ด่วนกับสำคัญ: ความแตกต่างคืออะไร?

เมื่ออายุประมาณหกหรือแปดขวบ เราเริ่มตระหนักถึงแนวคิดเรื่อง "เวลา"

เราเริ่มเข้าใจวินาที, นาที, ชั่วโมง, และการรับรู้ของเราเกี่ยวกับการผ่านไปของเวลา

ไม่นานหลังจากนั้น เราเริ่มพัฒนาเป็นนิสัยและตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีใช้เวลาของเรา

ในช่วงพัฒนาการของเรา คนอื่นมักจะกำหนดว่าเราควรใช้เวลาอย่างไร อย่างไรก็ตาม เมื่อเราเติบโตขึ้นเป็นผู้เชี่ยวชาญ เรามีอิสระในการจัดการเวลาของเรามากขึ้นเรื่อยๆ

เราพัฒนาระบบส่วนตัวของเราเองเพื่อใช้เวลาของเรา – บางครั้งประสบความสำเร็จ บางครั้งไม่

และแต่ละคนในพวกเราต้องตัดสินใจ: ฉันจะใช้เวลาของฉันอย่างมีประสิทธิภาพที่สุดได้อย่างไร?

ในกระบวนการตัดสินใจนี้ เราอาจถูกหลอกให้คิดว่างานบางอย่างมีความสำคัญ ทั้งที่จริงแล้วไม่ใช่ หรือเราอาจเลื่อนงานที่สำคัญที่สุดในรายการออกไป เพราะงานเหล่านั้นมักจะเป็นงานที่ยากที่สุด

แล้วเราก็สับสนระหว่างสิ่งที่เร่งด่วนกับสิ่งที่สำคัญ

นั่นคือความแตกต่างที่สำคัญซึ่งอาจเปลี่ยนแปลงลำดับความสำคัญและรายการสิ่งที่ต้องทำของเราได้

ก่อนที่จะดำเนินการต่อไป นี่คือคำจำกัดความที่เราจะใช้สำหรับคำเหล่านั้น:

รายการที่ต้องการความสนใจโดยทันที

รายการที่มีผลกระทบต่อเป้าหมายระยะยาวและกลยุทธ์ของคุณ

วิธีหนึ่งในการคิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องทำและสิ่งที่คุณต้องการทำคือการจัดวางงานของคุณในเมทริกซ์การจัดการเวลา ซึ่งมักเรียกว่าเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

ตั้งชื่อตามอดีตประธานาธิบดีแห่งสหรัฐอเมริกา วิธีการนี้ได้รับความนิยมจากสตีเฟน โควีย์ ในหนังสือ 7 อุปนิสัยของคนที่มีประสิทธิผลสูง

นี่คือลักษณะของควอดแรนท์พร้อมตัวอย่างที่เกี่ยวข้องสำหรับงาน:

ด่วน

ไม่เร่งด่วน

สำคัญ

ไม่สำคัญ

ควอดแรนต์ 1: เร่งด่วนและสำคัญ

สิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่คุณต้องทำทันทีหรือในไม่เช่นนั้นจะมีผลเสียตามมา อาจเป็นการรีวิวและการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องทำก่อนถึงกำหนดเวลา และอาจมีผลกระทบอื่น ๆ ที่ต้องดำเนินการโดยด่วน

กิจกรรมที่มีมูลค่าสูงเหล่านี้จะสร้างผลกำไรให้กับบริษัทของคุณ ซึ่งจำเป็นต้องดำเนินการโดยทันทีเช่นกัน

ตัวอย่างของควอดแรนต์ที่ 1: เร่งด่วนและสำคัญ:

เว้นแต่คุณจะเป็นศัลยแพทย์ผ่าตัดผู้ป่วยบาดเจ็บหรืออะไรที่กล้าหาญเป็นพิเศษ ที่นี่ไม่ใช่ที่ที่คุณควรใช้เวลาทำงานส่วนใหญ่ของคุณ

