วิธีปรับปรุงประสิทธิภาพกระบวนการทำงานของทีมคุณ

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "ประสิทธิภาพของกระบวนการคืออะไร?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "ประสิทธิภาพของกระบวนการหมายถึงการดำเนินภารกิจในลักษณะที่สามารถบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการได้ในขณะที่ใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ และลดการสูญเสียให้ต่ำที่สุด" } } ] }

ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มต้นธุรกิจหรือเป็นผู้ประกอบการที่มีประสบการณ์แล้ว คุณย่อมต้องการให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด และไม่มีทางขาดแคลนผลิตภัณฑ์ อุปกรณ์ และเครื่องมือต่างๆ ที่ผู้คนพยายามจะขายให้คุณเพื่อช่วยให้คุณทำสิ่งนั้นได้ ⚒️

แต่ก่อนที่คุณจะซื้อเครื่องมือที่สัญญาว่าจะแก้ปัญหาธุรกิจของคุณได้ทั้งหมดอย่างมหัศจรรย์ โปรดจำไว้ว่า: เครื่องมือมีประสิทธิภาพเพียงเท่ากับกลยุทธ์และกระบวนการที่อยู่เบื้องหลังเท่านั้น 👀

นี่คือจุดที่ประสิทธิภาพของกระบวนการเข้ามามีบทบาท มันช่วยให้คุณค้นพบสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาทางธุรกิจและประเมินว่าเทคโนโลยีใหม่ ๆ นั้นจำเป็นจริงหรือไม่—และหากจำเป็น เทคโนโลยีใดที่สอดคล้องกับความต้องการเฉพาะของทีมคุณมากที่สุด

มาดูกันให้ละเอียดว่าประสิทธิภาพของกระบวนการคืออะไร ทำไมจึงสำคัญ และคุณสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพนี้ภายในทีมของคุณ

ประสิทธิภาพของกระบวนการคืออะไร?

ประสิทธิภาพของกระบวนการหมายถึงการดำเนินงานให้บรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการโดยใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพและลดการสูญเสียให้น้อยที่สุด กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ การได้รับผลลัพธ์สูงสุดจากการลงทุนเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดด้วยเวลา ความพยายาม และทรัพยากรที่น้อยที่สุด

บล็อก V2V จากคอขวดสู่การทะลุขีดจำกัด CTA

ตัวชี้วัดหลักสำหรับการติดตามประสิทธิภาพของกระบวนการ

ณ จุดนี้ คุณอาจกำลังเกาหัวด้วยความสงสัยว่า "จะวัดประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจได้อย่างไรกัน?" จริงๆ แล้ว มีตัวชี้วัดหลายประเภทที่คุณสามารถใช้เพื่อประเมินว่ากระบวนการทางธุรกิจของคุณทำงานได้ดีเพียงใด

ซึ่งรวมถึงเวลาในการหมุนเวียน, ประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากร, ปริมาณการผลิต, ระยะเวลาในการผลิต, อัตราการเกิดข้อผิดพลาด, กำไร, และผลตอบแทนจากการลงทุน การเลือกตัวชี้วัดที่จะใช้ขึ้นอยู่กับปัจจัยเช่นอุตสาหกรรมของคุณ, ประเภทของกระบวนการ, และเป้าหมายทางธุรกิจของคุณ

ประสิทธิภาพของกระบวนการ: แดชบอร์ด ClickUp — รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพของกระบวนการด้วยมุมมองปริมาณงานของ ClickUp

อย่างไรก็ตาม มาดูสามตัวชี้วัดหลักที่ธุรกิจส่วนใหญ่ใช้เพื่อวัดประสิทธิภาพของกระบวนการกัน 🏊‍♂️

โบนัส:ซอฟต์แวร์สำหรับจัดทำเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ

เวลาในการหมุนเวียน

เวลาในการวนรอบ (Cycle time) คือการวัดความเร็วของกระบวนการ—ระยะเวลาที่ใช้ในการดำเนินกระบวนการทางธุรกิจให้เสร็จสมบูรณ์ตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุด

สูตรง่าย ๆ คือ: เวลาในการหมุนเวียน = เวลาทั้งหมด / จำนวนหน่วย (หรือรอบ)

สมมติว่าคุณต้องการวัดเวลาในการแก้ไขปัญหาของลูกค้า หากคุณแก้ไขปัญหาได้ 100 รายการ (หรือเสร็จสิ้น 100 รอบ) ภายใน 800 นาที คุณสามารถคำนวณเวลาในการแก้ไขปัญหาได้ดังนี้ 800 นาที / 100 ปัญหาที่แก้ไข = 8 นาทีต่อปัญหาที่แก้ไข

เวลาในรอบที่สั้นลงหมายถึงกระบวนการทางธุรกิจดำเนินการอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพสูง ขณะที่เวลาในรอบที่ยาวนานขึ้นบ่งชี้ถึงกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผลต่ำ

ปริมาณงาน

ปริมาณการผลิตวัดความสามารถในการผลิตโดยการดูจำนวนงานที่สามารถทำให้เสร็จ หรือผลิตภัณฑ์ที่สามารถผลิตได้ ภายในระยะเวลาที่กำหนด

นี่คือวิธีการคำนวณ: ปริมาณการผลิต = ผลผลิตทั้งหมด / เวลา

ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นเจ้าของโรงงานผลิตที่ผลิตช็อกโกแลต 10,000 ชิ้นใน 10 ชั่วโมง ปริมาณการผลิตของโรงงานคือ 10,000 ชิ้น / 10 ชั่วโมง หรือ 1,000 ชิ้นต่อชั่วโมง เมื่อพูดถึงปริมาณการผลิต ยิ่งสูงยิ่งดี!

ปริมาณงานที่สูงขึ้นหมายความว่าคุณกำลังทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและสร้างกระบวนการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ในทางกลับกัน ปริมาณงานที่ต่ำลงอาจหมายถึงมีอุปสรรคหรือกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพซึ่งจำเป็นต้องได้รับการแก้ไข

อัตราความผิดพลาด

อัตราความผิดพลาดคือตัวชี้วัดความถูกต้องและความแม่นยำ มันวัดความถี่หรือเปอร์เซ็นต์ของความผิดพลาดที่เกิดขึ้นภายในกระบวนการหรือระบบ

นี่คือสูตร: อัตราความผิดพลาด = (จำนวนข้อผิดพลาด / ผลลัพธ์ทั้งหมด) x 100%

ตัวอย่างเช่น หากบริษัทจัดส่งสินค้าส่งพัสดุ 1,000 ชิ้นในเดือนหนึ่ง และมีการจัดส่งผิดพลาด 20 ชิ้น อัตราความผิดพลาดจะเป็น (20 / 1,000) x 100% ซึ่งเท่ากับ 2%

โดยการรักษาอัตราความผิดพลาดให้ต่ำ คุณช่วยปรับปรุงคุณภาพโดยรวมของสินค้าและบริการของคุณ และเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า 🤩

ทำไมการปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการจึงมีความสำคัญ?

ประสิทธิภาพของกระบวนการ: เทมเพลตกระบวนการที่มีประสิทธิภาพของ ClickUp — เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและติดตามกิจกรรมทั้งหมดของโปรแกรมด้วยเทมเพลตกระบวนการที่มีประสิทธิภาพของ ClickUp

คุณอาจมีแนวคิดอยู่แล้วว่าทำไมการปรับปรุงกระบวนการและการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญ แต่เรามาเจาะลึกกันให้มากขึ้นว่าทำไมสิ่งนี้จึงมีความสำคัญอย่างแท้จริงต่อกระบวนการทางธุรกิจ

1. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมคุณให้สูงสุด

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพช่วยลดการติดขัดและขั้นตอนที่ไม่จำเป็น ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้น ซึ่งช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญได้โดยไม่เสียเวลาหรือเสียสมาธิ

ระบบอัตโนมัติแบบกำหนดเองใน ClickUp — ใช้สูตรการทำงานอัตโนมัติที่สร้างไว้ล่วงหน้าหรือปรับแต่งตามความต้องการของคุณ เพื่อให้ทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุด

นอกจากนี้ เนื่องจากทุกคนมีความชัดเจนในบทบาทและหน้าที่ของตนแล้ว จึงมีความสงสัยและความสับสนน้อยมาก นี่คือจุดที่การจ้างผู้จัดการโครงการสามารถช่วยปรับปรุงการสื่อสารในกระบวนการที่มีอยู่หรือกระบวนการใหม่ได้

การสื่อสารเป็นไปอย่างราบรื่น และการส่งต่อระหว่างสมาชิกในทีมเป็นไปอย่างไร้รอยต่อ ช่วยลดความล่าช้าและข้อผิดพลาดให้น้อยที่สุด ✨

2. ปรับปรุงคุณภาพของสิ่งที่คุณนำเสนอ

ประสิทธิภาพของกระบวนการสร้างรากฐานที่มั่นคงสำหรับความสม่ำเสมอและการควบคุมการดำเนินงานของคุณ ซึ่งช่วยลดโอกาสของข้อผิดพลาด ข้อบกพร่อง และการทำซ้ำที่ไม่จำเป็น และเมื่อเกิดข้อผิดพลาดขึ้น ก็จะสามารถตรวจพบและแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว

ฟีเจอร์การพึ่งพาในคลิกอัพ — วิธีเพิ่มการพึ่งพาในความสัมพันธ์ใน ClickUp

แนวทางเชิงรุกนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณจะรักษาความสมบูรณ์ของการดำเนินงานและส่งมอบผลิตภัณฑ์และบริการที่มีคุณภาพอย่างสม่ำเสมอ

3. เพิ่มอัตราการพึงพอใจของลูกค้า

เมื่อสินค้าและบริการของคุณมีมาตรฐานคุณภาพสูงอย่างต่อเนื่อง จะส่งผลโดยตรงต่อความพึงพอใจของลูกค้า. ลูกค้าให้คุณค่ากับสินค้าและบริการที่น่าเชื่อถือ, มีความสม่ำเสมอ, และเหนือความคาดหวังของพวกเขา.

การปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการช่วยให้คุณมั่นใจได้ถึงประสบการณ์ลูกค้าที่เหนือกว่า ซึ่งนำไปสู่ความพึงพอใจที่เพิ่มขึ้น ความภักดี และการบอกต่อในเชิงบวก 🤩

4. สร้างชื่อเสียงที่ดีให้กับแบรนด์

กระบวนการที่มีประสิทธิภาพสะท้อนถึงความมุ่งมั่นของแบรนด์คุณต่อความเป็นเลิศและการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจอย่างต่อเนื่อง แสดงให้เห็นว่าคุณมีความกระตือรือร้นในการค้นหาวิธีการปรับปรุงกระบวนการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานและส่งมอบคุณค่าให้แก่ลูกค้า

สิ่งนี้ช่วยส่งเสริมชื่อเสียงที่ดีในด้านความเป็นมืออาชีพ ความน่าเชื่อถือ และความไว้วางใจ ซึ่งลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณจะชื่นชมและจดจำ

5. เพิ่มอัตรากำไร

เมื่อคุณปรับปรุงกระบวนการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณจะเพิ่มประสิทธิภาพการจัดสรรทรัพยากรและลดต้นทุนการดำเนินงานได้อย่างมีนัยสำคัญ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มผลผลิตของกระบวนการได้สูงสุดโดยการเพิ่มปริมาณ ปรับปรุงคุณภาพ และรักษาความพึงพอใจของลูกค้า

ตัวอย่างการวางแผนการจัดสรรทรัพยากรใน ClickUp — สร้างภาพรวมการจัดสรรทรัพยากรสำหรับทีมของคุณได้อย่างง่ายดายในมุมมองรายการของ ClickUp เพื่อให้เห็นภาพงานที่กำลังดำเนินการอยู่ได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

นอกจากนี้ เมื่อกระบวนการของคุณได้รับการปรับให้เหมาะสมแล้ว ธุรกิจของคุณจะสามารถรองรับปริมาณงานที่มากขึ้นได้โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมอย่างมีนัยสำคัญ สิ่งนี้เปิดโอกาสให้ขยายธุรกิจเข้าสู่ตลาดใหม่ เพิ่มขีดความสามารถในการผลิต และให้คุณได้รับประโยชน์จากเศรษฐกิจขนาดใหญ่

ปัจจัยทั้งหมดเหล่านี้ทำงานร่วมกันเพื่อเพิ่มผลกำไรสุทธิและเพิ่มอัตรากำไรของคุณ 📈

6. ส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานแบบทีมที่มีพลวัต

การปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจช่วยให้บทบาทชัดเจนขึ้น และส่งเสริมการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ. สิ่งนี้ช่วยให้การตัดสินใจเป็นไปอย่างรวดเร็วส่งเสริมการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง และกระตุ้นให้สมาชิกในทีมมีส่วนร่วมในการเสนอความคิดเห็นและข้อเสนอแนะ.

ผลจากการบริหารจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่มีความยืดหยุ่น ทีมของคุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น มีส่วนร่วมมากขึ้น และสามารถปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงได้

5 ขั้นตอนในการปรับปรุงประสิทธิภาพกระบวนการของทีม

ธุรกิจของคุณประกอบด้วยกระบวนการหลายอย่างที่มีความสำคัญต่อการดำเนินงานอย่างราบรื่น หากคุณต้องการปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการแต่ละอย่าง นี่คือห้าขั้นตอนง่าย ๆ ที่คุณสามารถทำตามได้:

ขั้นตอนที่ 1: วางแผนกระบวนการปัจจุบันของคุณ

หากคุณต้องการปรับปรุงกระบวนการ คุณต้องเข้าใจก่อนว่ากระบวนการนั้นทำงานอย่างไร ดังนั้นให้ทำรายการแต่ละขั้นตอนในกระบวนการและจัดเรียงให้เป็นลำดับที่ชัดเจนและเป็นขั้นตอนคุณสามารถใช้การแผนผังกระบวนการเพื่อแสดงภาพการไหลและการโต้ตอบภายในกระบวนการทั้งหมด

เทมเพลตไวท์บอร์ดแผนผังกระบวนการ ClickUp — มองภาพการไหลของงานในแต่ละขั้นตอนของโครงการและจัดหมวดหมู่ให้เป็นเป้าหมาย กิจกรรม และรายการที่ต้องดำเนินการด้วยเทมเพลตแผนผังกระบวนการนี้

แผนผังขั้นตอน, แผนผังกระแสคุณค่า,แผนผังแบบช่องทาง, และแผนผังการไหลของกระบวนการ เป็นเครื่องมือที่พบได้บ่อยสำหรับการสร้างแผนผังกระบวนการ. พวกมันช่วยให้สามารถระบุความไม่มีประสิทธิภาพ, จุดติดขัด, หรือขั้นตอนที่ไม่จำเป็นได้อย่างง่ายดาย. 🔍

ใช้เทมเพลตไวท์บอร์ดแผนผังกระบวนการของ ClickUpเพื่อเน้นกิจกรรมสำคัญในแต่ละระดับของกระบวนการ เทมเพลตนี้ให้มุมมองที่ชัดเจนและครอบคลุมของกระบวนการทำงานทั้งหมด ช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น

ขั้นตอนที่ 2: ระบุจุดแข็งและจุดอ่อนของกระบวนการ

เมื่อคุณมีแผนผังกระบวนการอยู่ในมือแล้ว ถึงเวลาที่จะระบุพื้นที่ที่ทีมของคุณทำงานได้ดี บรรลุเป้าหมาย และส่งมอบผลลัพธ์ที่มีคุณภาพสูง ให้พิจารณาพื้นที่ที่มีประสิทธิภาพสูงเหล่านี้อย่างละเอียด และพิจารณาว่าสามารถปรับปรุงเพิ่มเติมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดได้อย่างไร 💪

ในทางกลับกัน ให้ค้นหาส่วนของกระบวนการที่ไม่ได้ผลอย่างมีประสิทธิภาพและสิ่งที่สามารถทำได้เพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านั้น ต่อไปนี้คือปัญหาทั่วไปที่ควรระวัง:

