10 เคล็ดลับในการทำงานให้เร็วขึ้นและเสร็จงานได้เร็วขึ้น

หากคุณกำลังจัดการงานนับพันอย่าง และรายชื่องานที่ต้องทำดูเหมือนไม่มีที่สิ้นสุด แต่คุณกลับรู้สึกยุ่งอยู่ตลอดเวลา — คุณ จริงๆ กำลังทำงานอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่? 🤔

นี่ไม่ใช่คำถามหลอก! ในความเป็นจริง ผู้คนจำนวนมากในโลกธุรกิจปัจจุบันมีคำอธิบายเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานที่แตกต่างกัน

หากคุณมักติดอยู่ในสถานการณ์นี้และต้องวิ่งตาม ‘งานถัดไป’ อย่างต่อเนื่อง ก็ถึงเวลาแล้วที่จะยกระดับประสิทธิภาพการทำงานของคุณ (โดยไม่ลดคุณภาพ) มีวิธีหลายอย่างที่จะทำงานได้เร็วขึ้นโดยไม่ทำให้ตัวเองเหนื่อยล้า

ดังนั้น เริ่มต้นทันทีโดยนำกลยุทธ์ต่อไปนี้มาปรับใช้ในกิจวัตรประจำวันของคุณ เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานให้คล่องตัวและทำงานได้มากขึ้น เราจะกล่าวถึงเคล็ดลับในการปรับปรุงคุณภาพงาน การกำหนดตารางเวลาทำงานที่มีประสิทธิภาพ การลดเวลาที่ใช้ในการทำงานแต่ละงาน และการเพิ่มความเร็วในการทำงานโดยรวม มาเริ่มกันเลย! 🎢

วิธีที่ดีที่สุดเพื่อทำงานได้เร็วขึ้นและฉลาดขึ้นทุกวัน

เพื่อทำงานได้เร็วและฉลาดขึ้นทุกวัน ให้เน้นการลดงานที่ทำซ้ำๆ การรักษาเวลาที่จำเป็นต้องมีสมาธิอย่างลึกซึ้ง และการใช้ระบบที่ช่วยให้ลำดับความสำคัญชัดเจน — เพื่อให้คุณทำงานได้มากขึ้นโดยไม่รู้สึกเหนื่อยล้า

การทำงานให้เร็วขึ้นนั้นอยู่ที่การค้นหาทางลัดที่เรียบง่ายหรือใช้เคล็ดลับเล็กๆ เพื่อทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง สิ่งสำคัญที่สุดคือคุณต้องนำเคล็ดลับที่เหมาะกับขั้นตอนการทำงานและกระบวนการของคุณมาใช้

กฎเดียวคืออะไร? ไม่มีวิธีใดที่เหมาะกับทุกคน แต่สิ่งสำคัญคือการฝึกนิสัยการทำงานที่ดีและเรียนรู้ว่าคุณอาจกำลังเสียเวลาหรือทำงานซ้ำๆ ในจุดใด

นั่นคือเหตุผลที่เราได้รวบรวม 10 เคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีทำงานให้เร็วขึ้น เพื่อช่วยให้คุณประหยัดพลังงานทางจิตใจ และทำงานได้มากขึ้นด้วยแรงน้อยลง!

1. อัตโนมัติกระบวนการทำงานของคุณ

คุณรู้ไหมว่าอะไรที่น่าทึ่งที่สุด? นั่นคือการทำให้กระบวนการทำงานส่วนตัวของคุณเป็นอัตโนมัติ เชื่อเราเถอะ นี่คือจุดเปลี่ยนสำคัญและเป็นทักษะที่มีค่ามากในการรู้วิธีตั้งระบบทำงานให้ทำงานอัตโนมัติ ลองจินตนาการดูว่าคุณจะประหยัดเวลาและพลังงานได้มากเพียงใดจากงานที่ทำซ้ำๆ และแทนที่จะทำเช่นนั้น คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานอื่นๆ ที่สำคัญจริงๆ — งานสร้างสรรค์และเชิงกลยุทธ์ที่แสดงให้เห็นถึงความสามารถของคุณอย่างแท้จริง

การใช้เครื่องมืออัตโนมัติยังช่วยลดข้อผิดพลาดได้อีกด้วย เนื่องจากคุณได้มาตรฐานกระบวนการและขั้นตอนเพื่อนำโครงการไปสู่การเสร็จสิ้น ดังนั้นคุณจึงจะได้เพลิดเพลินกับ ความสม่ำเสมอ ความแม่นยำ และผลงานคุณภาพสูง ใครจะไม่อยากมีความสบายใจแบบนั้นล่ะ?

