วิธีเชี่ยวชาญ 5 ขั้นตอนของการบริหารโครงการ

ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณทราบดีว่าต้องใช้เวลา ความพยายาม และแรงงานมากเพียงใดในการบริหารโครงการตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสมบูรณ์ ไม่มีอะไรผิดกับการใช้วิธีการจัดการโครงการแบบสัญชาตญาณเมื่อคุณมีเพียงไม่กี่โครงการที่เรียบง่าย

แต่ถ้าคุณกำลังจัดการกับโครงการที่ซับซ้อนหลายโครงการ คุณจะเห็นประโยชน์อย่างมากจากการมีแนวทางที่เป็นระบบซึ่งกำหนดขั้นตอนของโครงการไว้อย่างชัดเจน 🤹

สถาบันการจัดการโครงการ (PMI)ได้สร้างกระบวนการบริหารโครงการแบบห้าขั้นตอนเพื่อให้ผู้จัดการโครงการมีพื้นฐานที่พร้อมใช้สำหรับการบริหารโครงการที่ดีขึ้น หากคุณประสบปัญหาการขยายขอบเขตงานเกินกำหนด, การทำงานซ้ำ, หรือความวุ่นวายทั่วไปในโครงการ การปฏิบัติตามห้าขั้นตอนของการบริหารโครงการจะช่วยให้ทีมของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น

ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายว่าห้าขั้นตอนคืออะไรและเหตุใดจึงมีประโยชน์มาก เราจะแบ่งปันเคล็ดลับและแหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์เพื่อช่วยให้คุณเชี่ยวชาญในแต่ละขั้นตอนของวงจรชีวิตการจัดการโครงการ

อะไรคือ 5 ขั้นตอนของการบริหารโครงการ?

PMI ได้สร้างแนวทางห้าขั้นตอนขึ้นเพื่อให้ผู้จัดการโครงการมีกระบวนการที่เป็นระบบในการนำโครงการจากจุดเริ่มต้นไปจนถึงจุดสิ้นสุด กระบวนการเหล่านี้คือห้าขั้นตอนของวงจรชีวิตการจัดการโครงการ:

1. ระยะเริ่มต้น

นี่คือช่วงเวลาที่คุณเริ่มต้นโครงการและได้รับการสนับสนุนจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดยการกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการและตั้งเป้าหมาย

ระยะเริ่มต้นมักจะสิ้นสุดลงด้วยเอกสารโครงการ (Project Charter) ซึ่งเป็นเอกสารที่ระบุขอบเขตของโครงการ, วัตถุประสงค์, การจัดการความเสี่ยง,ผลลัพธ์ที่ต้องการ, และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย วัตถุประสงค์ของขั้นตอนนี้คือการสร้างความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับโครงการเพื่อให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน

2. ระยะการวางแผน

คุณจะได้ลงรายละเอียดมากขึ้นในขั้นตอนการวางแผนโครงการนี่คือจุดที่คุณสร้างแผนงานที่ละเอียดสำหรับการดำเนินการติดตาม และควบคุมโครงการ และนี่เป็นหนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญที่สุดของการบริหารโครงการ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีกรอบการทำงานตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้น

คุณจะได้พบกับทีมของคุณเพื่อตัดสินใจเกี่ยวกับกรอบเวลา ทรัพยากร และงบประมาณของโครงการ นอกจากนี้ยังเป็นช่วงเวลาที่ดีในการตัดสินใจเลือกเครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อช่วยคุณวางแผนและจัดการงาน การสนทนา เอกสาร แม่แบบ และอื่นๆ อีกมากมาย

3. ระยะการดำเนินการ

ในระหว่างการดำเนินงาน ทีมโครงการของคุณจะเริ่มทำงานอย่างขะมักเขม้น และคุณก็เริ่มบริหารจัดการทุกอย่าง

แต่นี่ไม่ใช่โอกาสที่จะพักผ่อนบนความสำเร็จที่ผ่านมา—ผู้จัดการโครงการที่ดีจะตรวจสอบกับทีมของตนเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังดำเนินการตามกรอบเวลาของโครงการและมาตรฐานคุณภาพของการประชุม การจัดการอย่างใกล้ชิดในระยะการดำเนินการจะทำให้คุณต้องเปลี่ยนแปลงน้อยลงในระยะต่อไป

4. ระยะการติดตามและควบคุม

ไม่ใช่ทุกโครงการที่จะมีวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดที่ชัดเจน ในขั้นตอนที่สี่ คุณจะติดตามความคืบหน้าของโครงการและเปรียบเทียบกับตัวชี้วัดในแผนเดิมของคุณ

หากโครงการกำลังออกนอกเส้นทาง นี่คือโอกาสที่จะปรับทิศทางใหม่เพื่อให้คุณยังสามารถบรรลุเป้าหมายได้

5. ระยะการปิด

เมื่อทีมของคุณทำภารกิจทั้งหมดเสร็จสิ้นแล้ว ให้ปิดโครงการอย่างเป็นทางการในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณ แต่อย่าปล่อยให้โครงการจบไปเฉยๆ—ให้จัดประชุมสรุปหลังโครงการเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในโครงการและเก็บเกี่ยวบทเรียนสำหรับโครงการในอนาคต

ขั้นตอนของวงจรชีวิตโครงการเหล่านี้มีประโยชน์เพราะให้โครงสร้างสำหรับการสร้างโครงการที่มั่นคง

พวกเขามีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะรองรับโครงการ ธุรกิจ หรือทีมเกือบทุกประเภท ดังนั้นคุณสามารถเพิ่มสไตล์ของคุณเองและทำให้วิธีการจัดการโครงการนี้เป็นของคุณเองได้ ✨

ประโยชน์ของการปฏิบัติตามขั้นตอนของโครงการ

โครงการที่ไม่มีรากฐานที่มั่นคงมีความเสี่ยงสูงที่จะมีประสิทธิภาพต่ำ แทนที่จะดำเนินโครงการด้วยทัศนคติแบบปล่อยปละละเลย ควรใช้แนวทางแบบเป็นขั้นตอนเพื่อเห็นความแตกต่างที่วัดผลได้ในการดำเนินงานโครงการของคุณ

ในความเป็นจริง การปฏิบัติตามขั้นตอนของวงจรชีวิตโครงการเหล่านี้มีข้อดีมากมาย 🤩

ความชัดเจนและทิศทาง

การแบ่งโครงการออกเป็นขั้นตอนที่ชัดเจนจะทำให้โครงการดูไม่น่ากลัวและเข้าถึงได้ง่ายขึ้นมาก สิ่งนี้ช่วยให้คุณกำหนดทุกแง่มุมของโครงการก่อนที่จะเริ่มทำงานใดๆ ทำให้ทีมของคุณมีแผนที่ชัดเจนในการปฏิบัติตาม และไม่พลาดรายละเอียดสำคัญใดๆ

การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ผู้คนจะเลิกสนใจหากพวกเขาคิดว่าโครงการไม่เกี่ยวข้องกับพวกเขาหรือหากมันซับซ้อนเกินไป ระยะต่าง ๆ ของวงจรชีวิตโครงการช่วยให้คุณสามารถอธิบายได้ว่าทำไมโครงการนี้ถึงมีความสำคัญก่อนที่ทีมของคุณจะเริ่มทำงานใด ๆ กระบวนการบริหารโครงการนี้อาจไม่ได้รับประกันการมีส่วนร่วม แต่จะทำให้ผู้คนเข้าใจบทบาทของตนและเหตุผลที่งานของพวกเขามีความสำคัญมากขึ้นอย่างแน่นอน 🧑🏽‍💼

การจัดการโครงการเป็นขั้นตอนที่ชัดเจนช่วยลดการคิดมากเกินไปและความสมบูรณ์แบบเกินไปได้ หากทีมของคุณมีปัญหาในการทำงานซ้ำในขั้นตอนที่ผ่านมาหรือการขยายขอบเขตงานเกินกำหนด การใช้วิธีทีละขั้นตอนจะช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตัดสินใจและยึดมั่นกับมันได้

ประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากร

คุณมีทรัพยากรจำกัดสำหรับโครงการนี้ ดังนั้นจงใช้ให้คุ้มค่าที่สุด ขั้นตอนการบริหารโครงการจะช่วยให้คุณดึงคุณค่าสูงสุดจากทรัพยากรที่มีอยู่ ไม่ว่าจะเป็นงบประมาณ เครื่องมือ หรือบุคลากร

มันส่งเสริมการวางแผนเชิงรุก ซึ่งทำให้สามารถทำงานได้ดีขึ้นในเวลาที่น้อยลงด้วยทรัพยากรที่คุณมีอยู่แล้ว ⚒️

การจัดการความเสี่ยง

คุณระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในโครงการระหว่างขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการซึ่งจะทำให้ทีมของคุณ รวมถึงบุคลากรในฝ่ายกฎหมายและฝ่ายทรัพยากรบุคคล มีโอกาสจัดการกับความรับผิดที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่จะเกิดขึ้นจริง

โครงการที่ดำเนินการเป็นระยะมีโอกาสน้อยกว่ามากที่จะประสบปัญหาที่สามารถป้องกันได้ ซึ่งช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความยุ่งยากในอนาคตและเพลิดเพลินกับโครงการที่ราบรื่นยิ่งขึ้น 🧘

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

การแบ่งโครงการออกเป็นระยะ ๆ จะช่วยให้คุณมีจุดตรวจสอบความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอเพื่อประเมินผลงานของทีม คุณสามารถสังเกตความคลาดเคลื่อนระหว่างผลลัพธ์ของโครงการกับแผนงานที่วางไว้ ซึ่งจะช่วยให้ทีมมีเวลาแก้ไขปัญหาตั้งแต่เนิ่น ๆ

ขวัญกำลังใจที่ดีขึ้นและความรับผิดชอบ

ขั้นตอนของวงจรชีวิตโครงการที่ชัดเจนช่วยให้ทุกคนในทีมของคุณมีรายการที่ต้องทำอย่างชัดเจน พวกเขาไม่ต้องสงสัยว่าต้องทำอะไรหรือว่าพวกเขาประสบความสำเร็จหรือไม่—ทุกอย่างถูกระบุไว้อย่างชัดเจนในแผนโครงการ

เมื่อคุณทำเป้าหมายสำคัญสำเร็จ ทีมงานโครงการจะรู้สึกภาคภูมิใจในความสำเร็จมากขึ้น ส่งเสริมขวัญและกำลังใจ 🙌

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

การดำเนินการแบบเป็นขั้นตอนต้องการการสร้างแผนการสื่อสารที่ระบุวิธีการที่คุณมีปฏิสัมพันธ์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกทีมโครงการ. การดำเนินการเช่นนี้ช่วยให้ทุกคนอยู่ในความรับรู้เพื่อลดความสับสนและความเข้าใจผิด.

ประสิทธิภาพที่ดีขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป

โครงการที่ประสบความสำเร็จหนึ่งโครงการจะนำไปสู่โครงการที่ประสบความสำเร็จมากขึ้นในอนาคต แม้ว่าโครงการนี้จะไม่เป็นไปตามที่คุณหรือผู้จัดการโครงการคาดหวังก็ตาม วิธีการดำเนินการเป็นขั้นตอนทำให้คุณต้องทบทวนว่าอะไรที่ทำได้ดีและอะไรที่คุณจะเปลี่ยนแปลงในครั้งต่อไป

ด้วยแผนนี้ คุณจะหลีกเลี่ยงการทำผิดพลาดซ้ำเดิมและออกแบบโครงการที่ดีขึ้นในอนาคต 🎉

5 ขั้นตอนการบริหารโครงการตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

คุณพร้อมที่จะนำเฟสต่าง ๆ มาใช้ในโครงการของคุณเองหรือยัง? ลองดูเทมเพลตโครงการแบบแบ่งเฟสของ ClickUpเพื่อแบ่งโครงการของคุณออกเป็นขั้นตอนที่จัดการได้ง่ายอย่างรวดเร็ว

เทมเพลตนี้เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี แต่การรู้วิธีนำไปใช้จะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์มากยิ่งขึ้นในทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตโครงการ ติดตามเคล็ดลับเหล่านี้เพื่อทำให้โครงการมีประสิทธิภาพตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงปิดโครงการ

1. การเริ่มต้นโครงการ

คุณได้ตัดสินใจที่จะเริ่มต้นโครงการแล้ว ยอดเยี่ยม! ในระยะเริ่มต้นของโครงการ คุณจะทำดังนี้:

กำหนดการประชุมเริ่มต้นเพื่อเริ่มต้นโครงการ การประชุมนี้ควรมีสมาชิกทีมทุกคนจากทีมโครงการ รวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง เช่น หัวหน้าของคุณหรือซีอีโอ

ในระหว่างการประชุม คุณจะได้สร้างเอกสารกำหนดขอบเขตโครงการ ซึ่งจะระบุวิสัยทัศน์และทิศทางของโครงการของคุณ ไม่จำเป็นต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการวางแผนการประชุมนี้

เทมเพลตกฎบัตรโครงการ ClickUpมีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อเริ่มต้น กำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ มอบหมายงาน และชี้แจงการสื่อสารในเอกสารนี้ก่อนที่คุณจะวางแผนโครงการอย่างจริงจัง—มันจะช่วยให้คุณประหยัดงานได้มากในอนาคต ⏲️

เคล็ดลับด่วน:

2. การวางแผนโครงการ

การวางแผนโครงการอาจฟังดูคล้ายกับการเริ่มต้น แต่ทั้งสองไม่เหมือนกัน ในระยะเริ่มต้น คุณให้เหตุผลสนับสนุนโครงการและรวบรวมทีมผู้เชี่ยวชาญ ในระยะการวางแผนโครงการ คุณสร้างแผนโครงการ ซึ่งประกอบด้วย:

ส่วนนี้ของกระบวนการบริหารโครงการอาจดูซับซ้อนและน่ากังวลเล็กน้อย ดังนั้นจึงควรนำทุกอย่างไปใส่ในซอฟต์แวร์บริหารโครงการอย่าง ClickUp จะดีที่สุด ระดมความคิดไอเดียสำคัญของคุณในClickUp Whiteboardแล้วแปลงเป็นโครงการและงานย่อยได้ทันทีเพียงคลิกเดียว

มองเห็นแผนงานโครงการของคุณในรูปแบบBoard View(Kanban) หรือGantt Chart Viewเพื่อดูแผนงานโครงการในระดับสูงและปรับแต่งทุกอย่างให้เหมาะสม

ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณกำลังสร้างโครงการทั้งหมดขึ้นมาจากแผนนี้ (ไม่มีแรงกดดัน!) ดังนั้นใช้เวลาในการจัดทำแผนโครงการที่คิดมาอย่างดีเพื่อให้การดำเนินการเป็นเรื่องง่าย 💃

เคล็ดลับด่วน:

3. การดำเนินโครงการ

เมื่อมีแผนโครงการอยู่ในมือ ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องเริ่มดำเนินการสร้างผลงานตามที่กำหนดไว้ในระยะการดำเนินงาน หากคุณมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมากกว่าสองคน (ซึ่งโดยปกติแล้วมักจะมีมากกว่า) การติดตามงานทั้งหมดผ่านซอฟต์แวร์บริหารโครงการจะเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด

ติดตามความคืบหน้าของทีมคุณด้วยClickUp Dashboards แบบเรียลไทม์ สร้างแดชบอร์ดสำหรับแต่ละโครงการหรือดูภาพรวมของทุกโครงการในระดับสูงเทมเพลต ClickUp Project Deliverablesยังช่วยประหยัดเวลาได้อย่างมาก เพียงดาวน์โหลดเทมเพลตนี้ เพิ่มงานในโครงการของคุณ แล้วติดตามสถานะทั้งหมดโดยอัตโนมัติจากที่เดียวภายในไม่กี่นาที

ที่ดีที่สุดคือ ซอฟต์แวร์วงจรชีวิตการจัดการโครงการนี้จะแจ้งเตือนคุณหรือผู้จัดการโครงการที่ได้รับมอบหมายหากมีงานหรือโครงการใดที่ดำเนินไปนอกเส้นทางที่กำหนด ซึ่งช่วยให้สามารถเข้าแทรกแซงได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และสร้างความแตกต่างระหว่างความล้มเหลวและความสำเร็จ 🏅

เคล็ดลับด่วน:

4. การติดตามและควบคุมโครงการ

เมื่อการดำเนินการเริ่มต้นได้เริ่มขึ้นแล้ว ถึงเวลาที่จะติดตามความคืบหน้าของโครงการ ในขั้นตอนนี้คุณจะติดตามการควบคุมโครงการเช่น:

ตั้งค่าแดชบอร์ด ClickUp ที่ปรับแต่งได้เพื่อดึงข้อมูลโครงการแบบเรียลไทม์มาไว้ในภาพรวมที่ชัดเจน คุณจะเห็นเมตริกทั้งหมดและตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs) ในที่เดียวและตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว

แต่ผลการดำเนินงานของโครงการเป็นเพียงส่วนหนึ่งของภาพรวมเท่านั้น 🧩

คุณยังต้องบริหารจัดการมนุษย์ด้วย ซึ่งต้องคอยดูแลปริมาณงานของทีมคุณอยู่เสมอซอฟต์แวร์ติดตามการทำงานของพนักงานจาก ClickUpจะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของปริมาณงานของทีมได้ทันที เพื่อให้คุณสามารถจัดสรรงานได้อย่างเหมาะสม หากคุณต้องบริหารคนจำนวนมาก ลองใช้มุมมอง Activityเพื่อดูกิจกรรมที่ถูกรวบรวมไว้ตามพนักงาน กิจกรรม หรือแผนก

เคล็ดลับด่วน:

5. การปิดโครงการ

ทุกสิ่งที่ดีต้องมาถึงจุดสิ้นสุด ดังนั้นจึงถึงเวลาที่ผู้จัดการโครงการจะต้องจัดการเรื่องที่ค้างคาในขั้นตอนการปิดโครงการแม้ว่าการปิดโครงการในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการจะเป็นสิ่งจำเป็น แต่ควรจัดประชุมสรุปหลังเสร็จสิ้นกับทีมของคุณก่อนที่จะดำเนินการขั้นนั้น

การประชุมหลังการดำเนินงานจะพิจารณาว่าอะไรที่ทำได้ดีและอะไรที่สามารถปรับปรุงได้ หากคุณล้มเหลวหรือมีบางสิ่งไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ ให้จดบันทึกไว้สำหรับโครงการถัดไป หากโครงการประสบความสำเร็จ ให้ระบุรายละเอียดว่าทำไมจึงประสบความสำเร็จในบันทึกหลังการดำเนินงานของคุณ เพื่อที่คุณจะสามารถนำไปใช้ซ้ำในโครงการในอนาคตได้

เทมเพลต ClickUp Post-Mortemมอบเอกสารสรุปบทเรียนหลังโครงการที่พร้อมใช้งานให้คุณ เพื่อช่วยระบุแนวโน้มของโครงการ รวบรวมข้อมูลโครงการไว้ในเอกสารนี้ ตรวจสอบร่วมกับทีมของคุณ และแบ่งปันกับทุกคนหลังจากเสร็จสิ้น อย่าลืมทบทวนเอกสารสรุปบทเรียนหลังโครงการที่ผ่านมา ก่อนเริ่มโครงการถัดไป เพื่อสร้างผลงานที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นในอนาคต 💪

เคล็ดลับด่วน:

สร้างกระบวนการทำงานโครงการที่ดีขึ้นใน ClickUp

ขั้นตอนของโครงการช่วยให้การทำงานของคุณเป็นระบบมากขึ้น, ปรับปรุงคุณภาพของงานทีมคุณ, และนำไปสู่ประสิทธิภาพที่ดีขึ้นในทุกด้าน. 🏆

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดการโครงการแบบเป็นขั้นตอน ไม่เพียงแต่ ClickUp จะรวบรวมโครงการ งาน กระดานไวท์บอร์ด การแชท และเอกสารทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว แต่ยังสนับสนุนวิธีการจัดการโครงการที่มีโครงสร้างมากขึ้นอีกด้วย

ดูคุณสมบัติที่ช่วยรักษาสติได้ด้วยตัวคุณเอง:สร้างพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณฟรีตอนนี้