ไม่ว่าจะประเภทธุรกิจ, ที่ตั้ง, อุตสาหกรรม, หรือแผนก, ผู้จัดการทุกคนต้องการที่จะ:
- ลดภาระงานซ้ำๆ และงานที่ต้องทำด้วยตนเองออกจากตารางของพวกเขา (โดยเฉพาะงานที่มีขั้นตอนและการตัดสินใจที่สม่ำเสมอ)
- ประสานงานกระบวนการทำงานโดยอัตโนมัติ (ป้องกันการล่าช้าในการมอบหมายงานและการส่งมอบผลลัพธ์ ซึ่งช่วยลดระยะเวลาและค่าใช้จ่ายของโครงการ)
โชคดีที่มีคำตอบสำหรับความอยากเหล่านี้—ClickUp Automations!
บางครั้ง ระบบอัตโนมัติอาจหมายถึงการไม่ต้องตรวจสอบกับสมาชิกในทีมก่อนมอบหมายงานใหม่ ในบางครั้ง ระบบอัตโนมัติอาจหมายถึงการต้องขออนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่ายก่อนดำเนินการงานให้เสร็จสิ้น
แต่คอขวดในกระบวนการมีหลายรูปแบบและลักษณะจริง ๆ แล้ว และการทำให้งานอัตโนมัติช่วยให้คุณควบคุมกระบวนการเหล่านั้นและป้องกันปัญหาด้านประสิทธิภาพการทำงานได้
ไม่ว่าคุณจะเป็นมือใหม่ในด้านการอัตโนมัติหรือกำลังมองหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพของคุณใน ClickUp คู่มือนี้เหมาะสำหรับคุณ อ่านต่อเพื่อค้นหาตัวอย่างการอัตโนมัติใน ClickUp ที่เราได้คัดสรรมาให้คุณ ให้เราแสดงให้คุณเห็นว่าการอัตโนมัติสามารถพาคุณไปได้ไกลแค่ไหน
🧠 อัปเดต: คุณทราบหรือไม่ว่าคุณสามารถสร้างระบบอัตโนมัติใน ClickUp โดยใช้ภาษาอังกฤษธรรมดาได้แล้ว? นี่คือพลังของการผสาน ClickUp Automations เข้ากับความสามารถด้าน AI ของClickUp Brain! อ่านเพิ่มเติมในส่วน:การสร้างระบบอัตโนมัติด้วยภาษาธรรมชาติโดยใช้ ClickUp Brain
ระบบอัตโนมัติใน ClickUp คืออะไร?
ระบบอัตโนมัติช่วยให้กระบวนการดำเนินไปข้างหน้าในขั้นตอนการทำงานแบบทีละขั้นตอนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำซ้ำของงานให้สามารถดำเนินการได้อย่างมีเหตุผลโดยไม่ต้องใช้แรงงานคน แม้ว่าคุณไม่สามารถทำให้ทุกงานในกระบวนการทำงานของคุณเป็นอัตโนมัติได้ แต่มีหลายการตัดสินใจที่เกิดขึ้นซ้ำๆ หรือเป็นงานเดียวกันทั้งหมด และสิ่งเหล่านี้สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้อย่างง่ายดายเพื่อกำหนดขั้นตอนต่อไปสำหรับงานเหล่านั้น
ด้วยระบบอัตโนมัติ คุณมีซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับงานที่ทำการเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติแทนคุณด้วยเหตุผลหลายประการ อาจเป็นเพราะคุณ:
- ไม่มีเวลาทำ
- อาจไม่แม่นยำเท่ากับซอฟต์แวร์อัตโนมัติ
- จำเป็นต้องใช้ประโยชน์จากการทำงานอัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลาอย่างมีนัยสำคัญในงานที่ต้องทำซ้ำ
