ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน: ทำให้กระบวนการทำงานเป็นระบบอัตโนมัติเพื่อเพิ่มผลผลิต

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "อะไรคือการอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ช่วยให้การดำเนินการงานที่ทำซ้ำง่ายขึ้น—โดยทั่วไปผ่านซอฟต์แวร์—โดยการกำหนดแนวทางเฉพาะเพื่อดำเนินการกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองโดยอัตโนมัติ มันถูกใช้บ่อยในการจัดการโครงการเพื่อลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและเพื่อทำงานอัตโนมัติในการมอบหมายงานให้เร็วขึ้น" } } ] }

คุณกำลังมองหาวิธีที่เร็วที่สุดในการทำโครงการและงานให้เสร็จอย่างต่อเนื่องหรือไม่?

และคุณอาจหวังที่จะทำเช่นนั้นโดยการสร้างกระบวนการทำงานที่กำหนดเองโดยเฉพาะสำหรับทีมของคุณใช่หรือไม่?

เราอยู่ที่นี่เพื่อบอกคุณว่ามันไม่เพียงแต่เป็นไปได้เท่านั้น แต่ยังง่ายกว่าที่คุณคิดมากหากคุณมีกระบวนการทำงานอัตโนมัติที่เหมาะสมอยู่ในที่ทำงานของคุณ กระบวนการผลิตของทีมคุณมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของโครงการโดยรวม และกระบวนการทำงานอัตโนมัติช่วยคุณแก้ไขปัญหาความไม่มีประสิทธิภาพและจุดติดขัดที่มักทำให้คุณต้องหยุดชะงัก

นี่คือจุดสำคัญ—คุณต้องการซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับกระบวนการทำงานที่ยืดหยุ่นซึ่งสามารถช่วยเหลือคุณได้อย่างรวดเร็วและปรับให้เข้ากับกระบวนการของคุณได้ แล้วซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับกระบวนการทำงานคืออะไร และมันจะช่วยแก้ปัญหาของคุณได้อย่างไร?

อ่านคู่มือเชิงลึกของเราเพื่อรับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ดูตัวอย่างที่เป็นประโยชน์ และเรียนรู้วิธีสร้างเส้นทางที่ชัดเจนสู่ประสิทธิภาพ

การทำงานอัตโนมัติคืออะไร?

การทำงานอัตโนมัติช่วยให้การดำเนินการของงานที่ทำซ้ำ ๆ ง่ายขึ้น—โดยทั่วไปผ่านซอฟต์แวร์—โดยการกำหนดแนวทางเฉพาะเพื่อให้กระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองเสร็จสมบูรณ์โดยอัตโนมัติ มันถูกใช้บ่อยในด้านการจัดการโครงการเพื่อลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและเพื่อทำให้งานอัตโนมัติเพื่อมอบหมายงานได้เร็วขึ้น

คุณสามารถทำให้งานหรือกระบวนการทำงานทั้งหมดเป็นอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานของธุรกิจโดยรวมของคุณได้ ไม่ว่าคุณจะกำลังทำให้กระบวนการทำงานเป็นแบบกึ่งอัตโนมัติหรืออัตโนมัติเต็มรูปแบบเพื่อดำเนินการงานที่เลือกหรืองานที่ต้องทำด้วยตนเอง กระบวนการนี้จะช่วยเร่งความเร็วในการทำงานของคุณ

ในทางกลับกันซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับงานช่วยให้คุณสามารถเพิ่ม จัดการ และแสดงข้อมูลได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจจัดเก็บสถานะของงานหรือเวลาที่ใช้ไปกับงานนั้น และอัปเดตข้อมูลนั้นขณะที่คุณทำงาน

นั่นคือวิธีที่ผู้จัดการโครงการ, หัวหน้าทีม, และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ ติดตามความคืบหน้าของโครงการของคุณ—รวมถึงลูกค้าของคุณด้วย! นอกจากนี้, การทำงานอัตโนมัติยังช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรของคุณ (คิดเป็นชั่วโมงสำหรับแรงงานและค่าใช้จ่ายสำหรับงบประมาณโครงการ)

ท้ายที่สุดแล้ว จะมีประโยชน์อะไรในการทำงานด้วยตัวเองเมื่อซอฟต์แวร์สามารถทำได้แทน? สิ่งที่คุณต้องทำคือกำหนดชุดของกฎและขั้นตอนที่ช่วยให้การทำงานเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ตัวอย่างการอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน

ระบบการทำงานอัตโนมัติให้บริการหลากหลายอุตสาหกรรม. และนี่คือตัวอย่างระบบอัตโนมัติเพื่อเป็นแรงบันดาลใจให้คุณ:

ลองดูเทมเพลตคำคมเหล่านี้!

ขั้นตอนในการทำงานอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน

ไม่ว่าคุณต้องการปรับปรุงกระบวนการบริหารโครงการหรือระบบการจัดการงานของคุณ คุณสามารถสร้างระบบอัตโนมัติสำหรับงานของคุณเองได้อย่างง่ายดาย

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเริ่มต้นทันที

ขั้นตอนที่ 1: ทำความเข้าใจขั้นตอนการทำงาน

การทำให้กระบวนการทำงานเป็นระบบอัตโนมัติเริ่มต้นด้วยการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการที่กระบวนการจัดการงานดำเนินการอยู่ในปัจจุบัน คุณจำเป็นต้องเข้าใจว่าทีมต่างๆ ดำเนินการงานอย่างไร การทำงานไหลเวียนระหว่างแผนกต่างๆ อย่างไร และอะไรที่มีอิทธิพลต่อประสิทธิภาพและผลลัพธ์ของโครงการ

นอกจากนี้ ให้กำหนดว่าอะไรเป็นตัวเริ่มต้นแต่ละงานในกระบวนการทำงาน และอะไรเป็นสาเหตุที่ทำให้งานเหล่านั้นเปลี่ยนแปลง ค้นหาว่าการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นคืออะไร และเกณฑ์ที่ใช้พิจารณาว่าแต่ละงานเสร็จสมบูรณ์แล้วคืออะไร

กล่าวอีกนัยหนึ่ง ให้กำหนดเหตุการณ์และเงื่อนไขทั้งหมดที่ขับเคลื่อนงานไปตามกระบวนการทำงานของคุณ โปรดจำไว้ว่าเป้าหมายคือการออกแบบระบบอัตโนมัติของกระบวนการทำงานโดยการส่งงานไปยังบุคคลที่เหมาะสม

ขั้นตอนที่ 2: ร่างกระบวนการทำงาน

ก่อนใช้ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์เพื่อทำงานอัตโนมัติ คุณควรร่างกระบวนการทั้งหมดก่อน การเขียนเวิร์กโฟลว์ของคุณในเอกสาร Doc ก็ใช้ได้ แต่การสร้างภาพแสดงกระบวนการในซอฟต์แวร์จัดการเวิร์กโฟลว์จะมีประโยชน์มากกว่าในการระบุจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพ

ซอฟต์แวร์อัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณมองเห็นภาพกระบวนการทั้งหมดได้เท่านั้น แต่ยังช่วยให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันบนเวิร์กโฟลว์ได้พร้อมกันอีกด้วย

ขั้นตอนที่ 3: ระบุโอกาสในการบูรณาการ

ข้อมูลนำเข้าที่ป้อนเข้าสู่กระบวนการทำงานอาจมาจากหลายแหล่ง และแหล่งเหล่านั้นอาจได้แก่:

ให้ทำเครื่องหมายในขั้นตอนการทำงานร่างของคุณที่ต้องการข้อมูลจากแอปหรือระบบภายนอก จากนั้นตรวจสอบว่าซอฟต์แวร์ขั้นตอนการทำงานของคุณรองรับการเชื่อมต่อแบบใดบ้าง

จากข้อมูลดังกล่าว ให้ตรวจสอบว่าคุณจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานอย่างไรเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดการบูรณาการ ตัวอย่างเช่น คุณอาจจำเป็นต้องแบ่งงานออกเป็นหน่วยงานย่อยที่เล็กลง

ขั้นตอนที่ 4: แก้ไขปัญหาความไม่มีประสิทธิภาพ

นอกเหนือจากงานที่ต้องการให้ระบบอัตโนมัติผ่านการผสานระบบแล้ว กระบวนการทำงานของคุณอาจมีจุดที่ต้องการให้ระบบอัตโนมัติเพิ่มเติมได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น เราอาจพูดถึงปัญหาการไม่มีประสิทธิภาพเช่น:

เน้นย้ำถึงประสิทธิภาพที่ต่ำเหล่านี้และปรับโครงสร้างการทำงานใหม่เพื่อกำจัดปัญหาดังกล่าว ตัวอย่างเช่น คุณอาจจำเป็นต้องชี้แจงผู้รับผิดชอบงานให้ชัดเจน หรือกำหนดว่าแหล่งข้อมูลหลักควรอยู่ในแอปพลิเคชันใดแอปพลิเคชันหนึ่ง

โบนัส:การวิเคราะห์กระบวนการทำงาน!

ขั้นตอนที่ 5: สร้างเวิร์กโฟลว์

ตอนนี้ที่กระบวนการทำงานของคุณได้รับการกำหนดอย่างถูกต้องและแก้ไขปัญหาความไม่มีประสิทธิภาพส่วนใหญ่แล้ว ถึงเวลาที่จะทำให้มันเกิดขึ้นจริง ซอฟต์แวร์อัตโนมัติกระบวนการทำงานส่วนใหญ่ให้คุณสามารถสร้างกระบวนการทำงานในมุมมองต่าง ๆ ได้

ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ในมุมมองแผนผังความคิด แผนผังกระบวนการ แผนกังต์ หรือปฏิทิน เพื่อให้ทีมของคุณมองเห็นขั้นตอนต่าง ๆ ได้อย่างชัดเจนที่สุด ซอฟต์แวร์อัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดจะช่วยป้องกันไม่ให้คุณต้องสลับไปมาระหว่างเครื่องมือต่าง ๆ เพื่อร่าง วางแผน สร้าง และในที่สุดก็ทำให้งานของคุณเป็นอัตโนมัติ

ใช้ข้อมูลที่คุณรวบรวมไว้ในขั้นตอนก่อนหน้าเพื่ออธิบายแต่ละงาน และขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์อัตโนมัติการทำงานที่คุณใช้และความซับซ้อนของงาน ให้แนบเอกสารข้อความที่มีขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานไว้ด้วย

ในที่สุด ให้เพิ่มงานย่อยให้กับงานหลักเพื่อให้คุณสามารถติดตามหน่วยการทำงานที่เล็กกว่างานหลักได้ และอย่าลืมกำหนดบทบาทผู้ใช้ (และระดับสิทธิ์) ให้กับผู้เข้าร่วมในกระบวนการทำงานของคุณด้วย!

ขั้นตอนที่ 6: สร้างระบบอัตโนมัติ

คุณยังไม่เสร็จสิ้นการสร้างระบบการทำงานอัตโนมัติของคุณ! ในขั้นตอนนี้ คุณต้องสร้างระบบการทำงานอัตโนมัติสำหรับงานของคุณ นั่นคือวิธีที่คุณทำให้การกระทำที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ ภายในงานของคุณเป็นอัตโนมัติ

หากคุณเลือก ClickUp เป็นซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับกระบวนการทำงานของคุณ คุณสามารถสร้างทั้ง การทำงานอัตโนมัติของ ClickUp ที่มีอยู่แล้วหรือสร้างเองได้ เริ่มต้นด้วยอันแรกกันเถอะ

นี่คือตัวอย่างบางส่วนของระบบอัตโนมัติที่มีอยู่ในตัวใน ClickUp:

หากการทำงานอัตโนมัติที่มีอยู่ในตัวของ ClickUp ไม่สามารถตอบสนองความต้องการของคุณได้ คุณจำเป็นต้องสร้างการทำงานอัตโนมัติแบบกำหนดเอง และคุณต้องกำหนดการทำงานเหล่านี้ให้สอดคล้องกับโครงสร้างที่ใช้โดยซอฟต์แวร์การทำงานอัตโนมัติตามขั้นตอนที่คุณเลือกไว้

ใน ClickUp การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเองประกอบด้วย:

ขั้นตอนที่ 7: ทดสอบ ตรวจสอบ และปรับปรุงกระบวนการทำงานของคุณอย่างต่อเนื่อง

ติดตั้งการผสานการทำงานให้เรียบร้อยและกำหนดผู้รับผิดชอบ วันที่เริ่มต้น และวันที่ครบกำหนดสำหรับแต่ละงาน ดำเนินการเวิร์กโฟลว์กับผู้ทดสอบสองสามคนและดูว่าทุกอย่างเป็นไปตามที่คาดหวังหรือไม่ หากไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง ให้ปรับเวิร์กโฟลว์และทำขั้นตอนการทดสอบซ้ำ

เมื่อการทดสอบประสบความสำเร็จ ถึงเวลาที่จะเริ่มใช้งานเวิร์กโฟลว์สำหรับทั้งทีมและเริ่มติดตามผล หากคุณพบหลักฐานของประสิทธิภาพที่ไม่ดี คุณต้องปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ให้เหมาะสม

ตัวอย่างเช่น คุณอาจสังเกตเห็นการลดลงของประสิทธิภาพการทำงาน การทำงานที่ใช้เวลานานเกินไป หรือการส่งมอบงานที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด การค้นพบปัญหาเหล่านี้ตั้งแต่ตอนนี้จะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จในระยะยาว

การกำหนด KPI สำหรับกระบวนการทำงานอัตโนมัติของคุณเป็นแนวปฏิบัติที่ยอดเยี่ยม KPI จะช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุด นอกจากนี้ยังช่วยพิสูจน์ให้ผู้บริหารระดับสูงเห็นว่าการทำงานอัตโนมัติของคุณสร้างผลลัพธ์ตามที่คาดหวังไว้

ใช้แดชบอร์ด (รวมถึงแดชบอร์ดที่สร้างเอง) ร่วมกับฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อรายงานตัวชี้วัดหลักของคุณ ตัวอย่างเช่น ใน ClickUp คุณอาจใช้แดชบอร์ดรายงานเพื่อติดตามความคืบหน้าของงานและระบุอุปสรรคที่ขัดขวางการทำงาน

ขั้นตอนที่ 8: ฝึกอบรมทีมงานของคุณ

ขั้นตอนนี้มีความสำคัญเป็นพิเศษหากบริษัทหรือทีมของคุณเพิ่งเริ่มใช้ซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับกระบวนการทำงาน ให้พวกเขาเรียนรู้วิธีใช้ซอฟต์แวร์เพื่อให้สามารถเริ่มทำงานได้ทันทีเมื่อพวกเขาเริ่มปฏิบัติตามกระบวนการทำงานอัตโนมัติของคุณ

นอกจากนี้ เมื่อคุณปรับปรุงกระบวนการทำงานคุณต้องเตรียมทีมให้พร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลง คุณอาจต้องการโปรแกรมการจัดการการเปลี่ยนแปลงหากการเปลี่ยนแปลงมีขนาดใหญ่เกินไป และทีมของคุณใหม่กับการทำงานอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน

การสื่อสารในที่เดียวช่วยให้ทีมสามารถย่อยข้อมูล (และย้ายหากจำเป็น) ได้ง่ายขึ้น การมอบหมายงานเป็นสิ่งสำคัญเพราะช่วยให้มั่นใจได้ว่าความรับผิดชอบถูกกำหนดไว้อย่างชัดเจน

จากนั้น บุคคลแต่ละคนจะต้องรับผิดชอบในการปฏิบัติหน้าที่เฉพาะภายในโครงการหรือองค์กรให้เสร็จสมบูรณ์

5 ประโยชน์ของการทำงานอัตโนมัติ

งานที่ต้องทำซ้ำด้วยมือไม่จำเป็นต้องซับซ้อนเพื่อที่จะเสียเวลาและทรัพยากรของทีมคุณ แทนที่จะเป็นเช่นนั้น คุณควรได้รับประโยชน์จากระบบอัตโนมัติของกระบวนการทำงานเพื่อจัดการกับงานที่เป็นกิจวัตร คาดการณ์ได้ และสามารถกำหนดเวลาได้ที่คุณทำทุกวัน

ปัญหาคือ งานหลายอย่างเหล่านี้มีลักษณะที่ง่ายมาก และไม่ต้องสงสัยเลยว่าใช้เวลาเป็นอย่างมาก แต่พวกมันก็มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดได้สูง และมีผลกระทบต่อกระบวนการทำงานทั้งหมดของธุรกิจเครื่องมืออัตโนมัติสำหรับกระบวนการทำงานช่วยลดความเสี่ยงที่เกิดจากการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง พร้อมทั้งมอบประโยชน์มากมายอื่น ๆ

มาดูประโยชน์ที่สำคัญที่สุดเมื่อคุณใช้ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์จริงๆ

1. เพิ่มผลผลิตด้วยทรัพยากรที่น้อยลง

งานอัตโนมัติและกระบวนการทำงานที่ใช้ระบบอัตโนมัติจะใช้เวลาในการดำเนินการน้อยลง และคุณไม่จำเป็นต้องย้ายงานไปตามขั้นตอนของกระบวนการด้วยตนเอง ตัวอย่างเช่น การแก้ไขข้อบกพร่องจะเปลี่ยนสถานะ ผู้รับผิดชอบ หรือวันที่กำหนดส่งโดยอัตโนมัติตามกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

ตัวอย่างเช่น ด้วยการอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน คุณจะไม่ต้องลืมออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าอีกต่อไป ซึ่งช่วยประหยัดเวลาให้กับทุกคนตั้งแต่ฝ่าย ทรัพยากรบุคคลไปจนถึงฝ่ายจัดซื้อและทีมบริหารโครงการแทนที่จะทำด้วยตนเอง คุณจะสามารถส่งใบแจ้งหนี้ได้โดยอัตโนมัติ ในขณะที่ทุกคนสามารถมุ่งเน้นไปที่งานอื่น ๆ ได้

มันไม่เคยสนุกเลยที่จะเป็นคอขวด

การอัตโนมัติของกระบวนการทำงานยังช่วยให้คุณสามารถทำงานได้มากขึ้นด้วยทรัพยากรที่น้อยลง ทำให้คุณยังคงมีประสิทธิภาพอยู่เสมอ การอัตโนมัติสิ่งต่าง ๆ เช่น การมอบหมายงานให้กับฟรีแลนซ์ การต้อนรับพนักงานใหม่ และการจัดเตรียมเอกสารการฝึกอบรมให้กับพนักงานนั้นง่ายมาก

ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพและมาตรฐานให้กับกระบวนการภายในบริษัทของคุณหรือไม่?เทมเพลตกระบวนการและขั้นตอนของเราได้รับการออกแบบมาเพื่อแนะนำคุณผ่านขั้นตอนที่จำเป็นในการสร้างเอกสารกระบวนการที่ครอบคลุมและมีพลวัต

นอกจากนี้ คุณสมบัติของClickUp Whiteboardsยังช่วยให้คุณสามารถมองเห็นภาพรวมได้ว่ากระบวนการต่าง ๆ จะเชื่อมต่อและไหลเวียนกันอย่างไร ซึ่งช่วยให้คุณสามารถสร้างกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพและราบรื่นได้

2. การทำงานร่วมกัน การมองเห็น และการสื่อสารที่ดีขึ้น

เมื่อมีการนำระบบอัตโนมัติของกระบวนการทำงานมาใช้ สมาชิกในทีมสามารถมองเห็นงานของกันและกันและตระหนักถึงการมีส่วนร่วมของแต่ละคนในโครงการ ความโปร่งใสนี้ช่วยลดโอกาสที่จะเกิดการทำงานซ้ำซ้อนกัน

นอกจากนี้ ยังสร้างโอกาสในการแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงานเพื่อเสนอหรือขอความช่วยเหลือ นั่นคือเหตุผลที่ซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับกระบวนการทำงานช่วยป้องกันช่องว่างในการสื่อสาร มันจะขอข้อมูลจากบุคคลที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม และบันทึกข้อความเพื่อให้คุณสามารถติดตามได้ในภายหลัง

ระบุจุดคอขวดในการสื่อสารได้รวดเร็วขึ้นโดยหลีกเลี่ยงการใช้อีเมลสำหรับงานง่าย ๆ มอบหมายความคิดเห็นให้ผู้ใช้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณเห็นความคิดเห็นของพวกเขาและทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้นหลังจากที่พวกเขาตอบกลับ

นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับกระบวนการทำงานยังรองรับการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกองค์กร ตัวอย่างเช่น คุณสามารถประสานงานกับทีมของคุณ ติดต่อลูกค้าขอชำระเงินและมอบหมายงานให้กับฟรีแลนซ์ผ่านการสื่อสารในการจัดการโครงการแบบอัตโนมัติ

เยี่ยมชมบล็อกของเราเพื่อเรียนรู้ว่าซอฟต์แวร์อัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ช่วยขับเคลื่อนการจัดการงานอีเมลได้อย่างไร!

3. ความรับผิดชอบที่มากขึ้น

โดยการมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมโดยอัตโนมัติ ความรับผิดชอบของพวกเขาในส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานจะชัดเจนขึ้น การจัดการกระบวนการทำงานช่วยให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าของงานและดำเนินการอย่างทันท่วงทีเพื่อหลีกเลี่ยงการพลาดกำหนดเวลา

นอกจากนี้ ด้วยแดชบอร์ดและKPI คุณยังสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานได้อย่างต่อเนื่อง—สร้างระบบการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น และหากนั่นยังไม่เพียงพอ ซอฟต์แวร์อัตโนมัติกระบวนการทำงานยังช่วยให้คุณระบุและแก้ไขจุดคอขวดในกระบวนการธุรกิจของคุณได้อีกด้วย

โดยทั่วไปแล้ว งานที่ทำซ้ำๆ ทำให้พนักงานรู้สึกเหนื่อยล้า และอาจนำไปสู่ภาวะหมดไฟในระยะยาว งานเหล่านี้ยังทำให้บุคลากรห่างไกลจากงานที่มีเป้าหมายและมีความหมายอีกด้วย

แต่การอัตโนมัติของกระบวนการทำงานช่วยต่อสู้กับผลกระทบของงานซ้ำซากต่อสุขภาพจิตและประสบการณ์ของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยรู้ว่าอะไรจะตามมาและใครเป็นผู้รับผิดชอบงานนั้น ๆ สร้างแผนผังในไวท์บอร์ดเพื่อให้เส้นทางที่ชัดเจนสู่กระบวนการจัดการงานของคุณ

ดังนั้น พนักงานของคุณจะอยู่กับบริษัทของคุณนานขึ้นเมื่อคุณใช้เครื่องมืออัตโนมัติสำหรับกระบวนการทำงานแบบภาพ

4. บริการลูกค้าที่มีประสิทธิภาพ

การตอบกลับลูกค้าโดยอัตโนมัติช่วยเสริมสร้างบริการลูกค้าที่ไร้ที่ติได้อย่างมาก และการทำงานอัตโนมัติในกระบวนการต่าง ๆ ยังเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการให้บริการลูกค้าที่รวดเร็วและเป็นส่วนตัว ส่งผลให้ลูกค้าของคุณรู้สึกพึงพอใจและได้รับประสบการณ์ที่ดีกับแบรนด์ของคุณ

กำลังมองหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานด้านการสนับสนุนลูกค้าของคุณด้วยระบบอัตโนมัติใช่หรือไม่?เทมเพลตการสนับสนุนลูกค้าของ ClickUpช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าระบบสองระดับที่ประกอบด้วยทีมสนับสนุนแนวหน้าและทีมเฉพาะทางสำหรับการจัดการปัญหาที่ซับซ้อน

แนวทางนี้ช่วยให้การขอความช่วยเหลือได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล และปัญหาที่ซับซ้อนที่สุดจะได้รับความสนใจตามที่ต้องการ นอกจากนี้ เทมเพลตของเรายังมีมุมมองแบบฟอร์มที่สามารถปรับแต่งได้เพื่อรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่ทีมของคุณต้องการ

นั่นทำให้คุณสามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างยอดเยี่ยม

5. ลดค่าใช้จ่ายและค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด

การประหยัดค่าใช้จ่ายเป็นผลพลอยได้จากการบริหารจัดการเวิร์กโฟลว์อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อคุณเพิ่มผลผลิตด้วยการลดงานที่ต้องทำด้วยมือ คุณก็จะสามารถส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพสูงขึ้น

การปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพยังช่วยลดต้นทุนให้กับองค์กรโดยการลดอัตราการลาออกของพนักงาน และอย่างที่เรากล่าวไปก่อนหน้านี้ การให้บริการลูกค้าที่ตรงจุด และเรายังทราบดีว่ากระบวนการทางธุรกิจของคุณมีความซับซ้อน

นั่นคือเหตุผลว่าทำไมการนำมาใช้ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติที่ดีที่สุดจึงมีความจำเป็นเพื่อจำกัดข้อผิดพลาดทางงบประมาณเช่นกัน!

ตรวจสอบและติดตามความคืบหน้าของโครงการของคุณอย่างมีประสิทธิภาพด้วยเทมเพลตการจัดการโครงการตามงบประมาณจาก ClickUp เทมเพลตการจัดการโครงการที่ใช้งานง่ายนี้ช่วยให้คุณติดตามไทม์ไลน์ของโครงการได้อย่างง่ายดาย

คุณยังสามารถดูสถานะของกิจกรรมต่างๆ ได้ ช่วยให้คุณสามารถควบคุมงบประมาณของคุณได้

เริ่มต้นการทำงานอัตโนมัติด้วย ClickUp!

นอกเหนือจากการผสานรวม, แดชบอร์ด, การแจ้งเตือน, และ การแจ้งเตือน ที่ตอบสนองความต้องการของคุณแล้ว คุณต้องมองหาคุณสมบัติอื่น ๆ ในซอฟต์แวร์อัตโนมัติของกระบวนการทำงาน ตัวอย่างเช่นไลบรารีของเทมเพลตกระบวนการทำงานที่สามารถปรับแต่งได้เป็นสิ่งที่ต้องมีอย่างแน่นอน

แต่ก็มีความสำคัญเช่นกันที่ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทำงานจะอนุญาตให้คุณสร้างเทมเพลตของคุณเองได้. โค้ดต่ำเป็นคุณสมบัติที่สำคัญอีกอย่างหนึ่ง.

คุณสามารถสร้างระบบอัตโนมัติสำหรับขั้นตอนการทำงานได้โดยการพัฒนาซอฟต์แวร์ด้วยตัวเอง แต่การทำเช่นนั้นอาจเป็นการเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ เมื่อมีเครื่องมืออย่าง ClickUp ที่มอบอินเทอร์เฟซแบบภาพและใช้งานง่ายสำหรับบุคลากรทางธุรกิจในการสร้างและดูแลระบบอัตโนมัติของขั้นตอนการทำงาน

นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ยังมีเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันอีกด้วย ซึ่งช่วยให้ทีมธุรกิจสามารถร่วมกันสร้างและปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เครื่องมือเช่นClickUpช่วยให้สามารถจับและรวบรวมข้อมูลผ่านแบบฟอร์มที่สามารถปรับแต่งได้. พวกเขามาตรฐานและรวมกระบวนการขอ, การเข้าถึง, และการรักษาข้อมูลจากผู้ใช้หรือลูกค้าของคุณให้เป็นหนึ่งเดียว.

แบบฟอร์มที่สามารถปรับแต่งได้มีประสิทธิภาพมากในการป้องกันการป้อนข้อมูลซ้ำซ้อน. นอกจากนี้ยังช่วยให้สามารถเปลี่ยนข้อมูลที่บันทึกไว้เป็นงานที่มอบหมายให้กับบุคคลที่เหมาะสมเพื่อการติดตามผล.

อยากรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานอัตโนมัติของ ClickUp หรือไม่? เริ่มต้นด้วยพื้นที่ทำงานฟรีเพื่อดูว่าคุณสามารถสร้างประสิทธิภาพที่ดีขึ้นทั่วทั้งทีมได้อย่างไร!