10 แม่แบบฟรีสำหรับการจัดการงานด้วย Getting Things Done (GTD) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

สำหรับบางทีม ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ขั้นตอนการปฏิบัติ แต่เป็นขั้นตอนการวางแผนที่มักจะทำให้ปวดหัว การคิดเกี่ยวกับงานและตัดสินใจว่าจะทำอะไรบ้างนั้น มักจะเป็นขั้นตอนที่น่าเบื่อที่สุดของทุกความพยายาม ไม่ว่าจะเป็นการส่วนตัวหรือในเชิงวิชาชีพ

โชคดีที่มีทางออกที่เหมาะเจาะสำหรับปัญหาการวางแผนของคุณ: แม่แบบ Getting Things Done (GTD)! ใช้พวกมันเพื่อทำให้การจัดการงานเป็นเรื่องง่าย และมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญในตอนท้ายของวัน—การกระทำ

เพื่อช่วยให้คุณค้นหาเครื่องมือวางแผนงานที่เหมาะสมที่สุด เราได้รวบรวม 10 อันดับเทมเพลต GTD ฟรี ที่ดีที่สุดไว้ให้แล้ว เราจะสำรวจความสามารถของแต่ละเทมเพลตและแนะนำวิธีใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

เทมเพลต GTD คืออะไร?

การจัดการงานให้เสร็จสิ้น (GTD)เป็นวิธีการจัดการงานที่พัฒนาโดยเดวิดอัลเลน ผู้เชี่ยวชาญด้านการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่มีชื่อเสียง จุดประสงค์ของ GTD คือเพื่อช่วยให้ผู้คนเอาชนะความวิตกกังวลที่เกี่ยวข้องกับงานและบรรลุเป้าหมายของพวกเขาผ่านขั้นตอนง่ายๆห้าขั้นตอน:

ส่วนสำคัญของระบบ GTD คือ "เครื่องมือรวบรวม" หรือก็คือแม่แบบที่ใช้เชื่อมโยงทุกอย่างเข้าด้วยกัน แม่แบบ GTD เป็น กรอบงานที่สร้างไว้ล่วงหน้าซึ่งช่วยให้คุณสามารถรวบรวม จัดระเบียบ และ จัดลำดับความสำคัญของงานพร้อมติดตามความคืบหน้าของแต่ละขั้นตอนได้

ด้วยเทมเพลต GTD คุณสามารถ วางแผนและดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยแผนที่ชัดเจนอยู่ตรงหน้า ทำให้ยากที่จะมองข้ามงานสำคัญหรือกำหนดเวลาที่ใกล้จะถึง การรู้ว่าคุณต้องทำอะไร จะช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่การส่งมอบผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการเติบโตส่วนบุคคลหรือทางอาชีพ ?

อะไรคือสิ่งที่ทำให้เทมเพลต GTD ดี?

เทมเพลตสำหรับการจัดการงานที่เหมาะสมควรมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้:

10 แม่แบบ GTD ที่ดีที่สุดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคล

อย่าเสียเวลาไปกับการคิดถึงงานมากกว่าการลงมือทำ ใช้หนึ่งใน 10 แม่แบบ GTD ที่ยอดเยี่ยมเหล่านี้และประหยัดเวลาของคุณ!

ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ชำนาญการ GTD หรือเพิ่งเริ่มต้นกับวิธีการนี้ เทมเพลตเหล่านี้จะมอบความชัดเจนและความควบคุมให้กับ กระบวนการทำงานประจำวันของคุณ. และที่สำคัญคือ ฟรี!

1. แม่แบบ ClickUp Getting Things Done

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

หากแม่แบบเป็นอาคาร,แม่แบบ ClickUp Getting Things Doneนี้จะเป็นตึกระฟ้า! มันมาพร้อมกับหลายระดับของฟีเจอร์และองค์ประกอบที่ปรับแต่งได้, ช่วยให้คุณ จัดการทุกโครงการและงานที่ชีวิตโยนมาให้คุณ. ?

อาจดูซับซ้อนในตอนแรก แต่เทมเพลตให้เอกสารคำแนะนำเพื่อการนำทางที่ดีขึ้น เช่นเดียวกับเทมเพลตส่วนใหญ่ในรายการนี้!

ในฐานะ เทมเพลตระดับโฟลเดอร์ มันประกอบด้วยรายการและมุมมองมากมาย เริ่มต้นด้วยการบันทึกและอธิบายงานทั้งหมดของคุณในรายการกล่องขาเข้า จากนั้นคุณสามารถประมาณระยะเวลา กำหนดระดับความพยายามจากหนึ่งถึงห้า และตัดสินใจว่างานนั้นสามารถดำเนินการได้หรือไม่ ตามคำแนะนำของ Allen ผู้สร้างวิธีการ GTD

ขั้นตอนต่อไปคือการจัดระเบียบงานให้อยู่ในหมวดหมู่ที่เหมาะสม คุณสามารถให้บริบทแก่พวกเขาโดยใช้แท็ก เช่น งาน, บ้าน, หรือหมวดหมู่ที่คุณสร้างขึ้นเอง คุณยังสามารถจัดเรียงพวกมันในรายการอื่น ๆ ได้ ซึ่งรวมถึง:

เทมเพลตนี้มีตัวเลือกการทำงานอัตโนมัติสี่แบบเพื่อช่วยประหยัดเวลาของคุณ เช่น การโอนย้ายงานจากกล่องขาเข้าไปยังรายการที่กำหนดเวลาไว้เมื่อวันครบกำหนดเปลี่ยนแปลง และสิ่งที่ดีที่สุดคือคุณสามารถปรับแต่งตัวเลือกเหล่านี้ให้เหมาะกับกระบวนการทำงาน GTD ที่คุณชื่นชอบได้เสมอ!

2. แม่แบบบอร์ด ClickUp Getting Things Done

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

แม่แบบกระดาน Getting Things Done โดย ClickUpทำให้ภาระหน้าที่ประจำวันของคุณดูไม่น่ากลัวด้วยการนำเสนอในรูปแบบที่เรียบง่ายและน่าสนใจ

นี่คือเทมเพลตระดับรายการที่ใช้งานง่ายสำหรับผู้เริ่มต้น มีสองโหมดการดู คือ มุมมองแบบแรกเป็นกระดานคัมบังที่แสดงงานเป็นบัตร พร้อมรูปภาพและแท็กสีสันสดใส ซึ่ง เพิ่มความสดใหม่ให้กับกระบวนการที่ดูธรรมดา ?

มุมมองอื่นมีข้อมูลเดียวกันแต่จัดในรูปแบบรายการสิ่งที่ต้องทำแบบดั้งเดิม

การใช้เทมเพลตเป็นประสบการณ์การทำงานที่ปราศจากความเครียด ไม่ว่าจะเป็นในมุมมองรายการหรือบอร์ด คุณสามารถเพิ่มงานใหม่และให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับงานเหล่านั้น เช่น:

โดยค่าเริ่มต้น งานจะถูกจัดกลุ่มตามสถานะ หากต้องการอัปเดตสถานะของงาน ให้ลากและวางงานไปยังช่องกลุ่มที่กำหนดไว้ คุณยังสามารถปรับแต่งเกณฑ์การจัดกลุ่มและการเรียงลำดับ รวมถึงองค์ประกอบของเทมเพลตอื่นๆ ได้อีกด้วย

3. แม่แบบกรอบการทำงาน Getting Things Done ของ ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้เชี่ยวชาญ GTD หรือมือใหม่ก็ตาม,เทมเพลตกรอบการทำงาน ClickUp Getting Things Doneนี้คือตั๋วชั้นหนึ่งสู่เมืองแห่งประสิทธิภาพ! ?

มันมีฟังก์ชันการทำงานมากมายแต่ยังคงใช้งานง่ายและเข้าใจได้โดยธรรมชาติ เป็นแม่แบบระดับโฟลเดอร์ที่มีรายการสี่รายการ:

ที่ระดับโฟลเดอร์ คุณสามารถพบ มุมมองรายการงานหลัก ซึ่งประกอบด้วยงานทั้งหมดจากสัปดาห์ก่อนและงานอื่นๆ โดยไม่คำนึงถึงรายการที่งานเหล่านั้นอยู่

เทมเพลตนี้ยังมีแผนผัง GTDในมุมมองไวท์บอร์ดอีกด้วย แผนผังที่สะดวกนี้ช่วยให้คุณเข้าใจกระบวนการ GTD ทั้งหมดที่เกิดขึ้นใน ClickUp ประกอบด้วยชุดของการกระทำและคำถามที่คุณสามารถถามตัวเองเพื่อตัดสินใจว่าจะทำอะไรกับแต่ละงานที่เข้ามา อย่าลังเลที่จะปรับแต่งให้เหมาะสมกับกระบวนการทำงานเฉพาะของคุณ

4. แม่แบบการจัดการงานแบบง่ายของ ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

บางครั้ง วิธีแก้ปัญหาที่ง่ายที่สุดก็คือวิธีที่ได้ผลดีที่สุดแม่แบบการจัดการงานแบบง่ายของ ClickUpสะท้อนปรัชญานี้ด้วย การออกแบบที่เรียบง่ายแต่เปี่ยมด้วยประสิทธิภาพ

คุณสามารถเลือกได้ระหว่างสองมุมมองที่มีข้อมูลเหมือนกัน—รายการ (List) หรือกระดาน (Board) หากคุณคุ้นเคยกับสเปรดชีต คุณอาจพบว่ามุมมองรายการ (List) มีประโยชน์มากกว่า ในขณะที่ผู้ที่ชอบการมองเห็นภาพมักจะชอบมุมมองกระดาน (Board)

ไม่ว่าคุณจะเป็นใคร ใช้เทมเพลตนี้เพื่อรวบรวมงานทั้งหมดของคุณและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง มอบหมายงาน กำหนดเวลา และจัดลำดับความสำคัญโดยกำหนดป้ายกำกับความเร่งด่วน

ความเรียบง่ายของเทมเพลตนี้ยังมอบอิสระให้คุณในการปรับแต่งให้เหมาะสมตามต้องการ คุณสามารถเพิ่มรายการหรือมุมมองใหม่ ๆ และปรับแต่งเทมเพลตให้เข้ากับบริบทต่าง ๆ ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระดมความคิดโดยใช้มุมมองแผนผังความคิดหรือกระดานไวท์บอร์ด หรือแม้แต่ฝังไฟล์ Google Docs และแก้ไขได้ภายในแพลตฟอร์ม

5. แม่แบบงานที่ต้องทำใน ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

แม้ว่ามันอาจไม่ได้ปฏิบัติตามวิธีการ GTD อย่างสมบูรณ์แต่เทมเพลตงานที่ต้องทำโดย ClickUpนี้ยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้ มันมอบระบบจัดการงานที่ ไดนามิกและปรับแต่งได้ตามความต้องการของทีมหรือธุรกิจใด ๆ

เทมเพลตระดับรายการนี้ประกอบด้วยมุมมองสามแบบ:

ใน มุมมองรายการ คุณจะพบรายการกิจกรรมทั้งหมดอย่างครบถ้วน กิจกรรมเหล่านี้ถูกจัดกลุ่มเป็นรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน เพื่อแสดงกรอบเวลาที่กำหนดให้เสร็จสิ้น คุณสามารถเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมในช่องทางด้านขวา เช่น สถานะ วันที่ครบกำหนด และระดับความสำคัญ ในช่องประเภทงาน โปรดระบุแผนกที่รับผิดชอบงานนั้น เช่น การตลาด หรือไอที

ใน มุมมองปฏิทิน คุณสามารถลากงานข้ามไปมาเพื่อกำหนดหรือกำหนดเวลาใหม่ได้ หากคุณมีแอปปฏิทินที่ใช้เป็นประจำอยู่แล้ว คุณสามารถซิงค์กับแอปนั้นเพื่อการทำงานที่ราบรื่นยิ่งขึ้น ?️

แม้ว่าจะเน้นทางธุรกิจ คุณสามารถปรับใช้เทมเพลตนี้เพื่อการใช้งานส่วนตัวได้อย่างง่ายดาย คุณเพียงแค่ต้องเปลี่ยนหมวดหมูประเภทงานเป็นของคุณเอง และคุณก็พร้อมใช้งานแล้ว!

6. แม่แบบรายการสิ่งที่ต้องทำในปฏิทิน ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตรายการสิ่งที่ต้องทำในปฏิทิน ClickUpผสานการจัดระเบียบงานและการบริหารเวลาอย่างไร้รอยต่อ เป็นเครื่องมือ GTDที่ขาดไม่ได้สำหรับทุกคนที่ประสบปัญหากับกำหนดเวลาและมุ่งมั่นที่จะเพิ่มประสิทธิภาพการวางแผนของตน ⏰

จากมุมมองรายการตารางเวลา คุณจะเห็นได้ว่าเทมเพลตนี้ถูกออกแบบมาโดยคำนึงถึงผู้จัดการ เพื่อให้พวกเขาสามารถจัดระเบียบงานสำหรับพนักงานของตนได้ อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถปรับแต่งเทมเพลตนี้ให้เหมาะกับการใช้งานส่วนตัวได้ โดยเปลี่ยนชื่อเป็นกิจกรรมต่าง ๆ และปรับเปลี่ยนรายละเอียดเล็กน้อยเพิ่มเติม

นอกจากมุมมองแบบรายการและปฏิทินแบบดั้งเดิมแล้ว แม่แบบนี้ยังมีมุมมองแบบฟอร์มคำขอประชุมให้ด้วย คุณสามารถปรับแต่งและส่งให้ผู้อื่น ไม่ว่าจะเป็นเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อนส่วนตัว ClickUp จะสร้างงานโดยอัตโนมัติโดยใช้ข้อมูลที่ให้ไว้ ช่วยประหยัดเวลาและความพยายาม

หากคุณวางแผนที่จะใช้เทมเพลตนี้สำหรับงาน คุณจะชอบที่มันมาพร้อมกับ การติดตามเวลาในตัว คุณสามารถหาตัวเลือกนี้ได้โดยคลิกที่งานและเปิดTask Tray ใน Tray คุณยังสามารถเพิ่มการพึ่งพา งานย่อย และความคิดเห็นได้อีกด้วย

7. แม่แบบสิ่งที่ต้องทำประจำวันของ ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เครื่องมืออีกอย่างหนึ่งที่คุณสามารถใช้เพื่อติดตามภาระกิจประจำวันได้คือClickUp Daily Things To Do Template. อาจดูเรียบง่าย แต่มันทำหน้าที่ของมันได้ดีมาก. มันช่วยคุณ ควบคุมภาระกิจประจำวันได้ดี ทำให้ไม่มีอะไรหลุดรอดไป.

หากคุณยังไม่เคยใช้เครื่องมือจัดการงานมาก่อน เทมเพลตนี้จะเป็นจุดเริ่มต้นที่ยอดเยี่ยมสำหรับคุณ

นี่คือเทมเพลตระดับงานที่เปิดเผยฟังก์ชันการทำงานทั้งหมดเมื่อคุณเปิด Task Tray มาพร้อมกับ หมวดหมู่รายการตรวจสอบสามประเภท—ส่วนตัว, งาน, และโรงเรียน ตามปกติ คุณสามารถปรับแต่งได้เช่นเดียวกับเกือบทุกองค์ประกอบอื่น ๆ

ใช้เทมเพลตโดยระบุรายการงานทั้งหมดในแต่ละหมวดหมู่ของรายการตรวจสอบ ประเมินปริมาณงานในแต่ละวันโดยเลือกระดับความยากจากเมนูแบบเลื่อนลง หรือเพิ่มไฟล์และความคิดเห็นเพื่อแนะนำข้อมูลเพิ่มเติม คุณยังสามารถติดตามเวลาเพื่อดูข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับความพยายามที่งานแต่ละอย่างต้องใช้ มีความคิดเห็นเกี่ยวกับหัวข้อใดเป็นพิเศษหรือไม่? บันทึกไว้ในความคิดเห็นได้เลย ?

เมื่อคุณทำภารกิจเสร็จสิ้น ให้ติ๊กเครื่องหมายถูกในช่องทำเครื่องหมายที่เกี่ยวข้อง แถบความคืบหน้าจะอัปเดตโดยอัตโนมัติตามจำนวนภารกิจที่เสร็จสิ้นในแต่ละวัน คุณสามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดได้ในบันทึกทางด้านขวาของรายการตรวจสอบ

8. แม่แบบแผนปฏิบัติการประจำวันของ ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

มีงานสำคัญกำลังจะมาถึงหรือไม่?ใช้เทมเพลตแผนปฏิบัติการรายวันของ ClickUpเพื่อจัดระเบียบและจัดการงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับงานนั้น เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่หลากหลายซึ่ง ช่วยให้คุณมองเห็นทุกงานที่ต้องทำ

เทมเพลตระดับรายการนี้มาพร้อมกับมุมมองที่กำหนดเองสามแบบ:

เนื่องจากความยืดหยุ่นของ ClickUp คุณสามารถปรับแต่งเทมเพลตให้เหมาะกับการจัดงานและโครงการทุกประเภทได้

9. แม่แบบรายการสิ่งที่ต้องทำใน Excel โดย Vertex42

หาก Excel คืออาวุธที่คุณเลือกใช้ คุณจะชื่นชอบเทมเพลต Excel To Do List นี้จาก Vertex42 ซึ่งช่วยให้คุณ รวบรวม ประเมินผล และติดตามความคืบหน้าของงานประจำวันในรูปแบบสเปรดชีต!

เริ่มต้นด้วยการระบุรายการงานหรือโครงการทั้งหมดของคุณในคอลัมน์แรก ในคอลัมน์ถัดไป คุณสามารถกำหนดวันที่ครบกำหนด อัปเดตสถานะ ระบุความสำคัญ และเพิ่มบันทึกได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถประเมินงานตาม PICK model ได้อีกด้วย:

ในแท็บรายการ คุณสามารถปรับแต่งหมวดหมู่แบบดรอปดาวน์สำหรับคอลัมน์เลือก สถานะ และลำดับความสำคัญได้

สิ่งที่ทำให้เทมเพลตนี้โดดเด่นคือ กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้า ตัวอย่างเช่น เมื่อสถานะของงานเปลี่ยนเป็นเสร็จสมบูรณ์ ข้อมูลทั้งหมดจะเปลี่ยนเป็นสีเทา ทำให้ดูเด่นน้อยลงเมื่อเทียบกับงานที่กำลังดำเนินการอยู่

10. เทมเพลตพื้นฐาน Google Sheets สำหรับ Getting Things Done โดย Template.net

แม้จะมีชื่อเช่นนี้ แต่เทมเพลต Google Sheets Basic Getting Things Done โดย Template.net นี้ไม่ได้ธรรมดาเลย! มันประกอบด้วย ทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อนำไปใช้กลยุทธ์ GTD ของคุณและวางแผนโครงการของคุณให้สมบูรณ์แบบ

เทมเพลตนี้มาพร้อมกับแท็บมากมาย แท็บหลักคือ "สรุป" ซึ่งจะแสดงข้อมูลที่สำคัญที่สุดและความคืบหน้าโดยรวม คุณสามารถใช้แท็บอื่นๆ สำหรับหมวดหมู่ของงาน GTD ที่แตกต่างกัน เช่น:

แต่ละแท็บมีรูปแบบเฉพาะที่ปรับให้เข้ากับหมวดหมู่ของงาน ตัวอย่างเช่น แท็บกล่องขาเข้าจะมีคอลัมน์ที่แตกต่างกันซึ่งอุทิศให้กับการประเมินงาน ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับขั้นตอนการคัดแยกงานในระยะเริ่มต้น

ในฐานะเอกสาร Google Sheets, แบบแผนนี้จะบันทึกความคืบหน้าของคุณไว้ในคลาวด์โดยอัตโนมัติและอนุญาตให้ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์กับเพื่อนร่วมทีมหรือเพื่อน ๆ ได้ ?‍?

10 แม่แบบ GTD ยอดนิยม: ภาพรวม

เราจะทบทวนข้อดีของแต่ละเทมเพลตอย่างย่อในตารางต่อไปนี้:

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณด้วยเทมเพลต GTD และ ClickUp

การมีประสิทธิผลไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะในโลกที่เต็มไปด้วยสิ่งรบกวนในปัจจุบัน ?‍?️

ด้วยความช่วยเหลือของเทมเพลต GTD คุณสามารถจัดระเบียบงานของคุณได้ดีขึ้น และพัฒนาความมุ่งมั่นต่อเป้าหมายของคุณให้แข็งแกร่งขึ้น พวกมันช่วยให้คุณมีความมุ่งมั่นต่อเป้าหมายของคุณรักษาวินัยในตนเอง และ ประสบความสำเร็จมากขึ้นทั้งในด้านส่วนตัวและอาชีพ