คู่มือทีละขั้นตอนสู่การเริ่มต้นโครงการที่ประสบความสำเร็จ

เริ่มต้นดีมีชัยไปครึ่งหนึ่ง

นักปรัชญาผู้ยิ่งใหญ่ อริสโตเติล ทราบถึงความสำคัญของการเริ่มต้นที่แข็งแกร่ง คำกล่าวที่ไม่มีวันล้าสมัยนี้สามารถนำไปใช้ได้ทั้งปรัชญาและทุกภารกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งโครงการของเรา

เราได้จัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับโครงการอย่างเหมาะสมแล้วหรือไม่? เราจะจัดการกับข้อจำกัดด้านงบประมาณได้อย่างไร? เราจะกำหนดมาตรฐานคุณภาพได้อย่างไร?

คำถามเช่นนี้มักเกิดขึ้นหากคุณไม่สามารถเริ่มต้นโครงการของคุณได้ดี การเริ่มต้นโครงการคือขั้นตอนที่สำคัญที่สุดของโครงการใด ๆ

อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์หรือมือใหม่ คำถามเกี่ยวกับการเริ่มต้นโครงการอาจทำให้คุณรู้สึกกังวลได้ ในบทความนี้ เราจะพาคุณไปรู้จักกับ ABC ของขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการ พร้อมด้วยขั้นตอนสำหรับการเริ่มต้นที่มีประสิทธิภาพ

อะไรคือการเริ่มต้นโครงการ?

สถาบันการจัดการโครงการแบ่ง วงจรชีวิตของโครงการออกเป็นห้าขั้นตอน:

บทความนี้มุ่งเน้นไปที่การเริ่มต้นโครงการ ตามชื่อที่บ่งชี้ไว้ การเริ่มต้นโครงการคือขั้นตอนแรกของโครงการ ซึ่งประกอบด้วยการกำหนดขอบเขตของโครงการในระดับกว้าง การขอการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญ และการสร้างฐานที่มั่นคงสำหรับโครงการ

ขั้นตอนนี้กำหนดอนาคตของโครงการของคุณ—จะดำเนินต่อไปหรือไม่? จะสามารถเริ่มโครงการได้ก็ต่อเมื่อได้รับการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเท่านั้น คุณต้องนำเสนอแนวคิดของคุณ ความเป็นไปได้ และคุณค่าทางธุรกิจเพื่อให้ได้รับการอนุมัตินั้น

ดังนั้น กิจกรรมที่เกี่ยวข้องในขั้นตอนนี้ประกอบด้วย:

การจัดการทุกแง่มุมภายในระยะเวลาที่จำกัดทำให้การบริหารโครงการเป็นเรื่องท้าทาย ดังนั้น ตลอดวงจรชีวิตของโครงการ คุณจำเป็นต้องมีเครื่องมือเพื่อช่วยคุณจัดการความเสี่ยง งาน ทรัพยากร และประสิทธิภาพ

เครื่องมือการจัดการโครงการของ ClickUpช่วยเร่งการวางแผนและการดำเนินโครงการ, ทำให้เกิดความโปร่งใส, ติดตามความสำคัญของคุณ, และช่วยให้คุณสามารถส่งมอบโครงการได้รวดเร็วและดีขึ้น

การเริ่มต้นโครงการ vs การวางแผนโครงการ

มันง่ายที่จะสับสนระหว่าง ระยะเริ่มต้นโครงการ กับการวางแผนโครงการ หลายคนใช้คำว่า "การเริ่มต้น" และ "การวางแผน" แทนกันเมื่อพูดถึงการบริหารโครงการ อย่างไรก็ตาม นี่คือสองคำที่แตกต่างกันอย่างชัดเจน

คุณทราบแล้วว่าการเริ่มต้นโครงการเกี่ยวข้องกับอะไรบ้าง ดังนั้นเรามาพูดถึงการวางแผนโครงการกัน การวางแผนโครงการเป็นขั้นตอนที่สองของการบริหารโครงการ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการกำหนดวัตถุประสงค์และผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง และทำงานในรายละเอียดปลีกย่อยของแผนเครื่องมือที่ใช้ในการวางแผนโครงการในขั้นตอนนี้ก็แตกต่างกันออกไป

เพื่อให้เข้าใจได้ดีขึ้น นี่คือความแตกต่างทั่วไประหว่างทั้งสอง:

ทำไมการเริ่มต้นโครงการอย่างแข็งแกร่งจึงมีความสำคัญ?

