ClickUp Multi-Criteria Prioritization Matrix Template
Planning

วิธีการจัดลำดับความสำคัญของโครงการอย่างมีกลยุทธ์ (พร้อมเทมเพลตฟรี)

ไม่มีข้อสงสัยเลย...การจัดการเวลาโครงการนั้นยาก ซึ่งหมายความว่าทีมส่วนใหญ่จะเสียเวลาไปกับโครงการที่ไม่สำคัญ

อย่างไรก็ตาม ตัวการที่แท้จริงไม่ใช่การดำเนินการที่ไม่ดี แต่เป็นการตอบตกลงกับทุกสิ่งโดยไม่มีระบบที่ชัดเจนในการตัดสินใจว่าอะไรที่สมควรได้รับความสนใจจากทีมของคุณ

เมื่อคำขอโครงการมาจากทุกทิศทางและไม่มีใครคัดกรองคุณค่า คุณก็จะลงเอยด้วยการทำงานที่วนไปวนมาโดยไม่มีผลลัพธ์

การจัดลำดับความสำคัญของโครงการอย่างชาญฉลาดเปลี่ยนแปลงสิ่งนั้น นี่คือวิธีสร้างระบบที่ปกป้องเวลาและพลังงานของทีมคุณ

ประเด็นสำคัญ

  • จัดลำดับความสำคัญของโครงการตามกลยุทธ์เพื่อเพิ่มผลผลิตและมูลค่าทางธุรกิจ
  • ใช้แม่แบบเมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญเพื่อจัดอันดับงานตามความเร่งด่วน
  • จัดกลุ่มโครงการที่คล้ายกันเข้าด้วยกันเป็นวงจรสปรินท์ที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้ได้ผลลัพธ์
  • มอบหมายงานอย่างมีกลยุทธ์เพื่อปรับสมดุลภาระงานและป้องกันการหมดไฟ

การกำหนดลำดับความสำคัญของโครงการคืออะไร?

การจัดลำดับความสำคัญของโครงการคือการตัดสินใจว่างานใดมีความสำคัญมากที่สุดเมื่อเวลาและทรัพยากรมีจำกัด ทีมจะประเมินโครงการตามเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ ค่าใช้จ่าย และความเสี่ยง จากนั้นจัดอันดับเพื่อดูว่าอะไรควรได้รับความสนใจก่อน

สิ่งที่ทรงพลังเกี่ยวกับแนวคิดนี้คือการจัดอันดับบังคับให้เราต้องตัดสินใจอย่างยากลำบาก การเปรียบเทียบโครงการเคียงข้างกันเผยให้เห็นความขัดแย้งและการแลกเปลี่ยนที่ไม่ได้ชัดเจนมาก่อน

บางโครงการได้รับไฟเขียว บางโครงการถูกเก็บเข้าชั้นเพราะไม่สอดคล้องกับทิศทางที่บริษัทต้องการไปจริงๆ

ระบบการจัดอันดับที่มั่นคงช่วยขจัดความไม่แน่นอนโดยการให้ความชัดเจนแก่ทีมเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขากำลังมุ่งหน้าไป, ทำไมมันถึงมีความสำคัญ, และวิธีการวัดความก้าวหน้า.

แทนที่จะกระจายทรัพยากรอย่างบางเบาไปทั่วทุกคำขอที่เข้ามา ทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่ช่วยขับเคลื่อนธุรกิจให้ก้าวหน้าได้จริง

ภาพที่แสดงภาพประกอบของการจัดลำดับความสำคัญของโครงการ

ทำไมการจัดลำดับความสำคัญของโครงการจึงมีความสำคัญในด้านการจัดการโครงการ?

การจัดลำดับความสำคัญที่ไม่ดีมักเกิดจากการจัดการโครงการหลายโครงการพร้อมกันซึ่งก่อให้เกิดปัญหาที่ต่อเนื่องกันเป็นลูกโซ่และทวีความรุนแรงขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป:

  • ทีมเหนื่อยล้าจากการจัดการโครงการมากเกินไปพร้อมกัน
  • กำหนดส่งงานเลื่อนออกไปเพราะไม่มีใครตกลงกันได้ว่าจะต้องทำอะไรก่อน
  • ผู้ที่มีผลงานสูงจะลาออกเมื่อพวกเขาตระหนักว่ากำลังทำงานหนักกับสิ่งที่ไม่ได้มีความสำคัญจริง ๆ

ผลกระทบทางการเงินก็มีความสำคัญเช่นกัน โดยองค์กรต่างๆสูญเสียเงินไป 9.9% ของทุกดอลลาร์ที่ลงทุนไปเนื่องจากประสิทธิภาพของโครงการที่ไม่ดี ซึ่งหมายความว่าทีมต่างๆ พลาดโอกาสทางการตลาดและเห็นงบประมาณถูกใช้ไปกับโครงการที่ไม่ควรเริ่มต้นตั้งแต่แรก

การจัดลำดับความสำคัญอย่างมีประสิทธิภาพสร้างความเข้าใจร่วมกันว่าความสำเร็จมีลักษณะอย่างไร ซึ่งช่วยให้ทีมมีความชัดเจนในการตัดสินใจที่รวดเร็วขึ้นและดำเนินการด้วยความมั่นใจ แทนที่จะคอยสงสัยในก้าวต่อไปของตนอยู่เสมอ

สัญญาณบ่งชี้ว่าคุณต้องการการจัดลำดับความสำคัญของโครงการที่ดีขึ้น

ก่อนที่จะลงลึกในกรอบการทำงาน ให้สังเกตว่าทีมของคุณต้องการการจัดลำดับความสำคัญที่ดีขึ้นจริงหรือไม่ โดยดูจากรูปแบบที่เริ่มต้นจากเรื่องเล็ก ๆ แล้วลุกลามใหญ่ขึ้นเรื่อย ๆ

ทุกอย่างเริ่มต้นด้วยความรู้สึกว่าเร่งด่วน ซึ่งผลักดันให้ทีมต้องอยู่ในโหมดแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าตลอดเวลา โดยไม่สามารถทำความคืบหน้าอย่างมั่นคงในงานที่วางแผนไว้ได้ ความโกลาหลนี้มักเผยให้เห็นถึงความไม่สมดุลที่ซ่อนอยู่เบื้องหลัง

เมื่อเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น ผู้ที่มีผลงานดีที่สุดจะจมอยู่กับการร้องขอมากมาย ในขณะที่คนอื่นๆ นั่งอยู่โดยมีศักยภาพที่ยังไม่ได้ใช้ ส่วนใหญ่เป็นเพราะงานไหลไปสู่คนที่ดูเหมือนจะปลอดภัยที่สุดแทนที่จะเป็นคนที่มีความสามารถว่างหรือต้องการโอกาสในการพัฒนา

สถานการณ์ยิ่งซับซ้อนขึ้นเมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสังเกตเห็นว่ากระบวนการไม่ได้ผลและเริ่มหลีกเลี่ยงกระบวนการทั้งหมดด้วย "คำขอเร่งด่วน"

สิ่งเหล่านี้มักฟังดูสมเหตุสมผลเมื่อพิจารณาแยกกัน แต่เมื่อรวมกันแล้วกลับทำให้ความสนใจกระจัดกระจายและทำลายแรงผลักดันในโครงการเชิงกลยุทธ์

ในที่สุด ทีมต่าง ๆ ก็พบว่าตัวเองกำลังผลักดันโครงการเดิม ๆ ไปยังสปรินต์ถัดไปซ้ำแล้วซ้ำเล่าโดยไม่เข้าใจเหตุผล ซึ่งบ่งชี้ว่าพวกเขากำลังขาดเกณฑ์ร่วมกันที่จำเป็นในการแยกแยะว่าอะไรควรได้รับความสนใจในตอนนี้และอะไรที่สามารถรอได้

หากความก้าวหน้านี้ฟังดูคุ้นเคย การใช้วิธีการที่มีโครงสร้างจะช่วยแก้ไขได้โดยการสร้างเกณฑ์ที่ชัดเจน ปกป้องขีดความสามารถ และปรับงานให้สอดคล้องกับคุณค่าทางธุรกิจที่สามารถวัดได้

วิธีการจัดลำดับความสำคัญของโครงการอย่างมีกลยุทธ์ใน 5 ขั้นตอน

การสร้างระบบการจัดลำดับความสำคัญที่มีประสิทธิภาพต้องอาศัยกระบวนการที่สมบูรณ์ซึ่งแต่ละขั้นตอนเสริมสร้างซึ่งกันและกัน

เริ่มต้นด้วยการกรองสิ่งที่ส่งถึงทีมของคุณ จากนั้นดำเนินการจัดลำดับ จัดให้สอดคล้อง จัดระเบียบ และมอบหมายงาน เพื่อสร้างสิ่งที่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริง

1. กรองคำขอโครงการก่อนที่มันจะถึงทีมของคุณ

การป้องกันแรกต่อการถูกท่วมท้นเกิดขึ้นก่อนการเริ่มจัดลำดับความสำคัญ

เมื่อคำขอไหลผ่านอีเมล, Slack, การประชุม, และทางเดิน, ทีมเสียเวลาในการค้นหาข้อมูล, จัดเรียงข้อมูลซ้ำ, และถูกดึงเข้าไปในความคิดที่ไม่สมบูรณ์.

ClickUp Forms สร้างจุดเริ่มต้นเดียวที่ผู้ร้องขอต้องให้ข้อมูลที่จำเป็นก่อนที่โครงการของพวกเขาจะถึงทีม

แบบฟอร์มการรับข้อมูลมีคำถามที่บังคับให้คิดอย่างมีกลยุทธ์:

  • ความสำเร็จจะถูกวัดอย่างไร? ระบุ OKRs และ KPI ที่เกี่ยวข้อง
  • เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของโครงการนี้คืออะไร?
  • กรอบเวลาและงบประมาณคืออะไร?
  • ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการคือใคร?
  • มีข้อจำกัดทางเทคนิค, แนวทางด้านการสร้างแบรนด์, หรือข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือไม่?

คำขอด้านการตลาดที่ไม่สามารถระบุตัวชี้วัดความสำเร็จหรือเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ได้นั้นยังไม่พร้อมสำหรับการมีส่วนร่วมของทีม และแบบฟอร์มนี้ได้ชี้แจงประเด็นนี้อย่างชัดเจนก่อนที่ใครจะต้องเสียเวลาในการประชุมเพื่อค้นหาข้อมูลเพิ่มเติม

โปรดแชร์ลิงก์นี้อย่างกว้างขวางเพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถเปลี่ยนเส้นทางคำขอเฉพาะกิจด้วยข้อความว่า "กรุณาส่งผ่านแบบฟอร์มรับเรื่องของเราเพื่อที่เราจะได้ประเมินได้อย่างเหมาะสม" แทนที่จะทำให้งานปัจจุบันล่าช้า

เราได้ดำเนินการติดตั้งระบบตั๋วแบบฟอร์มสำเร็จแล้วภายในทีมวิศวกรรมของ ClickUp ซึ่งช่วยลดปัญหาการแก้ไขปัญหาฉุกเฉินของทีมได้อย่างมาก และช่วยให้พวกเขามีเวลาในการทำงานที่มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น

2. ใช้เมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญเพื่อจัดอันดับสิ่งที่เหลืออยู่

หลังจากกรองคำขอที่ไม่สมบูรณ์แล้ว ให้จัดอันดับโครงการที่เหลือโดยการพล็อตลงบนแกนสองแกน โดยที่แกนตั้งแสดงผลกระทบ และแกนแนวนอนแสดงความพยายาม

นี่สร้างสี่ส่วนที่เผยให้เห็นว่าควรทำอะไรกับแต่ละโครงการ

งานที่มีผลกระทบสูงแต่ใช้ความพยายามน้อยจะกลายเป็นความสำเร็จที่รวดเร็วซึ่งสามารถจัดการได้ทันที ในขณะที่โครงการที่มีผลกระทบสูงแต่ใช้ความพยายามมากจะกลายเป็นโครงการเชิงกลยุทธ์ที่ต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบ

งานที่มีผลกระทบต่ำไม่ว่าจะใช้ความพยายามระดับใด มักจะถูกจัดลำดับความสำคัญต่ำลงหรือถูกตัดออก เพราะโครงการเหล่านี้ดึงทรัพยากรไปจากงานที่ส่งผลต่อตัวชี้วัดทางธุรกิจอย่างแท้จริง

แม่แบบเมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญของ ClickUp มอบกระดานไวท์บอร์ดให้ทีมสามารถลากโครงการไปยังแต่ละช่องตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง

รูปแบบการมองเห็นนี้เผยให้เห็นรูปแบบที่อันตรายได้ทันที เช่น โครงการที่ต้องใช้ความพยายามสูงหกโครงการแข่งขันกันเพื่อนักพัฒนาอาวุโสสามคน หรือความสำเร็จที่รวดเร็วซึ่งทำให้ความสนใจกระจายไปจากงานเชิงกลยุทธ์ที่ต้องการความมุ่งมั่นอย่างต่อเนื่อง

ภาพหน้าจอของเมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญของ ClickUp

ทบทวนเมทริกซ์อย่างสม่ำเสมอเมื่อสถานการณ์เปลี่ยนแปลง

โครงการโครงสร้างพื้นฐานที่กำลังกินความจุทางวิศวกรรมอยู่นั้นอาจกลายเป็นเรื่องง่ายขึ้นมากอย่างกะทันหัน หลังจากที่คุณทำการอัปเกรดแพลตฟอร์มที่เกี่ยวข้องเสร็จสิ้น ซึ่งอาจทำให้ตำแหน่งของมันเปลี่ยนไปเมื่อเทียบกับงานอื่น ๆ และอาจทำให้สามารถเร่งการดำเนินการได้

3. จัดโครงการให้สอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจและเรียนรู้ที่จะปฏิเสธ

การผ่านขั้นตอนการรับเข้าและได้อยู่ในกลุ่มที่เอื้ออำนวยไม่ได้เป็นการรับประกันความสำเร็จในการดำเนินงาน

ตัวกรองที่เข้มงวดกว่าถามว่างานนั้นเชื่อมโยงกับมูลค่าทางธุรกิจที่วัดได้หรือไม่ ผ่านผลตอบแทนจากการลงทุนที่ชัดเจน การสอดคล้องกับกลยุทธ์ หรือผลกระทบเชิงปฏิบัติการที่มีความหมาย

โครงการที่แก้ไขปัญหาการผลิตซึ่งขัดขวางการใช้งานของลูกค้า, แก้ไขภัยคุกคามต่อการรักษาลูกค้าที่มีข้อมูลการยกเลิกเป็นหลักฐาน, หรือปลดล็อกแหล่งรายได้ที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าจะเกิดขึ้นตามธรรมชาติ จะได้รับการจัดลำดับความสำคัญเป็นอันดับต้น ๆ

ในทางกลับกัน งานที่ดูน่าสนใจแต่ไม่เชื่อมโยงกับวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์จะถูกเก็บไว้โดยไม่คำนึงถึงว่าใครเป็นผู้สนับสนุน

ส่วนที่ยากคือการสื่อสารการตัดสินใจเหล่านี้ไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่คาดหวังผลลัพธ์ที่แตกต่างออกไป แต่การให้เหตุผลที่ชัดเจนทำให้สามารถจัดการได้:

  • เมื่อไม่สอดคล้อง: "สิ่งนี้ไม่เชื่อมโยงกับวัตถุประสงค์ไตรมาสที่ 2 ของเราเกี่ยวกับการรักษาลูกค้าและความมั่นคง เราสามารถกลับมาพิจารณาอีกครั้งในระหว่างการวางแผนไตรมาสที่ 3 เมื่อเรามุ่งเน้นไปที่ฟีเจอร์ใหม่"
  • เมื่อข้ามการรับเข้า: "กรุณาส่งผ่านแบบฟอร์มคำขอของเราเพื่อให้เราสามารถประเมินร่วมกับลำดับความสำคัญอื่น ๆ ได้"
  • เมื่อเบี่ยงเบนลำดับความสำคัญ: "การรับเรื่องนี้หมายถึงการเลื่อนการออกแบบหน้าชำระเงินใหม่ซึ่งคาดว่าจะเพิ่มอัตราการเปลี่ยนแปลงได้ 8% โครงการใดที่เราควรหยุดชั่วคราว?"

การสนทนาเหล่านี้จะง่ายขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป

การนำเกณฑ์เดียวกันมาใช้อย่างต่อเนื่องแทนที่จะตัดสินใจแบบเฉพาะหน้าตามผู้ที่ยืนกรานมากที่สุด จะช่วยสร้างความน่าเชื่อถือซึ่งทำให้การหารือเกี่ยวกับการจัดลำดับความสำคัญในอนาคตเป็นไปอย่างตรงไปตรงมามากขึ้น

4. จัดกลุ่มโครงการที่คล้ายกันเป็นสปรินต์

หลังจากทราบแล้วว่าโครงการใดที่ควรดำเนินการ ให้จัดระเบียบงานเป็นสปรินต์ โดยรวบรวมโครงการที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกันวิธีนี้จะช่วยลดการสลับบริบทและสร้างแรงผลักดันที่ช่วยเร่งการส่งมอบงาน

ยกตัวอย่างเช่น นักออกแบบที่อาจรับผิดชอบการปรับปรุงแบรนด์สามแบรนด์ในหนึ่งสปรินต์

พวกเขาจะอยู่ในสภาวะจิตใจเดียวกันเพื่อสร้างส่วนประกอบที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้ และพัฒนาจังหวะการทำงานที่ทำให้โครงการที่สามเสร็จเร็วกว่าโครงการแรก

ในทำนองเดียวกัน เมื่อผู้พัฒนาจัดกลุ่มการอัปเดตโครงสร้างพื้นฐานเข้าด้วยกัน พวกเขาสามารถจัดการกับข้อพึ่งพาได้อย่างมีประสิทธิภาพและหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายในการเริ่มต้นเมื่อต้องเปลี่ยนบริบททางเทคนิค

ทั้งสองใช้สปรินต์ ซึ่งเป็นช่วงเวลาที่กำหนดไว้สำหรับการทำงานเฉพาะให้เสร็จสิ้น

ClickUp-Sprints gif

ทีมซอฟต์แวร์มักใช้รอบการทำงานสองสัปดาห์ ในขณะที่ทีมการตลาดอาจใช้การวิ่งสปรินต์เป็นเวลาหนึ่งเดือนให้สอดคล้องกับแคมเปญ และทีมออกแบบใช้การวิ่งสปรินต์สามสัปดาห์เพื่อรองรับทั้งงานที่ต้องเร่งด่วนและโครงการที่ต้องมีการตรวจสอบหลายครั้ง

ในแต่ละสปรินต์ ทีมจะแบ่งโครงการออกเป็นงานย่อย มอบหมายตามความสามารถ จากนั้นตรวจสอบความคืบหน้าก่อนวางแผนรอบถัดไป ซึ่งสร้างจุดตรวจสอบตามธรรมชาติสำหรับการประเมินว่าลำดับความสำคัญยังคงเหมาะสมหรือไม่

การจัดกลุ่มงานยังช่วยปกป้องเวลาสำหรับงานบำรุงรักษา เช่น การชำระหนี้ทางเทคนิคหรือการปรับปรุงสินทรัพย์ที่ใช้งานได้อย่างต่อเนื่อง โดยไม่ปล่อยให้งานเหล่านี้รบกวนโครงการเชิงกลยุทธ์ที่ต้องการความสนใจอย่างต่อเนื่อง

เคล็ดลับ: ลองดูระบบเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ได้รับความนิยมมากที่สุดเพื่อให้คุณทำงานได้มากขึ้นด้วยเวลาน้อยลง

5. มอบหมายงานตามความสามารถ ไม่ใช่แค่ทักษะ

การจัดลำดับความสำคัญที่ยอดเยี่ยมจะล้มเหลวหากคุณมอบหมายงานมากเกินไปให้กับคนผิดอย่างต่อเนื่อง

เมื่อมีคนหนึ่งกลายเป็นตัวเลือกหลักสำหรับทุกโครงการสำคัญเพราะพวกเขาทำงานได้อย่างน่าเชื่อถือ คุณได้สร้างคอขวดที่จะพังในที่สุด

สิ่งนี้ก่อให้เกิดปัญหาสามประการ:ความเสี่ยงต่อการหมดไฟสำหรับผู้ที่มีคุณค่าต่อการมีส่วนร่วม, การเติบโตที่จำกัดจากการทำงานซ้ำๆ, และการป้องกันไม่ให้ผู้อื่นพัฒนาทักษะเพื่อแบ่งเบาภาระงาน

ระวังสัญญาณเตือนก่อนหมดไฟ:

  • พลาดกำหนดเวลาที่ปกติแล้วพวกเขาสามารถทำได้โดยง่าย
  • คุณภาพที่ลดลงในงานประจำ
  • การขอลางานโดยไม่คาดคิด

เมื่อต้องกระจายงานใหม่ ให้อธิบายเหตุผลอย่างชัดเจนเพื่อไม่ให้รู้สึกเหมือนเป็นการลงโทษ:

ผมขอโอนงานการปรับปรุงหน้าแรกให้กับจอร์แดนอีกครั้ง เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การออกแบบพอร์ทัลใหม่ ซึ่งต้องการประสบการณ์ของคุณและจะช่วยส่งเสริมการเติบโตของคุณได้ดีกว่าการสร้างหน้าการตลาดชุดใหม่

สมาชิกในระดับกลางจำเป็นต้องได้รับโอกาสในการทำงานที่ท้าทายเพื่อพัฒนาการตัดสินใจและทักษะ การให้พวกเขาทำงานที่มีความเสี่ยงต่ำและซ้ำซากจะทำให้เกิดช่องว่างทางทักษะ ซึ่งนำไปสู่การพึ่งพาผู้ร่วมงานที่มีประสบการณ์สูงอย่างต่อเนื่อง

ฉันขอแนะนำให้ลองดูมุมมอง Workload ของ ClickUp ซึ่งแสดงความสามารถที่สมาชิกแต่ละคนได้รับมอบหมายในรูปแบบที่มองเห็นได้ชัดเจน

แทนที่จะใช้ความรู้สึกเกี่ยวกับว่าใครดูยุ่ง คุณทำงานจากข้อมูลเกี่ยวกับว่าใครมีเวลาว่างและใครกำลังจะถึงจุดอิ่มตัว

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง

แม้แต่ระบบที่มั่นคงก็ล้มเหลวเมื่อทีมตกอยู่ในกับดักที่คาดการณ์ได้

การปฏิบัติต่อทุกสิ่งทุกอย่างว่าเร่งด่วน ทำลายความสำคัญของลำดับความสำคัญ. กำหนดเกณฑ์ที่ชัดเจนว่า "เร่งด่วน" หมายถึงอะไร ไม่ว่าจะเป็นการกระทบต่อรายได้ในวันนี้ การขัดขวางทีมอื่น หรือการเกิดความล้มเหลวที่ส่งผลกระทบต่อลูกค้า.

การข้ามรอบการทบทวน อาจทำให้ลำดับความสำคัญเบี่ยงเบนจากความเป็นจริง สภาพตลาดเปลี่ยนแปลง อุปสรรคเกิดขึ้น ความต้องการพัฒนา การทบทวนรายสัปดาห์หรือรายปักษ์สามารถจับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ได้ก่อนที่มันจะขัดขวางงานที่วางแผนไว้

การปล่อยให้เสียงที่ดังที่สุดเป็นผู้ชนะ แทนที่กลยุทธ์ด้วยการเมือง ยึดมั่นในกรอบการทำงานของคุณแม้ในขณะที่ต้องทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เสียงดังผิดหวัง เพราะความสม่ำเสมอสร้างความน่าเชื่อถือ

การเพิกเฉยต่อขีดความสามารถของทีม เมื่อรับงานเป็นการรับประกันความล้มเหลวที่กระจายตัว การรับงานมากเกินกว่าที่ทีมจะทำได้จริงจะนำไปสู่การทำงานที่ไร้ประสิทธิภาพ ซึ่งทำให้สมาชิกในทีมต้องทำงานหนักเกินไป ส่งมอบงานคุณภาพต่ำและล่าช้า

การลืมสื่อสาร การตัดสินใจทำให้ผู้คนต้องเติมเต็มช่องว่างด้วยการคาดเดา เมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่เข้าใจการเลื่อนการตัดสินใจหรือสมาชิกในทีมไม่ทราบวัตถุประสงค์ของงาน พวกเขาจะไม่สามารถตัดสินใจอย่างมีข้อมูลเกี่ยวกับการแลกเปลี่ยนได้

ขั้นตอนทั้งห้านี้ทำงานร่วมกัน แต่ระบบต้องการการบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่องเพื่อให้มีประสิทธิภาพ

การบำรุงรักษาระบบของคุณ

เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบรายสัปดาห์ 15 นาที เพื่อยืนยันว่าลำดับความสำคัญหลักของคุณไม่ได้เปลี่ยนแปลงตามข้อมูลใหม่

สิ่งเหล่านี้จะถูกนำไปใช้ในการทบทวนรายเดือนโดยที่คุณจะตรวจสอบโครงการที่กำลังดำเนินการทั้งหมดและยกเลิกโครงการที่หยุดชะงักหรือเบี่ยงเบนจากกลยุทธ์

ทุกไตรมาส ให้ถอยกลับมาดูภาพรวมอีกครั้งเพื่อทบทวนเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของคุณ และปรับทิศทางของโครงการทั้งหมดให้สอดคล้องกับสิ่งที่เปลี่ยนแปลงหรือสิ่งที่คุณได้เรียนรู้

เก็บเอกสารเกี่ยวกับงานที่คุณปฏิเสธไว้ เพื่อไม่ให้แนวคิดเหล่านี้สูญหายหรือกลับมาปรากฏในคำขอใหม่ซ้ำอีก ติดตามตัวชี้วัดที่เป็นรูปธรรม เช่น อัตราการเสร็จสิ้นงานและความพึงพอใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อวัดว่าระบบนี้ใช้งานได้จริงหรือไม่ แทนที่จะอาศัยความรู้สึกส่วนตัว

กระบวนการจะง่ายขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป เมื่อทีมของคุณพัฒนาความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับสิ่งที่สำคัญ มีวิจารณญาณที่เฉียบคมขึ้นในการตัดสินใจแลกเปลี่ยน และมีความมั่นใจอย่างแท้จริงในการปฏิเสธงานที่ไม่สอดคล้องกับเป้าหมายของคุณ

ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานเป็นสิ่งสำคัญอันดับหนึ่งด้วย ClickUp

ลองใช้ ClickUp และสัมผัสการเปลี่ยนแปลงเชิงบวกที่สามารถเกิดขึ้นกับประสิทธิภาพการทำงานของทีมคุณ

แพลตฟอร์มของเราให้เครื่องมือแก่คุณเพื่อสร้างโครงสร้างกระบวนการจัดลำดับความสำคัญของโครงการในอุดมคติของคุณได้ ในเพียงไม่กี่คลิก คุณสามารถเริ่มต้นจากภาพรวมใหญ่และขยายไปยังรายละเอียดของงานใด ๆ ได้

สร้างบัญชี ClickUp ฟรีวันนี้ และทำงานของคุณอย่างกระปรี้กระเปร่า หากคุณต้องการความช่วยเหลือใด ๆ โปรดติดต่อเราผ่านศูนย์ช่วยเหลือหรือเข้าร่วมเว็บสัมมนาตามคำขอของเรา

ขอให้วางแผนอย่างมีความสุข!