ลดระดับความเครียดด้วยการจัดกลุ่มงาน: คู่มือสู่การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

สิ่งรบกวนและการขัดจังหวะต้องเป็นปัญหาใหญ่สำหรับพนักงานทุกคนที่ต้องการมีประสิทธิภาพ—อย่างน้อยที่สุด นั่นคือสิ่งที่สถิติบอกเรา

นี่คือ การเปิดเผย: คุณสามารถหยุดการรบกวนที่ถาโถมเข้ามาอย่างต่อเนื่องและเรียกคืนประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้ด้วยวิธีการที่จัดระเบียบงานของคุณ เพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด และลดความเครียด เราพูดถึงการจัดกลุ่มงาน ซึ่งหมายถึง การทำให้งานที่คล้ายกันเสร็จสิ้นในคราวเดียว เป็นที่รู้กันว่าวิธีนี้จะยุติการทำงานหลายอย่างพร้อมกันโดยไม่คิดและนำตรรกะกลับคืนสู่แผนประจำวันของคุณ

แต่ความลับเบื้องหลังประสิทธิภาพของมันคืออะไร? มาค้นหาคำตอบกัน!

การรวมงานเป็นชุดคืออะไร?

การจัดกลุ่มงานเป็นชุดเป็นวิธีการ จัดระเบียบงานโดยการรวมงานที่คล้ายกันเข้าด้วยกันเพื่อจัดการพร้อมกันวิธีนี้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้อย่างมากโดยการลดเวลาที่ใช้ในการสลับบริบท เช่น การสลับระหว่างงานที่ไม่เกี่ยวข้องกันหรืองานที่แตกต่างกันตลอดทั้งวัน

ผลกระทบของการจัดกลุ่มงานจะเห็นได้ชัดเจนยิ่งขึ้นเมื่อต้องจัดการกับความรับผิดชอบที่หลากหลาย เช่น การสื่อสารกับลูกค้า การประชุมทีม งานธุรการและการระดมความคิด . การจัดกลุ่มงานกลายเป็นแหล่งบรรเทาความเครียดในกรณีเช่นนี้ เนื่องจากคุณมีกระบวนการทำงานที่มุ่งเน้นแทนที่จะกระจัดกระจาย

การทำงานแบบกลุ่มงานคืออะไร

ลองนึกภาพ ผู้จัดการฝ่ายการตลาดเนื้อหา ที่จำเป็นต้อง:

หากพวกเขาสลับไปมาระหว่างงานเหล่านี้ตลอดทั้งวัน สมองของพวกเขาจะต้องปรับตัวอยู่ตลอดเวลา ซึ่งนำไปสู่ความไม่มีประสิทธิภาพ แทนที่จะทำเช่นนั้น พวกเขาสามารถใช้ การจัดกลุ่มงาน ได้ดังนี้:

โดยการจัดกลุ่มงานที่คล้ายกันเข้าด้วยกัน ผู้จัดการฝ่ายการตลาดสามารถลดการสลับความคิดและเข้าสู่สภาวะโฟลว์ ทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ตอนนี้ หากคุณกำลังเปรียบเทียบระหว่าง การจัดกลุ่มงาน กับ การแบ่งเวลา คุณกำลังอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง อย่างไรก็ตามความแตกต่างที่ละเอียดอ่อนระหว่างเทคนิคการจัดการเวลาทั้งสองนี้จะเห็นได้ชัดเจนเมื่อพิจารณาตัวอย่างเฉพาะและการนำไปใช้ในทางปฏิบัติ

การจัดงานเป็นชุดกับการกำหนดเวลา

การจัดกลุ่มงานและการกำหนดเวลาเป็นวิธีที่มีเหตุผลในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน แต่มีหน้าที่แตกต่างกันในแง่ของเจตนา:

ทั้งสองเทคนิคสามารถใช้ร่วมกันได้เพื่อการจัด ตารางเวลาที่สมดุลและการทำงานอย่างลึกซึ้ง คุณสามารถ จัดกลุ่มงานที่คล้ายกันไว้ก่อน และ จากนั้นกำหนดเวลา ในตารางเวลาของคุณเพื่อจัดการกับงานเหล่านั้น วิธีนี้จะช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพในการโฟกัสและมั่นใจได้ว่างานสำคัญจะไม่ถูกมองข้าม

ประโยชน์ของการรวมงานเป็นชุด

หากคุณไม่ค่อยชอบการทำงานเป็นชุด ประโยชน์ทั้งสี่นี้จะทำให้คุณคิดใหม่ 😏

1. เพิ่มความมุ่งมั่น

หนึ่งในประโยชน์ที่เห็นได้ชัดเจนของการจัดกลุ่มงานคือความสามารถในการรับรู้ที่คมชัดขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป ยิ่งคุณใช้วิธีนี้มากเท่าไร สมองของคุณก็จะยิ่งเชี่ยวชาญในการปิดกั้นเสียงรบกวนภายนอกและมุ่งเน้นไปที่งานเดียวที่อยู่ตรงหน้าคุณมากขึ้นเท่านั้น

2. การจัดการเวลาที่ดีขึ้น

บ่อยครั้งการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพอาจเป็นเรื่องท้าทาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องสลับบริบทอยู่บ่อย ๆ แต่ด้วยการจัดกลุ่มงาน คุณจะพบว่าการจัดการตารางเวลาของคุณง่ายขึ้นมาก การจัดกลุ่มงานที่เกี่ยวข้องกันจะช่วยลดเวลาที่สูญเสียไปกับการสลับงาน ⏰

กระบวนการจัดกลุ่มงานช่วยให้คุณมีโครงสร้างที่ชัดเจนในแต่ละวัน ทำให้คุณไม่ต้องสงสัยว่าจะทำอะไรต่อไป—คุณมีแผนที่วางไว้แล้ว และคุณยึดมั่นกับมัน

การจัดการเวลาที่ดีขึ้นนี้ช่วยเพิ่มเวลาว่างที่คุณสามารถนำไปใช้กับงานที่สร้างสรรค์มากขึ้นหรือแม้แต่เวลาพักผ่อนได้

3. ลดการผัดวันประกันพรุ่งและการลังเล

การผัดวันประกันพรุ่ง, ผู้ทำลายเงียบของประสิทธิภาพ, เจริญเติบโตในเงามืดของความไม่ตัดสินใจและเส้นตายที่พลาดไป.

การจัดกลุ่มงานเป็นชุด จะช่วยให้คุณจัดการกิจวัตรประจำวันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดภาระการตัดสินใจที่มากเกินไป ซึ่งถือเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการบริหารโครงการขนาดใหญ่ที่ผู้จัดการมักรู้สึกเหนื่อยล้าจากการต้องตัดสินใจอยู่ตลอดเวลา

4. ลดความเครียด

การจัดกลุ่มงานช่วยลดความวุ่นวายของงานในยุคปัจจุบัน และช่วยเหลือผู้ที่มีระดับความเครียดและพลังงานต่ำ หากคุณกำลังเผชิญกับผลกระทบทางร่างกายและจิตใจจากการทำงาน คุณจะพบกับการผ่อนคลายในความสมดุลที่มีโครงสร้างของวิธีการนี้ 😌

นอกจากนี้ การเปลี่ยนรายการสิ่งที่ต้องทำที่ท่วมท้นให้กลายเป็นชุดงานที่จัดการได้ช่วยเพิ่มความมั่นใจ ความสุขจากการทำงานที่เสร็จสมบูรณ์กลายเป็นแรงจูงใจตามธรรมชาติ ทำให้คุณทำงานตามกำหนดเวลาและเพิ่มประสบการณ์การทำงานโดยรวมของคุณ

วิธีจัดกลุ่มงาน: 5 ขั้นตอนในการออกแบบกระบวนการทำงานแบบเข้มข้น

ตอนนี้คุณมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ในแก่นแท้ของการจัดกลุ่มงานและเห็นประโยชน์อันโดดเด่นของมันอย่างชัดเจนแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการ ลงมือปฏิบัติ

เราได้รวบรวมขั้นตอนมาตรฐานทั้งห้าที่เกี่ยวข้องในกระบวนการจัดกลุ่มงาน—เราจะแสดงให้คุณเห็นวิธีการนำแต่ละขั้นตอนไปใช้โดยใช้ClickUp

ขั้นตอนที่ 1: สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำอย่างครบถ้วน

ด้วยการจัดกลุ่มงาน คุณสามารถวางแผนตารางเวลาที่ยืดหยุ่นได้ ครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่การทำงานที่ต้องใช้ความสำคัญสูงไปจนถึงงานที่มีคุณค่าต่ำในชีวิตประจำวัน แต่มีข้อแม้—คุณต้องสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำก่อน ✅

ดังนั้นให้ลงรายการงานที่ต้องส่งทั้งหมดในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณโดยตรวจสอบให้แน่ใจว่างานย่อยไม่ตกหล่น

งานใน ClickUpพร้อมใช้งานในทุกแผนของ ClickUp เพื่อความสะดวกยิ่งขึ้น นี่คือวิธีการสร้างรายการงานหลักบนแพลตฟอร์ม:

และเพียงเท่านี้ คุณก็จะได้รายการใหม่พร้อมใช้งานแล้ว!

รับแม่แบบฟรี

วิธีที่เร็วที่สุดในการสร้างรายการงานที่ยอดเยี่ยมคือการใช้เทมเพลตรายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันของ ClickUp ซึ่งออกแบบมาอย่างเรียบง่าย พร้อมด้วยเครื่องมือที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อให้คุณระบุงานที่ต้องทำได้อย่างรวดเร็ว ควบคู่ไปกับการผสานการทำงานและการแจ้งเตือนในตัว คุณจะไม่พลาดทุกจังหวะสำคัญ 🎼

ขั้นตอนที่ 2: จัดหมวดหมู่และเรียงลำดับงานที่เกี่ยวข้อง

หลังจากสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะลงลึกสู่หัวใจของการจัดกลุ่มงานด้วยการจัดหมวดหมู่และเรียงลำดับงานของคุณ 🫀

ขั้นตอนแรกคือการจัดกลุ่มงานที่คล้ายกัน งานเหล่านี้อาจเป็นงานง่ายหรืองานซับซ้อนที่:

ตัวอย่างเช่น รวบรวมงานอีเมลทั้งหมดของคุณไว้ด้วยกันเพื่อหลีกเลี่ยงการถูกขัดจังหวะอย่างต่อเนื่อง หรือจัดหมวดหมู่ภารกิจที่เกี่ยวข้องกับการระดมความคิดและจัดเรียงไว้ในชุดเดียวกัน คุณยังสามารถจัดระเบียบงานเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพในรูปแบบรายการได้อีกด้วย

การจัดกลุ่มงานจะทำงานได้ดีขึ้นเมื่อคุณสามารถตรวจสอบกลุ่มงานของคุณได้ในที่เดียว.มุมมองรายการของ ClickUpเป็นเครื่องมือที่สะดวกสำหรับการติดตามงานที่จัดกลุ่มไว้ของคุณ. มันช่วยให้คุณจัดเรียงรายการของคุณตาม:

ณ จุดนี้ คุณยังสามารถระบุงานที่ทำซ้ำซึ่งสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ด้วยClickUp Automations

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดลำดับความสำคัญของงาน

คุณอาจต้องการจัดเรียงชุดงานตามลำดับความสำคัญหรือเวลาที่คุณมีประสิทธิภาพมากที่สุดในแต่ละวัน

ทางออกคืออะไร? ธงสี่สีภายในลำดับความสำคัญของงานใน ClickUp—นั่นคือทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อสื่อสารระดับความเร่งด่วนและความสำคัญของงานให้กับคุณหรือทีมของคุณได้อย่างง่ายดาย จัดกลุ่มงานของคุณตามแท็กต่อไปนี้:

ควบคุมการทำงานของคุณโดยวางงานที่มีความสำคัญสูงไว้ในถาดงาน เพื่อให้งานเหล่านั้นอยู่ในลำดับต้นเสมอเมื่อคุณต้องการใช้งาน

ขั้นตอนที่ 4: กำหนดเวลา

บ่อยครั้ง หลังจากที่คุณได้กำหนดลำดับความสำคัญแล้ว สิ่งสำคัญคือการ กำหนดเวลาเฉพาะในปฏิทินของคุณ เพื่อจัดการกับงานหลายชุดในสัปดาห์หรือเดือน และกำหนดวันที่ส่งงานที่เป็นไปได้จริงเพื่อหลีกเลี่ยงการพลาดกำหนดส่ง ใช่ เรากำลังพูดถึงการจัดสรรเวลาอีกครั้ง และใช่ ClickUp สามารถช่วยคุณได้ในเรื่องนี้

ใช้แพลตฟอร์มที่มีตัวเลือกของเทมเพลต การจัดการงานและการบล็อกเวลาฟรีสำหรับการวางแผนรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน

รับแม่แบบฟรี

ตัวอย่างเช่นแม่แบบตารางเวลา 24 ชั่วโมงของ ClickUpเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดสรรเวลาในแต่ละวัน แม่แบบนี้ช่วยให้คุณ:

เพื่อเริ่มการบล็อกเวลาใน ClickUp ให้ เพิ่มเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดของงาน ลงไปได้จนถึงนาทีสุดท้ายที่แสนวิเศษ นั่นหมายความว่าคุณสามารถโยนงานเหล่านั้นไปยังมุมมองปฏิทินและดูพวกมันปรากฏขึ้นในหน้าหลักและหน้าจอแจ้งเตือนของคุณได้

ต้องการเริ่มงานในวันใดวันหนึ่งและเวลาใดเวลาหนึ่งใช่ไหม? ง่ายมาก! คุณสามารถพิมพ์ลงไปเหมือนการแชททั่วไป—วันจันทร์เวลา 17.00 น.

หากงานของคุณมีความสำคัญต่อเวลาอย่างมาก เราขอแนะนำให้ใช้แม่แบบกำหนดเวลาของ ClickUpเพื่อจัดระเบียบ จัดลำดับความสำคัญ และมองเห็นกำหนดเวลาได้อย่างชัดเจนและควบคุมได้มากขึ้น

ขั้นตอนที่ 5: ติดตามงานที่คล้ายกัน

เราได้กล่าวถึงมุมมองปฏิทินไปแล้ว และนั่นเป็นเพียงหนึ่งในวิธีที่คุณสามารถติดตามงานของคุณได้ คุณยังสามารถใช้ประโยชน์จากมุมมองอื่น ๆ บน ClickUpเช่น:

มีขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนใช่ไหม? การตั้งค่าการพึ่งพาของงานใน ClickUp ช่วยให้มั่นใจว่างานทั้งใหญ่และเล็กจะเสร็จสมบูรณ์ตามลำดับที่ถูกต้อง

เมื่อสิ้นสุดแต่ละชุดงาน ให้ใช้เวลาทบทวนงานที่คุณได้ติดตามไว้ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณประเมินประสิทธิภาพของตนเองและสามารถปรับปรุงแก้ไขสำหรับงานชุดถัดไปได้อย่างเหมาะสม

เมื่อใดที่การจัดกลุ่มงานไม่เหมาะสม?

การจัดกลุ่มงานอาจไม่เหมาะสมในสถานการณ์ต่อไปนี้:

12 เคล็ดลับสำหรับการจัดกลุ่มงานให้มีประสิทธิภาพ

ความสม่ำเสมอคือกุญแจสำคัญในการจัดการงาน แม้ว่าจะรู้สึกท้าทายในตอนแรก แต่ให้ยึดมั่นในกิจวัตร แล้วมันจะกลายเป็นเรื่องปกติในไม่ช้า นี่คือเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากการจัดการงานแบบกลุ่มได้อย่างเต็มที่:

จัดการเป็นชุดด้วย ClickUp

ชีวิตสั้นเกินกว่าจะเสียเวลาไปกับกระบวนการและขั้นตอนการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ ด้วยเทคนิคการจัดงานเป็นชุดและเคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพอื่นๆ คุณสามารถทำงานได้มากขึ้นในเวลาเท่าเดิมเครื่องมือจัดการงานฟรีอย่าง ClickUp ช่วยลดภาระงานหนักในกิจวัตรประจำวันของคุณได้มาก

ยิ่งไปกว่านั้น ใน ClickUp ทุกงานจะถูกเชื่อมโยงตามบริบทกับเอกสารที่เกี่ยวข้อง, แชท, และไวท์บอร์ด ด้วยระบบการจัดการงาน, การสื่อสาร, และการบันทึกเอกสารทั้งหมดในแพลตฟอร์มเดียวที่ผสานรวมกันอย่างลงตัวและขับเคลื่อนด้วย AI คุณไม่ต้องกังวลอีกต่อไปเกี่ยวกับการต้องสลับหน้าจอหลายสิบหน้าจอขณะทำงาน

ClickUp คือแอปเดียวที่ตอบโจทย์ทุกการทำงาน ช่วยให้คุณจัดการทุกอย่างได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะเวลาคือทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของคุณ อย่าปล่อยให้สูญเปล่า—จัดการเป็นชุดเลย! ✊