ควอดแรนต์ 2: ไม่เร่งด่วน แต่สำคัญ

นี่คือจุดที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการจัดลำดับความสำคัญของงานของคุณ

งานที่มีประสิทธิภาพสูงสุดของคุณสามารถเกิดขึ้นได้ที่นี่ นี่คือสิ่งที่คุณกำลังมุ่งสร้าง โครงการ งานและกิจกรรมต่าง ๆเหล่านี้คืออิฐที่ช่วยพาคุณไปสู่เป้าหมายระยะยาวของคุณ

สิ่งเหล่านี้อาจไม่เร่งด่วนในทันที แต่ช่วยให้คุณสร้างความสำเร็จตามเป้าหมายของคุณ

บางครั้งงานเหล่านี้อาจรวมถึงการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าที่อาจไม่ใช่ความรับผิดชอบของคุณ หรือไม่ควรเกิดขึ้นตั้งแต่แรก

ตัวอย่างของควอดแรนต์ 2 สำคัญ/ไม่เร่งด่วน:

นี่คือสิ่งที่งานประจำวันของคุณ ควร เป็น

หากคุณใช้เวลามากเกินไปในควอดแรนต์หนึ่งและสามกับเหตุฉุกเฉิน คุณจำเป็นต้องคิดใหม่ จัดลำดับความสำคัญใหม่ หรือหาทรัพยากรเพิ่มเติมเพื่อช่วยเหลือคุณ

ควอดแรนท์ 3: เร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ

นี่คือส่วนที่อันตรายที่สุด

นี่คือที่ที่พวกเราหลายคนอาศัยและหายใจโดยไม่ต้องการ

เป็นเรื่องง่ายสำหรับคนอื่นที่จะเรียกร้องเวลาของเราโดยไม่รู้ตัวว่าพวกเขากำลังทำอะไรอยู่

ปัญหาของพวกเขาอาจไม่ใช่เรื่องฉุกเฉินของคุณเสมอไป หากพวกเขากำลังพยายามหาทางแก้ไขหรือคำตอบอย่างรวดเร็วสำหรับสิ่งที่ไม่ได้ช่วยให้ธุรกิจก้าวหน้า การสื่อสารที่ชัดเจนจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง

แพลตฟอร์มเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอย่าง ClickUp ช่วยแก้ปัญหานี้ได้.

ผู้ใช้สามารถกำหนดระดับความสำคัญที่แตกต่างกันสำหรับงานแต่ละงาน ให้การประมาณเวลาเพื่อให้ผู้รับมอบหมายทราบขอบเขตของงาน ส่งการแจ้งเตือนเตือนความจำ และสื่อสารข้อมูลสำคัญไปยังทีมทั้งหมดได้ ซึ่งช่วยให้การทำงานและความคาดหวังสอดคล้องกัน และทำให้คุณสามารถเป็น ทีมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

เราต้องระวังด้วยนะ โทรศัพท์และเครื่องมือสื่อสารของเราถูกออกแบบมาเพื่อดึงความสนใจเราตลอดเวลา การได้รับแจ้งเตือนมากเกินไปเป็นเรื่องจริง

การแจ้งเตือนแบบพุชบนโทรศัพท์ของเราสำหรับแอปโซเชียลมีเดียทำให้เราคิดว่ามีบางสิ่งเร่งด่วน แต่จริงๆ แล้วไม่ใช่เลย—โดยเฉพาะเมื่อมันเป็นแค่เพื่อนของคุณที่กำลังอวดว่ากำลังสนุกกับการไปเที่ยวพักผ่อนแค่ไหน

น่าสนใจไหม?

อาจจะ. รีบไหม? ไม่มีทาง.

