คุณเคยพบว่าตัวเองจมอยู่กับโปรเจกต์หนึ่งจนลึกถึงเข่า แต่กลับไม่แน่ใจว่าโปรเจกต์นี้ควรบรรลุเป้าหมายอะไรหรือไม่? ไม่มีความชัดเจนเกี่ยวกับงานที่ต้องทำและใครเป็นผู้รับผิดชอบงานเหล่านั้น
ไม่ต้องกังวลไป เราทุกคนเคยผ่านจุดนั้นมาแล้ว นั่นคือเหตุผลที่แม่แบบขอบเขตโครงการเป็นเครื่องมือที่ช่วยชีวิตสำหรับผู้จัดการโครงการ
แบบแผนขอบเขตโครงการเป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการโครงการทุกคนที่ต้องการวางแผนและดำเนินโครงการให้ประสบความสำเร็จ พวกมันให้โครงสร้างที่ชัดเจนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของโครงการ, ผลลัพธ์ที่ต้องการ, ระยะเวลา, และงบประมาณ ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถกำหนดขอบเขตได้ และทำให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องเข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบของตน
การใช้เทมเพลตเพื่อกำหนดขอบเขตงานของคุณสามารถช่วยประหยัดเวลาและแรงงานได้ โดยให้กรอบสำหรับการวางแผนและดำเนินการโครงการของคุณ ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะพูดถึงว่าเทมเพลตขอบเขตโครงการคืออะไร และอะไรที่ทำให้เอกสารขอบเขตโครงการดี เราจะแบ่งปันเทมเพลตขอบเขตโครงการที่เราชื่นชอบ 10 แบบให้คุณได้เลือกเพื่อหาโซลูชันที่ดีที่สุดสำหรับทีมของคุณ
⏰ สรุป 60 วินาที
นี่คือ 10 แม่แบบขอบเขตโครงการที่ดีที่สุดเพื่อให้โครงการของคุณชัดเจน, เป็นระเบียบ, และอยู่ในเส้นทาง:
- เทมเพลตขอบเขตงาน ClickUp
- เทมเพลตขอบเขตงานเว็บไซต์ ClickUp
- เทมเพลตแผนการจัดการขอบเขตของ ClickUp
- แม่แบบโครงร่างขอบเขต ClickUp
- เทมเพลตกฎบัตรโครงการ ClickUp
- แม่แบบแผนการดำเนินงานโครงการ ClickUp
- เทมเพลตผลลัพธ์โครงการ ClickUp
- เทมเพลตการประเมินโครงการของ ClickUp
- แม่แบบคำชี้แจงขอบเขตโครงการ Microsoft Word
- แม่แบบขอบเขตโครงการ Excel โดยแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
อะไรคือแบบแผนขอบเขตโครงการ?
แบบแผนขอบเขตโครงการคือเอกสารที่ครอบคลุมซึ่งช่วยผู้จัดการโครงการจัดระเบียบรายละเอียดและองค์ประกอบที่สำคัญของโครงการใหม่. มันคือแผนโครงการแบบครบวงจรของคุณ.
เอกสารขอบเขตเหล่านี้มักประกอบด้วยข้อมูลหลากหลายประเภทที่ออกแบบมาเพื่อให้การดำเนินโครงการประสบความสำเร็จ องค์ประกอบที่พบบ่อยที่สุดบางประการได้แก่:
- วัตถุประสงค์และวิสัยทัศน์ของโครงการ
- ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและข้อกำหนดของพวกเขา
- เกณฑ์สำหรับความสำเร็จ
- สมาชิกทีมโครงการและบทบาทหน้าที่ของพวกเขา
- เป้าหมายเฉพาะสำหรับการเสร็จสิ้นงาน
- ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับโครงการและแนวทางในการลดความเสี่ยง
นอกจากนี้ แบบแผนขอบเขตโครงการจะระบุวัตถุประสงค์ ผลลัพธ์ที่ต้องการการควบคุมโครงการ งาน ค่าใช้จ่ายและระยะเวลาของโครงการไว้ด้วย ด้วยกรอบการทำงานที่ครอบคลุมเช่นนี้ ก่อนเริ่มโครงการ ทีมงานสามารถทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและร่วมมือกันเพื่อบรรลุเป้าหมายได้
อ่านเพิ่มเติม:แบบฟอร์มขอบเขตงาน
10 แบบฟอร์มขอบเขตโครงการฟรีที่คุณต้องลองใช้
เอกสารขอบเขตเป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่ดีที่สุดอย่างหนึ่งในคลังของคุณ มันสามารถช่วยประหยัดเวลาและความพยายามของคุณได้ในขณะที่ลดความเสี่ยงของการล้มเหลวของโครงการ
ด้วยเอกสารขอบเขตโครงการที่จัดทำขึ้นอย่างดี ผู้จัดการโครงการสามารถมั่นใจในการวางแผนของตนได้ แผนงานที่ครอบคลุมช่วยให้มั่นใจว่าโครงการจะส่งมอบได้ตรงเวลา อยู่ในงบประมาณ และตามมาตรฐานที่กำหนด
มีแม่แบบขอบเขตโครงการหลากหลายประเภทให้เลือกใช้ แต่ต่อไปนี้คือ 10 แบบที่เราชื่นชอบมากที่สุด
1. แม่แบบขอบเขตงานของ ClickUp
ผู้จัดการโครงการใช้เทมเพลตขอบเขตงานของ ClickUpเพื่อวางแผนโครงการอย่างครบถ้วนตั้งแต่ต้นจนจบ
แบบฟอร์มการกำหนดขอบเขตฉบับนี้กำหนดภารกิจที่ต้องดำเนินการในโครงการ รวมถึงวัตถุประสงค์ ผลลัพธ์ กำหนดการ จุดสำคัญ และรายละเอียดเพิ่มเติม แม้ว่าจะไม่มีผลผูกพันทางกฎหมาย แต่แบบฟอร์มนี้ทำหน้าที่เป็นข้อตกลงร่วมกันระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกฝ่ายเกี่ยวกับสิ่งที่จำเป็นในการดำเนินโครงการให้สำเร็จลุล่วง
เหมาะสำหรับ: การร่างรายละเอียดโครงการและผลลัพธ์ที่คาดหวังเพื่อให้ทีมโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความเข้าใจตรงกัน
2. แม่แบบขอบเขตงานเว็บไซต์ ClickUp
หากคุณกำลังมองหาเทมเพลตสำหรับโครงการที่เกี่ยวกับการพัฒนาเว็บไซต์ คุณโชคดีแล้ว! เราได้ออกแบบเทมเพลตขอบเขตงานเว็บไซต์ ClickUpขึ้นมาโดยเฉพาะสำหรับคุณ
คุณสมบัติของเทมเพลตขอบเขตงานเว็บไซต์:
- ส่วนประวัติและเป้าหมาย ที่รวมถึงข้อมูลบริษัทของคุณและข้อมูลติดต่อของลูกค้า รายละเอียดโครงการในระดับสูง วัตถุประสงค์และปัญหาของโครงการ ภาพรวมของโครงการ และรายการเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ
- ส่วนขอบเขตของงานและภารกิจ ที่ระบุรายละเอียดขอบเขตของโครงการใน 3 ระยะ: 1) การออกแบบและพัฒนาเว็บไซต์; 2) สถาปัตยกรรมข้อมูล; และ 3) การตั้งค่าโฮสต์และโดเมน โปรดทราบว่าสามารถแก้ไขระยะเหล่านี้ให้เหมาะสมกับขอบเขตเฉพาะของคุณได้ นอกจากนี้ยังมีส่วนสำหรับระบุภารกิจทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับ 3 ระยะนี้
- ส่วนของเอกสารส่งมอบ, องค์ประกอบ, และข้อกำหนด พร้อมตาราง เพื่อจัดระเบียบและมองเห็นเอกสารส่งมอบของโครงการ, ตารางเวลาของโครงการ, และวันที่ส่งมอบได้อย่างง่ายดาย
- ราคาสุดท้าย, สมมติฐาน, และการยอมรับ ที่คุณสามารถให้ประมาณการค่าใช้จ่ายอย่างละเอียด, ระบุสมมติฐานของโครงการ, และได้รับการอนุมัติจากลูกค้า
เทมเพลตขอบเขตโครงการฟรีนี้มอบแผนงานโครงการเว็บไซต์ที่ชัดเจนและเป็นระเบียบ ซึ่งคุณสามารถแชร์กับลูกค้าได้ ร่วมกันใช้ภาพนี้เพื่อทำงานผ่านกระบวนการโครงการและแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับกิจกรรมการอัปเดตและความคืบหน้า
เหมาะสำหรับ: ทีมที่ต้องการขอบเขตงานโครงการที่เรียบง่ายแต่ชัดเจนสำหรับโครงการเว็บไซต์
3. แม่แบบแผนการจัดการขอบเขตของ ClickUp
แผนการจัดการขอบเขต เทมเพลตของ ClickUpกำหนดวิธีการกำหนด ตรวจสอบ และควบคุมขอบเขตของโครงการตลอดวงจรชีวิตของโครงการ นอกเหนือจากรายละเอียดมาตรฐานของโครงการ เช่น วัตถุประสงค์ ผลลัพธ์ และระยะเวลา แผนการจัดการขอบเขตจะเน้นไปที่วิธีการที่ทีมของคุณจะจัดการกับการขยายขอบเขต– การทำมากกว่าที่วางแผนไว้ในตอนแรก
คุณลักษณะของแม่แบบการจัดการขอบเขต:
- ส่วนของคำชี้แจงปัญหา ที่คุณสามารถระบุและอธิบายปัญหาที่โครงการจะแก้ไขได้
- ส่วนโอกาส ที่คุณจะอธิบายถึงวิธีที่คุณจะใช้ประโยชน์จากปัญหานี้และแนวทางแก้ไขที่คุณวางแผนจะนำเสนอ
- ส่วนเป้าหมายของโครงการที่คุณสามารถระบุความสำเร็จที่คุณต้องการให้โครงการนี้บรรลุได้
- ส่วนการกำหนดขอบเขต ที่คุณสามารถระบุได้อย่างชัดเจนว่างานหรือข้อกังวลใดอยู่ในขอบเขตของโครงการและอะไรไม่อยู่ในขอบเขต
- ส่วนการอนุมัติเพื่อให้ผู้จัดการโครงการและผู้สนับสนุนโครงการลงนามอนุมัติ
ให้แบบฟอร์มคำชี้แจงขอบเขตนี้เป็นแนวทางสำหรับทีมของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะดำเนินไปตามแผน
เหมาะสำหรับ: ผู้จัดการโครงการที่ต้องการให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนทราบถึงขอบเขตและเป้าหมายของโครงการ
4. แม่แบบโครงร่างขอบเขตงาน ClickUp
นักพัฒนาแอปพลิเคชันมักมีขอบเขตของโครงการที่แตกต่างอย่างมากจากประเภทของโครงการอื่น ๆ ดังนั้นเราจึงสร้าง TheClickUp App Scope Outline Templateขึ้นมาเพื่อคุณโดยเฉพาะ!
คุณสมบัติของเทมเพลตโครงร่างขอบเขตแอป:
- ส่วนพื้นหลังของโครงการ เพื่อให้ภาพรวมอย่างรวดเร็วของปัญหาหรือจุดปวดที่แอปพลิเคชันใหม่ต้องการแก้ไข, สิ่งที่แอปพลิเคชันต้องการให้ผู้ใช้ได้สัมผัสและรู้สึก, และวัตถุประสงค์ของการสร้างแอปพลิเคชัน
- ส่วนข้อกำหนดทางธุรกิจ ที่คุณสามารถออกแบบรายการตรวจสอบของงานที่แอปที่เสร็จสมบูรณ์จำเป็นต้องสามารถจัดการได้
- ส่วนขอบเขตการใช้งานแอปพลิเคชันที่คุณสามารถระบุส่วนประกอบต่างๆ ของขอบเขตโครงการ (เช่น แพลตฟอร์ม การออกแบบ UX การวิเคราะห์ หน้ารวมข้อมูล หน้าระบบช่วยเหลือ ฯลฯ) และเพิ่มหมายเหตุหรือความคิดเห็นเกี่ยวกับแต่ละข้อกำหนด
เอกสารขอบเขตโครงการแอปพลิเคชันนี้สามารถใช้โดยนักพัฒนาแอปพลิเคชันเพื่อจัดระเบียบ ติดตาม และเก็บรักษาข้อกำหนดทางธุรกิจที่จำเป็นสำหรับการสร้างและดำเนินการแอปพลิเคชัน
เหมาะสำหรับ: ทีมที่ต้องการแผนงานที่ชัดเจนสำหรับโครงการพัฒนาแอปพลิเคชัน
5. แม่แบบกฎบัตรโครงการ ClickUp
เอกสารโครงการ (Project Charter) คือเอกสารที่บันทึกการเริ่มต้นอย่างเป็นทางการของโครงการ โดยมอบอำนาจให้ผู้จัดการโครงการสามารถใช้ทรัพยากรขององค์กรเพื่อดำเนินโครงการให้สำเร็จได้ นี่คือขั้นตอนที่สำคัญในกระบวนการบริหารโครงการ ดังนั้นเราจึงสร้างแบบฟอร์มเอกสารโครงการClickUp Project Charter Templateขึ้นมาเพื่อให้คุณครอบคลุมทุกประเด็นที่จำเป็น
กฎบัตรทำหน้าที่เป็นเอกสารอ้างอิงตลอดวงจรชีวิตของโครงการ เพื่อให้มั่นใจว่าสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดมีความสอดคล้องกัน นอกจากนี้ยังเป็นพื้นฐานสำหรับการตัดสินใจ การแก้ไขปัญหา และการจัดการการเปลี่ยนแปลง
เหมาะสำหรับ: ทีมข้ามสายงานที่ต้องการเอกสารขอบเขตโครงการที่ระบุวัตถุประสงค์ของโครงการ
โบนัส:กฎบัตรทีม &แม่แบบกฎบัตรทีม!
6. แม่แบบแผนการดำเนินโครงการ ClickUp
แบบแผนการดำเนินการโครงการของClickUp Project Execution Plan Templateสามารถช่วยมาตรฐานการวางแผนและการดำเนินการโครงการขององค์กรของคุณได้. มันทำหน้าที่เป็นคู่มือสำหรับสมาชิกทีมโครงการ ช่วยให้พวกเขาสามารถดำเนินโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล พร้อมทั้งทำให้แน่ใจว่าโครงการสอดคล้องกับขอบเขตของโครงการ.
แบบแผนการดำเนินโครงการมีคุณสมบัติ:
- หน้าแรก ที่แสดงรายการหมวดหมู่ย่อยทั้งหมดพร้อมเจ้าของและผู้มีส่วนร่วม
- 6 ส่วนหลัก, รวมถึงขอบเขตของโครงการ,วัตถุประสงค์ของโครงการ, ข้อกำหนด,การจัดสรรทรัพยากร, ตารางเวลาของโครงการ, และแผนการสื่อสาร
หมายเหตุ: แบบฟอร์มขอบเขตโครงการง่าย ๆ นี้สามารถนำไปใช้เป็นเครื่องมือภายในระบบซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณได้!
เหมาะสำหรับ: ผู้จัดการที่ต้องการมาตรฐานในการวางแผนและดำเนินโครงการในองค์กรของตน
7. แม่แบบผลลัพธ์โครงการ ClickUp
ในขณะที่แม่แบบอื่น ๆ ของเราหลายแบบมีส่วนของเอกสารที่ต้องส่งมอบแม่แบบเอกสารที่ต้องส่งมอบของ ClickUpมอบการดูแลและการจัดการที่ครอบคลุมที่สุดให้กับคุณสำหรับทุกส่วนที่เคลื่อนไหวที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ
คุณลักษณะของเทมเพลตผลลัพธ์โครงการ:
- ฟิลด์ที่กำหนดเอง ที่คุณสามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการของคุณ รวมถึงเมนูแบบดรอปดาวน์ แถบความคืบหน้าที่คำนวณโดยอัตโนมัติ และการจัดรูปแบบเซลล์สำหรับตัวเลข เงิน สูตร และข้อความธรรมดา
- เทมเพลตที่สามารถแก้ไขและปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ เพื่อให้คุณสามารถปรับแต่งมุมมอง, อัตโนมัติและเพิ่มการพึ่งพา, และสร้างฟิลด์สูตรที่กำหนดเองให้ตรงกับความต้องการของคุณได้อย่างสมบูรณ์แบบ
ใช้แม่แบบขอบเขตนี้เพียงอย่างเดียวเพื่อจัดการงานย่อยของโครงการของคุณ หรือใช้เป็นเวอร์ชันที่ละเอียดมากขึ้นของรายการส่งมอบที่คุณสร้างในหนึ่งในแม่แบบขอบเขตโครงการที่ครอบคลุมมากขึ้น
เหมาะสำหรับ: ผู้จัดการโครงการที่กำลังประเมินขอบเขตของโครงการที่ซับซ้อนซึ่งมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายรายและผลลัพธ์หลายอย่าง
8. แม่แบบการประเมินโครงการของ ClickUp
การประเมินโครงการช่วยให้สามารถระบุระดับความซับซ้อนของโครงการได้แบบประเมินโครงการของ ClickUpช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลที่ถูกต้องและครอบคลุมเกี่ยวกับโครงการได้
เทมเพลตขอบเขตโครงการที่เรียบง่ายนี้ช่วยให้คุณ:
- ประเมินผลการดำเนินงานของโครงการเทียบกับเป้าหมาย
- ระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง
- รวบรวมความคิดเห็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
มันช่วยให้คุณสามารถป้อนเป้าหมาย ภารกิจ และกำหนดเวลาของโครงการ รวมถึงติดตามการเปลี่ยนแปลงหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้
เหมาะสำหรับ: ผู้ประเมินโครงการที่ต้องการเทมเพลตการประเมินโครงการเพื่อช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันเมื่อประเมินผลการดำเนินงานของโครงการและวัดความก้าวหน้า
9. แบบฟอร์มคำชี้แจงขอบเขตโครงการ Microsoft Word
แม้ว่าเราจะมั่นใจว่า ClickUp เป็นซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดในการสร้างเทมเพลตขอบเขตโครงการและจัดการงาน แต่เราก็เข้าใจดีว่าคุณอาจไม่สามารถเลือกใช้แพลตฟอร์มเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานสำหรับธุรกิจได้ตามต้องการเสมอไป หากคุณจำเป็นต้องใช้ Microsoft Office ข่าวดีก็คือMicrosoft Wordมีไลบรารีเทมเพลตของ Officeที่สามารถค้นหาได้ ซึ่งอาจตอบโจทย์ความต้องการของคุณได้
เมื่อคุณค้นหาเทมเพลตในห้องสมุดด้วยคำว่า "ขอบเขตโครงการ" จะปรากฏตัวเลือกที่น่าสนใจหลายรายการ รวมถึงเทมเพลตขอบเขตโครงการทางการเงิน, เทมเพลตวางแผนโครงการ, รายงานผลการดำเนินงานโครงการ, และผู้วางแผนตารางเวลาอย่างละเอียด
อาจต้องใช้ความพยายามและความคิดสร้างสรรค์บ้าง แต่ด้วยช่องค้นหาที่เหมาะสม คุณสามารถรวบรวมเอกสารหลายฉบับเข้าด้วยกัน ซึ่งเมื่อใช้ร่วมกันแล้ว จะช่วยให้คุณมองเห็นและจัดระเบียบโครงการของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เหมาะสำหรับ: ผู้จัดการโครงการที่ต้องการเทมเพลตเอกสารขอบเขตงานในรูปแบบ Word
10. แม่แบบขอบเขตโครงการ Excel โดยแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
อีกทางเลือกหนึ่งในชุดโซลูชันของ Microsoft คือแม่แบบคำชี้แจงขอบเขตโครงการที่ออกแบบมาสำหรับ Excel แม่แบบ Excel สำหรับคำชี้แจงขอบเขตโครงการนี้ประกอบด้วยส่วนต่างๆ สำหรับรายละเอียดโครงการและการควบคุมเอกสาร คำอธิบายขอบเขตโครงการ คำอธิบายขอบเขตของสิ่งที่ส่งมอบ เกณฑ์การยอมรับโครงการ ข้อสมมติและข้อจำกัด และสิ่งที่ไม่อยู่ในขอบเขตของโครงการ
แม้ว่าจะไม่ใช้งานง่ายเท่ากับเทมเพลตของ ClickUpแต่ทางเลือก Excel นี้ก็ครอบคลุมองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของขอบเขตโครงการและสามารถทำงานได้ในกรณีฉุกเฉิน
เหมาะสำหรับ: ผู้ใช้ Excel ที่ต้องการตัวอย่างขอบเขตโครงการอย่างง่าย
อะไรคือสิ่งที่ทำให้แบบแผนขอบเขตโครงการดี?
แบบฟอร์มขอบเขตโครงการไม่เพียงแต่ต้องการข้อมูลที่เขียนไว้ข้างต้นเท่านั้น แต่ยังต้องเป็นมิตรกับผู้ใช้และง่ายต่อการอัปเดตและแบ่งปันอีกด้วย พวกมันต้องช่วยให้การรวบรวมข้อมูลเป็นไปอย่างกระชับแต่ครบถ้วน นี่คือองค์ประกอบบางอย่างที่ช่วยให้แบบฟอร์มขอบเขตโครงการดี:
- อธิบายวิสัยทัศน์ของโครงการอย่างถูกต้อง: คำชี้แจงขอบเขตของโครงการที่อธิบายวัตถุประสงค์ของโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง และเกณฑ์ความสำเร็จ
- รายละเอียดข้อมูลโครงการที่สำคัญต่อภารกิจทั้งหมด: ประกอบด้วยวัตถุประสงค์ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง สมาชิกทีมและบทบาทหน้าที่ของพวกเขาหลักสำคัญโครงการ ประมาณการค่าใช้จ่าย และแผนเวลาที่เสนอ
- ระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในโครงการ: พร้อมกลยุทธ์หรือแผนการเพื่อลดความเสี่ยง
- การแยกแยะงบประมาณ: แผนการลดค่าใช้จ่ายหรือการแก้ไขปัญหาการล่าช้าของตารางเวลา, วิธีการตีความงบประมาณ, และกรอบเวลาที่อาจมีผลกระทบต่อค่าใช้จ่ายทั้งหมดของโครงการ
- ใช้รูปแบบเทมเพลตที่ยืดหยุ่น: ง่ายต่อการปรับเปลี่ยนด้วยประสบการณ์ผู้ใช้ที่ตรงไปตรงมาสำหรับสมาชิกในทีมทุกคน
เทมเพลตขอบเขตธุรกิจที่ดีควรมีความครอบคลุมเพียงพอที่จะให้รายละเอียดและบริบทที่ทีมต้องการ แต่กระชับพอที่จะให้คุณเข้าถึงส่วนที่สำคัญที่สุดได้อย่างรวดเร็วเทมเพลตการวางแผนกลยุทธ์เหล่านี้ควรให้ความชัดเจน ไม่เพิ่มความสับสน
ท้ายที่สุดแล้ว แม่แบบขอบเขตที่ดีที่สุดสำหรับโครงการของคุณคือแบบที่ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเห็นภาพชัดเจนที่สุดว่าควรดำเนินการอย่างไร
วิธีการเขียนเอกสารขอบเขตโครงการ?
ตอนนี้คุณมีคลังแม่แบบขอบเขตโครงการมากมายไว้ใช้แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการเรียนรู้วิธีเขียนเอกสารขอบเขตโครงการที่ถูกต้อง นี่คือเคล็ดลับบางประการในการสร้างขอบเขตโครงการที่มีประสิทธิภาพและครอบคลุม:
- เริ่มต้นด้วยพื้นฐาน: เริ่มต้นด้วยการกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ, เป้าหมาย, และผลลัพธ์ที่ต้องการ. สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จ.
- กำหนดขอบเขตของโครงการ: กำหนดอย่างชัดเจนว่าโครงการนี้ครอบคลุมอะไรบ้างและไม่ครอบคลุมอะไรบ้าง สิ่งนี้จะช่วยป้องกันการขยายขอบเขตงานเกินกำหนดและทำให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องเข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบของตนเอง
- ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: ระบุรายชื่อทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องในโครงการ รวมถึงลูกค้า สมาชิกในทีม และผู้รับเหมาหรือผู้จัดจำหน่ายภายนอกทุกฝ่าย
- กำหนดกรอบเวลา: กำหนดเส้นตายที่เป็นจริงสำหรับแต่ละขั้นตอนของโครงการและมอบหมายงานให้เหมาะสม
- รายการผลลัพธ์ที่ต้องส่งมอบ: ระบุผลลัพธ์หลักทั้งหมดของโครงการและวันที่คาดว่าจะส่งมอบ สิ่งนี้จะช่วยให้ทุกคนทำงานตามแผนและมีความรับผิดชอบต่อหน้าที่ของตน
- สร้างแผนการสื่อสาร: จัดตั้งระบบสำหรับการสื่อสารข้อมูลการอัปเดตความคืบหน้า การเปลี่ยนแปลง หรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ให้แก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- พิจารณาความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น: คาดการณ์อุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นและเตรียมแผนสำรองเพื่อลดผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นให้น้อยที่สุด
- ได้รับการอนุมัติ: เมื่อเอกสารขอบเขตโครงการเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้การลงนามอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกฝ่ายก่อนที่จะดำเนินการโครงการต่อไป
โปรดจำไว้ว่า เมื่อเขียนเอกสารขอบเขตโครงการ จำเป็นต้องให้รายละเอียดและเจาะจงมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ สิ่งนี้จะช่วยให้มั่นใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกันและลดความเข้าใจผิดหรือการตีความที่คลาดเคลื่อน
เพิ่มประสิทธิภาพขอบเขตโครงการของคุณด้วยเทมเพลตวันนี้
แม่แบบขอบเขตโครงการให้แผนที่เส้นทางที่มีคุณค่าซึ่งคุณต้องการเพื่อรวมทีมของคุณให้เป็นหนึ่งเดียวและให้ทุกคนทำงานไปสู่วัตถุประสงค์ร่วมกันของผลลัพธ์โครงการที่ประสบความสำเร็จ
การให้ข้อมูลนี้ในรูปแบบเอกสารขอบเขตที่เป็นระเบียบและชัดเจนช่วยลดความเสี่ยงของการล่าช้าของโครงการหรือการสื่อสารที่ผิดพลาดซึ่งอาจนำไปสู่ข้อผิดพลาด
ClickUp มอบมาตรฐานระดับสูงสุดในการจัดการโครงการและการทำงานร่วมกันในทีม เลือกจากเทมเพลตการจัดการโครงการที่หลากหลายของเราเพื่อปรับแต่งพื้นที่ทำงานให้เหมาะกับความต้องการของโครงการคุณ ด้วยการจัดการโครงการ การจัดการความรู้ และการสื่อสารทั้งหมดในแพลตฟอร์มเดียวที่ขับเคลื่อนด้วย AI คุณจึงต้องการเพียงแอปนี้เพื่อจัดการโครงการของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ
เริ่มต้นใช้งาน ClickUpได้ฟรีวันนี้ ลองใช้ดูเพื่อดูว่าการวางแผนขอบเขตงานล่วงหน้าเพียงเล็กน้อยสามารถนำไปสู่ความสำเร็จของโครงการในอนาคตได้อย่างไร