ทุกวันดูเหมือนจะนำพาภาระงานใหม่ ๆ มาให้เสมอ บางอย่างสำคัญ บางอย่างเร่งด่วน และบางอย่าง...ก็ยากจะบอกได้จริงๆ ควรจะจัดการรายงานนั้นตอนนี้เลยหรือควรตอบอีเมลก่อนดี?
เมื่อทุกสิ่งดูเหมือนมีความสำคัญเท่าเทียมกัน การจัดระเบียบอาจรู้สึกเป็นไปไม่ได้
เข้าสู่กล่อง Eisenhower! 🗃️
หรือที่เรียกว่า Eisenhower Matrix, Eisenhower Box คือ กรอบการทำงานที่เรียบง่ายซึ่งออกแบบมาเพื่อแยกแยะระหว่างงานที่เร่งด่วน จำเป็น และไม่จำเป็น ทำให้การจัดลำดับความสำคัญเป็นเรื่องง่าย คิดถึงมันเหมือนแผนที่สำหรับการตัดสินใจในแต่ละวันของคุณ ช่วยให้คุณสามารถระบุได้ว่างานใดที่ต้องทำโดยด่วนและงานใดที่สามารถรอได้
ในบล็อกนี้ เราจะสำรวจวิธีการใช้เทคนิคกล่อง Eisenhower เพื่อให้คุณรู้สึกควบคุมได้มากขึ้น! เราจะรวมตัวอย่างกล่อง Eisenhower เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจได้ง่ายขึ้น 💪
⏱️ สรุป 60 วินาที
กล่อง Eisenhower เป็นกรอบการจัดการงานและการจัดลำดับความสำคัญที่ช่วยให้คุณจัดระเบียบงานในรายการที่ต้องทำตามความเร่งด่วนและความสำคัญ สี่ส่วนของกล่องแบ่งงานออกเป็นเร่งด่วน (ทำทันที) สำคัญ (กำหนดเวลาไว้ภายหลัง) เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ (มอบหมาย) และไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ (ยกเลิก) บทความนี้จะแสดงวิธีการใช้เทคนิคกล่อง Eisenhower เพื่อปรับปรุงการทำงานประจำวันของคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
กล่องไอเซนฮาวร์คืออะไร?
กล่องไอเซนฮาวร์ หรือที่รู้จักในนามของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ เป็นเครื่องมือการตัดสินใจและการจัดการเวลาที่ง่าย ซึ่งจัดหมวดหมู่ภารกิจเป็นสี่ส่วนตามความสำคัญและความเร่งด่วน
สี่ส่วนของกล่องไอเซนฮาวร์ 👇
- ด่วนและสำคัญ (ทำก่อน): งานที่ต้องการความสนใจทันที
- สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (กำหนดการ): งานสำคัญที่สามารถวางแผนไว้สำหรับเวลาภายหลัง
- เร่งด่วนแต่ไม่จำเป็น (มอบหมาย): งานที่มีความเร่งด่วนแต่สามารถมอบหมายให้ผู้อื่นดำเนินการได้
- ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ (อย่าทำ): งานที่ไม่จำเป็นควรตัดออก
ทำไมกล่องไอเซนฮาวร์จึงมีประสิทธิภาพ?
กล่องหรือเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ช่วยส่งเสริมการมุ่งเน้นกิจกรรมที่มีผลกระทบสูง ส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้น และลดความเครียด
มาดูกันว่ามันมอบประโยชน์ทางจิตวิทยาและองค์กรอย่างไรบ้าง 👥
- ความชัดเจนในการตัดสินใจ: ลดความเหนื่อยล้าจากการตัดสินใจเมื่อมีความแตกต่างที่ชัดเจนระหว่างงาน
- ลดความเครียดและเพิ่มสมาธิ: บรรเทาความเครียดจากรายการสิ่งที่ต้องทำไม่รู้จบและป้องกันการเสียสมาธิ
- การจัดการเวลาที่ดีขึ้น: จัดสรรเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อหลีกเลี่ยงความรู้สึกเร่งรีบ
- การมอบหมายงานที่ดีขึ้น: ระบุงานที่สามารถมอบหมายได้ เพื่อปลดปล่อยเวลาสำหรับความรับผิดชอบที่สำคัญยิ่งขึ้น
📖 อ่านเพิ่มเติม:แผนภูมิการจัดการเวลา: จัดระเบียบงานของคุณเพื่อความสำเร็จ
ประวัติของกล่องไอเซนฮาวร์
ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา ได้พัฒนาทฤษฎีนี้ขึ้น ในฐานะผู้บัญชาการทหารสูงสุดฝ่ายสัมพันธมิตรในสงครามโลกครั้งที่สอง ไอเซนฮาวร์ต้องเผชิญกับแรงกดดันอย่างหนัก และตัดสินใจทางทหารที่เร่งด่วนและซับซ้อน
บทบาทของเขาต้องการแนวทางที่มีโครงสร้างในการจัดลำดับความสำคัญ ซึ่งได้สร้างแรงบันดาลใจให้เขาสร้างกรอบการตัดสินใจในรูปแบบเมทริกซ์ความสำคัญและความเร่งด่วน
🔍 คุณรู้หรือไม่? ดไวต์ ไอเซนฮาวร์ มักถูกยกเครดิตว่าเป็นผู้กล่าวไว้ว่า "สิ่งที่สำคัญมักไม่เร่งด่วน และสิ่งที่เร่งด่วนมักไม่สำคัญ" คำพูดนี้กลายเป็นรากฐานของเมทริกซ์และเป็นการเตือนใจที่ยั่งยืนเกี่ยวกับปรัชญาของเขาในเรื่องของประสิทธิภาพและการตัดสินใจ
วิธีใช้กล่อง Eisenhower สำหรับการจัดลำดับความสำคัญ
หากคุณต้องการนำกล่อง Eisenhower ไปใช้ให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานดิจิทัลของคุณ ลองใช้ClickUp ดูสิ มันเป็นเครื่องมือจัดการโครงการและงานที่มีประสิทธิภาพสำหรับการนำวิธีการจัดลำดับความสำคัญนี้ไปใช้
มาดูวิธีการใช้กล่อง Eisenhower เพื่อจัดหมวดหมู่และจัดการงานของคุณอย่างมีสมาธิและชัดเจนกันเถอะ 🤩
ควอดแรนต์ 1: เร่งด่วนและสำคัญ
สี่เหลี่ยมจัตุรัสแรก สงวนไว้สำหรับงานที่เร่งด่วนและสำคัญ นี่คือรายการในรายการของคุณที่ต้องการ การให้ความสนใจทันที มี ผลกระทบที่ชัดเจน หากล่าช้า และมี ผลกระทบโดยตรงต่อเป้าหมายระยะยาวของคุณ
หากงานใดผุดขึ้นมาในความคิดว่าเป็นเรื่องเร่งด่วนและไม่สามารถต่อรองได้ งานนั้นควรอยู่ในหมวดนี้ งานประเภทนี้จะครอบงำความคิดของคุณและมักก่อให้เกิดความเครียดมากที่สุด
ตัวอย่างต่อไปนี้:
- ตอบกลับอีเมลจากลูกค้าที่มีความสำคัญซึ่งส่งผลกระทบต่อโครงการปัจจุบัน
- การรายงานให้เสร็จสิ้นภายในเวลาที่กำหนดไว้ภายในสิ้นวัน
- การรับมือกับวิกฤตที่ไม่คาดคิด เช่น ปัญหาทางเทคโนโลยีใหญ่ที่กระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานของทีม
- เตรียมตัวสำหรับการนำเสนอหรือการประชุมที่เร่งด่วนซึ่งมีกำหนดภายในไม่กี่ชั่วโมงข้างหน้า