คอขวด: ระบุขั้นตอนใด ๆ ในกระบวนการที่งานถูกชะลอหรือสะสมเนื่องจากขาดทรัพยากร, การพึ่งพา, หรือกระบวนการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ
ความซ้ำซ้อน: ค้นหาภารกิจที่ซ้ำซ้อนหรือทำซ้ำกันภายในกระบวนการ ซึ่งใช้เวลาและทรัพยากรโดยไม่เพิ่มคุณค่าใดๆ
การสื่อสารที่ไม่ดี: ระบุพื้นที่ที่การสื่อสารล้มเหลว—ไม่ว่าจะเป็นระหว่างสมาชิกในทีมหรือระหว่างแผนก—และนำไปสู่ความล่าช้าและความผิดพลาดบ่อยครั้งในกระบวนการทางธุรกิจ
งานที่ต้องทำด้วยตนเองหรืองานซ้ำๆ: งานเหล่านี้มักใช้เวลามากและเสี่ยงต่อความผิดพลาดของมนุษย์ควรพิจารณาใช้เครื่องมืออัตโนมัติสำหรับกระบวนการเช่น ClickUp เพื่อช่วยให้งานเสร็จสิ้น ด้วยวิธีนี้ทีมของคุณจะสามารถประหยัดเวลาและมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญกว่า
การฝึกอบรมไม่เพียงพอหรือช่องว่างด้านทักษะ: ระบุพื้นที่ที่ทีมของคุณขาดทักษะซึ่งขัดขวางการดำเนินกระบวนการ ให้การฝึกอบรมและพัฒนาในด้านเหล่านี้เพื่อเสริมสร้างทักษะและความรู้ของพวกเขา และปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการ

เพื่อค้นหาจุดอ่อนเพิ่มเติมและเข้าใจให้ดีขึ้น ให้คุยกับสมาชิกทีมที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการดำเนินกระบวนการนี้. มีการสนทนาที่เปิดกว้างและซื่อสัตย์เพื่อฟังมุมมอง, ความท้าทาย, และคำแนะนำของพวกเขา.

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดเป้าหมายและตัวชี้วัดที่ชัดเจน

เป้าหมายที่ชัดเจนช่วยให้ทุกคนในทีมของคุณมีทิศทางและจุดมุ่งหมายที่ชัดเจนในขณะที่ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs) ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนจะช่วยให้ติดตาม ความคืบหน้าในการบรรลุเป้าหมายเหล่านั้นได้อย่างง่ายดาย

ตัวอย่างเป้าหมาย Sprint ของงานใน ClickUp — ใช้ ClickUp เพื่อติดตามความคืบหน้าด้วยเป้าหมายเชิงตัวเลข, เป้าหมายทางการเงิน, เป้าหมายแบบใช่/ไม่ใช่ และเป้าหมายงาน

มาดูตัวอย่างง่ายๆ กัน:

จินตนาการถึงทีมบริการลูกค้าที่ต้องการเร่งความเร็วในการตอบกลับคำถามของลูกค้า. ดังนั้นพวกเขากำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน: ลดเวลาการตอบกลับเฉลี่ยลง 20% ภายในไตรมาสต่อไป. เพื่อวัดความคืบหน้าในการบรรลุเป้าหมาย ทีมเลือกตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้อง: เวลาการจัดการเฉลี่ยสำหรับคำถามของลูกค้า.

สมมติว่าพวกเขาสามารถลดเวลาการจัดการเฉลี่ยจาก 10 นาทีเหลือ 8 นาทีได้สำเร็จ นี่จะบ่งชี้ถึงการปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานของทีม และหากพวกเขาไม่สามารถทำได้ตามเป้าหมาย นั่นเป็นสัญญาณให้ประเมินกระบวนการทำงานของพวกเขาใหม่ และค้นหาพื้นที่ที่ต้องการการแก้ไข

คุณสมบัติเป้าหมายของคลิกอัพ — ติดตามเป้าหมายของคุณจนถึงตัวชี้วัดที่สำคัญที่สุด (KPIs) และได้รับมุมมองที่ละเอียดเกี่ยวกับการก้าวหน้าของคุณโดยอัตโนมัติ

การมีเป้าหมายที่ชัดเจนและตัวชี้วัดประสิทธิภาพ (KPI) ที่สามารถวัดได้ จะช่วยสร้างความเข้าใจร่วมกันว่าอะไรคือสิ่งที่ต้องบรรลุ และจะวัดความคืบหน้าได้อย่างไร ผลที่ตามมาคือทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีความสำคัญจริง ๆ และส่งมอบผลลัพธ์ที่มีคุณภาพสูงอย่างต่อเนื่อง 🙌

ขั้นตอนที่ 4: ออกแบบใหม่และปรับปรุงกระบวนการ

กุญแจสำคัญในการปรับโครงสร้างและเพิ่มประสิทธิภาพอย่างมีประสิทธิภาพคือการมีเป้าหมายที่ชัดเจน, ตัวชี้วัดประสิทธิภาพ (KPIs), และความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับจุดอ่อนของกระบวนการทำงานทางธุรกิจที่มีอยู่. สิ่งเหล่านี้ช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่จุดสำคัญและจัดลำดับความสำคัญของงานเพื่อให้คุณสามารถบรรลุเป้าหมายได้.

นี่คือประเด็นสำคัญที่ควรพิจารณาในขณะที่คุณกำลังพัฒนากระบวนการทางธุรกิจให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น:

ปรับปรุง การจัดการ กระบวนการทำงาน: จัดระเบียบและทำให้กระบวนการปัจจุบันหรือใหม่เรียบง่ายขึ้น, กำจัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น, และค้นหาโอกาสในการใช้เครื่องมืออัตโนมัติเพื่อลดงานที่ต้องทำด้วยตนเองหรืองานที่ทำซ้ำๆ
เพิ่มประสิทธิภาพการจัดสรรทรัพยากร: ประเมินและจัดสรรทรัพยากรใหม่ภายในกระบวนการ—รวมถึงบุคลากร เวลา และอุปกรณ์ ให้แน่ใจว่าบุคคลที่เหมาะสมได้รับมอบหมายงานที่เหมาะสม และหลีกเลี่ยงการให้สมาชิกในทีมรับภาระงานมากเกินไปหรือปล่อยให้งานไม่มีผู้รับผิดชอบ
จัดสรรทรัพยากรให้เพียงพอ: สร้างกฎบัตรทีม แผนผังกระบวนการที่ละเอียด และขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOPs)เพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำ นอกจากนี้ ให้จัดการฝึกอบรมและเซสชันการปฐมนิเทศเพื่อแก้ไขช่องว่างด้านทักษะ
รวบรวมความคิดเห็น: แบ่งปันการเปลี่ยนแปลงที่เสนอกับสมาชิกในทีมของคุณเพื่อให้พวกเขามีส่วนร่วมในกระบวนการนี้ ระดมความคิด และรับฟังความคิดเห็นของพวกเขา ส่งเสริมให้พวกเขาถามคำถาม แบ่งปันข้อกังวล และเสนอแนะข้อเสนอแนะ—จากนั้นนำความคิดเห็นของพวกเขาไปพิจารณาและทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น

ตัวอย่างการเพิ่มตรรกะเงื่อนไขในแบบฟอร์ม ClickUp — สร้างแบบฟอร์มที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้นใน ClickUp ด้วยตรรกะเงื่อนไข เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ—ไม่ว่าจะซับซ้อนแค่ไหนก็ตาม

ตรรกะเงื่อนไขช่วยให้สามารถสร้างแบบฟอร์มเดียวที่ปรับเปลี่ยนได้ ซึ่งรองรับสถานการณ์ต่าง ๆ มากมาย ช่วยประหยัดเวลาที่สำคัญทั้งสำหรับผู้กรอกแบบฟอร์มและคุณ!

โดยการใช้ตรรกะเงื่อนไขในแบบฟอร์ม คุณจะสามารถ:

รูปแบบงานฝีมือที่ปรับเปลี่ยนได้ทันทีตามตัวเลือกในฟิลด์ก่อนหน้า รองรับการใช้งานที่หลากหลาย
ทำให้การกรอกแบบฟอร์มง่ายขึ้นโดยการแสดงเฉพาะช่องที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของผู้ใช้
จัดการกับขั้นตอนที่ซับซ้อนโดยการรวบรวมข้อมูลที่แม่นยำมากขึ้นจากผู้ตอบแบบสอบถาม ซึ่งสามารถกระตุ้นการทำงานหรือระบบอัตโนมัติเฉพาะได้

ขั้นตอนที่ 5: ดำเนินการ ติดตาม และปรับปรุงกระบวนการ

หลังจากวางแผนและจัดลำดับความสำคัญอย่างรอบคอบแล้ว ถึงเวลาที่จะเริ่มดำเนินการตามกระบวนการใหม่ ในระยะนี้ การสื่อสารและการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง

สื่อสารกระบวนการที่ได้รับการปรับปรุงให้ทีมของคุณทราบอย่างชัดเจน เพื่อให้พวกเขาเข้าใจถึงเหตุผลเบื้องหลังการเปลี่ยนแปลงและผลลัพธ์ที่คาดหวัง มอบหมายบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจนให้กับสมาชิกแต่ละคนในทีม โดยให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจหน้าที่ของตนและสามารถมีส่วนร่วมในการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน

ClickUp Agile Scrum Management Template มุมมองไวท์บอร์ด — ใช้มุมมองไวท์บอร์ดเพื่อวางแผนงานและปรับปรุงกระบวนการทำงานในกระบวนการแบบอไจล์ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อให้ได้มุมมองที่โปร่งใส

เมื่อกระบวนการถูกจัดตั้งขึ้นแล้ว คุณต้องติดตามความคืบหน้าของมันเพื่อให้แน่ใจว่ามันทำงานตามที่ตั้งใจไว้ การติดตามและวัดค่า KPI จะให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่า ดังนั้นให้จัดระบบสำหรับการรวบรวมข้อมูลและการรายงานอย่างสม่ำเสมอ

สิ่งนี้อาจทำได้ผ่านเครื่องมือการจัดการโครงการ, ตารางคำนวณ, หรือซอฟต์แวร์เฉพาะทาง. ส่งเสริมให้สมาชิกในทีมให้การอัปเดตและแบ่งปันการสังเกตของพวกเขา.

ตรวจสอบข้อมูลที่รวบรวมไว้เป็นประจำ และวิเคราะห์ผลลัพธ์ที่ได้ ขั้นตอนนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในการระบุจุดที่กระบวนการทำงานได้ดีเยี่ยม และจุดที่ต้องการการปรับปรุงเพิ่มเติม ใช้ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้เพื่อตัดสินใจอย่างมีข้อมูล และดำเนินการแก้ไขที่จำเป็น

โปรดจำไว้ว่า การปรับปรุงกระบวนการเป็นความพยายามอย่างต่อเนื่องที่มุ่งเน้นการเพิ่มประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง

ยกระดับประสิทธิภาพกระบวนการในทีมของคุณเพื่อบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ

โดยการปฏิบัติตามขั้นตอนที่เราได้ระบุไว้ คุณจะปรับปรุงคุณภาพของสินค้าและบริการของคุณได้อย่างมีนัยสำคัญ กำจัดพฤติกรรมที่สิ้นเปลืองออกไป และในที่สุดก็บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจของคุณได้

หากคุณต้องการทำให้กระบวนการที่มีประสิทธิภาพของคุณง่ายขึ้นและบรรลุเป้าหมายได้เร็วขึ้น เครื่องมืออัตโนมัติสำหรับกระบวนการทำงานอย่าง ClickUp สามารถเป็นตัวเปลี่ยนเกมในการปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานในทุกทีมในธุรกิจของคุณได้ 💼

ด้วย ClickUp คุณสามารถตั้งเป้าหมายได้อย่างง่ายดาย ปรับปรุงการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ อัตโนมัติงานที่ทำซ้ำและสร้างรายงาน— ทั้งหมดในที่เดียว

คุณยังสามารถใช้ประโยชน์จากเทมเพลตกระบวนการและขั้นตอนของ ClickUp ซึ่งเมื่อใช้ร่วมกับกลยุทธ์การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) ที่มีประสิทธิภาพ จะเป็นเครื่องมือที่มีคุณค่าในการช่วยสนับสนุนการริเริ่มกระบวนการที่มีประสิทธิภาพของคุณ

ตอนนี้ทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่เพิ่มมูลค่าซึ่งขับเคลื่อนธุรกิจของคุณไปข้างหน้าได้ และนี่คือข่าวดีที่สุด: คุณสามารถเริ่มต้นใช้งาน ClickUp ได้ด้วยแผนฟรีตลอดชีพ!