เมื่อคุณทำงานให้เสร็จด้วยเครื่องมืออัตโนมัติ คุณไม่เพียงแต่ประหยัดเวลาได้แต่ยังช่วยให้โครงการของคุณดำเนินไปตามแผนได้อีกด้วย โดยการกำจัดงานที่น่าเบื่อทั้งหมด ซึ่งอาจทำให้โครงการล่าช้าในขั้นตอนต่อไป

🌈 จุดเด่น:ฟีเจอร์การอัตโนมัติของ ClickUpช่วยให้คุณตั้งค่าเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเพื่อลดงานซ้ำๆให้เหลือเพียงงานเดียว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างการอัตโนมัติที่มอบหมายงานให้สมาชิกทีมตามบทบาทของพวกเขา หรือย้ายงานไปยังสถานะอื่นเมื่อถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้น

และนั่นยังไม่หมด!ClickUp’s Autopilot Agentsคือเพื่อนร่วมทีมที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งสามารถทำงานที่ซับซ้อนหรือซ้ำๆ ให้คุณได้โดยอัตโนมัติ

ใช้เอเจนต์ที่สร้างไว้ล่วงหน้าหรือปรับแต่งเองเพื่อจัดการงานต่าง ๆ เช่น การสร้างรายการงานจากบันทึกการประชุม การสรุปเอกสาร หรือการประเมินข้อมูลที่ส่งผ่านแบบฟอร์ม — ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับกระบวนการทำงานที่ต้องการความฉลาดและการติดตามอย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่เพียงแค่ทริกเกอร์แบบง่าย ๆ

2. สร้างแม่แบบสำหรับส่วนต่าง ๆ ของงานเพื่อรักษาความสม่ำเสมอและเพิ่มประสิทธิภาพ

เมื่อต้องการทำงานได้เร็วขึ้นและฉลาดขึ้น ให้ใช้เทมเพลต!

ใครจะไม่ชอบความคิดที่จะเริ่มทำงานได้ทันที? ด้วยความช่วยเหลือจากเทมเพลต คุณจะมีจุดเริ่มต้นที่มั่นคง ทำให้สามารถลงมือทำโครงการได้ทันที อย่าเสียเวลาไปคิดว่าจะเริ่มจากที่ไหน แต่ให้เลือกเทมเพลตที่เตรียมไว้แล้ว ปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการของคุณ แล้วคุณก็พร้อมที่จะเริ่มทำงานได้ทันที

เทมเพลตยังช่วยส่งเสริมความสม่ำเสมออีกด้วย คุณไม่ต้องกังวลอีกต่อไปว่าเอกสารหรือการนำเสนอของคุณจะสอดคล้องกับสไตล์งานก่อนหน้านี้หรือไม่ ด้วยเทมเพลตที่ปรับแต่งได้ คุณจะได้รับการออกแบบที่สอดคล้องกันในทุกด้าน ซึ่งไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดเวลา แต่ยังดูเป็นมืออาชีพอย่างยิ่ง

ไม่ว่าจะเป็นเทมเพลตโครงสร้างการแบ่งงาน(WBS)หรือเทมเพลตรายการงานที่ต้องทำ (to-do list) ก็มีตัวเลือกที่คุณสามารถใช้เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน คุณจะทำงานด้วยรูปแบบเดียวกันและใช้แนวทางเดียวกัน เลือกจากคลังเทมเพลตที่เตรียมไว้ของ ClickUpเพื่อปรับแต่ง จัดรูปแบบ และแก้ไขให้เหมาะสมกับความต้องการของคุณ

หากคุณพร้อมที่จะจดบันทึกทุกอย่างแล้ว ให้ใช้แม่แบบรายการงานในปฏิทินจาก ClickUpนี้เพื่อจัดการรายการงานของคุณให้เรียบร้อย! 👇🏼

ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี

3. ตั้งเป้าหมาย SMART และติดตามความก้าวหน้าอย่างสม่ำเสมอ

ในผลการสำรวจของClickUpที่ได้สอบถามพนักงานในสหรัฐอเมริกาจำนวนกว่า 1,000 คนเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขากำหนดความมีประสิทธิภาพในการทำงาน มีสามคำตอบที่โดดเด่นที่สุด ได้แก่:

ไม่ว่าจะเป็นโครงการใหญ่ ปัญหาในการจัดการเวลา หรืองานบริหารจัดการที่มากเกินไป มีหลายปัจจัยที่อาจทำให้เรารู้สึกว่าตัวเองไม่ได้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง นี่คือเหตุผลที่เราต้องการเป้าหมายแทนที่จะเป็นเพียงรายชื่องาน!

แทนที่จะเพียงแต่ทำเครื่องหมายถูกในรายการ เป้าหมายช่วยให้เรามุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ เพื่อให้เราจัดลำดับความสำคัญของงานที่มีมูลค่าสูงมากกว่างานที่เพียงแต่ทำให้ยุ่งวุ่นวาย

หากคุณต้องการความช่วยเหลือในการแยกแยะงานที่ไม่สำคัญและงานที่สำคัญ เพื่อทราบว่างานใดควรจัดลำดับความสำคัญ ให้ลองใช้รูปแบบเป้าหมาย SMARTซึ่งเป็นตัวย่อที่หมายถึง Specific (เฉพาะเจาะจง), Measurable (วัดได้), Achievable (บรรลุได้), Relevant (เกี่ยวข้อง), และ Time-bound (มีกรอบเวลา)

แทนที่จะตั้งเป้าหมายที่ไม่ชัดเจน เช่น “ฉันอยากประหยัดเวลาในการทำงาน” หรือ “ฉันอยากมีประสิทธิภาพมากขึ้น” ผู้หญิงที่ใช้หลักการ SMART จะกำหนดแผนงานที่ชัดเจนสู่ความสำเร็จ เพื่อให้คุณรู้อย่างแน่ชัดว่าคุณกำลังพยายามบรรลุอะไร:

ด้วยการใช้ฟีเจอร์ Goals ของ ClickUp คุณสามารถสร้างเป้าหมาย SMART และแบ่งเป้าหมายเหล่านั้นออกเป็นเป้าหมายย่อยที่จัดการได้ง่าย พร้อมจัดระเบียบให้เข้าถึงได้ง่าย โดยการติดตามและจัดระเบียบความก้าวหน้าของคุณภายในแพลตฟอร์ม คุณจะยังคงมีสมาธิและแรงจูงใจเมื่อเห็นตัวเองเข้าใกล้เป้าหมายได้เร็วขึ้นมาก

ผู้ใช้ Redditหนึ่งคนกล่าวว่าการเตรียมสภาพแวดล้อม ก็สำคัญไม่แพ้กัน!

ผลลัพธ์ของคุณขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมรอบตัว ดังนั้นควรกำจัดสิ่งรบกวนที่อาจเกิดขึ้นให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ วางโทรศัพท์ไว้ในห้องอื่น – การแจ้งเตือนเพียงครั้งเดียวก็อาจทำให้คุณสูญเสียความต่อเนื่องของความคิดได้นานถึง 15 นาที เตรียมกาแฟให้พร้อมทั้งชงและเทไว้ก่อนที่จะนั่งลงทำงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้สึกอบอุ่นพอ – การรู้สึกหนาวเกินไปอาจรบกวนกระบวนการคิดของคุณได้ เพราะทำให้คุณต้องคิดถึงความรู้สึกหนาวนั้น ใช้หูฟังที่มีฟังก์ชันตัดเสียงรบกวน

4. ใช้คุณสมบัติการจัดเวลาเป็นช่วงๆ ในปฏิทินของคุณ

การจัดเวลาเป็นเทคนิคพื้นฐานแต่มีประสิทธิภาพสูง ซึ่งสามารถสร้างผลลัพธ์ที่น่าทึ่งสำหรับเวลาที่คุณจัดสรรไว้สำหรับโครงการหรืองานเฉพาะตัวนิสัยที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานนี้เกี่ยวข้องกับการกำหนดช่วงเวลาเฉพาะสำหรับงานเฉพาะตัว โดยแบ่งเป็นช่วงละหนึ่งชั่วโมงหรือครึ่งชั่วโมง

นี่คือเหตุผลที่วิธีนี้ยอดเยี่ยมมาก ก่อนอื่น การแบ่งเวลา (time blocking) จะช่วยให้คุณรักษาความจดจ่อได้อย่างแม่นยำ ด้วยการ จัดสรรช่วงเวลาเฉพาะสำหรับแต่ละงาน คุณจะลดโอกาสที่จะเสียสมาธิไปกับอีเมลที่รบกวน การโทร หรือการแจ้งเตือนจากโซเชียลมีเดียที่ดึงดูดความสนใจบนโทรศัพท์มือถือของคุณ

นอกจากนี้ ด้วยกรอบเวลาที่กำหนดไว้ คุณจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยธรรมชาติ เพื่อเสร็จสิ้นงานภายในเวลาที่กำหนดไว้ มันเหมือนกับการตั้งกำหนดเวลาสั้นๆ สำหรับแต่ละงาน และเราทุกคนต่างรู้ดีว่ากำหนดเวลาสามารถกระตุ้นให้เราทำงานอย่างเร่งด่วนได้ ไม่ว่างานนั้นจะเป็นงานง่ายๆ หรือโครงการใหญ่ก็ตาม

การจัดเวลาแบบบล็อก (Time blocking) ยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการลดความเหนื่อยล้าจากการตัดสินใจ คุณเพียงต้องการเครื่องมือที่ช่วยให้คุณนำไปใช้ได้อย่างราบรื่น และClickUp Calendarก็ทำสิ่งนั้นได้! มันสามารถ:

✅ รวมการประชุม งานที่ได้รับมอบหมาย ช่วงเวลางานที่ต้องโฟกัส (หรือกิจกรรมที่กำหนดเวลาไว้ทั้งหมด) เข้าไว้ในมุมมองเดียวที่บูรณาการ✅ ช่วยคุณจัดหมวดหมู่งานเป็น “งานสำคัญ” “งานที่รอทำ” และ “งานที่เกินกำหนด” เพื่อเพิ่มความชัดเจนว่าคุณควรให้ความสำคัญกับงานใดในแต่ละช่วงเวลา✅ กำหนดช่วงเวลาทำงานอัตโนมัติตามกระบวนการทำงานของคุณ ✅ เรียนรู้จากสไตล์การทำงานของคุณตามเวลาที่ผ่านไป และเสนอคำแนะนำการจัดตารางเวลาที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น✅ รวมสถานะความพร้อมของทีมไว้ในมุมมองเดียว เพื่อให้คุณทราบว่าใครกำลังทำงานอะไร และใครพร้อมทำงาน

และนั่นคือเหตุผลที่ทีมต่าง ๆ ไว้วางใจใช้ปฏิทินของ ClickUp เพื่อนำเทคนิคการจัดเวลาแบบบล็อก (time blocking) มาใช้ และกำหนดช่วงเวลาเฉพาะสำหรับงานแต่ละอย่าง นอกจากนี้แม่แบบการจัดเวลาแบบบล็อกของ ClickUpยังสามารถผสานปฏิทินของคุณกับเครื่องมืออื่น ๆ เช่น Google Calendar หรือ Outlook ได้อีกด้วย แม่แบบเหล่านี้ช่วยให้คุณรักษาความจดจ่อ ลดสิ่งรบกวน และมั่นใจว่าคุณได้จัดสรรเวลาเพียงพอสำหรับงานแต่ละอย่าง

5. ใช้ประโยชน์จากพลังของ AI

AI ไม่ใช่แค่เครื่องมือ — แต่เป็นการเปลี่ยนแปลงในวิธีคิดของเราเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงาน โดยการลดภาระงานที่ต้องใช้ความคิด เช่น การจัดเรียงข้อมูล การระบุรูปแบบ การจัดทำรายงาน หรือการสร้างข้อความและภาพ AI ช่วยให้คุณสามารถทำงานได้เร็วขึ้นและฉลาดขึ้น