ควอดแรนต์ 4: ไม่สำคัญ ไม่เร่งด่วน

หรือที่รู้จักกันในนามของมุมของการผัดวันประกันพรุ่ง

นี่คือสิ่งที่คุณมักจะทำอยู่ แม้ว่าจะไม่สำคัญและไม่เร่งด่วนก็ตาม โดยพื้นฐานแล้ว มันคือสิ่งที่คุณทำในขณะที่คุณควรจะทำงาน

นี่ไม่ได้หมายความว่าคุณไม่ควรหยุดพักหรือพักผ่อนหรือผ่อนคลายเลย แต่บางครั้งสิ่งที่ดีอาจถูกยกให้กลายเป็นสิ่งที่ดีที่สุด และคุณไม่อยากให้สิ่งเหล่านี้กลายเป็นเช่นนั้นสำหรับคุณ

พวกเขาอาจรวมถึงสิ่งต่าง ๆ เช่น:

มี แอปพลิเคชันเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ยอดเยี่ยมมากมายในตลาดปัจจุบันที่สามารถช่วยให้คุณมีสมาธิได้ หนึ่งในแอปโปรดของฉันคือ Forest ทุกครั้งที่คุณมีสมาธิทำงานและไม่แตะโทรศัพท์ในช่วงเวลาที่กำหนด ต้นไม้หนึ่งต้นจะเติบโตขึ้น

คุณสามารถเริ่มสร้างป่าและแบ่งปันความคืบหน้ากับเพื่อนของคุณได้ มันเป็นเกมที่ช่วยให้คุณห่างจากโทรศัพท์

การแยกแยะความแตกต่างระหว่างสิ่งที่เร่งด่วนกับสิ่งที่สำคัญ

อีเมลอีกฉบับเข้ามาในกล่องจดหมาย

มีสายโทรศัพท์เข้ามาเพิ่มมากขึ้น

และคุณรู้ไหมว่านั่นหมายความว่าอะไร? ถึงเวลาตัดสินใจแล้ว

ใช่ อีเมลแต่ละฉบับสามารถสร้างหรือทำลายช่วงเวลาไม่กี่นาทีข้างหน้า ชั่วโมงถัดไป ทั้งวัน หรือแม้กระทั่งทั้งสัปดาห์ของคุณได้

หากคุณตัดสินใจที่จะเปิดอีเมล (อาจรอเวลาที่กำหนดไว้ก่อนก็ได้!) จากนั้นคุณจะต้องตัดสินใจ

สิ่งนี้ที่ขอ/ร้องขอจัดอยู่ในส่วนใดของตาราง Eisenhower Matrix? ความเร่งด่วนและความสำคัญที่เกี่ยวข้องกับงานนี้คืออะไร?

สื่อสังคมออนไลน์และวงจรข่าวทำให้เราคิดว่าทุกข่าวที่ออกมาเป็นเรื่องเร่งด่วนและต้องการความสนใจจากเราทันที

เราต้องกรองเสียงรบกวนออกไปเพื่อค้นหาสัญญาณที่แท้จริง

งานเร่งด่วนก่อให้เกิดปฏิกิริยา

เราต้องการทำงานทันทีและคิดหาคำตอบ ใช่ บางตำแหน่งต้องการการตัดสินใจที่เร่งด่วนมากกว่าตำแหน่งอื่น ๆ (สวัสดีผู้รับสายฉุกเฉิน!) แต่หากไม่มีกระบวนการที่เหมาะสม เราจะรู้สึกกังวลและไม่สามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

การรีบหาคำตอบอาจนำไปสู่การตัดสินใจที่ไม่ดี ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานในอนาคต และเพิ่มปัญหาให้กับภาระงานของเรา

งานสำคัญให้เวลาเราสำหรับกลยุทธ์โครงการและงานเหล่านี้คือสิ่งที่เราต้องการทำให้สำเร็จ และหวังว่าจะได้มีส่วนร่วม นี่คืองานสำหรับข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ใหม่ การเสนอแผนธุรกิจใหม่ หรือการคิดเกี่ยวกับเป้าหมายทางการเงินสำหรับทีมขายในไตรมาสหน้า

งานสำคัญคือการกระทำที่มีเจตนาซึ่งต้องการความสนใจ ด้วยการให้ความสนใจเพิ่มเติม หวังว่าจำนวนข้อผิดพลาดจะลดลง

เป็นไปได้ที่งานจะมีความเร่งด่วนและสำคัญเมื่อจำเป็นต้องตัดสินใจที่สำคัญในทันที แต่ไม่ใช่ทุกงานที่เร่งด่วนจะมีความสำคัญเสมอไป

อีเมลล่าสุดจากผู้ขายฝ่ายขายต้องการความสนใจจากคุณอย่างเร่งด่วน พวกเขาทำให้ดูเหมือนเป็นเรื่องเร่งด่วน แต่สำหรับคุณแล้วมันไม่สำคัญ นี่เป็นงานที่ควรมอบหมายให้ผู้อื่น

งานอื่นๆ มักจะกลายเป็นเรื่องเร่งด่วนขึ้นมาเอง เช่น เพื่อนร่วมงานบ่นว่าต้องการความช่วยเหลือทันที บางทีพวกเขาอาจจะแก้ไขปัญหาได้ด้วยตัวเอง หรือบางทีงานเร่งด่วน/สำคัญของพวกเขาอาจไม่ใช่เรื่องฉุกเฉินสำหรับคุณ

ปัญหาของการสมมติว่าทุกงานเป็นเรื่องเร่งด่วนและสำคัญก็คือ คุณจะไม่มีเวลาเพียงพอในการคิดวิเคราะห์อย่างมีกลยุทธ์

สิ่งสำคัญคือคุณต้องพัฒนากลยุทธ์การขาย อาจมีความเร่งด่วนอยู่บ้างเบื้องหลัง แต่หากคุณใช้เวลาสองสามวันหรือสองสามสัปดาห์ในการวางแผนอย่างรอบคอบ คุณจะมีข้อผิดพลาดน้อยลงในขั้นตอนต่อไป งานที่สำคัญทั้งหมดไม่สามารถทำเสร็จได้ในทันที – พวกมันสำคัญเกินกว่าจะทำเช่นนั้นและต้องการความสนใจเป็นพิเศษ

แต่การมีความเร่งด่วนทำให้เรารู้สึกว่าตัวเองมีความสำคัญ ความวุ่นวายอาจบดบังการขาดความใส่ใจเชิงกลยุทธ์ ปัญหาใหญ่ขององค์กรอาจถูกมองข้ามเพราะความวุ่นวาย

คุณอาจพลาดโอกาสที่มีศักยภาพที่ยังไม่ได้ใช้เพราะคุณยังไม่มีเวลาคิดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญ

คิดถึงบริษัทอย่างบล็อกบัสเตอร์หรือบอร์เดอร์ส

พวกเขาเป็นบริษัทขนาดใหญ่มาก – ให้เช่าภาพยนตร์และขายหนังสือ. พวกเขาพลาดการเปลี่ยนแปลงของกระแส.

นี่อาจเป็นเพียงเพราะพวกเขาพลาดงานสำคัญเท่านั้นหรือ?

แน่นอนไม่ใช่ แต่คุณสามารถเข้าใจได้ว่าทำไมเวลาที่ใช้ไปกับการทำงานเชิงกลยุทธ์อาจไม่ใช่สิ่งที่ "เร่งด่วน" เสมอไป

งานใดควรอยู่ในแต่ละควอดแรนต์?

คุณตัดสินใจอย่างไรว่าอะไรควรอยู่ที่ไหน?

นี่เป็นเรื่องที่ตรงไปตรงมามากและสอดคล้องกับแผนภาพควอดแรนต์เป็นอย่างดี สิ่งเหล่านี้จะช่วย:

คุณจะจัดลำดับความสำคัญของเวลาของคุณในตาราง Eisenhower / การจัดการเวลาได้อย่างไร?

ไม่ใช่ทุกงานจะมีน้ำหนักเท่ากัน และงานที่คุณอาจมองว่าเร่งด่วน/สำคัญ อาจถูกมองว่าสำคัญ/ไม่เร่งด่วนโดยผู้อื่น

อย่างไรก็ตาม คุณควรจัดสรรเวลาโดยเฉพาะสำหรับงานแต่ละประเภทที่แตกต่างกัน เมื่อมีการวางแผนและกำหนดตารางเรียบร้อยแล้ว คุณจะสามารถนำพลังงานและทัศนคติที่เหมาะสมมาใช้กับแต่ละงานได้อย่างเต็มที่

แทนที่จะทำแค่สิ่งที่อยู่ในรายการที่ต้องทำต่อไป ให้จัดสรรเวลาในแต่ละวันหรือแต่ละสัปดาห์สำหรับสิ่งที่เร่งด่วน/สำคัญ และจากนั้นสิ่งที่สำคัญ/ไม่เร่งด่วน

สิ่งนี้ต้องอาศัยวินัย ตัวอย่างเช่น ช่วงเช้าของคุณอาจเต็มไปด้วยงานสำคัญเร่งด่วนที่ต้องทำเป็นอันดับแรก จากนั้นคุณสามารถใช้เวลาสักครู่ในการมอบหมายงานเร่งด่วน/ไม่สำคัญอื่นๆ ให้ผู้อื่น

ในช่วงบ่ายหรือดึกเมื่อทุกอย่างสงบลงแล้ว คุณสามารถลงลึกในงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น—งานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน

นั่นเหลือเพียงงานที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ ซึ่งครอบคลุมตั้งแต่การตรวจสอบโซเชียลมีเดียของคุณไปจนถึงการเพ้อฝันถึงแผนการพักผ่อนในปีหน้า ในที่สุด งานเหล่านี้อาจแทรกซึมเข้าไปอยู่ในงานเร่งด่วนหรืองานสำคัญของคุณได้

อีกประเด็นสำคัญที่ควรพิจารณา: คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้ภายใน 2 นาทีหรือน้อยกว่านั้นหรือไม่?

กฎนั้นมาจากวิธีการจัดการงานให้เสร็จสิ้นของเดวิด อัลเลน

เขาบอกว่า ถ้าคุณสามารถจัดการงานนี้ได้ภายในสองนาที คุณก็สามารถทำได้ด้วยตัวเอง ถ้าไม่เช่นนั้น ให้มอบหมายหรือทบทวนในภายหลัง

โบนัส:รับซอฟต์แวร์ Get Things Done!

ClickUp สามารถช่วยคุณจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างไร

ClickUp เป็นแพลตฟอร์มเพิ่มประสิทธิภาพที่สามารถเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของคุณได้อย่างสิ้นเชิง

คุณสามารถจัดระเบียบโครงการของคุณด้วยโฟลเดอร์และรายการ จากนั้นมอบหมายให้ทีมของคุณทำงานหรือมอบหมายให้ตัวคุณเอง คุณลักษณะเหล่านี้จะช่วยให้คุณแยกแยะความแตกต่างระหว่างสิ่งที่เร่งด่วนและสิ่งที่สำคัญ ไม่เพียงแต่สำหรับตัวคุณเองแต่สำหรับทั้งทีมของคุณด้วย

สรุป: ความแตกต่างระหว่างสิ่งที่เร่งด่วนและสิ่งที่สำคัญส่งผลต่อเวลาของคุณ

การคิดถึงความแตกต่างระหว่างสิ่งที่เร่งด่วนกับสิ่งที่สำคัญสามารถส่งผลกระทบอย่างกว้างขวางต่อสิ่งที่คุณสามารถทำได้ในเวลาของคุณ กลยุทธ์การจัดการเวลาทั่วไปเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณมีสมาธิมากขึ้น

ด้วยเคล็ดลับเหล่านี้ในใจ คุณจะพร้อมรับมือกับปัญหาเร่งด่วนและสำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพ ต่อไปนี้คือแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมใน ClickUp ที่จะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ: