การจัดการกระบวนการทางธุรกิจคืออะไร? กลยุทธ์, แม่แบบ, และตัวอย่าง

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "การจัดการกระบวนการคืออะไร?", "acceptedAnswer": { "@type": "คำตอบ", "text": "การจัดการกระบวนการวิเคราะห์กระบวนการที่มีอยู่ภายในองค์กร กำหนดและอธิบายกระบวนการใหม่ และควบคุมการดำเนินการของทั้งกระบวนการที่มีอยู่และกระบวนการใหม่เพื่อให้มั่นใจว่ากระบวนการเหล่านั้นเสร็จสมบูรณ์ตามที่อธิบายไว้" } } ] }

นี่คือประเด็น: ที่ClickUp เราให้ความสำคัญกับกระบวนการ และคุณก็ควรเป็นเช่นกัน! คุณรู้ไหมว่าทำไม?

กระบวนการทางธุรกิจที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนช่วยให้องค์กรสามารถระบุวิธีการดำเนินงานของตนเองได้ และยังช่วยให้ผู้นำเข้าใจวิธีการบริหารบริษัทให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

แต่ความงดงามที่สุดของกระบวนการทางธุรกิจอยู่ที่ความสามารถในการเพิ่มศักยภาพให้กับธุรกิจ ท้ายที่สุดแล้ว ธุรกิจที่ประสบความสำเร็จมีกระบวนการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพหรือไม่? ถูกต้อง! ไม่มีเลย

จากนั้นสิ่งที่คุณต้องทำคือเรียนรู้วิธีการจัดการกระบวนการ—การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) โดยเฉพาะ และนั่นคือเหตุผลที่เราจัดทำบทความนี้ขึ้นมาเพื่อคุณ

คุณจะได้เรียนรู้ว่าการจัดการกระบวนการทางธุรกิจคืออะไร ทำไมมันถึงสำคัญ และมันประกอบด้วยอะไรบ้าง และคุณจะชื่นชอบแบบฟอร์มและตัวอย่างที่เราได้รวบรวมไว้ให้คุณ รวมถึงคำแนะนำของเราในการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณให้ดีที่สุดด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม

มาเริ่มกันเลยทันทีเพื่อให้คุณสามารถเร่งกระบวนการทางธุรกิจของคุณให้เร็วที่สุดเท่าที่เป็นไปได้!

การจัดการกระบวนการคืออะไร?

การจัดการกระบวนการวิเคราะห์กระบวนการที่มีอยู่ภายในองค์กร กำหนดและอธิบายกระบวนการใหม่ และควบคุมการดำเนินการของทั้งกระบวนการที่มีอยู่และกระบวนการใหม่เพื่อให้มั่นใจว่ากระบวนการเหล่านั้นเสร็จสมบูรณ์ตามที่อธิบายไว้

และเป้าหมายสูงสุดของการทำทุกสิ่งที่กล่าวมาข้างต้นคือการปรับปรุง—หรือเพิ่มประสิทธิภาพ—กระบวนการทางธุรกิจ แล้วกระบวนการทางธุรกิจคืออะไรกันแน่?

กระบวนการทางธุรกิจคือลำดับของงาน (หรือขั้นตอน) ที่ดำเนินการโดยหนึ่งหรือหลายบทบาทเพื่อสร้างผลลัพธ์และบรรลุเป้าหมาย และหากตัวอย่างเช่นเป้าหมายคือการบรรลุจุดสำคัญ กระบวนการทางธุรกิจก็คือการกำหนดวิธีการที่จะก้าวจากจุดสำคัญหนึ่งไปยังอีกจุดสำคัญถัดไป

ตัวอย่างการจัดการกระบวนการ

คุณสามารถสรุปได้อย่างง่ายดายว่าการจัดการกระบวนการทางธุรกิจเป็นการแสดงออกถึงการทำงานเป็นทีมเนื่องจากอาจเกี่ยวข้องกับหลายบุคคล และงานที่พวกเขาทำร่วมกันในฐานะทีมหรือองค์กรนั้นทำให้กระบวนการทางธุรกิจเกิดขึ้นได้จริง

ตัวอย่างการจัดการกระบวนการ #1:การดำเนินการตามคำสั่งซื้อออนไลน์สำหรับโดนัท

ตัวอย่างการจัดการกระบวนการ #2: การปฐมนิเทศพนักงานใหม่

ตัวอย่างการจัดการกระบวนการ #3: การพัฒนาผลิตภัณฑ์

หากคุณกำลังสงสัยว่ามีอะไรขาดหายไปหรืออะไรที่ควรเปลี่ยนแปลงในกระบวนการนี้ เราภูมิใจในตัวคุณ! เพราะคุณกำลังปรับตัวเข้ากับจิตวิญญาณของการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

โบนัส:เครื่องมือการทำแผนผังกระบวนการ

ทำไมการจัดการกระบวนการทางธุรกิจจึงมีความสำคัญ?

หากคุณให้ความสำคัญกับประสิทธิภาพในการทำงานอย่างจริงจัง—เหมือนที่เราเชื่อว่าคุณเป็น—คุณต้องสนใจการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ นั่นคือวิธีที่คุณจะบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจได้อย่างราบรื่น รวดเร็ว และใช้ทรัพยากรน้อยลง

หากไม่มีการจัดการกระบวนการทางธุรกิจอย่างเหมาะสม ทุกคนอาจไม่ทราบว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบงานใดในโครงการ ซึ่งปัญหานี้จะยิ่งซับซ้อนมากขึ้นเมื่อมีทีมเพิ่มเติมเข้ามาเกี่ยวข้อง

ทีมจำเป็นต้องมีความสามารถในการมองเห็นกระบวนการในทุกขั้นตอนอย่างแท้จริงเมื่อมีหลายกลุ่มเข้ามาเกี่ยวข้อง และการจัดการกระบวนการจะเชื่อมโยงทุกส่วนที่เคลื่อนไหวขององค์กรเข้าด้วยกันเพื่อส่งมอบคุณค่าให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการและในที่สุดก็คือธุรกิจ

5 ขั้นตอนของการจัดการกระบวนการ

กระบวนการจัดการกระบวนการที่สูญเสียเวลาหรือทรัพยากรโดยไม่จำเป็นนั้นไม่มีประสิทธิภาพ และคุณต้องทำให้กระบวนการเหล่านั้นมีประสิทธิภาพหรือกำจัดออกไป

แต่มีข้อแม้อยู่: การระบุและปรับปรุงกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพนั้นเป็นเรื่องท้าทาย เพราะคุณทราบดีว่าเมื่อกระบวนการใดฝังรากลึกในองค์กร การเปลี่ยนแปลงจะก่อให้เกิดการต่อต้านอย่างน้อยที่สุด น่าเสียดายที่คุณจำเป็นต้องปรับปรุงกระบวนการในบริษัทของคุณอย่างต่อเนื่องอยู่ดี

เพื่อทำเช่นนั้น ให้ปฏิบัติตามวงจรชีวิตการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ:

ขั้นตอนที่ 1: วางแผน

ในระยะนี้ คุณต้องเริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์กลยุทธ์ทางธุรกิจของบริษัท นั่นคือทิศทางที่องค์กรของคุณต้องการจะไปเพื่อให้บรรลุเป้าหมายในอนาคต และความรู้เช่นนี้จะนำทางตลอดวงจรการบริหารกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมด—มันคือรากฐานของมัน

ในการจัดทำแผนการจัดการกระบวนการ คุณต้องทำสิ่งต่อไปนี้ก่อน:

จากนั้น ขึ้นอยู่กับข้อมูลเชิงลึกที่คุณได้รับจากขั้นตอนเหล่านี้ คุณมีตัวเลือกบางอย่างสำหรับสิ่งที่จะทำต่อไป คุณสามารถเลือกได้:

ล้างและทำซ้ำ คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทำขั้นตอนการวางแผนกระบวนการซ้ำอย่างน้อยปีละครั้ง เนื่องจากอาจมีกระบวนการใหม่เกิดขึ้น วิธีนี้จะช่วยให้คุณทันสมัยกับกระบวนการทางธุรกิจของคุณอยู่เสมอ

ขั้นตอนที่ 2: แบบจำลอง

ในระยะนี้ คุณต้องออกแบบและนำเสนอขั้นตอนทางธุรกิจ โดยคำนึงถึงว่าขั้นตอนเหล่านี้จะประสานการกระทำของบทบาทต่าง ๆ ระบบ (ไม่จำเป็นต้องเป็นเทคโนโลยีเสมอไป) ข้อมูล และวัตถุ (ขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณ)

และเมื่อเราพูดถึง การออกแบบ เราหมายถึงการคิดค้นแนวคิดของแต่ละกระบวนการ และวาดภาพกระบวนการทำงาน (หรือชุดของกระบวนการทำงาน) อย่างเป็นรูปธรรมออกมา ในเชิงภาพ สิ่งเหล่านี้จะเป็นแผนภาพหรือแผนผังขั้นตอน ซึ่งสามารถนำไปใช้ในเครื่องมือบริหารโครงการขั้นสูงอย่างClickUp! ได้

หากคุณอ่านหรือได้ยินเกี่ยวกับการจัดการเวิร์กโฟลว์ นั่นเป็นเพราะกระบวนการทางธุรกิจถูกนำเสนอในรูปแบบของเวิร์กโฟลว์ (บางครั้งอาจมีหลายเวิร์กโฟลว์) แต่การจัดการกระบวนการทางธุรกิจนั้นมากกว่าการสร้างและปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ ซึ่งเป็นจุดเน้นของการจัดการเวิร์กโฟลว์

นอกจากนี้ โปรดระวังว่าบ่อยครั้งที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการกระบวนการสร้างแผนผังการทำงานโดยใช้Business Process Model and Notation (BPMN)

ชมตัวอย่างเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดของเรา!

ขั้นตอนที่ 3: ดำเนินการ

ในการดำเนินกระบวนการทางธุรกิจที่คุณออกแบบไว้ก่อนหน้านี้ คุณจำเป็นต้องใช้เครื่องมือ BPM และนี่คือสองขั้นตอนสำคัญที่เราขอแนะนำให้คุณปฏิบัติตามเมื่อดำเนินการกระบวนการด้วยเครื่องมือที่คุณเลือก:

แนวทางที่ระมัดระวังในการดำเนินการตามกระบวนการนี้จะช่วยลดผลกระทบที่อาจเกิดจากข้อบกพร่องในการออกแบบ

ขั้นตอนที่ 4: ติดตามผล

กระบวนการทางธุรกิจของคุณกำลังดำเนินการอยู่หรือไม่? ดี. ถ้าเช่นนั้น คุณต้องวิเคราะห์พวกมันเพื่อดูว่าพวกมันกำลังดำเนินการอยู่อย่างไรอย่างแน่ชัด.

การตรวจสอบกระบวนการช่วยให้คุณระบุจุดคอขวด งานที่ทำซ้ำ และปัญหาอื่นๆ ที่ต้องแก้ไข ในระดับที่ลึกขึ้น การตรวจสอบกระบวนการปัจจุบันหมายถึงการตรวจสอบแต่ละส่วนอย่างละเอียดการทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติช่วยลดงานที่ต้องทำด้วยมือจากงานที่ทำซ้ำเหล่านี้

เป้าหมายคือการระบุให้ชัดเจนว่าส่วนใดทำงานได้ดีและส่วนใดที่ต้องการปรับปรุง (รวมถึงประเภทของการปรับปรุงที่จำเป็น) การวิเคราะห์กระบวนการต้อนรับลูกค้าหรือผู้ใช้บริการของคุณเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการพิจารณาว่าการดำเนินการดังกล่าวส่งผลต่อระดับการมีส่วนร่วมของลูกค้าอย่างไร

และคุณอาจได้รับสัญญาณที่บ่งบอกว่ามีบางอย่างผิดปกติกับกระบวนการโดยการขุดข้อมูลบันทึกเหตุการณ์จากระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการรับเข้าใช้งาน นั่นจะเป็นแนวทางที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลในการทำความเข้าใจประสิทธิภาพของกระบวนการ

และมันอาจช่วยให้คุณค้นพบกระบวนการใหม่ ๆ ได้โดยอัตโนมัติจากข้อมูลการวิเคราะห์กระบวนการ แต่คุณจะวิเคราะห์กระบวนการได้อย่างไร? ด้วยเครื่องมือติดตามกระบวนการทางธุรกิจ

เช่นเดียวกับรายงานผลตรวจเลือด เครื่องมือดังกล่าวจะประเมินสุขภาพของกระบวนการของคุณ ตัวอย่างเช่น อาจประเมินความพึงพอใจของลูกค้าระยะเวลาในการดำเนินงาน รายได้ ผลผลิต และตัวชี้วัดอื่นๆ อีกมากมาย

อย่างไรก็ตาม เช่นเดียวกับการตรวจสุขภาพ คุณต้องทำซ้ำทุกสองสามสัปดาห์หรือทุกเดือน มิฉะนั้น คุณอาจตระหนักได้เพียงว่ากระบวนการของคุณมีประสิทธิภาพต่ำเมื่อสายเกินไปที่จะหลีกเลี่ยงความล้มเหลวของกระบวนการ (พร้อมค่าใช้จ่ายและข้อเสียทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง)

ให้แน่ใจว่าเครื่องมืออัตโนมัติกระบวนการทำงานทางธุรกิจถูกนำมาใช้เพื่อลดเวลาที่ใช้ในการทำงานประจำวันของคุณ แผนการจัดการกระบวนการทำงานทั้งหมดของคุณต้องการความสนใจในพื้นที่เฉพาะ—มากกว่าพื้นที่อื่น ๆ

ขั้นตอนที่ 5: ปรับปรุงให้เหมาะสมที่สุด

ขั้นตอนการเพิ่มประสิทธิภาพ—หรือขั้นตอนการควบคุม—คือการปรับแต่งกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสมที่สุดเพื่อปรับปรุงให้ดีขึ้น นั่นคือวิธีที่คุณรักษาประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจของบริษัทคุณตลอดจนแผนการจัดการกระบวนการโดยรวมของคุณ

ตัวอย่างบางส่วนของการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการกระบวนการอาจรวมถึง:

และอย่าลืมติดตามกระบวนการที่คุณได้ปรับปรุงแล้วด้วย! ท้ายที่สุดแล้ว นี่คือวงจร

แม่แบบการจัดการกระบวนการเพื่อเริ่มต้นทันที

กลับมาที่แนวคิดที่คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจได้โดยการปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และคุณปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยใช้ระบบอัตโนมัติ

ดีแล้ว, แบบแผนการจัดการกระบวนการเป็นหนึ่งในรากฐานของระบบอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน. และแบบแผนสามแบบต่อไปนี้คือแบบที่เราแนะนำให้คุณได้ชมเมื่อคุณเริ่มต้นการจัดการกระบวนการทำงาน.

1. แม่แบบไวท์บอร์ดกระบวนการ PDCA ของ ClickUp

หากคุณสนใจการจัดการคุณภาพ คุณคงรู้จักวงจรวางแผน-ดำเนินการ-ตรวจสอบ-ปรับปรุง (PDCA) หรือวงจรการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องอยู่แล้ว แต่เทมเพลตไวท์บอร์ด PDCA ของ ClickUpนี้จะยกระดับแผนการจัดการกระบวนการ PDCA ของคุณไปอีกขั้น

ใช้เพื่อจัดหมวดหมู่ภารกิจให้อยู่ในสี่ขั้นตอนของวงจร PDCA อาจฟังดูน่าขันที่จะทำผ่านเทมเพลตแทนที่จะใช้ปากกาและกระดาษ แต่เชื่อเราเถอะ

เทมเพลตไวท์บอร์ดนี้ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการทางธุรกิจและทำได้มากกว่าการแบ่งงานออกเป็นขั้นตอนย่อย ๆ ไวท์บอร์ด PDCA นี้สนับสนุนการดำเนินการของกระบวนการ PDCA เพื่อการจัดการโครงการที่ดีขึ้น

2. แม่แบบเอกสารกระบวนการของบริษัท ClickUp

ด้วยเทมเพลตเอกสารกระบวนการของ ClickUp การบันทึกเอกสารกระบวนการทางธุรกิจกลายเป็นเรื่องง่ายขึ้นมาก ใช้เทมเพลตนี้ในการบันทึกขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOPs) เช่น ขั้นตอนการขอลาเพื่อปรับปรุงกระบวนการ

เพราะการกำหนดงานในกระบวนการทำงานของคุณเป็นเรื่องหนึ่ง แต่การรู้แน่ชัดว่าต้องทำอะไรเพื่อทำงานนั้นให้เสร็จสมบูรณ์เป็นอีกเรื่องหนึ่ง

สำหรับเพิ่มเติม ลองใช้เทมเพลตเอกสารกระบวนการเหล่านี้ดูสิ!

3. เทมเพลตกระบวนการและขั้นตอนทางธุรกิจของ ClickUp

เมื่อบริษัทของคุณเริ่มดำเนินกระบวนการทางธุรกิจด้วยซอฟต์แวร์ BPM ให้ใช้แม่แบบกระบวนการและขั้นตอนการทำงานนี้จาก ClickUpเพื่อรับภาพรวมของกระบวนการภายในของคุณโดย:

โบนัส:ซอฟต์แวร์ SOP!

เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการกระบวนการโดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

ชุด BPM ซึ่งประกอบด้วยตัวเลือกซอฟต์แวร์ BPM หลากหลาย ช่วยคุณในการดำเนินการทุกขั้นตอนของการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ ดังนั้น ก่อนที่เราจะไปต่อ ขอให้เราบอกคุณเกี่ยวกับจุดแข็งบางประการของ BPM และเครื่องมือการจัดการโครงการ (เช่น ClickUp)

ประโยชน์ของการทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นระบบอัตโนมัติ

ขั้นตอนทั้งห้าของการจัดการกระบวนการทางธุรกิจเป็นขั้นตอนที่จำเป็นในการก้าวไปสู่การอัตโนมัติ และเครื่องมือ BPM อย่าง ClickUp ช่วยคุณในการอัตโนมัติภารกิจและกระบวนการทำงาน ซึ่งเป็นเหตุผลที่เราต้องการเน้นย้ำถึงประโยชน์ของการอัตโนมัติกระบวนการทางธุรกิจในที่นี้:

โดยปกติแล้ว คุณสามารถปรับแต่งรายงานได้ด้วยวิดเจ็ตที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับงานที่เสร็จสิ้นแล้ว จำนวนงานที่ดำเนินการ สมาชิกที่มีงานค้างอยู่ การประมาณเวลา เวลาที่ติดตาม และมาตรการอื่นๆ อีกมากมาย

ลองใช้ ClickUpแล้วบอกเราว่าคุณคิดอย่างไร เราแทบรอไม่ไหวที่จะได้เรียนรู้ว่าคุณต้องการพัฒนาการจัดการกระบวนการทางธุรกิจของคุณไปทางไหน!