ปัญหาเดียวคืออะไร? มันยังไม่ถูกผสานเข้ากับกระบวนการทำงานประจำวันของคุณอย่างแท้จริง ซึ่งอาจทำให้คุณต้องคัดลอกและวางข้อมูลจากแท็บหนึ่งไปยังแท็บอื่นอยู่เสมอ เว้นแต่คุณจะใช้AI ของ ClickUp! ClickUp Brain ถูกสร้างขึ้นในตัวพื้นที่ทำงานของคุณและสามารถช่วยคุณได้ดังนี้:

6. แบ่งงานออกเป็นส่วนย่อยๆ ด้วยงานย่อยและรายการตรวจสอบ

เมื่อคุณกำลังรับมือกับโครงการขนาดใหญ่หรือเป้าหมายที่ท้าทาย หนึ่งในความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดคือการรู้ว่าจะเริ่มต้นจากจุดไหน งานอาจทำให้คุณรู้สึกหนักใจ ไม่ใช่เพราะมันยากเกินไป แต่เพราะมันไม่มีโครงสร้างที่ชัดเจน

หนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการแก้ไขปัญหานี้คือการแบ่งโครงการออกเป็นส่วนๆ ที่เล็กกว่าและจัดการได้ง่ายขึ้น โดยใช้วิธีการที่เรียกว่า Action Layering วิธีนี้ช่วยให้คุณเปลี่ยนจากความตั้งใจที่คลุมเครือเป็นงานที่ชัดเจนและจัดการได้ง่ายขึ้น ทำให้การลงมือทำและวัดความคืบหน้าเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น

🎯 เริ่มต้นด้วยการกำหนด เป้าหมายสุดท้าย — ความสำเร็จนั้นดูเป็นอย่างไร? ให้ระบุอย่างชัดเจนว่าคุณกำลังพยายามบรรลุอะไร 🎯 แบ่งเป้าหมายนั้นออกเป็น 3 ถึง 5 ส่วนใหญ่ หรือจุดสำคัญที่แสดงถึงขั้นตอนหลักของงาน จุดสำคัญเหล่านี้จะทำหน้าที่เป็นแผนงานระดับสูงของคุณ🎯 ลงลึกในแต่ละขั้นตอนและ ระบุงานย่อย ที่ต้องทำให้เสร็จ แต่ละงานย่อยควรเป็นขั้นตอนที่ชัดเจนและสามารถดำเนินการได้ภายใน 30 ถึง 60 นาที🎯 เมื่อมีรายชื่องานแล้ว จัดลำดับความสำคัญและลำดับการดำเนินการ: กำหนดว่างานใดขึ้นอยู่กับงานอื่น งานใดสามารถทำพร้อมกันได้ และงานใดควรทำก่อน🎯 สุดท้าย มอบหมายงาน และกำหนดกำหนดเวลาเพื่อให้แผนสามารถดำเนินการได้และมีกรอบเวลาที่ชัดเจน

ด้วยClickUp Tasks การแบ่งงานออกเป็นส่วนย่อยเป็นเรื่องง่าย เริ่มต้นด้วยการสร้างงานสำหรับแต่ละจุดสำคัญในโครงการของคุณ แล้วเพิ่มงานย่อยเพื่อบันทึกขั้นตอนที่เล็กกว่าและสามารถดำเนินการได้ ซึ่งจำเป็นสำหรับการเสร็จสิ้นแต่ละงาน คุณสามารถจัดงานย่อยให้ซ้อนกันต่อไปได้หากจำเป็นสำหรับกระบวนการทำงานที่ซับซ้อน

7. จัดลำดับความสำคัญของงาน

การจัดลำดับความสำคัญ? นั่นคือสิ่งที่ตรงกันข้ามกับงานที่ไม่มีประโยชน์ และนั่นคือสิ่งที่คุณต้องการเพื่อสร้างความได้เปรียบเล็กน้อย เพื่อนของคุณในกระบวนการนี้คืออะไร?ก็คือกรอบงาน Eisenhower Framework!

มันช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานได้โดยแบ่งงานออกเป็น:

ด้วยวิธีการที่มุ่งเน้นเช่นนี้ คุณจะสามารถมั่นใจได้ว่าคุณไม่ได้เพียงแต่ตอบสนองต่องานที่เร่งด่วนที่สุดเท่านั้น แต่ยังใช้เวลาไปกับกิจกรรมที่สอดคล้องกับเป้าหมายระยะยาว ประสิทธิภาพการทำงาน และสุขภาพจิตของคุณด้วย

ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี

8. ลดสิ่งรบกวนด้วยช่วงเวลาที่มุ่งเน้น

โดยเฉลี่ยพนักงานจะถูกขัดจังหวะทุก 11 นาที และอาจต้องใช้เวลาถึง 25 นาที เพื่อกลับมาโฟกัสได้อีกครั้งหลังจากถูกขัดจังหวะ

สิ่งรบกวนที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องเหล่านี้จะสะสมขึ้นอย่างรวดเร็ว ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานและทำให้ความก้าวหน้าช้าลง ต้นทุนที่แท้จริงไม่ใช่เพียงเวลาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงพลังงานทางจิตใจที่สูญเสียไปในแต่ละครั้งที่ถูกสิ่งรบกวน ดังนั้น คุณจะรักษาสมาธิและหลีกเลี่ยงการทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้อย่างไร?

9. มอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ

เราทุกคนรู้ดีว่าการมอบหมายงานเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้งานเสร็จสิ้น แต่ไม่ใช่เรื่องที่ง่ายเสมอไป เคล็ดลับคือการมอบหมายงานที่สอดคล้องกับจุดแข็งของทีมคุณ

แทนที่จะเพียงแต่ส่งงานต่อ ให้ระบุให้ชัดเจนว่าคุณต้องการอะไร กำหนดความคาดหวังที่สมจริง และมั่นใจว่าพวกเขามีทุกสิ่งที่จำเป็นเพื่อประสบความสำเร็จเครื่องมืออย่างแอปจัดการงานสามารถช่วยคุณติดตามความคืบหน้าได้โดยไม่ต้องคอยควบคุมตลอดเวลา และการตรวจสอบความคืบหน้าแบบสั้นๆ สามารถช่วยให้งานดำเนินไปตามแผน

เมื่อคุณมอบหมายงานอย่างถูกต้อง คุณจะประหยัดเวลาได้เพื่อทำงานสำคัญมากขึ้น และช่วยให้ทีมของคุณรู้สึกมั่นใจและมีความสามารถมากขึ้น นี่คือสิ่งที่ Gaurav Agarwal COO ของ ClickUp กล่าวเกี่ยวกับการมอบหมายงาน!

คำถามคือ: “นี่คือวิธีใช้เวลามีค่าที่สุดสำหรับเวลาที่จำกัดของฉันหรือไม่?” การปล่อยมือนั้นยาก การเห็นคนอื่นใช้เวลานานกว่ากับสิ่งที่คุณทำได้อย่างรวดเร็วนั้นทำให้รู้สึกเจ็บปวด แต่นี่คือทางเดียวสู่การขยายขนาดที่แท้จริง

นี่คือตัวอย่างหนึ่ง ผมเพิ่งปรับเปลี่ยนวิธีการเตรียมเนื้อหาสำหรับการทบทวนธุรกิจรายไตรมาสของผมเมื่อเร็วๆ นี้: ก่อนหน้านี้: ผมต้องใช้เวลา 20 ชั่วโมงเพื่อเก็บข้อมูล จัดทำเรื่องราว และสร้างสไลด์ด้วยตัวเอง ปัจจุบัน: ทีมของผมใช้เวลา 30 ชั่วโมง ส่วนผมใช้เวลา 5 ชั่วโมง รวมเป็น 35 ชั่วโมงในปัจจุบัน เทียบกับ 20 ชั่วโมงก่อนหน้านี้ ดูเหมือนไม่ประสิทธิภาพใช่ไหม?

อย่างไรก็ตาม วิธีนี้:

ช่วยประหยัดเวลาของฉันได้ 15 ชั่วโมง เพื่อทำงานที่มีมูลค่าสูงยิ่งขึ้น

ให้ผลลัพธ์สุดท้ายที่ดีกว่าสิ่งที่ผมสามารถสร้างได้ด้วยตัวเอง

ช่วยให้ทีมของฉันเข้าใจธุรกิจได้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น

ครั้งต่อไปที่เราทำสิ่งนี้ จำนวน 35 ชั่วโมงรวมจะลดลงเหลือ 25 ชั่วโมง นี่คือความขัดแย้งด้านประสิทธิภาพในการขยายขนาด: สิ่งที่ดูเหมือนประสิทธิภาพลดลงในระดับหน่วย กลับสร้างผลประโยชน์แบบทวีคูณในระดับระบบ

10. ตรวจสอบนิสัยการทำงานของคุณด้วยฟีเจอร์รายงาน

คุณเคยสังเกตไหมว่างานที่คุณคิดว่าจะใช้เวลาเพียงหนึ่งชั่วโมง กลับยืดเยื้อไปจนเต็มทั้งบ่าย?นั่นคือหลักการของพาร์คินสัน (Parkinson’s Law) ที่กำลังทำงานอยู่ หลักการนี้ระบุว่า “งานจะขยายตัวเพื่อเติมเต็มเวลาที่มีอยู่สำหรับการเสร็จสิ้น” และนี่คือสิ่งที่หลายคนในเราเคยประสบด้วยตัวเอง

ข้อสำคัญที่ควรจำไว้คือ ยิ่งคุณให้เวลาตัวเองมากเท่าไรในการทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งให้เสร็จ ก็ยิ่งมีแนวโน้มที่จะใช้เวลานานขึ้น — ไม่ว่างานนั้นจะต้องการเวลาจริง ๆ มากถึงเพียงนั้นหรือไม่

วิธีแก้ปัญหานี้คืออะไร? การถอยออกมาดูว่าคุณใช้เวลาอย่างไร จะช่วยให้คุณสังเกตเห็นแนวโน้ม ระบุได้ว่าเมื่อใดที่คุณถูกเบี่ยงเบนความสนใจ และเข้าใจว่าสิ่งใดได้ผล (และสิ่งใดไม่ได้ผล) สิ่งสำคัญคือการเข้าใจว่าคุณสามารถปรับปรุงในจุดใดได้ เพื่อที่คุณจะไม่เพียงแต่ยุ่งวุ่นวาย แต่ยังทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วย

สิ่งที่ยอดเยี่ยมคือ คุณไม่จำเป็นต้องทำอะไรที่ซับซ้อนเกินไป เริ่มต้นด้วยการสังเกตอย่างง่ายๆ ว่าคุณใช้เวลาเท่าไรกับแต่ละงาน ทบทวนเป้าหมาย หรือแม้แต่การสะท้อนคิดเมื่อสิ้นสัปดาห์เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ ClickUp ช่วยให้คุณสร้างรายงานอย่างละเอียด เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าเกี่ยวกับนิสัยการทำงานของคุณ ใช้แดชบอร์ดแบบไม่ต้องเขียนโค้ดของ ClickUpเพื่อสร้างพื้นที่ปรับแต่งได้อย่างง่ายดาย ที่คุณสามารถติดตามตัวชี้วัดสำคัญและเวลาที่บันทึกไว้ทั้งหมดได้

ทำอย่างไรให้ทำงานได้มากขึ้นและเสร็จก่อนเวลาที่กำหนดด้วย ClickUp

ด้วยการนำ 10 เคล็ดลับเหล่านี้มาปรับใช้ในกิจวัตรประจำวันของคุณ คุณจะก้าวไปบนเส้นทางสู่การทำงานที่รวดเร็วขึ้นและบรรลุงานได้มากขึ้น

กุญแจสำคัญคือการรักษาวินัยและปรับกลยุทธ์อย่างต่อเนื่องเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน จัดกลุ่มงานที่คล้ายกันเพื่อทำงานเป็นชุด หรือกำหนดช่วงเวลาในปฏิทินเพื่อหลีกเลี่ยงการเสียเวลาไปกับงานที่ไม่สำคัญ

ด้วยเครื่องมือและวิธีคิดที่ถูกต้อง คุณจะเห็นการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานอย่างชัดเจน ซึ่งจะนำไปสู่ความสำเร็จที่มากขึ้นทั้งในชีวิตส่วนตัวและชีวิตการทำงาน ดังนั้น คุณพร้อมที่จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณให้สูงสุดแล้วหรือยัง?

✅สมัครบัญชี ClickUp ฟรีวันนี้เลย