วิธีการจัดลำดับความสำคัญของงานในที่ทำงาน (พร้อม 8 ขั้นตอนเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานของคุณ)

ทุกงานในกระบวนการของคุณมีความเร่งด่วนเท่ากันหรือไม่?

คุณทำรายการสิ่งที่ต้องทำอย่างง่าย ๆและทำแต่ละงานให้เสร็จตั้งแต่ต้นจนจบหรือไม่?

ถ้าเป็นอย่างนั้น—นั่นเป็นสัญญาณเตือนที่ชัดเจนมาก

เพื่อจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างมีประสิทธิภาพ ให้เริ่มต้นด้วยการเขียนทุกงานที่ต้องทำให้เสร็จลงบนกระดาษ—ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่เพียงใดก็ตาม เมื่อคุณมีรายการที่ครบถ้วนแล้ว ให้ประเมินแต่ละงานโดยถามตัวเองสองคำถามสำคัญ: งานนี้เร่งด่วนหรือไม่? งานนี้สำคัญหรือไม่? ให้มุ่งเน้นไปที่งานที่ทั้งเร่งด่วนและสำคัญก่อน เพราะงานเหล่านี้มีผลกระทบสูงที่สุดและมีกำหนดเวลาที่ใกล้ที่สุด ต่อไป ให้ดำเนินการกับงานที่สำคัญซึ่งอาจไม่เร่งด่วนแต่ยังช่วยสนับสนุนเป้าหมายระยะยาวได้ ตรวจสอบและปรับลำดับความสำคัญของคุณอย่างสม่ำเสมอเมื่อมีงานใหม่เข้ามา

หากคุณไม่ได้จัดลำดับความสำคัญของงานจริง ๆ มันก็แค่เรื่องของเวลาเท่านั้นที่คุณจะกลายเป็นคอขวดของโครงการเรื้อรัง เมื่อไม่มีลำดับชั้นของงานที่ชัดเจน คุณเสี่ยงต่อการพลาดกำหนดส่งงาน เสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ และทำให้เพื่อนร่วมทีมรู้สึกหนักจนไม่ไว้วางใจในการสนับสนุนจากคุณอีกต่อไป

ดังนั้น บางทีเราควรหลีกเลี่ยงสถานการณ์นั้นและเรียนรู้วิธีที่ดีที่สุดในการจัดลำดับความสำคัญของงาน นี่คือคู่มือของคุณในการมุ่งเน้นสิ่งที่สำคัญที่สุดสร้างความไว้วางใจในทีมของคุณและหลีกเลี่ยงความวุ่นวายของโครงการ

8 ขั้นตอนในการจัดลำดับความสำคัญของงานในที่ทำงาน

การรู้ว่างานใดสามารถทำได้ในตอนนี้หรือภายหลังจะส่งผลต่อความสำเร็จของโครงการของคุณ ตั้งแต่การขาดความผูกพันและการขาดงานของพนักงานไปจนถึงประสิทธิภาพและผลผลิตที่ต่ำ การจัดลำดับความสำคัญของงานที่ไม่มีประสิทธิภาพส่งผลกระทบต่อโครงการขนาดใหญ่และซับซ้อน

และในที่สุด ผลกำไรของบริษัทคุณก็ขึ้นอยู่กับสิ่งนี้ นั่นคือเหตุผลที่คุณต้องเข้าใจวิธีการจัดลำดับความสำคัญของงานเพื่อบริหารเวลาและกำหนดความเร่งด่วนในทีมของคุณ

หากทีมของคุณเชื่อว่าคุณจะทำงานให้เสร็จเพียงเพราะคุณเป็นผู้จัดการของพวกเขาการสื่อสารในทีมได้เริ่มเสื่อมสลายไปแล้ว การจัดลำดับความสำคัญของงานเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทีมที่มีประสิทธิภาพสูง แต่คุณสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อแก้ไขปัญหานี้?

1. รายการงานของคุณโดยไม่เรียงลำดับความสำคัญ

เริ่มต้นด้วยการเขียนรายการงานทั้งหมดของคุณลงไป รวมถึงงานที่กำลังดำเนินอยู่และงานในอนาคตสำหรับทุกโครงการของคุณในรายการสิ่งที่ต้องทำนี้ และอย่าลืมใส่ทุกงานลงไปในรายการนี้โดยไม่เว้นแม้แต่รายการเดียว ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม

นี่อาจฟังดูไม่สำคัญนัก อย่างไรก็ตาม การจัดลำดับความสำคัญและการจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพในหัวของเราเป็นเพียงภาพลวงตา แน่นอนว่ามันอาจเป็นไปได้สำหรับโครงการเล็ก ๆ ที่มีเพียงคนเดียว แต่สำหรับโครงการส่วนใหญ่แล้ว มันจะเป็นเรื่องที่ยาวนานและซับซ้อน

คุณต้องมีภาพรวมที่สมบูรณ์ของงานที่กำลังดำเนินการ งานที่วางแผนไว้ และงานที่ยังไม่ได้เริ่มทั้งหมดไว้ในที่เดียวที่อยู่นอกเหนือจากความคิดของคุณ และสำหรับบางคน งานเหล่านี้จำเป็นต้องไม่เรียงลำดับ เพื่อให้คุณไม่ได้แค่ไล่ไปตามรายการหรือปฏิบัติกับงานทั้งหมดเหมือนกันหมด

แทนที่จะทำเช่นนั้น ให้พยายามจัดลำดับความสำคัญของงานและสื่อสารลำดับความสำคัญให้กับทีมของคุณ และนั่นคือวิธีที่คุณสามารถจัดการปริมาณงานและเข้าใจลำดับความสำคัญของงานของคุณได้ เพื่อที่คุณจะสามารถจัดสรรงานใหม่ได้หากจำเป็น

เริ่มต้นด้วยการสร้างรายการของคุณก่อนเสมอ อย่าพยายามข้ามขั้นตอนการเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำเพื่อเร่งให้งานเสร็จเร็วขึ้น! นั่นเป็นกับดัก และคุณจะไม่สามารถหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายสูงจากการขาดการจัดลำดับความสำคัญของงานที่เราได้พูดถึงไปแล้ว แยกงานใหญ่เป็นงานย่อย งานนี้จะช่วยให้ขั้นตอนต่อไปง่ายขึ้น และในซอฟต์แวร์จัดการงานอย่างClickUp คุณยังสามารถจัดเรียงใหม่หรือแก้ไขงานย่อยได้พร้อมกันหลายรายการ

ไม่จำเป็นต้องจัดลำดับงานในรายการตอนนี้ แต่เป็นเวลาที่เหมาะสมมากในการจัดกลุ่มงานตามวัน สัปดาห์ เดือน และปี เช่นเดียวกับการเพิ่มระยะเวลาและกำหนดส่งให้กับแต่ละงาน

โปรดระวังว่างานไม่ได้ประกอบด้วยเพียงการทำงานเพื่อส่งมอบงานของโครงการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการประชุม การโทรศัพท์และการประชุมทางวิดีโอ การนำเสนอ และการตอบข้อความโต้ตอบแบบทันทีและอีเมลด้วย แต่โดยปกติแล้ว สิ่งเหล่านี้เป็นเพียงขั้นตอนภายในงานเท่านั้น

ในการรวบรวมรายการงานของคุณ ให้ใช้ปากกาและกระดาษหรือ ClickUp แต่เราขอแนะนำให้คุณทราบ: การใช้เครื่องมือจะช่วยให้การอัปเดตรายการงานเมื่อมีงานใหม่เข้ามาเป็นไปอย่างราบรื่น และวิธีการจัดลำดับความสำคัญของงานและการจัดการเวลาแบบนี้สามารถประหยัดเวลาได้มากเลยทีเดียว

จัดระเบียบงานด้วยทางเลือกแทน Taskade!

2. ระบุงานที่คุณควรทำก่อน

เราทุกคนต่างรู้สึกถูกบังคับให้ทำภารกิจเล็ก ๆ ง่าย ๆ และรวดเร็วเป็นอันดับแรก ไม่ว่าภารกิจนั้นจะมีความสำคัญมากน้อยเพียงใดก็ตาม นั่นคือความเอนเอียงในการทำให้เสร็จของเราที่กำลังทำงานอยู่ นอกจากนี้ การศึกษาแสดงให้เห็นว่าสมองของเราจะปล่อยโดปามีนเข้าสู่กระแสเลือดทุกครั้งที่เราทำภารกิจสำคัญเสร็จ ซึ่งทำให้เราติดใจที่จะทำมันต่อไป

แต่คุณต้องต่อสู้กับมัน! และคุณสามารถทำได้โดย:

แยกแยะงานที่สำคัญออกจากงานที่เร่งด่วน

งานที่สำคัญคืออะไร? และงานที่เร่งด่วนคืออะไร?

ไม่ต้องสงสัยเลยว่า งานสำคัญที่ไม่เร่งด่วนต้องอยู่ในรายการงานของคุณ คุณต้องกำหนดเวลาสำหรับงานนั้น แต่ไม่จำเป็นต้องทำทันที คุณสามารถเลื่อนงานนั้นออกไปได้จริงๆ

ในทางกลับกัน คุณต้องทำงานที่เร่งด่วนและสำคัญในวันนี้หรือในอีกไม่กี่ชั่วโมงข้างหน้า แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นงานที่สำคัญเสมอไป ดังนั้นคุณอาจมอบหมายให้ผู้อื่นดำเนินการแทนได้

จากนั้น คุณอาจมีงานอื่นที่สำคัญและเร่งด่วนที่ต้องทำ คุณต้องทำให้เสร็จโดยทันทีเพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบเชิงลบที่รุนแรง เช่น การพลาดกำหนดเวลาของลูกค้า การสูญเสียสัญญาของลูกค้า การไม่สามารถเปิดตัวสินค้า หรือไม่สามารถให้บริการได้

ในที่สุด งานประจำวันบางอย่างของคุณอาจไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน ซึ่งหมายความว่าคุณอาจลบงานเหล่านี้ออกจากรายการงานของคุณได้โดยไม่ส่งผลกระทบเชิงลบต่อทีม แผนก หรือทั้งบริษัท

ClickUp แอปทุกอย่างสำหรับการทำงาน ช่วยให้คุณเพิ่มแท็กที่กำหนดเองให้กับงานเพื่อทำเครื่องหมายว่าสำคัญ รีบด่วน ทั้งสองอย่าง หรือไม่สำคัญ นอกจากนี้ งานทั้งหมดสามารถตั้งค่าความสำคัญเฉพาะได้ เช่น ด่วน, สูง, ปกติ, และ ต่ำ

จัดลำดับงานตามมูลค่า

งานใดของคุณที่สร้างคุณค่าสูงให้กับธุรกิจ? งานเหล่านั้นคือสิ่งที่ควรให้ความสำคัญ แต่ไม่ใช่ทุกงานที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง

ลำดับความสำคัญของพวกเขาขึ้นอยู่กับคุณค่าของพวกเขา งานที่สำคัญ คืองานที่เร่งด่วนและมีคุณค่าสูง งานที่มีความสำคัญสูง ไม่เร่งด่วน แต่ให้คุณค่าสูงแก่ธุรกิจ งานที่มีความสำคัญปานกลาง เร่งด่วนแต่มีคุณค่าน้อย สุดท้าย งานที่มีความสำคัญต่ำ ไม่เร่งด่วนและมีคุณค่าน้อย

นี่คือตัวอย่างงานบางอย่างที่สร้างคุณค่าสูงให้กับธุรกิจทุกประเภท:

สร้างความสัมพันธ์ระหว่างงานของคุณกับทีมของคุณใน ClickUp เพื่อนำทางผ่านแต่ละงานและตรวจสอบสถานะได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ ClickUp เพื่อกำหนดการพึ่งพาสำหรับงานและจัดลำดับการดำเนินการของงานเหล่านั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

จัดลำดับความสำคัญของงานตามความพยายาม

หากคุณต้องการให้วันของคุณเต็มไปด้วยประสิทธิภาพ คุณต้องพึ่งพาการประมาณการที่ต้องใช้ความพยายาม นั่นหมายความว่าคุณต้องทำภารกิจที่ต้องใช้ความพยายามมากที่สุดให้เสร็จก่อน ก่อนที่จะทำสิ่งอื่นใดในแต่ละวัน

งานที่ต้องใช้ความพยายามสูงสุดมักเป็นงานที่ซับซ้อนกว่าในแต่ละวันหรือเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับOKRs ของบริษัท การจัดการงานเหล่านี้เป็นลำดับแรกในแต่ละวันจะช่วยลดระดับความเครียดของคุณได้อย่างมาก ในขณะเดียวกันก็สร้างแรงผลักดันและเพิ่มแรงจูงใจในการทำงาน

ด้วยความช่วยเหลือจาก ClickUp คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเองที่มีค่าเป็น "ตัวเลข" เพื่อประเมินและกำหนดปริมาณงานที่คาดว่าจะต้องทำในแต่ละงานได้ง่าย ๆ (เช่น 1-5 โดย 5 คือยากที่สุด) กระบวนการนี้ใช้ในระบบการจัดการโครงการแบบสครัม แต่ก็สามารถนำไปใช้กับทีมของคุณได้เช่นกัน!

กำหนดลำดับความสำคัญสำหรับวันนี้

คุณอาจวางแผนงานที่สำคัญเป็นเวลานาน เช่น หลายสัปดาห์หรือแม้กระทั่งหลายปี แต่เทคนิคนี้จะช่วยให้คุณวางแผนงานประจำสัปดาห์ได้อย่างละเอียดในแต่ละวัน:

3. ปรับลำดับความสำคัญของคุณอยู่เสมอ

หากคุณต้องการเรียนรู้วิธีจัดการลำดับความสำคัญของงาน การปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์เป็นสิ่งที่คุณต้องเชี่ยวชาญ เพราะคุณไม่มีทางรู้ล่วงหน้าว่าเมื่อใดจะมีการเปลี่ยนแปลงคำสั่งหรือปัญหาที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นกับทีม ธุรกิจ หรือผลิตภัณฑ์

แต่คุณสามารถเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับเหตุการณ์ที่ไม่สามารถคาดเดาได้ซึ่งอาจทำให้ลำดับความสำคัญของงานเปลี่ยนไป พัฒนานิสัยในการทบทวนลำดับความสำคัญของงานและจัดระบบเพื่อไม่ให้ลืมทำอย่างสม่ำเสมอ

ทบทวนลำดับความสำคัญของงานทุกวันในช่วงเริ่มต้นหรือสิ้นสุดวันทำงาน แต่หากคุณต้องการ อาจเลือกทำในช่วงบ่ายวันศุกร์สำหรับสัปดาห์ถัดไป และทบทวนลำดับความสำคัญอีกครั้งก่อนสิ้นสุดแต่ละวัน

หลีกเลี่ยงการเสียเวลาอย่างต่อเนื่อง ทักษะการจัดการเวลาเป็นกุญแจสำคัญในการจัดลำดับความสำคัญของงานของคุณ ละทิ้งงานที่จู่ๆ ก็ไม่สำคัญอีกต่อไป แม้ว่าคุณจะรู้สึกอยากทำให้เสร็จและได้ทุ่มเทเวลาและความพยายามไปมากแล้วก็ตาม การทำเช่นนั้นจะเป็นการเสียเวลาและอาจทำให้พลาดกำหนดส่งงานที่สำคัญกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีงานอื่นกลายเป็นงานสำคัญแทน

4. ประเมินความพยายามของคุณในการทำงานให้เสร็จสิ้นอย่างสมเหตุสมผล

การประมาณความพยายามของคุณมีหลักฐานจากประวัติการเสร็จสิ้นงานรองรับหรือไม่? ถ้าไม่มี คุณต้องเริ่มติดตามเวลาเหล่านั้น เพราะคุณจะต้องใช้ข้อมูลเหล่านี้ แม้ว่าคุณจะยังไม่ได้จัดลำดับความสำคัญของงานตามความพยายามก็ตาม

ติดตามเวลาที่ใช้ในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ด้วยซอฟต์แวร์ติดตามเวลาโครงการของ ClickUp หลังจากนั้น ปรับปรุงการประมาณความพยายามของคุณตามบันทึกนั้น

คุณจำเป็นต้องจัดสรรทรัพยากรตามเกณฑ์ที่แตกต่างกัน และมีความเป็นไปได้สูงว่า หนึ่งในนั้นจะเป็นการใช้เวลาไปกับงานต่างๆ

สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำคือการประเมินความพยายามและเวลาที่ไม่สมจริงสำหรับทีมของคุณ คุณจะจบลงด้วยการเร่งรีบในการดำเนินโครงการ ซึ่งจะนำไปสู่ข้อผิดพลาด

ClickUp ช่วยให้คุณเปรียบเทียบเวลาที่ใช้จริงกับเวลาที่ประมาณการไว้ในแต่ละงานและโครงการ เพื่อให้คุณมองเห็นภาพรวมว่างานส่วนใดมีแนวโน้มที่จะขยายหรือชะลอตัวลง แต่หากคุณมีเวลาจำกัดหรือไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นตรงไหน ยังมีทางเลือกที่ชาญฉลาดยิ่งกว่านั้น

ClickUp Brain สามารถวิเคราะห์คำอธิบายงานและข้อมูลในอดีตของคุณเพื่อแนะนำกำหนดเวลาที่สมจริง ระดับความพยายาม และความสำคัญของแต่ละงาน

มันตรวจจับสิ่งกีดขวาง, ระยะเวลาที่จำกัด, และความไม่สมดุลของปริมาณงาน—เพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลโดยไม่ต้องเดา

💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ให้สมองจัดการกับคณิตศาสตร์ที่ซับซ้อนในขณะที่คุณมุ่งเน้นไปที่การปฏิบัติ การวางแผนความพยายามอย่างชาญฉลาดเริ่มต้นจากข้อมูลเชิงลึกที่ชาญฉลาด

5. ตระหนักถึงขีดจำกัดของประสิทธิภาพการทำงานของคุณ และรักษาสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัว

มีเพียงสิ่งที่คุณสามารถทำได้ในแต่ละวันหรือในสภาวะจิตใจที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้น วันทำงานทั่วไปมักใช้เวลาแปดชั่วโมง และเราทุกคนต่างเคยประสบกับภาวะตันทางความคิดสร้างสรรค์เป็นครั้งคราว นอกจากนี้ คนส่วนใหญ่ยังไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อรู้สึกเครียด

บางครั้งการเลื่อนงานไปทำในวันถัดไปหรือยกเลิกไปเลยก็มีประสิทธิภาพมากกว่าแต่แน่นอนว่านั่นจะเป็นไปได้ก็ต่อเมื่องานนั้นไม่ใช่เรื่องสำคัญหรือเร่งด่วนที่คุณไม่สามารถมอบหมายหรือจัดสรรให้ผู้อื่นทำได้

การใช้บันทึกความเสี่ยงสามารถช่วยให้คุณเข้าใจผลกระทบและความน่าจะเป็นของงานในทีมของคุณ (หรืองานส่วนตัวของคุณ) หากไม่เสร็จสมบูรณ์ได้อย่างจริงจัง การเข้าใจความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นสามารถช่วยให้คุณเข้าใจประสิทธิภาพโดยรวมของทีมคุณได้ดีขึ้น

6. กำหนดตารางเวลาสำหรับงานและภารกิจทั้งหมดของคุณ

การจัดตารางงานไม่ใช่แค่การเติมปฏิทินให้เต็มเท่านั้น—แต่เป็นการสร้างเส้นทางที่ชัดเจนไปสู่เป้าหมายของคุณ เริ่มต้นด้วยการกำหนดวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดที่เป็นจริงสำหรับแต่ละงานในรายการที่คุณจัดลำดับความสำคัญไว้ วันที่เหล่านี้ช่วยในการวางแผน การกระจายงาน และการมองเห็นกำหนดเวลา

แม้ว่าคุณจะเพิ่มวันครบกำหนดแล้ว การจัดตารางงานในปฏิทินก็ยังคงช่วยคำนึงถึงปัจจัยในโลกความเป็นจริง เช่น การประชุม ความพึ่งพาอาศัยกัน และอุปสรรคที่ไม่คาดคิด คุณอาจวางแผนที่จะทำงานให้เสร็จก่อนกำหนดเพื่อเผื่อเวลา หรือกระจายงานออกไปหลายวันเพื่อให้อยู่ในขอบเขตความสามารถของทีม

📆ClickUp Calendar ทำให้ กระบวนการทั้งหมดนี้มองเห็นได้ชัดเจน ยืดหยุ่น และทำงานร่วมกันได้ ใช้เพื่อลากและวางงานลงในตารางประจำวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือนของคุณ คุณสามารถปรับเส้นเวลา ตั้งการแจ้งเตือนซ้ำ และเชื่อมโยงวันที่ของงานกับเหตุการณ์สำคัญของโครงการที่ใหญ่กว่า ไม่ว่าคุณจะจัดการกับงานภายในหรือส่งมอบงานให้ลูกค้า ClickUp Calendar ช่วยให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน

รับภาพรวมระดับสูงของความสามารถของทีมคุณด้วย มุมมองภาระงาน จากนั้นปรับตารางเวลาให้เหมาะสมเพื่อป้องกันการทำงานหนักเกินไป ผสานกับ วิดเจ็ตพอร์ตโฟลิโอ ของ ClickUp เพื่อติดตามความคืบหน้าข้ามแผนกหรือโครงการต่างๆ ได้จากแดชบอร์ดเดียว

7. จัดสรรเวลาของคุณเพื่อให้ทำงานได้มากขึ้น

จัดสรรช่วงเวลาสำหรับทำงานแต่ละอย่างโดยไม่ให้มีการขัดจังหวะ วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้คุณทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ซึ่งเป็นสิ่งที่ตรงข้ามกับกลยุทธ์การจัดลำดับความสำคัญของงาน

ดำเนินการงานโครงการภายในแต่ละช่วงเวลาที่กำหนด หรือแม้แต่งานที่ไม่เกี่ยวข้องกับโครงการใด ๆ คุณอาจทำงานหลายงานในช่วงเวลาเดียวกันได้ แต่ต้องเป็นงานเล็ก ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกัน

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

กำหนดช่วงเวลาในปฏิทินที่ใช้ร่วมกันเป็น "เวลาโฟกัส" และปิดการแจ้งเตือนในช่วงเวลานั้น เป็นวิธีให้เพื่อนร่วมงานและผู้จัดการของคุณไม่รบกวนคุณขณะที่คุณกำลังมุ่งเน้นการทำงานให้เสร็จ โดยเฉพาะงานที่มีความสำคัญสูง

หากคุณเลือก ClickUp เพื่อจัดการงานของคุณลองใช้เทมเพลตการบล็อกเวลาของเรา

8. สื่อสารกับทีมของคุณตามความจำเป็น

การรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญของงานเป็นหนึ่งในรากฐานสำคัญของการทำงานเป็นทีมอย่างมีประสิทธิภาพ มิฉะนั้น คุณจะแจ้งความคืบหน้าให้ทีมทราบได้อย่างไรเมื่อพวกเขากำลังรอให้คุณเริ่มหรือเสร็จงานของคุณ?

แล้วพวกเขาจะรู้สึกอย่างไรถ้าคุณปล่อยให้พวกเขาต้องรอการเสร็จสิ้นงานของคุณไปเรื่อยๆ โดยไม่มีกำหนด? คุณต้องแจ้งให้เพื่อนร่วมทีมทราบล่วงหน้าทุกครั้งที่คุณพบความล่าช้าในการทำงานของคุณ และบอกพวกเขาด้วยว่าคุณวางแผนจะทำงานเหล่านั้นให้เสร็จเมื่อใด

คุณต้องแจ้งผู้จัดการของคุณเกี่ยวกับอุปสรรคใด ๆ ที่คุณพบเจอขณะปฏิบัติงานด้วย เป็นหน้าที่ของพวกเขาที่จะช่วยคุณเอาชนะอุปสรรคเหล่านั้น

ClickUp เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการแชร์ข้อมูลอัปเดตและติดตามงานโดยการแสดงความคิดเห็นในภารกิจเฉพาะ และความคิดเห็นเหล่านั้นสามารถรวมการบันทึกหน้าจอที่คุณสามารถบันทึกได้ภายในเครื่องมือ หรือคุณสามารถมอบหมายความคิดเห็นให้กับเพื่อนร่วมทีมเพื่อให้พวกเขารู้ว่าคุณกำลังรอให้พวกเขาทำงานให้เสร็จ

กรอบการกำหนดลำดับความสำคัญในภาพรวม

กลยุทธ์การจัดลำดับความสำคัญไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาเท่าเทียมกันทั้งหมด ต่อไปนี้คือภาพรวมอย่างรวดเร็วของกรอบแนวคิดยอดนิยมเพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจว่าอะไรเหมาะสมที่สุด:

ตัวอย่างจากโลกจริง: การจัดลำดับความสำคัญในการปฏิบัติ

มาลองนำทฤษฎีไปปฏิบัติจริงกันเถอะ นี่คือวิธีที่ผู้เชี่ยวชาญแต่ละสายงานสามารถจัดลำดับความสำคัญด้วย ClickUp:

💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: ใช้ มุมมองปริมาณงาน ใน ClickUp เพื่อจัดการความสามารถของทีมและปรับการมอบหมายงานตามความพร้อมใช้งานแบบเรียลไทม์

3 แม่แบบการจัดลำดับความสำคัญของงานที่ช่วยประหยัดเวลา

เทมเพลต ClickUp ต่อไปนี้จะใช้ประโยชน์จากทฤษฎีเบื้องหลังวิธีการจัดลำดับความสำคัญที่คุณเพิ่งเรียนรู้:

1. เทมเพลต 'Getting Things Done' ของ ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลต ClickUp Getting Things Doneเป็นเทมเพลตที่ครอบคลุมสำหรับการจัดลำดับความสำคัญของงานและติดตามงานทั้งหมดในที่เดียว สามารถปรับแต่งได้อย่างยืดหยุ่นด้วยฟิลด์ที่กำหนดเอง และยังสามารถทำงานร่วมกันในเอกสารกับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ได้อีกด้วย

ลองดูแอป GTDและเทมเพลต GTD เหล่านี้!

คุณสามารถใช้แม่แบบการจัดลำดับความสำคัญของงานนี้เพื่อ:

2. แม่แบบเมทริกซ์ผลกระทบและความพยายามของ ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

หากคุณกำลังจะหมดเวลาในการประเมินความสำคัญของงานอย่างละเอียด เทมเพลตนี้เหมาะอย่างยิ่ง!เทมเพลต ClickUp Impact Effort Matrixช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานตามปริมาณความพยายามที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จ

สำหรับผู้ที่ต้องการประเมินผลกระทบหรือค่าใช้จ่ายของโครงการอย่างรวดเร็วแม่แบบเมทริกซ์ความพยายามด้านผลกระทบนี้จะช่วยให้คุณกำหนดสิ่งที่ควรให้ความสำคัญเป็นลำดับแรก จัดทีมของคุณให้เข้าใจสิ่งที่สำคัญที่สุดต่อความสำเร็จร่วมกันของทีมด้วยแม่แบบภาพนี้

3. แม่แบบเมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญของ ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เราออกแบบแม่แบบเมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญของ ClickUpเพื่อจัดลำดับความสำคัญของรายการงานของคุณตามเกณฑ์สองข้อที่คุณเลือก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดหมวดหมู่รายการงานของคุณตามระดับความสำคัญและความสามารถในการบรรลุผล ตั้งแต่ต่ำไปสูง จากนั้น งานที่มีความสำคัญและความสามารถในการบรรลุผลสูงจะเป็นงานที่มีความสำคัญลำดับสูง

นอกจากนี้ ให้ใช้สีเพื่อจัดหมวดหมู่ของงาน ตัวอย่างเช่น ให้สีที่ต่างกันกับงานจากโครงการต่าง ๆ นี่เป็นวิธีหนึ่งในการจัดลำดับความสำคัญของงานทั้งหมดของคุณจากหลายโครงการไว้ในที่เดียว

เริ่มจัดลำดับความสำคัญของงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

คำแนะนำของเรา: ทำตามขั้นตอนการกำหนดลำดับความสำคัญของงานและวิธีการในคู่มือนี้ จากนั้นดำเนินการไปยังขั้นตอนถัดไปและทดลองใช้ ClickUp ซึ่งเป็นโซลูชันซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับงานของเรา

สมัครใช้ ClickUp วันนี้! การรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญของงานเป็นสิ่งสำคัญในการลดความเครียดและหยุดการทำงานภายใต้ความกดดัน แต่คุณจะเห็นคุณค่าของรายการงานที่จัดลำดับความสำคัญและClickUp Tasks ได้ก็ต่อเมื่อคุณทำงานอัตโนมัติเท่านั้น!

คำถามที่พบบ่อย

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดลำดับความสำคัญของงานในที่ทำงานคืออะไร?

วิธีที่ดีที่สุดขึ้นอยู่กับปริมาณงานและเป้าหมายของคุณ เริ่มต้นด้วยการระบุงานตาม ความเร่งด่วน และ ความสำคัญ กรอบการทำงานเช่น Eisenhower Matrix ช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่งานที่มีผลกระทบสูง ในขณะที่ RICE Scoring หรือ MoSCoW เหมาะสำหรับทีมผลิตภัณฑ์และโครงการที่ต้องตัดสินใจด้วยทรัพยากรที่จำกัด ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีใด สิ่งสำคัญคือการรักษาลำดับความสำคัญให้ชัดเจน สามารถดำเนินการได้ และปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ

ฉันจะตัดสินใจได้อย่างไรว่าอะไรเป็นเรื่องเร่งด่วนและอะไรเป็นเรื่องสำคัญ?

งานเร่งด่วนต้องการความสนใจทันที มักเกิดจากกำหนดเวลาหรือการพึ่งพาอาศัยกัน งานสำคัญมีส่วนช่วยต่อเป้าหมายระยะยาวหรือความสำเร็จโดยรวม แต่อาจไม่มีความเร่งด่วน กฎง่ายๆ: เร่งด่วน = ปฏิกิริยาตอบสนอง, สำคัญ = กลยุทธ์ ใช้กรอบภาพ (เช่น ตาราง 2×2) เพื่อจัดเรียงงานที่ต้องทำในแต่ละวันหรือสัปดาห์ของคุณให้อยู่ในหมวดหมู่เหล่านี้

ฉันควรทำอย่างไรเมื่อทุกอย่างดูเหมือนเป็นเรื่องสำคัญทั้งหมด?

หากทุกสิ่งเป็นสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญ ทุกสิ่งก็ไม่ได้เป็นสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญอย่างแท้จริง. ถอยกลับมาแล้วถามตัวเองว่า:

จากนั้น ให้จำกัดความสนใจของคุณไว้ที่ 1–3 ประเด็นสำคัญต่อวัน พิจารณาการจัดสรรเวลาหรือ วิธีไอวี ลี เพื่อหลีกเลี่ยงความวุ่นวายและรักษาสมาธิ

ฉันจะจัดการกับงานที่ไม่คาดคิดหรืองานเร่งด่วนได้อย่างไร?

เริ่มต้นด้วยการถามว่างานนั้นทั้งเร่งด่วน และ สำคัญหรือไม่ หากใช่ ให้ปรับแผนสำหรับวันนั้นและสื่อสารการเปลี่ยนแปลงให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบ หากไม่ใช่ ให้จัดตารางเวลาไว้ทีหลัง เครื่องมืออย่าง การจัดตารางแบบลากและวาง, ธงความสำคัญ หรือแม้แต่ การจัดลำดับใหม่ที่แนะนำโดย AI สามารถทำให้ง่ายขึ้นหากคุณใช้ตัวจัดการงานอย่าง ClickUp

ฉันควรทบทวนความสำคัญของฉันบ่อยแค่ไหน?

ในอุดมคติ ควรทำทุกวัน การทบทวนอย่างรวดเร็ว 5 นาทีในตอนเช้า (หรือคืนก่อนหน้า) สามารถช่วยให้คุณปรับโฟกัสใหม่ได้ สำหรับโครงการใหญ่ ควรทำการทบทวนรายสัปดาห์เพื่อประเมินไทม์ไลน์ ความพร้อมของทรัพยากร และเป้าหมายที่เปลี่ยนแปลงไป ตั้งการเตือนซ้ำในปฏิทินของคุณหรือใช้รายการตรวจสอบการทบทวนงานเพื่อให้ทำอย่างสม่ำเสมอ

เครื่องมือใดช่วยในการจัดลำดับความสำคัญ?

คุณสามารถเริ่มต้นด้วยปากกาและกระดาษได้ แต่เครื่องมือดิจิทัลให้ความยืดหยุ่นมากกว่า มองหาแอปที่อนุญาตให้:

ClickUp ตัวอย่างเช่น มีเทมเพลตการจัดลำดับความสำคัญ เมทริกซ์ความพยายาม-ผลกระทบ การแบ่งเวลา และการจัดตารางอัจฉริยะ เพื่อช่วยให้คุณมีสมาธิและยืดหยุ่นได้