💡เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ:ด้วยระดับความสำคัญเช่นด่วน, สูง, ปกติ, และ ต่ำ,ClickUpช่วยให้คุณทำเครื่องหมายงานสำคัญที่ต้องดำเนินการทันทีได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ คุณยังสามารถกำหนดเส้นตาย, เพิ่มการแจ้งเตือน, และเปิดใช้งานการแจ้งเตือนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดงานสำคัญใดๆ
🧠 เกร็ดความรู้: วิธีการของไอเซนฮาวร์ยังเชื่อมโยงกับ'กฎสองนาที'ในด้านประสิทธิภาพการทำงาน: หากงานใดใช้เวลาน้อยกว่าสองนาที ให้ลงมือทำทันที
ควอดแรนต์ 2: สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
ควอดแรนต์ที่สองคือ 'ควอดแรนต์ตารางเวลา' ที่คุณจะวางงานที่มีความสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน งานเหล่านี้ยังคงมีส่วนช่วยให้บรรลุเป้าหมายระยะยาวของคุณ แต่ไม่ต้องการการดำเนินการในขณะนี้ ทำให้คุณสามารถวางแผนไว้สำหรับภายหลังได้
ตัวอย่างต่อไปนี้:
- การวางแผนกลยุทธ์หรือเป้าหมายของทีมสำหรับไตรมาสหน้า
- การพัฒนาทักษะทางอาชีพ เช่น การเรียนคอร์สออนไลน์ หรือการเข้าร่วมเวิร์กช็อป
- กำลังทำงานเกี่ยวกับข้อเสนอโครงการที่จะส่งภายในเดือนหน้า
- ดำเนินการทบทวนความคืบหน้าของโครงการและประสิทธิภาพของทีมเป็นประจำทุกสัปดาห์
💡เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ:ในมุมมองปฏิทินของ ClickUp คุณสามารถกำหนดเวลาสำหรับงานต่างๆ เช่น การวางแผนกลยุทธ์ในอนาคต การพัฒนาตนเอง และการตรวจสอบโครงการ และดูได้อย่างชัดเจนว่างานเหล่านั้นจะเข้ากับแผนระยะยาวของคุณอย่างไร ตัวเลือกเค้าโครงที่ยืดหยุ่น เช่น มุมมองรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน ช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งวิธีการดูงานของคุณได้ ทำให้ง่ายต่อการจัดลำดับความสำคัญและจัดการตารางเวลาของคุณได้อย่างรวดเร็ว
ควอดแรนต์ 3: เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ
ควอดแรนต์ที่สามคือ 'ควอดแรนต์มอบหมาย' ซึ่งกำหนดไว้สำหรับงานที่มีความเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญมากนัก' งานเหล่านี้จำเป็นต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้นตามเวลาที่กำหนด แต่ไม่ได้สอดคล้องกับเป้าหมายหลักของโครงการหรือตารางเวลาของคุณ และไม่จำเป็นต้องได้รับความสนใจในทันที
เนื่องจากงานเหล่านี้ไม่ต้องการความเชี่ยวชาญของคุณ การมอบหมายงานเหล่านี้เป็นวิธีฉลาดในการจัดการปริมาณงานของคุณและปฏิบัติตามข้อจำกัดทางเวลา
ตัวอย่างต่อไปนี้:
- ตอบคำถามลูกค้าประจำที่สมาชิกทีมสามารถจัดการได้
- การจัดประชุมทีมตามปกติหรือการนัดหมาย
- การจัดทำรายงานตามแบบฟอร์มมาตรฐาน
- การจัดการโพสต์บนโซเชียลมีเดีย หากไม่มีวิกฤตหรือการโต้ตอบที่จำเป็นในทันที
💡เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: คุณสมบัติการมอบหมายงานของ ClickUp ช่วยให้คุณสามารถมอบหมายงานพร้อมวันที่ครบกำหนดที่แม่นยำ, ลำดับความสำคัญ, และตัวบ่งชี้ทางภาพเช่นแท็กและป้ายกำกับได้ คุณยังสามารถใช้ClickUp Assign Commentเพื่อกำหนดรายการการกระทำเฉพาะให้กับสมาชิกในทีมเพื่อให้ทุกคนทราบอย่างชัดเจนว่าต้องทำอะไร
ควอดแรนต์ 4: ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ
หลังจากจัดระเบียบงานลงในสี่เหลี่ยมจัตุรัสสามส่วนแรกแล้ว คุณอาจพบว่ามีงานบางอย่างเหลืออยู่ที่ไม่ค่อยเหมาะสม งานเหล่านี้ไม่ได้เพิ่มคุณค่าให้กับเป้าหมายของคุณ
ให้จัดวางสิ่งของเหล่านี้ไว้ในช่องที่สี่หรือช่อง 'ลบ' เพื่อให้คุณสามารถลบออกจากรายการของคุณได้ และรักษาความสนใจไว้ นี่จะทำให้แน่ใจว่างานที่ไม่สำคัญไม่ทำให้รายการงานหลักของคุณรก ทำให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่มีคุณค่าสูงกว่าได้
มาดูตัวอย่างกัน:
- การเช็คโซเชียลมีเดียเพราะเป็นนิสัย
- การอ่านจดหมายข่าวที่ไม่จำเป็น
- การตอบรับคำเชิญเข้าร่วมประชุมทุกครั้งโดยไม่พิจารณาความเกี่ยวข้อง
- การจัดระเบียบไฟล์ที่คุณไม่ค่อยใช้หรือไม่จำเป็น
💡เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ใน ClickUp การทำเครื่องหมายงานเป็นงานที่มีความสำคัญต่ำหรือย้ายไปยังรายการ 'ภายหลัง' จะช่วยรักษาสมาธิและลดสิ่งรบกวนให้น้อยลง
การนำเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ไปปฏิบัติ
เพื่อใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์สำหรับการจัดลำดับความสำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณจำเป็นต้องมีการวางแผนที่ชัดเจนและรอบคอบ การติดตามอย่างต่อเนื่อง และการปรับเปลี่ยนตามความเหมาะสม
มาดูคู่มือสั้น ๆ แบบทีละขั้นตอนในการใช้กล่อง Eisenhower ในการปฏิบัติกัน 🙌
- ขั้นตอนที่ 1: สร้างรายการงานทั้งหมด: สร้างรายการงานทั้งหมดที่คุณต้องทำให้เสร็จอย่างครบถ้วน คุณสามารถทำได้บนกระดาษ, ทางดิจิทัลผ่าน ClickUp, หรือด้วยกระดาษโน้ต
- ขั้นตอนที่ 2: วาดเมทริกซ์: สร้างตารางสี่ช่องและระบุชื่อแต่ละช่องตามที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น
- ขั้นตอนที่ 3: จัดหมวดหมู่ภารกิจ: นำแต่ละภารกิจจากรายการใส่ลงในสี่ช่อง
- ขั้นตอนที่ 4: จัดลำดับความสำคัญในแต่ละควอดแรนต์: จัดลำดับความสำคัญของงานในแต่ละควอดแรนต์ตามความเกี่ยวข้องกับเป้าหมายและกำหนดเวลาของคุณคุณสามารถสร้างเมทริกซ์ลำดับความสำคัญของกิจกรรมได้ที่นี่
- ขั้นตอนที่ 5: วางแผนการดำเนินการและทบทวนอย่างสม่ำเสมอ: เริ่มทำงานตามลำดับเวลาและลบงานที่เสร็จสิ้นแล้วออก ทบทวนเมทริกซ์ของคุณเป็นระยะเพื่อประเมินงานใหม่และปรับลำดับความสำคัญ
เครื่องมือและซอฟต์แวร์สำหรับกล่อง Eisenhower
เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานดิจิทัลยกระดับกล่อง Eisenhower ไปอีกขั้น ทำให้การจัดลำดับความสำคัญและการจัดการงานง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
การจัดวางแบบภาพช่วยให้คุณจัดเรียงงานได้อย่างรวดเร็วเป็นสี่ส่วน ช่วยในการตัดสินใจว่างานใดต้องการความสนใจทันที เครื่องมือเหล่านี้หลายตัวยังมาพร้อมกับตัวเลือกการติดแท็ก การติดฉลาก และการกรองที่สามารถปรับแต่งได้ เพื่อให้คุณสามารถปรับเมทริกซ์ให้เข้ากับกระบวนการทำงานเฉพาะของคุณได้
