การบริหารโครงการกับการจัดการงาน – ต่างกันอย่างไร?

การบริหารโครงการ และการจัดการงาน.

คำเหล่านี้ถูกใช้กันบ่อยมาก แต่มีความแตกต่าง จริงๆ ระหว่างการบริหารโครงการกับการจัดการงานหรือไม่?

พิจารณาตัวอย่างนี้

ที่บ้านของฉัน ฉันต้องการสร้างทางเดินหินใหม่ที่จะนำไปสู่ประตูหน้าบ้านของฉัน ในการทำเช่นนั้น ฉันจะต้องเคลียร์พื้นที่ ทำให้เรียบ วางหิน และทำสิ่งอื่น ๆ อีกมากมายที่ฉันยังไม่ได้คิดถึง

โครงการนี้กำลังสร้างทางเดิน งานที่ต้องทำคือสิ่งที่ฉันต้องทำเพื่อให้โครงการสำเร็จ

แต่ภารกิจอื่น ๆ ก็เกี่ยวข้องกับการรวบรวมทรัพยากร: ซื้อหิน, หาพลั่วของฉัน, และโอ้ ใช่แล้ว, ขอให้เพื่อนช่วยฉันด้วย. นั่นก็เป็นภารกิจเช่นกัน.

การสำรวจและพิจารณาทรัพยากรที่จำเป็นเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับโครงการที่ยอดเยี่ยม

แต่ละโครงการมักจะมีงานหลายอย่างที่ต้องทำภายในช่วงเวลาที่แตกต่างกัน โดยบ่อยครั้งงานเหล่านี้มีความสัมพันธ์กัน และบางครั้งงานหนึ่งไม่สามารถเสร็จสิ้นได้จนกว่างานถัดไปจะเริ่มต้น

การจัดการงานกับการจัดการโครงการในแบบง่ายๆ

แทนที่จะใช้คำว่า การบริหารโครงการ และการบริหารงาน แทนกัน ลองมาดูความแตกต่างของมันกันเถอะ

การบริหารโครงการคือกระบวนการวางแผน จัดระเบียบ และกำกับดูแลโครงการทั้งหมด ตั้งแต่การกำหนดเป้าหมายและจัดสรรทรัพยากร ไปจนถึงการติดตามไทม์ไลน์และรับรองความสำเร็จของการส่งมอบโครงการ ภายในกรอบงานที่กว้างใหญ่นี้ การจัดการงานจะเน้นไปที่แต่ละกิจกรรมที่ต้องดำเนินการซึ่งเป็นส่วนประกอบของโครงการ ในขณะที่การบริหารโครงการมุ่งเน้นให้ทุกอย่างดำเนินไปตามแผนในระดับภาพรวม การจัดการงานจะเน้นที่การดำเนินงานเฉพาะอย่างให้มีประสิทธิภาพ โดยสรุป การจัดการงานเป็นส่วนสำคัญของการบริหารโครงการ—ทั้งสองอย่างมีความจำเป็น แต่ดำเนินการในระดับรายละเอียดและการควบคุมที่แตกต่างกัน

โครงการ vs งาน

มาเจาะลึกกันมากขึ้นระหว่างงานกับโครงการ งานคือชิ้นงานที่มีขนาดเฉพาะ มีวันเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ชัดเจน มีจุดสำคัญและผลลัพธ์ที่ชัดเจน โดยทั่วไปจะมีสิ่งที่ต้องส่งมอบในตอนท้าย ส่วนโครงการคือกลุ่มงานที่มีขนาดใหญกว่า มีหลายงานย่อยประกอบกัน และมีเป้าหมายที่ชัดเจน โดยงานแต่ละชิ้นสามารถเป็นส่วนหนึ่งของโครงการหรือทำงานแยกจากโครงการก็ได้

บางครั้งงานที่ไม่เกี่ยวข้องกับโครงการอาจไม่ได้ใหญ่โตเสมอไป

ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นพนักงานขาย คุณอาจต้องตอบอีเมลจำนวนมากและโทรหาหลายคน หน้าที่ของคุณคือโทรหาคนถัดไปในรายชื่อของคุณ

โครงการของคุณคือการติดตามผู้ติดต่อ 100 รายที่คุณได้พบในการประชุมล่าสุดของคุณ

สำหรับบางงานคุณจะต้องโทร (งานที่ต้องทำ) บางงานคุณจะต้องส่งอีเมล (งานที่ต้องทำเพิ่มเติม) และคุณจะต้องรวบรวมเอกสารสนับสนุนการขายที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุมโดยเฉพาะ (งานที่ต้องทำเพิ่มเติม)

โครงการมักเกี่ยวข้องกับมากกว่าหนึ่งคน โดยมีผู้จัดการโครงการและทีมงาน สมาชิกแต่ละคนในทีมจะทำงานเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับโครงการนั้นๆ การจัดการงานของทุกคนรวมกันจะเป็นโครงการที่เสร็จสมบูรณ์ ตัวอย่างเช่น การปล่อยฟีเจอร์ใหม่ถือเป็นโครงการหลายโครงการ

ตามที่คุณเห็น การจัดการงานเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการโครงการอย่างชัดเจน

คุณกำลังสับสนระหว่างโครงการกับงานหรือไม่?

สิ่งนี้จะทำให้คุณรู้สึกหงุดหงิดมาก ตัวอย่างเช่น หากคุณเขียนคำว่า "สร้างผลิตภัณฑ์ใหม่" ในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ... นั่นมันมากเกินไปหน่อย คุณไม่สามารถทำสิ่งนั้นให้เสร็จภายในวันเดียวได้ แทนที่จะเป็นเช่นนั้น คุณควรแบ่งงานออกเป็นส่วนย่อยหรือเป็นงานเล็กๆ แล้วลงมือทำทีละขั้นตอน

วิธีหนึ่งที่ยอดเยี่ยมมากในการแยกแยะโครงการและงานต่างๆ คือ วิธีการจัดการงานให้เสร็จ (Get Things DoneMethodology) วิธีนี้ช่วยให้คุณแยกแยะได้อย่างชัดเจนระหว่างสิ่งที่ใช้เวลานานกับสิ่งที่สามารถทำได้ง่ายๆ ในไม่กี่ขั้นตอน

เราได้สร้างทรัพยากรเพิ่มเติมเพื่อช่วยคุณเกี่ยวกับพื้นฐานของการจัดการโครงการ:

ดูคำศัพท์การจัดการโครงการเพิ่มเติมได้ในอภิธานศัพท์การจัดการโครงการของเรา!

คุณต้องการซอฟต์แวร์การจัดการโครงการหรือซอฟต์แวร์การจัดการงาน?

ไม่ว่าโครงการของคุณจะมีขนาดใหญ่หรือเล็ก คุณก็อาจยังมีโน้ตเตือนความจำติดอยู่บนกระดาษโพสต์-อิทอยู่บ้าง ถึงเวลาแล้วที่จะอัปเกรดเทคโนโลยีของคุณให้รวมถึงเครื่องมือจัดการงานหรือเครื่องมือจัดการโครงการ

ซอฟต์แวร์การจัดการงานช่วยแก้ปัญหาอะไรได้บ้าง?

ซอฟต์แวร์การจัดการงานช่วยให้คุณเก็บรายการที่ต้องทำและบันทึกอื่นๆ ไว้ในที่เดียว ซอฟต์แวร์เช่นนี้จะช่วยให้คุณทำงานได้เร็วขึ้นเมื่อคุณเริ่มโครงการใหม่

การใช้ซอฟต์แวร์นี้ คุณสามารถสร้างรายการงาน จัดกลุ่มงาน และกำหนดเวลาการเสร็จสิ้นของงานได้ ซอฟต์แวร์เหล่านี้ช่วยให้คุณดำเนินการงานหนึ่งให้เสร็จก่อนที่จะเริ่มงานอื่น ในส่วนใหญ่ของเวลา ไม่มีความสัมพันธ์ระหว่างงานที่ต้องทำซึ่งกันและกัน

แอปจัดการงานยอดนิยม ได้แก่TodoistหรือAny.do. แอปเหล่านี้เป็นแอปที่เรียบง่ายและเน้นการจัดการงานเป็นหลัก มักจะจัดลำดับความสำคัญของงานตามความเร่งด่วน และสามารถตั้งการแจ้งเตือนได้บ่อยครั้ง

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการช่วยแก้ปัญหาอะไรได้บ้าง?

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ในทางกลับกัน มีไว้เพื่อประสานงานโครงการ และโดยทั่วไปจะให้บริการฟีเจอร์ทั้งหมดที่ซอฟต์แวร์การจัดการงานมีให้

เครื่องมือการจัดการโครงการเหล่านี้เน้นที่การทำงานร่วมกัน การประสานงาน และการวางแผนโครงการ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมีงานย่อย ความคิดเห็น ไฟล์แนบ และคำอธิบายงานที่ให้รายละเอียดเกี่ยวกับเวลาที่โครงการควรเสร็จสิ้น

บ่อยครั้งต้องใช้มุมมองเวลาที่ครอบคลุมหรือแผนภูมิแกนต์เพื่อดูว่าโครงการทั้งหมดเปรียบเทียบกันอย่างไร

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถสร้างประมาณเวลา ติดตามงานของสมาชิกในทีม และจัดทำรายงานโครงการได้ ซอฟต์แวร์การจัดการงานส่วนใหญ่ไม่มีฟีเจอร์เหล่านี้ งานโดยทั่วไปไม่ได้มีความเร่งด่วนหรือซับซ้อนมากพอที่จะต้องรวมประมาณเวลาไว้ด้วย

โบนัส:ทางเลือกของ Taskade!

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดก็คือซอฟต์แวร์การจัดการงานเช่นกัน

ไม่จำเป็นต้องมีการแบ่งแยกที่ชัดเจนระหว่างงานและชีวิตส่วนตัวของคุณเสมอไป

ใช่ มีความสมดุล แต่การจัดงานแสดงเต้นรำของลูกอาจซ้อนทับกับการโทรหาลูกค้าคนต่อไปของคุณ หรือคุณอาจต้องจัดเวลาสำหรับการสั่งซื้อจาก Amazon ในขณะที่กำลังเขียนข้อเสนอโครงการถัดไปของคุณ

เห็นไหมว่าฉันหมายถึงอะไร?

ซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดคือการผสมผสานระหว่างการจัดการงานและการจัดการโครงการเข้าด้วยกัน คุณมีเครื่องมือที่สามารถทำทั้งสองอย่างได้ด้วยความเรียบง่ายที่ไม่ทำให้สิ่งใดสิ่งหนึ่งล้นหลามเกินไป คุณควรค้นหาซอฟต์แวร์ที่ให้ความเพลิดเพลินในการใช้งาน ไม่ว่าจะเป็นงานหรือโครงการ ส่วนตัวหรือมืออาชีพ

เพื่อทราบ, นั่นคือเหตุผลที่เราสร้าง ClickUp

ใช่ครับ, ClickUp เป็นแพลตฟอร์มเพิ่มประสิทธิภาพที่คุณสามารถใช้ได้ทั้งงานส่วนตัวและโครงการทางธุรกิจ. นี่คือคำถามที่ผลักดันให้ซีอีโอของเรา Zeb Evans คิดมาตั้งแต่ต้น. เขาถามว่า:

มันเป็นเป้าหมายที่ทะเยอทะยานที่จะแก้ปัญหาใหญ่ของการแยกงานและโครงการ แต่ด้วยเหตุนี้เราจึงทำให้ ClickUp ฟรีและใช้งานง่าย

ClickUp มีคุณสมบัติการจัดการงานทั้งหมดเพื่อช่วยให้คุณทำงานให้เสร็จ เช่น:

แต่มันยังมีคุณสมบัติการจัดการโครงการที่ทรงพลังที่คุณต้องการเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงในที่ทำงาน เช่น:

ที่ ClickUp เราได้สร้างซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เหมาะสมเพื่อแก้ไขปัญหาทั้งส่วนตัวและมืออาชีพ คุณจะมาร่วมกับเราในการทำให้สิ่งนี้เป็นจริงหรือไม่? วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนั้นคือการลองใช้มันสมัครวันนี้!