คุณได้คิดค้นวิธีการจัดเก็บเอกสารที่ยอดเยี่ยมในบริษัทของคุณ—มันรวดเร็วและง่ายต่อการนำไปใช้. แต่เพื่อนร่วมงานของคุณก็ได้พัฒนาระบบที่ไม่เหมือนใคร ซึ่งบังเอิญแตกต่างจากของคุณมาก.
การมาตรฐานกระบวนการเป็นวิธีแก้ไขที่สมบูรณ์แบบสำหรับความไม่แน่นอนที่มาพร้อมกับการทำงานที่ไม่มีระเบียบ. มันช่วยให้คุณสามารถ กำหนดกฎและขั้นตอนที่ชัดเจน, สม่ำเสมอ, และสอดคล้องกัน สำหรับการเสร็จสิ้นงานและการดำเนินการในองค์กรของคุณ.
การมาตรฐานกระบวนการทำงานเป็นอย่างไร? และมันสามารถให้ประโยชน์แก่บริษัทของคุณได้อย่างไร? เราจะหารือเกี่ยวกับขั้นตอนในการปรับปรุงการมาตรฐานกระบวนการทำงาน และแบ่งปันคำแนะนำที่เป็นประโยชน์เพื่อช่วยให้คุณก้าวไปสู่ความสำเร็จ 😍
มาตรฐานกระบวนการคืออะไร?
การมาตรฐานกระบวนการคือการปฏิบัติในการกำหนดกฎเกณฑ์ที่พนักงานของคุณควรปฏิบัติตามเมื่อเผชิญกับงานและหน้าที่เฉพาะเจาะจง มันมีพื้นฐานมาจากแนวคิดที่ว่าบริษัทต้องรักษาความสม่ำเสมอในระดับหนึ่งเพื่อให้การดำเนินงานดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด
เป้าหมายคือการให้ทุกคนในบริษัทของคุณสามารถจัดการกระบวนการทางธุรกิจในลักษณะเดียวกัน ซึ่งจะช่วยรักษาความสม่ำเสมอสูงสุดและลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาด
ตัวอย่างที่ยอดเยี่ยมและเข้าใจง่ายของการมาตรฐานกระบวนการคือ แมคโดนัลด์. ด้วยจำนวนสาขาเกิน40,000 แห่งทั่วโลก คุณอาจคิดว่าอาจมีบางสิ่งที่แตกต่างกันเล็กน้อยในวิธีการทำเบอร์เกอร์บิ๊กแมคที่เป็นสัญลักษณ์ของพวกเขา.
แต่คิดใหม่อีกครั้ง! ไม่ว่าคุณจะไปที่แมคโดนัลด์ในสหรัฐอเมริกา, เซอร์เบีย, หรือออสเตรเลีย, บิ๊กแมคของคุณจะมีรสชาติเหมือนเดิมทุกครั้ง! ทั้งหมดนี้เป็นเพราะกระบวนการทำงานที่เป็นมาตรฐานเดียวกันและมีการควบคุมอย่างเข้มงวด ซึ่งทำให้คุณได้รับคุณภาพและบริการที่คุณคาดหวังทุกครั้งที่มาใช้บริการ 🍔
ทำไมการมาตรฐานกระบวนการจึงมีความสำคัญ?
หากทำอย่างถูกต้อง การมาตรฐานกระบวนการสามารถนำมาซึ่งผลลัพธ์เชิงบวกมากมาย ตั้งแต่การปรับปรุงคุณภาพของบริการหรือสินค้า ไปจนถึงการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากรและแม้กระทั่งการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย มาดูกันให้ละเอียดถึงประโยชน์หลักบางประการที่ทำให้การมาตรฐานกระบวนการมีความสำคัญอย่างยิ่ง:
- การสร้างความสม่ำเสมอ: การมาตรฐานกระบวนการหมายถึงการมีแนวทางและกฎเกณฑ์ที่ชัดเจนในการดำเนินงานหรือโครงการ ซึ่งท้ายที่สุดจะนำไปสู่การมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการที่มีคุณภาพสม่ำเสมอให้แก่ลูกค้า
- การปรับปรุงประสิทธิภาพ: การมาตรฐานกระบวนการส่งผลให้ขั้นตอนและการดำเนินงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น กระบวนการทางธุรกิจเหล่านี้ช่วยลดปัญหาคอขวด ขั้นตอนที่ซ้ำซ้อนหรือซ้ำซ้อน และการสูญเสียทรัพยากร
- ขจัดความสับสน: การมีขั้นตอนที่ชัดเจนและเป็นมาตรฐานช่วยให้พนักงานของคุณรู้ว่ากำลังทำอะไรอยู่ ลดโอกาสของความเข้าใจผิดและการสื่อสารที่คลาดเคลื่อน ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการพัฒนาโครงการใหม่และการจัดการโครงการที่มีอยู่
- การลดต้นทุนการดำเนินงาน: การกำหนดมาตรฐานกระบวนการสามารถช่วยให้คุณลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นและเพิ่มประสิทธิภาพผลตอบแทนของคุณได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับกระบวนการที่ซับซ้อน
- การฝึกอบรมและการปฐมนิเทศที่ง่ายขึ้น: การฝึกอบรมพนักงานใหม่เป็นเรื่องง่ายและรวดเร็วขึ้นด้วยขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานที่ชัดเจน
- ความพึงพอใจของพนักงาน: พนักงานรู้สึกเครียดน้อยลงเมื่อมีแนวทางที่โปร่งใสและละเอียด รวมถึงเอกสารกระบวนการทำงานที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการปฏิบัติงานและสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา
- ปรับปรุง บริการลูกค้า: การจัดตั้งขั้นตอนสำหรับการยื่นเอกสารและการสื่อสารกับลูกค้าจะสร้างความประทับใจที่ดีและยกระดับความพึงพอใจของลูกค้า
วิธีปรับปรุงมาตรฐานกระบวนการในองค์กรของคุณ
การเลือกที่จะเริ่มต้นการเดินทางสู่การมาตรฐานกระบวนการเป็นก้าวแรกที่สำคัญในการกระตุ้นประสิทธิภาพและผลผลิต ทำให้ทีมของคุณมีความสุข และเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า อย่างไรก็ตาม การเข้าใจวิธีการมาตรฐานกระบวนการทางธุรกิจก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน
นั่นคือเหตุผลที่เรามาที่นี่ พร้อมที่จะแบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดซึ่งผ่านการทดสอบในสนามรบมาแล้ว ผ่านคู่มือที่เรียบง่ายและเป็นขั้นตอน เราจะใช้งานClickUp ซึ่งเป็นเครื่องมือจัดการงานและโครงการระดับชั้นนำ ที่ทำให้การมาตรฐานกระบวนการเป็นเรื่องง่าย
ขั้นตอนที่ 1: จดบันทึกและจินตนาการกระบวนการทางธุรกิจหลักที่ต้องการมาตรฐาน
ทุกความพยายามในการมาตรฐานกระบวนการเริ่มต้นด้วยการค้นหาว่า กระบวนการทางธุรกิจใดที่ต้องการการมาตรฐาน เป็นอันดับแรก ไม่ใช่ทุกขั้นตอนที่มีความสำคัญเท่ากัน และคุณไม่สามารถมาตรฐานทั้งหมดได้ในครั้งเดียว ดังนั้นคุณจำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญ
วิเคราะห์กระบวนการทำงานของคุณและระบุกระบวนการทางธุรกิจที่สร้างคุณค่าสูงสุดให้กับบริษัทของคุณ—กระบวนการเหล่านี้คือกระบวนการที่ได้มาตรฐานซึ่งจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการทำให้เป็นมาตรฐาน
ตัวอย่างเช่น คุณอาจพบว่าแผนกบริการลูกค้าของคุณใช้วิธีการที่แตกต่างกันในการแก้ไขปัญหาเดียวกัน กล่าวคือ ได้ผลลัพธ์เหมือนกัน ขั้นตอนต่อไปของคุณคือการรวบรวมทีมงานและระบุกระบวนการที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการจัดการงานบริการลูกค้าเฉพาะงานนั้น
คุณสามารถทำได้และมากกว่านั้นโดยใช้ClickUp Docs— คุณสมบัติการจัดการเอกสารที่ไม่เหมือนใครสำหรับการสร้าง แก้ไข แชร์ และเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกัน สร้างเอกสาร ClickUp Doc สำหรับแต่ละกระบวนการ เชิญสมาชิกทีมที่เกี่ยวข้องมาร่วมกันทำงาน และพัฒนาความคิดเกี่ยวกับการมาตรฐานในเวลาจริง
คุณสามารถมอบหมายงานที่ได้ผลโดยตรงในเอกสารได้ โดยการแปลงข้อความให้เป็นการมอบหมายที่สามารถติดตามได้ หรือติดแท็กสมาชิกทีมด้วยความคิดเห็นเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานทางธุรกิจ
การมีขั้นตอนการทำงานที่มีอยู่แล้วเป็นลายลักษณ์อักษรเป็นขั้นตอนแรกที่จำเป็น—การมองเห็นภาพช่วยให้การบันทึกขั้นตอนการทำงานของคุณก้าวไปอีกระดับ สำหรับสิ่งนี้ คุณสามารถใช้ClickUp Whiteboards ซึ่งเป็นกระดานดิจิทัลที่เหมาะสำหรับการระดมความคิด การทำงานร่วมกันแบบภาพ และการปลดปล่อยความคิดสร้างสรรค์
ใช้ไวท์บอร์ดเพื่อเปลี่ยนแนวคิดให้กลายเป็นไอเดียแบบเรียลไทม์ เพิ่มบันทึก และหารือแนวทางที่ดีที่สุดในการทำให้กระบวนการเป็นมาตรฐานร่วมกับทีมของคุณ
ขั้นตอนที่ 2: กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน
การมาตรฐานกระบวนการไม่ได้ง่ายเพียงแค่พูดว่า "นี่คือวิธีที่เราจะทำภารกิจนี้ตั้งแต่บัดนี้เป็นต้นไป"
มันมักเกี่ยวข้องกับการปรับเปลี่ยนและคิดค้นกระบวนการมาตรฐานใหม่ หรือแม้กระทั่งการสร้างกระบวนการใหม่ทั้งหมด ที่สำคัญที่สุดคือ คุณไม่สามารถคาดหวังที่จะเห็นผลลัพธ์จากความพยายามในการมาตรฐานของคุณได้ในชั่วข้ามคืน
เพื่อให้อยู่บนเส้นทางที่ถูกต้อง คุณจำเป็นต้องมี เป้าหมายมาตรฐานกระบวนการ ที่ชัดเจนและวัดผลได้ การกำหนดเป้าหมายดังกล่าวจะช่วยชี้นำความพยายามของคุณและช่วยให้คุณติดตามความก้าวหน้าได้ แน่นอนว่าเป้าหมายเหล่านี้เป็นเพียงแนวทางเท่านั้น—คุณสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามเวลาเพื่อส่งเสริมการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
ClickUp Goalsคือสิ่งที่คุณต้องการเพื่อช่วยให้ทีมของคุณอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง และเชื่อมโยงการทำงานของคุณกับเป้าหมายของคุณ. คุณสมบัติช่วยคุณตั้งเป้าหมาย และวัดความสำเร็จได้อย่างง่ายดาย.
สิ่งที่คุณต้องทำคือเชื่อมโยงงานหรือรายการกับเป้าหมาย และ ClickUp จะติดตามความคืบหน้าโดยอัตโนมัติเมื่อคุณทำเสร็จ 🏅
ใช้โฟลเดอร์ของ ClickUp เพื่อจัดระเบียบและจัดการเป้าหมาย รวมถึงติดตามวงจรสปรินต์และ OKR เพิ่มคำอธิบายเฉพาะเพื่อจัดหมวดหมู่เป้าหมาย กำหนดเส้นตาย และแชร์เป้าหมายของคุณกับสมาชิกทีมที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอนที่ 3: สร้างแผนผังกระบวนการ
การวางแผนกระบวนการช่วยให้คุณมองเห็นภาพกระบวนการได้ชัดเจน ระบุจุดที่มีประสิทธิภาพและจุดที่ควรปรับปรุง รวมถึงลำดับเหตุการณ์และงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง ด้วยเหตุนี้ การวางแผนกระบวนการจึงมีบทบาทสำคัญในการมาตรฐานกระบวนการ—ช่วยให้คุณเข้าใจกระบวนการ ระบุความไม่สอดคล้อง ระบุแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด และสร้างกฎใหม่ ๆ บนพื้นฐานของแนวทางเหล่านั้น ✨
วางแผนกระบวนการของคุณได้อย่างง่ายดายด้วยClickUp Mind Maps ตัวเลือกที่ไม่เหมือนใครที่ช่วยให้คุณวางแผน จัดระเบียบ และเชื่อมโยงความคิด งาน และโครงการต่างๆ แผนที่เหล่านี้มี การออกแบบแบบลากและวาง ช่วยให้คุณสร้างการเชื่อมโยงและสร้างภาพที่โดดเด่นได้
เลือกระหว่างแผนผังความคิดแบบงานหรือแบบโหนด, แชร์กับเพื่อนร่วมงาน, และปรับแต่งได้ตามต้องการโดยไม่ต้องกังวล
ไม่อยากสร้างแผนผังความคิดจากศูนย์ใช่ไหม? เทมเพลตของ ClickUp พร้อมช่วยคุณแล้ว! ส่วนที่เตรียมไว้ล่วงหน้า จะนำคุณผ่านกระบวนการสร้างแผนผังความคิดทั้งหมดอย่างครบถ้วน
เราขอแนะนำเทมเพลตกระดานไวท์บอร์ดแผนผังกระบวนการ ClickUp และเทมเพลตแผนผังกระบวนการ PDCA ของ ClickUp เนื่องจากทั้งสองช่วยให้คุณแยกกระบวนการออกเป็นหมวดหมู่เพื่อการจัดการที่ง่ายขึ้น
ขั้นตอนที่ 4: สร้างขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน
มาตรฐานการปฏิบัติงาน (SOPs) เป็นหัวใจของการมาตรฐานกระบวนการ เนื่องจากเป็นสิ่งที่รับประกันความสม่ำเสมอและเพิ่มประสิทธิภาพ คุณจะใช้ SOPs เพื่อกำหนดคำแนะนำขั้นตอนต่อขั้นตอนสำหรับการจัดการงานและกิจกรรมต่าง ๆ
เมื่อพิจารณาถึงความสำคัญของ SOPs คุณจำเป็นต้องระมัดระวังเป็นพิเศษเมื่อทำการร่างเอกสารเหล่านี้ ควรทำให้กระชับและละเอียดถี่ถ้วน ไม่เปิดโอกาสให้เกิดความไม่แน่นอนหรือข้อสงสัยใดๆ
กลับมาใช้ ClickUp Docs อีกครั้งเพื่อร่าง SOP ของคุณ—เพิ่มสมาชิกทีมที่เกี่ยวข้องไปยังเอกสารของคุณและสร้างแนวทางที่ครอบคลุมในการจัดการกับสถานการณ์และงานต่างๆ ภายในบริษัทของคุณ ร่วมมือกับทีมของคุณแบบเรียลไทม์, แสดงความคิดเห็น, และคิดค้นขั้นตอนที่สร้างคุณค่าสูงสุด
เนื่องจากการร่าง SOP ที่มีคุณภาพสูงสุดต้องใช้ทักษะบางอย่าง คุณอาจรู้สึกมั่นใจมากขึ้นเมื่อใช้ เทมเพลต SOP ของ ClickUp ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้เทมเพลต SOP ของ ClickUp—เทมเพลตเอกสารนี้มีคำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งที่ควรรวมในแต่ละส่วนของเอกสาร
ด้วยวิธีนี้ คุณจะลดความเสี่ยงที่ข้อมูลสำคัญจะตกหล่นไปได้
คุณยังสามารถใช้เทมเพลตขั้นตอนการทำงานมาตรฐานของ ClickUp ได้อีกด้วย นี่เป็นเทมเพลตเอกสารอีกแบบหนึ่งที่ช่วยให้คุณกำหนดมาตรฐานกระบวนการต่างๆ เช่น การปฐมนิเทศ การฝึกอบรม และการเลื่อนตำแหน่งพนักงาน
ขั้นตอนที่ 5: อัตโนมัติกระบวนการที่ทำซ้ำ
ทีมของคุณใช้เวลาไปกับงานซ้ำๆ ที่ไม่ได้สร้างคุณค่าให้กับบริษัทมากนักหรือไม่? หากใช่ มีวิธีง่ายๆ ที่จะเปลี่ยนแปลงสิ่งนี้และให้พนักงานของคุณมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญกว่า—ClickUp Automations
ระบบอัตโนมัติช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาด และทำให้กระบวนการของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น ระบบอัตโนมัติประกอบด้วย:
- ทริกเกอร์: เหตุการณ์ที่กระตุ้นการทำงานของระบบอัตโนมัติ (คุณสามารถนำไปใช้กับงาน, งานย่อย, หรือทั้งสองอย่าง)
- เงื่อนไข: เกณฑ์ที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อให้ระบบอัตโนมัติเริ่มทำงาน
- การกระทำ: เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นหลังจากเงื่อนไขเป็นจริง
ClickUp ให้คุณมีตัวเลือกหลายอย่างในการใช้ระบบอัตโนมัติ หากคุณต้องการผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง คุณสามารถสร้างระบบอัตโนมัติแบบกำหนดเองได้ หรือคุณสามารถใช้ทางลัดโดยใช้เทมเพลตระบบอัตโนมัติที่มีทริกเกอร์และการดำเนินการที่เตรียมไว้แล้วได้ พวกมันสามารถปรับแต่งได้และเหมาะกับกระบวนการของคุณได้ดี
หากระบบอัตโนมัติของคุณเชื่อมต่อกับแอปอื่น เช่น Calendly, GitHub หรือ Hubspot คุณสามารถสร้างระบบอัตโนมัติแบบผสานการทำงานได้เสมอ
ขั้นตอนที่ 6: สื่อสารขั้นตอนใหม่
การมาตรฐานกระบวนการมักหมายถึงการเปลี่ยนแปลงอย่างมีนัยสำคัญในวิธีที่เพื่อนร่วมทีมของคุณทำภารกิจ. ช่วยให้พวกเขาเข้าใจการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ผ่านการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ. ซึ่งหมายความว่าคุณควรมีทุกอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร และอัปเดตผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับทุกรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับงานของพวกเขา.
นอกจากนี้ หากการมาตรฐานกระบวนการเกี่ยวข้องกับการใช้เครื่องมือและขั้นตอนใหม่ ๆ ให้แน่ใจว่าคุณได้ฝึกอบรมทีมของคุณอย่างถูกต้อง ด้วยวิธีนี้ พวกเขาจะสามารถเข้าถึงกระบวนการใหม่ ๆ ได้อย่างมั่นใจ และมั่นใจได้ 100% ว่าพวกเขารู้ว่าพวกเขากำลังทำอะไรอยู่
ClickUp ช่วยให้คุณสื่อสารกับทีมของคุณและรักษาความโปร่งใสคุณมีมุมมองแชท ซึ่งคุณสามารถแชร์การอัปเดต มอบหมายงานที่ต้องดำเนินการ และแนบลิงก์และไฟล์ได้
คุณยังสามารถเพิ่มบุคคลที่เกี่ยวข้องใน ClickUp Docs และ ClickUp Whiteboards ได้อีกด้วย ขอให้พวกเขาแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการมาตรฐานกระบวนการ และให้พวกเขามีส่วนร่วมในกระบวนการตัดสินใจ
หากทีมของคุณมักสื่อสารผ่านอีเมล คุณสามารถใช้Email in ClickUp ClickAppเพื่อส่งและรับอีเมลโดยไม่ต้องออกจากแพลตฟอร์ม เพื่อรวมศูนย์การทำงานของคุณ 📩
เทมเพลตเอกสารกระบวนการของ ClickUpสามารถช่วยให้คุณร่างรายละเอียดทุกกระบวนการและแชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้คำแนะนำของเราคือเทมเพลตเอกสารแผนกระบวนการของ ClickUp และเทมเพลตสร้างกระบวนการอย่างมีประสิทธิภาพของ ClickUp
ขั้นตอนที่ 7: วิเคราะห์และติดตามทุกขั้นตอน
คุณได้สร้างขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน หารือกับทีมของคุณ และเริ่มดำเนินการตามแผนแล้ว แต่การทำงานของคุณยังไม่จบเพียงเท่านี้ เพื่อให้ประสบความสำเร็จอย่างต่อเนื่อง คุณจำเป็นต้องติดตามและวิเคราะห์อย่างใกล้ชิด
ด้วยแดชบอร์ด ClickUp คุณสามารถทำได้ นี่คือศูนย์ควบคุมของคุณสำหรับการสังเกตและติดตามประสิทธิภาพของทุกกระบวนการภายในบริษัทของคุณ ใช้แดชบอร์ดเพื่อติดตามปริมาณงานและประสิทธิภาพของทีมคุณ, แสดงภาพทรัพยากร, วางแผนและจัดการเป้าหมาย, และได้รับข้อมูลเชิงลึกอย่างละเอียดในทุกแง่มุมของกระบวนการ
เลือกจากวิดเจ็ตกว่า 50 รายการที่มีให้เพื่อตรวจสอบแง่มุมเฉพาะของกระบวนการของคุณและระบุพื้นที่ที่อาจปรับปรุงได้
ตัวอย่างการมาตรฐานกระบวนการ
เราได้ครอบคลุมส่วนทฤษฎีของการมาตรฐานกระบวนการแล้ว มาดูกันว่ามันทำงานอย่างไรในทางปฏิบัติโดยใช้ตัวอย่างจริงสองตัวอย่าง
บริการลูกค้า
มาดูทีมสนับสนุนลูกค้าในบริษัทที่ให้บริการแพลตฟอร์มสตรีมมิ่งสื่อแบบสมัครสมาชิกกัน งานของพวกเขาคือการตอบอีเมลและให้ข้อมูลที่ถูกต้องและเกี่ยวข้องแก่ลูกค้าปัจจุบันและลูกค้าที่มีศักยภาพ
ทีมประกอบด้วย 10 คน และทุกคนมีวิธีการตอบอีเมลของลูกค้าในแบบของตัวเอง ตัวอย่างเช่น เจนนี่รักษาโทนการสื่อสารที่เป็นกันเองและสุภาพ ในขณะที่จอห์นชอบรักษาความเป็นมืออาชีพ
การมีบุคลิกและวิธีการที่หลากหลายในทีมอาจทำให้ลูกค้าสับสนและทิ้งความประทับใจในแง่ลบ เนื่องจากพวกเขาไม่เคยรู้ว่าจะคาดหวังอะไร นอกจากนี้ ทีมมักจะยุ่งอยู่เสมอ ทำให้อีเมลของลูกค้าบางฉบับอาจสูญหายในความวุ่นวาย
การมาตรฐานกระบวนการในการจัดการคำขอของลูกค้าผ่านทางอีเมลสามารถช่วยคุณประหยัดเวลา, มีประสิทธิภาพมากขึ้น, และรับประกันความสม่ำเสมอ.
คุณควรเริ่มต้นด้วยการ วิเคราะห์กระบวนการทำงานปัจจุบันของธุรกิจ พิจารณาเวลาตอบสนอง การสร้างและจัดหมวดหมู่ตั๋วงาน การจัดลำดับความสำคัญ และการรวบรวมข้อเสนอแนะจากลูกค้า จินตนาการภาพกระบวนการทั้งหมดเพื่อทำความเข้าใจให้ดียิ่งขึ้นและระบุจุดที่ต้องให้ความสนใจ
ตอนนี้ถึงเวลาที่จะ ตั้งเป้าหมาย แล้ว ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าของคุณบ่นเกี่ยวกับเวลาตอบสนองที่ช้า คุณควรเน้นการปรับปรุงตัวชี้วัดนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป้าหมายของคุณสามารถวัดได้ เพื่อให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าได้ตลอดเวลา
ต่อไป คุณควร สร้างคู่มือมาตรฐานปฏิบัติการ (SOPs) บันทึกวิธีการที่ตัวแทนบริการลูกค้าควรตอบกลับอีเมล คุณสามารถใช้เทมเพลตเพื่อสร้างคู่มือขั้นตอนอย่างละเอียดในการจัดการกับอีเมลประเภทต่างๆ นอกจากนี้ คุณยังสามารถพัฒนาวิธีการจัดหมวดหมู่และจัดลำดับความสำคัญของอีเมลเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าทุกคนได้รับการตอบกลับ
ระบบอัตโนมัติ สามารถมีบทบาทสำคัญที่นี่—ใช้ระบบเหล่านี้เพื่อส่งอีเมลยืนยันไปยังลูกค้า, ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลถึงตัวแทนที่ถูกต้อง, และขอความคิดเห็นจากลูกค้า
แชร์ SOP ของคุณกับทีมทั้งหมด ตรวจสอบร่วมกัน และตอบคำถามที่ตัวแทนอาจมี ใช้ SOP สำหรับการฝึกอบรมพนักงานใหม่และเพื่อเสริมสร้างการดำเนินงานของธุรกิจของคุณให้มั่นคงยิ่งขึ้น
สุดท้าย อย่าลืมทบทวนกระบวนการทำงานของธุรกิจของคุณเป็นระยะ เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการเหล่านั้นยังคงมีประสิทธิภาพอยู่ คุณสามารถทำได้โดยการวิเคราะห์ความคิดเห็นไม่เพียงแต่จากลูกค้าของคุณเท่านั้น แต่ยังรวมถึงจากทีมงานของคุณด้วย
การเตรียมอาหาร
ลองจินตนาการว่าคุณกำลังบริหารร้านเบอร์เกอร์ที่ดำเนินกิจการโดยครอบครัวซึ่งมีประสบการณ์ยาวนานหลายสิบปี ร้านอาหารของคุณเป็นที่รู้จักในเรื่องอาหารอร่อยและปริมาณที่จัดเต็ม
อย่างไรก็ตาม เจ้าของร้านได้รับข้อร้องเรียนหลายครั้งเมื่อเร็วๆ นี้เกี่ยวกับเบอร์เกอร์ของพวกเขา—ดูเหมือนว่าคุณภาพของผลิตภัณฑ์มักจะแตกต่างกันไป โดยเฉพาะในเรื่องของรสชาติ
คุณต้องการ มาตรฐานกระบวนการเตรียมเบอร์เกอร์ คุณจะเริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์ขั้นตอนปัจจุบัน—คุณจะได้รับภาพรวมของทุกสิ่งตั้งแต่การจัดซื้อจัดหาไปจนถึงเวลาในการปรุง, ท็อปปิ้ง, และปริมาณ
ในระหว่างการวิเคราะห์ คุณอาจพบ "จุดอ่อน" ซึ่งอาจเป็นเวลาในการปรุงอาหารที่ไม่สม่ำเสมอ คุณภาพของเนื้อสัตว์ที่แตกต่างกัน หรือส่วนผสมที่หมดอายุ คุณจะสร้างแผนผังกระบวนการเพื่อแสดงภาพและทำความเข้าใจวิธีที่ดีที่สุดในการปรับปรุง
จากนั้นคุณจะสร้าง SOPs ขึ้นมา ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างรายการซัพพลายเออร์ที่ได้รับการอนุมัติสำหรับเนื้อเบอร์เกอร์ กำหนดขั้นตอนการจัดระเบียบส่วนของการย่าง กำหนดเวลาในการปรุงอาหาร และอธิบายขั้นตอนการปิ้งขนมปัง คุณสามารถหารือเกี่ยวกับความปลอดภัยของอาหารและปริมาณที่เหมาะสมได้เช่นกัน
เมื่อคุณได้กำหนด SOPs แล้ว ให้เรียกประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับ SOPs กับพ่อครัวและผู้ช่วย คุณสามารถพิมพ์ SOPs ออกมาและเก็บไว้ใกล้กับสถานีทำงานเพื่อให้ทุกคนสามารถอ่านได้เมื่อจำเป็น
จัดการประชุมกับพนักงานเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการมีประสิทธิภาพ และขอความคิดเห็นจากแขกของคุณบ่อยๆ การปรับเปลี่ยนง่ายๆ เหล่านี้จะทำให้การดำเนินธุรกิจโดยรวมมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ClickUp: พันธมิตรของคุณในการมาตรฐานกระบวนการ
การมาตรฐานกระบวนการเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย และทำให้ทีมของคุณและลูกค้าของคุณมีความสุข อย่างไรก็ตาม การทำเช่นนี้มักต้องการความขยันหมั่นเพียรและความใส่ใจในรายละเอียด
ด้วยตัวเลือกที่แข็งแกร่งสำหรับการบันทึก, การแสดงผล, และการจัดการกระบวนการ, ClickUp มีทุกสิ่งที่คุณต้องการ เพื่อนำโครงสร้างเข้าสู่กระบวนการทำงานของคุณ และให้ทีมของคุณอยู่ในหน้าเดียวกัน
ลงทะเบียนใช้ ClickUpวันนี้ สำรวจคุณสมบัติที่โดดเด่น และเริ่มปฏิวัติการมาตรฐานกระบวนการของคุณ 🔁