ทักษะการจัดการงาน: 7 ทักษะสำคัญและวิธีพัฒนา

ตามรายงานWorkforce Report 2026 ของ Korn Ferry ผู้เชี่ยวชาญที่เข้าร่วมการสำรวจ 62% ระบุว่าปริมาณงานของพวกเขาเพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญในช่วงสองปีที่ผ่านมา ส่วนอีก 45% ระบุว่าพวกเขายุ่งเกินไปจนไม่สามารถสร้างผลลัพธ์ที่มีคุณค่าได้ ด้วยคำขอที่เข้ามาจากประชุม อีเมล และแชท การติดตามว่างานต่อไปคืออะไรอาจกลายเป็นงานอีกอย่างหนึ่งได้

ทักษะการจัดการงานที่แข็งแกร่งจะช่วยให้คุณควบคุมภาระงานต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และนี่คือทักษะที่คุณสามารถพัฒนาได้ผ่านการฝึกฝนทุกวัน ตั้งแต่การเข้าใจคำขอที่คลุมเครือ ไปจนถึงการตัดสินใจว่าเรื่องใดสมควรได้รับความสนใจของคุณ

คู่มือนี้แบ่งการจัดการงานออกเป็นเจ็ดทักษะที่คุณสามารถฝึกฝนได้ ตั้งแต่การบันทึกงานไปจนถึงการทบทวน นอกจากนี้ยังรวมถึงการทดลองเป็นระยะเวลา 30 วัน เพื่อทดสอบนิสัยหนึ่งอย่างในแต่ละครั้ง และตรวจสอบว่านิสัยนั้นช่วยลดการติดตามงานและการทำงานซ้ำได้หรือไม่

ทักษะการจัดการงานคืออะไร?

ทักษะการจัดการงานคือความสามารถที่ช่วยให้คุณควบคุมงานและข้อผูกพันแต่ละอย่างให้เป็นไปตามแผน ตั้งแต่ตอนที่ได้รับมอบหมายงานจนกระทั่งงานนั้นเสร็จสิ้นหรือถูกยกเลิกโดยตั้งใจ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณจัดการกับลำดับความสำคัญที่ขัดแย้งกัน ประสานงานการส่งต่อ และติดตามงานให้เสร็จสิ้นเมื่อมีหลายงานกำลังดำเนินไปพร้อมกัน

สมมติว่ามีคนขอให้คุณอัปเดตชุดอีเมลต้อนรับผู้ใหม่ ก่อนที่จะเริ่ม คุณต้องรู้ว่าอีเมลใดที่จำเป็นต้องปรับเปลี่ยน เวอร์ชันสุดท้ายควรมีลักษณะอย่างไร งานนี้จะใช้เวลาเท่าไร และใครจะเป็นผู้อนุมัติ การจัดการงานครอบคลุมการตัดสินใจเหล่านี้และงานที่ตามมา

ทักษะเหล่านี้มีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับการจัดการเวลาและการจัดการโครงการ แต่แต่ละทักษะจะเน้นไปที่ส่วนต่าง ๆ ของงานของคุณ

ทักษะเหล่านี้มักมีจุดทับซ้อนกัน คุณอาจจัดเวลาสองชั่วโมงไว้เพื่อทำงานกับงานหนึ่ง แต่เวลานั้นก็จะไม่ช่วยได้มากนักหากผลลัพธ์ที่คาดหวังยังไม่ชัดเจน นั่นคือเหตุผลที่การบันทึกและทำให้ความรับผิดชอบชัดเจนเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี

ชอบดูวิดีโอมากกว่าไหม? วิดีโอแนะนำ ClickUp นี้จะอธิบาย 7 วิธีเพื่อป้องกันไม่ให้งานหลุดหายไปในอีเมล การประชุม และบันทึก:

จุดที่ทักษะการจัดการงานมักมีปัญหา

การจัดระเบียบ การกำหนดลำดับความสำคัญ และการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นทักษะการจัดการงานที่สำคัญ แต่แม้จะมีนิสัยเหล่านี้แล้ว งานก็อาจหยุดชะงักได้เมื่อความคาดหวังไม่ชัดเจน หรือไม่ทบทวนพันธะที่มีอยู่

ความสำคัญของการกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนปรากฏในรายงานการมีส่วนร่วมของ Gallup เดือนมกราคม 2026 ซึ่งพบว่า มีเพียงประมาณหนึ่งในห้าของผู้จัดการทีม ผู้จัดการโครงการ และผู้ปฏิบัติงานอิสระเท่านั้นที่เห็นด้วยอย่างยิ่งว่าพวกเขารู้ว่าผลการปฏิบัติงานที่ยอดเยี่ยมในบทบาทของตนเป็นอย่างไร ส่วนผู้จัดการและผู้ปฏิบัติงานอิสระที่มีความเข้าใจดังกล่าว มีโอกาสที่จะมีส่วนร่วมในการทำงานสูงกว่าเกือบสี่เท่า

ผลการวิจัยของ Gallup เกี่ยวข้องกับความคาดหวังต่อบทบาท แต่หลักการเดียวกันนี้ก็ใช้ได้กับการมอบหมายงานเช่นกัน: ผู้คนจำเป็นต้องเข้าใจว่าสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาก่อนที่จะเริ่มทำงาน

นี่คือจุดที่มักเกิดปัญหา:

มีสองนิสัยที่สามารถช่วยแก้ไขจุดอ่อนเหล่านี้ได้ ได้แก่ การกำหนดขั้นตอนต่อไปก่อนเริ่มทำงาน และการทบทวนความรับผิดชอบอย่างสม่ำเสมอเมื่อลำดับความสำคัญเปลี่ยนแปลง

ทักษะทั้งเจ็ดด้านล่างนี้พัฒนาต่อจากนิสัยเหล่านี้ และครอบคลุมการตัดสินใจและการกระทำที่ช่วยให้คุณจัดการงานตั้งแต่รับคำขอครั้งแรกจนถึงการเสร็จสิ้น

7 ทักษะการจัดการงานที่จำเป็น พร้อมตัวอย่าง

ทักษะการจัดการงานแต่ละอย่างจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีขึ้นเกี่ยวกับงานที่รับผิดชอบอยู่ ตั้งแต่การบันทึกคำขอใหม่ไปจนถึงการติดตามให้เสร็จสิ้นตามคำมั่นสัญญาที่มีอยู่ บางทักษะถูกใช้ทุกวัน ส่วนทักษะอื่นๆ จะมีความสำคัญเมื่อคุณวางแผนงานที่ซับซ้อนหรือประสานงานกับทีม

มาดูกันอย่างรวดเร็วว่า 7 ทักษะเหล่านี้มีอะไรบ้าง และสัญญาณใดที่บ่งชี้ว่าคุณอาจจำเป็นต้องพัฒนาทักษะเหล่านี้

1. การบันทึก: นำทุกสิ่งที่ต้องทำออกจากหัวของคุณ

การบันทึกหมายถึงการจดบันทึกงานและข้อผูกพันทันทีที่รับมา ไม่ว่าจะได้รับมอบหมายในระหว่างการประชุม ถูกแชร์ผ่านแชท หรือถูกกล่าวถึงในบทสนทนาสั้นๆ

และเมื่อมีคำขอมาจากหลายทาง ก็ง่ายที่จะลืมความรับผิดชอบเล็กๆ น้อยๆ รายงานWork Trend Index 2025 ของ Microsoftระบุว่า การประชุมหลายครั้งในปัจจุบันเกิดขึ้นในรูปแบบการโทรแบบฉุกเฉิน โดยไม่มีคำเชิญผ่านปฏิทิน งานที่ได้รับมอบหมายระหว่างการโทรเหล่านี้อาจไม่ถูกบันทึกไว้ในปฏิทินหรือรายการงานที่ต้องทำของคุณเลย เว้นแต่คุณจะบันทึกมันไว้

เป้าหมายคือมีพื้นที่ที่เชื่อถือได้เพื่อค้นหาทุกสิ่งที่คุณได้ตกลงจะทำ โดยไม่ต้องค้นหาในข้อความหรือพึ่งพาความจำ

2. การกำหนดเป้าหมาย: รู้ว่าจะเริ่มจากจุดไหน

งานหนึ่งอาจค้างอยู่ในรายชื่องานของคุณเป็นวันๆ เพียงเพราะขั้นตอนต่อไปยังไม่ชัดเจนพอ การทำให้ชัดเจนหมายถึงการแบ่งคำขอที่กว้างๆ ให้กลายเป็นสิ่งที่คุณสามารถดำเนินการได้ โดยมีผลลัพธ์ที่ชัดเจนและผู้รับผิดชอบ

นี่คือหลักการสำคัญของวิธีการ Getting Things Done ของเดวิด อัลเลน ซึ่งส่งเสริมให้คุณระบุขั้นตอนต่อไปที่จะช่วยให้งานก้าวหน้า

ลองพิจารณาความแตกต่างระหว่าง “เตรียมชุดสไลด์สำหรับคณะกรรมการ” และ “ดึงข้อมูลการสูญเสียลูกค้าในไตรมาส 3 สำหรับสไลด์ที่สี่” ข้อหลังบอกคุณว่าควรเริ่มจากจุดไหน แม้ว่าการมอบหมายงานโดยรวมจะมีขั้นตอนเพิ่มเติมอีกหลายขั้นตอนก็ตาม

3. การจัดลำดับความสำคัญ: ตัดสินใจว่าเรื่องใดสมควรได้รับความสนใจของคุณ

การจัดลำดับความสำคัญช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่างานใดควรทำก่อน และงานใดสามารถรอได้ สิ่งนี้มีความสำคัญเมื่อมีหลายงานที่แข่งขันกันเพื่อใช้เวลาเดียวกัน

แมทริกซ์ไอเซนฮาวร์เป็นหนึ่งในวิธีที่จะช่วยคุณจัดการเรื่องนี้ โดยแบ่งงานตามระดับความเร่งด่วนและความสำคัญ ซึ่งช่วยให้คุณแยกแยะงานที่มีกำหนดเวลาส่งทันทีออกจากงานที่สนับสนุนเป้าหมายในระยะยาว

แต่การกำหนดลำดับความสำคัญยังต้องคำนึงถึงข้อผูกพันที่มีอยู่ด้วย คำขอใหม่อาจดูเร่งด่วนสำหรับผู้ส่ง แต่ไม่ใช่เรื่องสำคัญที่สุดในตารางงานของคุณ

4. การประมาณเวลา: แบ่งงานออกเป็นส่วนๆ ก่อนกำหนดเวลา

การประมาณเวลาหมายถึงการคำนวณว่างานหนึ่งจะใช้เวลาเท่าใด ก่อนที่จะกำหนดวันครบกำหนด การประเมินเวลาทำงานต่ำเกินไปนั้นเกิดขึ้นได้ง่าย เมื่อคุณมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมหลักและมองข้ามขั้นตอนที่เกี่ยวข้องอื่นๆ

นักจิตวิทยาอธิบายแนวโน้มนี้ว่าเป็น“ความผิดพลาดในการวางแผน” งานที่ดูเหมือนจะใช้เวลาเขียนเพียงสองชั่วโมง อาจยังต้องรวมถึงการวิจัย การตรวจสอบ การแก้ไข และการอนุมัติด้วย

การทดลองภาคสนามของ UCLที่ดำเนินการเป็นเวลา 4 สัปดาห์กับผู้เข้าร่วม 30 คน ได้ศึกษาว่าการติดตามระยะเวลาการทำงานส่งผลต่อการวางแผนงานวิชาการอย่างไร ผู้เข้าร่วมรายงานว่ามีการผัดวันประกันพรุ่งน้อยลง และมีความเอนเอียงในการวางแผนที่มองโลกในแง่ดีน้อยลง อย่างไรก็ตาม การประมาณเวลาของพวกเขาไม่ได้แม่นยำขึ้นอย่างเป็นรูปธรรม การบันทึกเวลาที่ใช้ในการทำงานสามารถช่วยในการสะท้อนคิดได้ แต่ไม่รับประกันว่าจะทำให้การคาดการณ์ดีขึ้น

การแบ่งงานออกเป็นขั้นตอนต่างๆ จะช่วยให้คุณมีจุดเริ่มต้นที่ชัดเจนยิ่งขึ้นในการประมาณเวลาที่จำเป็น

5. การจัดตารางเวลา: จัดเวลาให้งานที่คุณได้วางแผนไว้

เมื่อคุณรู้แล้วว่าต้องทำอะไรและอาจใช้เวลานานเท่าใด ความท้าทายต่อไปคือการหาเวลาเพื่อทำมัน

การจัดตารางเวลาคือการจัดสรรเวลาสำหรับงานต่าง ๆ โดยคำนึงถึงการประชุม กำหนดเวลา ความขึ้นอยู่กับกัน และนิสัยการทำงานของคุณ หากไม่มีเวลาที่จัดสรรไว้ แม้แต่งานที่มีลำดับความสำคัญสูงก็อาจถูกเลื่อนออกไปเรื่อย ๆ

ดัชนีแนวโน้มการทำงาน (Work Trend Index) ของ Microsoftพบว่า 50% ของการประชุมจัดขึ้นระหว่างเวลา 9 ถึง 11 น. และ 1 ถึง 3 น. การรักษาเวลาไว้เพื่อทำงานอย่างจดจ่ออาจเป็นเรื่องยากเมื่อการประชุมเต็มไปในช่วงเวลาดังกล่าว

6. การมอบหมายงาน: มอบหมายผลลัพธ์ไปพร้อมกับงาน

การมอบหมายงานหมายถึงการมอบความรับผิดชอบสำหรับงานหนึ่ง พร้อมทั้งแบ่งปันข้อมูลที่ผู้รับมอบหมายจำเป็นต้องรู้เพื่อทำงานนั้นให้เสร็จสิ้น

การส่งต่องานที่ดีต้องระบุผลลัพธ์ที่คาดหวัง กำหนดเวลา ข้อจำกัด และจุดใดก็ตามที่งานจำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบ หากขาดบริบทดังกล่าว ผู้รับงานอาจต้องตั้งสมมติฐานหรือต้องกลับมาขอข้อมูลเพิ่มเติม

สิ่งนี้ยังช่วยได้เมื่อมีหลายคนที่ร่วมทำงานเพื่อสร้างผลลัพธ์เดียวกัน การกำหนดให้บุคคลหนึ่งรับผิดชอบต่อผลลัพธ์จะช่วยให้ความรับผิดชอบชัดเจน

7. การทบทวนและเจรจาใหม่: รักษาคำมั่นสัญญาให้ทันสมัย

การทบทวนหมายถึงการตรวจสอบงานที่ยังค้างอยู่เป็นประจำ เพื่อดูว่างานใดกำลังคืบหน้า งานใดถูกขัดขวาง และงานใดที่ยังสมควรได้รับเวลาของคุณ

เรื่องนี้สำคัญเพราะลำดับความสำคัญและกำหนดเวลาอาจเปลี่ยนแปลงได้หลังจากที่คุณได้วางแผนแล้ว งานที่เคยเป็นลำดับความสำคัญเมื่อวันจันทร์ที่ผ่านมาอาจถูกลดลำดับความสำคัญลงในขณะนี้ ในขณะที่งานอื่นอาจต้องการเวลาเพิ่มเติมหรือความช่วยเหลือจากผู้อื่น

การทบทวนอย่างสม่ำเสมอจะให้เวลาคุณในการตัดสินใจก่อนที่งานจะเลยกำหนดส่ง นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณระบุได้ว่าเมื่อใดคุณจำเป็นต้องเจรจาใหม่เกี่ยวกับกำหนดส่งหรือขอบเขตงานกับผู้รับมอบหมาย

สำหรับแต่ละข้อผูกพัน ให้ตัดสินใจว่าจะรักษาไว้ ปรับกำหนดเวลา มอบหมายให้คนอื่น หรือยกเลิก หากกำหนดเวลาหรือผลลัพธ์ที่ตกลงกันไว้จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง ให้แจ้งให้ทราบล่วงหน้าคู่มือของเราเกี่ยวกับการลดลำดับความสำคัญจะอธิบายวิธีตัดสินใจเรื่องเหล่านี้โดยไม่กระทบต่อความสัมพันธ์ในการทำงาน

วิธีพัฒนาทักษะการจัดการงานใน 30 วัน

ใช้ 30 วันข้างหน้าเพื่อค้นพบว่านิสัยการจัดการงานใดที่จำเป็นต้องปรับปรุง และว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณหรือไม่ รายการงานที่มีอยู่หรือสเปรดชีตง่ายๆ ก็เพียงพอที่จะดำเนินการทดลองนี้แล้ว ส่วนขั้นตอนการทำงานอื่นๆ ของคุณสามารถคงไว้ตามเดิมได้

วันที่ 1–7: ระบุปัญหาหนึ่งข้อและกำหนดจุดอ้างอิง

เริ่มจากสัญญาณเตือนในตาราง 7 ทักษะด้านบน เลือกปัญหาที่ส่งผลกระทบต่องานของคุณอย่างสม่ำเสมอ และที่คุณสามารถควบคุมได้บ้าง

จากนั้น ตรวจสอบงาน 5 ถึง 10 งานล่าสุดที่มีประเภทคล้ายกัน บันทึกความถี่ที่ปัญหาเกิดขึ้น โดยใช้เกณฑ์วัดเดียวกันสำหรับแต่ละงาน

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังทำงานเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม ให้ลองนับดูว่ามีงานกี่ชิ้นที่จำเป็นต้องขอข้อมูลเพิ่มเติมหลังจากเริ่มทำงานไปแล้ว

ติดตามทั้งจำนวนงานที่ตรวจสอบแล้วและจำนวนงานที่ได้รับผลกระทบ สิ่งนี้จะให้คุณมีจุดอ้างอิงเพื่อเปรียบเทียบกับผลลัพธ์ของคุณในภายหลัง

วันที่ 8–21: ทดลองปรับเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานของคุณหนึ่งอย่าง

เลือกนิสัยหนึ่งจากส่วนก่อนหน้านี้ที่ช่วยแก้ไขปัญหาที่คุณได้ระบุไว้

สมมติว่า 4 ใน 10 งานที่ได้รับมอบหมายต้องการการชี้แจงเพิ่มเติม สำหรับงานครั้งต่อไป คุณอาจยืนยันผลลัพธ์ที่คาดหวัง ข้อมูลที่จำเป็น และขั้นตอนการอนุมัติก่อนเริ่มทำงาน

ติดตามสองสิ่งไปพร้อมกัน:

บันทึกผลลัพธ์ของแต่ละงาน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณแยกแยะระหว่างนิสัยที่ยังไม่ได้ปฏิบัติอย่างสม่ำเสมอ กับนิสัยที่อาจจำเป็นต้องปรับเปลี่ยน

ยังคงใช้วิธีการเดียวกันไปจนถึงวันที่ 30 แม้หลังจากช่วงทดลองสองสัปดาห์แรกแล้ว

วันที่ 22–30: เปรียบเทียบผลลัพธ์และตัดสินใจว่าจะรักษาสิ่งใดไว้

เมื่อสิ้นเดือน ให้เปรียบเทียบข้อมูลพื้นฐานของคุณกับงานที่คล้ายกันที่คุณได้ทำเสร็จตั้งแต่เริ่มนำการเปลี่ยนแปลงนี้มาใช้

นี่คือตัวอย่างที่อาจเกิดขึ้น:

สัดส่วนของงานที่จำเป็นต้องขอคำชี้แจงลดลง เป็นสัญญาณที่น่าหวัง เปรียบเทียบจำนวนงานที่ได้รับผลกระทบกับจำนวนงานทั้งหมดที่ได้รับการตรวจสอบในแต่ละช่วงเวลา อย่างไรก็ตาม ให้พิจารณาว่ายังมีปัจจัยอื่นใดที่เปลี่ยนแปลงไปบ้าง: งานที่ง่ายขึ้นอาจเป็นสาเหตุส่วนหนึ่งที่ทำให้เกิดการปรับปรุงนี้

คุณไม่จำเป็นต้องสรุปผลอย่างเร่งรีบหลังจาก 30 วัน หากยังไม่ได้จัดการงานที่คล้ายกันเพียงพอ ให้ติดตามต่อไปจนกว่าจะมีข้อมูลเพียงพอเพื่อเปรียบเทียบอย่างยุติธรรม

เมื่อคุณพบการเปลี่ยนแปลงที่เหมาะกับคุณแล้ว ให้ใช้กระบวนการเดียวกันนี้กับทักษะอื่น ๆ และหากงานของคุณเกี่ยวข้องกับคนอื่น ๆ ให้ตรวจสอบว่าการปรับปรุงนี้ช่วยลดการติดตามผล ความล่าช้า หรือการทำงานซ้ำในทีมได้หรือไม่

ทักษะการจัดการงานจะเปลี่ยนแปลงอย่างไรเมื่อคุณเป็นผู้นำทีม

การจัดการงานของคุณเองช่วยให้คุณควบคุมวิธีการวางแผนและเสร็จสิ้นงานได้ เมื่อคุณเป็นผู้นำทีม คุณยังต้องพิจารณาว่าความก้าวหน้าของบุคคลหนึ่งจะส่งผลต่อทุกคนในทีมอย่างไร

ลองนึกถึงทีมการตลาดที่มีสมาชิก 5 คน ซึ่งกำลังเตรียมตัวสำหรับการเปิดตัวเว็บบินาร์ นักเขียนเนื้อหาได้เสร็จสิ้นการเขียนเนื้อหาหน้าแลนดิ้งเพจแล้ว แต่นักออกแบบยังไม่ได้รับเวอร์ชันสุดท้าย สไลด์การนำเสนอของผู้พูดกำลังรอการอนุมัติ และผู้รับผิดชอบการลงทะเบียนยังไม่ทราบว่าหน้าเว็บจะเปิดใช้งานเมื่อใด

แม้แต่ละคนจะจัดการงานของตัวเองได้ดี แต่การเปิดตัวโครงการก็อาจล่าช้าได้ เนื่องจากความสัมพันธ์ระหว่างงานต่าง ๆ ไม่ชัดเจน

มีวิธีการปฏิบัติระดับทีมบางประการที่สามารถช่วยป้องกันปัญหานี้ได้:

ปิดการประชุมด้วยบทสรุปสั้นๆ ของทีมทุกสัปดาห์ ใช้เวลา 15 นาทีเพื่อหารือเกี่ยวกับงานที่ติดขัด การส่งต่องานที่จะเกิดขึ้น และการตัดสินใจที่จำเป็นต้องให้ความสนใจ ให้บันทึกความคืบหน้าประจำวันไว้ในระบบจัดการงาน ซึ่งช่วยให้การประชุมมุ่งเน้นไปที่ปัญหาที่ทีมจำเป็นต้องแก้ไข

เครื่องมือที่สนับสนุนทักษะการจัดการงาน

เครื่องมือที่คุณเลือกควรสะท้อนถึงวิธีที่คุณจัดการงานและระดับความจำเป็นในการประสานงานของงานต่าง ๆ รายการแบบเรียบง่ายอาจเพียงพอสำหรับงานส่วนตัว ส่วนโครงการที่ทำงานร่วมกันมักต้องการความชัดเจนเกี่ยวกับผู้รับผิดชอบ ความสัมพันธ์ระหว่างงาน และความโปร่งใสของปริมาณงาน

นี่คือวิธีที่เครื่องมือประเภทต่าง ๆ ช่วยสนับสนุนการจัดการงาน:

สำหรับงานส่วนตัว สมุดบันทึกหรือแอปทำรายการงานแบบเรียบง่ายอาจเพียงพอสำหรับทุกความต้องการของคุณ เมื่องานเริ่มต้องการความร่วมมือมากขึ้น บอร์ดจะช่วยให้ทีมติดตามความคืบหน้าในแต่ละขั้นตอนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อโครงการมีผู้ร่วมทำงานหลายคน กำหนดเวลาส่งงานร่วมกัน และความสัมพันธ์ระหว่างงานต่างๆ แพลตฟอร์มการจัดการงานจะช่วยให้ทีมมีภาพรวมที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่กำลังเกิดขึ้น

วิธีที่ ClickUp ช่วยสนับสนุนการจัดการงานในทีม

การบันทึกคำขอเป็นขั้นตอนแรก; คุณยังต้องจัดระเบียบมันและเชื่อมโยงกับงานที่กำลังดำเนินการอยู่ด้วย ในวิดีโอนี้ Elliot Rossback จาก ClickUp จะแสดงวิธีที่ระบบ Brain Dump ของพวกเขาช่วยเปลี่ยนไอเดียที่พูดออกมาเป็นเอกสารรายการงานประจำวันที่จัดระเบียบเรียบร้อย พร้อมด้วยลิงก์ไปยังงานที่เกี่ยวข้อง

ทักษะเดียวกันนี้สามารถนำไปใช้ได้เมื่อคุณประสานงานกับทีม ลองดูตัวอย่างการเปิดตัวเว็บบินาร์จากตัวอย่างก่อนหน้านี้: ใน ClickUp ทีมจะสร้างงานหน้าแลนดิ้งเพจ กำหนดผู้รับผิดชอบในการประสานงาน และระบุข้อกำหนดในคำอธิบายงาน การเขียนเนื้อหา การออกแบบ และการติดตามผลจะกลายเป็นงานย่อย โดยแต่ละงานย่อยมีผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลาเสร็จสิ้นของตัวเอง

บางคำขอมีรูปแบบที่คล้ายกันทุกครั้ง ตัวอย่างเช่น งานออกแบบมักต้องการข้อมูลเกี่ยวกับขนาด ข้อความ และวันที่ครบกำหนด สำหรับงานประเภทนี้แบบฟอร์ม ClickUpสามารถช่วยลดการส่งข้อมูลไป-มาได้ โดยการส่งข้อมูลแต่ละครั้งจะกลายเป็นงานในรายการที่คุณเลือก คำถามในแบบฟอร์มสามารถเชื่อมโยงกับฟิลด์ต่าง ๆ เช่น ผู้รับผิดชอบ ระดับความสำคัญ และฟิลด์ที่กำหนดเอง

จากจุดนั้น ทีมงานสามารถจัดการงานได้ตามความคืบหน้า:

คุณสมบัติเหล่านี้จะยิ่งมีค่ามากขึ้นเมื่องานกระจายไปทั่วทั้งทีมงานและโครงการต่าง ๆ ด้วยการจัดเก็บงาน ผู้รับผิดชอบ กำหนดเวลา และข้อมูลบริบทที่เกี่ยวข้องไว้ในพื้นที่ทำงานเดียว ทีมงานจึงสามารถติดตามสถานะของแต่ละงานและตัดสินใจขั้นตอนต่อไปได้

ราคา ClickUp

5 ข้อผิดพลาดในการจัดการงานและลักษณะของมัน

แม้จะมีทักษะและเครื่องมือที่เหมาะสมแล้ว แต่บางนิสัยก็อาจก่อให้เกิดงานเพิ่มเติม หรือทำให้ระบบการจัดการงานของคุณยากต่อการรักษาความสม่ำเสมอได้ นี่คือห้าข้อผิดพลาดที่ควรระวัง พร้อมทั้งวิธีแก้ไข

พัฒนาทักษะการจัดการงานที่คงอยู่ได้นาน

การพลาดกำหนดเวลาเป็นสัญญาณสุดท้ายที่บ่งชี้ว่างานนั้นเริ่มหลุดจากแผนแล้ว ส่วนสัญญาณที่ปรากฏขึ้นก่อนนั้นอาจเป็นการอนุมัติที่ยังค้างอยู่หลายวัน ความขึ้นอยู่กับปัจจัยอื่นที่ทำให้ความคืบหน้าถูกชะลอลง หรือคำขอที่ไม่คาดคิดซึ่งทำให้ลำดับความสำคัญของคุณเปลี่ยนไป

โปรดสังเกตแบบแผนเหล่านี้ขณะที่คุณพัฒนาทักษะการจัดการงานของคุณ แบบแผนเหล่านี้สามารถช่วยชี้ให้เห็นจุดที่งานช้าลง และนิสัยใดที่ควรให้ความสนใจมากขึ้น เมื่อเวลาผ่านไป คุณจะเก่งขึ้นในการตรวจพบความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ กำหนดเป้าหมายที่สมจริง และปรับแผนงานให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของงาน

สำหรับทีมที่จัดการงานและกำหนดเวลาที่แบ่งปันกัน ClickUp จะรวมงาน ความรับผิดชอบ และการอัปเดตความคืบหน้าไว้ในที่เดียว

คำถามที่มักถูกถามเกี่ยวกับทักษะการจัดการงาน

ทักษะการจัดการงานเป็นทักษะด้านอ่อนหรือทักษะด้านแข็ง?

การจัดการงานมักถูกมองว่าเป็นทักษะด้านบุคลิกภาพ เนื่องจากเกี่ยวข้องกับการวางแผน การตัดสินใจ การจัดระเบียบ และการสื่อสาร อย่างไรก็ตาม การนำทักษะเหล่านี้ไปใช้ยังอาจต้องใช้ทักษะทางเทคนิคด้วย เช่น การใช้สเปรดชีตเพื่อติดตามกำหนดเวลา หรือการตั้งค่าซอฟต์แวร์จัดการงาน ผู้จ้างงานมักให้ความสำคัญทั้งกับความสามารถในการจัดการงานที่รับมาและความคุ้นเคยกับเครื่องมือที่เกี่ยวข้อง

คุณจะแสดงทักษะการจัดการงานในใบสมัครงานได้อย่างไร?

แสดงทักษะการจัดการงานในใบสมัครงานพร้อมผลลัพธ์ที่ชัดเจน โดยใช้คำกริยาแสดงการกระทำร่วมกับขอบเขตงานและผลลัพธ์ ตัวอย่างเช่น: “จัดการคำขอมากกว่า 40 รายการต่อสัปดาห์จากสามทีมผ่านกระบวนการรับคำขอร่วมกัน ทำให้จำนวนการพลาดกำหนดเวลาลดลงจนเกือบเป็นศูนย์” ในการสัมภาษณ์งาน ให้ใช้รูปแบบ STAR (สถานการณ์, งาน, การกระทำ, ผลลัพธ์) เพื่ออธิบายตัวอย่างหนึ่งครั้งที่คุณได้จัดลำดับความสำคัญใหม่หรือเจรจาปรับกำหนดเวลาใหม่

ความแตกต่างระหว่างการจัดการงานกับการทำหลายงานพร้อมกันคืออะไร?

การจัดการงานเกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบและติดตามงานที่รับมาเพื่อให้คุณสามารถเสร็จสิ้นได้ ส่วนการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน (Multitasking) หมายถึงการจัดการกิจกรรมหลายอย่างพร้อมกันหรือสลับไปมาระหว่างกิจกรรมเหล่านั้น คุณอาจต้องจัดการงาน 10 ชิ้นตลอดทั้งสัปดาห์ แต่ทำงานเพียงชิ้นเดียวในแต่ละครั้ง การจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าเมื่อใดควรเน้นไปที่กิจกรรมเดียว และเมื่อใดงานอื่นต้องการความสนใจ

คุณควรจัดการกับงานที่ไม่มีกำหนดเวลาเสร็จสิ้นอย่างไร?

เริ่มด้วยการตรวจสอบว่างานนั้นขึ้นอยู่กับผลลัพธ์อื่นหรือมีช่วงเวลาคาดการณ์การเสร็จสิ้นหรือไม่ หากไม่มีทั้งสองอย่าง ให้เสนอวันที่เป้าหมายที่สมเหตุสมผล โดยพิจารณาจากปริมาณงานที่เกี่ยวข้องและภาระงานปัจจุบันของคุณ สำหรับงานที่ดำเนินต่อเนื่อง ให้ตกลงกันเกี่ยวกับวันที่ทบทวน แม้จะไม่มีเส้นชัยที่แน่นอนก็ตาม วิธีนี้ช่วยให้งานยังคงอยู่ในความสนใจโดยไม่สร้างความเป็นเร่งด่วนที่ไม่มีอยู่จริง