วิธีบริหารจัดการโครงการหลายโครงการให้ประสบความสำเร็จ

เกือบ60%ของผู้จัดการโครงการทำงานพร้อมกันสองถึงห้าโครงการในเวลาเดียวกัน

การรับประกันระดับความมุ่งมั่น, ประสิทธิภาพ, และคุณภาพของผลลัพธ์ที่เท่ากันในทุกโครงการคือทักษะพิเศษที่ผู้จัดการโครงการต้องมี. ประสิทธิภาพของโครงการที่แย่สามารถนำไปสู่การสูญเสียการลงทุนอย่างมหาศาล—114%อย่างแน่นอน.

โชคดีที่ผู้จัดการโครงการสามารถจัดการโครงการต่างๆ ได้ด้วยระบบที่แข็งแกร่ง

ในบทความนี้ เราจะให้คุณทราบถึงปัญหาทั่วไปที่คุณอาจเผชิญ และกลยุทธ์ที่จะช่วยคุณทำงานอย่างชาญฉลาด ปรับปรุงประสิทธิภาพ และบริหารโครงการหลายโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ก่อนอื่น ขอให้เราเข้าใจว่าทำไมการบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพสำหรับโครงการหลายโครงการจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง

ความเสี่ยงที่เกิดจากการบริหารจัดการโครงการหลายโครงการอย่างไม่เพียงพอ

การไม่สามารถบริหารโครงการหลายโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพอาจนำไปสู่ความเสี่ยงหลากหลายประการที่ส่งผลกระทบต่อระยะเวลา งบประมาณ ประสิทธิภาพของทีม และความสำเร็จขององค์กร ด้านล่างนี้คือความเสี่ยงสำคัญที่ควรพิจารณา:

การบริหารจัดการโครงการหลายโครงการอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาประสิทธิภาพการดำเนินงาน ส่งมอบผลลัพธ์ที่มีคุณภาพ และปกป้องชื่อเสียงและความสามารถในการทำกำไรขององค์กร

12 กลยุทธ์ในการบริหารจัดการโครงการหลายโครงการให้ประสบความสำเร็จ

ก่อนที่เราจะเข้าสู่กลยุทธ์ที่จะแสดงให้คุณเห็นวิธีการจัดการโครงการหลายโครงการ และเครื่องมือการจัดการโครงการที่เหมาะสมที่สุดที่จะช่วยคุณ นี่คือวิดีโอสั้น ๆ ที่อธิบายสิ่งนี้ให้คุณฟัง

1. ใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

77%ของทีมบริหารโครงการที่ประสบความสำเร็จใช้ซอฟต์แวร์ในการบริหารโครงการและงานต่างๆ อย่างไรก็ตาม มีเพียง 46%ขององค์กรเท่านั้นที่ให้ความสำคัญกับวัฒนธรรมที่ให้คุณค่ากับการบริหารโครงการ

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเช่น ClickUp สามารถช่วยคุณเอาชนะความท้าทายมากมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการโครงการหลายโครงการ

ClickUp เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการแบบรวมศูนย์ที่สามารถรองรับโครงการหลายโครงการพร้อมกันและช่วยให้คุณย้ายระหว่างงานได้อย่างราบรื่น—เป็นข้อได้เปรียบที่ชัดเจนเมื่อสิ่งต่างๆ เริ่มควบคุมไม่ได้ (ซึ่งมักจะเกิดขึ้นหลายครั้งต่อวัน!)

พอร์ตโฟลิโอใน ClickUpถูกออกแบบมาเพื่อทำให้การจัดการโครงการหลายโครงการง่ายขึ้น ตั้งแต่กลยุทธ์ไปจนถึงการดำเนินการ คุณสามารถติดตามโครงการของคุณได้ในที่เดียว

แหล่งข้อมูลเดียวหมายถึงการมองเห็นที่ชัดเจนที่สุดเกี่ยวกับคอขวด ความเสี่ยง ปัญหาการขาดแคลนทรัพยากร และอื่นๆ อีกมากมาย ด้วยวิธีการแสดงผลมากกว่า 15 รูปแบบ ตั้งแต่แผนภูมิแกนต์ แผนภูมิไทม์ไลน์ รายการ กระดาน และปฏิทิน คุณสามารถค้นหามุมมองที่เหมาะสมกับทุกคนได้

นอกจากนี้แดชบอร์ดของ ClickUpยังแสดงความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ เพื่อให้คุณก้าวไปข้างหน้าได้เสมอ

ClickUp สำหรับผู้จัดการโครงการมีฟีเจอร์ที่สามารถช่วยคุณ:

2. มุ่งเน้น แทนที่จะทำหลายอย่างพร้อมกัน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

โดยทั่วไป ผู้จัดการโครงการจะรับผิดชอบโครงการสามถึงสี่โครงการพร้อมกัน—และสิ่งที่ท้าทายที่สุดของพวกเขาคืออะไร? การมีสมาธิ

การเรียนรู้วิธีโฟกัสซับซ้อนกว่าที่คุณคิด ลองใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อพัฒนาทักษะการมีสมาธิของคุณ:

3. จัดลำดับความสำคัญของงานอย่างถูกต้อง

คุณกำลังนั่งทำงานดึกดื่นแต่ไม่ได้ทำอะไรเป็นชิ้นเป็นอันเลยหรือเปล่า? คุณอาจกำลังให้ความสำคัญกับงานที่มีคุณค่าน้อยซึ่งอาจกำลังกินเวลา พลังงาน และความพยายามของคุณไปโดยไม่เกิดประโยชน์

การจัดลำดับความสำคัญของงานใน ClickUpช่วยให้คุณสามารถกำหนดลำดับความสำคัญได้อย่างง่ายดาย นี่คือวิธีการทำงาน:

คุณยังสามารถทำสิ่งนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยใช้แม่แบบการจัดลำดับความสำคัญ

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

4. สื่อสารอย่างชัดเจน

การรักษาช่องทางการสื่อสารอย่างต่อเนื่องเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการด้วยเหตุผลหลายประการ:

แต่ จะ สื่อสารอย่างชัดเจนได้อย่างไร? โดยการสื่อสาร ว่า งานกำลังเกิดขึ้นที่ ไหน

จุดเริ่มต้นที่ดีคือการลงทุนในเครื่องมือที่ให้ความสำคัญกับการสื่อสาร เช่นClickUp Chat:

การสนทนาที่กระจัดกระจายผ่านเครื่องมือหลายอย่างทำให้เกิดความสับสนและข้อผิดพลาด ด้วย Chat คุณสามารถแชร์การอัปเดตแบบเรียลไทม์ได้ทันทีในที่ที่งานเกิดขึ้น และมองเห็นภาพรวมข้ามทีมว่าใครกำลังทำงานอะไรอยู่

คุณยังสามารถเพิ่มชั้นในการโต้ตอบของคุณด้วยบริบททางภาพและปรับปรุงความเข้าใจได้อีกด้วย เพิ่มลิงก์ ไฟล์แนบ ไฟล์ GIF รูปภาพ วิดีโอ และอะไรก็ตามที่ช่วยให้สื่อสารข้อความได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

เพิ่มใครก็ได้ในการสนทนาเรื่องงานของคุณด้วยการ @mentions และมอบหมายความคิดเห็นให้กับสมาชิกแต่ละคนเพื่อให้งานดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง

5. จำกัดการสลับบริบท

ในการจัดการโครงการหลายโครงการและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ— "การสลับบริบท" อาจเป็นอุปสรรคต่อคุณ

มักถูกเข้าใจผิดว่าเป็นการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน การสลับบริบทเป็นสิ่งที่เลวน้อยกว่าในสองสิ่งนี้ ด้วยการสลับบริบท คุณจะกระโดดไปมาระหว่างแอปและเริ่มงานใหม่ ทิ้งงานเก่าไว้กลางคัน

แล้วคุณจัดการกับการสลับบริบทอย่างไร?

แทนที่แอปพลิเคชันและเครื่องมือที่แยกกันทั้งหมดของคุณด้วย *แพลตฟอร์มเดียว ทำให้ทีมของคุณสามารถเข้าถึงทุกสิ่งทุกอย่างได้เพียงปลายนิ้วสัมผัส

ตัวอย่างเช่น ClickUp รวบรวมงานทั้งหมด การสนทนา และโครงการของคุณไว้ในแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่ายเพียงหนึ่งเดียว ตั้งแต่การจัดการงานและการสื่อสาร ไปจนถึงการทำงานร่วมกัน ทุกอย่างเกิดขึ้นในพื้นที่ร่วมกันเดียว

นอกจากนี้ ClickUpยังรองรับการเชื่อมต่อกับแอปของบุคคลที่สามมากกว่า 1,000 รายการ ทำให้คุณสามารถนำโซลูชันเดียวมาใช้ทั่วทั้งองค์กรที่เป็นศูนย์รวมของเครื่องมือที่คุณชื่นชอบ และคุณยังช่วยให้ทีมไม่ต้องสลับบริบทโดยไม่รู้ตัว

6. เมื่อลำดับความสำคัญเปลี่ยนไป จงยืดหยุ่น

ทีมโครงการของคุณไม่สามารถติดตามลำดับความสำคัญที่เปลี่ยนแปลงได้หรือไม่? ความไม่สามารถปรับตัวตามความต้องการของสถานการณ์เป็นข้อบกพร่องที่สำคัญสำหรับผู้จัดการโครงการ

สิ่งนี้เกิดขึ้นส่วนใหญ่เมื่อคุณใช้รายการสิ่งที่ต้องทำหลายรายการและสเปรดชีตเพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการ

สองวิธีแก้ปัญหาใหญ่คืออะไร?

เมื่อสมาชิกในทีมของคุณสามารถมองเห็นข้อมูลเกี่ยวกับแบนด์วิดท์ของทีมและสถานะงานได้แบบเรียลไทม์ พวกเขาจะสามารถปรับเปลี่ยนการทำงานและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ คุณยังสามารถตรวจสอบความคืบหน้าของทีมได้เมื่อสถานการณ์คับขัน

7. ปรับสมดุลปริมาณงานของทีมคุณ

การกระจายภาระงานของทีมอย่างเท่าเทียมกันส่งเสริมการเติบโตของธุรกิจและสวัสดิภาพของพนักงาน

การมอบหมายงานให้พนักงานมากเกินไปจะทำให้งานไม่เสร็จสมบูรณ์หรือมีคุณภาพต่ำ นอกจากนี้ การไม่ใช้ศักยภาพของพนักงานอย่างเต็มที่ก็อาจทำให้พวกเขาขาดแรงจูงใจและเกิดความเครียดได้เช่นกัน

สรุป: ในทั้งสองกรณี องค์กรจะสูญเสีย

การหาจุดที่ลงตัวสามารถเพิ่มขวัญกำลังใจของทีมและทำให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่น

แพลตฟอร์มการจัดการทรัพยากรโครงการเช่น ClickUpเข้าใจว่าการจัดการปริมาณงานที่เหมาะสมมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อโครงการ

เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีปริมาณงานที่เท่าเทียมกัน คุณจำเป็นต้องมีการมองเห็นอย่างเต็มที่ในทุกงาน บุคลากร และโครงการที่เกี่ยวข้อง.ฟีเจอร์ Workload View ของ ClickUpทำให้สิ่งนี้เป็นไปได้. ดูแผ่นงานและปฏิทินของสมาชิกแต่ละคน และตรวจสอบว่าใครกำลังทำงานอะไรอยู่.

ตามความคืบหน้าของโครงการ คุณสามารถปรับแต่งมุมมอง ติดตามระดับความพยายามของงาน ปรับความสามารถของทีม และทำงานโดยไม่มีการขัดจังหวะหรือล่าช้า

8. กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน สามารถวัดผลได้ และบรรลุได้สำหรับแต่ละโครงการ

การตั้งเป้าหมายและตัวชี้วัดผลงาน (KPIs) เป็นหัวใจสำคัญในการวัดความก้าวหน้าของพนักงาน อย่างไรก็ตาม การตั้งเป้าหมายยังมีผลกระทบที่ลึกซึ้งและเกี่ยวข้องกับจิตวิทยามากกว่าที่คิด

ฟอร์บส์กล่าวว่า ผู้ที่สามารถจินตนาการถึงเป้าหมายของตนได้อย่างชัดเจน มีโอกาสที่จะบรรลุเป้าหมายนั้นสูงขึ้น1.2 ถึง 1.4 เท่า

ดังนั้น เมื่อคุณเริ่มมองเป้าหมายเป็นส่วนหนึ่งของการสร้างแผนโครงการที่มีโครงสร้างคุณจะอยู่ในตำแหน่งที่ดีกว่าในการบรรลุเป้าหมายเหล่านั้น

ในบริบทของธุรกิจ เป้าหมายจะอยู่ในรูปแบบของหมุดหมายสำคัญ ผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์จะยึดถือกระบวนการตั้งเป้าหมายดังต่อไปนี้:

9. มอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ

คุณไม่สามารถจัดการทุกงานได้ด้วยตัวเอง และการมอบหมายงานอย่างเหมาะสมจะช่วยให้สมาชิกในทีมมีอำนาจในการทำงาน หากคุณไม่แน่ใจว่าจะมอบหมายงานและความรับผิดชอบสำหรับโครงการของคุณอย่างไร นี่คือขั้นตอนที่คุณสามารถปฏิบัติตามได้:

10. สร้างแม่แบบสำหรับขั้นตอนการทำงานที่เกิดซ้ำเพื่อประหยัดเวลาอันมีค่า

คุณกำลังสร้าง ขั้นตอนการทำงานเดิม ๆ ใหม่ทุกครั้งที่เริ่มโครงการใหม่หรือไม่?

นี่ไม่ใช่การใช้เวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพที่สุด หากโครงการทั้งหมดของคุณมักมีชุดผลลัพธ์หรือกระบวนการที่เหมือนกันบ่อย ๆ ให้สร้างแม่แบบของคุณเองสำหรับขั้นตอนการทำงานและกระบวนการที่ใช้บ่อย

สิ่งนี้จะช่วยเร่งการทำงานของคุณและป้องกันช่องว่างในกระบวนการทำงาน

11. จัดระเบียบด้วยเอกสาร

การจัดการโครงการหลายโครงการอาจต้องใช้ความพยายามอย่างมาก ทั้งกระบวนการ ขั้นตอนการทำงาน ทีมงาน และตารางเวลาต่าง ๆ ควบคุมทุกอย่างให้เป็นระบบด้วยเอกสารโครงการที่มีโครงสร้างชัดเจน

เอกสารที่ถูกต้องและทันสมัยช่วยป้องกันความสับสนและทำให้โครงการดำเนินไปตามแผน

รักษาเอกสารแยกต่างหากแต่มีมาตรฐานสำหรับแต่ละโครงการ (เช่น ข้อกำหนด, ระยะเวลา, บันทึกความเสี่ยง) และใช้เครื่องมือจัดการเอกสารเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถเข้าถึงได้สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคน

12. คาดการณ์และจัดการความเสี่ยง

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการโครงการหลายโครงการพร้อมกันอย่างมีประสิทธิภาพคือการเตรียมตัวให้พร้อม หนึ่งในแง่มุมที่สำคัญของการเตรียมตัวนี้คือการวางแผนล่วงหน้าสำหรับความเสี่ยงซอฟต์แวร์การจัดการความเสี่ยงเช่นClickUp สามารถช่วยได้

โครงการที่ทับซ้อนกันเพิ่มความเสี่ยงและความขัดข้องให้มากขึ้น นอกจากนี้ ความล่าช้าในโครงการหนึ่งอาจส่งผลกระทบเป็นลูกโซ่ไปยังโครงการอื่น ๆ ได้ ดังนั้น:

จัดการโครงการหลายโครงการได้อย่างง่ายดายด้วย ClickUp

ปัญหาที่ผู้จัดการโครงการเผชิญบ่อยที่สุดคืออะไร? วิธีการจัดการโครงการหลายโครงการพร้อมกันโดยไม่เสียสติ

เข้าใจได้เช่นนั้น ผู้จัดการโครงการมีงานที่ต้องทำมากมาย

ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณอาจพบว่าตัวเองต้องจมอยู่กับงานที่ต้องส่งเมื่อวานอยู่บ่อยครั้ง คุณอาจต้องรับมือกับลูกค้าที่มีความกดดันสูงและทีมงานที่ทำงานหนักเกินไป และอย่าลืมเรื่องการรักษาระดับความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียท่ามกลางงบประมาณโครงการที่จำกัด

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่แข็งแกร่งเช่น ClickUp คือเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับงานนี้

สมัครฟรีวันนี้และลดความยุ่งยากในการจัดการโครงการหลายโครงการ