การจัดการโครงการเป็นงานที่ซับซ้อนซึ่งต้องอาศัยทักษะ ความเข้าใจในผลลัพธ์ที่ซับซ้อน และการบริหารจัดการบุคคล หากการจัดการโครงการเปรียบเสมือนเรือที่แล่นไปในทะเลที่มีพายุ ผู้จัดการโครงการก็เปรียบเสมือนกัปตันของเรือลำนั้น
ผู้จัดการโครงการต้องสามารถนำทางผ่านความคาดหวังของลูกค้าได้ในขณะที่บริหารจัดการทรัพยากรและปฏิบัติตามกำหนดเวลา. ผู้จัดการโครงการวางแผนเส้นทางของโครงการ, คาดการณ์และจัดการกับวิกฤต, รับมือกับความซับซ้อน, และให้คำแนะนำและกระตุ้นทีมเพื่อให้โครงการดำเนินต่อไป.
โดยสรุปแล้ว ชีวิตประจำวันของผู้จัดการโครงการนั้นเต็มไปด้วยความตื่นเต้นไม่แพ้การผจญภัยเลยทีเดียว หากคุณอยากรู้เพิ่มเติมว่าผู้จัดการโครงการมีหน้าที่อะไรบ้าง ชีวิตประจำวันของพวกเขาเป็นอย่างไร และต้องเผชิญกับความท้าทายอะไรบ้างในแต่ละวัน อย่าลืมติดตามอ่านต่อ
เราจะแบ่งปันเคล็ดลับและเทคนิคที่เป็นประโยชน์สำหรับผู้จัดการโครงการ และรายการเครื่องมือที่มีประโยชน์เพื่อให้การเดินทางของคุณอยู่ในเส้นทางและบรรลุเป้าหมาย!
ผู้จัดการโครงการคืออะไร?
ผู้จัดการโครงการคือผู้เชี่ยวชาญที่รับผิดชอบในการวางแผน ดำเนินการ บริหารจัดการ และปิดโครงการต่างๆ ด้วยเหตุนี้ ผู้จัดการโครงการจึงมีบทบาทสำคัญตลอดวงจรชีวิตของโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการทำให้แน่ใจว่าโครงการจะไม่เบี่ยงเบนจากขอบเขต งบประมาณ และระยะเวลาที่กำหนด
บทบาทและความรับผิดชอบของผู้จัดการโครงการ
บทบาทและความรับผิดชอบของผู้จัดการโครงการอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับลักษณะของโครงการ อุตสาหกรรม โครงสร้างองค์กร และปัจจัยอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง อย่างไรก็ตาม โดยหลักแล้วจะมีส่วนเกี่ยวข้องใน:
การวางแผนโครงการ
พัฒนาแผนโครงการที่ครอบคลุมซึ่งระบุ ข้อเสนอ ภารกิจ งานย่อย กำหนดเวลา และทรัพยากร ปรึกษาหารือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักเพื่อสรุปรายละเอียด และบันทึกไว้ในแผนโครงการที่ครอบคลุมซึ่งประกอบด้วยขอบเขต วัตถุประสงค์ งบประมาณ และผลลัพธ์ที่คาดหวัง
ภาวะผู้นำในทีม
จัดตั้งทีมโครงการเพื่อรับผิดชอบโครงการนี้ มอบหมายผู้นำทีมและมอบหมายงานและความรับผิดชอบให้พวกเขา นอกจากนี้ ให้แก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับระดับโครงการที่กว้างขึ้น และรักษาความกระตือรือร้นของทีมเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ
การสื่อสาร
ให้แน่ใจว่าการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีม ผู้สนับสนุนโครงการ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ เป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ แบ่งปันการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอเกี่ยวกับสถานะของโครงการ ความคืบหน้า จุดสำคัญ และอุปสรรค
การจัดการความเสี่ยง
ระบุความเสี่ยงหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้น และพัฒนากลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงเพื่อแก้ไขหรือเอาชนะปัญหาเหล่านั้น; คาดการณ์การเปลี่ยนแปลง และนำแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ราบรื่นไปใช้เพื่อให้แน่ใจว่าไม่ก่อให้เกิดการหยุดชะงักใด ๆ
การบริหารงบประมาณ
จัดทำงบประมาณโครงการโดยละเอียดพร้อมกันเผื่อและขอบเขตที่เหมาะสม; จัดสรรทรัพยากรให้สอดคล้องกับงบประมาณที่จัดสรรไว้ และติดตามค่าใช้จ่ายเพื่อป้องกันการใช้จ่ายเกินหรือการใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น
การประกันคุณภาพ
ระบุตัวชี้วัดประสิทธิภาพหรือกำหนดแนวทางเพื่อมาตรฐานคุณภาพของผลลัพธ์โครงการ; ดำเนินการตรวจสอบคุณภาพตามปกติและสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าผลลัพธ์ของโครงการเป็นไปตามพารามิเตอร์ที่กำหนดและตกลงกันไว้
การจัดการไทม์ไลน์
พัฒนาตารางโครงการในระดับโครงการและระดับงาน; ระบุการพึ่งพาและเส้นทางวิกฤตเพื่อขจัดความล่าช้าที่หลีกเลี่ยงได้ รักษาตารางนี้และประสานกิจกรรมเพื่อให้มั่นใจว่างานทั้งหมดเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลา
การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ระบุและติดต่อสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญทั้งภายในและภายนอก; แก้ไขปัญหาหรือตอบสนองต่อคำขอที่สมเหตุสมผลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อเพิ่มระดับความพึงพอใจ
การแก้ปัญหา
แก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นระหว่างวงจรชีวิตของโครงการ; ยอมรับแนวคิดที่สร้างสรรค์และแก้ปัญหาเพื่อระบุกลยุทธ์ที่สามารถเพิ่มคุณค่าให้กับโครงการ
การทดสอบและการประเมินผล
ทดสอบโครงการเพื่อยืนยันว่าโครงการเป็นไปตามมาตรฐานหรือข้อกำหนดที่กำหนดไว้หรือไม่; ปิดช่องว่างหากมี
เอกสาร
บันทึกทุกขั้นตอนของกระบวนการพัฒนาโครงการตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้น; แบ่งปันไฟล์ เอกสาร รายการตรวจสอบ รายงานความคืบหน้าประจำวัน บันทึกการประชุม ฯลฯ กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง; จัดทำกรณีศึกษาโดยละเอียดเกี่ยวกับจุดเด่นสำคัญและบทเรียนที่ได้รับเมื่อโครงการเสร็จสิ้น
การปิดและส่งมอบ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการปิดโครงการเป็นไปอย่างราบรื่น ซึ่งรวมถึงการส่งมอบหรือการถ่ายทอดความรู้ในระหว่างการส่งมอบโครงการให้กับเจ้าของโครงการ
หนึ่งวันในชีวิตของผู้จัดการโครงการ
เนื่องจากบทบาทและความรับผิดชอบของผู้จัดการโครงการแตกต่างกันไปตามแต่ละองค์กร กิจกรรมประจำวันจึงแตกต่างกันอย่างมากระหว่างผู้จัดการโครงการแต่ละคน
ตัวอย่างเช่น ชีวิตประจำวันของผู้จัดการโครงการที่ทำงานจากระยะไกลจะแตกต่างอย่างมากจากผู้จัดการที่ทำงานในสำนักงาน
ในทำนองเดียวกัน ผู้จัดการโครงการไอทีในภาคการพัฒนาซอฟต์แวร์จะใช้ หลักการบริหารโครงการที่แตกต่างจากผู้จัดการโครงการที่ทำงานในอุตสาหกรรมการผลิต ไม่มีวันใดที่เหมือนกันสำหรับผู้จัดการโครงการ
ชีวิตประจำวันของผู้จัดการโครงการในช่วงการวางแผนจะแตกต่างอย่างมากจากชีวิตประจำวันในช่วงการประกันคุณภาพ การวางแผนจะเกี่ยวข้องกับการสร้างทีม การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ และการประสานงาน ในขณะที่การประกันคุณภาพอาจเกี่ยวข้องกับการทดสอบประสิทธิภาพอย่างละเอียดและการประเมินผลงานของโครงการ
ด้วยพื้นฐานนี้ ต่อไปนี้คือภาพรวมของวันทำงานทั่วไปในชีวิตของผู้จัดการโครงการ:
กิจวัตรตอนเช้า
ช่วงแรกของวันในชีวิตของผู้จัดการโครงการจะเน้นไปที่การกำหนดวาระการประชุมสำหรับกิจกรรมในวันนั้น การจัดระเบียบงานหรือกิจกรรมต่าง ๆ การแจ้งข้อมูลให้ทีมทราบ และการติดตามการสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการ
ดังนั้น กิจวัตรตอนเช้าของคุณจะประกอบด้วย:
- ตรวจสอบข้อความและอีเมลทั้งหมดที่คุณอาจได้รับนอกเวลาทำงาน อ่านการสื่อสารดังกล่าวและดำเนินการตาม—ส่งตอบกลับ เพิ่มลงในวาระของวัน ส่งต่อไปยังหัวหน้าทีมหรือผู้บริหารระดับสูง เป็นต้น และจัดลำดับความสำคัญของรายการที่ต้องดำเนินการตามผลกระทบและความเร่งด่วน
- ทบทวนตารางงานเมื่อวานนี้ งานค้าง และปัญหาที่ต้องรายงานต่อผู้บริหาร ใช้ข้อมูลดังกล่าวเพื่อเตรียมหรือปรับปรุงวาระการประชุมสำหรับวันนั้น แผนงานรายวันสำหรับสมาชิกทีมประกอบด้วยรายการกิจกรรมตามลำดับเวลา ผลลัพธ์ที่คาดหวังหรือเป้าหมายสำคัญ และข้อมูลเพิ่มเติม
- ดำเนินการตรวจสอบทีม, การประชุมซิงค์อัพ, และการประชุมรายงานความคืบหน้าประจำวันเพื่อรับรู้ถึงความคืบหน้า, อุปสรรค, และเป้าหมายที่สามารถทำได้จริง อาจรวมถึงกิจกรรมสร้างทีมหากมีความไม่สอดคล้องในความสามัคคีของทีม
- การเตรียมกลยุทธ์สำหรับวันหรือสัปดาห์และได้รับการสนับสนุนจากผู้นำทีมหรือสมาชิกทีม การสื่อสารข้อมูลทั้งหมดนี้ไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกันตั้งแต่เริ่มต้นวัน
ช่วงเวลานี้ของวันถูกจัดสรรไว้สำหรับการวางแผน การจัดระเบียบ และการสื่อสาร อย่างไรก็ตาม เนื่องจากช่วงเช้าเป็นเวลาที่เรามีพลังงานและความตั้งใจมากที่สุด จึงควรพิจารณาจัดสรรเวลาสำหรับการทำงานที่ต้องใช้สมาธิอย่างเต็มที่ในช่วงเวลานี้
งานบ้านตอนเที่ยง
เมื่อวันเปลี่ยนผ่านเข้าสู่ช่วงเที่ยง กิจกรรมที่คึกคักเริ่มค่อย ๆ เงียบลง นั่นไม่ได้หมายความว่าทุกอย่างจะเข้าสู่ช่วงซบเซาของบ่าย แต่เป็นเพียงช่วงที่บทบาทของผู้จัดการโครงการเปลี่ยนไปสู่การเป็นผู้บริหาร ซึ่งต้องคอยติดตามหรือกำกับดูแลกิจกรรมทั้งหมด
นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้น:
- จัดการการดำเนินการของงาน ให้คำแนะนำและแนวทางเมื่อจำเป็น และเข้าร่วมกิจกรรมของทีม
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานกำลังดำเนินไปตามแผนงานที่เสนอไว้สำหรับวันนี้ ดำเนินการทบทวนสถานะ และดำเนินการแทรกแซงหรือจัดสรรทรัพยากรเพื่อสนับสนุนทีมตามความจำเป็น
- เข้าร่วมการประชุมกับสมาชิกในทีม, ผู้นำทีม, ผู้สนับสนุนโครงการ, เจ้าของโครงการ, ผู้ขาย, หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ; สื่อสารการตัดสินใจหรือข้อเสนอแนะที่สำคัญไปยังทีมหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง
- ปรับรายการงาน, เป้าหมาย, หรือเป้าหมายย่อยตามสถานะของงาน, ความคืบหน้า, การเปลี่ยนแปลงความสำคัญ, หรือการเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ; อัปเดตเอกสารเช่น แผนภูมิการเผาผลาญ, พอร์ตโฟลิโอโครงการ, หรือแผนภูมิแกนต์ ตามการเปลี่ยนแปลงหรือการพัฒนา
ในขณะเดียวกัน อย่าลืมหยิบอาหารกลางวันของคุณและหยุดพักเพื่อเติมพลัง ใช้เวลานี้ในการเสริมสร้างสุขภาพจิตและร่างกายของคุณให้แข็งแรง
กิจวัตรตอนเย็น
กิจวัตรยามเย็นเปรียบเสมือนการปิดท้ายกิจกรรมของวัน นี่คือช่วงเวลาที่คุณจะครุ่นคิดอย่างเงียบๆ และทบทวนถึงจุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส อุปสรรค และศักยภาพที่ยังไม่ได้รับการพัฒนา
ในขั้นตอนนี้ คุณจะดำเนินการหลักดังนี้:
- รายงานสถานะโครงการต่อผู้บริหารระดับสูงและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก นอกจากการรวบรวมข้อเสนอแนะ การสื่อสารข้อมูลอัปเดต และการยืนยันการตัดสินใจแล้ว ยังรวมถึงกิจกรรมการสื่อสารภายนอกทั้งหมด
- ทบทวนความคืบหน้าที่เกิดขึ้นในวันนี้ และเปรียบเทียบความสำเร็จกับเป้าหมายที่กำหนดไว้ พร้อมทั้งบันทึกปัญหาที่พบและวิธีการแก้ไขที่ได้นำมาใช้
- โปรดสังเกตข้อบกพร่องของวันนี้และนำไปปรับปรุงในวันถัดไป; สรุปงานเหล่านี้; วางแผนกลยุทธ์เพื่อแก้ไขช่องว่าง; และกำหนดลำดับความสำคัญ
- หากจำเป็น ให้เตรียมเอกสารหรือรายงานสรุปสิ้นวัน และแบ่งปันให้กับผู้เข้าร่วม
- ร่างแผนสำหรับวันถัดไปและแบ่งปันกับทีม
ค่อยๆ เริ่มสรุปงานเพื่อให้คุณสามารถออกจากระบบและรักษาสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัวได้อย่างดี ออกจากระบบอีเมลงานและช่องทางการสื่อสารอื่นๆ แล้วมุ่งเน้นไปที่การพัฒนาตนเองหรือการพัฒนาทางวิชาชีพ
แม้ว่าเราจะพยายามครอบคลุมกิจกรรมสำคัญทั้งหมดในชีวิตประจำวันของผู้จัดการโครงการแล้ว แต่โปรดทราบว่าตารางเวลานี้เป็นเพียงแนวทางเท่านั้นและไม่ได้กำหนดไว้อย่างตายตัว ตามที่ได้กล่าวไว้ ตารางเวลาดังกล่าวขึ้นอยู่กับสถานะของโครงการ ข้อกำหนดของอุตสาหกรรม และความชอบส่วนบุคคล ดังนั้นจึงควรรักษาความยืดหยุ่นเพื่อที่จะเป็นผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยม
ความท้าทายทั่วไปของการเป็นผู้จัดการโครงการ
แม้ว่าตำแหน่งผู้จัดการโครงการจะเป็นตำแหน่งที่มีความเคลื่อนไหวและน่าตื่นเต้น แต่ก็มาพร้อมกับอุปสรรคมากมายเช่นกัน ต่อไปนี้คือภาพรวมอย่างรวดเร็วของปัญหาทั่วไปบางประการที่อาจขัดขวางการบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ:
ขอบเขตงานที่ขยายเกินขอบเขตที่กำหนด
การขยายขอบเขตงานโดยไม่ได้รับการควบคุม กำกับดูแล หรืออนุมัติ คือการขยายขอบเขตของโครงการโดยไม่มีการควบคุม กำกับดูแล หรืออนุมัติ ซึ่งอาจเกิดขึ้นได้จากการเปลี่ยนแปลงอย่างกะทันหันของข้อกำหนดของโครงการ ข้อจำกัดทางงบประมาณ หรือการปรับเปลี่ยนระยะเวลาของโครงการ ไม่ว่าจะเกิดขึ้นจากสาเหตุใด การจัดการกับการขยายขอบเขตงานโดยไม่ได้รับการควบคุม กำกับดูแล หรืออนุมัติ ก็เป็นหนึ่งในความท้าทายที่ยากที่สุดของผู้จัดการโครงการ และอย่างไรก็ตาม ก็เป็นหนึ่งในสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้มากที่สุดเช่นกัน เนื่องจากมีถึง 33-37% ของโครงการที่ประสบกับการขยายขอบเขตงานโดยไม่ได้รับการควบคุม กำกับดูแล หรืออนุมัติ
ข้อจำกัดด้านทรัพยากร
การขาดแคลนหรือข้อจำกัดของทรัพยากร เช่น เวลา งบประมาณ หรือสมาชิกในทีม (ความสามารถ) อาจเป็นอุปสรรคอย่างรุนแรงในการตอบสนองความต้องการของโครงการตามกำหนดเวลาที่ต้องการ
การจัดการความคาดหวังของลูกค้า
นอกเหนือจากข้อจำกัดด้านทรัพยากรแล้ว ผู้จัดการโครงการยังต้องคำนึงถึงความคาดหวังของลูกค้าควบคู่กันไปด้วย พวกเขาต้องมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะรองรับคำขอเปลี่ยนแปลงที่สมเหตุสมผล แต่ไม่ยืดหยุ่นจนเกินไปจนกลายเป็นการขยายขอบเขตงานโดยไม่ตั้งใจ
การจัดการเวลา
ผู้จัดการโครงการต้องทำหน้าที่สองด้าน—พวกเขาต้องเป็นทั้งผู้จัดการที่มีอิทธิพลต่อบุคลากรและผู้จัดการเวลาที่มีความเชี่ยวชาญ อย่างไรก็ตาม การบริหารทรัพยากรบุคคลให้สอดคล้องกับกำหนดเวลาและตารางโครงการอาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะเมื่อมีความพึ่งพาหรือปัญหาที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้น
การสื่อสารอย่างต่อเนื่อง
อาจเห็นได้ชัดเจนแล้วว่าการบริหารโครงการเป็นงานที่ต้องใช้ความใส่ใจสูง งานนี้เกี่ยวข้องกับการสื่อสารอย่างต่อเนื่องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอกองค์กร และคุณแทบจะต้องพร้อมทำงานตลอดเวลา การสื่อสารที่ล้มเหลวเพียงครั้งเดียวอาจนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ร้ายแรงได้
ภาวะหมดไฟ
การต้อง นำวิธีการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่องมาใช้, รักษาการสื่อสาร, รับรองการปฏิบัติตามกฎระเบียบและกฎหมาย, รักษาความร่วมมือ, และให้ทิศทางสามารถส่งผลกระทบต่อใครก็ตามได้—แม้กระทั่งผู้จัดการโครงการที่ดีที่สุด—ทำให้พวกเขาประสบกับความเหนื่อยล้า
การขาดอำนาจ
แม้ว่าผู้จัดการโครงการจะเป็นผู้นำในทุกเรื่อง แต่สมาชิกในทีมอาจไม่ได้มองพวกเขาเป็นผู้มีอำนาจอย่างแท้จริงเนื่องจากมุมมองที่แคบต่อสิ่งต่างๆ การต่อต้านเช่นนี้อาจทำให้พวกเขาควบคุม มีอิทธิพล และเป็นผู้นำต่อสมาชิกในทีมได้ยากขึ้น
เครื่องมือและเทคโนโลยี
การนำซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เหมาะสมมาใช้และส่งเสริมให้ทั่วทั้งองค์กรอาจเป็นเรื่องยาก ประการแรก มีตัวเลือกมากมายในตลาดและการตัดสินใจเลือกใช้งานหนึ่งอย่างอาจเป็นเรื่องยาก ในขณะเดียวกัน หลังจากการนำไปใช้งานแล้ว ยังต้องมีการฝึกอบรมและการแนะนำการใช้งานแพลตฟอร์มอย่างกว้างขวาง ยังไม่รวมถึงช่วงเวลาที่ระบบไม่สามารถใช้งานได้ในช่วงการเรียนรู้
โบนัส:ตัวอย่างประวัติย่อของผู้จัดการโครงการ!
เคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ สำหรับการเอาตัวรอดในแต่ละวันในฐานะผู้จัดการโครงการ
การอยู่รอดและประสบความสำเร็จในฐานะผู้จัดการโครงการต้องอาศัยการวางแผนที่มีประสิทธิภาพ การสื่อสารอย่างมีจุดมุ่งหมาย และความคล่องตัวในการปรับตัว นอกเหนือจากเคล็ดลับการจัดการโครงการทั่วไปสำหรับผู้จัดการแล้ว เราได้รวบรวมเคล็ดลับประจำวันสำหรับการจัดการโครงการอย่างเป็นระบบไว้ดังนี้:
- เริ่มต้นวันของคุณด้วยแผนที่ชัดเจนในใจและลำดับความสำคัญที่จัดไว้แล้ว ยิ่งคุณทำได้แม่นยำมากเท่าไร วันของคุณก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น เพราะคุณจะมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญจริง ๆ หรือสิ่งที่ต้องการความสนใจในทันที
- รักษาบัฟเฟอร์ให้เพียงพอสำหรับวันเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงตามลำดับความสำคัญที่เปลี่ยนแปลงหรือข้อมูลใหม่
- ฝึกฝนเทคนิคต่างๆ เช่น การแบ่งเวลาเป็นช่วงๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในขณะที่ทำงานที่ต้องใช้สมาธิอย่างลึกซึ้ง เพื่อให้คุณสามารถยึดมั่นกับช่วงเวลาที่กำหนดไว้เพื่อประสิทธิภาพสูงสุด
- เสริม ทักษะการจัดการงานของคุณด้วยการสื่อสารที่ชัดเจน เปิดเผย และสองทาง เพื่อมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันกับสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตลอดวงจรชีวิตของโครงการ
- ทำตามเทคนิคเช่นกฎสองนาทีเพื่อหลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่งและแก้ไขปัญหาตั้งแต่เนิ่นๆ—แม้กระทั่งก่อนที่ปัญหาจะกลายเป็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้นหรือการขยายตัว
- มอบหมายงานและหน้าที่ความรับผิดชอบตามทักษะ ความสามารถ ความถนัด และปริมาณงานของสมาชิกในทีม มอบอำนาจและสิทธิ์ในการรับผิดชอบงานที่ได้รับมอบหมาย
- ใช้เทมเพลตสำหรับแต่ละขั้นตอนของการบริหารโครงการ ตั้งแต่ เทมเพลตเริ่มต้นโครงการไปจนถึงเทมเพลตการจัดการการเปลี่ยนแปลง เพื่อบริหารจัดการความท้าทายต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- หยุดพักเป็นครั้งคราวตลอดทั้งวัน ใช้เวลานี้ในการเติมพลังโดยการลุกออกจากโต๊ะทำงานและฝึกสติ สมาธิ หรือแม้แต่การออกกำลังกายเบาๆ
- ให้ความสำคัญกับการดูแลตนเองเพื่อจัดการกับความเครียด นอนหลับให้เพียงพอ ไม่ข้ามมื้ออาหาร และรักษาขอบเขตที่ดีต่อสุขภาพเพื่อสร้างสมดุลระหว่างชีวิตส่วนตัวและชีวิตการทำงาน
- อย่าลังเลที่จะเฉลิมฉลองความสำเร็จในแต่ละก้าว ไม่ว่าจะเล็กเพียงใด การยอมรับความพยายามและความสำเร็จของทีมจะช่วยเสริมสร้างขวัญและกำลังใจ และช่วยให้สมาชิกในทีมมองเห็นคุณค่าของการมีส่วนร่วมของตนเอง
- รวบรวมความคิดเห็นจากทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณในตอนสิ้นวันเพื่อบังคับใช้การสอดคล้องระหว่างเป้าหมายของคุณกับการกระทำของคุณ นอกจากนี้ยังช่วยพัฒนาทัศนคติของการเรียนรู้อย่างต่อเนื่องและการปรับปรุงให้ดีขึ้น
เครื่องมือและเทคนิคที่ผู้จัดการโครงการใช้สำหรับงานประจำวัน
ด้วยความหลากหลายของหน้าที่ความรับผิดชอบ ผู้จัดการโครงการอาจใช้เครื่องมือหลายประเภทเพื่อดำเนินงานที่หลากหลาย เครื่องมือและแพลตฟอร์มเหล่านี้ประกอบด้วย
ตัวติดตามงาน
เพื่อพัฒนาแผนที่นำการพัฒนาโครงการ ให้กรอกรายการงาน กำหนดงาน และทำเครื่องหมายความคืบหน้าในนั้น รักษาบันทึกเวลาที่ใช้ไปกับงานเพื่อการจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพและการจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิผล
การจัดการปฏิทิน
เพื่อวางแผนกิจวัตรประจำวันแบบชั่วโมงต่อชั่วโมง ตามด้วยตารางเวลาสำหรับสัปดาห์ เดือน หรือปี มันให้มุมมองระดับสูงของเส้นตายและช่วยในการจัดการพวกมัน
เครื่องมือสื่อสาร
เพื่อมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอก การสื่อสารดังกล่าวต้องเกิดขึ้นทั้งแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัส
แพลตฟอร์มสำหรับการทำงานร่วมกันและการแบ่งปันเอกสาร
แพลตฟอร์มการแชร์เอกสาร, ที่ควรเป็นระบบคลาวด์, ช่วยให้การร่วมมือและการแชร์ไฟล์ระหว่างสมาชิกในทีมเป็นไปอย่างราบรื่น
แดชบอร์ดโครงการ
เพื่อให้ได้มุมมองแบบครบวงจรของโครงการทั้งหมดและตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้อง แดชบอร์ดดังกล่าวควรแสดงข้อมูลในรูปแบบกระดานคัมบังหรือแผนภูมิแกนต์ และอัปเดตแบบเรียลไทม์
เครื่องมือควบคุมการเปลี่ยนแปลง
เพื่อติดตามคำขอเปลี่ยนแปลงทั้งหมดและทำให้กระบวนการตรวจสอบและอนุมัติคำขอเหล่านั้นเป็นทางการ
แบบสำรวจและความคิดเห็น
เพื่อรวบรวมความคิดเห็นจากสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำคัญอื่นๆ
ผู้จัดการโครงการที่ดีจะใช้เครื่องมือหลากหลายประเภทเพื่อทำให้การจัดการโครงการมีประสิทธิภาพมากขึ้น อย่างไรก็ตาม ผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมจะละทิ้งระบบที่แตกต่างกันเหล่านี้และเลือกใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่สามารถรวมทุกสิ่งที่กล่าวมาข้างต้นและมากกว่านั้นเข้าไว้ด้วยกัน
นี่คือที่ที่เราจะแนะนำ ClickUp สำหรับการจัดการโครงการ
ClickUp คือแพลตฟอร์มการจัดการงานและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ดีที่สุดที่พัฒนาขึ้นสำหรับผู้จัดการโครงการ
คุณสมบัติของ ClickUp ที่ทำให้เป็นแอปเดียวที่สามารถแทนที่แอปทั้งหมดได้:
แดชบอร์ด
แดชบอร์ดที่สมบูรณ์และโต้ตอบได้ซึ่งแสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการในมุมมองต่าง ๆ พร้อมให้คุณเข้าถึงข้อมูลสำคัญทั้งหมดของคุณได้ทันที
ClickUp AI
มอบหมายการสร้างเนื้อหาให้กับ ClickUp AI ที่ทรงพลังซึ่งสามารถทำได้ทุกอย่าง ตั้งแต่การสร้างแผนโครงการไปจนถึงการเขียนรายงานอย่างละเอียด
สปรินต์
จัดการประชุมสปรินต์ประจำวันกับทีมโครงการของคุณได้ภายในไม่กี่คลิก
เอกสาร
สำหรับการแบ่งปันไฟล์และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมดของคุณผ่านแพลตฟอร์มกลาง
การติดตามเวลา
ทำให้ทุกวินาทีมีค่าด้วยฟีเจอร์ติดตามเวลาของ ClickUp
แชท
การสื่อสารแบบเรียลไทม์กับทีมของคุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ
ไวท์บอร์ด
สำหรับการระดมความคิด, การแลกเปลี่ยนความคิดเห็น, การวิเคราะห์ร่วมกัน, หรือการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์กับทีมของคุณ
แม่แบบ
แม่แบบการจัดการโครงการที่สมบูรณ์ซึ่งช่วยให้คุณไม่ต้องเริ่มต้นจากศูนย์
การผสานรวม
ต้องการให้ ClickUp เป็นส่วนหนึ่งของระบบเทคโนโลยีที่คุณมีอยู่แล้วหรือไม่? ไม่มีปัญหา ClickUp มีการผสานการทำงานแบบเนทีฟกับแอปธุรกิจและแอปเพิ่มประสิทธิภาพทั้งหมด
ทั้งหมดนี้ และอีกมากมาย กลายเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการโครงการกับ ClickUp!
ทำให้การบริหารโครงการง่ายขึ้น: วันละนิด
ผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จไม่ได้เกิดมาโดยธรรมชาติ แต่เป็นผลจากการวางแผนอย่างรอบคอบและการดำเนินการอย่างพิถีพิถัน
คุณสามารถบรรลุผลลัพธ์ส่วนใหญ่ได้โดยการปฏิบัติตามตารางเวลาที่เป็นระบบและมีโครงสร้างสำหรับกิจกรรมประจำวันของคุณ วันหนึ่งในชีวิตของผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จควรเริ่มต้นด้วยการติดตามอีเมลและข้อความทั้งหมด วางแผนงานประจำวันและผลลัพธ์ที่ต้องส่งมอบ และติดตามความคืบหน้ากับทีมของคุณ
จากนั้น ให้พวกเขาทำงานอย่างอิสระและช่วยเหลือเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการ ในขณะที่ยังคงพร้อมให้ความช่วยเหลือและสนับสนุนอยู่เบื้องหลัง ควบคุมกิจกรรมหลักทั้งหมด
บันทึกผลลัพธ์ ความก้าวหน้า และข้อค้นพบของวันเมื่อสิ้นสุดวัน ทำงานร่วมกัน สื่อสาร และควบคุมตามความจำเป็นที่เกิดขึ้น
แน่นอนว่าสิ่งเหล่านี้จะเป็นไปไม่ได้เลยหากปราศจากชุดเครื่องมือที่เหมาะสม แทนที่จะเลือกใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีหลากหลายแบบซึ่งทั้งไม่มีประสิทธิภาพและมีค่าใช้จ่ายสูง ควรพิจารณาการรวมทุกอย่างเข้าด้วยกันจะดีกว่า
เครื่องมือการจัดการโครงการที่ทรงพลังเช่นClickUpสามารถทำทุกอย่างที่คุณต้องการได้ และรองรับทุกความต้องการทางธุรกิจของคุณ