ทักษะการจัดการงาน: วิธีจัดการงานสำหรับทีมและตัวคุณเอง

ไม่ว่าคุณจะเป็นคนทำงานหนักหรือผู้จัดการทีม คุณก็ต้องการใช้เวลาในการทำงานให้คุ้มค่าที่สุด แต่แม้จะมีทีม เครื่องมือ และอุปกรณ์ที่ดีที่สุด ก็อาจรู้สึกเหมือนไม่มีเวลาเพียงพอในแต่ละวันในการทำงานให้เสร็จสิ้น

นั่นคือจุดที่ทักษะการจัดการงานมีประโยชน์. ต่างจากการจัดการเวลา การจัดการงานมุ่งเน้นน้อยลงที่ ปริมาณ เวลาที่ใช้ไปกับงาน และมุ่งเน้นมากขึ้นที่วิธีทำให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น—ซึ่งโดยทางอ้อมก็ช่วยประหยัดเวลาได้เช่นกัน! ⏰

ด้วยการจัดการงานที่เหมาะสม คุณจะรู้วิธี:

การเช็กทุกอย่างในรายการที่ต้องทำของคุณให้เสร็จไม่ใช่เรื่องง่าย แต่เรารู้ว่าคุณพร้อมที่จะรับมือกับความท้าทายนี้ ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายว่าทักษะการจัดการงานคืออะไรและทำไมจึงสำคัญ เราจะยกตัวอย่างทักษะการจัดการงานที่จำเป็นและแบ่งปันเคล็ดลับการจัดการงานเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานของคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น 🙌

ทักษะการจัดการงานคืออะไร?

การจัดการงานเป็นทักษะที่คุณสร้างขึ้นเมื่อเวลาผ่านไปเพื่อจัดการเวลาและหน้าที่ของคุณให้ดีขึ้น มันคือความสามารถในการจัดการ จัดระเบียบ จัดลำดับความสำคัญ และทำงานที่สำคัญที่สุดให้เสร็จโดยไม่ต้องเหนื่อยล้า ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการงานไม่พยายามทำทุกอย่างพร้อมกัน แต่จะทำงานที่สำคัญที่สุดให้เสร็จด้วยเวลาที่มี 🕑

การจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพต้องอาศัยการผสมผสานระหว่างข้อมูลเชิงลึกและการคิดสร้างสรรค์นอกกรอบ การจัดการงานครอบคลุมทักษะที่หลากหลายและมักต้องการซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เหมาะสมซึ่งสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการของคุณได้ แต่เพื่อให้คุณมีแนวคิดที่ดีขึ้น ลองเริ่มต้นด้วยตัวอย่างทักษะการจัดการงานเหล่านี้:

13 ตัวอย่างทักษะการจัดการงาน

ทักษะการจัดการงานคือส่วนผสมลับสู่ความสำเร็จในที่ทำงานที่เร่งรีบในปัจจุบัน

พร้อมที่จะรับการจัดการงานสำหรับตัวคุณเองหรือยัง? นี่คือตัวอย่างทักษะการจัดการงานที่คุณสามารถพัฒนาได้กับทีมของคุณ

1. การจัดลำดับความสำคัญของงาน

การจัดลำดับความสำคัญของงานเป็นหนึ่งในทักษะการจัดการงานที่สำคัญที่สุด เมื่อคุณรู้วิธีระบุงานที่มีความสำคัญ คุณจะสามารถให้ความสนใจกับเรื่องเร่งด่วนที่สุดได้ทันที และเลื่อนงานที่มีความสำคัญน้อยออกไปก่อน

ตัวอย่างการจัดลำดับความสำคัญของงานในที่ทำงาน: ผู้นำทีมสนับสนุนลูกค้าใช้ตารางEisenhower Matrixเพื่อจัดหมวดหมู่ของงาน—งานที่เร่งด่วนและสำคัญ (เช่น การแก้ไขปัญหาการหยุดทำงานของระบบที่สำคัญ) จะมีความสำคัญมากกว่างานที่ไม่เร่งด่วน (เช่น การตอบคำถามที่ไม่มีความเร่งด่วน)

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

แต่การจัดลำดับความสำคัญของงานไม่ใช่สิ่งที่ทุกคนทำได้อย่างเป็นธรรมชาติ หากทุกอย่างดูเหมือนสำคัญเท่ากันหมดและคุณไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นอย่างไร ให้ใช้เทคนิคการจัดลำดับความสำคัญของงานเพื่อความชัดเจน ตัวอย่างเช่นแม่แบบ ClickUp Eisenhower Matrixจะช่วยให้คุณแบ่งงานออกเป็น 4 กลุ่ม ได้แก่ ทำทันที, กำหนดเวลา, มอบหมาย และยกเลิก

2. การจัดตาราง

การจัดตารางเวลาที่มีประสิทธิภาพช่วยให้พนักงานจัดลำดับความสำคัญของงาน จัดสรรเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ และทำงานให้เสร็จตามกำหนดโดยไม่รู้สึกหนักเกินไป

การบริหารเวลาของตนเองอย่างมีประสิทธิภาพช่วยป้องกันปัญหาคอขวดและความรู้สึกหนักใจ พร้อมทั้งทำให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่น นี่เป็นตัวอย่างทักษะพื้นฐานด้านงานที่ทีมต้องเชี่ยวชาญ

ตัวอย่างการจัดตารางเวลาที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงาน: ผู้จัดการโครงการใช้เทคนิคการจัดสรรเวลาเพื่อกำหนดช่วงเวลาทำงานที่มุ่งเน้นสำหรับงานที่มีความสำคัญสูง และตั้งการแจ้งเตือนในปฏิทินสำหรับการประชุมที่สำคัญ สิ่งนี้ช่วยให้ทีมของพวกเขาทำงานได้ตามแผนโดยไม่มีความเร่งรีบในนาทีสุดท้าย

3. การจัดระเบียบ

การมีระเบียบช่วยลดความเครียด เพิ่มประสิทธิภาพ และทำให้การค้นหาข้อมูลเมื่อจำเป็นง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยเพิ่มความสม่ำเสมอในการทำงาน ลดข้อผิดพลาดและการพลาดกำหนดเวลา

ตัวอย่างทักษะการจัดการในองค์กร: พนักงานที่มีความรู้ความสามารถรักษาพื้นที่ทำงานดิจิทัลที่มีโครงสร้างอย่างดีโดยใช้เครื่องมือเช่น ClickUp เพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์โครงการ, บันทึกการประชุม, และรายการงานสามารถเข้าถึงได้ง่ายสำหรับทีม

4. การมอบหมายงาน

การมอบหมายงานเป็นทักษะการจัดการงานที่สำคัญที่ผู้จัดการทุกคนควรเชี่ยวชาญ การมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพช่วยป้องกันการหมดไฟในการทำงาน ทำให้มั่นใจว่างานจะเสร็จสมบูรณ์โดยคนที่เหมาะสม และส่งเสริมการพัฒนาทีม

ผู้นำที่มอบหมายงานได้ดีจะช่วยให้มีเวลาว่างสำหรับความรับผิดชอบในระดับที่สูงขึ้น นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการงานของทีมและสร้างความรับผิดชอบของทีมอีกด้วย

ตัวอย่างการมอบหมายงานในที่ทำงาน: ผู้จัดการฝ่ายการตลาดมอบหมายงานเขียนข้อความโฆษณาให้กับสมาชิกในทีมที่มีทักษะการเขียนโฆษณาที่แข็งแกร่ง ทำให้ผู้จัดการมีเวลาว่างมากขึ้นเพื่อมุ่งเน้นไปที่กลยุทธ์ของแคมเปญและการวิเคราะห์ประสิทธิภาพ

5. ความใส่ใจในรายละเอียด

ข้อผิดพลาดเล็กน้อยอาจนำไปสู่ปัญหาใหญ่ เช่น ความล่าช้าของโครงการหรือการต้องทำงานซ้ำที่มีค่าใช้จ่ายสูง พนักงานที่ใส่ใจในรายละเอียดจะช่วยให้งานมีคุณภาพสูงและรักษาชื่อเสียงในเชิงวิชาชีพ

ตัวอย่างของการใส่ใจในรายละเอียดในการทำงาน: นักวิเคราะห์การเงินตรวจสอบรายงานซ้ำก่อนส่ง ทำให้พบข้อผิดพลาดในการคาดการณ์งบประมาณที่อาจนำไปสู่การตัดสินใจทางการเงินที่ไม่ถูกต้อง

6. การจัดการปริมาณงาน

การจัดการปริมาณงานอย่างเหมาะสมช่วยให้เกิดความสมดุลในการทำงานระหว่างสมาชิกในทีมต่างๆ ช่วยป้องกันการหมดไฟในการทำงาน ช่วยรักษาสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัว และทำให้มั่นใจว่างานต่างๆ จะเสร็จสิ้นอย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่เกิดความล่าช้าที่ไม่จำเป็น

ตัวอย่างการจัดการปริมาณงานในที่ทำงาน: หัวหน้าทีมพัฒนาซอฟต์แวร์แบ่งโครงการพัฒนาขนาดใหญ่เป็นงานย่อย ๆ กระจายไปในแต่ละสปรินต์เพื่อหลีกเลี่ยงความกดดันในนาทีสุดท้าย พร้อมทั้งรักษาความก้าวหน้าอย่างต่อเนื่อง พวกเขายังตรวจสอบให้แน่ใจว่างานถูกแบ่งระหว่างสมาชิกในทีมอย่างเหมาะสม เพื่อไม่ให้ใครทำงานหนักเกินไปหรือถูกใช้งานน้อยเกินไป

7. การคิดอย่างมีวิจารณญาณ

การคิดอย่างมีวิจารณญาณช่วยให้พนักงานสามารถประเมินสถานการณ์อย่างมีเหตุผล ระบุปัญหา และพัฒนาวิธีแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพ แทนที่จะตอบสนองอย่างหุนหันพลันแล่น ซึ่งนำไปสู่การตัดสินใจและการแก้ปัญหาที่ดีขึ้น

ตัวอย่างการคิดเชิงวิพากษ์ในที่ทำงาน: ผู้จัดการโครงการที่เผชิญกับการขยายขอบเขตงานที่ไม่คาดคิด ประเมินความสำคัญและข้อจำกัด จากนั้นเจรจาต่อรองกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อปรับกำหนดเวลาแทนที่จะเพิ่มภาระงานให้กับทีมด้วยความต้องการที่ไม่สมจริง

8. การสื่อสาร

การสื่อสารที่ชัดเจนช่วยให้เกิดความสอดคล้อง ลดความเข้าใจผิด และปรับปรุงการร่วมมือให้ดีขึ้น. การสื่อสารเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการสื่อสารความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การให้คำแนะนำ และการรักษาโครงการให้อยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง.

ตัวอย่างการสื่อสารในที่ทำงาน: หัวหน้าทีมเขียนอีเมลอัปเดตโครงการอย่างกระชับและจัดการประชุมติดตามผลรายสัปดาห์ เพื่อให้มั่นใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนได้รับข้อมูลความคืบหน้าและอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น

9. การร่วมมือ

สถานที่ทำงานสมัยใหม่พึ่งพาการทำงานเป็นทีม ซึ่งทำให้การร่วมมือเป็นทักษะการจัดการงานที่จำเป็นในปัจจุบัน พนักงานที่ร่วมมือกันอย่างมีประสิทธิภาพช่วยส่งเสริมการทำงานที่ราบรื่น การแบ่งปันความรู้ และการสร้างนวัตกรรม องค์กรสามารถนำเครื่องมือเฉพาะทางด้านการเพิ่มประสิทธิภาพและการจัดการงาน เช่น ClickUp มาใช้เพื่อปรับปรุงการร่วมมือในทีม

ตัวอย่างการร่วมมือในการทำงาน: นักออกแบบ UX ทำงานร่วมกับนักพัฒนาและนักการตลาดอย่างใกล้ชิดเพื่อปรับปรุงกลยุทธ์การเปิดตัวเว็บไซต์ โดยนำความคิดเห็นจากแต่ละแผนกมาปรับใช้เพื่อให้แน่ใจว่าประสบการณ์ของผู้ใช้เป็นมิตรกับผู้ใช้

10. การใช้ซอฟต์แวร์จัดการงาน

การติดตามงานของทีมบนกระดาษหรือโน้ตติดผนังเป็นสูตรสำหรับความวุ่นวาย การจัดการงานในยุคใหม่ต้องการการแปลงกระบวนการทำงาน โครงการ และงานต่าง ๆ เป็นดิจิทัลเพื่อความโปร่งใสและความรับผิดชอบที่มากขึ้น 👩‍💻

ลองใช้ ClickUp Tasks

ClickUp Tasksนำงาน เอกสาร กระดานไวท์บอร์ด แชท และปฏิทินของทีมทั้งหมดของคุณมาไว้ในแพลตฟอร์มเดียว เพียงเปิดตัวจัดตารางงานเพื่อ:

ที่ดีที่สุดคือ ClickUp แสดงความคืบหน้าของงานของทุกคนในแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ ไม่จำเป็นต้องดูงานแต่ละงาน พนักงานแต่ละคน หรือโครงการแต่ละโครงการ: เพียงสร้างแดชบอร์ดที่กำหนดเองและคุณก็พร้อมลุยงานได้ทันที

สำรวจแดชบอร์ด ClickUp

11. การทำงานทีละอย่าง

ผู้คนยกย่องการ multitasking ว่าเป็นสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับการเพิ่มผลผลิต แต่ความจริงไม่ใช่อย่างนั้น การ multitaskingทำให้ความสนใจของคุณกระจายไปหลายงานพร้อมกันคุณจึงให้เพียงเศษเสี้ยวของความสนใจกับแต่ละงาน งานของคุณสมควรได้รับความสนใจ 100% ดังนั้นลองทำงานทีละอย่างแทน

การทำงานแบบทีละอย่าง คุณมุ่งเน้นไปที่งานเพียงอย่างเดียวในแต่ละครั้ง อาจฟังดูไม่มีประสิทธิภาพ แต่คุณอาจแปลกใจว่าคุณสามารถทำงานได้เร็วขึ้น (และดีขึ้น) มากเพียงใดเมื่อคุณทุ่มเทความสนใจทั้งหมดไปที่สิ่งเดียว

เพื่อให้ง่ายยิ่งขึ้น ให้จัดลำดับความสำคัญของงานในซอฟต์แวร์จัดการงานของคุณตามลำดับความสำคัญ การทำเครื่องหมายงานที่เสร็จแล้วออกจากรายการจะง่ายขึ้นมากเมื่อคุณมีรายการหลักที่ชัดเจนและสามารถดำเนินการได้อยู่ในมือ

ตัวอย่างของการทำงานแบบทีละอย่างในที่ทำงาน: นักการตลาดเนื้อหาปิดการแจ้งเตือนและทุ่มเทเวลา 90 นาทีในการทำงานอย่างลึกซึ้งเพื่อเขียนบทความบล็อก โดยเสร็จสิ้นในเวลาครึ่งหนึ่งของเวลาปกติเมื่อเทียบกับตอนที่พวกเขาพยายามจัดการอีเมลและข้อความใน Slack พร้อมกัน

12. การจัดการการเปลี่ยนแปลง

ผู้จัดการโครงการจำนวนมากนำทีมของพวกเขาผ่านการบริหารการเปลี่ยนแปลง และชุดเครื่องมือการจัดการงานที่มั่นคงย่อมทำให้สิ่งนี้ง่ายขึ้นอย่างแน่นอน

ตัวอย่างเช่น หากทีมของคุณใช้ผลิตภัณฑ์ของ Microsoft และ Windows 10 แต่ต้องการเปลี่ยนไปใช้ฮาร์ดแวร์ของ Apple และ MacOS คุณจะต้องนำทีมของคุณผ่านการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ครั้งนี้

ตัวอย่างการจัดการการเปลี่ยนแปลงในที่ทำงาน: ผู้จัดการโครงการที่นำการย้ายซอฟต์แวร์ช่วยให้ทีมปรับตัวโดยการจัดการฝึกอบรม, แก้ไขปัญหา, และค่อยๆ นำเครื่องมือใหม่มาใช้แทนที่จะนำมาใช้ทันที

13. การตั้งเป้าหมาย

การจัดการกับสิ่งที่ต้องทำที่มีมูลค่าสูงนั้นง่ายขึ้นมากเมื่อคุณมีเป้าหมาย ปัญหาคือผู้จัดการหลายคนตั้งเป้าหมายแล้วลืมไปอย่างรวดเร็ว

คุณจำเป็นต้องบรรลุเป้าหมายของคุณ ดังนั้นให้ใส่เป้าหมายเหล่านั้นลงในแอปติดตามเป้าหมายเพื่อความรับผิดชอบแอปเหล่านี้จะติดตามเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาว ช่วยให้คุณวัดความคืบหน้าในแต่ละขั้นตอนสำคัญของโครงการ

ตัวอย่างการตั้งเป้าหมายในการทำงาน: ตัวแทนฝ่ายขายตั้งเป้าหมายแบบ SMART เพื่อเพิ่มการรักษาลูกค้าขึ้น 15% ภายในหกเดือน โดยการปรับปรุงกลยุทธ์การติดตามผลและการมีส่วนร่วมที่ปรับให้เหมาะสมกับแต่ละบุคคล

ทำไมทักษะการจัดการงานจึงมีความสำคัญ?

บางทีคุณอาจชอบวิธีการทำงานของคุณในตอนนี้ หรือบางทีแนวคิดในการปรับแต่งการจัดการงานอาจฟังดูเหมือนอีกหนึ่งสิ่งที่ต้องทำในรายการงานที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ของคุณ

เราเข้าใจ—ทุกคนต่างก็ยุ่ง! แต่การสามารถทำงานให้เสร็จอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพนั้นคุ้มค่ากับเวลาของคุณ ใช้เวลาในการปรับปรุงการจัดการงาน แล้วคุณจะเห็นประโยชน์มากมาย

ป้องกันหรือเอาชนะภาวะหมดไฟ

ดูสิ เราเข้าใจว่าการหมดไฟนั้นซับซ้อน แต่การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเป็นวิธีที่ดีในการหยุดความรู้สึกท่วมท้นและขาดแรงจูงใจ หากคุณเป็นผู้นำทีม การจัดการงานอย่างเหมาะสมจะช่วยลดการหมดไฟโดยการกำจัดขั้นตอนที่ยุ่งยากและกระบวนการที่ซับซ้อนซึ่งทำให้ทีมของคุณเหนื่อยล้า

ด้วยการผสมผสานที่เหมาะสมระหว่างเครื่องมือจัดการงานที่หลากหลายและทักษะ ทุกคนจะหยุดหมุนไปมาโดยไร้จุดหมาย และค้นพบพลังในการรักษาแรงจูงใจให้คงอยู่ 🏃

การตัดสินใจที่ดีขึ้น

คุณรู้สึกเหมือนต้องทำ ทุกอย่าง ทันทีตอนนี้หรือเปล่า? จริง ๆ แล้วคุณอาจจะไม่จำเป็นต้องทำทั้งหมดก็ได้: คุณแค่ต้องการความช่วยเหลือในการระบุงานที่สำคัญที่สุดก่อนเท่านั้น

ด้วยทักษะที่เหมาะสม คุณจะตัดสินใจอย่างมีคุณภาพโดยอัตโนมัติเพื่อทำงานให้สำเร็จได้ดีขึ้น สำหรับงานที่ซับซ้อนมากขึ้น คุณสามารถใช้วิธีการจัดลำดับความสำคัญ (จะกล่าวถึงเพิ่มเติมในภายหลัง) เพื่อจัดการกับสิ่งที่ต้องทำในลำดับที่ถูกต้อง

การจัดการงานมีความสำคัญเพราะช่วยให้คุณกำหนดกรอบเวลา มอบหมายงานให้กับสมาชิกทีมที่เหมาะสม และตั้งเป้าหมายโครงการที่เป็นไปได้จริง

ดำเนินโครงการได้อย่างราบรื่นยิ่งขึ้น

การดำเนินแผนโครงการไม่ใช่เรื่องสำหรับคนใจอ่อน ไม่ว่าคุณจะบริหารโครงการทีมได้ดีเพียงใด การค้นหาประสิทธิภาพที่ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกฝ่ายประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากย่อมเป็นประโยชน์เสมอการบริหารงานเป็นขั้นตอนสนับสนุนการบริหารโครงการอย่างถูกต้องด้วยการแบ่งแนวคิดใหญ่ของคุณออกเป็นกระบวนการย่อยที่สามารถดำเนินการได้จริง นี่คือกุญแจสำคัญสู่การดำเนินงานที่รวดเร็ว แม่นยำ และขยายผลได้ในวงกว้าง

ได้รับผลลัพธ์ที่สามารถวัดได้

ในฐานะผู้จัดการ คุณต้องการผลลัพธ์ที่สามารถวัดได้ การลงทุนในทักษะการจัดการงานของทีมคุณช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของแผนกคุณ และทำให้การวัดผลงานของทุกคนง่ายขึ้น

การจัดการงานไม่สามารถทำได้หากไม่มีข้อมูล โชคดีที่ซอฟต์แวร์ติดตามความสำเร็จตามเป้าหมายทำให้การติดตามความคืบหน้าและตรงตามกำหนดเวลาเป็นเรื่องง่าย แม้แต่หากงานล้มเหลว ข้อมูลก็จะบอกคุณได้อย่างชัดเจนว่าเกิดข้อผิดพลาดตรงไหน เพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจปรับปรุงในครั้งต่อไป

ทำงานให้มากขึ้นในวันทำงานของคุณ

มีเพียง 24 ชั่วโมงในหนึ่งวัน และหวังว่าคุณจะใช้เวลาเพียง 8 ถึง 10 ชั่วโมงในการทำงานเท่านั้น คุณเป็นเพียงมนุษย์ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องธรรมดาที่คุณจะไม่สามารถทำงานทั้งหมดให้เสร็จสิ้นได้ภายในระยะเวลาที่จำกัด

การจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพไม่ได้เกี่ยวกับการหาวิธีวิเศษที่จะทำทุกอย่างพร้อมกันได้ แต่รวมถึงการจัดลำดับความสำคัญของงานตามกำหนดเวลา การมอบหมายงานให้กับทีมของคุณ และการเลือกช่วงเวลาสำหรับการทำงานอย่างลึกซึ้ง

ไม่จำเป็นต้องทำงานหนักเกินไป—ด้วยทักษะการจัดการงาน คุณจะสามารถทำงานได้มากขึ้นในขณะที่ทำงาน และเพลิดเพลินไปกับการบาลานซ์ชีวิตการทำงานที่ดีขึ้น

วิธีพัฒนาทักษะการจัดการงานของคุณ

ต้องการคำแนะนำเกี่ยวกับการจัดการงานทีมหรือไม่? ลองใช้วิธีเหล่านี้เพื่อปรับปรุงทักษะการจัดการงานและดูประสิทธิภาพการทำงานของทีมคุณพุ่งสูงขึ้นอย่างรวดเร็ว

1. ลงทะเบียนเข้ารับการฝึกอบรม

เราสามารถพูดคุยเกี่ยวกับการจัดการงานได้ตลอดทั้งวัน แต่ในท้ายที่สุด คุณจำเป็นต้องลงทุนในความรู้ของตัวเอง การฝึกอบรมสามารถแสดงให้คุณเห็นวิธีการจัดการงานในที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ผลิตภัณฑ์ของ Microsoft คุณสามารถลงทะเบียนเข้าร่วมการสอนผ่านเว็บเกี่ยวกับการแก้ไขปัญหา PowerShell ได้

ยิ่งคุณมีความรู้เกี่ยวกับงาน โครงการ เครื่องมือ และอุตสาหกรรมของคุณมากเท่าไร คุณก็จะยิ่งมีความพร้อมมากขึ้นในการทำงานตามรายการที่ต้องทำ อย่าลังเล: ลงทะเบียนเข้าร่วมเวิร์กช็อป การประชุมสัมมนา และสัมมนาเกี่ยวกับการบริหารเวลา การเพิ่มประสิทธิภาพ และการจัดระเบียบ

2. ใช้กรอบการทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

การนำวิธีการที่มีโครงสร้างมาใช้สามารถช่วยให้คุณจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น. กรอบการทำงานที่ได้รับความนิยมและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการงาน ได้แก่:

3. พัฒนาทักษะการบริหารเวลาของคุณ

การบริหารเวลาเป็นทักษะที่จำเป็นซึ่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณและช่วยให้คุณทำงานได้มากขึ้นในเวลาเท่าเดิม 📅

คุณสามารถลองใช้เทคนิคการจัดการเวลาแบบต่างๆ ได้ เช่น การแบ่งเวลาเป็นช่วงการจัดกลุ่มงาน หรือการเทคนิคโพโมโดโรที่เราได้กล่าวถึงก่อนหน้านี้

หากคุณกังวลว่าทีมของคุณจะขัดจังหวะคุณ ให้บล็อกเวลานี้ในปฏิทินของคุณเพื่อที่คุณจะไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ การทำงานให้เสร็จตามเวลาที่กำหนดจะช่วยให้คุณมีเวลาโฟกัสกับงานจริงในช่วงหกชั่วโมงที่เหลือของวันทำงานของคุณ

ลองจัดตารางงานและใช้ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาเพื่อดูว่าคุณใช้เวลาอย่างไร ตัวอย่างเช่น หากคุณรู้สึกว่าอีเมลล้นมือ ลองตรวจสอบอีเมลเพียงวันละสองครั้ง คือ 8.00-9.00 น. และ 16.00-17.00 น.

การผสานการทำงานของ ClickUpช่วยให้คุณสามารถผสานการทำงานกับ Outlook, Apple หรือ Google Calendar ของคุณได้อย่างง่ายดายในแพลตฟอร์มเดียวที่คุณใช้จัดการงานของคุณ

4. ยอมรับเทคโนโลยีการจัดการงาน

การจัดการงานของทีมง่ายขึ้นมากเมื่อมีเครื่องมือที่เหมาะสม รายการสิ่งที่ต้องทำแบบดิจิทัลช่วยให้ทีมของคุณทำงานไปในทิศทางเดียวกันและมอบความรับผิดชอบในระดับที่คุณไม่สามารถทำได้ด้วยกระดาษโน้ตหรือสมุดวางแผนแบบกระดาษ

ค้นหาโซลูชันการจัดการงานเช่น ClickUp ที่มีแอปมือถือเพื่อให้คุณติดตามงานของคุณได้ทุกที่ทุกเวลา การผสานรวม API ก็มีประโยชน์เช่นกันสำหรับการนำงานและเครื่องมือทั้งหมดของคุณมาไว้ในแพลตฟอร์มเดียว

คุณไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่างด้วยตนเองทั้งหมดเช่นกัน มองหาฟีเจอร์การทำงานอัตโนมัติ ซึ่งคุณจะพบได้ในแอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ดีส่วนใหญ่

5. ใช้แม่แบบ

จัดการงานให้เสร็จสิ้นในเวลาอันรวดเร็วด้วยเทมเพลตการจัดการงาน ไม่ว่าคุณจะต้องการรายงานประจำวันที่มีรหัสสีหรือรูปแบบสำเร็จรูปสำหรับ RFP เทมเพลตจะช่วยประหยัดเวลาได้อย่างมาก

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญของงานด้วยเช่นกัน.เทมเพลตการจัดการงานของ ClickUpแสดงให้เห็นถึงงานทั้งหมด, สถานะ, สมาชิกทีม, และระดับความสำคัญเพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการของคุณ.

6. ฝึกฝนการมอบหมายงาน

หลักการพาเรโตระบุว่า80% ของผลลัพธ์ของคุณมาจาก 20% ของปัจจัยนำเข้าของคุณ กล่าวอีกนัยหนึ่ง ผลลัพธ์ส่วนใหญ่ของคุณอาจมาจากโครงการหรืองานเพียงหนึ่งอย่าง

การมุ่งเน้นพลังงานของคุณไปที่ความพยายามที่สร้างผลลัพธ์มากที่สุดเป็นเรื่องยาก หากคุณกระจายตัวเองมากเกินไป ใช้กฎ 80/20 โดยการมอบหมายงานที่มีคุณค่าน้อยกว่าให้กับทีมของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจมอบหมายให้พนักงานคนหนึ่งรับผิดชอบการจดบันทึกหรือค้นหาแอปสำหรับรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับทีม

7. กำหนดเส้นตายที่เป็นไปได้

คุณเคยได้ยินเกี่ยวกับอคติในการวางแผนหรือไม่? นี่คืออคติทางความคิดที่ทำให้เราประเมินเวลาในการทำงานต่ำเกินไป และประเมินความสามารถของเราในการทำงานนั้นสูงเกินไป ป้องกันสิ่งนี้ขณะกำหนดกรอบเวลาสำหรับงาน กำหนดกรอบเวลาที่เป็นจริงและสามารถทำได้สำหรับทุกงาน และสร้างเวลาสำรองในกรณีที่มีความพึ่งพิง

8. ติดตามงานของคุณ

หากคุณไม่สามารถติดตามได้ คุณก็ไม่สามารถปรับปรุงได้ การติดตามงานทั้งหมดของคุณและเวลาที่คุณใช้ไปกับแต่ละงานจะช่วยให้คุณระบุความไม่มีประสิทธิภาพในกระบวนการของคุณได้ คุณไม่จำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีที่ซับซ้อนสำหรับเรื่องนี้ แม้แต่สเปรดชีตหรือแผ่นบันทึกเวลาที่เรียบง่ายก็สามารถช่วยได้ในช่วงเริ่มต้น

ClickUp มีระบบติดตามเวลาในตัวคุณสามารถติดตามเวลาที่ใช้ไปกับงานต่าง ๆ และวิเคราะห์ข้อมูลประสิทธิภาพการทำงานสำหรับตัวคุณเองและทีมของคุณได้

อ่านเพิ่มเติม: หนังสือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่สามารถเปลี่ยนแปลงการทำงานของคุณ

ทำงานให้เสร็จมากขึ้นด้วย Clickup

งานไม่ควรน่ากลัว หากทีมของคุณรู้สึกท่วมท้นหรือกำลังดิ้นรนกับกระบวนการที่ยุ่งยาก ควรลงทุนในเครื่องมือจัดการงานเพื่อทำให้แผนกทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและทำมากขึ้นในเวลาที่น้อยลง ✨

ทักษะการจัดการงานเป็นสิ่งสำคัญ แต่คุณยังต้องการซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อจัดการงานของคุณด้วย ClickUp คือแอปครบวงจรสำหรับการทำงานที่รวบรวมงาน เอกสาร เป้าหมาย การแชท ปฏิทิน และอื่นๆ อีกมากมายไว้ในแพลตฟอร์มเดียว

จัดการงานหลายอย่างพร้อมกันและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณด้วยการจัดการงานที่มีประสิทธิภาพและซอฟต์แวร์การจัดการงานที่ปรับแต่งได้สร้างพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณฟรีตอนนี้