ในฐานะผู้จัดการที่มีประสบการณ์ ผมได้เห็นด้วยตาตัวเองว่าความเร่งรีบของงานที่ไม่มีวันหยุดสามารถทำให้พนักงานหมดแรงและทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขาลดลงได้ การที่ต้องเผชิญกับกำหนดเวลาที่แน่นขนัด การประชุม และอีเมลอย่างต่อเนื่องสามารถทำให้แม้แต่ผู้เชี่ยวชาญที่มีการจัดการที่ดีที่สุดรู้สึกถูกกดดันได้
และอย่ามองข้ามแนวโน้มการเติบโตของผลิตภาพที่ลดลงซึ่งได้รับการเน้นย้ำโดยข้อมูลล่าสุดจากองค์การเพื่อความร่วมมือและการพัฒนาทางเศรษฐกิจ (OECD)
ในปี 2022 การเติบโตของผลิตภาพหลายปัจจัย (MFP) ได้รับผลกระทบในสิบประเทศจากทั้งหมดยี่สิบสี่ประเทศในกลุ่ม OECD สหรัฐอเมริกาประสบกับการลดลงอย่างรุนแรงเป็นพิเศษ โดย MFP ลดลงจาก1.7% ในปี 2021 เป็นติดลบ 1.6% ในปี 2022
ตัวเลขเหล่านี้บ่งชี้ถึงความจำเป็นในการมีกลยุทธ์การผลิตที่มีประสิทธิภาพเพื่อรับมือกับสภาพแวดล้อมการทำงานที่ท้าทาย และช่วยขับเคลื่อนตัวชี้วัดการผลิต. และ นั่นคือจุดที่เทคนิคการผลิตเข้ามาช่วยได้. วิธีการที่ง่ายและมักไม่ธรรมดาสามารถเปลี่ยนแปลงวันทำงานของคุณได้อย่างสิ้นเชิง ทำให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีผลกระทบสูง และบรรลุเป้าหมายได้มากขึ้น.
มาดูกันว่าอย่างไร
เคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทั่วไป
เทคนิคเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่มีประสิทธิภาพช่วยเอาชนะการผัดวันประกันพรุ่ง ปรับปรุงสมาธิ และแก้ไขปัญหาการจัดการเวลาและโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ การนำเทคนิคเหล่านี้มาใช้ในกิจวัตรประจำวันของคุณจะช่วยให้คุณวางแผนกลยุทธ์และบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
(และหากคุณกำลังมองหาวิธีนำเทคนิคเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเหล่านี้ไปใช้ได้อย่างง่ายดาย ลองใช้เครื่องมือจัดการงานอย่าง ClickUp ที่รวบรวมงาน การสนทนา และความรู้ของคุณไว้ด้วยกัน พร้อมเสริมประสิทธิภาพด้วย AI)
นี่คือการแยกแยะของเทคนิคเพิ่มประสิทธิภาพที่ดีที่สุดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ:
เทคนิคที่ 1: ฝึกแบ่งเวลาเป็นช่วงๆ
การบล็อกเวลาหมายถึงการจัดสรรช่วงเวลาเฉพาะสำหรับงานเฉพาะ แทนที่จะทำหลายอย่างพร้อมกัน—ซึ่งอาจทำให้คุณสูญเสียเวลาในการทำงานที่มีประสิทธิภาพถึง 40%—คุณจะมุ่งเน้นไปที่งานเดียวในแต่ละช่วงเวลา ดังนั้น คุณอาจจัดตารางเวลาทำงานที่ต้องใช้สมาธิอย่างเต็มที่ในช่วงเช้า เพราะเป็นเวลาที่คุณมีพลังงานมากที่สุด และจัดประชุมหรือการโทรในช่วงบ่ายเมื่อคุณได้จัดการงานที่สำคัญที่สุดของวันไปแล้ว
มุมมองปฏิทินของ ClickUp สามารถช่วยคุณจัดตารางงานเหล่านี้ลงในบล็อกที่ต้องการได้…
…และการติดตามเวลาโครงการของ ClickUpช่วยให้คุณติดตามได้ว่าแต่ละงานใช้เวลานานเท่าใด
เมื่อต้องจัดการโครงการที่ซับซ้อนซึ่งมีหลายงานและกำหนดเวลาที่ชัดเจน ฉันใช้มุมมองปฏิทินเพื่อวางแผนงานแต่ละอย่างและกำหนดช่วงเวลาที่เฉพาะเจาะจงให้ชัดเจน สิ่งนี้ช่วยให้ฉันมองเห็นภาพรวมของภาระงานได้อย่างชัดเจนและช่วยในการจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
แต่เคล็ดลับที่แท้จริงคือการผสมผสานมันเข้ากับการติดตามเวลาของโปรเจ็กต์ เมื่อฉันทำงานในแต่ละงาน ฉันใช้ ClickUp เพื่อติดตามเวลาที่ใช้ไปอย่างถูกต้อง ข้อมูลนี้ช่วยให้ฉันสามารถระบุจุดที่กินเวลาและปรับปรุงการประมาณเวลาในอนาคตได้
เทคนิคที่ 2: ลองใช้เทคนิคโพโมโดโร
เทคนิคโพโมโดโรเกี่ยวข้องกับการทำงานเป็นช่วงสั้นๆ 25 นาที ตามด้วยการพัก 5 นาที เพื่อฟื้นฟูและหลีกเลี่ยงการรับภาระทางความคิดมากเกินไป วิธีนี้สามารถช่วยรักษาสมาธิและป้องกันการหมดไฟได้
นี่คือวิธีที่ฉันใช้เทคนิคโพโมโดโรผ่าน ClickUp:
- ตั้งเวลา: ฉันใช้การผสานการทำงานของ ClickUp กับระบบติดตามเวลาเพื่อตั้งช่วงเวลาทำงาน 25 นาที และพัก 5 นาที
- มุ่งเน้นที่งานเดียว: ในแต่ละช่วงเวลา 25 นาทีของ Pomodoro ฉันจะมุ่งความสนใจไปที่งานเฉพาะอย่าง เช่น การร่างอีเมล การวิเคราะห์ข้อมูล หรือการเขียนบทความบล็อก คุณสามารถกำหนด Pomodoro ที่ยาวนานขึ้นเป็น 30 หรือ 45 นาที หรือรวม Pomodoro สองครั้ง ครั้งละ 25 นาที สำหรับงานที่ต้องการความเข้มข้นมากขึ้น
- สร้างสภาพแวดล้อมที่มุ่งเน้น: ฉันลดสิ่งรบกวนโดยปิดแท็บที่ไม่จำเป็น ปิดการแจ้งเตือน และหาพื้นที่ทำงานที่เงียบสงบ เสียงรบกวนสีขาวหรือเพลงที่ช่วยโฟกัส เช่น บีนาural บีตส์ ก็ช่วยได้เช่นกัน
- พักสั้น ๆ: หลังจากทุกช่วงเวลา 25 นาที ฉันจะพัก 5 นาทีเพื่อผ่อนคลายจิตใจ ฉันอาจจะยืดเส้นยืดสาย ทำสมาธิ หรือเพียงแค่ลุกออกจากโต๊ะทำงาน
- พักนานขึ้น: ทุก ๆ สี่ Pomodoros ฉันให้รางวัลตัวเองด้วยการพักที่ยาวนานขึ้น 15-30 นาที
โครงสร้างนี้ช่วยให้ฉันอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้องและทำความคืบหน้าอย่างต่อเนื่องโดยไม่รู้สึกถูกกดดัน
อ่านเพิ่มเติม:15 แอปจับเวลาแบบโพโมโดโรที่ดีที่สุดเพื่อเพิ่มสมาธิ
เคล็ดลับที่ 3: จัดการงานเล็กๆ น้อยๆ ให้เสร็จโดยใช้กฎสองนาที
กฎสองนาทีเป็นเทคนิคที่ง่ายแต่ทรงพลังซึ่งช่วยให้ฉันมีระเบียบและมีประสิทธิภาพ หัวใจของมันคืออะไร? หากคุณสามารถทำภารกิจให้เสร็จภายในสองนาทีหรือน้อยกว่า ให้ทำทันที
ตัวอย่างเช่น หากฉันได้รับอีเมลที่ขอข้อมูลเพียงเล็กน้อย ฉันจะไม่ปล่อยให้มันค้างอยู่ในกล่องขาเข้า ฉันจะใช้กฎสองนาทีและตอบกลับทันที การกระทำเล็กๆ นี้ช่วยป้องกันไม่ให้งานค้างคาและกลายเป็นงานที่ใหญ่และใช้เวลามากขึ้น
เพื่อให้กระบวนการนี้เป็นไปอย่างราบรื่น ฉันใช้ฟีเจอร์การแจ้งเตือนของ ClickUpฉันตั้งการแจ้งเตือนสำหรับงานเล็กๆ ที่ต้องทำอย่างรวดเร็ว เช่น การส่งข้อความขอบคุณหรือติดตามผลจากลูกค้าเป้าหมาย วิธีนี้ช่วยให้ฉันจัดการงานเล็กๆ เหล่านี้ได้อย่างทันท่วงที ทำให้มีพื้นที่ในความคิดสำหรับโครงการที่ซับซ้อนมากขึ้น
👀 คุณรู้หรือไม่?
ปรากฏการณ์ไซการ์นิค (Zeigarnik Effect) เป็นหลักการทางจิตวิทยาที่ผู้คนมักจะจดจำงานที่ยังไม่เสร็จหรือถูกขัดจังหวะได้ดีกว่างานที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว ปรากฏการณ์นี้อาจนำไปสู่ความตึงเครียดทางจิตใจหรือความกังวลเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จ ส่งผลให้เกิดความต้องการที่จะทำให้งานเหล่านั้นเสร็จสมบูรณ์เพื่อปิดฉากหรือสร้างความรู้สึกสำเร็จ ปรากฏการณ์นี้มักถูกเชื่อมโยงกับกลยุทธ์เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เนื่องจากการแบ่งงานใหญ่ให้กลายเป็นงานย่อยๆ ที่ยังไม่เสร็จสามารถช่วยรักษาสมาธิและแรงจูงใจในการทำงานได้
เทคนิคที่ 4: จัดลำดับความสำคัญของงานโดยใช้ตาราง Eisenhower
เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ช่วยจัดลำดับความสำคัญของงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ คุณสามารถแบ่งงานออกเป็นสี่ประเภท: 'เร่งด่วนและสำคัญ', 'สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน', 'เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ', และ 'ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ' ซึ่งช่วยให้ตัดสินใจได้ว่างานใดควรทำก่อนและงานใดสามารถเลื่อนไปทำภายหลัง มอบหมายให้ผู้อื่น หรือแม้กระทั่งลบออกไป
ใช้มุมมองงานของ ClickUpและแม่แบบ ClickUp Eisenhower Matrixเพื่อจัดระเบียบงานของคุณตามหมวดหมู่เหล่านี้ วิธีนี้จะช่วยให้คุณจัดการกับงานที่สำคัญที่สุดก่อนเสมอและหลีกเลี่ยงการเสียเวลา
เทคนิคที่ 5: ระบุงานที่สำคัญโดยใช้กฎ 80/20 (หลักการพาเรโต)
หลักการ 80/20 ของพาเรโตระบุว่า80% ของผลลัพธ์มาจาก 20% ของความพยายามของคุณ ระบุงานที่มีผลกระทบสูงซึ่งสร้างคุณค่ามากที่สุดและมุ่งเน้นพลังงานของคุณไปที่งานเหล่านั้น
ตัวอย่างเช่น รายได้ 80% ของคุณอาจมาจากลูกค้าเพียง 20% ในกรณีนี้ การมุ่งเน้นความพยายามในการดูแลลูกค้าไปยังกลุ่มลูกค้าที่เลือกไว้นี้จึงเป็นสิ่งที่สมเหตุสมผล
เพื่อประยุกต์ใช้หลักการนี้อย่างมีประสิทธิภาพClickUp Dashboardsให้ภาพรวมที่ชัดเจนของงาน โครงการ และผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้อง โดยการวิเคราะห์ข้อมูลที่นำเสนอ คุณสามารถระบุได้อย่างรวดเร็วว่างานใดกำลังขับเคลื่อนผลลัพธ์และงานใดที่ใช้เวลาโดยไม่สร้างคุณค่าที่สำคัญ
ข้อมูลเชิงลึกนี้ช่วยให้สามารถจัดสรรเวลาและทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยมั่นใจได้ว่างานที่มีความสำคัญและสอดคล้องกับเป้าหมายจะได้รับการจัดลำดับความสำคัญเป็นอันดับแรก
เทคนิคที่ 6: กินกบตัวนั้นซะ!
กินกบตัวเป็นๆ ก่อนสิ่งอื่นใดในตอนเช้า แล้วไม่มีอะไรเลวร้ายกว่านั้นจะเกิดขึ้นกับคุณตลอดทั้งวัน
กินกบตัวเป็นๆ ก่อนสิ่งอื่นใดในตอนเช้า แล้วไม่มีอะไรเลวร้ายกว่านั้นเกิดขึ้นกับคุณตลอดทั้งวัน
ในแง่ของประสิทธิภาพการทำงาน นี่หมายถึงการจัดการกับงานที่ยากที่สุดหรืองานที่คุณกลัวที่สุดก่อน การทำเช่นนี้จะช่วยขจัดอุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดออกไปตั้งแต่ต้น ทำให้ช่วงเวลาที่เหลือของวันรู้สึกจัดการได้และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ใช้ลำดับความสำคัญของงานใน ClickUpเพื่อระบุงานที่ต้องทำก่อน เมื่อวางแผนงานในแต่ละวัน ให้กำหนดระดับความสำคัญของงานแต่ละอย่าง โดยทำเครื่องหมายงานที่ท้าทายหรือสำคัญที่สุดว่า 'เร่งด่วน' หรือ 'สูง' วิธีนี้จะช่วยให้คุณเห็นได้ง่ายว่างานใดต้องการความสนใจจากคุณก่อน
เมื่อลูกกบของคุณถูกทำเครื่องหมายไว้แล้ว ให้เริ่มต้นวันของคุณด้วยการมุ่งเน้นไปที่งานนั้น วิธีนี้จะช่วยให้คุณสร้างแรงผลักดัน และด้วยตัวบ่งชี้ลำดับความสำคัญแบบภาพของ ClickUp คุณจะไม่มีวันหลงลืมสิ่งที่สำคัญที่สุด
เทคนิคที่ 7: จัดกลุ่มงานที่คล้ายกัน—และทำให้เสร็จพร้อมกัน
จัดกลุ่มงานที่คล้ายกัน เช่น การสร้างรายงานเกี่ยวกับโครงการต่างๆ หรือการโทรศัพท์ แล้วดำเนินการทีละงาน
🧠 ข้อเท็จจริงที่น่าสนใจ: การจัดกลุ่มงานมีประสิทธิภาพเพราะช่วยลดการสลับบริบท ซึ่งอาจทำให้พลังงานทางจิตใจของคุณลดลงและลดสมาธิ การจัดกลุ่มงานที่คล้ายกันช่วยให้คุณอยู่ใน "โซน" ทางความคิดเดียวกัน เพิ่มประสิทธิภาพและผลผลิต
งานย่อยของ ClickUpช่วยให้ฉันสามารถแบ่งโครงการใหญ่ (เช่น "ตอบอีเมลทั้งหมด") ออกเป็นงานย่อยที่เล็กกว่าและเกี่ยวข้องกัน ซึ่งฉันสามารถจัดการได้ในครั้งเดียว แต่ละงานย่อยสามารถกำหนดผู้รับผิดชอบ, กำหนดเวลา, ลำดับความสำคัญ และความสัมพันธ์กับงานอื่นได้
เทคนิคที่ 8: ลองใช้กฎ 1-3-5
กฎ 1-3-5 เป็นวิธีง่าย ๆ สำหรับการรักษาความผลิตได้โดยไม่รู้สึกถูกกดดัน ตั้งเป้าหมายให้ทำภารกิจใหญ่ 1 อย่าง, ภารกิจกลาง 3 อย่าง, และภารกิจเล็ก 5 อย่างทุกวัน
สำหรับผู้จัดการฝ่ายการตลาด กฎ 1-3-5 อาจมีลักษณะดังนี้:
- งานใหญ่หนึ่งอย่าง: พัฒนากลยุทธ์สำหรับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ในไตรมาสหน้า
- งานขนาดกลางสามงาน: ตรวจสอบข้อความโฆษณา, วิเคราะห์ประสิทธิภาพของแคมเปญ, และอนุมัติโพสต์บนสื่อสังคมออนไลน์
- งานเล็ก ๆ ห้าอย่าง: ตอบอีเมล, นัดหมายการประชุมทีม, ตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการ, ตรวจทานบทความบล็อก, และสรุปเอกสารสั้น ๆ
ClickUp Tasksสามารถช่วยคุณกำหนดเส้นตาย, แนบไฟล์, และติดตามความคืบหน้า, ทำให้การจัดการงานเป็นไปอย่างราบรื่น.
นี่คือวิธีที่ฉันใช้ ClickUp Tasks สำหรับการนำไปใช้กฎ 1-3-5:
ขั้นตอนที่ 1: สร้างงาน
ฉันเพิ่มงานลงในพื้นที่ทำงาน ClickUp ของฉัน โดยจัดหมวดหมู่ให้เป็นกรอบ 1-3-5
ขั้นตอนที่ 2: กำหนดเส้นตาย
ต่อไป ฉันกำหนดเส้นตายที่ชัดเจนให้กับแต่ละงาน เพื่อให้เกิดความรับผิดชอบตามเวลาที่กำหนด
ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มคำอธิบายงาน
ฉันให้คำอธิบายที่ชัดเจนและกระชับสำหรับแต่ละงาน โดยระบุขั้นตอนที่จำเป็นไว้อย่างครบถ้วน
ขั้นตอนที่ 4: แนบไฟล์ที่เกี่ยวข้อง
หากมีเอกสาร รายงาน หรือลิงก์ที่เกี่ยวข้องกับงาน ฉันจะแนบไว้โดยตรงกับแต่ละงาน วิธีนี้จะทำให้ทุกอย่างเข้าถึงได้ง่าย และบริบทยังคงอยู่ในที่เดียว
ขั้นตอนที่ 5: จัดระเบียบมุมมองใน ClickUp
ฉันใช้มุมมองรายการหรือกระดานของ ClickUp เพื่อจัดระเบียบงานของฉันอย่างเป็นภาพ ซึ่งช่วยให้ฉันจัดลำดับความสำคัญและติดตามความคืบหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เคล็ดลับที่ 9: ใช้แม่แบบสำหรับงานที่ทำซ้ำ
ทำไมต้องประดิษฐ์ล้อใหม่? ClickUp มีเทมเพลตหลากหลายให้เลือกใช้เพื่อมาตรฐานงานที่ทำซ้ำ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ และทำให้การติดตามผลผลิตประจำวันของคุณง่ายขึ้น
ตัวอย่างเช่นแม่แบบรายงานประสิทธิภาพส่วนบุคคลของ ClickUpสามารถช่วยคุณวัดและติดตามความคืบหน้าของคุณในภารกิจหรือโครงการใด ๆ ได้ ใช้เพื่อติดตามเวลาที่ใช้ในแต่ละภารกิจ ระบุจุดที่ต้องปรับปรุง และสร้างรายงานประสิทธิภาพที่ปรับแต่งตามความต้องการของคุณ
เทมเพลตนี้ออกแบบมาสำหรับผู้เริ่มต้น ดังนั้นจึงเป็นวิธีที่รวดเร็วและง่ายดายในการเริ่มต้น เมื่อคุณระบุงานที่ทำซ้ำได้เรียบร้อยแล้ว คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าวิธีใดเหมาะสมที่สุดในการจัดการกับงานเหล่านั้น
เทคนิคที่ 10: มอบหมายงานอย่างชาญฉลาด
การมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพเป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน
คุณทราบหรือไม่ว่าคุณสามารถกู้คืนเวลาได้ถึง 20% ของวันทำงานของคุณโดยการระบุงานที่ไม่สำคัญและมอบหมายให้ผู้อื่นทำแทน?
แต่ทำอย่างไร?
ClickUp มีฟีเจอร์หลายอย่างที่ช่วยปรับปรุงการมอบหมายงานได้อย่างมีนัยสำคัญ สองฟีเจอร์ที่มีประโยชน์เป็นพิเศษคือ ClickUp Chat และ ClickUp Multiple Assignees.
ด้วยClickUp Chat คุณสามารถสนทนาได้โดยตรงกับงานหรือโครงการเฉพาะ โดยไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือสื่อสารและการจัดการโครงการแยกกันสองตัว ซึ่งหมายความว่าเมื่อคุณกำลังแชทเกี่ยวกับงาน ทุกคนจะรู้ว่าคุณกำลังพูดถึงอะไรอยู่ ซึ่งช่วยลดความสับสนและทำให้ทุกอย่างเป็นระเบียบ
หากใครกล่าวถึงรายการที่ต้องดำเนินการในระหว่างการสนทนา คุณสามารถเปลี่ยนข้อความนั้นให้กลายเป็นงานได้ในทันทีเพียงแค่คลิกเดียว ผลลัพธ์คือประเด็นสำคัญไม่หลุดหายไปในแชท และคุณสามารถมอบหมายหน้าที่ความรับผิดชอบได้ทันทีอย่างง่ายดาย
แชทช่วยให้คุณติดตามว่าใครกำลังทำอะไรอยู่ผ่านการ@เมนชั่นและการติดตามงาน คุณสามารถดูได้ว่าใครว่างและจัดการปริมาณงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้มั่นใจว่างานถูกมอบหมายให้กับคนที่เหมาะสมโดยไม่ทำให้ใครต้องรับภาระมากเกินไป
ในทางตรงกันข้าม การมอบหมายงานให้กับผู้รับมอบหมายหลายคนช่วยให้คุณสามารถมอบหมายงานเดียวให้กับบุคคลมากกว่าหนึ่งคนได้ ส่งเสริมการทำงานเป็นทีมและความรับผิดชอบร่วมกัน สมาชิกในทีมหลายคนสามารถร่วมมือกันในงานเดียวกัน โดยใช้ทักษะที่แตกต่างกันให้เกิดประโยชน์สูงสุด
แฮ็ก 11: อัตโนมัติทุกอย่างที่คุณทำได้!
งานที่ทำซ้ำๆ อาจใช้เวลามากClickUp Automationsช่วยให้คุณสามารถทำงานที่เกิดซ้ำโดยอัตโนมัติ เช่น การส่งการแจ้งเตือนหรือการอัปเดตสถานะ
คุณยังสามารถใช้ClickUp Brainเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้โดยไม่ต้องออกจากพื้นที่ทำงานของคุณ
ไม่เหมือนกับเครื่องมือ AIอื่น ๆ ที่ต้องการให้คุณป้อนบริบทด้วยตนเอง ClickUp Brain ถูกผสานรวมเข้ากับพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณ มันจะสแกนงานและโครงการของคุณเพื่อให้คำแนะนำเฉพาะเจาะจง
สิ่งนี้ช่วยให้คุณสร้างการเชื่อมต่ออัจฉริยะระหว่างงาน, กระบวนการทำงาน, และข้อมูลทั่วทั้งพื้นที่ทำงานของคุณ
นี่คือวิธีบางอย่างที่ ClickUp Brain ได้ช่วยฉัน:
- หากฉันกำลังระดมความคิดในเอกสารและจดบันทึกว่า 'เผยแพร่บล็อกในวันอังคารหน้า' ClickUp Brain สามารถสร้างงานสำหรับการติดตามผลได้โดยอัตโนมัติ
- ClickUp Brain สามารถทำนายขั้นตอนถัดไปในกระบวนการทำงานของฉันได้โดยอิงจากพฤติกรรมของงานที่ผ่านมา และอัปเดตสถานะงานโดยอัตโนมัติเมื่อเงื่อนไขบางอย่างเกิดขึ้น เช่น การพึ่งพากันของงานหรือการบรรลุเป้าหมายสำคัญ
- ClickUp Brain สามารถวิเคราะห์การพึ่งพาของงานและปริมาณงานเพื่อเสนอการจัดลำดับความสำคัญโดยอัตโนมัติ ทำให้มั่นใจว่างานที่สำคัญที่สุดจะได้รับการดำเนินการก่อน มันสามารถแนะนำว่างานใดควรให้ความสำคัญตามกำหนดเวลาหรือการพึ่งพา ซึ่งช่วยให้ฉันรักษาประสิทธิภาพการทำงานได้
โดยการผสาน ClickUp Brain เข้ากับกระบวนการทำงานของคุณ คุณสามารถทำให้กระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองเป็นอัตโนมัติได้หลายอย่างเร่งความเร็วในการทำงาน และทำให้ทีมของคุณมุ่งเน้นไปที่งานที่มีความสำคัญสูงสุด
เทคนิคที่ 12: ทำการตรวจสอบเวลา
การตรวจสอบเวลาคือการติดตามว่าคุณใช้เวลาทุกนาทีของวันไปอย่างไร นี่คือประโยชน์ที่มันช่วยได้:
- ระบุตัวการเสียเวลา เช่น การประชุมที่มากเกินไป การเสียสมาธิกับโซเชียลมีเดีย หรือการสลับงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ
- ปรับปรุงการจัดการเวลา โดยให้ความเข้าใจที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับระยะเวลาที่ใช้ในกิจกรรมเฉพาะ
- เพิ่มสมาธิและการจัดลำดับความสำคัญ, นำไปสู่การทำงานที่มีเจตนาชัดเจนมากขึ้นในภารกิจที่ช่วยสนับสนุนเป้าหมายของคุณ
- เสริมสร้างความรับผิดชอบ; การรู้ว่าคุณกำลังติดตามทุกนาทีสามารถกระตุ้นให้คุณยึดมั่นในนิสัยที่มีประสิทธิภาพ
💡เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ใช้ฟีเจอร์การติดตามเวลาโครงการของ ClickUp เพื่อตรวจสอบระยะเวลาที่ใช้ในแต่ละงาน และปรับตารางเวลาของคุณเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด
แฮ็กที่ 13: เปลี่ยนแปลงสภาพแวดล้อมของคุณ
บางครั้ง สิ่งที่คุณต้องการคือการเปลี่ยนบรรยากาศ การเปลี่ยนแปลงสภาพแวดล้อมของคุณจะนำสิ่งเร้าใหม่ๆ มาสู่ประสาทสัมผัส ทำให้รูปแบบความคิดที่เป็นนิสัยถูกขัดจังหวะ ปรากฏการณ์นี้เรียกว่า "ผลของการบ่มเพาะ" ซึ่งช่วยให้สมองสร้างการเชื่อมโยงใหม่ๆ และสำรวจวิธีแก้ปัญหาทางเลือก
การปรับปรุงพื้นที่สำนักงานของคุณยังช่วยเสริมสร้างอารมณ์และลดความเครียดอีกด้วย
💡เคล็ดลับจากมืออาชีพ: จัดเตรียมพื้นที่ทำงานที่ออกแบบมาอย่างดี สะอาด และปราศจากความรกรุงรัง ทำงานใกล้กับแสงธรรมชาติ การได้รับแสงแดดมีประโยชน์ต่อสุขภาพหลายประการและช่วยเพิ่มพลังงานตามธรรมชาติ
เคล็ดลับที่ 14: นำวิธีของไอวี ลีมาใช้
วิธีไอวี ลีบังคับให้คุณจัดลำดับความสำคัญ, จัดลำดับขั้นตอน, และทำสิ่งละอย่าง. นี่คือวิธีการทำงาน:
- ก่อนสิ้นสุดวันทำงานของคุณ ให้เขียนงานที่สำคัญที่สุดหกอย่างลงในรายการที่ต้องทำสำหรับวันถัดไป
- จัดลำดับความสำคัญของงานทั้งหกตามความสำคัญ
- วันถัดไป ให้มุ่งเน้นไปที่งานเหล่านั้นตามลำดับที่คุณได้ตัดสินใจไว้
ขั้นตอนง่าย ๆ เหล่านี้สามารถสร้างผลลัพธ์ที่น่าอัศจรรย์ได้
📗 คำแนะนำหนังสือ
สนใจที่จะสำรวจวิธีการของไอวี ลีเพิ่มเติมหรือไม่? นี่คือคำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งที่ควรอ่าน:
- วิธีไอวี ลี: กิจวัตรประจำวันผู้เชี่ยวชาญแนะนำเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด โดย ซิกานดาร์ ซามี
- โฟกัสอย่างเต็มที่ โดย ไมเคิล ไฮแอท
- สิ่งเดียวที่สำคัญ โดย แกรี่ ดับเบิลยู. เคลเลอร์ และ เจย์ ปาปาซาน
เคล็ดลับที่ 15: ใช้สมุดบันทึกดิจิทัลสำหรับบันทึกความคิด
บางครั้ง คุณแค่ต้องการที่จะนำความคิดออกจากหัวของคุณและทำให้เป็นรูปเป็นร่างบนกระดาษการระบายความคิดสามารถถือเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่สุดสำหรับสุขภาพจิต
ลองใช้ClickUp Notepadเพื่อจดบันทึกความคิดของคุณได้ทุกที่ทุกเวลา
คุณสามารถแปลงบันทึกเหล่านี้เป็นงานที่สามารถติดตามได้ในภายหลังเพื่อให้แน่ใจว่าความคิดของคุณได้รับการนำไปใช้ นอกจากนี้ ความสามารถในการใช้งานบนหลายอุปกรณ์ของแพลตฟอร์มยังช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับบันทึกทั้งหมดของคุณได้อย่างง่ายดายจากทุกที่
เทคนิคที่ 16: พูดว่า 'ไม่' ให้บ่อยขึ้น
การมีประสิทธิผลไม่ได้หมายถึงการทำทุกอย่าง ทุกที่ ทุกเวลา พร้อมกัน
ปฏิเสธงานที่ไม่สอดคล้องกับเป้าหมายของคุณ ตัวคุณในอนาคตจะขอบคุณคุณ!
การปฏิเสธงานที่ไม่จำเป็นช่วยให้คุณรักษาสมาธิกับโครงการที่มีผลกระทบสูงได้ ในที่สุด ความชัดเจนนี้จะนำไปสู่ประสิทธิภาพและความพึงพอใจที่มากขึ้นในการบรรลุเป้าหมายของคุณ
💡เคล็ดลับมืออาชีพ: วิธีปฏิเสธอย่างสุภาพ
- สุภาพแต่หนักแน่น: "ขอบคุณที่นึกถึงฉัน แต่ตอนนี้ฉันไม่สามารถรับงานนี้ได้"
- เสนอทางเลือก: "ฉันไม่สามารถช่วยได้ แต่คุณลอง [แหล่งข้อมูล/บุคคลอื่น] ดูไหม?"
- กำหนดขอบเขต: "ฉันต้องมุ่งเน้นกับสิ่งที่สำคัญก่อน ดังนั้นฉันต้องขอปฏิเสธค่ะ"
แฮ็ก 17: กำหนดเวลาพัก
การจัดตารางเวลาพักเป็นประจำสามารถป้องกันการหมดไฟและรักษาประสิทธิภาพการทำงานในระดับสูงได้ การพักช่วยให้มีสมาธิ ลดความเหนื่อยล้าทางจิตใจ และปรับปรุงการตัดสินใจโดยให้สมองได้พักผ่อน นอกจากนี้ยังช่วยกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์โดยเปิดโอกาสให้จิตใต้สำนึกประมวลผลข้อมูลและสร้างไอเดียใหม่ๆ
ทางร่างกาย การหยุดพักช่วยป้องกันการตึงเครียดจากการนั่งนานหรือการใช้เวลาหน้าจอมากเกินไป ทำให้คุณมีพลังงานและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพตลอดทั้งวัน
วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการใช้ฟีเจอร์Time Blocking ของ ClickUpเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้จัดสรรเวลาสำหรับการพักผ่อนและเติมพลัง
💡เคล็ดลับจากมืออาชีพ:
- เริ่มต้นด้วยการสร้างงานเฉพาะใน ClickUp สำหรับช่วงเวลาพักของคุณโดยเฉพาะ คุณสามารถตั้งชื่อเป็น 'พักเช้า' 'พักกลางวัน' หรือ 'ยืดเส้นหลังเที่ยง'
- กำหนดเวลาที่เหมาะสมสำหรับแต่ละงานในช่วงพัก เช่น คุณอาจกำหนดเวลา 15 นาทีสำหรับพักสั้น ๆ หรือ 30-60 นาทีสำหรับพักกลางวัน
- ลากและวางงานพักของคุณลงในช่องเวลาที่เฉพาะเจาะจงในมุมมองปฏิทินของ ClickUp คุณสามารถบล็อกเวลาสำหรับพักรอบๆ งานของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าตารางเวลาของคุณสะท้อนถึงสมดุลที่ดีระหว่างการทำงานอย่างตั้งใจและการผ่อนคลาย
- ตั้งค่างานพักเหล่านี้ให้เป็นงานที่เกิดขึ้นซ้ำเพื่อให้เป็นกิจวัตรที่สม่ำเสมอ ตัวอย่างเช่น กำหนดเวลาพัก 10 นาทีทุกสองชั่วโมง หรือพักรับประทานอาหารกลางวัน 30 นาทีทุกวัน
- ตั้งการแจ้งเตือนหรือการเตือนความจำเพื่อแจ้งเตือนคุณเมื่อถึงเวลาพัก การเตือนเหล่านี้สามารถช่วยเตือนคุณเบา ๆ ให้หยุดงาน ลุกขึ้น ยืดเส้นยืดสาย หรือผ่อนคลาย
ฟีเจอร์การบล็อกเวลาช่วยให้คุณจัดระเบียบวันทำงานเพื่อสนับสนุนประสิทธิภาพและความเป็นอยู่ที่ดีส่วนบุคคล นำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นในระยะยาว
แฮ็ก 18: กำหนดเป้าหมายแบบ SMART
เป้าหมาย SMART (เฉพาะเจาะจง วัดผลได้ สามารถทำได้ มีความเกี่ยวข้อง และกำหนดเวลาได้)ช่วยให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญได้ พวกมันมอบทิศทางที่ชัดเจน ทำให้คุณสามารถรักษาความมุ่งมั่นและแรงจูงใจได้ การแบ่งงานใหญ่ให้กลายเป็นงานเล็ก ๆ ที่สามารถทำได้ จะช่วยป้องกันความเครียดและเพิ่มความรับผิดชอบ
ใช้ClickUp Goalsเพื่อติดตามและจัดการเป้าหมายของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ นี่คือวิธีที่ฉันใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของฉัน:
- สร้างเป้าหมายและเขียนคำอธิบายอย่างละเอียดที่ระบุสิ่งที่ฉันต้องการบรรลุ
- เพิ่มรายการตรวจสอบเพื่อแยกย่อยเป้าหมายออกเป็นงานเฉพาะ
- กำหนดเป้าหมายที่สามารถวัดผลได้ให้กับเป้าหมายของฉัน (เช่น 'โพสต์บล็อกสองบทความภายในสิ้นสัปดาห์') ฉันใช้ส่วน 'เป้าหมาย' เพื่อกำหนดว่าความสำเร็จมีลักษณะอย่างไร
- กำหนดวันครบกำหนดให้กับแต่ละเป้าหมาย และใช้จุดสำคัญเพื่อกำหนดจุดตรวจสอบที่สำคัญตลอดระยะเวลาของเป้าหมาย
- ตั้งการแจ้งเตือนใน ClickUp เพื่อทบทวนเป้าหมายเป็นระยะและประเมินความเกี่ยวข้องของเป้าหมายเหล่านั้น
แฮ็กที่ 19: สะท้อนและปรับ
เมื่อสิ้นสุดแต่ละสัปดาห์ ให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อทบทวนความคืบหน้าและดูว่าจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนตรงไหนบ้าง
แดชบอร์ด ClickUpและฟีเจอร์ติดตามความคืบหน้าให้ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับประสิทธิภาพของคุณ ทำให้ง่ายต่อการปรับแนวทางเมื่อจำเป็น
แดชบอร์ดช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของสัปดาห์ได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้คุณสามารถปรับกลยุทธ์และแก้ไขแนวทางได้อย่างเหมาะสมเมื่อจำเป็น
แฮ็ก 20: ใช้การแจ้งเตือน
การแจ้งเตือนสามารถเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังได้. พวกมันช่วยหลีกเลี่ยงความเครียดจากการรีบเร่งในนาทีสุดท้ายหรือรายละเอียดที่มองข้ามไป.
ClickUp Remindersสามารถช่วยให้คุณจัดระเบียบได้ดีขึ้นด้วยการเตือนคุณอย่างนุ่มนวลเมื่อมีสิ่งใดที่ต้องการความสนใจ การเตือนเหล่านี้จะช่วยให้ไม่มีสิ่งใดถูกมองข้ามไปโดยไม่ตั้งใจ ไม่ว่าจะเป็นงานเล็กๆ ในแต่ละวันหรือกำหนดเวลาที่สำคัญ
เครื่องมือดิจิทัลและแอปพลิเคชันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพกำลังทำงานอัตโนมัติในงานประจำ วิเคราะห์ข้อมูล และสร้างข้อมูลเชิงลึกได้เร็วขึ้น ตั้งแต่ตัวกรองอีเมลง่ายๆ ไปจนถึงผู้ช่วยเสมือนที่ซับซ้อนอย่าง Siri ปัญญาประดิษฐ์ได้ผสานเข้ากับชีวิตประจำวันของเราอย่างราบรื่น
การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมสามารถเพิ่มประสิทธิภาพงาน เอกสาร และการจัดการความรู้ของคุณได้อย่างรวดเร็ว
คลิกอัพ
พิจารณา ClickUp. นี่คือแอปทุกอย่างสำหรับการทำงาน พร้อมความสามารถทั้งหมดที่กล่าวไว้ข้างต้นในตัว และได้รับการเสริมประสิทธิภาพด้วย AI เพื่อให้บุคคลและทีมสามารถทำสิ่งต่าง ๆ ได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง.
ด้วยคุณสมบัติที่หลากหลาย เช่น ClickUp Brain, ClickUp มอบศูนย์กลางที่รวมทุกอย่างไว้สำหรับงานของคุณ
นอกเหนือจากการจัดการงานแล้ว ClickUp Brain ยังช่วยคุณ:
- รับสรุปและอัปเดตโครงการแบบเรียลไทม์โดยไม่ต้องเปิดงานแต่ละรายการ เพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมผ่าน AI StandUps
- รวบรวมคำตอบและข้อมูลเชิงลึกตามบริบท เชื่อมโยงองค์ประกอบต่างๆ ของพื้นที่ทำงานของคุณอย่างไร้รอยต่อ
- สร้างเนื้อหาที่ปรับแต่งให้เหมาะกับแบรนด์ของคุณในClickUp Docs— ตั้งแต่คำบรรยายสำหรับโซเชียลมีเดียและคำตอบอีเมลสั้น ๆ ไปจนถึงบทความบล็อกเต็มรูปแบบและรายงานโครงการ
ClickUp ยังมีเทมเพลตสำเร็จรูปมากมายที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน(เช่นเทมเพลต ClickUp Personal Productivity) ที่ช่วยให้คุณจัดการงานได้อย่างเป็นระเบียบ
เทมเพลตเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคลของ ClickUp ช่วยให้ฉันจัดหมวดหมู่ภารกิจตามความสำคัญ ทำให้ฉันสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุดในขณะที่มองเห็นความคืบหน้าของทุกภารกิจได้ชัดเจน ฉันยังสามารถปรับแต่งเทมเพลตเพื่อตั้งเป้าหมายแบบ SMART สร้างตารางเวลา เตือนตัวเองให้พักเบรก และแม้แต่เร่งความก้าวหน้าด้วยฟีเจอร์การทำงานร่วมกันได้อีกด้วย
นี่คือสิ่งที่แม่แบบช่วยให้ฉันทำได้:
- จัดหมวดหมู่ภารกิจตามความเร่งด่วนและความสำคัญ
- ติดตามงานและรับภาพรวมที่ชัดเจนว่าฉันอยู่ในสถานะใดในแต่ละวัน
- จัดลำดับงานให้สอดคล้องกับเป้าหมายที่ชัดเจน สามารถวัดผลได้ และบรรลุผลได้
- ตั้งการแจ้งเตือนหยุดพักเพื่อป้องกันการหมดไฟและรักษาจังหวะการทำงานที่ดีต่อสุขภาพ
- แบ่งปันงานและความคืบหน้ากับทีมของฉันเพื่อเร่งกระบวนการทำงานและรักษาความรับผิดชอบ
ส่วนที่ดีที่สุด?ClickUp สามารถเชื่อมต่อกับแอปมากกว่า 1,000 แอป รวมถึงแอปที่คุณใช้ทุกวัน เช่น Google Workspace, Slack, HubSpot, Outlook และอื่นๆ อีกมากมาย!
เคล็ดลับสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอย่างต่อเนื่อง
เมื่อคุณพบวิธีลัดที่ใช้ได้ผล ความสม่ำเสมอเป็นสิ่งสำคัญ เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้คุณทำได้อย่างต่อเนื่อง:
1. การสร้างนิสัยที่สร้างสรรค์
การพัฒนา습관ที่สม่ำเสมอเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการรักษาประสิทธิภาพการทำงานในระยะยาว. เริ่มต้นด้วยการนำเทคนิคเหล่านี้ไม่กี่อย่างไปรวมไว้ในกิจวัตรประจำวันของคุณ.
ตัวอย่างเช่น หากการบล็อกเวลาได้พิสูจน์แล้วว่ามีประสิทธิภาพ ให้จัดสรรเวลาสำหรับงานที่สำคัญที่สุดของคุณในแต่ละวันฟีเจอร์งานประจำของ ClickUpเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังสำหรับการเตือนอัตโนมัติสำหรับกิจกรรมสำคัญเหล่านี้
2. การจัดการสิ่งรบกวน
สิ่งรบกวนเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในองค์กรที่มีจังหวะการทำงานรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม คุณสามารถดำเนินการเชิงรุกเพื่อลดผลกระทบของสิ่งเหล่านี้ได้
ตัวอย่างเช่น เมื่อทำงานกับ ClickUp Docsโหมดโฟกัสของ ClickUpจะช่วยให้คุณจดจ่อกับการเขียนได้อย่างเต็มที่โดยไม่มีเสียงรบกวนหรือการขัดจังหวะจากแจ้งเตือนต่าง ๆ เมื่อผสานกับ ClickUp Reminders สำหรับกำหนดเวลาและงานสำคัญ คุณจะพบว่าการรักษาสมาธิเป็นเรื่องง่ายขึ้น
3. การตั้งเป้าหมายที่สมจริง
การตั้งเป้าหมายที่ทะเยอทะยานเป็นสิ่งสำคัญ แต่ เป้าหมายเหล่านั้นต้องตั้งอยู่บนพื้นฐานของความเป็นจริงเพื่อให้เกิดประสิทธิผล ใช้ ClickUp Goals เพื่อกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและสามารถดำเนินการได้ ซึ่งสอดคล้องกับกลยุทธ์ธุรกิจโดยรวมของคุณ
4. การติดตามความก้าวหน้าและปรับกลยุทธ์
การติดตามประสิทธิภาพของคุณอย่างสม่ำเสมอและวัดผลผลิตของคุณสามารถช่วยให้คุณอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้องได้ ด้วยแดชบอร์ดของ ClickUp คุณสามารถ มองเห็นผลลัพธ์ของคุณและระบุแนวโน้มที่เกิดขึ้นตามเวลาได้ วิธีการที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลนี้ช่วยให้คุณปรับกลยุทธ์ของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพล่วงหน้า
ตัวอย่างเช่น หากคุณสังเกตเห็นว่ามีประสิทธิภาพการทำงานลดลงในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง คุณสามารถจัดตารางงานที่ง่ายที่สุดและซ้ำซากที่สุดของคุณในช่วงเวลานั้นได้ ในทำนองเดียวกัน ลองย้ายงานที่ต้องใช้ความพยายามมากที่สุดของคุณไปยังช่วงเวลาที่คุณตื่นตัวตามธรรมชาติ
รักษาประสิทธิภาพการทำงานอย่างต่อเนื่องด้วย ClickUp
การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานต้องการการรบกวนให้น้อยที่สุด การทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น และการเลือกงานที่ช่วยให้คุณเข้าใกล้เป้าหมายใหญ่ของคุณมากขึ้น การแฮ็กเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานไม่ได้เป็นเพียงการทำให้งานเสร็จเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับการสร้างจังหวะที่เหมาะกับคุณและทีมของคุณด้วย
เปลี่ยนกิจวัตรประจำวันให้กลายเป็นประสบการณ์ที่ลื่นไหลและน่าเพลิดเพลินยิ่งขึ้น ค้นหาวิธีที่มีความหมายในการคืนเวลาของคุณและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมอยู่เสมอ
สุดท้ายนี้ เคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอีกหนึ่งข้อ
เมื่อทุกอย่างล้มเหลว การหยอดอารมณ์ขันเล็กน้อยอาจเป็นสิ่งที่ต้องการ มันช่วยเสริมสร้างขวัญและกำลังใจในทีม และกระตุ้นให้ผู้คนกล้าเผชิญกับความท้าทายที่ดูเหมือนจะเป็นไปไม่ได้ วิธีที่ง่ายที่สุดในการเริ่มต้นคืออะไร?