ClickUp เป็นแพลตฟอร์มที่ยอดเยี่ยมสำหรับการนำกล่อง Eisenhower มาใช้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้เทมเพลต Eisenhower Matrix ที่มีให้เลือกหลากหลายของแพลตฟอร์มนี้ได้อีกด้วย
มาสำรวจความสามารถอันหลากหลายของ ClickUp ด้านล่างนี้กัน ✅
ลำดับความสำคัญของงานใน ClickUp
ClickUp Task Prioritiesรองรับการจัดเรียงและการจัดการงานได้อย่างง่ายดายโดยใช้ธงความสำคัญสี่ระดับ ซึ่งสอดคล้องอย่างสมบูรณ์แบบกับควอดแรนต์ของ Eisenhower Matrix ที่แบ่งตามความเร่งด่วนและความสำคัญ
ClickUp ช่วยให้ทีมสามารถจัดหมวดหมู่และกรองงานตามลำดับความสำคัญและการประมาณเวลา ทำให้งานที่สำคัญที่สุดอยู่ในจุดที่เห็นได้ชัดเจน
รายการที่มีความสำคัญน้อยกว่าจะไม่สูญหายเช่นกัน—ยังคงจัดระเบียบและอยู่อย่างไม่เกะกะจนกว่าจะถึงเวลาที่ต้องใช้
🔍 คุณรู้หรือไม่? เทคนิค Eisenhower เป็นแรงบันดาลใจให้กับกรอบการทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพที่ได้รับความนิยม เช่น 4 ส่วนของ Stephen Covey ในหนังสือ 7 นิสัยของคนที่มีประสิทธิผลสูง
แท็กงานใน ClickUp
แท็กงานของ ClickUpช่วยปรับแต่งการจัดการงานให้เหมาะสมยิ่งขึ้น โดยให้การจัดหมวดหมู่ที่ปรับแต่งได้ครอบคลุมทั้งโครงการและแผนกต่างๆ แท็กจะถูกปรับให้เหมาะสมกับแต่ละพื้นที่เพื่อสนับสนุนการกรองและการจัดเรียงที่มีประสิทธิภาพ
ฟิลด์กำหนดเองของ ClickUp
ฟิลด์ที่กำหนดเองของ ClickUpช่วยให้คุณสามารถเพิ่มรายละเอียดที่ปรับแต่งได้ในแต่ละงานได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถ เก็บข้อมูลเช่น คะแนนโครงการ, ประมาณการค่าใช้จ่าย, หรือขั้นตอนของงาน—เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดระเบียบงานภายใน Eisenhower Matrix
ฟิลด์เหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงและกรองงาน ทำให้ง่ายต่อการค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว
นอกจากนี้ ฟิลด์ที่กำหนดเองยังสามารถจัดการการคำนวณได้ เช่น การรวมงบประมาณหรือการติดตามความคืบหน้า ทำให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับเมตริกสำคัญของโครงการได้ทันทีโดยไม่ต้องทำขั้นตอนเพิ่มเติม
รายการตรวจสอบงานใน ClickUp
ClickUp Task Checklistsมีรายการสิ่งที่ต้องทำแบบซ้อนและรายการย่อยสำหรับแยกย่อยงานที่ซับซ้อนภายในแต่ละช่องของ Eisenhower Matrix ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการแบ่งงานใหญ่ให้เป็นขั้นตอนที่สามารถดำเนินการได้
เทมเพลตกล่อง Eisenhower ของ ClickUp
ClickUp ยังช่วยให้การจัดระเบียบขั้นตอนการทำงานสำหรับงานในทุกควอดแรนต์เป็นเรื่องง่ายด้วยเทมเพลตเมทริกซ์โครงการที่ออกแบบไว้ล่วงหน้า
แม่แบบ ClickUp Eisenhower Matrixนำเสนอวิธีการจัดลำดับความสำคัญของงานที่สามารถปรับแต่งได้อย่างสูง ช่วยให้คุณรวบรวมและจัดระเบียบงานต่าง ๆ แสดงลำดับความสำคัญอย่างชัดเจน และทำให้แต่ละควอดแรนต์เข้าใจง่าย เพื่อเน้นสิ่งที่ต้องการความสนใจของคุณ
สิ่งที่มีประโยชน์เป็นพิเศษคือเทมเพลตนี้ช่วยให้การตัดสินใจเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการแยกงานออกเป็นสองแกนในกล่องไอเซนฮาวร์ ทำให้เห็นชัดเจนว่างานใดต้องดำเนินการและงานใดสามารถรอได้
การออกแบบนี้ส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงานโดยช่วยให้คุณลดงานที่มีคุณค่าต่ำและมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ ขับเคลื่อนเป้าหมายของคุณไปข้างหน้า หากคุณกำลังมองหาวิธีการจัดการลำดับความสำคัญที่มีประสิทธิภาพและลงมือปฏิบัติได้จริง เทมเพลตนี้เป็นส่วนเสริมที่ยอดเยี่ยมสำหรับกระบวนการทำงานของคุณ
📖 อ่านเพิ่มเติม: วิธีดำเนินการวิเคราะห์โมเดลคาโน (พร้อมตัวอย่าง)
การประยุกต์ใช้ในชีวิตจริงของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์
เมทริกซ์การตัดสินใจแบบไอเซนฮาวร์ไม่ใช่แค่กรอบแนวคิดเชิงทฤษฎีเท่านั้น แต่เป็นเครื่องมือที่ใช้งานได้จริงและมีประสิทธิภาพในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในหลากหลายสาขาและกิจวัตรส่วนตัว
จากการบริหารโครงการทางธุรกิจไปจนถึงการจัดระเบียบความรับผิดชอบประจำวัน มันให้โครงสร้างที่ชัดเจนสำหรับการรับมือกับสถานการณ์ในโลกแห่งความเป็นจริง
มาดูตัวอย่างกล่อง Eisenhower ในอุตสาหกรรมต่างๆ กัน 🤝
- การบริหารราชการ: หน่วยงานของรัฐใช้เมทริกซ์เพื่อจัดสรรทรัพยากรอย่างรวดเร็วในช่วงวิกฤต เพื่อให้โครงการบำรุงรักษาที่ส่งผลกระทบต่อความปลอดภัยสาธารณะได้รับการจัดลำดับความสำคัญ
- การจัดการโครงการองค์กร: บริษัทอย่าง ClickUp ได้ผสานระบบเมทริกซ์เข้ากับชุดฟีเจอร์ของตน ช่วยให้ทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีผลกระทบสูง และมอบหมายงานที่มีความสำคัญน้อยกว่าให้กับผู้อื่นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
- การให้คำปรึกษา: ที่ปรึกษาจัดการความต้องการของลูกค้าที่แข่งขันกันโดยการแยกงานเร่งด่วนออกจากเป้าหมายระยะยาว และสร้างสมดุลระหว่างความต้องการของลูกค้ากับการเติบโตทางวิชาชีพ
- การดูแลสุขภาพ: ผู้เชี่ยวชาญให้ความสำคัญกับการดูแลผู้ป่วยที่เร่งด่วนเหนือกว่างานประจำ เพื่อตอบสนองความต้องการที่สำคัญก่อน
- การศึกษา: ครูใช้เมทริกซ์เพื่อปรับสมดุลการให้คะแนนและการวางแผน โดยมอบหมายงานเพื่อจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
- สตาร์ทอัพ: ผู้ก่อตั้งใช้เมทริกซ์เพื่อจัดลำดับความสำคัญของงานที่จำเป็นต่อการเปิดตัวมากกว่าการปรับปรุงในอนาคต โดยให้เป้าหมายสอดคล้องกับกำหนดเวลาที่เข้มงวด
- องค์กรไม่แสวงหาผลกำไร: องค์กรเหล่านี้ใช้วิธีกล่อง Eisenhower เพื่อจัดลำดับความสำคัญของทรัพยากรในการระดมทุนและการเข้าถึงที่เร่งด่วน เพื่อเพิ่มผลกระทบต่อชุมชนให้สูงสุด
🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: บางคนใช้กล่อง Eisenhower เพื่อจัดระเบียบด้านอื่นๆ ของชีวิตที่ไม่ใช่เรื่องงาน เช่น การจัดระเบียบหรือการวางแผนงานอดิเรก เมทริกซ์นี้ช่วยแยกแยะระหว่างสิ่งที่ 'ต้องทำ' และ 'ควรทำ' ซึ่งแสดงให้เห็นถึงความยืดหยุ่นในการปรับใช้กับหลากหลายด้านของชีวิต
📖 อ่านเพิ่มเติม:อะไรคือเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์? ตัวอย่างและเทมเพลต
ข้อจำกัดของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์
กล่อง Eisenhower เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ วิธีนี้ช่วยลดเวลาที่ใช้ไปกับงานที่ไม่สำคัญและช่วยให้งานที่มีผลกระทบสูงได้รับการดำเนินการก่อน
เมทริกซ์ช่วยเพิ่มความคมชัดในการตัดสินใจโดยให้กรอบการทำงานที่ชัดเจนสำหรับการประเมินงานต่างๆ มันช่วยให้คุณจัดสรรเวลาและทรัพยากรอย่างมีกลยุทธ์มากขึ้น นำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นทั้งในด้านการส่วนตัวและอาชีพ
อย่างไรก็ตาม มีข้อเสียบางประการที่อาจเกิดขึ้นได้ ไม่ต้องกังวล เราจะบอกคุณด้วยว่าจะเอาชนะมันได้อย่างไร 💁
ความแข็งกร้าวกับงานเร่งด่วน
❌ ปัญหา: อาจรู้สึกตึงเครียด โดยเฉพาะเมื่อมีงานที่ไม่คาดคิดต้องการความสนใจทันที ทำให้เกิดความหงุดหงิดเมื่อลำดับความสำคัญเปลี่ยนไป
✅ วิธีแก้ไข: เพื่อรักษาความยืดหยุ่น ควรทบทวนและปรับตารางเมทริกซ์เป็นประจำ โดยควรทำในช่วงเริ่มต้นหรือสิ้นสุดของแต่ละวัน การนำเครื่องมือดิจิทัล เช่น ClickUp มาใช้จะช่วยให้สามารถอัปเดตข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ รองรับงานเร่งด่วนโดยไม่พลาดงานสำคัญ
ความยากลำบากในการจัดลำดับความสำคัญของงานที่เร่งด่วนและสำคัญ
❌ ปัญหา: การตัดสินใจว่างานใดควรได้รับความสำคัญก่อนนั้นอาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะเมื่อมีงานหลายอย่างดูเหมือนจะเร่งด่วนและสำคัญในเวลาเดียวกัน
✅ วิธีแก้ไข: แนะนำระบบการให้คะแนนเพื่อประเมินงานตามเกณฑ์ต่างๆ เช่น ผลกระทบ ความพยายาม และกำหนดเวลา การให้สมาชิกในทีมมีส่วนร่วมในการสนทนาเกี่ยวกับการจัดลำดับความสำคัญสามารถให้มุมมองใหม่ๆ และลดความลังเลได้ คุณยังสามารถใช้แม่แบบการจัดลำดับความสำคัญของโครงการได้อีกด้วย
การชะลอการทำงานที่มีความสำคัญต่ำ
❌ ปัญหา: งานที่ถูกจัดหมวดหมู่ว่า 'ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ' อาจถูกเลื่อนออกไปอย่างไม่มีกำหนด แม้ว่างานเหล่านั้นยังคงต้องทำให้เสร็จก็ตาม
✅ วิธีแก้ไข:ใช้การจัดการลำดับความสำคัญเพื่อกำหนดเส้นตายสำหรับงานเหล่านี้ แบ่งงานออกเป็นขั้นตอนที่เล็กกว่าและจัดการได้ และรวมการตรวจสอบความคืบหน้ากับผู้อื่นด้วย
แหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์อื่น ๆ ที่คุณอาจสนใจ:
'กำจัดความไร้ระเบียบด้วยเมทริกซ์การตัดสินใจแบบไอเซนฮาวร์'
กล่อง Eisenhower เป็นเครื่องมือทรงพลังสำหรับการจัดลำดับความสำคัญของงานและการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณจะได้ระบุสิ่งที่สมควรได้รับความสนใจทันทีและสิ่งที่สามารถพักไว้ก่อนได้
และแม้ว่าแนวคิดนี้เองจะตรงไปตรงมาอยู่แล้ว แต่เครื่องมืออย่าง ClickUp ก็ช่วยให้การนำไปใช้เป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้น
ClickUp มอบวิธีการที่ยืดหยุ่นและมองเห็นได้ในการจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ง่ายต่อการจัดระเบียบและติดตามทุกสิ่งทุกอย่าง
สมัครใช้ ClickUpฟรีวันนี้!