หลังจากประสบความสำเร็จในการสร้างคลองสุเอซอย่างน่าประทับใจ เฟอร์ดินานด์ เดอ เลสซิปส์ ก็เต็มไปด้วยความมั่นใจเกินเหตุจนพยายามสร้างคลองระดับน้ำทะเลผ่านคอคอดปานามา น่าเสียดายที่เขาประเมินความท้าทายทางวิศวกรรมของภูมิประเทศในปานามาต่ำเกินไปอย่างมาก
ถูกโรคภัยไข้เจ็บและขาดความเชี่ยวชาญรุมเร้า เขาจึงต้องละทิ้งโครงการนี้ในปี 1889 บริษัทของเขาล้มละลายหลังจากใช้เงินไป 287 ล้านดอลลาร์
เดอ เลสซิปส์ เป็นเหยื่อของสิ่งที่นักจิตวิทยา แดเนียล คาห์นีมัน และ อามอส ทเวอร์สกี เรียกว่า "การวางแผนผิดพลาด"
อะไรคือการวางแผนผิดพลาด? ทำไมเราถึงเสี่ยงต่อการวางแผนผิดพลาด? อคติของเราปรากฎออกมาในงานและชีวิตของเราอย่างไร? และเราสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อลดการวางแผนผิดพลาด? อ่านต่อเพื่อหาคำตอบ!
การเข้าใจความผิดพลาดในการวางแผนอย่างละเอียด
ในปี 1979 นักจิตวิทยา คาห์เนมาน และ ทเวอร์สกีได้กำหนดความผิดพลาดในการวางแผนว่า"แนวโน้มที่จะประเมินเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานในอนาคตต่ำเกินไป ส่วนหนึ่งเกิดจากการพึ่งพาสมมติฐานการทำงานที่มองโลกในแง่ดีเกินไป"
พูดง่ายๆ คือ การวางแผนผิดพลาดเป็นอคติทางความคิดที่ทำให้คุณประเมินเวลาในการทำงานต่ำเกินไป และประเมินความสามารถในการทำงานให้เสร็จสูงเกินไป
ลักษณะบางประการของความผิดพลาดในการวางแผนมีดังนี้:
- มันส่งผลต่อการคาดการณ์งานของคุณ (และของทีมคุณ) แต่ไม่ส่งผลต่อการคาดการณ์งานของผู้อื่น
- การคาดการณ์ของคุณส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับการตัดสินใจที่มาจากสัญชาตญาณแต่ไม่ถูกต้อง
- ข้อผิดพลาดเกิดจากความลำเอียงและความปรารถนา มากกว่าการเกิดขึ้นโดยบังเอิญ
- มันเกิดขึ้นโดยไม่คำนึงว่าผู้วางแผนเคยประสบกับความล้มเหลวในอดีตที่คล้ายกันหรือไม่
- มันเกิดขึ้นโดยไม่คำนึงถึงลักษณะบุคลิกภาพ วัฒนธรรม เพศ ขนาดของงาน หรือเวลา
ทำไมมันถึงเกิดขึ้นล่ะ?
เหตุผลของความผิดพลาดในการวางแผน
มนุษย์รับรู้เหตุการณ์อย่างไม่สมมาตร. เราต้องการที่จะเป็นบวกและมีความหวังอย่างแท้จริง. เราต้องการที่จะเชื่อว่าเรามีอำนาจและสามารถควบคุมเพื่อให้สำเร็จตามเป้าหมายได้ แม้กระทั่งเมื่อหลักฐานทั้งหมดบ่งชี้ว่าไม่เป็นเช่นนั้น. นี่คือเหตุผล.
เราชอบแก้วน้ำที่เต็มครึ่งหนึ่ง
เมื่อเราเริ่มวางแผนโครงการ เรามักจะมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่เป็นบวก เราเชื่อว่าเราได้เรียนรู้บทเรียนจากความล้มเหลวในอดีตและดีขึ้นในวันนี้ เราต้องการสร้างแผนที่ทำให้เราดูดีและรู้สึกดี
คุณเคยได้ยินนักพัฒนาพูดว่า "นั่นเป็นข้อผิดพลาดที่แก้ไขได้ในห้านาที" บ่อยแค่ไหน? นักพัฒนาเชื่อว่าพวกเขามีทักษะเพียงพอที่จะแก้ไขข้อผิดพลาดนั้นได้ในห้านาที แต่ความจริงนั้นห่างไกลจากความเป็นจริงมาก
เราต่อต้านการเปลี่ยนแปลง
การเปลี่ยนแปลงต้องการให้เราปรับเปลี่ยนมุมมองเริ่มต้นของเราต่อโลก. ในระหว่างโครงการ หากเราได้รับข้อมูลใหม่ซึ่งแสดงให้เห็นว่าเราหลุดออกจากเส้นทาง เราจะตอบสนองโดยการปฏิเสธมัน.
ผู้จัดการโครงการมักมองข้ามความคืบหน้าที่เบี่ยงเบนไปมากเป็นเพียงเรื่องเล็กน้อย เนื่องจากอคติยึดติดกับข้อมูลเดิม (anchoring bias) ทำให้พวกเขาผูกโยงกระบวนการคิดไว้กับแผนเริ่มต้นมากกว่าข้อมูลใหม่ที่ได้รับ
เราไม่ชอบข้อมูลเชิงลบ
เมื่อเราอยู่ในช่วงกลางของโครงการ โดยเฉพาะเมื่อมีการทำงานไปมากแล้ว เราไม่ชอบที่จะได้ยินข่าวร้าย เราเพิกเฉยต่อข้อมูลที่ท้าทายมุมมองในแง่ดีของเรา เพราะมันอาจทำให้โครงการหยุดชะงักได้ทั้งหมด
ในความเป็นจริง เราเห็นผู้ที่ให้ความสำคัญกับข้อมูลเชิงลบว่าเป็นพวกมองโลกในแง่ร้ายหรือผู้คัดค้าน ด้วยเหตุนี้ แรงกดดันจากเพื่อนฝูงและอคติในการคล้อยตามจึงทำให้พวกเขายอมรับความคิดเห็นที่เป็นที่นิยม
เราพร้อมที่จะมองโลกในแง่ดีอยู่เสมอ
นักกระโดดบันจี้จัมพ์เชื่อว่าพวกเขามีความเสี่ยงต่อการบาดเจ็บน้อยกว่านักกระโดดประเภทอื่น ๆ ทั้งที่ในความเป็นจริงไม่มีข้อมูลใดสนับสนุนความเชื่อนี้ ในตัวอย่างที่ใกล้ตัวมากขึ้น เราอาจคิดว่า การทำงานประจำควบคู่กับงานเสริมเป็นเรื่องง่าย! ทั้งหมดนี้เป็นตัวอย่างของอคติเชิงมองโลกในแง่ดี
งานวิจัยแสดงให้เห็นว่าอคติเชิงบวกเป็นอคติที่คงที่และแพร่หลายที่สุดอย่างหนึ่งในมนุษย์ มันมีรากฐานมาจากแนวโน้มทางความคิดสองประการ: ผู้คนมักจะประเมินความน่าจะเป็นของเหตุการณ์เชิงบวกที่จะเกิดขึ้นกับตนเองสูงเกินไป และประเมินความน่าจะเป็นของเหตุการณ์เชิงลบต่ำเกินไป
แนวโน้มและแรงกดดันทางสังคมในการรักษาทัศนคติเชิงบวกที่ไม่สมจริงนำไปสู่ความมั่นใจเกินจริง การประเมินความเสี่ยงที่ไม่ดี และการขาดแผนสำรอง
อคติในแง่ดีเป็นเชื้อเพลิงให้เกิดการวางแผนผิดพลาดในหมู่ผู้จัดการโครงการในหลายวิธีที่สำคัญ
- คุณมักจะมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จในจินตนาการ และละเลยอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นเมื่อวางแผน
- คุณประเมินความสามารถของตัวเองสูงเกินไป
- คุณไม่ได้วางแผนสำหรับความล่าช้าหรือปัญหาเพราะคุณคิดว่ามันไม่น่าจะเกิดขึ้น
- คุณเพิกเฉยต่อข้อมูลทางประวัติศาสตร์และพึ่งพาแต่สถานการณ์ที่ดีที่สุด
- คุณมักโยนความล้มเหลวในอดีตให้กับปัจจัยภายนอกที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ
เหตุผลของเรามีแรงจูงใจ
การให้เหตุผลตามแรงจูงใจเป็นรูปแบบหนึ่งของอคติทางอารมณ์ที่คุณยอมรับหลักฐานที่สอดคล้องกับความเชื่อปัจจุบันของคุณ และปฏิเสธข้อมูลใด ๆ ที่ขัดแย้งกับสภาวะจิตใจนั้น
ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าของคุณต้องการให้พัฒนาเว็บไซต์ภายในสองสัปดาห์ แต่คุณทราบดีว่าการดำเนินโครงการจะใช้เวลานานกว่านั้น คุณก็ตกลงรับงาน คุณโน้มน้าวตัวเองว่ามันเป็นเพียงห้าหน้าเท่านั้น คุณมีเทมเพลตอยู่แล้ว เนื้อหาก็เตรียมไว้พร้อม ฯลฯ
นี่คือวิธีที่สิ่งนี้กระตุ้นให้เกิดการวางแผนผิดพลาด:
- คุณประเมินความเป็นไปได้ของผลลัพธ์เชิงบวกสูงเกินไป ซึ่งนำไปสู่ความลำเอียงในแง่ดี
- คุณมีแนวโน้มที่จะจดจำความสำเร็จในอดีตในแง่บวกมากกว่าเนื่องจากอคติที่สนับสนุนการเลือก
- การยึดติดทำให้คุณมุ่งเน้นไปที่รายละเอียดเฉพาะมากกว่าการมองเห็นภาพรวม
- คุณประมวลผลข้อมูลในลักษณะที่สนับสนุนสมมติฐาน ความเชื่อ และทัศนคติที่มีอยู่เดิม
เราทุกคนล้วนมีอคติ มีความมั่นใจ มองโลกในแง่ดี และมีแรงจูงใจในตัวเองอยู่บ้าง แล้วมันจะเป็นไรไปล่ะ คุณอาจสงสัย
ผลกระทบเชิงลบของความผิดพลาดในการวางแผนต่อการวางแผนโครงการ
เมื่อคุณหลงเชื่อในความผิดพลาดของการวางแผน คุณมักจะทำสิ่งต่าง ๆ ผิดพลาดหลายอย่าง ซึ่งอาจส่งผลร้ายแรงได้
ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับกรอบเวลา: ความผิดพลาดในการวางแผนทำให้ทีมประเมินเวลาที่ต้องใช้ในการทำโครงการนวัตกรรมต่ำเกินไป คุณอาจมั่นใจเกินไปจนไม่เผื่อเวลาสำหรับการทดลอง ความล้มเหลว และการทำงานซ้ำ ซึ่งนำไปสู่การคาดการณ์เวลาที่มองโลกในแง่ดีเกินไปและไม่ครอบคลุมขอบเขตทั้งหมดของโครงการ
งบประมาณต่ำ: เมื่อคุณโน้มน้าวตัวเองว่าบางสิ่งสามารถทำได้รวดเร็ว คุณก็มักจะประเมินทรัพยากรที่จำเป็นต่ำเกินไป ดังนั้น คุณอาจจ้างนักเขียนเพียงคนเดียวเพื่อทำหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ให้เสร็จ ซึ่งแท้จริงแล้วต้องการบริการจากนักเขียน, บรรณาธิการ, และนักออกแบบ
การเพิกเฉยต่อความเสี่ยงภายนอก: ความผิดพลาดในการวางแผนทำหน้าที่เสมือนเป็นผ้าปิดตา ผลักดันให้ทีมมุ่งเน้นแคบไปที่งานเฉพาะเจาะจง และมองข้ามความเสี่ยงภายนอก เช่น สภาพแวดล้อมด้านกฎระเบียบ การแข่งขัน พลวัตของตลาด ฯลฯ
แรงกดดันที่สร้างขึ้นเอง: ทีมรู้สึกถูกบังคับให้กำหนดกรอบเวลาที่มองโลกในแง่ดีเกินไปเพื่อให้โครงการได้รับการอนุมัติและได้รับเงินทุน แม้ว่าพวกเขาจะรู้ว่าประมาณการนั้นไม่สมจริงก็ตาม สิ่งนี้สร้างแรงกดดัน ทำให้พนักงานเสี่ยงต่อความล้มเหลวและความเหนื่อยล้า
นวัตกรรมที่ถูก 억누้: โครงการนวัตกรรมมีความซับซ้อนและไม่แน่นอน ทำให้ยากที่จะประมาณเวลาและทรัพยากรที่จำเป็นได้อย่างถูกต้อง การวางแผนโครงการในกรณีเช่นนี้อาจเกิดอคติได้ง่าย การประเมินเวลาที่จำเป็นในการสร้างสิ่งใหม่ทั้งหมดต่ำเกินไป จะทำลายเป้าหมายที่คุณตั้งไว้ให้กับตัวเอง
หากคุณกำลังเยาะเย้ยอยู่ตอนนี้โดยคิดว่ามีเพียงคนหนุ่มสาวหรือคนที่กระตือรือร้นเกินไปเท่านั้นที่ตกเป็นเหยื่อของความผิดพลาดในการวางแผน ลองคิดใหม่อีกครั้ง
ตัวอย่างจริงของความผิดพลาดในการวางแผน
การวางแผนที่ผิดพลาดไม่เลือกปฏิบัติระหว่างการพัฒนาซอฟต์แวร์ขนาดเล็กและโครงการโครงสร้างพื้นฐานขนาดใหญ่ นี่คือตัวอย่างของวิธีที่แผนที่ไม่สมจริง อคติ ความกดดัน และความคาดหวังของผู้ถือหุ้นได้ส่งผลกระทบต่อโครงการขนาดใหญ่ต่างๆ ตลอดประวัติศาสตร์
โรงละครซิดนีย์โอเปร่าเฮาส์
หนึ่งในโครงสร้างที่รู้จักกันดีที่สุดในโลก การก่อสร้างซิดนีย์โอเปร่าเฮาส์ถูกเลื่อนออกไปอย่างน้อยหนึ่งทศวรรษเนื่องจากข้อผิดพลาดในการวางแผน การประมาณการครั้งแรกตามที่รายงานในปี 1957 คือ 7 ล้านดอลลาร์ โดยมีเวลาการก่อสร้างที่คาดว่าจะแล้วเสร็จใน 6 ปี ในที่สุดเวอร์ชันที่ลดขนาดลงของต้นฉบับก็เปิดใช้งานได้ 16 ปีต่อมา ด้วยค่าใช้จ่าย 102 ล้านดอลลาร์!
โรงละครซิดนีย์โอเปร่าเฮาส์ประสบปัญหาเนื่องจาก:
- การเริ่มต้นอย่างเร่งรีบ: เมื่อพิจารณาถึงบรรยากาศทางการเมืองและความคิดเห็นของสาธารณชนที่เป็นบวก รัฐบาลออสเตรเลียต้องการให้การก่อสร้างเริ่มต้นเร็วกว่าที่เป็นไปได้
- แผนงานที่ไม่สมบูรณ์: สถาปนิกยังไม่ได้กำหนดแผนงานขั้นสุดท้าย ส่งผลให้ต้องใช้มาตรการชั่วคราวและเกิดปัญหาโครงสร้างที่ไม่คาดคิด
- ความซับซ้อนที่ประเมินต่ำเกินไป: ความท้าทายในโครงสร้างหลังคาทรงเปลือกหอยนำไปสู่การออกแบบใหม่ทั้งหมดและการสร้างใหม่
การรถไฟแคนาดาแปซิฟิก
ในปี 1871 อาณานิคมบริติชโคลัมเบียตกลงที่จะเป็นส่วนหนึ่งของแคนาดา ในการแลกเปลี่ยน แคนาดาได้สัญญาว่าจะสร้างทางรถไฟข้ามทวีปเชื่อมต่อดินแดนต่างๆ
โครงการซึ่งมีกำหนดแล้วเสร็จภายในปี 1881 ด้วยวงเงินสินเชื่อ 25 ล้านดอลลาร์ ใช้เวลานานกว่าที่วางแผนไว้ถึงสี่ปี และต้องกู้เงินเพิ่มเติมอีก 22.5 ล้านดอลลาร์ นี่คือเหตุผล
- ขาดมุมมองจากภายนอก: ผู้วางแผนไม่เข้าใจอย่างเพียงพอเกี่ยวกับภูมิประเทศที่ขรุขระซึ่งพวกเขาจำเป็นต้องวางรางผ่าน
- การขาดแคลนแรงงาน: มีการขาดแคลนแรงงานอย่างรุนแรงเนื่องจากค่าจ้างที่ต่ำและสภาพแวดล้อมการทำงานที่อันตราย ซึ่งผู้รับเหมาต้องชดเชยด้วยการนำแรงงานจากต่างประเทศเข้ามา
- ปัญหาด้านกฎระเบียบ: แรงกดดันทางการเมือง, ปัญหาข้อตกลงที่ดิน, และพลังของประชาชน ล้วนแต่เพิ่มความล่าช้าในการก่อสร้าง
เว็บไซต์ Healthcare.gov
เมื่อวันที่ 20 ตุลาคม 2556ประธานาธิบดีบารัค โอบามา กล่าวว่า"ไม่มีอะไรต้องปิดบัง: เว็บไซต์นี้ทำงานช้าเกินไป ผู้คนติดขัดระหว่างขั้นตอนการสมัคร และผมคิดว่าคงพูดได้อย่างยุติธรรมว่าไม่มีใครรู้สึกผิดหวังกับเรื่องนี้มากไปกว่าผมอีกแล้ว" เขากำลังกล่าวถึงเว็บไซต์ healthcare.gov ที่ได้รับความคาดหวังอย่างสูง
หนึ่งในสาเหตุใหญ่ที่สุดของความล้มเหลวครั้งใหญ่ครั้งนี้คือการวางแผนผิดพลาด
- การประเมินค่าใช้จ่ายต่ำเกินไป: การตรวจสอบพบว่าค่าใช้จ่ายในการพัฒนาเว็บไซต์ที่คาดการณ์ไว้คือ 292 ล้านดอลลาร์ แต่ค่าใช้จ่ายจริงคือ 2.1 พันล้านดอลลาร์
- ขาดประสบการณ์: ศูนย์บริการ Medicare และ Medicaid (CMS) ขาดประสบการณ์ในการดำเนินโครงการซอฟต์แวร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งโครงการที่มีความซับซ้อนในระดับนี้
- ข้อจำกัดด้านเวลา: ผู้รับเหมาได้รับข้อมูลจำเพาะสุดท้ายเพียงไม่กี่เดือนก่อนการเปิดตัว ทำให้เวลาที่มีอยู่ถูกบีบอัดอย่างมาก
ข้อดีจากเหตุการณ์นี้คือ คุณไม่ได้เป็นคนเดียวที่วางแผนโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ 12 เดือน แต่กลับยืดเยื้อไปถึง 18 เดือนและอาจจะนานกว่านั้น
หรือบางทีคุณอาจจะให้อภัยตัวเองที่จัดสรรเวลา 15 นาทีเพื่อทำความสะอาดบ้าน แต่กลับพบว่าตัวเองยังทำความสะอาดอยู่หลังจากนั้นอีกสามชั่วโมง?
การวางแผนผิดพลาดมีผลกระทบต่อชีวิตส่วนตัวและอาชีพของเรา มันสร้างความกดดันที่ไม่จำเป็น ทำให้เราจมอยู่ในอคติของตัวเอง และก่อให้เกิดวงจรอุบาทว์ของการทำงานหนักเกินไปหรือการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ เพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ คุณจำเป็นต้องมีข้อมูล กรอบการวางแผน และความคิดที่เปิดกว้าง
วิธีหลีกเลี่ยงการวางแผนผิดพลาด
การเชื่อว่าคุณสามารถทำอะไรบางอย่างให้เสร็จได้ในเวลาที่น้อยกว่าความเป็นจริงนั้น เป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดในการตัดสินใจที่พบได้บ่อยที่สุด ทั้งในชีวิตส่วนตัวและในองค์กร
วิธีแก้ไข: ฝึกฝน ฝึกฝน และฝึกฝน การฝึกฝนเป็นสิ่งจำเป็นในการจับตัวเองไม่ให้ตกหลุมพรางของการวางแผนผิดพลาด และยิ่งต้องฝึกฝนมากขึ้นเพื่อให้กลายเป็นนิสัยในการสร้างโครงสร้างเพื่อป้องกันตัวเองไม่ให้ตกหลุมพรางนั้น
นี่คือคู่มือทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการด้วยเจตนาที่ถูกต้อง กระบวนการที่เหมาะสม และซอฟต์แวร์วางแผนกลยุทธ์อย่างClickUp
เชื่อถือข้อมูลทางประวัติศาสตร์
ดูเวลาที่ใช้ในการทำงานให้เสร็จในครั้งก่อนตั้งแต่เริ่มต้นจนจบ ใช้เทคนิคการทำนายด้วยคลาสอ้างอิง—โดยพื้นฐานแล้วคือกระบวนการทำนายอนาคตโดยอิงจากงานที่คล้ายกัน สถานการณ์ที่ผ่านมา และผลลัพธ์
โดยการวิเคราะห์ว่าโครงการที่เปรียบเทียบได้มีผลการดำเนินงานอย่างไรในอดีต คุณสามารถทำนายได้อย่างถูกต้องโดยอาศัยรูปแบบของความล่าช้า, ความท้าทาย,และความเสี่ยงทางค่าใช้จ่ายของโครงการ
- ระบุกลุ่มข้อมูลอ้างอิงที่เกี่ยวข้องจากโครงการที่คล้ายคลึงกันในอดีต
- รวบรวมข้อมูลนี้โดยอิงตามระยะเวลาที่โครงการเหล่านี้ดำเนินการ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร
- ใช้ข้อมูลนี้เพื่อกำหนดความคาดหวังที่สมจริงมากขึ้นสำหรับโครงการปัจจุบัน แทนที่จะพึ่งพาการประมาณการที่เกิดขึ้นจากสัญชาตญาณของคุณ
- สร้างแผนสำรองเพื่อแก้ไขข้อจำกัดด้านเวลา,จุดติดขัด, และอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น
การบันทึกและรักษาข้อมูลทางประวัติศาสตร์ไว้เป็นส่วนที่ยากที่สุดสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่.เครื่องมือวางแผนโครงการของClickUp ได้ถูกออกแบบมาเพื่อรวบรวมและคัดสรรข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการทำงานของคุณ.
การติดตามเวลาของ ClickUpช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบระยะเวลาที่ใช้ไปกับงานแต่ละงานได้มุมมองปริมาณงานของ ClickUpช่วยให้ทีมสามารถบันทึกความพร้อมใช้งานของตนเองและผู้จัดการโครงการสามารถจัดสรรทรัพยากรได้อย่างเหมาะสมClickUp Goalsช่วยให้คุณกำหนดเป้าหมายและติดตามความคืบหน้าได้แบบเรียลไทม์
หากคุณกำลังสร้างผลิตภัณฑ์ClickUp สำหรับการวางแผนผลิตภัณฑ์มีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อหลีกเลี่ยงการวางแผนผิดพลาด รวมถึงการประมาณการ การติดตามเวลา และแดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้ มันไม่ปล่อยให้อะไรเป็นไปตามโชคหรือความหวังที่เกินจริงของคุณเอง!
ตั้งเจตนาในการดำเนินการ
การตั้งเจตนาในการดำเนินการคือกลยุทธ์แบบ 'ถ้า-แล้ว' ที่ใช้เพื่อควบคุมพฤติกรรมของตนเองหรือสร้างนิสัย เป็นวิธีที่เรียบง่าย สมจริง และสามารถนำไปปฏิบัติได้จริงในการทำงานไปสู่เป้าหมายการจัดการโครงการ
กำหนดเจตนาในการดำเนินการที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการและเวลาที่คุณจะทำงานให้เสร็จ ใช้ประโยคแบบ 'ถ้า-แล้ว' เช่น:
- มุ่งเน้นงาน: หากฉันต้องส่งงานตามกำหนดเวลา ฉันจะเสร็จสิ้นการเขียนโค้ดภายใน x-2 วัน
- มุ่งเน้นการแก้ไขปัญหา: หากฉันป่วย ฉันจะปรับกลยุทธ์การจัดการความสามารถของฉัน และใช้เวลาของจอห์น โด เพื่อมาช่วยเหลือแทนฉัน
- มุ่งเน้นผลลัพธ์: หากงานล่าช้า ฉันจะประเมินระยะเวลาใหม่และแจ้งให้ลูกค้าทราบล่วงหน้า
- มุ่งเน้นกระบวนการ: หากมีความเกี่ยวข้องกัน ฉันจะให้ความสนใจเป็นพิเศษเพื่อให้กระบวนการทำงานราบรื่น
การใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเช่น ClickUp ช่วยให้การจัดการการพึ่งพาเป็นเรื่องง่ายและมองเห็นได้ชัดเจน.ClickUp Tasksช่วยให้คุณสามารถเชื่อมต่อสิ่งของและเพิ่มการพึ่งพาได้เพื่อให้คุณไม่พลาดสิ่งใดเลย.ใช้มุมมองแผนภูมิแกนต์เพื่อมองเห็นผลกระทบของการล่าช้าและนำมาใช้เป็นขั้นตอนแก้ไขตามความเหมาะสม.
เมื่อจำเป็น ให้ดำเนินการวิเคราะห์ SOARอย่างละเอียดถี่ถ้วนเพื่อระบุจุดแข็ง โอกาส ความมุ่งมั่น และผลลัพธ์ของคุณ
การเข้าหาโครงการในลักษณะนี้ช่วยเอาชนะอคติในแง่ดีโดยการพิจารณาสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์อย่างตั้งใจ
ลองใช้เอฟเฟกต์การแบ่งส่วน
ในด้านการศึกษา ผลกระทบจากการแบ่งส่วนมีวัตถุประสงค์เพื่อปรับปรุงผลลัพธ์การเรียนรู้โดยการแบ่งบทเรียนออกเป็นส่วนย่อย ๆ แทนที่จะเป็นองค์ประกอบต่อเนื่อง
ในการบริหารโครงการ หมายถึงการแบ่งโครงการใหญ่ให้กลายเป็นส่วนย่อย ๆ ซึ่งทำให้สามารถจัดการได้ดีขึ้น ในระหว่างที่ทำเช่นนี้ ควรพิจารณาสิ่งต่อไปนี้
- งานที่ไม่ใช่การทำงาน: บันทึกเวลาที่ใช้ในแต่ละส่วนของงาน รวมถึงการค้นคว้า การทดลอง การสนทนา ฯลฯ
- ความสม่ำเสมอ: แบ่งโครงการออกเป็นส่วนๆ ในลักษณะที่คล้ายกับแผนงานปกติของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้สามารถดูข้อมูลในอดีตที่เทียบเคียงได้สำหรับการคาดการณ์
- การวางแผนสำรอง: การวางแผนเพื่อทำแต่ละส่วนให้เสร็จแทนที่จะทำทั้งหมดในครั้งเดียว จะช่วยให้คุณพิจารณาอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นและทำงานเป็นขั้นตอนได้
ใช้วิธีการประมาณค่าสามจุด
ใช้วิธีการประมาณการแบบสามจุดเพื่อแก้ไขการวางแผนผิดพลาดและพัฒนาตารางเวลาโครงการที่เป็นจริงมากขึ้น วิธีนี้เกี่ยวข้องกับสามสถานการณ์ที่แตกต่างกันเมื่อประมาณระยะเวลาของงาน
- การประมาณการในแง่ดี: สถานการณ์ที่ดีที่สุดที่ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น
- การประมาณการที่น่าจะเป็นไปได้มากที่สุด: ผลลัพธ์ที่สมเหตุสมผลที่คุณคาดหวังไว้ตามประสบการณ์และข้อมูล
- การประมาณการแบบมองโลกในแง่ร้าย: สถานการณ์ที่เลวร้ายที่สุด ซึ่งอาจเกิดความล่าช้าอย่างมีนัยสำคัญในประเด็นต่าง ๆ
ค่าเฉลี่ยถ่วงน้ำหนักของทั้งสามนี้จะให้ค่าประมาณที่น่าจะเป็นไปได้มากที่สุดสำหรับงานนั้น ลองสร้างการประมาณค่าแบบสามจุดของคุณเองสำหรับเวลาที่ใช้ในแต่ละงานด้วยClickUp Time Estimates
อย่าคิดค้นสิ่งใหม่ในสิ่งที่คนอื่นทำสำเร็จแล้ว
ผู้จัดการโครงการมักพึ่งพาความรู้สึกเพื่อประมาณระยะเวลาที่สิ่งต่าง ๆ จะใช้ไป ซึ่งนำไปสู่การคำนวณที่ไม่จำเป็นซ้ำแล้วซ้ำเล่า หลีกเลี่ยงสิ่งนี้ด้วยเทมเพลตที่ปรับแต่งตามความต้องการของคุณ
เทมเพลตฟรีและปรับแต่งได้ของ ClickUp
แผนก่อนเริ่มโครงการ:แม่แบบเอกสารการวางแผนของ ClickUpช่วยให้ทีมโครงการประสบความสำเร็จโดยรวบรวมวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และรายการดำเนินการ นอกจากนี้ยังช่วยแบ่งงานออกเป็นส่วนย่อยที่จัดการได้ง่ายเพื่อการส่งมอบที่รวดเร็วขึ้น
การวางแผนโครงการ:แม่แบบการวางแผนโครงการของ ClickUpเป็นกรอบการทำงานที่ใช้งานง่ายสำหรับผู้เริ่มต้นในการวางแผนงานในอนาคตได้ทันที มันมอบโครงสร้างให้คุณในการพัฒนาแผน จัดระเบียบงาน จัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมที่มีผลกระทบสูง และปรับให้ทีมทำงานสอดคล้องกันทั้งหมดในที่เดียว
การตัดสินใจ:แม่แบบเอกสารกรอบการตัดสินใจของ ClickUpช่วยให้คุณชั่งน้ำหนักข้อดีและข้อเสียของการตัดสินใจใด ๆ ได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำโดย:
- การวิเคราะห์ทุกทางเลือกที่เป็นไปได้
- การระบุแนวคิดที่มีความสำคัญสูงสุดเพื่อดำเนินการต่อไป
- การปรับทีมให้สอดคล้องกับสิ่งที่สำคัญที่สุดเพื่อความสำเร็จร่วมกัน
ไม่พบสิ่งที่คุณต้องการใช่ไหม?ลองตรวจสอบเทมเพลตการวางแผนกลยุทธ์ฟรีสิบแบบเหล่านี้เพื่อสร้างกรอบการทำงานสำหรับใช้กับการตัดสินใจใด ๆ ที่คุณต้องการ
เป็นคนมองโลกในแง่ร้าย
ภูมิปัญญาทั่วไปกล่าวว่า คนที่มองโลกในแง่ร้ายมีแนวโน้มที่จะรอดชีวิตจากวันสิ้นโลกซอมบี้มากกว่า เพราะพวกเขาจะระมัดระวังตัวอยู่เสมอ วางแผนรับมือกับสถานการณ์เลวร้ายที่สุด ตัดสินใจในเรื่องยากๆ และละทิ้งอคติเดิมๆ
แม้ว่าการบริหารโครงการจะไม่ใช่การเผชิญหน้ากับซอมบี้เสมอไป แต่การมองโลกในแง่ร้ายเล็กน้อยก็มีประโยชน์
มุมมองที่มองโลกในแง่ร้ายนำไปสู่การประเมินที่สมจริงมากขึ้น โดยมีการสร้างบัฟเฟอร์และแผนสำรองไว้ล่วงหน้า มันจะผลักดันให้คุณมองย้อนกลับไปที่ข้อมูลในอดีตและระบุทุกสิ่งที่อาจผิดพลาดได้ ทำให้คุณมีความเข้าใจที่สมเหตุสมผลมากขึ้นเกี่ยวกับจุดแข็งและจุดอ่อนของคุณ
อะไรจะดีไปกว่าคนมองโลกในแง่ร้าย? คนมองโลกในแง่ร้ายที่มีเครื่องมือที่เหมาะสมในการมองเห็นแผนโครงการและประเมินมัน
ทุกสิ่งยกเว้นอคติ: หลีกเลี่ยงความผิดพลาดในการวางแผนด้วย ClickUp
แดเนียล คาห์นีมัน ในหนังสือของเขา 'คิดเร็ว คิดช้า' กล่าวว่า: "พวกเราส่วนใหญ่มองโลกในแง่ดีเกินไปกว่าความเป็นจริง มองคุณลักษณะของเราในแง่ดีเกินไปกว่าความเป็นจริง และมองเป้าหมายที่เราตั้งไว้ว่าสามารถบรรลุได้มากกว่าความเป็นจริง "
สิ่งที่เฟอร์ดินานด์ เดอ เลสซิปส์ ทำไม่ได้สหรัฐอเมริกาสามารถทำได้สำเร็จด้วยโครงการคลองปานามา พวกเขาทำตามตำราอย่างครบถ้วน ใช้ข้อมูลทางประวัติศาสตร์อย่างขยันขันแข็งเพื่อประมาณการที่เป็นจริง วางแผนสำหรับทุกผลลัพธ์ที่อาจเกิดขึ้น ทำการสำรวจอย่างละเอียดถี่ถ้วน และจัดให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องมีส่วนร่วมในโครงการ พวกเขาสามารถทำโครงการนี้สำเร็จภายในเวลาสิบปี
แม้จะมีตัวอย่างมากมายที่เตือนถึงสิ่งนี้ ความผิดพลาดในการวางแผนเป็นอคติทางความคิดที่แพร่หลายซึ่งทำให้บุคคลและทีมประเมินเวลา ค่าใช้จ่าย และความเสี่ยงของงานและโครงการในอนาคตต่ำเกินไป
แม้ว่าคุณจะสามารถใช้ความตั้งใจทั้งหมดเพื่อหลีกเลี่ยงมันได้ แต่การจัดตั้งระบบที่เหมาะสมอาจช่วยได้มากกว่า
ซอฟต์แวร์แก้ปัญหาและการจัดการความเสี่ยงอย่าง ClickUp เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับการตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลและสมจริง ด้วยคุณสมบัติการจัดการโครงการ การเน้นข้อมูล แม่แบบที่ใช้งานง่าย และ AI ที่ออกแบบมาเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ ClickUp จะจัดระเบียบความคิดของคุณและทำให้การตัดสินใจของคุณชัดเจนขึ้น ลองใช้ ClickUp ดูสิทดลองใช้ ClickUp ฟรีวันนี้