ระยะเริ่มต้นโครงการสามารถทำให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จหรือล้มเหลวได้ ระยะนี้มีความสำคัญอย่างยิ่ง ตั้งแต่การขออนุมัติโครงการไปจนถึงการรวบรวมทีมเพื่อให้บรรลุวิสัยทัศน์ของคุณ ขอให้เราไปดูความสำคัญของระยะนี้กัน

ความชัดเจนของวัตถุประสงค์

มันสร้างความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับ วัตถุประสงค์ เป้าหมาย และจุดประสงค์ ของโครงการ ซึ่งจะทำให้ทุกอย่างสอดคล้องกับขอบเขตของโครงการ และมีโอกาสเกิดการเปลี่ยนแปลงขอบเขตเพียงเล็กน้อย

การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การมีส่วนร่วมนี้เกี่ยวข้องกับการติดต่อสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณและได้รับการอนุมัติจากพวกเขา ยิ่งมีการมีส่วนร่วมตั้งแต่เนิ่นๆ โอกาสที่คุณจะได้รับการสนับสนุนและลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น ยิ่งคุณสามารถทำให้ผู้สนับสนุนระดับสูงของคุณเข้าร่วมได้เร็วเท่าไร โอกาสที่โครงการจะประสบความสำเร็จก็จะยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น

การระบุความเสี่ยง

ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับกระบวนการระบุและทำความเข้าใจความเสี่ยงต่างๆ มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการวางแผนโครงการและการลดผลกระทบจากความไม่แน่นอนที่มีต่อโครงการ

การจัดสรรทรัพยากร

มันช่วยในการจัดสรรทรัพยากรให้สอดคล้องกัน ซึ่งรวมถึงทรัพยากรบุคคล, ทรัพยากรทางการเงิน, และทรัพยากรทางเทคโนโลยีการจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสมช่วยลดโอกาสที่จะเกิดปัญหาคอขวดในระยะต่อไปการจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสมที่สุดจะทำให้โครงการของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นและมีปัญหาเพียงเล็กน้อย

การกำหนดขอบเขตและข้อจำกัดของโครงการ

ระยะนี้ยังรวมถึงการกำหนดขอบเขตของโครงการอย่างชัดเจนด้วย ซึ่งเมื่อรวมกับการระบุข้อจำกัดและสมมติฐานแล้ว จะเป็นการวางรากฐานสำหรับการวางแผนและความคาดหวังที่เป็นจริง

การอนุมัติกฎบัตรโครงการ

เอกสารโครงการ (Project Charter) มีความเทียบเท่ากับการมีอยู่ของโครงการ. เอกสารนี้ให้การรับรองอย่างเป็นทางการถึงการมีอยู่ของโครงการ. ด้วยเอกสารนี้ คุณจะได้รับอำนาจในการเริ่มกิจกรรมของโครงการ.

การสร้างความสื่อสาร

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จของโครงการใด ๆ ก็ตาม. ขั้นตอนนี้จะกำหนดช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพที่สุดระหว่างทีมโครงการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก.

ในขณะที่สิ่งนี้ได้รับการตรวจสอบตลอดระยะเวลาของโครงการ (และ หลังการดำเนินการโครงการ) เพื่อป้องกันการสื่อสารที่ผิดพลาด มันช่วยป้องกันการสูญเสียเวลาและทรัพยากร

พื้นฐานสำหรับการวางแผน

การเริ่มต้นที่มั่นคงจะวางรากฐานที่แข็งแกร่งสำหรับขั้นตอนการวางแผนโครงการ ด้วยขั้นตอนการเริ่มต้นที่ดำเนินการอย่างดี คุณสามารถมั่นใจได้ว่าการวางแผนที่เหลือทั้งหมดจะอยู่บนพื้นฐานของข้อมูลที่ถูกต้องและความเข้าใจอย่างถ่องแท้ในข้อกำหนดของโครงการ

ดังนั้น ระยะเริ่มต้นจึงเป็นการกำหนดทิศทางและข้อกำหนดด้านทรัพยากรของโครงการของคุณ โดยจะช่วยให้มั่นใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีมทุกคนมีความเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับเป้าหมาย ขอบเขต วัตถุประสงค์ และวิธีการดำเนินงาน

5 ขั้นตอนสู่การเริ่มต้นโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อคุณทราบถึงเหตุผลและเวลาที่เหมาะสมในการเริ่มต้นโครงการแล้ว ต่อไปเรามาดูวิธีการกันบ้าง เราจะมั่นใจได้อย่างไรว่าขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการมีประสิทธิภาพ? คำตอบนั้นง่ายมาก—ด้วยความละเอียดรอบคอบ เครื่องมือบริหารโครงการที่เหมาะสม และขั้นตอนเหล่านี้! และอย่าลืม ปฏิบัติตามหลักการบริหารโครงการด้วย

1. สร้างเอกสารกำหนดขอบเขตโครงการ

เอกสารโครงการ (Project Charter) เป็นเอกสารที่มีความสำคัญอย่างยิ่งในวงจรชีวิตการจัดการโครงการ. เอกสารนี้ทำให้โครงการของคุณเป็นทางการ และมอบทิศทางให้กับทุกคน. วัตถุประสงค์พื้นฐานของเอกสารนี้คือ:

เอกสารกำหนดโครงการ (Project Charter) แตกต่างจากกรณีศึกษาทางธุรกิจ (Business Case) อย่างมากกรณีศึกษาทางธุรกิจใช้สำหรับโครงการขนาดใหญ่ที่มีรายการมากกว่า ในขณะที่เอกสารกำหนดโครงการใช้สำหรับโครงการขนาดเล็กที่มีรายการน้อยกว่า

เนื้อหาของกฎบัตรโครงการของคุณ

นี่คือสิ่งที่คุณควรรวมไว้ขณะสร้างเอกสารกำหนดขอบเขตโครงการ:

โดยสรุป ให้ครอบคลุมถึงเหตุผล วัตถุประสงค์ และผู้เกี่ยวข้อง: ทำไมโครงการนี้ถึงมีอยู่? ขอบเขตของโครงการคืออะไร? และใครจะเป็นผู้รับผิดชอบโครงการนี้? วิธีที่ดีที่สุดในการสร้างเอกสารกำหนดขอบเขตโครงการที่ครอบคลุม คือการใช้ แม่แบบเอกสารกำหนดขอบเขตโครงการ

วิธีการสร้างเอกสารกำหนดขอบเขตโครงการ

เอกสารโครงการของคุณจะมีความสำคัญอย่างยิ่งในการให้ข้อมูลและโน้มน้าวผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ดังนั้นเอกสารนี้ควรมีความน่าสนใจ ใช้ภาพเช่นแผนภูมิแกนต์หรือมุมมองไทม์ไลน์เพื่อให้ดูน่าสนใจ ด้วยวิธีนี้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณจะสามารถเข้าใจข้อมูลได้ง่ายขึ้น

อีกสิ่งหนึ่งที่ควรจำไว้คือให้สมาชิกที่สำคัญของทีมมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้ สำนักงานบริหารโครงการหรือ PMO ทำงานเป็นทีมและกลุ่ม กระบวนการเริ่มต้นโครงการเป็นขั้นตอนสำคัญของวงจรชีวิตโครงการที่ต้องมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักหลายฝ่ายตั้งแต่เริ่มต้น

