดำเนินการเพื่อทำให้แผนผังกระบวนการของคุณเป็นจริง ขั้นแรก กำหนดเป้าหมายสุดท้ายของคุณและอธิบายว่ามันสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของบริษัทอย่างไร

ต่อไป ให้ทำรายการขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อให้ BPR เกิดขึ้นได้ ให้พิจารณาว่าคุณจำเป็นต้องจ้างบุคลากรใหม่, ฝึกอบรมพนักงานปัจจุบัน, ซื้ออุปกรณ์ใหม่, หรือปรับปรุงอุปกรณ์ที่มีอยู่ให้ทันสมัยขึ้น

โปรดระบุให้ชัดเจนที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด อย่าลืมคำนวณค่าใช้จ่ายเพื่อให้การจัดสรรงบประมาณเป็นไปอย่างถูกต้อง

ในที่สุด ให้กำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จ การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณสามารถเห็นได้อย่างชัดเจนว่ากระบวนการทำงานได้รับการปรับปรุงดีขึ้นเพียงใดจากกระบวนการปรับปรุงใหม่

เมื่อคุณได้กำหนดเป้าหมาย BPR และข้อบกพร่องของกระบวนการที่มีอยู่แล้วการกำหนด KPIควรเป็นเรื่องง่าย นอกจากนี้ การมีแผนสำรองในกรณีที่แผน A ไม่เป็นไปตามที่คาดหวังก็เป็นความคิดที่ดี

คุณสามารถทำทั้งหมดนี้ได้ภายในClickUp Docs ตั้งแต่ฟีเจอร์การจัดรูปแบบขั้นสูงไปจนถึงการควบคุมเวอร์ชัน ClickUp มีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อสร้างเอกสารที่ใช้งานได้จริงและดูสวยงาม

สรุปแผนของคุณโดยการจัดทำรายการและมอบหมายงานทั้งหมดรวมถึงงานย่อยใน ClickUp เพิ่มไฟล์แนบ รายการตรวจสอบ และข้อมูลสำคัญเพื่อช่วยให้ผู้รับมอบหมายสามารถทำงานได้อย่างครบถ้วน

ใช้มุมมองปริมาณงานเพื่อประเมินความสามารถและความพร้อมของแต่ละบุคคล ดูและจัดการตารางเวลาและเหตุการณ์สำคัญในมุมมอง Gantt หรือ Timeline ⏱️

ขั้นตอนที่ 4: การดำเนินการ

เมื่อคุณพร้อมแล้ว เริ่มดำเนินการแผนการปรับปรุงกระบวนการใหม่ในระดับเล็ก บันทึกและตรวจสอบกิจกรรมทั้งหมดและประเมินความก้าวหน้าหลังจากแต่ละขั้นตอนสำคัญ ในขณะเดียวกัน จัดตั้งการควบคุมโครงการที่แข็งแกร่งเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับงบประมาณและกำหนดเวลา

หาก KPI ที่คุณเลือกไม่แสดงการปรับปรุงอย่างมีนัยสำคัญเมื่อเทียบกับฐานข้อมูลเริ่มต้น ให้กลับไปที่ขั้นตอนการวางแผนและประเมินใหม่ จากนั้นลองอีกครั้ง หากผลลัพธ์เป็นไปในทางที่ดีต่อกระบวนการใหม่ ให้ค่อยๆ นำไปใช้ในวงกว้างมากขึ้น

หลังจากเหตุการณ์แล้ว ให้วัดและรวบรวมความคิดเห็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ใน ClickUp คุณสามารถตั้งเป้าหมายที่สามารถติดตามได้และวัดความคืบหน้าโดยอัตโนมัติขณะที่คุณทำงานไปเรื่อยๆ แพลตฟอร์มนี้ยังมีโอกาสการทำงานอัตโนมัติอื่นๆ อีกมากมาย ทั้งแบบที่มีมาให้ในตัวและแบบที่ปรับแต่งเองได้

คุณสามารถทำงานร่วมกับทีมของคุณใน ClickUp ได้ในทุกขั้นตอนของกระบวนการปรับปรุงใหม่ พูดคุยเรื่องต่างๆ ในความคิดเห็นของงานหรือในมุมมองแชท แก้ไขเอกสารและไฟล์อื่นๆ ดูการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์ และรับการแจ้งเตือนสำหรับสิ่งเหล่านั้น

พนักงานของคุณยังสามารถติดตามเวลาได้ภายในแอป ทำให้ขั้นตอนการจ่ายค่าตอบแทนง่ายขึ้น 💸

ตัวอย่างการปรับกระบวนการทางธุรกิจใหม่

หนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการเรียนรู้คือการเรียนรู้จากตัวอย่าง ดังนั้นเรามาสำรวจ สองเรื่องราวความสำเร็จของ BPR ที่มีชื่อเสียง กันเถอะ!

ที-โมบาย: โทรคมนาคม

ปัญหา: จนถึงปี 2015 การสนับสนุนลูกค้าทางโทรศัพท์ของT-Mobileประกอบด้วยเจ้าหน้าที่ตอบกลับครั้งแรกและหลายแผนกที่เชี่ยวชาญในปัญหาประเภทต่างๆ ด้วยเหตุนี้ การแก้ไขปัญหาจึงมักต้องมีการโอนสายหลายครั้ง กระบวนการนี้ใช้เวลามากและทำให้ลูกค้าหงุดหงิด

วิธีแก้ปัญหา: หลังจากวิเคราะห์กระบวนการแล้ว T-mobile พบว่าวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดคือการฝึกอบรมพนักงานฝ่ายสนับสนุนลูกค้าให้สามารถจัดการกับสายเรียกเข้าทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบ บริษัทได้จัดตั้งทีมข้ามสายงานที่ประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญเพื่อดำเนินการฝึกอบรมพนักงาน T-mobile ยังได้เปลี่ยนแปลงแนวทางการประเมินผลพนักงาน โดยเปลี่ยนไปใช้รูปแบบที่เน้นผลงานทั้งในระดับบุคคลและระดับทีม

ผลลัพธ์: จำนวนการโทรต่อบัญชีลดลง 21% และค่าใช้จ่ายต่อการโทรลดลง การรักษาลูกค้าอยู่ในระดับสูงสุดเป็นประวัติการณ์ อัตราการลาออกของพนักงานลดลงอย่างมาก ที-โมบายประสบความสำเร็จที่ไม่เคยมีมาก่อน

ฮันนีเวลล์: เทคโนโลยีและวิศวกรรม

ปัญหา: ในช่วงทศวรรษ 1990บริษัท Honeywellมีเป้าหมายที่จะลดจำนวนข้อบกพร่องในกระบวนการก่อสร้างที่หนึ่งในหน่วยธุรกิจในรัฐแอริโซนา การตรวจสอบพบว่าปัญหาหลักสองประการคือ ความจำเป็นในการเพิ่มความร่วมมือระหว่างทีม และการขาดอำนาจในการตัดสินใจที่มีผลกระทบต่องานของพวกเขา

วิธีแก้ไข: ฮันนี่เวลล์ได้ยุติการดำเนินงานทั้งหมดและสร้างระบบการผลิตแบบบูรณาการใหม่พร้อมระบบควบคุมคุณภาพที่สมบูรณ์ พนักงานได้รับการฝึกอบรม มีการจัดตั้งทีมที่มีทักษะหลากหลายและมอบหมายให้รับผิดชอบการผลิตสินค้าตั้งแต่ต้นจนจบ เช่นเดียวกับที-โมบาย บริษัทได้นำรูปแบบการประเมินผลที่เน้นคุณภาพและประสิทธิภาพมาใช้

ผลลัพธ์: กระบวนการนี้ใช้เวลาสามปี แต่ผลลัพธ์ที่ได้พูดแทนตัวเองได้ ฮันนี่เวลล์พบว่าการลดข้อบกพร่องลดลง 70% การลดเวลาในรอบการผลิตชิ้นส่วนลดลง 72% และยังมีประโยชน์อื่น ๆ อีกมากมาย

ความท้าทายทั่วไปในการปรับกระบวนการทางธุรกิจใหม่ + วิธีแก้ไข

การปรับโครงสร้างกระบวนการทางธุรกิจใหม่โดยทั่วไปเป็นกระบวนการที่ยาวนานและซับซ้อน ดังนั้นจึงอาจก่อให้เกิดปัญหาหลายประการ เราจะกล่าวถึงบางประเด็นด้านล่างนี้:

การขาดการสนับสนุน

เมื่อผู้จัดการเริ่มการเปลี่ยนแปลง พวกเขามักจะพบกับการต่อต้านจากผู้บังคับบัญชาระดับสูง การโน้มน้าวให้พวกเขายอมรับแนวคิดนี้อาจเป็นเรื่องยาก แม้ผู้เสนอจะเป็นผู้เชี่ยวชาญในกระบวนการนั้นก็ตาม

นอกจากนี้ การได้รับการสนับสนุนจากผู้บังคับบัญชาและเจ้าของกิจการก็เป็นอีกเรื่องหนึ่ง แต่ การทำให้พนักงานที่ทำงานอยู่เบื้องหลังนำไปปฏิบัติจริงนั้น เป็นอีกเรื่องที่ท้าทายไม่แพ้กัน 🐟

แม้ว่าเงินทุนจะไม่ใช่ปัญหา การเปลี่ยนแปลงรูปแบบที่มีอยู่และคุ้นเคยอาจเป็นเรื่องยาก

แนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้:

การเตรียมตัวไม่เพียงพอ

หลายสิ่งสามารถผิดพลาดได้ในช่วงการเตรียมการ

ตัวอย่างเช่น หากทีมผู้เชี่ยวชาญมีอคติ พวกเขาอาจผลักดันวาระที่ไม่จำเป็นต้องดีที่สุดสำหรับบริษัท การมีสมาชิกในทีมมากเกินไปอาจทำให้เกิดความสับสน ในขณะที่สมาชิกในทีมไม่เพียงพออาจไม่สามารถตามทันได้ การขาดความรู้หรือแรงจูงใจก็เป็นปัญหาได้เช่นกัน

อุปสรรคที่พบบ่อยอีกประการหนึ่งคือ การวิเคราะห์สาเหตุที่ไม่ถูกต้อง หากไม่เข้าใจสาเหตุที่แท้จริงของประสิทธิภาพที่ต่ำในกระบวนการ คุณอาจต้องเผชิญกับการทำซ้ำข้อผิดพลาดเดิม

แนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้:

ข้อจำกัดด้านทรัพยากร

การขาดแคลนทรัพยากรน่าจะเป็นปัญหา BPR ที่พบบ่อยที่สุดและสามารถขัดขวางความก้าวหน้าได้อย่างรุนแรง ไม่ว่าจะเป็น เวลา เงิน หรือกำลังคน บางส่วนจำเป็นต้องถูกตัดทอนเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นได้

สิ่งนั้นเป็นไปได้ก็ต่อเมื่อทุกคนมีส่วนร่วมและมีการเตรียมการล่วงหน้าเป็นอย่างดี

แนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้:

การดำเนินการที่ไม่สม่ำเสมอ

ดังนั้น คุณได้มาถึงขั้นตอนการนำไปใช้แล้ว ยินดีด้วย! 🎉

ชายฝั่งยังไม่ปลอดภัย คุณยังต้องดำเนินกระบวนการใหม่นี้ในลักษณะที่คงเส้นคงวา หากคุณนำไปใช้ไม่เพียงพอและไม่สม่ำเสมอ มันจะไม่ประสบความสำเร็จ

อีกประเด็นหนึ่งที่ควรสังเกตคือ BPR ไม่ใช่เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว แต่เป็น กระบวนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและลึกซึ้ง หากคุณไม่วัดประสิทธิผลของกลยุทธ์การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณ ใครจะบอกได้ว่ามันดีกว่ากลยุทธ์ก่อนหน้านี้อย่างไร?

KPIs อาจแสดงให้เห็นว่าบางส่วนของแนวทางใหม่ไม่เหมาะสมอย่างเพียงพอ และจำเป็นต้องได้รับการประเมินใหม่

แนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้:

ทำลายกรอบเดิมและก้าวสู่ระดับใหม่ของประสิทธิภาพด้วย BPR

โดยการออกแบบกระบวนการทำงานใหม่ตั้งแต่พื้นฐาน คุณสามารถทำให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดต้นทุน และขับเคลื่อนการเติบโตได้ แม้ว่าจะเป็นเรื่องที่ท้าทาย แต่ประโยชน์ระยะยาวที่อาจได้รับจากการปรับปรุงกระบวนการทำงาน (BPR) ทำให้มันเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าสำหรับทุกบริษัทที่ต้องการอยู่ข้างหน้าในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

ทิ้งของเก่าไว้ข้างหลัง ต้อนรับสิ่งใหม่! ให้องค์กรของคุณได้รับอากาศบริสุทธิ์ด้วยการ ปรับกระบวนการทางธุรกิจใหม่ทั้งหมด 🛫