การจัดการปริมาณงานคืออะไร? พร้อมกลยุทธ์และแบบฟอร์ม

คุณเคยรู้สึกไหมว่างานที่ต้องทำสำหรับลูกค้าของทีมคุณเหมือนกับพินโบว์ลิ่งที่ลุกเป็นไฟซึ่งคุณกำลังพยายามโยนให้ลอยอยู่?

เพียงแต่ว่าคุณไม่มีพรสวรรค์ในการโยนของเลยสักนิด และคุณยังเคยเผากันคิ้วตัวเองมาแล้วด้วยใช่ไหม? ถ้าสถานการณ์นี้ตรงกับคุณ คุณจำเป็นต้องมีกลยุทธ์การจัดการงานใหม่แล้วล่ะ

การจัดการปริมาณงานคือกาวซูเปอร์กลูที่ช่วยยึดกระบวนการทำงานของธุรกิจคุณให้อยู่ด้วยกัน

หากไม่มีมัน กองเอกสารของคุณจะสูงเท่าภูเขาเอเวอเรสต์ตารางเวลาโครงการของคุณจะยุ่งเหยิงเหมือนห้องนอนของลูกวัยรุ่น และรายการงานของพนักงานจะยาวไม่สิ้นสุดเหมือนฟีดโซเชียลมีเดียของพวกเขา!

แต่การจัดการปริมาณงานคืออะไรกันแน่? แล้วคุณจะเริ่มต้นนำมันมาใช้ในบริษัทของคุณได้อย่างไร?

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงว่ามันคืออะไร ทำงานอย่างไรและเครื่องมือจัดการปริมาณงานที่ดีที่สุดที่จะช่วยให้คุณนำไปใช้ได้ คว้าถังดับเพลิงและปล่อยโบว์ลิ่งพิน—มาเริ่มกันเลย!

การจัดการปริมาณงานคืออะไร?

การจัดการปริมาณงานคือกระบวนการกระจายและบริหารจัดการงานของทีมอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อเพิ่มผลผลิตให้สูงสุด อาจเป็นแนวคิดที่ดูเรียบง่าย แต่อย่าประมาท หากละเลย อาจทำให้ปริมาณงานที่มีอยู่เพิ่มขึ้นได้

ในความเป็นจริงการศึกษาของห้องสมุดการแพทย์แห่งชาติในปี 2021แสดงให้เห็นว่าพนักงานมีความพึงพอใจน้อยลงเมื่อพวกเขาคิดว่าพวกเขามีปริมาณงานที่มากเกินไป ซึ่งนำไปสู่ประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลงและอัตราการหมดไฟและการลาออกที่สูงขึ้น

บทเรียนที่ได้คือ?

การจัดการปริมาณงานอย่างมีประสิทธิภาพเป็นเรื่อง สำคัญมาก !

ทำไมการจัดการปริมาณงานจึงมีความสำคัญ?

เมื่อคุณจัดการภาระงานของทีมอย่างถูกต้อง สิ่งดี ๆ หลายอย่างจะเกิดขึ้น:

ฟังดูเหมือนฝันเลยใช่ไหม? ตอนนี้ มาดูกันว่าคุณสามารถนำการจัดการปริมาณงานที่มีประสิทธิภาพมาใช้ในโลกแห่งความเป็นจริงได้อย่างไร

7 ขั้นตอนในการจัดการปริมาณงานอย่างมีประสิทธิภาพ

การวางแผนปริมาณงานก็เหมือนกับการปลูก 'ถั่ววิเศษ' ภายในองค์กรของคุณ

ในตอนแรก คุณอาจพบกับการต่อต้านเล็กน้อย แต่เมื่อเวลาผ่านไป สมาชิกในทีมของคุณ (และโดยขยายไปถึงลูกค้าของคุณ) จะสามารถเก็บเกี่ยวผลประโยชน์มหาศาลจากการจัดการภาระงานที่เปรียบเสมือน 'ต้นถั่ว' ที่เติบโตสูงใหญ่

นี่คือคู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอนเพื่อทำให้กระบวนการจัดสรรภาระงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

1. ใช้เครื่องมือจัดการปริมาณงาน

ทีมต่าง ๆ ภายในหน่วยงานของคุณอาจกำลังใช้ชุดเครื่องมือการทำงานที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง ซึ่งทำให้การมอบหมายงานหรือโครงการเฉพาะให้กับสมาชิกในทีมเป็นเรื่องยากกว่าที่ควรจะเป็น

นอกจากนี้ ข้อมูลทั้งหมดของบริษัทคุณจะกระจัดกระจายอยู่ในแอปจำนวนมาก หรือแย่กว่านั้น: สูญหายไปในทะเลของอีเมลที่สลับซับซ้อน ซึ่งนำไปสู่การที่ทีมของคุณเสียเวลาอันมีค่าไปกับการค้นหาข้อมูลที่จำเป็นหรือคำขอของลูกค้า ทำให้ทุกโครงการใช้เวลานานกว่าที่ควรจะเป็น

ทางออกคืออะไร? ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น ให้ทุกทีมของคุณเข้าร่วมระบบปฏิบัติการเดียว(ระบบปฏิบัติการ) มันจะทำหน้าที่เป็นศูนย์ข้อมูลสำหรับกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดของคุณ และเป็นเครื่องมือครบวงจรในการจัดการภาระงานของพนักงานของคุณ

ก่อนอื่น ขอพูดถึงประเด็นสำคัญที่ทุกคนรู้กันอยู่: เราอาจจะลำเอียง แต่เราคิดว่ามันง่ายกว่ามากที่จะจัดการงานด้วยแอปที่เหมาะสม อย่างเช่นClickUp และถ้าคุณกำลังใช้แอปอื่นอยู่ คุณอาจจะแปลกใจว่ามันง่ายแค่ไหนที่จะนำเข้างานโครงการทั้งหมดของคุณมายังแพลตฟอร์มของเรา

โบนัส ClickUp: ClickUp ทำให้การนำทางผ่านงานและงานย่อยของโครงการหลาย ๆ งานและลูกค้าหลาย ๆ รายเป็นเรื่องง่ายสุด ๆ ดูคู่มือเริ่มต้นอย่างรวดเร็วเพื่อจัดการภาระงานของทีมคุณได้ในเวลาไม่นาน! นอกจากนี้ หากคุณใช้เครื่องมือจัดการโครงการอยู่แล้ว เช่นBasecamp,TrelloหรือAsana ClickUpยังให้คุณนำเข้าข้อมูลจากเครื่องมือใด ๆ ได้ในเวลาเพียงหนึ่งนาที!

2. ประเมินงานและความสามารถของทีมคุณ

การวางแผนกำลังการผลิตเป็นรากฐานของการจัดการปริมาณงานที่มีประสิทธิภาพเป็นกระบวนการในการคำนวณเวลาและทรัพยากรที่ต้องใช้ในการทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ และเพื่อให้ทำได้ถูกต้อง คุณต้องจัดสรรความต้องการของงานให้สอดคล้องกับความสามารถของทีมของคุณ

ลองดูเครื่องมือวางแผนกำลังการผลิตเหล่านี้ และเทมเพลตสำหรับการวางแผนกำลังการผลิต!

มาดูวิธีการตั้งค่าระบบการจัดการปริมาณงานแบบอไจล์สำหรับทีมของคุณกัน

สร้างงานและประมาณเวลาสำหรับทุกโครงการ

เริ่มต้นด้วยการทำรายการกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดที่ทีมของคุณต้องจัดการในโครงการใด ๆ ที่ได้รับมอบหมาย จากนั้นให้แยกย่อยกระบวนการเหล่านั้นออกเป็นงานใน ClickUp ที่สามารถจัดการได้ หากงานใดดูซับซ้อน ให้แบ่งออกเป็นเป้าหมายย่อยของโครงการ

โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ระบุงานทั้งหมดไว้ แม้จะเป็นเรื่องเล็กน้อยก็ตาม ซึ่งอาจรวมถึงงานธุรการ เช่น การจัดการกล่องจดหมาย การบันทึกกระบวนการทำงาน หรือแม้แต่การออกไปซื้อเครื่องดื่มประจำวัน!

อาจดูเป็นเรื่องน่าขัน แต่การละเว้นงานที่ทำเป็นประจำซึ่งใช้เวลาในแต่ละวันไปนั้น เป็นข้อผิดพลาดในการบริหารเวลาที่พบได้บ่อยมาก การจัดสรรเวลาสำหรับการออกไปซื้อกาแฟไว้ล่วงหน้านั้นดีกว่าการที่คุณต้องตามเวลาไม่ทันอยู่เสมอถึง 15 นาที

แต่นั่นไม่ใช่สิ่งเดียวที่คุณต้องประมาณการ: คุณยังต้องคำนวณว่าแต่ละงานควรใช้เวลาเท่าไรในอุดมคติ วิธีนี้สามารถทำได้หลายวิธี:

หากคุณไม่แน่ใจว่าการทำงานหนึ่งควรใช้เวลาเท่าไรหรือใช้เวลามาก่อนหน้านี้เท่าไร ให้ใช้ส่วนขยาย Chrome ของ ClickUpเพื่อติดตามเวลาที่ใช้ในแต่ละงาน

ประเมินศักยภาพส่วนบุคคลของพนักงานแต่ละคน

การผลิตแบบทีมมีความสำคัญอย่างยิ่ง

เมื่อคุณคิดถึงการจัดการทรัพยากร ไม่ใช่เพียงแค่การกระจายงานให้พนักงานเท่า ๆ กันเท่านั้น แต่ละคนมีสไตล์การทำงานและทักษะที่แตกต่างกัน บางคนสามารถจัดการงานทางเทคนิคหลายอย่างพร้อมกันได้ ในขณะที่บางคนไม่สามารถ

โบนัส:เครื่องมือการจัดการทรัพยากร

ตอนนี้คุณต้องหาความสามารถในการรับภาระงานของสมาชิกแต่ละคนในทีม แล้ววิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คืออะไร? ก็คือการใช้คุณสมบัติการจัดการภาระงานของทีม!

มุมมองปริมาณงานช่วยให้คุณสามารถกำหนดขีดความสามารถของปริมาณงานรายวัน/รายสัปดาห์สำหรับผู้ใช้แต่ละคนตามการสนทนากับพวกเขา คุณสามารถกำหนดขีดความสามารถเป็นชั่วโมง งานหรือแม้แต่คะแนนเรื่องราว Scrum

เพียงแค่ขอความคิดเห็นจากพนักงานของคุณ ให้แต่ละสมาชิกในทีมบอกคุณเป็นการส่วนตัวว่าพวกเขารู้สึกอย่างไรกับปริมาณงานของตนเอง เขียนสิ่งที่พวกเขาต้องรับผิดชอบ และว่าพวกเขาสามารถรับงานเพิ่มหรือต้องการงานน้อยลง

ด้วยวิธีนี้ คุณจะทราบว่าพนักงานของคุณมีปริมาณงานที่มากเกินไปหรือไม่ และคุณสามารถจัดสรรงานใหม่ได้เมื่อจำเป็น

จงฉลาดและให้ความสำคัญกับสิ่งที่ควรมาก่อน!

ไม่ใช่ทุกงานที่ถูกสร้างขึ้นมาเท่ากัน และการไปสตาร์บัคส์ไม่ได้สำคัญเท่ากับการแก้ไขโพสต์บล็อกของลูกค้าให้เสร็จ นั่นคือเหตุผลที่คุณต้องเรียนรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญ

การจัดลำดับความสำคัญช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่า ไม่ว่าทีมของคุณจะมีศักยภาพมากเพียงใด คุณก็จะมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุดก่อนเสมอ มันช่วยให้คุณใช้พลังงานกับงานที่มีกำหนดส่งด่วนมากที่สุด และไม่ต้องเครียดกับเรื่องที่สามารถเลื่อนออกไปได้

เพื่อให้การจัดลำดับความสำคัญเป็นไปอย่างถูกต้อง คุณจำเป็นต้องสื่อสารกับทีมของคุณอย่างชัดเจนว่างานใดต้องทำให้เสร็จก่อน งานใดมีกำหนดเวลาที่แน่นอน และงานใดสามารถเลื่อนออกไปได้หากจำเป็น เมื่อทำการตัดสินใจเหล่านี้ เราขอแนะนำให้ใช้เมทริกซ์คะแนนแบบง่ายที่มี 3 คะแนนสำหรับองค์ประกอบต่อไปนี้:

ใช้เมทริกซ์นี้เพื่อกำหนดคะแนนเชิงวัตถุประสงค์สำหรับลำดับความสำคัญของโครงการแต่ละโครงการ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมทราบหากงานที่ได้รับมอบหมายมีความยืดหยุ่นในเรื่องของกำหนดเวลา

สิ่งแรกที่ต้องทำ โบนัส ClickUp: เครื่องมือจัดการภาระงานของทีมที่เรียบง่ายช่วยให้คุณกำหนดความสำคัญของงานที่สำคัญทุกงานได้ง่าย ตั้งแต่ "ต่ำ" ถึง "เร่งด่วน" การจัดเรียงตามความเร่งด่วนช่วยให้ทีมของคุณมองเห็นงานที่มีความสำคัญสูงสุดได้ชัดเจนยิ่งขึ้น คุณยังสามารถสร้างการทำงานอัตโนมัติอย่างง่ายใน ClickUpเพื่อกำหนดระดับความสำคัญเฉพาะเมื่อมีการมอบหมายงานให้กับบุคคลใดบุคคลหนึ่งหรือเมื่อถึงกำหนดส่งงาน

3.ใช้การจัดสรรทรัพยากรเพื่อทักษะการจัดการภาระงานของทีม

หลังจากที่คุณได้ประเมินงานและความสามารถของทีมเสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะกระจายงานใช่ไหม? แต่เดี๋ยวก่อน...อย่ารีบร้อนนัก

คุณไม่สามารถเลือกใครก็ได้มาทำโครงการเก่าๆ ได้หรอกนะ เอาล่ะ บางทีคุณอาจจะ ทำได้ ก็ได้ แต่ประสิทธิภาพก็คงไม่ต่างอะไรกับการขอให้ฮัลค์พับหงส์กระดาษโอริกามิ

โบนัส:การปรับระดับทรัพยากร

มอบหมายงานที่เหมาะสมให้กับบุคคลที่เหมาะสม

กุญแจสำคัญในการจัดการปริมาณงานอย่างชาญฉลาดคือการมอบขอบเขตงานที่เหมาะสมให้กับบุคคลที่เหมาะสม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณหรือผู้จัดการโครงการของคุณทราบถึงทักษะ ความถนัด อารมณ์ ความพร้อม และจุดแข็งของแต่ละสมาชิกในทีมก่อนเริ่มการจัดตารางงาน

ตัวอย่างเช่น หากพนักงานคนใดของคุณเก่งเรื่องรายละเอียดปลีกย่อยแต่มีปัญหาเมื่อต้องทำงานภายใต้ความกดดันสูง พวกเขาอาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับโครงการที่ต้องแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า แต่ในทำนองเดียวกัน คนที่มีความคิดสร้างสรรค์และมองภาพรวมได้ดีอาจไม่เหมาะกับการเป็นบรรณาธิการตรวจแก้ข้อความ

พิจารณาจุดแข็งเฉพาะบุคคลของแต่ละคน แล้วมอบหมายงานที่มีความสำคัญสูงสุดก่อน เมื่อจัดการเสร็จแล้วจึงค่อยมอบหมายงานที่เหลือ (ไม่ต้องกังวล คุณจะได้ไปซื้อกาแฟที่สตาร์บัคส์แน่นอน...สักพักหนึ่ง)

ต้องการคะแนนพิเศษจากผู้จัดการหรือไม่? ขณะมอบหมายงานให้สมาชิกในทีม ให้พวกเขาทราบว่า ทำไม คุณถึงเลือกพวกเขาสำหรับงานนั้น สิ่งนี้จะทำให้งานของพวกเขามีความหมายและน่าสนใจมากขึ้น

ยิ่งพนักงานของคุณมีความมั่นใจในงานของตนมากเท่าไร ผลผลิตของพวกเขาก็จะยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น ง่ายแค่นั้นเอง!

สร้างกำหนดเวลาที่สมจริง

เมื่อคุณได้มอบหมายงานทั้งหมดแล้ว คุณต้องกำหนดเส้นตายสำหรับงานเหล่านั้นด้วย เมื่อคุณเริ่มต้นวางแผนปริมาณงานเป็นครั้งแรก ให้เน้นที่การกำหนดเส้นตายที่ สามารถทำได้จริง!

แม้จะใช้แอปที่ใช้งานง่ายที่สุดอย่าง ClickUp คุณก็ควรคาดหวังว่าจะมีช่วงเวลาปรับตัวอยู่บ้าง ในขณะที่ทีมของคุณกำลังทำความคุ้นเคยกับขั้นตอนการทำงานใหม่ กำหนดเส้นตายสำหรับรอบแรกให้ยืดหยุ่นมากที่สุดเท่าที่จะทำได้

ใช้ข้อมูลที่คุณรวบรวมเกี่ยวกับการประมาณเวลาในการทำงานครั้งก่อน ความสามารถของพนักงาน และทักษะที่ทราบแล้ว เพื่อประมาณเวลาที่ดีที่สุดว่าแต่ละงานควรใช้เวลานานเท่าใด จากนั้นเพิ่มเวลาอีกเล็กน้อยเพื่อรองรับสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด

เมื่อพนักงานสามารถทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลาที่เข้มงวดได้ จะช่วยสร้างความมั่นใจให้กับพวกเขาเอง และในระบบการจัดการใหม่ที่ยอดเยี่ยมของคุณ การมีเครื่องมือที่เหมาะสมในการปรับแต่งปริมาณงาน—และทำได้อย่างรวดเร็ว—เป็นสิ่งสำคัญต่อประสิทธิภาพการทำงานของหัวหน้าทีมทุกคน

การทำงานเป็นทีม > ความสามารถ โบนัส ClickUp: การมอบหมายงานใน ClickUp นั้นง่ายมาก! เพียงสร้างงานและมอบหมายให้กับพนักงานหรือทีมหนึ่ง หรือ หลายทีม หลังจากแจกจ่ายงานแล้ว ให้กำหนดวันที่เริ่มต้นและวันที่ครบกำหนดสำหรับสมาชิกแต่ละคนในทีม กังวลเกี่ยวกับการจัดการกำหนดเวลาที่ขัดแย้งกันหรือไม่? มองเห็นภาพงานของทีมคุณผ่านมุมมอง Timeline เพื่อปรับสมดุลวันที่เริ่มต้นและวันที่ครบกำหนดของทุกคน ทั้งหมดจากไทม์ไลน์โครงการเดียว

4. ช่วยพนักงานของคุณวางแผนด้วยเทมเพลตการจัดการปริมาณงาน

โอเค คุณได้ระบุงานที่ต้องทำและระยะเวลาที่ใช้แล้ว และคุณก็รู้ว่าพนักงานคนไหนรับผิดชอบงานอะไร ต่อไปก็ปล่อยให้เป็นระบบอัตโนมัติได้เลยใช่ไหม?

อย่าเพิ่งรีบ!

หากรูปแบบการวางแผนงานนี้เป็นสิ่งใหม่สำหรับทีมของคุณ พวกเขา (และคุณด้วย!) อาจต้องการการสนับสนุนเพิ่มเติมเล็กน้อยเพื่อให้สามารถจัดระเบียบได้ และถึงแม้ว่ากระบวนการทำงานจะไม่ใช่สิ่งใหม่ แต่ยิ่งรูปแบบการจัดการงานของคุณมีความสมบูรณ์มากขึ้น กระบวนการของคุณก็ควรมีรูปแบบที่เป็นมาตรฐานมากขึ้นตามไปด้วย

เทมเพลตช่วยในการจัดการภาระงานสองประการ: ช่วยให้ทีมที่ใหม่กับกระบวนการสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็วขึ้น และช่วยให้ทีมที่มีประสบการณ์สามารถทำให้สิ่งที่ดีซึ่งพวกเขารู้ว่าทำงานได้ดีเป็นระบบอัตโนมัติมากขึ้น

นี่คือแม่แบบภาระงานห้าแบบเพื่อเริ่มต้น:

1. แม่แบบปริมาณงานพนักงาน ClickUp

เทมเพลตปริมาณงานพนักงานของ ClickUpช่วยให้สมาชิกในทีมและผู้จัดการสามารถกำหนดขีดความสามารถในการทำงานประจำวันและรายสัปดาห์ของตนเอง และดูปริมาณงานที่มอบหมายให้กับพนักงานแต่ละคน

2. แม่แบบการบล็อกตารางเวลาใน ClickUp

เทมเพลตการบล็อกตารางเวลาของClickUpช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถติดตามและมองเห็นกิจกรรมงานที่ผ่านมา ปัจจุบัน และที่กำลังจะเกิดขึ้น โดยใช้เทคนิคการบล็อกเวลา

3. แม่แบบการจัดการงานแบบง่ายของ ClickUp

ต้องการทำให้รายการงานของทีมคุณง่ายขึ้นหรือไม่? ลองใช้เทมเพลตการจัดการงานแบบง่ายของ ClickUpเพื่อให้พนักงานของคุณมีโอกาสได้รับรายการงานประจำวันแบบส่วนตัว ซึ่งรวมถึงงาน โครงการส่วนตัว วันหยุดพักผ่อน ฯลฯ

4. แม่แบบการประชุม 1 ต่อ 1 สำหรับพนักงานและผู้จัดการใน ClickUp

การจัดการปริมาณงานเริ่มต้นจากการที่พนักงานเข้าใจในสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา นั่นหมายความว่าคุณในฐานะหัวหน้าทีมจำเป็นต้องกำหนดเป้าหมายการผลิตการจัดการเวลา และการจัดลำดับความสำคัญของโครงการอย่างชัดเจน วิธีที่ดีที่สุดในการทำให้ผู้ร่วมงานแต่ละคนเข้าใจตรงกันคือการมีเอกสารรายละเอียดแบบ 1 ต่อ 1 ที่ติดตามทุกแง่มุมเหล่านี้

5. แม่แบบติดตามการประชุม ClickUp

การทำงานที่มีประสิทธิภาพเริ่มต้นจากการจัดระเบียบงานประจำวันของคุณ นั่นคือเหตุผลว่าทำไมการใช้แบบฟอร์มเพื่อติดตามการประชุมของคุณจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะคุณจะสามารถทราบได้ว่าเวลาของคุณถูกใช้ไปกับอะไร และคุณสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อช่วยเหลือการทำงานของคุณ

เทมเพลต, เทมเพลต, เทมเพลต! โบนัสจาก ClickUp: เราเป็นแฟนตัวยงของเทมเพลตเพื่อช่วยให้ทีมของคุณทำงานเป็นระบบและราบรื่น อยากเห็นเพิ่มเติมไหม? ลองดูการรวบรวมเทมเพลตการจัดการโครงการทั้งหมดของเรา หรือเยี่ยมชมศูนย์เทมเพลตของ ClickUpเพื่อดูวิธีเริ่มต้นที่รวดเร็วอีกหลายร้อยวิธี!

5. ให้ความสำคัญกับการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน

แม้ว่าเราอาจจะลืมวิธีแก้โจทย์แคลคูลัสสมัยมัธยมต้นไปแล้ว แต่นี่คือสูตรหนึ่งที่คุณต้องจำให้ขึ้นใจ:

การจัดการปริมาณงาน = การจัดการความเครียด

ยิ่งเราเผชิญกับความเครียดน้อยลงเท่าใด ภาระงานของเราก็จะยิ่งจัดการได้ง่ายขึ้นเท่านั้น แล้วอะไรคือแหล่งความเครียดที่ใหญ่ที่สุดในที่ทำงาน?

การสำรวจจากWrikeพบว่ามีการสร้างรหัสผ่านที่มีแปดตัวอักษร โดยมีตัวเลขหนึ่งตัว ตัวอักษรตัวใหญ่หนึ่งตัว และสัญลักษณ์หนึ่งตัว. นั่นแหละ และ การขาดการสื่อสารและการร่วมมือ.

แม้การเปลี่ยนแปลงที่ดีก็สามารถทำให้เกิดความเครียดได้เมื่อมันเป็นสิ่งใหม่ หลังจากที่คุณได้นำระบบการจัดการงานใหม่มาใช้แล้ว อย่าลืมตรวจสอบกับทีมของคุณอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขารู้สึกได้รับการสนับสนุน

จัดให้มีการประชุมทีมเป็นประจำ

โดยเฉพาะอย่างยิ่งในขณะที่กระบวนการนี้ยังใหม่ ให้พยายามจัดเวลาสำหรับการประชุมแบบตัวต่อตัวกับสมาชิกในทีมของคุณ การสื่อสารเป็นกุญแจสำคัญในการจัดการการเปลี่ยนแปลง และทำให้พนักงานของคุณยอมรับกระบวนการใหม่ สำหรับกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ประสบความสำเร็จใช้คำถามด้านล่างเพื่อรับฟังความคิดเห็นที่ตรงไปตรงมาจากทีมของคุณ:

ลองใช้เครื่องมือการจัดการการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้!

เตรียมพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงด้วยเทมเพลตการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง!

โปรดทราบว่าการเพิ่มการประชุมในตารางเวลาของคุณและพนักงานของคุณอาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานช้าลง—ซึ่งตรงกันข้ามกับสิ่งที่คุณต้องการ! ดังนั้นควรคิดหาวิธีทำให้การตรวจสอบเหล่านี้สะดวกและมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ลองพิจารณาทำผ่าน Slack ดู เช่น เพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถอัปเดตข้อมูลให้คุณได้เมื่อสะดวก โดยไม่รบกวนงานของพวกเขาเกินไป บางคนอาจไม่เคยรู้สึกสบายใจที่จะระบายความรู้สึกกับหัวหน้า — และนั่นก็ไม่เป็นไร!

จัดประชุมทีมแบบยืนสัปดาห์ละครั้งเพื่อให้ทุกคนได้มารวมตัวกันเพื่อแบ่งปันกลยุทธ์และระบายความไม่พอใจ และพิจารณาใช้แอปสำหรับการมีส่วนร่วมแบบไม่ระบุตัวตน เช่นScatterSpokeเพื่อให้ทุกคนสามารถแบ่งปันความรู้สึกของตนได้อย่างไม่กดดัน

เน้นความร่วมมือ ไม่ใช่การขัดจังหวะ

ไม่มีอะไรน่ารำคาญไปกว่าการส่งข้อความสำคัญให้พนักงานของคุณแล้วไม่ได้รับการตอบกลับเป็นเวลาหลายชั่วโมงเลยใช่ไหม? ฉันหมายถึงว่า พวกเขาไม่เข้าใจคำว่า "ลาเต้ของฉันอยู่ไหน?" หรือยังไง?!

พูดเล่นกันพอหอมปากหอมคอ ข้อความที่ปล่อยไว้โดยไม่ตอบกลับจะทำให้งานของคุณล่าช้า และยากต่อการบริหารจัดการปริมาณงาน เมื่อออกแบบกระบวนการบริหารจัดการงานของคุณ อย่าลืมให้ความสำคัญกับการ ทำลาย กำแพงระหว่างงานแต่ละส่วน ไม่ใช่การสร้างกำแพงใหม่ขึ้นมา

สร้างงานทีมเพื่อให้ทุกคนสามารถมองเห็นสิ่งที่สมาชิกทีมคนอื่นกำลังทำอยู่ได้ หากพวกเขาสามารถตรวจสอบสถานะได้โดยไม่ต้องขัดจังหวะการทำงานของใคร? ยิ่งดีขึ้นไปอีก

คุณสามารถมอบหมายความคิดเห็นได้?! โบนัส ClickUp: ใช้ ClickUpเพื่อแสดงความคิดเห็นในทุกงาน พนักงานจะได้รับการแจ้งเตือนทันที ดังนั้นพวกเขาจะไม่มีข้อแก้ตัวว่าไม่เห็นคำขอของคุณ และหากคุณต้องการให้บุคคลใดดำเนินการอย่างเร่งด่วน คุณสามารถเปลี่ยนความคิดเห็นของคุณให้เป็นงานและมอบหมายให้กับพวกเขาได้พนักงานจะได้รับแจ้งเตือนและความคิดเห็นจะปรากฏในรายการงานของพวกเขา เมื่อพวกเขาทำเสร็จแล้ว สามารถคลิกที่ช่องทำเครื่องหมาย แก้ไข เพื่อแสดงให้คุณเห็นว่าพวกเขาได้ทำงานเสร็จแล้ว Voilà

6. ติดตามประสิทธิภาพการทำงานของภาระงานด้วยแดชบอร์ด

การจัดการเวิร์กโฟลว์เป็นวงจรที่ไม่สิ้นสุด คุณจะต้องทำซ้ำแต่ละขั้นตอนเหล่านี้อย่างต่อเนื่องเพื่อการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง แต่คุณจะวัดได้อย่างไรว่ามันกำลังทำงานอยู่?

เอาล่ะ ยังมีวิธีที่ยากเสมอ คุณ อาจจะ เก็บบันทึกในสเปรดชีตอย่างละเอียดเกี่ยวกับข้อร้องเรียนแต่ละเรื่อง ปัญหาที่เกิด และกำหนดเวลาที่ทำได้ (หรือพลาด) ในแต่ละรอบงานใหม่ คุณอาจจะมองหาลวดลายและจุดติดขัดที่พบบ่อย ลองใช้วิธีเดาและตรวจสอบแนวทางในการเปลี่ยนแปลงเพื่อดูว่าช่วยได้หรือไม่

พร้อมสำหรับวิธีที่ง่ายแล้วหรือยัง?

แดชบอร์ดของ ClickUpสามารถทำหน้าที่เป็นศูนย์ควบคุมภารกิจของคุณ ที่ซึ่งคุณสามารถตรวจสอบและติดตามประสิทธิภาพการทำงานของทีมในการจัดการภาระงานได้อย่างใกล้ชิด คุณสามารถเพิ่มวิดเจ็ตที่กำหนดเองได้หลากหลาย เช่น กราฟ การคำนวณ บล็อกข้อความ และอื่นๆ อีกมากมาย โดยแต่ละวิดเจ็ตจะดึงข้อมูลเฉพาะจากทั่วทั้งทีมของคุณมาแสดงผล!

อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ใช่ทั้งหมด คุณยังได้รับการเข้าถึงวิดเจ็ตการรายงานงานมากมายเพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกอย่างละเอียดเกี่ยวกับวิธีที่ทีมของคุณกำลังจัดการกับการบริหารงาน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้:

โบนัส ClickUp: อีกหนึ่งวิธีที่ยอดเยี่ยมในการติดตามการจัดสรรงานของทีมคุณคือการใช้Box Viewมันจะแสดงภาพรวมของสิ่งที่พนักงานกำลังทำอยู่ รวมถึงความสามารถในการทำงานในปัจจุบันของพวกเขา คุณสามารถระบุได้อย่างง่ายดายว่าใครมีภาระงานมากเกินไปและสามารถมอบหมายงานเพิ่มเติมให้กับผู้ที่สามารถรับภาระได้

BOX IT UP ClickUp Bonus: อีกวิธีที่ยอดเยี่ยมในการติดตามการจัดสรรงานของทีมคุณคือการใช้ Box View. มันจะแสดงภาพให้เห็นว่าพนักงานกำลังทำอะไรอยู่ รวมถึงความสามารถในการทำงานของพวกเขาในปัจจุบัน. คุณสามารถระบุได้อย่างง่ายดายว่าใครมีภาระงานมากเกินไป และสามารถมอบหมายงานให้กับผู้ที่สามารถรับภาระงานเพิ่มเติมได้.

7. อัตโนมัติการทำงานและรวมศูนย์การมองเห็น

หลังจากที่คุณได้แก้ไขปัญหาต่าง ๆ ในขั้นตอนการทำงานในช่วงแรก ๆ แล้ว ให้มองหาโอกาสในการปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณให้ดียิ่งขึ้นต่อไป

อย่าข้ามขั้นตอนนี้!

จะมีช่วงเวลาหนึ่งในวงจรชีวิตของโครงการที่ทีมของคุณต้องรับมือกับปริมาณงานที่หนักหน่วง การบริหารจัดการปริมาณงานช่วยให้คุณมีแนวทางเชิงรุกด้วยกลยุทธ์ที่ช่วยประหยัดเวลาเหล่านี้ตั้งแต่ตอนนี้ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเผชิญกับความเครียดในภายหลัง

ทำให้งานที่ทำซ้ำ ๆ เป็นอัตโนมัติ

วิธีที่ง่ายที่สุดในการลดภาระงานจริงคือการระบุงานที่น่าเบื่อซึ่งสามารถทำได้ โดยอัตโนมัติ ที่จริงแล้ว องค์กรของคุณสามารถประหยัดเวลาได้ถึง2 ชั่วโมงต่อวันผ่านการจัดการงานอัตโนมัติ!เครื่องมือเหล่านี้สามารถทำให้กระบวนการจัดการงานส่วนใหญ่เป็นไปโดยอัตโนมัติ

แน่นอน คุณสามารถเลือกและใช้เครื่องมืออัตโนมัติที่มีอยู่แล้วได้เสมอ แต่ทำไมต้องทำให้แอปพลิเคชันของทีมคุณรก เมื่อคุณสามารถลงทุนในซอฟต์แวร์จัดการงานแบบครบวงจรที่ อัดแน่นไปด้วย การทำงานอัตโนมัติ?

สมมติว่าคุณต้องการสร้างระบบอัตโนมัติที่แจ้งให้พนักงานทราบทันทีเมื่อมีงานเร่งด่วนใหม่ที่ต้องดำเนินการ โชคดีที่คุณเป็นผู้ตัดสินใจที่ยอดเยี่ยมและเลือกใช้ ClickUp สำหรับการจัดการปริมาณงาน!

สิ่งที่คุณต้องทำคือใช้ระบบอัตโนมัติ "เมื่อใดก็ตามที่งานได้รับลำดับความสำคัญ 'ด่วน' งานนั้นจะเปลี่ยนเป็น 'เปิด' โดยอัตโนมัติ" ปัง! ทันทีที่งานถูกติดแท็กด่วน พนักงานของคุณจะรับทราบโดยทันที

เลือกจากรายการอัตโนมัติที่ติดตั้งไว้แล้วกว่า 50 รายการ หรือสร้างของคุณเอง!

ใช้กระดานคัมบังเพื่อมุมมองที่แตกต่าง

กระดานคัมบัง เป็น เครื่องมือที่กะทัดรัดแต่ทรงพลังเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการทำงานของธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น. มันทำงานอย่างไร?

มันแสดงภาพกระบวนการทำงานของโครงการของคุณและแสดงสถานะของแต่ละงานในกระดานงานที่เป็นระเบียบทั้งในรูปแบบกายภาพหรือเสมือนจริง ทีมงานของคุณสามารถลากและวางงานไปยังคอลัมน์สถานะที่เกี่ยวข้องได้ตามความคืบหน้า เช่นนี้:

ด้วยวิธีนี้ ทีมของคุณทั้งหมดสามารถเห็นความคืบหน้าของโครงการได้แบบเรียลไทม์ กระบวนการจัดการปริมาณงานนี้ช่วยให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องมีความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับระยะเวลาที่ใช้ในการทำโครงการ และใครเป็นผู้รับผิดชอบในแต่ละส่วนของมัน

ผู้จัดการโครงการควรระบุด้วยว่างานใดที่หยุดชะงักบนกระดานคัมบัง ซึ่งบ่งชี้ถึงจุดคอขวดในกระบวนการ จากนั้นพวกเขาสามารถจัดสรรทรัพยากร (หรือสมาชิกในทีม) เพื่อช่วยแก้ไขงานนั้น

ปรับแต่งมุมมองของคุณตามที่คุณต้องการ โบนัส ClickUp: เราให้บริการกระดาน Kanban สำหรับการจัดการโครงการ, แผนภูมิ Gantt เพื่อแสดงการพึ่งพา, และมุมมองอื่น ๆ ให้คุณเลือกมุมมองที่เหมาะกับทีมของคุณมากที่สุด ใช้ มุมมองที่ยืดหยุ่น เพื่อแสดงงานในรายการงาน, กระดาน Kanban, หรือมุมมองไทม์ไลน์

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดการปริมาณงาน

อะไรคือความท้าทายที่พบบ่อยในการจัดการปริมาณงาน?

ความท้าทายในการจัดการปริมาณงานอาจแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรม ขนาดของบริษัท และความรับผิดชอบของแต่ละบุคคล อย่างไรก็ตาม ความท้าทายที่พบบ่อยบางประการได้แก่:

ใครควรเป็นผู้จัดการการวางแผนปริมาณงาน?

ขึ้นอยู่กับโครงสร้างองค์กรของคุณ การจัดการปริมาณงานของคุณอาจทำคนเดียวหรือเป็นกลุ่ม

หากบริษัทของคุณมีการแบ่งแยกแผนกอย่างชัดเจนและแต่ละแผนกดูเหมือนจะดำเนินงานเหมือนเป็นบริษัทขนาดเล็กของตัวเอง การวางแผนแบบเดี่ยวอาจจะเป็นทางเลือกที่เหมาะสมที่สุด อย่างไรก็ตาม หากทีมของคุณมีความร่วมมือสูงและมักทำงานร่วมกับผู้อื่นเพื่อดำเนินโครงการให้สำเร็จ การที่ทุกคนมาร่วมกันระดมความคิดน่าจะเป็นแนวทางที่ดีกว่า

ประโยชน์ของการจัดการปริมาณงานอย่างมีประสิทธิภาพคืออะไร?

เครื่องมือจัดการปริมาณงานช่วยให้คุณเห็นทุกสิ่งที่เกิดขึ้นภายในบริษัท และมอบการมองเห็นแบบเดียวกันนี้ให้กับทีมของคุณ!

การเห็นสถานะของโครงการสามารถขจัดปัญหาการสื่อสารและกำแพงระหว่างทีมได้ และที่สำคัญที่สุด? มันช่วยให้ทีมของคุณทำงานไปในทิศทางเดียวกันและมีประสิทธิภาพมากขึ้น และ นั่น หมายถึงลูกค้าที่มีความสุขมากขึ้นที่ได้รับงานตรงเวลา

ระบบการจัดการปริมาณงานยัง:

การจัดการปริมาณงานอย่างมีประสิทธิภาพด้วย ClickUp

การจัดการปริมาณงานก็เหมือนกับชุดปฐมพยาบาลสำหรับองค์กรของคุณ เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการปกป้องความเป็นอยู่ที่ดีของทีมเมื่อพวกเขาต้องรับมือกับปริมาณงานที่หนักหน่วง ไม่เพียงเท่านั้น ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขาได้ทันทีอีกด้วย!

อย่างไรก็ตาม การจัดการปริมาณงานด้วยตนเองนั้นเป็นเรื่องที่ยากลำบาก คุณจำเป็นต้องมีเครื่องมือการจัดการโครงการที่เฉพาะเจาะจง—ซึ่งไม่ใช่แค่สะดวกสำหรับผู้จัดการโครงการที่มีทักษะ—เพื่อทำหน้าที่หนักทั้งหมด เช่น การกระจายปริมาณงาน การติดตามความคืบหน้าของทีม การสร้างรายงาน และอื่นๆ อีกมากมาย

โชคดีที่มีเครื่องมืออย่าง ClickUp ซึ่งมีฟีเจอร์มากมาย รวมถึงมุมมองไทม์ไลน์ มุมมองปริมาณงาน และมุมมองกล่อง ที่ช่วยให้กระบวนการนี้ดำเนินไปอย่างราบรื่น

ด้วยแผนฟรีของ ClickUpคุณจะได้รับผู้ใช้ไม่จำกัดและโครงการไม่จำกัด ด้วยแผนชำระเงิน คุณจะได้รับพื้นที่เก็บข้อมูลไม่จำกัดและการเชื่อมต่อไม่จำกัดเพื่อช่วยจัดการภาระงานของทีมคุณ

ดังนั้น ลงทะเบียนใช้ ClickUp และวินิจฉัยและแก้ไขปัญหาด้านประสิทธิภาพการทำงานของคุณวันนี้!