ข้อดีคือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการส่วนใหญ่มีคุณสมบัติที่ช่วยในการทำงานร่วมกันและแสดงผลเป็นภาพ ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่างด้วยตนเอง

ผู้จัดการโครงการใช้เทมเพลตโครงการของ ClickUpเพื่อสรุปเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของพวกเขาอย่างครอบคลุม มันมีรายการตรวจสอบที่ใช้งานง่ายสำหรับการติดตามความคืบหน้าและตัวเลือกการแชร์เอกสารที่ยืดหยุ่นกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย สิ่งที่คุณต้องทำคือสมัครใช้ ClickUp เพิ่มเทมเพลต และเชิญสมาชิกเข้าสู่พื้นที่ทำงานของคุณเพื่อเริ่มการทำงานร่วมกัน

2. ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของคุณ

ขั้นตอนต่อไปในการเริ่มต้นโครงการคือการค้นหาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักที่จะลงนามอนุมัติโครงการของคุณ สถาบันการจัดการโครงการ (Project Management Institute) ให้คำนิยามผู้มีส่วนได้ส่วนเสียว่าเป็นบุคคลที่มีอิทธิพลต่อโครงการหรือได้รับผลกระทบจากโครงการ เช่น ผู้นำระดับสูง ผู้สนับสนุนโครงการ เป็นต้น

พวกเขาจัดหาทรัพยากรและอนุมัติสำหรับโครงการ และความพึงพอใจของพวกเขาเป็นปัจจัยสำคัญในความสำเร็จของโครงการ

มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสองประเภท:

อีกวิธีหนึ่งในการระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการตามวิธีนี้ ให้แบ่งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณออกเป็นสี่กลุ่ม:

ผู้คนในกลุ่มแรกคือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของคุณ ด้วยการมีผู้คนเหล่านี้อยู่เคียงข้าง โครงการของคุณจะมีโอกาสประสบความสำเร็จมากขึ้น เนื่องจากพวกเขาช่วยระบุความเสี่ยงและนำประสบการณ์ของพวกเขามาร่วมด้วย และอย่าลืมสร้างทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย สิ่งนี้จะช่วยให้คุณปรับความถี่และวิธีการสื่อสารกับพวกเขาให้สอดคล้องกัน

อีกส่วนสำคัญในขั้นตอนนี้คือการกำหนดวิธีการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างมากในระหว่างการสื่อสารภายในทีมด้วย เลือกเครื่องมือสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่เหมาะสม ซึ่งรวมถึงเครื่องมือที่เรียบง่าย เช่น อีเมล, Skype หรือสิ่งที่ใช้งานง่ายกว่า เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

3. นำเสนอโครงการของคุณ

เมื่อคุณได้ค้นหาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักแล้ว ขั้นตอนต่อไปในการเริ่มต้นโครงการคือการนำเสนอโครงการของคุณต่อพวกเขา การนำเสนอโครงการหมายถึงการนำเสนอและสนับสนุนโครงการของคุณ เมื่อทำสำเร็จ คุณจะได้รับ การสนับสนุน ทรัพยากร และการประสานงานจากผู้ที่สามารถมีอิทธิพลต่อโครงการของคุณได้

นี่คือองค์ประกอบที่ควรพิจารณาเมื่อนำเสนอโครงการของคุณ:

4. ดำเนินการศึกษาความเป็นไปได้

ขั้นตอนต่อไปในการเริ่มต้นโครงการคือการดำเนินการศึกษาความเป็นไปได้ การศึกษานี้จะประเมินความเป็นไปได้ของโครงการของคุณโดยใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ ยืนยันโอกาสทางการตลาด และรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมก่อนที่คุณจะตัดสินใจขั้นสุดท้าย

โดยพื้นฐานแล้ว มันตอบคำถามต่อไปนี้:

การศึกษาความเป็นไปได้จะดำเนินการหลังจากนำเสนอโครงการแล้ว คุณสามารถดำเนินการไปพร้อมกับการวิเคราะห์ SWOT และการประเมินความเสี่ยงของโครงการได้ ต่อไปนี้คือขั้นตอนในการดำเนินการศึกษา:

เครื่องมือการจัดการโครงการเช่นClickUp ช่วยให้คุณติดตามข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการศึกษาความเป็นไปได้ ตรวจสอบความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ ทำงานร่วมกันได้ทันทีและง่ายดาย เปิดใช้งาน Team View และปรับปรุงกระบวนการทั้งหมดให้มีประสิทธิภาพ

ก่อนที่จะทำการศึกษาความเป็นไปได้ ควรพิจารณาว่าโครงการของคุณจำเป็นต้องทำหรือไม่ เนื่องจากต้องใช้เวลาและทรัพยากรพอสมควร จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องตัดสินใจให้แน่ชัด โดยทั่วไปแล้ว คุณไม่จำเป็นต้องทำสำหรับการโครงการขนาดเล็กที่ไม่มีผลกระทบระยะยาวที่สำคัญต่อองค์กรของคุณ และคุณไม่จำเป็นต้องทำซ้ำหากเคยทำโครงการหรือการศึกษาที่คล้ายคลึงกันภายในสามปีที่ผ่านมา

5. ค้นหาคนที่มีใจเดียวกัน

เมื่อได้รับการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในทางหนึ่ง และความเป็นไปได้ของโครงการในทางหนึ่ง คุณก็พร้อมที่จะเริ่มโครงการของคุณแล้ว สิ่งที่เหลืออยู่คือการค้นหาทีมในฝันของคุณ ทีมโครงการประกอบด้วยบุคคลจากแผนกต่าง ๆ ตามความต้องการของคุณ

สมาชิกทั่วไปของทีมประกอบด้วย:

ทีมโครงการอาจมีสมาชิกเพิ่มเติมได้ ขึ้นอยู่กับความต้องการ ในท้ายที่สุด เป้าหมายของคุณควรเป็นการจัดตั้งทีมที่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีประสบการณ์และทักษะที่เหมาะสม คุณสามารถจ้างบุคลากรใหม่หรือมอบหมายงานให้กับพนักงานที่มีอยู่เดิมก็ได้

ด้วยทีมงานขนาดใหญ่ การติดตามความคืบหน้าของสมาชิกในทีมอาจเป็นเรื่องยาก อย่างไรก็ตาม คุณสามารถติดตามความคืบหน้าของพนักงานแต่ละคนได้โดยใช้สถานะมุมมองทีมที่มีอยู่ในเครื่องมือจัดการโครงการของคุณ

สรุป

ในฐานะขั้นตอนแรก ของการพัฒนาโครงการ ขั้นตอนการเริ่มต้นมีอิทธิพลอย่างมากต่อส่วนที่เหลือของโครงการ

การตัดสินใจในระยะนี้มีผลกระทบต่อวงจรชีวิตของโครงการทั้งหมด กำหนดทิศทางของโครงการ และเป็นตัวกำหนดความสำเร็จในท้ายที่สุดของโครงการ บทความนี้จะพาคุณไปสู่ขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการที่ดีที่สุดผ่านแต่ละขั้นตอนที่ได้รับการกล่าวถึง

การทำตามขั้นตอนเหล่านี้จะทำให้การเริ่มต้นโครงการของคุณฉลาดและแข็งแกร่งขึ้น และอย่าลืมว่าอย่าให้พลังงานนี้หมดไปตลอดโครงการ ให้แน่ใจว่าทุกแง่มุม รวมถึงตารางเวลาของโครงการการสร้างศักยภาพ การจัดการคุณภาพ และอื่น ๆ เริ่มต้นและสิ้นสุดด้วยพลังงานเดียวกัน (หรือดีกว่า!)