การปรับปรุงกระบวนการทำงาน: กลยุทธ์, แนวทางที่ดีที่สุด, และตัวอย่าง

โลกภายนอกนี้มีการแข่งขันสูง และโครงการและทีมไม่มีที่ว่างสำหรับความสูญเปล่าหรือความไม่มีประสิทธิภาพ. ในที่สุด สิ่งนี้ก็คือการทำให้แน่ใจว่าระบบการทำงานของคุณได้รับการออกแบบอย่างดีที่สุด.

การมีขั้นตอนการทำงานเป็นระบบเป็นเรื่องหนึ่ง แต่การปรับให้เหมาะสมเพื่อประสิทธิภาพนั้นเป็นอีกเรื่องหนึ่งโดยสิ้นเชิง ขั้นตอนการทำงาน—ลำดับของขั้นตอนที่ประกอบกันเป็นกระบวนการ—ไม่เคยเป็นแบบทำครั้งเดียวแล้วจบ การปรับขั้นตอนการทำงานให้เหมาะสมเป็นกระบวนการที่ต้องทำอย่างต่อเนื่อง ซึ่งจะเปลี่ยนแปลงไปตามที่คุณเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับสมาชิกในทีม โครงการ กลุ่มเป้าหมาย หรือลูกค้าของคุณ

บทความนี้จะช่วยให้คุณเชี่ยวชาญเทคนิคการปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพขั้นพื้นฐาน สำรวจคู่มือนี้เพื่อเรียนรู้พื้นฐานของการปรับปรุงกระบวนการทำงานที่มีอยู่ของคุณ ทำไมการปรับปรุงกระบวนการจัดการโครงการของคุณจึงมีความสำคัญมาก และซอฟต์แวร์ปรับปรุงกระบวนการทำงานสามารถช่วยได้อย่างไร ✨

อะไรคือการปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ

การปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุด คือกระบวนการวิเคราะห์ ออกแบบใหม่ และนำไปใช้กระบวนการทำงานใหม่เพื่อให้ธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น คิดถึงมันเหมือนกับวิธีการอย่างเป็นระบบในการค้นหาความไม่มีประสิทธิภาพในกระบวนการบริหารโครงการของคุณ และปรับปรุงแก้ไขจนกว่าคุณจะมีกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุดและกระบวนการที่ดีขึ้นในทุกด้าน

เป้าหมายสุดท้ายของการปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพคือการทำให้ทีมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น, ผลิตผลมากขึ้น, และทำกำไรได้มากขึ้น. แม้ว่าคุณจะคิดว่ากระบวนการทำงานปัจจุบันของคุณสามารถจับกระบวนการที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรมได้, ก็ยังมีที่ว่างสำหรับการปรับปรุงและก้าวหน้าอยู่เสมอ.

ไม่แน่ใจว่าจะเป็นอย่างไร? นี่คือตัวอย่างบางส่วนของการปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ:

ตัวอย่างของการปรับปรุงกระบวนการทำงาน

เห็นไหมว่าทุกอย่างดำเนินไปได้อย่างราบรื่นขึ้นแค่ไหนเมื่อมีเวิร์กโฟลว์ที่ได้รับการปรับแต่งให้เหมาะสม? ด้วยการใส่ใจดูแลเพียงเล็กน้อย เวิร์กโฟลว์ที่ดีขึ้นจะช่วยให้งานมีคุณภาพมากขึ้น พร้อมกับทำให้ทีมของคุณมีความสุข

การปรับปรุงกระบวนการทำงานให้เหมาะสมช่วยให้คุณเข้าใจกระบวนการทำงานที่มีอยู่และระบุพื้นที่ที่ต้องการการปรับปรุง หากคุณเปิดรับความเป็นไปได้ในการทำสิ่งต่างๆ ในรูปแบบใหม่ ธุรกิจของคุณจะมีประสิทธิภาพและทำกำไรได้มากขึ้น

ประโยชน์ของการปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ

บางครั้งการจัดการโครงการทั้งหมดที่คุณรับผิดชอบก็เป็นเรื่องยาก และการหาเวลาเพื่อนำเครื่องมือใหม่ ๆ เข้ามาในกระบวนการของคุณก็เป็นเรื่องยากเช่นกัน 🛠️

แต่ถ้าคุณต้องการพื้นที่หายใจมากขึ้น—พร้อมกับโครงการที่ดีกว่าซึ่งจะทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนประทับใจ—การปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพคือสิ่งที่คุณต้องการ ข่าวดีก็คือ การปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ประสบความสำเร็จนั้นมาพร้อมกับประโยชน์มากมาย

เพิ่มผลกำไร

ใคร ไม่ อยากมีรายได้เพิ่มขึ้น? ด้วยการปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ คุณจะสามารถติดตามตัวชี้วัดที่สำคัญ ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อคุณภาพของการตัดสินใจของคุณ นอกจากนี้ยังช่วยลดข้อผิดพลาดและเพิ่มผลผลิต ซึ่งทั้งหมดนี้จะนำไปสู่เงินในบัญชีธนาคารของคุณที่เพิ่มขึ้น

ลดของเสีย

การปรับแต่งกระบวนการทำงานของคุณให้เหมาะสมที่สุดช่วยให้แน่ใจว่ามีเพียงขั้นตอนที่จำเป็นจริง ๆ เท่านั้นที่ถูกนำมาใช้ กระบวนการนี้จะกำจัดกิจกรรมที่ไม่ก่อให้เกิดคุณค่า และลดหรือแม้กระทั่งกำจัดงานที่ซ้ำซ้อนออกจากรายการที่ต้องทำของทีมคุณ ซึ่งทำให้กระบวนการของคุณมีการสิ้นเปลืองน้อยลงและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ปรับปรุงความสัมพันธ์กับลูกค้า

ลูกค้าคาดหวังจากคุณมากผู้บริโภคถึงร้อยละเก้าสิบเจ็ดกล่าวว่าการติดต่อสื่อสารกับบริการลูกค้าจะมีอิทธิพลต่อการตัดสินใจของพวกเขาว่าจะยังคงภักดีต่อแบรนด์ของคุณหรือไม่—ดังนั้นอย่ากดดันตัวเอง

ความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นหมายถึงลูกค้าที่ภักดีมากขึ้น การปรับปรุงกระบวนการทำงานให้เหมาะสมคือตัวเชื่อมที่เชื่อมโยงความคาดหวังของลูกค้าและกระบวนการทำงานที่ดีขึ้นของธุรกิจ

ด้วยกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ทีมงานของคุณจะสามารถรองรับลูกค้าได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง คำร้องขอด้านการบริการลูกค้าที่เคยใช้เวลาหลายวันอาจได้รับการแก้ไขภายในไม่กี่ชั่วโมง ด้วยกระบวนการทำงานที่ดีขึ้น ซึ่งส่งผลให้ลูกค้าพึงพอใจมากขึ้น

กำจัดไซโลและคอขวด

การทำงานแบบแยกส่วนระหว่างแผนก, ปริมาณงานที่ไม่สมเหตุสมผล, และกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพ ล้วนแต่ทำให้คุณช้าลงเท่านั้น ลงทุนในการปรับปรุงกระบวนการทำงานเพื่อค้นหาจุดที่สามารถปรับปรุงได้ และทำลายอุปสรรคที่น่ารำคาญเหล่านี้ให้หมดไปอย่างถาวร

ประหยัดเวลาด้วยระบบอัตโนมัติ

แต่อย่ากังวลไป เทคโนโลยีล้ำสมัยไม่ได้มาแย่งงานของคุณ—นายจ้างเพียงต้องการปลดปล่อยเวลาให้คุณได้โฟกัสกับสิ่งที่สำคัญจริง ๆ ลาก่อน งานซ้ำซาก 👋🏻

การปรับปรุงกระบวนการทำงานให้เหมาะสมเกี่ยวข้องกับการทำให้กระบวนการทำงานที่ต้องใช้เวลาและแรงงานมนุษย์เป็นระบบอัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลาและลดความยุ่งยาก ไม่ว่าจะเป็นการสั่งซื้อสินค้าสำหรับการจัดซื้อหรือการรับพนักงานใหม่ ซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการทำให้กระบวนการทำงานเป็นระบบอัตโนมัติก็เป็นตัวเปลี่ยนเกมอย่างแท้จริง

เพิ่มความคล่องตัว

กระบวนการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพและวางแผนไม่ดีทำให้ทีมทำงานช้าและไม่สามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมได้อย่างรวดเร็ว กระบวนการทำงานที่มีระบบระเบียบและมีการวางแผนอย่างดีช่วยให้ทีมสามารถตอบสนองได้รวดเร็วขึ้นและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา

ยกระดับคุณภาพ

กระบวนการที่วางแผนและบันทึกไว้เป็นอย่างดีช่วยให้พนักงานสามารถบรรลุมาตรฐานที่สูงขึ้นได้ เนื่องจากพวกเขามีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวังไว้ นอกจากนี้ การมีขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจนยังช่วยลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ และปรับปรุงความสม่ำเสมอและความคุณภาพของสินค้าและบริการของคุณให้ดีขึ้น

เพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน

ไม่มีใครอยากใช้เวลาหลายชั่วโมงทุกวันกับงานซ้ำซากและยุ่งยากอย่างการป้อนข้อมูล การปรับกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพจะช่วยให้ทุกคนทำงานได้ง่ายขึ้น และเรารับประกันว่าทีมของคุณจะเห็นคุณค่าในเรื่องนี้อย่างแน่นอน

7 กลยุทธ์การเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานของคุณให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

1. อไจล์

Agile เป็นวิธีการทำงานแบบวนซ้ำที่เปิดโอกาสให้มีการปรับปรุงและปรับเปลี่ยนอย่างต่อเนื่อง วิธีการนี้ได้รับความนิยมในหมู่นักพัฒนาโปรแกรมเพราะเน้นการทำงานร่วมกันเป็นทีมเป็นหลัก อย่างไรก็ตาม แผนกการตลาด การขาย และแผนกอื่น ๆ ที่ทำงานเป็นโครงการก็สามารถได้รับประโยชน์จาก Agile เช่นกัน

วิธีการแบบ Agile แบ่งกระบวนการทำงานออกเป็นงานย่อยที่จัดการได้ เรียกว่า "สปรินต์" ซึ่งช่วยให้ทีมสามารถปรับตัวได้ตามความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป วิธีการที่ใช้ในการนำ Agile ไปใช้ ได้แก่ Scrum, Kanban และ Extreme Programming (XP)

แนวทางนี้มีประสิทธิภาพเป็นพิเศษสำหรับโครงการที่ต้องการการส่งมอบอย่างรวดเร็วและการทำงานร่วมกันข้ามสายงาน เช่นทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ต้องปล่อยอัปเดตอย่างต่อเนื่องและนำข้อเสนอแนะจากผู้ใช้มาปรับใช้

2. ลีน

แม้ว่า Lean จะเป็นที่รู้จักกันดีในแวดวงการผลิต แต่คุณสามารถนำหลักการของ Lean ไปประยุกต์ใช้กับแทบทุกสิ่งได้ ด้วย วิธีการแบบ Lean คุณจะมุ่งเน้นการกำจัดความสูญเปล่าและดึงคุณค่าออกมาให้ได้มากที่สุดจากทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัด

ลีน (Lean) อาศัยหลักการเช่น การทำแผนที่กระบวนการสร้างคุณค่า (Value Stream Mapping), การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (Kaizen), และการจัดการสินค้าคงคลังแบบ "ทันเวลาพอดี" (Just-in-Time). แนวทางนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับอุตสาหกรรมที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุน เช่น โรงพยาบาลที่ต้องการลดเวลาการรอคอยของผู้ป่วยผ่านการจัดสรรทรัพยากรที่ดีขึ้น.

3. ซิกซ์ซิกมา

ซิกซ์ซิกมา เป็นอีกหนึ่งกลยุทธ์ที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลซึ่งมุ่งเน้นการลดข้อบกพร่องและปรับปรุงคุณภาพ โดยการระบุข้อผิดพลาดและรับรองผลลัพธ์ที่มีคุณภาพสูงและสม่ำเสมอ ซิกซ์ซิกมาช่วยให้องค์กรบรรลุความแม่นยำและความน่าเชื่อถือในกระบวนการทำงานของตน

กรอบงาน DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) เป็นที่นิยมใช้เพื่อนำวิธีการนี้ไปใช้ในทางปฏิบัติอุตสาหกรรมเช่นเภสัชกรรมมักพึ่งพา Six Sigmaและวิธีการจัดการคุณภาพเชิงสถิติเพื่อรักษามาตรฐานคุณภาพที่เข้มงวด เช่น การลดข้อผิดพลาดในการผลิตยา ธุรกิจที่เน้นประสิทธิภาพเช่นศูนย์บริการลูกค้ายังใช้เพื่อระบุช่องว่างในการบริการลูกค้าอีกด้วย

4. การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ

การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ (BPI) ใช้แนวทางแบบค่อยเป็นค่อยไป โดยมุ่งเน้นการปรับปรุงประสิทธิภาพและสมรรถนะอย่างต่อเนื่อง ด้วยการระบุจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพและขจัดความสูญเปล่า องค์กรสามารถปรับปรุงกระบวนการของตนเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นในระยะยาว

เครื่องมือเช่นแผนผังการไหลและซอฟต์แวร์การแผนผังกระบวนการมักถูกใช้เพื่อวิเคราะห์กระบวนการทำงานในวิธีการนี้ BPI เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องที่มีความเสี่ยงต่ำ เช่น แผนกบริการลูกค้าที่ต้องการปรับปรุงกระบวนการแก้ไขปัญหาของลูกค้าให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

5. การปรับโครงสร้างกระบวนการทางธุรกิจ

การปรับกระบวนการทำงานของธุรกิจใหม่ (BPR) เป็นกลยุทธ์ที่มุ่งเน้นการออกแบบกระบวนการทำงานใหม่ทั้งหมดเพื่อบรรลุผลลัพธ์ที่เปลี่ยนแปลงอย่างแท้จริง แตกต่างจากการปรับปรุงกระบวนการทำงาน (BPI) ตรงที่ BPR จะสร้างกระบวนการใหม่ตั้งแต่ต้น โดยมักใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีที่ล้ำสมัย

แนวทางนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่มีระบบหรือกระบวนการล้าสมัยซึ่งจะได้รับประโยชน์จากการปรับปรุงครั้งใหญ่ ตัวอย่างเช่น บริษัทผู้ผลิตอาจเปลี่ยนสายการประกอบแบบแมนนวลเป็นหุ่นยนต์อัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพอย่างมาก

6. ทฤษฎีข้อจำกัด

ทฤษฎีข้อจำกัด (TOC) มุ่งเน้นไปที่จุดคอขวดในกระบวนการทำงาน โดยการระบุและแก้ไขข้อจำกัดที่สำคัญที่สุด TOC ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมของกระบวนการ

แนวทางนี้ประกอบด้วยห้าขั้นตอน:

กลยุทธ์นี้มีประสิทธิภาพเป็นพิเศษในสภาพแวดล้อมที่มีจุดคอขวดชัดเจน เช่น โรงงานที่เพิ่มผลผลิตโดยการปรับปรุงประสิทธิภาพของเครื่องจักรที่ทำงานช้าที่สุด

7. การบริหารคุณภาพโดยรวม

การบริหารคุณภาพโดยรวม (TQM) เป็นแนวทางที่ครอบคลุมทั้งองค์กรในการสร้างวัฒนธรรมแห่งคุณภาพ TQM เน้นการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง การมุ่งเน้นลูกค้า และการมีส่วนร่วมของพนักงาน เพื่อยกระดับทุกด้านของการดำเนินงาน

กลยุทธ์นี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่ต้องการบูรณาการคุณภาพในทุกระดับ ตั้งแต่ผู้บริหารไปจนถึงพนักงานแนวหน้า ตัวอย่างเช่น ห้างค้าปลีกอาจนำ TQM มาใช้โดยการฝึกอบรมพนักงานในทุกแผนกเพื่อให้การบริการลูกค้าที่มีคุณภาพสูงและสม่ำเสมอ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานที่มีประสิทธิภาพ

โอเค คุณทราบดีว่าการปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพนั้นสำคัญเพียงใด และวิธีต่าง ๆ ที่สามารถทำได้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น. มาดูกันที่คำแนะนำอื่น ๆ ที่จำเป็นซึ่งจะช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากกระบวนการทำงานของคุณได้มากที่สุด.

1. ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

คุณอาจรู้เรื่องนี้อยู่แล้ว แต่ในกรณีที่คุณยังไม่ได้เพิ่มซอฟต์แวร์การจัดการโครงการแบบไดนามิกเข้าไปในชุดเทคโนโลยีของคุณ นี่คือสัญญาณให้คุณรีบหามาใช้โดยด่วน ไม่เพียงแต่จะติดตามงาน การสื่อสาร และสมาชิกในทีมของคุณในที่เดียวเท่านั้น แต่เครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการยังช่วยให้การวิเคราะห์กระบวนการทำงานเป็นเรื่องง่ายอีกด้วย

เครื่องมือการจัดการโครงการส่วนใหญ่ยังทำหน้าที่เป็นซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ด้วย ซึ่งหมายความว่าคุณไม่เพียงแต่จะได้รับประโยชน์จากการจัดการโครงการหลายโครงการในแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่ายเพียงแพลตฟอร์มเดียว แต่ยังสามารถวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์ในระดับที่สูงขึ้นได้ด้วยฟีเจอร์การรายงาน เช่น แดชบอร์ดและการวิเคราะห์ข้อมูล นี่คือวิธีที่ดีที่สุดในการดูเวิร์กโฟลว์ของคุณทั้งในระดับภาพรวมและระดับรายละเอียด

2. ใช้แม่แบบให้เป็นประโยชน์

ทีมของคุณกำลังสร้างเอกสารกระบวนการ แผนผังขั้นตอนและแดชบอร์ดการจัดการโครงการจากศูนย์ทุกครั้งหรือไม่? นั่นหมายถึงการเสียเวลาหลายชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณใช้เอกสารประเภทเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก 📚

โซลูชันอย่างClickUp Templatesช่วยประหยัดเวลาให้กับทีมของคุณ อย่างมาก ในความพยายามนี้ แม้ว่าคุณจะประหยัดเวลาเพียงชั่วโมงเดียวต่อสัปดาห์ต่อคนในการสร้างแผนผังงาน ก็ยังเท่ากับประหยัดเวลาได้หลายร้อยชั่วโมงตลอดทั้งปี

3. อัตโนมัติสิ่งที่คุณสามารถทำได้

กระบวนการทำงานด้วยมือใช้เวลามากเกินไปและนำไปสู่คอขวดของโครงการ ของขวัญที่ดีที่สุดที่คุณสามารถมอบให้กับทีมของคุณคือการทำให้เป็นอัตโนมัติ มีตัวอย่างมากมายของการทำให้เป็นอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน รวมถึง:

กุญแจสำคัญคือการเลือกซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์แบบไม่ต้องเขียนโค้ดที่มีระบบอัตโนมัติ ด้วยวิธีนี้ ทีมงานของคุณสามารถเพิ่มการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ได้ตามต้องการโดยไม่ต้องรบกวนทีมไอที

4. จินตนาการถึงกระบวนการทำงานของคุณ

บางครั้งการมีสายตาเพิ่มเติมในการตรวจสอบขั้นตอนการทำงานของคุณก็ช่วยได้มาก แทนที่จะจัดการโครงการเป็นเพียงรายการงาน ให้ใช้ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์เพื่อแสดงภาพงานของคุณจากทุกมุมมองโดยใช้วิธีการต่างๆ เช่น แผนภูมิแกนต์หรือกระดานคัมบัง 👀

การสร้างภาพเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน เพราะมันช่วยเน้นให้เห็นทุกขั้นตอนในกระบวนการทำงานของคุณ การปรับปรุงกระบวนการจะง่ายขึ้นมากเมื่อคุณสามารถเห็นได้อย่างชัดเจนว่าอะไรที่ทำงานได้ดีและอะไรที่ไม่ได้ผล

นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการยังช่วยให้คุณสามารถทดลองใช้กระบวนการทำงานที่แตกต่างกันหรือหลายกระบวนการได้อย่างง่ายดาย จนกว่าคุณจะค้นพบวิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด

5. ขับเคลื่อนข้อมูลของคุณด้วยการวิเคราะห์

ผู้จัดการโครงการมีข้อมูลมากมายที่สามารถนำมาใช้ได้ ปัญหาคือผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่มีข้อมูล มากเกินไป จนทำให้ยากที่จะรู้ว่าข้อมูลใดมีความสำคัญและข้อมูลใดเป็นเพียงเสียงรบกวนเท่านั้น

การวิเคราะห์ข้อมูลจะดึงข้อมูลดิบของคุณมาแปลงเป็นข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปใช้ได้ ซึ่งจะช่วย (หวังว่า) ตรวจพบความไม่มีประสิทธิภาพในกระบวนการทำงานของคุณ

6. ลดการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน

การทำหลายสิ่งพร้อมกันจะลดประสิทธิภาพการทำงานของคุณ เพื่อให้มั่นใจในประสิทธิภาพการทำงานที่เหมาะสมที่สุด ควรให้ความสำคัญกับวิธีการทีละขั้นตอนสำหรับงานหรือกระบวนการใดๆ

เช่นเดียวกัน อย่าสร้างกระบวนการทำงานขนาดใหญ่ที่มีหลายขั้นตอน แต่ให้สร้างชุดของกระบวนการทำงานที่สั้นและมีประสิทธิภาพซึ่งสามารถทำงานร่วมกันได้ด้วยความช่วยเหลือของทริกเกอร์และเงื่อนไข

7. ฝึกฝนการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

การปรับปรุงกระบวนการทำงานให้เป็นระบบเป็นวงจรที่ต่อเนื่อง เพื่อให้กระบวนการทำงานของคุณมีประสิทธิภาพอยู่เสมอ ให้ตรวจสอบและวิเคราะห์กระบวนการทำงานของคุณเป็นประจำเพื่อค้นหาปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและความไม่มีประสิทธิภาพ

การฝึกฝนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องยังหมายถึงการแสวงหาทัศนคติใหม่ ๆ ต่อกระบวนการทำงานที่สำคัญที่สุดของคุณเป็นระยะ ๆ เพื่อป้องกันไม่ให้การพอใจในสิ่งที่มีอยู่กลายเป็นนิสัย

วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณด้วย ClickUp

คุณสามารถใช้เครื่องมือการจัดการโครงการใดก็ได้ตามที่คุณต้องการ แต่หากคุณต้องการแพลตฟอร์มที่รวมเทมเพลต, การทำงานร่วมกัน, ตัวชี้วัด, โครงการ, งาน, และเครื่องมือการเขียนด้วย AIไว้ในที่เดียว ให้เลือกใช้ ClickUp. นี่คือเครื่องมือการจัดการโครงการเพียงตัวเดียวที่ทรงพลังพอที่จะรวมศูนย์การทำงานของคุณจากแอปพลิเคชันต่าง ๆ และปรับปรุงกระบวนการทำงานให้เหมาะกับทีมในทุกอุตสาหกรรม.

นอกจากนี้ ClickUp ยังมีผลลัพธ์ที่พิสูจน์ได้

อยากรู้ไหมว่า ClickUp ทำได้อย่างไร? ประหยัดเวลา ทำงานได้ดีขึ้น และสร้างทีมที่ทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยฟีเจอร์ที่ยืดหยุ่นของ ClickUp เหล่านี้ ⬇️

สถานะของกระบวนการทำงานและการแสดงภาพ

สงสัยว่าโครงการของคุณอยู่ในขั้นตอนไหน? เราช่วยคุณได้ สถานะเวิร์กโฟลว์ของ ClickUp กำหนดงานและสถานะทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว ดูได้ในมุมมองรายการหรือแสดงภาพทั้งหมดในกระดานคัมบังเพื่อให้งานโครงการทั้งหมดของคุณเป็นไปตามแผน

ClickUp มาพร้อมกับสถานะมาตรฐาน เช่น ต้องทำ และ เสร็จแล้ว โดยไม่ต้องตั้งค่าเพิ่มเติม แต่คุณสามารถปรับแต่งสถานะเหล่านี้ได้ตามต้องการ สร้างสถานะประเภทใหม่ กำหนดสีที่แตกต่างกัน และเพิ่มไปยังรายการ พื้นที่ หรือโฟลเดอร์ใดก็ได้ในWorkspace ของคุณ

เพื่อประหยัดเวลา เราขอแนะนำให้กำหนดสถานะให้เป็นมาตรฐานในระดับโฟลเดอร์หรือสเปซ ทีมงานของคุณจะใช้ขั้นตอนการทำงานเดียวกันสำหรับทุกโครงการ ซึ่งจะช่วยลดการส่งอีเมลไปมาที่ไม่จำเป็น

ClickUp ยังมอบมุมมอง ClickUpมากกว่า 15 แบบให้คุณ เพื่อให้คุณสามารถมองเห็นกระบวนการทำงานและโครงการของคุณในรูปแบบที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ

ข้อมูลแบบเรียลไทม์ด้วยแดชบอร์ด ClickUp

ใช้การอัปเดตแบบเรียลไทม์ในแดชบอร์ดของ ClickUpเพื่อติดตามตัวชี้วัดของทีมคุณและให้โครงการดำเนินไปตามแผน

ด้วยแดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้เหล่านี้ คุณสามารถติดตามโครงการและงานต่าง ๆ ดูปริมาณงานของทีมโครงการต่าง ๆ และสนทนาแบบเรียลไทม์ได้ ดูกำหนดส่งงาน จัดการงาน และดูว่าใครกำลังทำงานอะไรอยู่แบบเรียลไทม์

ระบบอัตโนมัติใน ClickUp

ระบบอัตโนมัติคือไพ่ตายสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในกระบวนการ เลือกใช้ระบบอัตโนมัติที่สร้างไว้ล่วงหน้าจาก ClickUpกว่า 100 แบบ เพื่อปรับกระบวนการทำงานของทีมให้ราบรื่นและกำจัดงานที่ทำซ้ำๆ เพื่อทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง

ระบบอัตโนมัติที่เราชื่นชอบสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ได้แก่:

หากคุณไม่เห็นระบบอัตโนมัติที่คุณต้องการอย่างตรงใจ ไม่ต้องกังวลไป แพลตฟอร์มแบบไม่ต้องเขียนโค้ดของ ClickUp มาพร้อมกับระบบตรรกะการทำงานที่ใช้ตัวกระตุ้นและเงื่อนไข

ใช้ส่วนติดต่อแบบลากและวางของเราเพื่อสร้างระบบอัตโนมัติของคุณเอง—ไม่ต้องเขียนโค้ด

เทมเพลต ClickUp

ผู้จัดการโครงการมักใช้รายงานและแดชบอร์ดโครงการเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก อย่างไรก็ตาม ไม่มีใครมีเวลาในการสร้างและจัดรูปแบบเอกสารเหล่านี้ใหม่ทุกครั้งที่มีโครงการใหม่ ดังนั้น ให้ใช้สินทรัพย์ที่สามารถปรับแต่งได้และประหยัดเวลาจากคลังแม่แบบของ ClickUp แทน

มีเทมเพลตการจัดการโครงการมากมายสำหรับไวท์บอร์ดในตัว, วาระการประชุม, การตรวจสอบ, การจัดทำงบประมาณ, การจัดการการเปลี่ยนแปลง, กรอบการทำงาน OKR และอื่นๆ อีกมากมาย

ClickUp: ระบบการจัดการงานแบบครบวงจรของคุณ

เทคโนโลยี, โครงการ, และผู้คนเปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา ดังนั้นการปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพควรเป็นส่วนหนึ่งของบทบาทของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการ

เราทราบดีว่าการปรับปรุงกระบวนการทำงานให้เหมาะสมไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีโครงการมากมายที่ต้องจัดการ ประหยัดเวลา ปรับปรุงกระบวนการทำงาน และเสริมสร้างการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยการนำทุกงานของคุณ—และเราหมายถึง ทุกงาน—มาไว้ใน ClickUp

สร้างพื้นที่ทำงาน ClickUpของคุณตอนนี้เพื่อเริ่มต้นใช้งานฟรีตลอดไป—ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต