วิธีการจัดลำดับความสำคัญของโครงการอย่างมีกลยุทธ์ (พร้อมเทมเพลตฟรี)

การจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างดีที่สุดหมายความว่าทุกคนในทีมของคุณใช้เวลาและพลังงานไปกับโครงการที่มีประสิทธิภาพสูง

มันน่าดึงดูดที่จะกระโดดเข้าไปทำงานและทำให้เสร็จมากที่สุดเท่าที่จะทำได้ แต่ยิ่งคุณประเมินโครงการจากมุมมองของค่านิยมของบริษัทมากเท่าไร คุณก็จะยิ่งตัดสินใจได้ดีขึ้นในการสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่เต็มไปด้วยแรงบันดาลใจ

และในโลกที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของการจัดการโครงการ งานที่ได้รับแรงบันดาลใจจะนำไปสู่การแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์และผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จ ภายในปี 2027 นายจ้างจะประสบปัญหาในการหาพนักงาน 87.7 ล้านคนที่มีความเชี่ยวชาญในบทบาทการจัดการโครงการ! 🌐

ในนามของความโปร่งใสของโครงการอย่างสมบูรณ์ การจัดลำดับความสำคัญของโครงการอาจฟังดูง่ายกว่าทำ. ผู้นำโครงการ และโดยเฉพาะทีมที่ไม่มีผู้จัดการโครงการ ไม่มีช่วงเวลาที่ไม่มีอะไรขัดจังหวะในตารางเวลาของพวกเขาเพื่อทบทวนคำขอโครงการใหม่ ๆ กับงานที่กำลังดำเนินการอยู่ในปัจจุบัน.

แล้วเราจะสามารถมุ่งเน้นเวลาและพลังงานของทีมเราไปที่งานที่เหมาะสมได้อย่างไร?

เราจะพิจารณาเคล็ดลับที่ดีที่สุด เช่น การจัดกลุ่มโครงการที่คล้ายกันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวลา การจัดการการสนทนาที่ยากลำบากกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก และการปรับสมดุลกระบวนการมอบหมายงานใหม่

ใช้คู่มือนี้เป็นแรงบันดาลใจในการเข้าถึงแหล่งข้อมูลและเทมเพลตต่าง ๆ ได้ทุกเมื่อ หรือใช้เป็นจุดเริ่มต้นในการพูดคุยกับทีมของคุณ เพื่อขับเคลื่อนกลยุทธ์ในการจัดลำดับความสำคัญของโครงการทีมอย่างมีประสิทธิภาพ!

การกำหนดลำดับความสำคัญของโครงการคืออะไร?

การจัดลำดับความสำคัญของโครงการคือกระบวนการเลือกโครงการที่สำคัญที่สุดสำหรับองค์กรเพื่อให้เกิดความสนใจและให้ความสำคัญ โดยคำนึงถึงทรัพยากรและเวลาที่มีอยู่ กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับการประเมินโครงการที่อาจเกิดขึ้นแต่ละโครงการตามเกณฑ์ต่างๆ เช่น การบรรลุเป้าหมายขององค์กร ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ ค่าใช้จ่าย และความเสี่ยง

หลังจากแผนโครงการแต่ละโครงการได้รับการประเมินแล้ว ผู้ตัดสินใจจะจัดลำดับความสำคัญของโครงการตามลำดับความสำคัญและเปรียบเทียบกับทรัพยากรที่มีอยู่ การเปรียบเทียบนี้ช่วยเน้นให้เห็นถึงข้อแลกเปลี่ยนที่อาจเกิดขึ้นระหว่างโครงการต่างๆ และช่วยจัดลำดับความสำคัญของงานที่มีแนวโน้มจะบรรลุวิสัยทัศน์เชิงกลยุทธ์ของบริษัทมากที่สุด นอกจากนี้ยังช่วยกรองงานที่ไม่เกี่ยวข้องออกเพื่อปกป้องขีดความสามารถของทีมของคุณ 👥

ค้นพบเคล็ดลับการจัดการเวลาเพิ่มเติม!

ระบบการจัดอันดับโครงการให้โครงสร้างที่คาดการณ์ได้เพื่อวิเคราะห์และเปรียบเทียบลำดับความสำคัญ ความสำคัญ และผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นของแต่ละโครงการ ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าทรัพยากรจะถูกนำไปใช้เพื่อทำงานที่มีประโยชน์สูงสุดต่อธุรกิจให้สำเร็จ

การจัดอันดับโครงการยังช่วยให้ทีมตั้งเป้าหมายที่เป็นจริงสำหรับแต่ละโครงการ ติดตามความคืบหน้าของแต่ละโครงการ และช่วยให้มั่นใจว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนกำลังทำงานที่สำคัญ

ทำไมการจัดลำดับความสำคัญของโครงการจึงมีความสำคัญในการบริหารโครงการ?

การมีแผนและจัดลำดับความสำคัญเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับความสำเร็จทางธุรกิจโดยรวม เมื่อเราจัดลำดับความสำคัญของโครงการ เราสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญที่สุดก่อนและมั่นใจได้ว่าไม่มีสิ่งใดหลุดรอดไป

มันยังช่วยให้เราเป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพอีกด้วย! เราหลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่ง การเสียสมาธิ และการทำหลายอย่างพร้อมกัน ทำให้เราทำงานได้อย่างชาญฉลาดและเสร็จมากขึ้นในเวลาที่น้อยลง

การจัดลำดับความสำคัญของโครงการอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย แต่ด้วยความร่วมมือและการวางแผนเชิงกลยุทธ์ เราสามารถมั่นใจได้ว่าโครงการของเราจะเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลาและให้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม 📈

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ วิธีจัดการโครงการหลายโครงการ!

ดูตัวอย่างและเทมเพลตการจัดการโครงการ!

วิธีการจัดลำดับความสำคัญของโครงการอย่างมีกลยุทธ์ใน 5 ขั้นตอน

การใช้กลยุทธ์ในการจัดลำดับความสำคัญของโครงการเป็นส่วนสำคัญของการบริหารโครงการและสามารถช่วยให้เรามีประสิทธิภาพมากขึ้นในหลากหลายวิธีทั้งในระดับบุคคลและทีม การจัดลำดับความสำคัญของงานตามความสำคัญ ความเร่งด่วน และผลกระทบจะช่วยให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญที่สุดก่อน ⚡️

นอกจากนี้ ทีมสามารถใช้การจัดลำดับความสำคัญเพื่อระบุจุดที่อาจเกิดปัญหาและวางแผนล่วงหน้าเพื่อแก้ไขได้ สิ่งนี้จะช่วยให้เห็นสถานการณ์และขั้นตอนการทำงานที่ลดประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งจะช่วยให้ทีมวางแผนได้อย่างเหมาะสมและหลีกเลี่ยงความเร่งรีบและความวุ่นวายในนาทีสุดท้าย

นี่คือห้าเคล็ดลับในการจัดลำดับความสำคัญของโครงการและได้รับคุณค่าสูงสุดจากระยะเวลาของโครงการ!

1. ใช้เมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญ

เมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญเป็นแผนภูมิหรือไดอะแกรมที่ใช้เพื่อช่วยจัดลำดับงานหรือเปรียบเทียบปัจจัยต่างๆ เพื่อจัดลำดับความสำคัญ โดยทั่วไปประกอบด้วยแกนสองแกน: แกน y แนวตั้ง และแกน x แนวนอน

แกน y โดยทั่วไปแสดงถึงปัจจัยหรือภารกิจที่ต้องจัดลำดับความสำคัญ ในขณะที่แกน x โดยทั่วไปแสดงถึงมาตราส่วนของความสำคัญหรือความเร่งด่วน

ตัวอย่างเช่น แกน y สามารถแสดงรายการงาน เช่น อัปเดตหน้าลงชื่อเข้าใช้, ปรับปรุงโลโก้, และสร้างเทมเพลตโซเชียลแบรนด์,ในขณะที่แกน x สามารถแสดงระดับจาก 1 (ความสำคัญต่ำ) ถึง 5 (ความสำคัญสูง)

หากคุณยังไม่เคยใช้ระบบการจัดลำดับความสำคัญของโครงการมาก่อนลองใช้เทมเพลต Prioritization Matrix ของ ClickUp! เทมเพลตไวท์บอร์ดนี้จะนำคุณผ่านแนวคิดการออกแบบและฟังก์ชันการทำงานเพื่อวางแผนโครงการที่กำลังจะมาถึงของคุณ 🎨

เริ่มใช้เมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญ

ค้นพบเพิ่มเติม แม่แบบเมทริกซ์จาก ClickUp และ PowerPoint!

2. กรองคำขอโครงการทั้งหมดเข้าสู่เครื่องมือการจัดการโครงการ

คุณสามารถนับจำนวนเครื่องมือในชุดเทคโนโลยีของคุณได้หรือไม่?

คำถามติดตาม: เครื่องมือทั้งหมดนั้นเป็นช่องทางที่ทำให้ทีมของคุณถูกท่วมท้นด้วยคำขอหรือไม่?

หากไม่นับสิ่งรบกวน การใช้หลายช่องทางในการรับข้อมูลอัปเดตของโครงการเป็นวิธีที่รวดเร็วที่สุดในการทำให้เกิดงานซ้ำซ้อน 🔂

ด้วยClickUp Forms คุณกำลังสร้างแนวป้องกันดิจิทัลเพื่อปกป้องทีมของคุณจากการเข้าไปมีส่วนร่วมใน "ระยะค้นพบ" ของโครงการเร็วเกินไป ระยะค้นพบคือช่วงที่ผู้ร้องขอไม่ได้ให้กลยุทธ์ที่ชัดเจน เป้าหมาย และผลลัพธ์ที่ต้องการเพื่อเริ่มต้นการทำงาน

โบนัส:เครื่องมือจัดลำดับความสำคัญ*

ใช้คำแนะนำเหล่านี้เพื่อออกแบบแบบฟอร์มที่ตรงกับความต้องการเฉพาะของทีมคุณในการประเมินโครงการ:

เคล็ดลับมืออาชีพ เสริมพลังให้ทีมของคุณสามารถเปลี่ยนเส้นทางคำขอเฉพาะกิจไปยังแบบฟอร์ม ClickUp ได้ทันที ทุกคนที่มีลิงก์ไปยังแบบฟอร์มสามารถส่งคำตอบได้ ซึ่งจะถูกรวบรวมไปยัง Workspace ของทีมคุณโดยอัตโนมัติเพื่อการตรวจสอบที่เหมาะสม!

3. จัดกลุ่มโครงการที่คล้ายกันไว้ในหนึ่งสปรินต์

การจัดกลุ่มโครงการที่คล้ายกันเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการ แนวคิดคือการสร้างกลุ่มโครงการที่งานและแนวคิดสามารถแบ่งปันกันได้ง่ายระหว่างสมาชิกในทีม รวมถึงทรัพยากรและความเชี่ยวชาญ 🧑‍💻

สปรินต์ (Sprint) คือหนึ่งในกิจกรรมของ Agile ที่ใช้กำหนดช่วงเวลาซึ่งจำเป็นต้องทำงานชุดหนึ่งให้เสร็จสมบูรณ์

ระยะเวลาของสปรินต์โดยทั่วไปคือสองสัปดาห์สำหรับทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ แต่สามารถกำหนดเป็นระยะเวลาใดก็ได้ ขึ้นอยู่กับความต้องการของทีมและโครงการ ในระหว่างสปรินต์ ทีมจะแบ่งงานย่อยออกเป็นงานแต่ละชิ้นและมอบหมายให้กับบุคคลเฉพาะที่จะรับผิดชอบในการทำงานให้เสร็จสิ้น เมื่อสิ้นสุดสปรินต์ ทีมจะทบทวนความคืบหน้าและย้ายไปยังสปรินต์ถัดไป

อีกประโยชน์หนึ่งคือการจัดการกับสิ่งที่ทำได้ง่ายก่อน—โครงการที่ช่วยให้ธุรกิจดำเนินต่อไปได้—เพื่อเพิ่มเวลาให้มากที่สุด!

4. ปฏิเสธโครงการที่อยู่นอกขอบเขตความรับผิดชอบของคุณ

การจัดระเบียบคำขอโครงการตามมูลค่าทางธุรกิจหมายถึงการจัดลำดับความสำคัญของคำขอเหล่านั้นตามศักยภาพของผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI)ของโครงการและผลกระทบต่อการดำเนินงานของบริษัท

มูลค่าทางธุรกิจถูกกำหนดโดยการวิเคราะห์ต้นทุนและประโยชน์ของโครงการในแง่ของเวลา ทรัพยากร และกำไร โครงการที่มีผลตอบแทนที่คาดหวังสูงจะถูกจัดลำดับไว้สูงกว่าในรายการ ตัวอย่างเช่น การแก้ไขปัญหาการผลิตที่สำคัญหรือการจัดการข้อร้องเรียนของลูกค้า

โดยการคำนึงถึงปัจจัยต่างๆ เช่น ความพึงพอใจของลูกค้า ผลกระทบในระยะสั้นและระยะยาว และข้อได้เปรียบในการแข่งขัน ธุรกิจสามารถตัดสินใจได้ว่าโครงการใดมีคุณค่ามากที่สุดต่อเป้าหมายทางธุรกิจของตน

5. มอบหมายงานที่เหมาะสมให้กับคนที่เหมาะสม

บางครั้งเราอาจมอบหมายงานทั้งหมดให้กับนักพัฒนา นักออกแบบ หรือผู้ประสานงานคนใดคนหนึ่งโดยไม่รู้ตัว เพราะพวกเขาเก่งมากจริงๆ คุณภาพของงานและทัศนคติที่พร้อมจะทำงานของพวกเขาทำให้พวกเขาเป็นแม่เหล็กที่ดึงดูดงานที่ต้องทำต่อเนื่องกัน

แต่เราให้ความสำคัญกับการจัดลำดับความสำคัญของโครงการ และนั่นก็หมายถึงการวางแผนโดยคำนึงถึงขีดความสามารถในการทำงานและการเติบโตของทีมเราด้วย 🌱

นักออกแบบ นักพัฒนา หรือผู้ประสานงานคนนั้นอาจไม่ใช่บุคคลที่เหมาะสมที่สุดสำหรับงานนี้ มีความเป็นไปได้ว่าพวกเขาอาจกำลังใช้เวลาและพลังงานไปกับโครงการอื่น ๆ เพื่อเสริมสร้างทักษะสร้างสรรค์ ป้องกันภาวะหมดไฟ และเพิ่มประสบการณ์ในการทำงานระดับสูงให้มากขึ้น

ดังนั้นเมื่อคุณมอบหมายงาน ให้ใช้ความสามารถของทุกคนในทีมเพื่อสร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของและเสริมสร้างทีมเวิร์ก ผลลัพธ์คือคุณจะมีกระบวนการจัดการปริมาณงานที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น!

ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานเป็นสิ่งสำคัญอันดับหนึ่งด้วย ClickUp

ลองใช้ ClickUp และสัมผัสกับการเปลี่ยนแปลงเชิงบวกที่สามารถเกิดขึ้นกับประสิทธิภาพการทำงานของทีมคุณ แพลตฟอร์มของเรามอบเครื่องมือให้คุณในการจัดโครงสร้างกระบวนการจัดลำดับความสำคัญของโครงการในอุดมคติของคุณได้ เพียงไม่กี่คลิก คุณสามารถเริ่มต้นจากภาพรวมและขยายรายละเอียดของงานใดก็ได้

สร้างบัญชี ClickUp ฟรีวันนี้และเติมพลังให้กับงานที่คุณต้องทำ หากคุณต้องการความช่วยเหลือใด ๆ กรุณาติดต่อเราผ่านศูนย์ช่วยเหลือหรือเข้าร่วมสัมมนาออนไลน์ตามความต้องการของคุณ

ขอให้วางแผนอย่างมีความสุข! 💜