บางทีคุณอาจมีกำหนดเวลาที่ต้องปฏิบัติตาม
หรือคุณต้องการทำงานให้เสร็จเร็วเพื่อออกไปกับเพื่อนในตอนเย็น
บางทีคุณอาจคิดค่าบริการลูกค้าเป็นรายโครงการ และต้องการทำงานให้มากขึ้นเพื่อที่จะได้มีรายได้เพิ่มขึ้น
สำหรับทั้งหมดนี้ คุณจำเป็นต้องบริหารเวลาและทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
เช่นเดียวกับหลายสิ่งในชีวิต งานส่วนตัวสามารถจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยการคิดล่วงหน้าและการวางแผนตามมา
เครื่องมือและเคล็ดลับการจัดการงานส่วนตัวมากมายช่วยให้คุณทำงานได้เร็วขึ้น อย่างไรก็ตาม เคล็ดลับอยู่ที่การค้นหาวิธีการที่ช่วยให้คุณสร้างนิสัยที่นำไปสู่การมุ่งมั่นต่อเป้าหมายที่แข็งแกร่งขึ้น และวิธีการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการจัดการงานและเวลาของคุณ
หากคุณกำลังมองหาแรงบันดาลใจในการจัดการงานและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในแต่ละวันของคุณ เราพร้อมให้ความช่วยเหลือ
นี่คือเคล็ดลับง่าย ๆ และรวดเร็วในการจัดการงานส่วนตัวเพื่อให้คุณเป็นพนักงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ก่อนอื่น มาทำความเข้าใจพื้นฐานกันก่อน
การเข้าใจการจัดการงานส่วนตัว
การจัดการงานส่วนบุคคลคืออะไร?
การจัดการงานส่วนตัวเกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบ, การจัดการ, และการดูแลงานบ้าน, งาน, และกิจกรรมประจำวันของคุณด้วยโครงสร้างที่ชัดเจน. ซึ่งส่วนใหญ่เป็นงานประจำวันมากกว่าโครงการระยะยาว.
ที่นี่ คุณจะเห็นงานของคุณตั้งแต่การวางแผนไปจนถึงการเสร็จสิ้น เพื่อให้บรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่เฉพาะเจาะจง การจัดการงานส่วนตัวประกอบด้วย:
- การกำหนดภารกิจ
- การจัดลำดับความสำคัญของงานตามความเร่งด่วน
- มอบหมายงานให้ผู้อื่น
- การกำหนดกรอบเวลา, จุดสำคัญ, และกำหนดเส้นตาย
- การติดตามความก้าวหน้าและการปรับเปลี่ยน
ความสำคัญของการจัดการงานส่วนตัวในชีวิตประจำวัน
เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
การจัดการงานไม่ได้ดูซับซ้อนเกินไปหากคุณคิดว่ามันเป็นเหมือนการต่อจิ๊กซอว์ เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบว่าสิ่งต่าง ๆ มีความสัมพันธ์กันอย่างไร และตัดสินใจว่าสิ่งใดควรทำก่อน
การจัดการงานที่มีประสิทธิภาพเกี่ยวข้องกับการแยกงานและกระบวนการที่ซับซ้อนออกเป็นส่วนย่อยที่สามารถจัดการได้ ซึ่งสามารถจัดระเบียบหรือจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
หลักการเดียวกันนี้ใช้กับการบริหารโครงการเช่นกัน ซึ่งบุคคลและทีมสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานในกระบวนการทำงานและโครงการของตนได้อย่างมีกลยุทธ์ ผลลัพธ์คือแรงงานที่มีประสิทธิภาพและมีส่วนร่วมมากขึ้น
ปรับปรุงความรับผิดชอบ
เมื่อคุณรู้แน่ชัดว่ามีอะไรอยู่ในกำหนดการของคุณ คุณจะเปลี่ยนจากงานหนึ่งไปสู่อีกงานหนึ่งได้อย่างรวดเร็ว เปรียบเสมือนเชฟที่ทำตามสูตรอาหาร คุณรู้ขั้นตอนถัดไปอย่างแม่นยำโดยไม่ต้องสงสัยเกี่ยวกับส่วนผสมหรือขั้นตอนต่างๆ
ทันทีที่คุณวางงานของคุณไว้ข้างหน้า กำหนดความสำคัญ และจัดสรรเวลา มันจะส่งเสริมให้เกิดความรู้สึกรับผิดชอบต่อการทำให้สำเร็จ
ลดความเครียด
การวางแผนวันของคุณทำให้คุณรู้สึกสงบ และคุณมีแนวโน้มที่จะทำงานโดยปราศจากความเครียด คุณจะมีความมุ่งมั่นมากขึ้นและไม่ถูกทำให้ประหลาดใจด้วยหน้าที่ที่ลืมไปซึ่งเกิดขึ้นอย่างกะทันหัน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานสำคัญเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลา
อย่ารอให้ผู้จัดการของคุณเตือนคุณเกี่ยวกับงานที่มีความสำคัญสูง เมื่อคุณกำลังทำหลายสิ่งพร้อมกัน สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือมีงานสำคัญอีกงานที่ต้องการความสนใจจากคุณ อาจเป็นไปได้ว่าไม่มีงานใดจะเสร็จตรงเวลา
ด้วยการจัดการงานส่วนบุคคล วิธีการที่มีโครงสร้างมากขึ้นช่วยให้คุณสามารถจัดหมวดหมู่และจัดลำดับความสำคัญของรายการงานได้อย่างมีเหตุผลและมีประสิทธิภาพ ดูความเชื่อมโยงระหว่างงานและกำหนดลำดับความสำคัญและกำหนดวันที่ครบกำหนดอย่างชัดเจน เพื่อให้มั่นใจว่างานที่มีความสำคัญสูงได้รับความสนใจตามที่สมควรและไม่ตกหล่น
แอปจัดการงานส่วนตัวช่วยให้คุณจัดตารางงานประจำวันและหน้าที่ต่างๆ เพื่อให้คุณทำงานได้มากขึ้นด้วยความเครียดที่น้อยลง
ความจำเป็นในการจัดการงานส่วนบุคคล
ทุกวัน เราต้องเผชิญกับภารกิจมากมาย ตั้งแต่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่เร่งด่วนไปจนถึงงานบ้านส่วนตัว การเรียนรู้ที่จะจัดการกับภารกิจเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น
เมื่อคุณจัดลำดับความสำคัญของงาน กำหนดเส้นตายที่ชัดเจน และจัดสรรเวลาเฉพาะสำหรับการโฟกัส คุณสามารถทำให้วันของคุณเป็นระเบียบ ลดความวิตกกังวล และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมของคุณได้
ไม่ว่าคุณจะเป็นมืออาชีพที่ยุ่ง นักเรียน หรือกำลังดูแลครอบครัว การเรียนรู้วิธีจัดการงานส่วนตัวเป็นสิ่งสำคัญในการรับผิดชอบหน้าที่ของคุณและหาเวลาเพิ่มเติมสำหรับสิ่งที่คุณรัก
มาลองใช้การเปรียบเทียบกับการทำอาหารเพื่อทำความเข้าใจขั้นตอนนี้ทีละขั้นตอนกัน
- ก่อนอื่น ให้เขียนรายการงานทั้งหมดที่คุณต้องทำลงไป เหมือนกับการเตรียมวัตถุดิบทั้งหมดให้พร้อมก่อนเริ่มทำอาหาร
- สอง, ตัดสินใจว่าอาหารจานหลักอะไรควรปรุงก่อน. บางจานต้องเสิร์ฟอย่างรวดเร็ว (งานด่วน), ในขณะที่อาหารที่ต้องปรุงนาน (งานไม่ด่วน) สามารถใช้เวลาได้
- สาม. วางแผนลำดับการปรุงอาหารของคุณ.ใช้แอปวางแผนรายวันเพื่อกำหนดเวลาที่คุณจะทำแต่ละภารกิจ และแยกภารกิจใหญ่เป็นขั้นตอนเล็ก ๆ ที่คุณสามารถทำได้สบาย ๆ. ยึดถือกิจวัตรของคุณไว้ แต่เตรียมพร้อมที่จะเปลี่ยนแปลง. บางครั้งคุณอาจต้องปรับเปลี่ยนให้เหมาะกับสิ่งที่เกิดขึ้นในครัวของคุณ.
ความท้าทายทั่วไปในการจัดการงานส่วนตัว
ความท้าทายทั่วไปในการจัดการงานส่วนตัวมักสรุปได้ว่าการบรรลุสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัวที่น่าพอใจ
ในโลกที่สมบูรณ์แบบ คุณจะสามารถทำงานทุกอย่างในรายการของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ และยังมีเวลาให้กับการดูแลตัวเองอีกด้วย อย่างไรก็ตาม โลกไม่ได้สมบูรณ์แบบ และคนส่วนใหญ่ต้องดิ้นรนกับการจัดการงาน
นี่คือปัญหาทั่วไปที่ผู้คนมักพบเจอ:
- รู้สึกท่วมท้นกับงานที่มากเกินไป: มันยากที่จะไม่รู้สึกถึงแรงกดดันเมื่อแต่ละวันนำพาคุณไปสู่รายการเป้าหมายที่ไม่มีที่สิ้นสุด สร้างความเครียดและความวิตกกังวล ทำให้ยากที่จะหาจุดเริ่มต้น
- ปัญหาการจัดลำดับความสำคัญ: เมื่อทุกอย่างดูเร่งด่วน คุณตัดสินใจอย่างไรว่าจะเริ่มทำงานใดก่อน? การขาดการจัดลำดับความสำคัญอาจทำให้คุณพลาดกำหนดเวลาที่สำคัญหรือใช้เวลามากเกินไปกับกิจกรรมที่ไม่จำเป็น
- การผัดวันประกันพรุ่ง: ตรงกันข้ามกับความเชื่อที่แพร่หลาย การผัดวันประกันพรุ่งไม่ได้เกี่ยวกับความสามารถในการจัดการเวลาของคุณ แต่เป็นเรื่องของการรับมือกับอารมณ์ที่ท้าทายหรืออารมณ์เชิงลบที่เกิดจากงานบางอย่าง เช่น ความเบื่อ ความไม่มั่นคง ความหงุดหงิด และอื่นๆ
- สิ่งรบกวนและการขัดจังหวะ: เทคโนโลยีและอุปกรณ์ต่างๆ ทำให้ทุกคนใกล้ชิดกันมากขึ้นและช่วยในการทำงานร่วมกันในที่ทำงาน อย่างไรก็ตาม การมีสมาธิเป็นเรื่องยากเมื่อคุณถูกถาโถมด้วยอีเมล การโทรศัพท์ และโพสต์ในโซเชียลมีเดียอย่างต่อเนื่อง สิ่งรบกวนเหล่านี้สามารถส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานของคุณ เนื่องจากคุณใช้เวลาไปกับงานมากกว่าที่ควร
- การจัดการเวลา: การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารงาน หนึ่งในเหตุผลหลักที่คุณประสบปัญหาในการประมาณปริมาณงานที่สามารถทำได้ในแต่ละวัน คือการจัดการและวางแผนเวลาที่ไม่ดี
- การขาดแรงจูงใจ: บางครั้ง ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดคือการขาดแรงผลักดันเพราะงานซ้ำซากจำเจ ต้องทำซ้ำๆ หรือมีความต้องการสูง หรือคุณไม่เชื่อว่างานนั้นมีความสำคัญเพียงพอและไม่สามารถรู้สึกมีส่วนร่วมในงานได้
- การไม่ตั้งเป้าหมายที่สมจริง: การตั้งเป้าหมายที่ไม่สมจริงอาจนำไปสู่การสูญเสียความอดทนและรู้สึกเหมือนล้มเหลว ซึ่งอาจทำให้คุณหยุดพยายามทำภารกิจต่อไป
- การ multitasking: การ multitasking ทำให้คุณไม่สามารถให้ความสนใจและสมาธิอย่างเต็มที่กับงานใดงานหนึ่งได้ ซึ่งอาจก่อให้เกิดความวิตกกังวลที่อาจหลีกเลี่ยงได้ง่าย ในตอนท้ายของวัน แม้ว่าคุณอาจสามารถทำภารกิจทั้งหมดในรายการของคุณเสร็จสิ้นได้ แต่ก็มีโอกาสสูงที่คุณอาจไม่ได้ทำภารกิจใด ๆ ให้เสร็จสิ้นอย่างน่าพอใจ
วิธีจัดการงานส่วนตัวโดยใช้ ClickUp
แอปจัดการงานส่วนตัวอย่าง ClickUp ช่วยให้คุณใช้เวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดได้อย่างเต็มที่
ไม่ว่าคุณจะกำลังวางแผนการพักผ่อนครั้งต่อไปกับคู่รักของคุณ จัดลำดับความสำคัญของงานที่ทำงาน หรือกำลังคิดว่าจะจัดการงานส่วนตัวอย่างไร นี่คือวิธีการใช้ซอฟต์แวร์จัดการงานของ ClickUp เพื่อจัดการชีวิตส่วนตัวของคุณ
จัดระเบียบและจัดการงานของคุณในแพลตฟอร์มเดียว
การติดตามรายการสิ่งที่ต้องทำผ่านโน้ตออนไลน์เป็นสูตรสำเร็จของความล้มเหลว
แทนที่จะทำเช่นนั้น ให้ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการงานที่ทันสมัยของ ClickUpเพื่อทำให้กระบวนการทำงาน โครงการ และงานของคุณเป็นดิจิทัล เพื่อเพิ่มการมองเห็นและความรับผิดชอบ
ใช้ ClickUp เพื่อสร้างรายการส่วนตัว
ClickUp ช่วยให้คุณสร้างบัตรรายการส่วนตัวเพื่อเพิ่มงานสำคัญของคุณได้ คุณสามารถเลือกที่จะแชร์กับผู้ใช้คนอื่นได้
ส่วนที่ดีที่สุดคือคุณสามารถอัปเดตสถานะงานในรายการส่วนตัว แก้ไขงาน ปรับแต่งคอลัมน์และจัดเรียงใหม่ รวมถึงจัดกลุ่มและกรองงานได้
สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำออนไลน์ของคุณ
เครื่องมือจัดการโครงการของ ClickUp มีฟีเจอร์รายการสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งสำคัญในตารางงานประจำวันของคุณถูกมองข้าม สร้าง รายการสิ่งที่ต้องทำแบบหลายฟังก์ชัน จากทุกที่ จัดการได้จากเดสก์ท็อป มือถือ หรือแท็บเบราว์เซอร์ และเพิ่มการจัดรูปแบบ สี และลิงก์ให้กับรายการ
เมื่อคุณเป็นผู้นำทีมหรือผู้จัดการโครงการที่มีความพึ่งพาอาศัยกับสมาชิกทีมคนอื่น ๆ คุณต้องการเครื่องมือการจัดการโครงการที่รวมการจัดการงานและให้คุณเพิ่มผู้รับผิดชอบและงานเพื่อเปลี่ยนรายการให้เป็นกระบวนการทำงานที่สามารถทำได้จริง
เพิ่มการแจ้งเตือน, เปลี่ยนกำหนดเวลาของงาน, สร้างเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นซ้ำสำหรับรายการตรวจสอบที่บันทึกไว้, และกำหนดความสำคัญด้วยซอฟต์แวร์การจัดการงานของ ClickUp
อ่านเพิ่มเติม:แอปเช็กลิสต์ประจำวันเพื่อใช้เวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
ทำให้การจัดตารางงานง่ายขึ้นด้วย ClickUp Tasks
ก้าวล้ำหน้าด้วยงานที่จัดลำดับความสำคัญและมุ่งเน้นสิ่งที่สำคัญที่สุดด้วยการกำหนด ระดับความสำคัญ สี่ระดับโดยใช้ClickUp Tasks ซึ่งมีตั้งแต่ระดับต่ำไปจนถึงระดับเร่งด่วน พร้อมการกำหนดสีที่ชัดเจน เพื่อให้คุณสามารถระบุและดำเนินการกับงานที่ต้องการความสนใจของคุณได้อย่างง่ายดาย
นอกจากนี้ ให้เพิ่ม การเชื่อมโยงงาน โดยเชื่อมโยงงานที่ขึ้นอยู่กับงานอื่นและงานที่เกี่ยวข้องกันเพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีที่โครงการต่างๆ ส่งผลกระทบต่อกันและกัน กระโดดไปยังงานที่เกี่ยวข้องเมื่อจำเป็นและติดตามความคืบหน้าของงานที่เชื่อมโยงกัน
จัดการงานประจำวันของคุณด้วย ClickUp Brain
คุณเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานหรือรักษาความเป็นระเบียบได้อย่างไรเมื่อมีงานกองพะเนิน?
ในช่วงเวลาเช่นนี้คุณต้องการผู้ช่วย AIที่สามารถสร้างงาน มอบหมายงาน และติดตามความคืบหน้าได้ ผู้ช่วย AI ควรสามารถ ทำงานที่ใช้เวลานานและซ้ำซาก เช่น การเขียนอีเมล การสรุปบันทึกการประชุมและหัวข้อการสนทนา และการสร้างรายงานโครงการ โดยอัตโนมัติ
ClickUp Brain ผู้ช่วย AI ในตัวของ ClickUp ทำทุกอย่างนี้ให้คุณ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและทำงานให้เสร็จมากขึ้นในเวลาที่น้อยลง
นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้ ClickUp Brainเพื่อจัดการงานในชีวิตประจำวันของคุณ:
- ถามคำถามและรับคำตอบเกี่ยวกับงานประจำวันและสิ่งที่ต้องทำของคุณ
- สร้างเนื้อหาสำหรับงานส่วนตัวและงานมืออาชีพ เช่น การส่งอีเมล การสร้างสรุปรายงาน เป็นต้น
- สร้างสรุปโครงการและบันทึกการประชุมแบบอัตโนมัติ
- เปลี่ยนบันทึกการประชุมและบันทึกย่อให้เป็นรายการดำเนินการและมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมโดยตรงภายในเครื่องมือจัดการโครงการของ ClickUp
อ่านเพิ่มเติม:10 เครื่องมือ AI ยอดนิยมสำหรับผู้ช่วยเสมือน
จัดระเบียบงานของคุณด้วยเทมเพลตการจัดการงาน
การจัดการงานที่ดีขึ้นเป็นสิ่งที่เราทุกคนสามารถใช้ได้เสมอ มีพื้นที่เสมอสำหรับประสิทธิภาพที่มากขึ้นเพื่อให้งานเสร็จเร็วขึ้นและปลดปล่อยเวลาของคุณ และเทมเพลตการจัดการงานช่วยให้คุณจัดระเบียบและควบคุมทุกสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่ได้
เทมเพลตการจัดการงานของ ClickUpเป็นทางออกที่สมบูรณ์แบบในการยกระดับการจัดการงานของคุณไปอีกขั้น
นำงานและข้อมูลของคุณมาใส่ในเทมเพลตนี้ เทมเพลตจะจัดหมวดหมู่ตามความสำคัญและสถานะของงาน จัดระเบียบโครงการส่วนตัวให้เป็นรายการที่ต้องดำเนินการ แนวคิด และงานค้าง เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง
วิธีจัดระเบียบรายการสิ่งที่ต้องทำที่ดูท่วมท้น
เมื่อรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณดูเหมือนไม่มีที่สิ้นสุด การรู้ว่าต้องทำอะไรต่อไปอาจเป็นเรื่องยาก
นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำเกี่ยวกับเรื่องนี้:
แยกออกมาเป็นรายการที่จัดการได้
แทนที่จะเก็บทุกอย่างไว้ในหัวของคุณ ให้ทำรายการทุกภารกิจ ตั้งแต่เล็กที่สุดไปจนถึงใหญ่ที่สุด ใส่ทุกภารกิจลงในแอปจัดการงานที่ดีเพื่อลดความกดดันจากจิตใจของคุณ รายการนี้จะเป็นจุดเริ่มต้นของคุณ
จัดหมวดหมู่ภารกิจ
จัดกลุ่มงานที่คล้ายกันเข้าด้วยกัน ตัวอย่างเช่น รวบรวมงานธุระทั้งหมดไว้ในกลุ่มเดียว การโทรศัพท์ไว้ในอีกกลุ่ม และงานที่เกี่ยวข้องกับงานไว้ในกลุ่มที่สาม วิธีนี้จะช่วยให้คุณมองเห็นงานที่เกี่ยวข้องกันเป็นกลุ่ม ซึ่งช่วยให้จัดการได้ง่ายขึ้น
เคล็ดลับ💡: ลองเริ่มหัวข้อสิ่งที่ต้องทำด้วยคำกริยา เช่น เขียนว่า "เข้าร่วมประชุม" แทนที่จะเป็น "ประชุม" วิธีนี้จะช่วยให้รายการสิ่งที่ต้องทำของคุณดูเป็นรูปธรรมและสามารถลงมือทำได้มากขึ้น
อ่านเพิ่มเติม: 10 แม่แบบรายการงาน เพื่อช่วยให้คุณจัดการความรับผิดชอบประจำวันของคุณได้ดียิ่งขึ้น
จัดลำดับความสำคัญ
ดูรายการสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดในรายการและระบุสิ่งที่สำคัญที่สุดและเร่งด่วนที่สุด
- ด่วนและสำคัญ: ทำสิ่งเหล่านี้ให้เสร็จก่อน
- สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน: ตัดสินใจว่าคุณต้องการทำสิ่งเหล่านี้เมื่อใด กำหนดเวลาไว้
- เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ: มอบหมายให้ผู้อื่นดำเนินการหากเหมาะสม
- ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ: นำออกจากรายการของคุณ
เคล็ดลับ💡: จัดระเบียบงานของคุณ หรือรายการสิ่งที่ต้องทำอาจกลายเป็นเรื่องที่ท่วมท้นได้ คุณมีงานที่ซับซ้อนอยู่ในรายการของคุณหรือไม่? แบ่งมันออกเป็นงานย่อยที่ง่ายขึ้น คุณมีงานสองอย่างหรือมากกว่าที่เกี่ยวข้องกับกันหรือไม่? รวมพวกมันไว้ในกลุ่มเดียวกัน
ใช้เครื่องมือจัดการงานส่วนตัว
เครื่องมือสามารถง่ายได้เช่นสมุดบันทึกหรือแม้กระทั่งแอปพลิเคชันจัดการงานส่วนตัวออนไลน์ที่คุณคุ้นเคย. เครื่องมือดิจิทัลเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการตั้งการแจ้งเตือน, การจัดการงานที่ทำซ้ำ, และการอัปเดตรายการที่ต้องทำของคุณ.
กำหนดเส้นตายที่เป็นไปได้
กำหนดเส้นตายให้กับแต่ละงานตามความสำคัญและเวลาที่ต้องการ กำหนดให้สอดคล้องกับความเป็นจริงว่าคุณสามารถทำงานใดให้เสร็จได้ภายในหนึ่งวัน เพื่อลดโอกาสที่จะรู้สึกหนักเกินไป
เคล็ดลับในการจัดการชีวิตและเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
การจัดการเวลาสามารถสร้างปาฏิหาริย์ได้ มันสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณและลดความเครียดในชีวิตของคุณ
นี่คือคำแนะนำที่คุณสามารถทำตามได้:
วางแผนและจัดลำดับความสำคัญของงาน
สำหรับเรื่องนี้ คุณสามารถเริ่มต้นด้วยเทมเพลตการวางแผนชีวิตของ ClickUp ได้ ระบุรายการสิ่งที่คุณต้องทำทันทีและสิ่งที่สามารถรอได้ จัดการกับงานเหล่านี้ก่อน
ก้าวล้ำนำหน้าด้วยแผนการของคุณ
ใช้เวลาสักครู่ในตอนกลางคืนหรือตอนเช้าตรู่เพื่อวางแผนวันของคุณ ใช้สมุดวางแผนหรือแอปสำหรับรายการสิ่งที่ต้องทำเพื่อติดตามงานและนัดหมายต่างๆ
กำจัดสิ่งรบกวน
ค้นหาว่าอะไรที่มักจะทำให้คุณเสียสมาธิ และพยายามกำจัดสิ่งรบกวนเหล่านี้ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้
ตัวอย่างเช่น หากคุณถูกรบกวนจากการแจ้งเตือนอีเมล การปฏิบัติที่ดีคือไม่เปิดแท็บกล่องขาเข้าทุก 30 นาทีหรือขณะที่คุณกำลังทำงานที่ต้องใช้สมาธิ คุณยังสามารถใช้โหมดโฟกัสหรือโหมดห้ามรบกวน หรือแอปโฟกัสเพื่อช่วยคุณในเรื่องนี้ได้
กำหนดเวลาที่เฉพาะเจาะจงในแต่ละวัน—เช่น ตอนเริ่มต้นวัน หลังพักกลางวัน และก่อนสิ้นสุดวัน 30 นาที—เพื่อตรวจสอบและตอบกลับอีเมลทั้งหมด
เรียนรู้ที่จะปฏิเสธ
รู้ขีดจำกัดของตัวเอง การเพิ่มงานเข้าไปในภาระของคุณอาจทำให้คุณรับภาระมากเกินไป และทำให้คุณก้าวหน้าได้ยาก
โบนัส: วิธีสุภาพแต่หนักแน่นในการปฏิเสธ:
- ตอนนี้ไม่ใช่เวลาที่เหมาะสมสำหรับฉันที่จะรับเรื่องนี้ไว้ ฉันจะแจ้งให้คุณทราบหากตารางงานของฉันว่างขึ้น
- ฉันไม่สามารถจัดเวลาให้เรื่องนี้ได้ในสัปดาห์นี้ แต่ขอบคุณที่พิจารณาฉันสำหรับงานนี้
- ขอบคุณสำหรับคำเชิญ แต่ฉันมีตารางนัดเต็มแล้ว
- เกรงว่าฉันคงไม่สามารถทำให้มันสำเร็จได้ แต่ขอบคุณสำหรับความตั้งใจ
ทบทวนวันของคุณ
คิดทบทวนถึงความสำเร็จของคุณและสิ่งที่คุณสามารถปรับปรุงได้สำหรับการพยายามครั้งต่อไปเครื่องมือพัฒนาตนเองสามารถช่วยให้คุณรับผิดชอบและติดตามความก้าวหน้าของคุณได้ตลอดเวลา
โบนัส: วิธีไม่หมกมุ่นกับรายการสิ่งที่ต้องทำ:
- กำหนดขอบเขต: อย่าดูรายการสิ่งที่ต้องทำก่อนเข้านอนหรือตอนเช้าทันที แต่ให้ดูในเวลาที่กำหนดไว้เท่านั้น
- ให้ความสำคัญกับความยืดหยุ่น: ไม่เป็นไรหากไม่สามารถทำทุกอย่างให้เสร็จได้ ปรับตัวและปรับเปลี่ยนตามความจำเป็นโดยไม่เครียด
- เฉลิมฉลองความก้าวหน้า: ให้ความสำคัญกับสิ่งที่คุณได้ทำสำเร็จแล้ว ไม่ใช่สิ่งที่ยังไม่ได้ทำ
- จำกัดงานประจำวันของคุณ: เลือกงานสำคัญเพียงสามถึงห้าอย่างต่อวันเพื่อหลีกเลี่ยงความรู้สึกท่วมท้น
- กำหนดเวลาหยุดพัก: จัดสมดุลงานของคุณด้วยการพักสั้น ๆ เช่น ยืดเส้นยืดสาย 5 นาที เดินเล่นกับสัตว์เลี้ยง หรืองีบหลับสั้น ๆ
- ทบทวนความสำเร็จ: เมื่อสิ้นสุดวันหรือสัปดาห์ ให้มุ่งเน้นไปที่ความสำเร็จของคุณแทนที่จะเป็นงานที่ยังค้างอยู่
เคล็ดลับในการจัดการกับงานเมื่อรู้สึกหนักเกินไป
การกำหนดเวลา
แบ่งวันของคุณออกเป็นช่วงเวลาที่ชัดเจนและกำหนดงานให้กับแต่ละช่วง ตัวอย่างเช่น หากเวลา 10.00 น. ถึง 10.30 น. ใช้สำหรับการตรวจสอบอีเมล เวลา 10.30 น. ถึง 12.00 น. อาจกำหนดไว้สำหรับการประชุมทีม
เคล็ดลับมืออาชีพ💡: เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ให้ผสมผสานการจัดสรรเวลาเข้ากับวิธีการ Pomodoro ซึ่งช่วยปรับสมดุลระหว่าง เวลาทำงาน กับการพักเบรกเป็นประจำ
ความสมบูรณ์แบบคือศัตรูของความดี
รู้ความแตกต่างระหว่างการทำให้งานเสร็จสมบูรณ์กับการเป็นคนสมบูรณ์แบบจนทำให้งานใช้เวลานานเป็นสองเท่าในการทำให้เสร็จ
จินตนาการถึงงานก่อนที่จะเริ่มต้น
ในขณะที่รายการสิ่งที่ต้องทำเป็นสิ่งที่ดี แต่เมื่อภารกิจมีความซับซ้อนเกินไปหรือรายการยาวเกินไปให้ใช้แผนผังความคิดเพื่อแยกโครงการออกเป็นงานย่อยๆ เพื่อให้ได้ภาพรวมและดูการพึ่งพาซึ่งกันและกัน
แม่แบบกระดานคัมบังสามารถช่วยให้คุณมองเห็นภาพโครงการและรวมงานที่คล้ายกันหรือเกี่ยวข้องกันโดยใช้กระดานหรือการ์ด
คุณยังสามารถใช้แผนภูมิแกนต์เพื่อแสดงไทม์ไลน์ของงานต่างๆ และดูการพึ่งพาและกำหนดเวลาของแต่ละงานได้
อ่านเพิ่มเติม:10 เครื่องมือ AI ยอดนิยมสำหรับเพิ่มประสิทธิภาพและพัฒนาตนเอง
ใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์
เพื่อจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพให้ใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวเวอร์เป็นเครื่องมือในการจัดลำดับความสำคัญของงาน โดยแบ่งประเภทงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ
กำหนดงานที่เร่งด่วนที่สุดเทียบกับเป้าหมายเทียบกับลำดับความสำคัญโดยใช้แม่แบบ Eisenhower Matrix ของ ClickUp กล่อง Eisenhowerมีสี่ส่วนเพื่อจัดประเภทและจัดลำดับความสำคัญของงานในรายการที่ต้องทำเพื่อการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
จัดการงานส่วนตัวอย่างมืออาชีพด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม
จินตนาการถึงสถานการณ์ที่สมบูรณ์แบบที่คุณอยู่ในจุดสูงสุดของรายการที่ต้องทำของคุณ—จัดการงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้คุณสามารถใช้เวลาอยู่กับคนที่คุณรักได้มากขึ้น
สงสัยว่ามันเป็นไปได้ไหม?
มากทีเดียว ด้วยแอปจัดการงานส่วนตัวของ ClickUp คุณสมบัติการจัดการงาน ผู้ช่วย AI ในตัว และเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้า ช่วยให้งานของคุณง่ายขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ผู้จัดการและบุคคลทั่วไปใช้ ClickUp เพื่อวางแผน จัดลำดับความสำคัญ และติดตามงานส่วนตัวและเป้าหมายทางอาชีพ
ด้วย ClickUp คุณจะไม่ต้องเครียดกับการจัดการงานส่วนตัวและสิ่งที่ต้องทำอีกต่อไป เห็นความแตกต่างที่การจัดระเบียบเพียงเล็กน้อยสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของคุณได้ด้วยการสมัครใช้ ClickUp ฟรี
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
1. คุณจัดการงานเล็ก ๆ อย่างไร?
เพื่อจัดการงานเล็ก ๆ อย่างมีประสิทธิภาพ ให้จัดกลุ่มงานที่คล้ายกันไว้ด้วยกัน และทำให้เสร็จเป็นชุด ๆ ภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้ วิธีนี้จะช่วยลดเวลาที่ใช้ในการสลับไปมาระหว่างงานต่าง ๆ ได้ การกำหนดเวลาจำกัดสำหรับแต่ละงานยังช่วยให้คุณสามารถจัดการกับงานเหล่านั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่ให้พวกมันกินเวลาส่วนใหญ่ของวันคุณ
2. คุณจัดการกับรายการสิ่งที่ต้องทำที่มากเกินไปอย่างไร?
จดบันทึกทุกอย่าง รวมถึงงานที่สำคัญที่สุด เพื่อสร้างรายการที่จัดการได้พร้อมกำหนดเส้นตายที่ใกล้เข้ามา จากนั้นจัดหมวดหมู่ตามความสำคัญและความเร่งด่วน แบ่งงานออกเป็นรายการย่อยที่จัดการได้ และใช้เครื่องมือหรือแอปพลิเคชันดิจิทัลเพื่อติดตามกำหนดเส้นตายและการแจ้งเตือน ตรวจสอบและอัปเดตรายการของคุณอย่างสม่ำเสมอ