ระบบ GTD เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการจัดระเบียบ: คู่มือปฏิบัติ

เคยรู้สึกเหมือนกำลังจมอยู่ในทะเลของงานและหน้าที่ที่พยายามจะตามให้ทันกับงาน ครอบครัว และทุกสิ่งที่ชีวิตโยนมาให้บ้างไหม? มันเกิดขึ้นกับทุกคน แม้แต่คนที่เก่งที่สุดก็ตาม แต่มีทางออก: ระบบ Getting Things Done (GTD) 🛟

ระบบ GTD ซึ่งคิดค้นโดยกูรูด้านการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน David Allen มุ่งเน้นที่การลดความเครียดและความไม่แน่นอนที่มาพร้อมกับการทำงานที่ไม่มีวันสิ้นสุด มันนำเสนอวิธีการจัดการงานที่มีโครงสร้าง ช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพและการจัดการเวลา ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้เป็นระเบียบ และเปลี่ยนความคิดที่กระจัดกระจายให้กลายเป็นแผนการปฏิบัติที่เป็นรูปธรรม

ในคู่มือฉบับสมบูรณ์นี้ เราจะอธิบายหลักการง่ายแต่ทรงพลังของ GTD ให้คุณเข้าใจอย่างถ่องแท้ เพื่อให้คุณสามารถจัดการกับรายการสิ่งที่ต้องทำและควบคุมเวลาและชีวิตของคุณได้ นอกจากนี้ เราจะแสดงวิธีการนำหลักการพื้นฐานของ GTD ไปใช้ผ่านClickUp แพลตฟอร์มชั้นนำด้านการเพิ่มประสิทธิภาพและการจัดการโครงการ

ระบบ GTD: ต้นกำเนิด

ระบบ GTD มีต้นกำเนิดย้อนกลับไปถึงช่วงต้นทศวรรษ 1980 เมื่อเดวิด อัลเลน ซึ่งปัจจุบันเป็นที่ปรึกษาด้านการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่มีชื่อเสียง เริ่มสอนองค์กรและบุคคลทั่วไปเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงประสิทธิภาพและลดความเครียด

อัลเลนพบว่าหลายคนไม่สามารถรับมือกับสภาพแวดล้อมการทำงานสมัยใหม่ที่มีลักษณะของการถูกรบกวนอย่างต่อเนื่อง ปริมาณงานที่เพิ่มขึ้น และลำดับความสำคัญที่เปลี่ยนแปลงได้ เขาสังเกตเห็นว่าความซับซ้อนและปริมาณข้อมูลที่เพิ่มขึ้นในชีวิตส่วนตัวและอาชีพของบุคคลกำลังส่งผลกระทบต่อสุขภาพกายและจิตใจของพวกเขา ผลกระทบที่เห็นได้ชัดที่สุดที่อัลเลนสังเกตได้ ได้แก่:

เพื่อแก้ไขปัญหาการจัดการชีวิตที่วุ่นวายในโลกที่ซับซ้อนมากขึ้น อัลเลนได้พัฒนาแนวทางที่ปฏิวัติวงการในการจัดการชีวิตการทำงาน: ระบบ GTD ซึ่งถูกแนะนำครั้งแรกในปี 2001 โมเดลนี้เน้นการบันทึกทุกงานและแนวคิด จัดระเบียบงานให้เป็นหมวดหมู่ที่จัดการได้ อัปเดตรายการงานอย่างสม่ำเสมอ และดำเนินการตามลำดับความสำคัญ

มีรากฐานมาจากวินัยในตนเอง วิธีการ GTD ช่วยให้คุณสามารถลดภาระของคุณและหลีกเลี่ยงความเสียใจจากการไม่ได้ทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จ ซึ่งนำไปสู่ประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้นและความพึงพอใจในชีวิต มาเจาะลึกถึงหลักการพื้นฐานของมันกันเถอะ

อ่านเพิ่มเติม: กำลังดิ้นรนกับวินัยในตนเองอยู่หรือไม่?ลองดูตัวอย่างและเคล็ดลับที่สามารถช่วยให้คุณสร้างนิสัยที่ดีขึ้นได้

ระบบ Getting Things Done (GTD) คืออะไร?

ระบบ GTD เป็นวิธีการปฏิบัติที่ใช้งานได้จริงในการจัดการงานและความรับผิดชอบต่าง ๆ อย่างมีประสิทธิภาพและง่ายดาย เป็นแนวทางที่มีโครงสร้างชัดเจนในการบริหารงานที่ช่วยลดภาระทางจิตใจจากการต้องคอยจดจำรายการสิ่งที่ต้องทำทั้งในชีวิตส่วนตัวและงานอาชีพ

ระบบเพิ่มประสิทธิภาพนี้ถูกสร้างขึ้นบนหลักการของ การย้ายงานออกจากความคิดและเข้าสู่ระบบภายนอก ซึ่งจะช่วยปลดปล่อยทรัพยากรทางความคิดของคุณ ทำให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่อยู่ตรงหน้าได้โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับสิ่งที่จะตามมา

กระบวนการทำงานแบบ GTD ประกอบด้วย ห้าขั้นตอนสำคัญ ดังนี้:

หนังสือแนะนำ: การจัดการงานให้เสร็จสิ้นโดย เดวิด อัลเลน

เพื่อความเข้าใจที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นเกี่ยวกับระบบ GTDหนังสือที่สร้างชื่อเสียงให้กับเดวิด อัลเลนเรื่องGetting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity คือแหล่งข้อมูลที่ขาดไม่ได้ หนังสือเล่มนี้ถือเป็นคู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับวิธีการ GTD อัดแน่นไปด้วยข้อคิดและคำแนะนำที่นำไปใช้ได้จริงจากผู้คิดค้นระบบเองโดยตรง ออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณรับมือกับความซับซ้อนของชีวิตการทำงานยุคใหม่ พร้อมมอบกลยุทธ์ในการจัดการงานและความรับผิดชอบอย่างมีประสิทธิภาพ

อัลเลนเจาะลึกถึงแง่มุมทางจิตวิทยาของประสิทธิภาพการทำงาน โดยอธิบายว่าทำไมรายการสิ่งที่ต้องทำแบบดั้งเดิมและเทคนิคการจัดการเวลาจึงมักไม่ประสบความสำเร็จ วิธีการของเขา มุ่งเน้นไปที่การปลดปล่อยจิตใจของคุณ ช่วยให้คุณสามารถจดจ่อกับงานที่ทำอยู่และสร้างสรรค์ได้มากขึ้น รูปแบบการเขียนเป็นแบบสนทนาและน่าสนใจ ทำให้แนวคิดที่ซับซ้อนเข้าใจได้ง่าย

อย่าให้ระบบ GTD ที่ซับซ้อนในตอนแรกทำให้คุณรู้สึกท้อแท้ไปเสียก่อน หนังสือเล่มนี้ได้แยกกระบวนการออกเป็นส่วน ๆ ที่สามารถจัดการได้ พร้อมให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์และคำอธิบายที่ชัดเจนในทุกขั้นตอน นี่คือแหล่งข้อมูลที่คุณสามารถกลับมาใช้ได้ครั้งแล้วครั้งเล่าเพื่อค้นหาข้อมูลใหม่ ๆ ที่จะช่วยคุณให้บรรลุเป้าหมายด้านประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

โบนัส: ผู้ที่สนใจสามารถสำรวจหนังสืออื่นๆเกี่ยวกับการมีสมาธิได้ที่นี่

5 ขั้นตอนของระบบ GTD

ในหนังสือ Getting Things Done เดวิด อัลเลน ได้ถ่ายทอดคำคมของมาร์ก ทเวนไว้ว่า: ความลับของการก้าวไปข้างหน้าคือการเริ่มต้น ความลับของการเริ่มต้นคือการแบ่งงานที่ซับซ้อนและท่วมท้นออกเป็นงานย่อย ๆ ที่สามารถจัดการได้ แล้วเริ่มต้นทำจากงานแรก

ปรัชญานี้เป็นรากฐานสำคัญของระบบ GTD และขั้นตอนหลักทั้งห้า มาดูแต่ละขั้นตอนอย่างละเอียดกัน

ขั้นตอนที่ 1: บันทึก

เมื่อใดก็ตามที่มีสิ่งใดผุดขึ้นมาในความคิด—ไม่ว่าจะเป็นงานที่ต้องทำ, กิจกรรม, ไอเดีย, หรือคำแนะนำเกี่ยวกับหนังสือ—ขั้นตอนแรกของระบบ GTD จะแนะนำให้คุณบันทึก มันไว้ทันที ซึ่งหมายถึงการเก็บข้อมูลไว้ในระบบภายนอก ที่อัลเลนเรียกว่า กล่องรับข้อมูล 📥

กล่องขาเข้าอาจเป็นแหล่งเก็บข้อมูลทางกายภาพหรือดิจิทัลใด ๆ ก็ได้ ตราบใดที่คุณไม่ได้เก็บข้อมูลนั้นไว้ในสมองของคุณ (ตามที่อัลเลนกล่าวไว้ว่า สมองของคุณเป็นสำนักงานที่แย่มาก). สิ่งนี้ทำให้ทุกอย่างถูกบันทึกไว้อย่างเป็นระเบียบ ไม่มีอะไรสูญหายในระหว่างการจัดการ และความคิดไม่หลุดลอยไปไหน.

ดังที่เดวิด อัลเลนกล่าวไว้ว่า – จิตใจของคุณมีไว้สำหรับคิดไอเดีย ไม่ใช่เก็บมันไว้ ดังนั้น จงเขียนทุกสิ่งที่วนเวียนอยู่ในหัวของคุณ ไม่ว่าจะเป็นงานหรือไอเดีย ลงในระบบที่คุณไว้ใจ ไม่ว่าจะเป็นกระดาษและปากกาแบบดั้งเดิมหรือแอป GTD ดิจิทัล และไม่ต้องกังวลว่าบันทึกของคุณจะไม่มีโครงสร้างหรือดูยุ่งเหยิง—คุณจะจัดระเบียบมันในขั้นตอนถัดไป

Allen แนะนำให้เริ่มต้นด้วยการจับความคิดโดยการทำสิ่งที่เขาเรียกว่า การกวาดความคิดของห่วงที่เปิดอยู่ ซึ่งหมายถึงการค้นหาความคิดในจิตใจของคุณอย่างกระตือรือร้นที่อาจต้องการการกระทำในบางจุดในอนาคต แม้ว่าคุณจะไม่ได้คิดถึงมันอยู่ก็ตาม

เป้าหมายของการจับความคิด? การปลดปล่อยพื้นที่ทางจิตใจเพื่อการทำงานอย่างมีสมาธิ โดยการบันทึกทุกสิ่งที่ดึงดูดความสนใจของคุณเมื่อมันเกิดขึ้น ตามที่ Allen กล่าว: ความลับที่ยิ่งใหญ่เกี่ยวกับเป้าหมายและวิสัยทัศน์ไม่ใช่สิ่งที่พวกเขาอธิบายในอนาคต แต่เป็นการเปลี่ยนแปลงในปัจจุบันที่พวกเขาสร้างขึ้น

ขั้นตอนที่ 2: ชี้แจงให้ชัดเจน

เมื่อคุณได้เขียนทุกอย่างลงไปแล้ว ขั้นตอนต่อไปของ GTD คือการทำให้ชัดเจนขึ้น ซึ่งหมายถึงการผ่านทุกสิ่งทุกอย่างในกล่องข้อความที่คุณสร้างไว้ในขั้นตอนก่อนหน้า และให้มันมีความหมายและโครงสร้าง

ที่สำคัญที่สุด คุณต้องตัดสินใจว่าสิ่งของเหล่านั้นสามารถดำเนินการได้หรือไม่

หากรายการนั้นสามารถดำเนินการได้ คุณสามารถคิดว่าเป็นงานและกำหนดขั้นตอนถัดไปเพื่อดำเนินการต่อไปได้—นี่คือวิธีการ:

ในทางกลับกัน หากรายการนั้นไม่สามารถดำเนินการได้ คุณสามารถเลือกที่จะทิ้งมัน ระงับไว้เพื่อพิจารณาดำเนินการในอนาคต หรือจัดเก็บไว้เป็นข้อมูลอ้างอิง 🗑️

กระบวนการชี้แจงนี้ช่วยให้คุณคัดแยกสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไป ระบุงานที่มีความสำคัญอย่างแท้จริง และกำจัดงานที่ไม่คุ้มค่ากับเวลาของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: จัดระเบียบ

การจัดระเบียบมักทำไปพร้อมกับการชี้แจงให้ชัดเจน และทั้งหมดนี้คือการ ปูทางสำหรับการดำเนินการจริง ของงานที่ได้บันทึกและชี้แจงไว้ในสองขั้นตอนก่อนหน้านี้ ยิ่งคุณจัดระเบียบงานได้ดีเท่าไร ขั้นตอนถัดไป (การมีส่วนร่วม) ก็จะยิ่งง่ายขึ้นเท่านั้น

Allen แนะนำให้คุณจัดระเบียบงานของคุณเป็น หมวดหมู่ลำดับชั้นต่างๆ เช่น พื้นที่ที่เน้น, โครงการ, และรายการที่สามารถดำเนินการได้ คุณสามารถจัดประเภทงานของคุณตามป้ายกำกับและแท็กต่างๆ ที่คุณกำหนดให้ คุณสามารถจัดกลุ่มงานตามวันที่ครบกำหนด, ความเร่งด่วน, ความสำคัญ, หรือแม้แต่เวลาที่แต่ละงานต้องการ ทั้งหมดนี้คือการสร้างระบบที่เหมาะกับคุณ

ความสม่ำเสมอเป็นสิ่งสำคัญ ในขั้นตอนนี้ ยึดมั่นกับวิธีการจัดระเบียบที่คุณเลือกไว้ แล้วคุณจะพบว่างานต่างๆ ดูจัดการได้ง่ายขึ้น คุณจะเริ่มเห็นความก้าวหน้าและรู้สึกถึงความสำเร็จ

จำคำพูดของอัลเลนไว้: คุณสามารถทำอะไรก็ได้ แต่ไม่สามารถทำทุกอย่างได้

ขั้นตอนที่ 4: มีส่วนร่วม

การมีส่วนร่วมคือ การลงมือทำ คุณได้วางรากฐานที่มั่นคงไว้แล้ว ดังนั้นถึงเวลาที่จะเชื่อมั่นในระบบและลงมือทำ จุดประสงค์ทั้งหมดของขั้นตอนก่อนหน้านี้คือการให้คำตอบอย่างสม่ำเสมอกับคำถามว่า: จะทำอะไรต่อไป?

พิจารณาบริบทของคุณ เวลาที่มี ระดับพลังงานและความสำคัญของงาน อย่าเพิ่งพุ่งไปที่งานที่ดูน่าสนใจที่สุดเพียงอย่างเดียว จงมีกลยุทธ์ ปฏิบัติตามระบบของคุณ และปล่อยให้มันเป็นแนวทาง

ตามที่อัลเลนกล่าวไว้: เมื่อมีการดำเนินการที่ถูกต้องเพียงพอแล้ว สถานการณ์บางอย่างจะเกิดขึ้นซึ่งตรงกับภาพที่คุณวาดไว้ในตอนแรกอย่างใกล้ชิดพอที่คุณจะเรียกได้ว่าเสร็จสิ้นแล้ว

ขั้นตอนที่ 5: ทบทวน

ขั้นตอนการทบทวนของระบบ GTD คือการป้องกันเชิงกลยุทธ์ของคุณต่อความวุ่นวาย ทำให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรหลุดรอดไป ขั้นตอนนี้ต้องการให้คุณ ทบทวนรายการงานของคุณอย่างสม่ำเสมอ จัดเรียงและปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น เพื่อให้ระบบของคุณทันสมัยอยู่เสมอ 🌸

นี่คือโอกาสของคุณที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างอยู่ในที่ที่ถูกต้อง และคุณกำลังมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ถูกต้อง คุณอาจพบว่าบางภารกิจไม่มีความเกี่ยวข้องอีกต่อไป ในขณะที่บางภารกิจอาจกลายเป็นเรื่องด่วนอย่างกะทันหัน นี่คือเวลาที่คุณควรประเมินเป้าหมายของคุณอีกครั้ง ปรับภารกิจของคุณให้สอดคล้องกับ 우선순위ของคุณ

ระบบ GTD ประกอบด้วยการทบทวนสองประเภท:

เดวิด อัลเลน ถือว่าการทบทวนประจำสัปดาห์เป็น "ปัจจัยสำคัญสู่ความสำเร็จ" เพราะการทบทวนระบบของคุณอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้คุณไม่เพียงแค่ยุ่ง แต่ยังมีสมาธิกับงานที่ถูกต้อง

การใช้งานระบบ GTD ที่ได้รับความนิยม

ไม่นานหลังจากที่อัลเลนแนะนำระบบ GTD ในปี 2001 ระบบนี้ก็กลายเป็นหนึ่งในวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพที่ได้รับความนิยมและถูกพูดถึงมากที่สุด โดยเฉพาะในกลุ่มผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีและความรู้ที่กำลังเติบโตในสหรัฐอเมริกา

แนวคิดของอัลเลนได้รับการนำเสนอและถกเถียงอย่างต่อเนื่องในนิตยสารชั้นนำตลอดช่วงปี 2000 ถึงต้นปี 2010ในบทความปี 2005 นิตยสาร Wired ได้กล่าวถึงระบบ GTD ว่าเป็น ลัทธิใหม่แห่งยุคข้อมูลขณะที่นิตยสาร Timeในปี 2007 ได้ขนานนามว่าเป็น หนังสือธุรกิจแนวพัฒนาตนเองที่นิยามยุคสมัย

นอกจากนี้ ระบบ GTD ยังถูกกล่าวถึงบ่อยครั้งในบล็อกอินเทอร์เน็ตยอดนิยมในขณะนั้น เช่นLifehackerและ The Simple Dollar ซึ่งปัจจุบันได้ปิดตัวลงแล้ว นอกจากนี้ยังได้รับการส่งเสริมจากบุคคลสาธารณะ เช่น โฮเวิร์ด สเติร์น ผู้ดำเนินรายการวิทยุ และเมอร์ลิน แมนน์ นักเขียนบล็อกและพอดแคสเตอร์ ในขณะเดียวกัน บริษัทข้ามชาติหลายแห่ง เช่น เจเนอรัล มิลส์ และซีอีโอของพวกเขา ได้นำหลักการของระบบ GTD ไปประยุกต์ใช้ในกระบวนการดำเนินงานของพวกเขา

แม้ว่าระบบ GTD จะไม่ได้รับความนิยมเท่าที่เคยเป็นเมื่อสองทศวรรษที่แล้วและแม้จะเผชิญกับเสียงวิจารณ์อยู่บ้าง แต่ ความเรียบง่ายและความยืดหยุ่น ของมันยังคงทำให้เป็นวิธีการจัดการเวลาและงานที่ได้รับความนิยมในหมู่ผู้เชี่ยวชาญ นักเรียน และผู้ปกครองที่อยู่บ้านเช่นกัน

เคล็ดลับเพิ่มเติม: เริ่มนำขั้นตอนระบบ GTDไปใช้ด้วยเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ฟรีเหล่านี้!

ตัวอย่างระบบ Getting Things Done

ลองนึกภาพว่าคุณเป็นผู้จัดการฝ่ายการตลาดที่ดูแลแคมเปญการตลาดที่ทะเยอทะยาน นี่คือวิธีที่คุณสามารถนำระบบGTDมาใช้เพื่อปรับปรุงการจัดการเวลาและประสิทธิภาพการทำงาน เอาชนะงานต่างๆ และทำให้โครงการประสบความสำเร็จ:

ความท้าทายในการใช้ระบบ Getting Things Done

ในขณะที่ระบบ GTD สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทั้งในด้านอาชีพและส่วนตัวได้อย่างมาก แต่ก็ไม่ได้ปราศจากความท้าทายที่คุณอาจต้องเผชิญ หนึ่งในความท้าทายที่โดดเด่นที่สุดคือ:

โชคดีที่มีวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพและการจัดการงานอื่น ๆ ที่คุณสามารถใช้ได้ทั้งเป็นทางเลือกหรือเป็นเครื่องมือเสริมให้กับระบบ GTD วิธีการเหล่านี้ที่โดดเด่นที่สุดได้แก่:

หากคุณบอกคุณว่าคุณยังสามารถใช้ระบบ GTD ได้โดยไม่ต้องยอมรับข้อจำกัดของมันหรือหันไปใช้ทางเลือกอื่น ๆ ได้หรือไม่? ข่าวดี! คุณไม่ต้องประนีประนอมกับ ClickUp แพลตฟอร์มเพิ่มประสิทธิภาพแบบครบวงจรที่ให้คุณใช้เทคนิคใด ๆ ที่คุณชอบเพื่อจัดการงานและเวลาของคุณเหมือนมืออาชีพ!

วิธีการนำระบบ GTD ไปใช้กับ ClickUp

ด้วยเทมเพลตสำเร็จรูปกว่า 1,000 แบบ เครื่องมือการทำงานร่วมกันและการจัดการเวลาที่หลากหลาย และมุมมองที่ปรับแต่งได้มากกว่า 15 แบบเพื่อให้คุณควบคุมงานและโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ClickUp มอบทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อปลดล็อกศักยภาพในการทำงานอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อน 💪

หากคุณเป็นผู้ใช้ใหม่ของระบบ GTD และต้องการทางลัดในการตั้งค่าทุกอย่าง คุณจะชื่นชอบเทมเพลต GTD ของ ClickUp อย่างแน่นอน พวกมันมอบกรอบการทำงานที่เตรียมไว้ล่วงหน้าสำหรับการจับภาพ การประมวลผล และการทำให้งานของคุณเสร็จสมบูรณ์ นี่คือตัวเลือกที่เราแนะนำ:

มาดูกันว่า คุณสามารถใช้ ClickUp เพื่อนำไปใช้แต่ละขั้นตอนของระบบ GTD ได้อย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร: 👇

ขั้นตอนที่ 1: จับภาพทุกอย่าง

อย่าเครียดกับการจัดระเบียบหรือรายละเอียดทุกอย่าง ขั้นตอนแรกคือการนำความคิดของคุณออกจากหัวและไปสู่สถานที่ที่เข้าถึงได้ง่ายและรวมศูนย์

ClickUp ช่วยให้คุณบันทึกความคิดและไอเดียได้อย่างง่ายดายด้วยฟีเจอร์ Notepad เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจดบันทึกเตือนความจำสั้น ๆบันทึกการประชุม หรือสิ่งใดก็ตามที่นึกขึ้นมาได้ทันที เพียงคลิกที่ไอคอนสมุดโน้ตที่มุมขวาล่างของหน้าจอ คุณก็พร้อมใช้งานทันที โน้ตแต่ละรายการจะมีชื่อเรื่องและวันที่กำกับไว้ และคุณยังสามารถขยายหรือเพิ่มเติมรายละเอียดในภายหลังได้อีกด้วย

หากคุณต้องการยกระดับการจดบันทึกของคุณไปอีกขั้น ให้ใช้ClickUp Docs ซึ่งเป็นโปรแกรมแก้ไขข้อความและระบบจัดการเอกสารของแพลตฟอร์มนี้ ช่วยให้คุณสร้าง แก้ไข และทำงานร่วมกันบนเอกสารได้แบบเรียลไทม์

โดยการเพิ่มลิงก์, รูปภาพ, บุ๊กมาร์ก, และตารางเข้าไปในเอกสาร คุณสามารถเพิ่มความลึกและความเกี่ยวข้องให้กับความคิดของคุณได้ดีขึ้นเพื่อจับภาพสิ่งต่าง ๆ ที่เราพูดถึงก่อนหน้านี้ได้ดีขึ้น คุณยังสามารถสร้างหน้าเว็บย่อยแบบซ้อน, เชื่อมต่อเอกสารเข้าด้วยกัน, และสร้างหมวดหมู่เพื่อให้สามารถเข้าถึงและค้นหาได้ง่ายขึ้น

ขั้นตอนที่ 2: ทำความเข้าใจให้ชัดเจน สิ่งต่างๆ

ด้วยความคิด ความคิดเห็น ภาพ และลิงก์ของคุณที่ถูกบันทึกและจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบใน Notepad และ Docs ของคุณแล้ว ถึงเวลาที่จะตัดสินใจว่าจะทำอะไรกับสิ่งเหล่านั้น หากคุณพิจารณาว่าสิ่งใดสามารถดำเนินการได้ให้สร้างงานสำหรับมันโดยใช้ ClickUp Tasks ชุดเครื่องมือจัดการงานที่ทรงพลังของแพลตฟอร์มนี้

ในแต่ละงานของ ClickUp คุณสามารถอธิบายสิ่งที่ต้องทำ แบ่งงานออกเป็นงานย่อย กำหนดความคิดเห็นสำหรับตัวคุณเองหรือทีมของคุณเพื่อข้อมูลเพิ่มเติม หรือเพิ่มการแจ้งเตือนได้

คุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณชี้แจงแต่ละงานได้อย่างละเอียดที่สุดโดยการเพิ่มรูปภาพ ลิงก์ หรือเอกสารทั้งหมดเป็นวัสดุอ้างอิง คุณยังสามารถแนบรายการตรวจสอบและรายการที่ต้องทำและกำหนดวันที่ครบกำหนดสำหรับงานที่ซับซ้อนกว่าที่คุณจะไม่สามารถทำเสร็จได้ในทันที

ClickUp ยังให้คุณเพิ่มระดับความสำคัญให้กับงานของคุณเพื่อกำหนดลำดับการดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบ GTD มีทั้งหมดสี่ระดับ: ด่วน, สูง, ปกติ, และ ต่ำ แต่ละระดับมีธงแสดงระดับความสำคัญที่มีสีแตกต่างกันเพื่อการระบุที่ง่าย

ขั้นตอนที่ 3: จัดระเบียบ

ตอนนี้คุณได้เพิ่มรายละเอียดให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้กับงานของคุณแล้ว ถึงเวลาที่จะจัดระเบียบและจัดกลุ่มงานเหล่านั้นตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้ เช่น ความซับซ้อน บริบท ระดับความพยายาม ความสำคัญ และอื่นๆ

หากคุณต้องการเกณฑ์เพิ่มเติมสำหรับการกรองและจัดเรียงงาน คุณสามารถติดป้ายกำกับด้วยแท็กงาน หรือสร้าง ฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อเพิ่มระดับการจัดระเบียบเพิ่มเติมได้ ด้วยการสร้างความสัมพันธ์และการพึ่งพา คุณสามารถข้ามไปยังงานที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็วและจัดลำดับการดำเนินการที่ชัดเจน

ด้วยคุณสมบัติลำดับชั้นของ ClickUp คุณสามารถนำวิธีการ GTD มาใช้ได้อย่างเต็มที่โดยการจัดระเบียบงานของคุณเพื่อการปรับปรุงและการดำเนินการ มันช่วยให้คุณจัดเรียงงานที่มีคุณลักษณะร่วมกันเป็นรายการ ในขณะที่หลายรายการที่เกี่ยวข้องสามารถรวมกันเป็นโฟลเดอร์ได้ คุณสามารถจัดกลุ่มโฟลเดอร์หลาย ๆ โฟลเดอร์เข้าด้วยกันเป็นพื้นที่ ซึ่งเป็นหน่วยการจัดระเบียบที่กว้างที่สุดใน ClickUp Workspace

ClickUp มีคุณสมบัติพิเศษอีกอย่างหนึ่งสำหรับการจัดกลุ่มและติดตามงานที่เกี่ยวข้อง—เป้าหมาย ClickUp ใช้เพื่อกำหนดเป้าหมายที่สามารถวัดผลได้และมีกรอบเวลาสำหรับการทำโครงการระยะยาวและวัตถุประสงค์ของคุณให้สำเร็จ และติดตามความคืบหน้าของคุณโดยอัตโนมัติ คุณยังสามารถสร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับเป้าหมายส่วนตัวและทีมที่สำคัญได้อีกด้วย

ขั้นตอนที่ 4: มีส่วนร่วมและลงมือทำอย่างเต็มที่

ขั้นตอน Engage คือช่วงเวลาที่คุณต้องลงมือทำอย่างจริงจังและเผชิญหน้ากับงานของคุณอย่างตรงไปตรงมา เมื่อจิตใจปลอดโปร่งและทุกอย่างถูกจัดระเบียบเรียบร้อยแล้ว สิ่งที่เหลืออยู่ก็คือ ลงมือทำให้สำเร็จ

ClickUp สามารถช่วยคุณในขั้นตอนนี้ของระบบ GTD ด้วยคุณสมบัติการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์และการจัดการเวลาที่ช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน นี่คือสิ่งที่เราชื่นชอบ:

ขั้นตอนที่ 5: ทบทวนกระบวนการ

การตรวจสอบความคืบหน้าและสถานะเป็นสิ่งสำคัญในการทำให้ระบบ GTD ของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ การทบทวนและปรับปรุงรายการงานของคุณอย่างสม่ำเสมอช่วยให้มั่นใจว่าคุณกำลังเดินหน้าไปในทิศทางที่ถูกต้อง นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างกะทันหัน ระบุจุดที่ควรปรับปรุง และทบทวนผลงานของคุณได้

มุมมองที่ปรับแต่งได้ของ ClickUp ช่วยให้คุณมองเห็นและติดตามงานและโครงการของคุณได้จากทุกมุมมองที่เป็นไปได้ เพื่อให้คุณสามารถเฝ้าดูความคืบหน้าได้อย่างใกล้ชิด คุณจะพบมุมมองต่อไปนี้ที่มีประโยชน์อย่างยิ่งในบริบทของระบบ GTD:

ClickUp: ทางเลือกที่สมบูรณ์แบบสำหรับการเชี่ยวชาญ GTD

ในขณะที่วิธีการ GTD มีความยอดเยี่ยมในการจัดระเบียบความคิดและโครงสร้างงานของคุณ แต่มันไม่ได้เพิ่มชั่วโมงในหนึ่งวันของคุณอย่างมหัศจรรย์ หากคุณมีงานล้นมือ การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็น

ดังที่เดวิด อัลเลนเน้นย้ำว่า ขณะนี้คือช่วงเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการ ควบคุมสิ่งที่เราสามารถทำได้ ด้วยคนที่เหมาะสม และในเวลาที่เหมาะสม

ด้วยคุณสมบัติและเทมเพลตที่หลากหลายของ ClickUp การนำระบบ GTD มาใช้กลายเป็นเรื่องง่ายกว่าที่เคยสมัครวันนี้ฟรีเพื่อควบคุมเวลาของคุณและ ทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จได้อย่างง่ายดาย! 👏