ตอนนี้คุณสามารถทำให้กระบวนการบางส่วนหรือทั้งหมดเป็นอัตโนมัติได้ ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของงานของคุณกับการทำให้เป็นอัตโนมัติ
ดังนั้น กระบวนการที่ต้องใช้แรงงานคนมากอาจไม่ใช่กระบวนการที่ดีที่สุดที่ควรนำมาใช้ระบบอัตโนมัติ คุณอาจนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในส่วนของการอนุมัติการตัดสินใจของกระบวนการนั้นแทน
บ่อยครั้ง งานอัตโนมัติจะเริ่มต้นขั้นตอนต่างๆ ในกระบวนการ ตัวอย่างเช่น เมื่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้ากลายเป็นลูกค้า หรือเมื่อมีผู้อนุมัติเอกสารฉบับสุดท้าย
นอกจากนี้ บางส่วนของระบบอัตโนมัติในกระบวนการทำงานของคุณอาจไม่ได้ซับซ้อนมากที่สุด แต่เมื่อรวมกันเป็นเวลานาน จะช่วยเพิ่มเวลาว่างให้คุณสามารถจัดการกับงานที่ใหญ่และซับซ้อนมากขึ้นได้
ประโยชน์ของการทำงานอัตโนมัติ
เมื่อคุณทำให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติในClickUp คุณกำลังปูทางไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีม นั่นเป็นเพราะการทำงานอัตโนมัติช่วยสร้างแรงผลักดันให้กับพนักงาน เพิ่มประสิทธิภาพ และที่สำคัญที่สุดคือ ลดความปวดหัวจากอุปสรรคในกระบวนการทำงานของคุณ
พวกเขายังช่วยให้มั่นใจว่างานที่ส่งมอบจะถึงมือคนที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม แต่เรามาเข้าประเด็นหลักในการตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติใน ClickUp กันเลย
งานประจำช่างน่าเบื่อ!
แล้วทำไมคุณถึงต้องเสียเวลาและหน่วยความจำไปเตือนใครบางคนให้ทำงานทันทีที่เหตุการณ์เกิดขึ้น หากมีซอฟต์แวร์ที่สามารถทำสิ่งนี้ให้คุณได้?
คุณสมบัติการทำงานอัตโนมัติของ ClickUp ช่วยกำจัดงานที่ซ้ำซาก มีรูปแบบชัดเจน และเกิดขึ้นเป็นประจำ เพื่อประหยัดเวลาและแรงของคุณ ทั้งหมดที่คุณต้องทำคือต่อสู้กับความอยากที่จะทำสิ่งเหล่านั้นด้วยตัวเอง
การทำให้งานเล็ก ๆ ที่ดูง่ายและรวดเร็วในครั้งแรกเป็นระบบอัตโนมัติ จะให้ผลตอบแทนในระยะยาว เพราะงานที่ถูกทำให้เป็นระบบอัตโนมัติจะช่วยให้คุณมีเวลาว่างสำหรับงานที่ซับซ้อนขึ้น ซึ่งต้องการการตัดสินใจเป็นกรณีไปหรือการทำงานด้วยมือ
สุดท้ายนี้ สมาชิกในทีมและผู้จัดการยังสามารถใช้ฟีเจอร์การทำงานอัตโนมัติใน ClickUp เพื่อติดตามกระบวนการต่างๆ ได้อีกด้วย เป้าหมายคือเพื่อให้แน่ใจว่าทีมปฏิบัติตามขั้นตอนและคำแนะนำตามที่คาดหวังและได้อธิบายไว้ก่อนหน้านี้
ตัวอย่างการทำงานของระบบอัตโนมัติใน ClickUp
นี่คือตัวอย่างของระบบอัตโนมัติที่คุณสามารถตั้งค่าได้ใน ClickUp ไม่ว่าคุณจะมีกรณีการใช้งานใดก็ตาม:
การเปลี่ยนแปลงสถานะ
ใน ClickUp งานจะมีสถานะทั่วไป เช่น "กำลังดำเนินการ" "กำลังตรวจสอบ" "ยอมรับแล้ว" หรือ "ปฏิเสธแล้ว" และระบบอัตโนมัติช่วยให้คุณกำหนดค่าให้ ClickUp ทำงานบางอย่างโดยอัตโนมัติเมื่อสถานะของงานเปลี่ยนไป
ตัวอย่างเช่น ระบบอัตโนมัติสามารถมอบหมายงานเฉพาะให้กับหัวหน้าทีมและส่งอีเมลแจ้งเตือนเมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น "เสร็จสิ้น" คุณยังสามารถยกเลิกการมอบหมายงานหรือเพิ่มความคิดเห็นโดยอัตโนมัติให้กับงานนั้นเพื่อแจ้งให้บุคคลเฉพาะเจาะจงดำเนินการได้อีกด้วย
การเปลี่ยนแปลงผู้รับมอบหมาย
เราเพิ่งเห็นว่าการทำงานอัตโนมัติสำหรับสถานะช่วยให้งานดำเนินไปตามขั้นตอนการทำงานของคุณ และสิ่งเดียวกันนี้เกิดขึ้นกับการทำงานอัตโนมัติของ ClickUp สำหรับผู้รับมอบหมาย
คุณสามารถตั้งค่า ClickUp ให้ทำอะไรบางอย่างเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงผู้รับผิดชอบงานได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดได้ว่าเมื่อผู้รับผิดชอบเปลี่ยนจากหัวหน้าทีมเป็นสมาชิกในทีม สถานะของงานจะย้อนกลับไปเป็น "กำลังดำเนินการ"
การเปลี่ยนแปลงลำดับความสำคัญ
เช่นเดียวกับสถานะ งานใน ClickUp มีลำดับความสำคัญ เช่น "เร่งด่วน" "สูง" "ปกติ" หรือ "ต่ำ" และคุณสามารถกำหนดค่าให้ ClickUp ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงลำดับความสำคัญในงานได้
ตัวอย่างเช่น ClickUp สามารถเก็บงานไว้ในคลังเมื่อความสำคัญของงานเปลี่ยนจาก "ปกติ" เป็น "ต่ำ" หรือสามารถนำแม่แบบมาใช้กับงานนั้น เช่น แม่แบบสำหรับโพสต์บล็อก
และตัวอย่างสุดท้ายคือการเพิ่มแท็กให้กับงานเพื่อให้คุณสามารถจัดหมวดหมู่และระบุงานเหล่านั้นด้วยสีในพื้นที่ทำงานของคุณ
วันครบกำหนดมาถึง
โดยทั่วไปแล้ว งานที่ใกล้ถึงกำหนดส่งควรเลื่อนขึ้นมาอยู่ในลำดับต้น ๆ ใช่ไหม? นั่นจึงเป็นเหตุผลที่ ClickUp มีระบบอัตโนมัติสำหรับเมื่อถึงกำหนดส่งงาน
ตัวอย่างเช่น ClickUp สามารถเก็บงานไว้ในคลังและลบผู้ติดตามงานออกได้เมื่อความสำคัญของงานเปลี่ยนจาก "ปกติ" เป็น "ต่ำ" นอกจากนี้ยังสามารถใช้เทมเพลตกับงาน เช่นเทมเพลตรายงานข้อบกพร่องหรือเทมเพลตโพสต์บล็อก หรือเพิ่มแท็กให้กับงานเพื่อให้คุณสามารถระบุงานนั้นได้ด้วยสีในพื้นที่ทำงานของคุณ
สร้างงานแล้ว
เมื่อคุณสร้างงานใน ClickUp คุณต้องเชื่อมโยงงานนั้นกับรายการ (List) ซึ่งเป็นภาชนะสำหรับจัดเก็บงาน ตอนนี้ลองจินตนาการว่ามีขั้นตอนใหม่กำหนดว่าทุกงานใหม่จะต้องเชื่อมโยงกับรายการที่กำหนดไว้ คุณทราบหรือไม่ว่าคุณสามารถใช้ ClickUp เพื่อทำสิ่งนี้โดยอัตโนมัติได้?
ถูกต้องแล้ว!
การสร้างงานอัตโนมัติใน ClickUp ช่วยคุณบังคับใช้ขั้นตอนและป้องกันข้อผิดพลาดเมื่อทีมของคุณและคุณเองสร้างงาน
ย้ายมาที่สถานที่นี้
คุณต้องการให้ ClickUp ทำอะไรบางอย่างเมื่อมีการย้ายงานไปยังตำแหน่งเฉพาะหรือไม่? หากใช่ คุณจำเป็นต้องใช้การทำงานอัตโนมัติ "ย้ายไปยังตำแหน่งนี้"
นั่นคือกลไกที่รับประกันว่า ตัวอย่างเช่น ทุกงานที่ถูกย้ายไปยังรายการ "โพสต์บล็อก" ที่อยู่ภายในโฟลเดอร์ "จดหมายข่าวรายเดือน" จะสร้างงานใหม่โดยอัตโนมัติเพื่อ "สร้างโพสต์บล็อก"
องค์ประกอบของระบบอัตโนมัติใน ClickUp
ในการทำงานอัตโนมัติใน ClickUp คุณต้องปฏิบัติตามสูตรของ ClickUp Automation นั่นคือ "เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น ให้ดำเนินการนี้"
และนี่หมายความว่าคุณต้องมีอย่างน้อยสององค์ประกอบที่จำเป็นของระบบอัตโนมัติเพื่อสร้างระบบหนึ่งขึ้นมา: ตัวกระตุ้น (Triggers) และ การกระทำ (Actions) แต่คุณยังสามารถใช้เงื่อนไข (Conditions) กับระบบอัตโนมัติได้อีกด้วย มาดูสามแนวคิดนี้ทีละข้อกัน
➡️ในบทความช่วยเหลือภาพรวมของระบบอัตโนมัติของเราคุณจะพบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวกระตุ้น เงื่อนไข และการดำเนินการ
ตัวกระตุ้นอัตโนมัติ
หากคุณต้องการให้กระบวนการของคุณเริ่มต้นที่ช่วงเวลาที่เฉพาะเจาะจง ตัวกระตุ้น (Triggers) คือคำตอบของคุณ. ตัวกระตุ้นคือเหตุการณ์ เช่น การเปลี่ยนแปลงสถานะหรือวันครบกำหนด. และเหตุการณ์เหล่านี้จะกระตุ้นให้เกิดการกระทำบางอย่าง ซึ่งคุณสามารถกำหนดได้ในระบบอัตโนมัติ (Automation) เช่นกัน.
หากคุณต้องการ คุณสามารถคิดถึง ทริกเกอร์ ว่าเป็นส่วนของ "เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น" ในระบบ ClickUp Automations ได้เช่นกัน พวกมันเริ่มต้นการทำงานของระบบอัตโนมัติ และทำให้เกิดการกระทำ (หรือชุดของการกระทำ) ขึ้น
หากคุณยังไม่สังเกตเห็น ตัวอย่างทั่วไปของระบบอัตโนมัติใน ClickUp ที่เราได้กล่าวถึงในหัวข้อที่แล้วคือ ตัวกระตุ้น! แต่เราสามารถยกตัวอย่างตัวกระตุ้นอื่นๆ ที่คุณสามารถตั้งค่าได้ใน ClickUp
- ผู้รับมอบหมายถูกลบ ดังนั้นไม่มีใครทำงานในภารกิจนี้ในขณะนี้
- การเปลี่ยนแปลงฟิลด์ที่กำหนดเอง เช่น การติ๊กช่องทำเครื่องหมายจริงหรือเท็จ การเลือกตัวเลือกจากเมนูแบบเลื่อนลง การอัปโหลดไฟล์ แถบความคืบหน้าที่ถึงจุดหนึ่ง หรือรายการที่ได้รับการให้คะแนนหนึ่งคะแนนในสเกลหนึ่งถึงห้า
- รายการตรวจสอบที่แก้ไขแล้ว เมื่อรายการที่ต้องทำสุดท้ายในรายการตรวจสอบของงานถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จเรียบร้อยแล้ว โดยมีเงื่อนไขว่ารายการตรวจสอบอื่นๆ ทั้งหมดได้ถูกทำเสร็จเรียบร้อยแล้ว
- งานย่อยที่เสร็จสิ้น หรือช่วงเวลาที่งานย่อยทั้งหมดของงานหนึ่งเสร็จสมบูรณ์
- เชื่อมโยงงาน หรือเชื่อมโยงงานหนึ่งกับงานที่คล้ายกันเพื่อให้สามารถมองเห็นงานหลังได้
- เวลาที่ติดตาม เมื่อบุคคลเฉพาะติดตามเวลาในภารกิจบน ClickUp ผ่านทางส่วนขยาย Google Chrome หรือแอปที่เชื่อมต่อ เช่น Toggl
- งานถูกปลดบล็อก หรือเมื่องานหยุดมีงานอื่นขัดขวางไม่ให้เริ่มหรือเสร็จสิ้น
เงื่อนไขการทำงานอัตโนมัติ
เงื่อนไขเป็นสิ่งที่เลือกได้ในการทำงานอัตโนมัติของ ClickUp เงื่อนไขเหล่านี้ช่วยให้คุณควบคุมเวิร์กโฟลว์ของคุณได้อย่างละเอียดมากขึ้นเมื่อเทียบกับการใช้เพียงตัวกระตุ้นเท่านั้น และหากเกณฑ์ที่กำหนดไว้ในเงื่อนไขไม่เป็นจริง ClickUp จะไม่ทำงานอัตโนมัติ
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดทริกเกอร์เพื่อมอบหมายงานกลับไปยังหัวหน้าทีมเมื่องานล่าช้าเกินกำหนดสามวัน จากนั้น คุณสามารถเพิ่มเงื่อนไขในทริกเกอร์นั้นเพื่อกำหนดให้มอบหมายงานใหม่เฉพาะเมื่อผู้รับงานปัจจุบันเป็นสมาชิกทีมคนใดคนหนึ่งที่มีการส่งงานล่าช้าเป็นเวลานาน
นี่คือเงื่อนไขสำหรับผู้รับโอนเพื่อกรองให้เหลือเฉพาะผู้ใช้ที่ต้องการ แต่ยังมีตัวเลือกอื่น ๆ อีกมากมาย นี่คือรายการตัวอย่างเงื่อนไขเพิ่มเติม:
- หากการกระทำที่ตั้งค่าไว้ในระบบอัตโนมัติถูกกระตุ้นก่อนหรือหลังวันที่กำหนดไว้
- หากมีฟิลด์ที่กำหนดเองในภารกิจมีค่าเฉพาะ
- หากงานควรเริ่มต้นภายในจำนวนวันที่กำหนดจากวันนี้ หรือมีกำหนดเสร็จสิ้นภายในจำนวนวันที่กำหนดก่อนวันที่กำหนด
- หากงานไม่มีลำดับความสำคัญเฉพาะหรืออยู่ในสถานะเฉพาะ
- หากงานไม่มีแท็กใดๆ
- หากการประมาณเวลาของงานมีค่ามากกว่าค่าที่กำหนดไว้
- หาก ClickUp แจ้งให้สมาชิกทุกคนในทีมทราบถึงการเปลี่ยนแปลงในภารกิจ
การดำเนินการอัตโนมัติ
เราได้พูดถึงการกระทำต่าง ๆ ไปแล้วในคู่มือนี้! จำได้ไหมว่าเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในภารกิจหนึ่ง ๆ แล้วส่งผลให้ต้องเปลี่ยนลำดับความสำคัญ ผู้รับผิดชอบ หรือสถานะของงานนั้น? หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในภารกิจแล้วนำไปใช้แม่แบบ เพิ่มแท็กหรือความคิดเห็น หรือส่งอีเมล?
เอาล่ะ นั่นแหละ!
ทุกสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากเปลี่ยนงานเป็นตัวอย่างของการกระทำ นั่นคือ เมื่อ ClickUp ทำการกระตุ้นการทำงานอัตโนมัติ (Automation) จะเกิดบางสิ่งขึ้น และสิ่งนั้นคือการกระทำของระบบอัตโนมัติ (หรือชุดของการกระทำ) หรือส่วนของ "จากนั้นให้ทำสิ่งนี้" ในระบบการทำงานอัตโนมัติของงานใน ClickUp
การกระทำคืองานที่คุณทำให้เป็นอัตโนมัติผ่าน ClickUp เช่น:
- การเปลี่ยนวันที่กำหนดของงาน เป็นวันที่แน่นอนหรือวันที่ทริกเกอร์ เช่น
- การเปลี่ยนวันที่เริ่มต้นของงาน เพื่อให้งานเริ่มต้น เช่น หลังจากที่ ClickUp ทำงานอัตโนมัติเป็นจำนวนวันตามที่กำหนด
- การประมาณเวลา หรือกำหนดระยะเวลาที่แต่ละงานน่าจะใช้เวลาในการทำให้เสร็จสมบูรณ์ ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการสามารถตรวจสอบระยะเวลาของโครงการและตัดสินใจได้
- การย้ายงานไปยังรายการ ตัวอย่างเช่น แยกงานออกจากแผนโครงการไปยังรายการอื่น ๆ ในพื้นที่ทำงานของคุณ หนึ่งรายการสำหรับแต่ละขั้นตอนของโครงการหรือหนึ่งรายการสำหรับแต่ละทีม
- การตั้งค่าฟิลด์ที่กำหนดเองในภารกิจ ด้วยค่าที่คุณต้องการให้ ClickUp เพิ่มลงในภารกิจโดยอัตโนมัติ
- การติดตามเวลาในภารกิจ เพื่อตรวจสอบเวลาที่คุณหรือสมาชิกในทีมของคุณใช้ในการประชุมกับลูกค้าหรือการทำงานในภารกิจเฉพาะเจาะจง, ยกตัวอย่างเช่น
➡️ อ่านบทความของเราเกี่ยวกับวิธีการใช้การกระทำอัตโนมัติ!
การสร้างระบบอัตโนมัติสำหรับภาษาธรรมชาติโดยใช้ ClickUp Brain
ในขณะที่ ClickUp Automations ช่วยให้คุณทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติได้แล้ว ClickUp Brain สามารถช่วยคุณสร้างการทำงานอัตโนมัติเหล่านี้ด้วยภาษาธรรมชาติ สร้างการทำงานอัตโนมัติแบบกำหนดเองได้ง่ายๆ เพียงแค่อธิบายกระบวนการที่คุณต้องการให้ทำงานอัตโนมัติ สิ่งนี้ทำให้การตั้งค่าทริกเกอร์ การดำเนินการ และเงื่อนไขสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่ซ้ำๆ เป็นเรื่องง่ายกว่าที่เคย
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถบอก AI ได้ว่า: "เมื่อมีงานที่มีสถานะเปิดอยู่ในรายการปรับปรุง ถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นลำดับความสำคัญสูง ให้มอบหมายงานนี้ให้กับคริสตินา และกำหนดวันครบกำหนดเป็น 2 วันนับจากวันนี้"
เป็นที่เข้าใจได้ว่าไม่ใช่ทุกการทำงานอัตโนมัติจะทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบตั้งแต่เริ่มต้น แต่รู้อะไรไหม? AI ของ ClickUp จะช่วยแนะนำคุณในทุกขั้นตอนที่ต้องการคำชี้แจงเพิ่มเติมเพื่อปรับปรุงคำแนะนำและทำให้การทำงานอัตโนมัติของคุณราบรื่น
ในตัวอย่างข้างต้น พื้นที่ ClickUp ของคุณอาจมีรายการการปรับปรุงสามประเภท—การปรับปรุงแอป การปรับปรุงบรรณาธิการ และการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ ดังนั้น AI จึงไม่ทราบว่าควรเลือกประเภทใด AI จะดำเนินการดังต่อไปนี้:
- AI สร้างส่วนของการดำเนินการในกระบวนการอัตโนมัติ: เปลี่ยนผู้รับผิดชอบเป็น Cristina
- สำหรับส่วนของทริกเกอร์ในกระบวนการอัตโนมัติ AI จะเปิดเมนูแบบเลื่อนลง เพื่อเลือก รายการการปรับปรุงที่เหมาะสม
- ขณะนี้ ผู้จัดการโครงการเข้าใจวิธีการดำเนินการอัตโนมัติด้วยตนเองแล้ว และสามารถเลือกหัวข้อที่ถูกต้องได้ เช่น การปรับปรุงแอปพลิเคชัน
- ขณะนี้ เมื่อมีงานที่เปิดอยู่ในส่วนปรับปรุงแอปถูกทำเครื่องหมายเป็นลำดับความสำคัญสูง งานนั้นจะถูกมอบหมายให้คริสตินาโดยอัตโนมัติ
💡เคล็ดลับ:อ่านคู่มือทีละขั้นตอนของเราในการสร้างระบบอัตโนมัติใน ClickUp ด้วย AIเพื่อเริ่มต้นใช้งาน
การอัตโนมัติสรุปงานและการอัปเดตด้วยฟิลด์ที่กำหนดเองด้วย AI
ลองนึกภาพว่าคุณสามารถรับสรุปงานหรืออัปเดตความคืบหน้าได้ทันทีโดยไม่ต้องเปิดงานแต่ละงานเลย ฟีเจอร์ AI Custom Fields ของ ClickUp ที่ผสานกับระบบ Automations ทำให้สิ่งนี้เป็นจริงได้
ฟิลด์กำหนดเองของ AI คืออะไร?
นี่คือสองประเภทของช่องข้อความพิเศษที่ขับเคลื่อนโดย ClickUp AI:
- สรุปโดย AI: สร้างสรุปงานของคุณอย่างรวดเร็ว
- การอัปเดตความคืบหน้าของ AI: สร้างการอัปเดตเกี่ยวกับความคืบหน้าของงานของคุณในช่วงเวลาที่เลือก (วันนี้, เมื่อวาน, สัปดาห์นี้, เป็นต้น)
สมมติว่าคุณต้องการให้ AI สรุปความคืบหน้าทั้งหมดของโครงการเมื่อโครงการเสร็จสิ้น คุณสามารถสร้างระบบอัตโนมัติที่:
- ทริกเกอร์: เมื่องานถูกทำเครื่องหมายว่า "เสร็จสมบูรณ์"
- การดำเนินการ: กรอกข้อมูลในช่องสรุป AI โดยสรุปเนื้อหาของรายงานโครงการ
ประเภทการทำงานอัตโนมัติของ ClickUp
คุณมีระบบอัตโนมัติสามประเภทใน ClickUp:
เทมเพลตอัตโนมัติ
ClickUp มีห้องสมุดของทริกเกอร์และแอคชั่นให้คุณเลือกใช้งานตามต้องการ ใช้เป็นจุดเริ่มต้นและปรับแต่งให้เหมาะสมกับทีมของคุณโดยเฉพาะ
เทมเพลตอัตโนมัติเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการกำหนดค่ากระบวนการ และ ClickUp มีเทมเพลตมากกว่า 50 แบบที่สามารถนำไปใช้กับ Space, โฟลเดอร์ หรือรายการใดก็ได้
ระบบอัตโนมัติแบบกำหนดเอง
คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ: ด้วยระบบอัตโนมัติแบบกำหนดเองของ ClickUp คุณสามารถเพิ่มเงื่อนไขและกำหนดการดำเนินการหลายอย่างต่อระบบอัตโนมัติได้ แต่เราไม่แนะนำให้ใช้ระบบอัตโนมัติแบบกำหนดเอง เว้นแต่คุณจะคุ้นเคยกับการใช้เทมเพลตระบบอัตโนมัติแล้ว และยังไม่พบระบบอัตโนมัติที่คุณต้องการในคลังเทมเพลตระบบอัตโนมัติของเรา
รวม Triggers, Actions และ Custom Fields ของ ClickUp เพื่อสร้าง Automations ของคุณเอง และปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการของกระบวนการทำงานของคุณ
เทมเพลตการผสานรวม
ClickUp ผสานการทำงานกับแอปพลิเคชันภายนอกเหล่านี้เพื่อให้คุณสามารถกำหนดค่าการทำงานอัตโนมัติได้:
- Bugsnag: ตัวอย่างเช่น เพื่อสร้างงานใน ClickUp เมื่อ Bugsnag จับข้อผิดพลาดใหม่ในผลิตภัณฑ์ของคุณ
- Calendly: สำหรับการสร้างงานใน ClickUp ตามเหตุการณ์ที่กำหนดไว้ใน Calendly
- อีเมล: เมื่อคุณต้องการส่งอีเมลโดยอัตโนมัติจากพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณตามเงื่อนไขหรือทริกเกอร์บางอย่าง เช่น เมื่อมีการยกเลิกการบล็อกงาน
- GitHub: ในกรณีที่ทีม (ซอฟต์แวร์) ของคุณจำเป็นต้องสลับระหว่าง GitHub และ ClickUp เพื่อซิงค์งาน เช่น การอัปเดตสถานะงานใน ClickUp เมื่อมีคนคอมมิตการเปลี่ยนแปลงไปยังสาขาหลักของ GitHub repo ที่กำหนด การสร้างปัญหาใน GitHub เมื่อลูกค้าแจ้งข้อบกพร่อง
- การอัปเดตสถานะงานใน ClickUp เมื่อมีผู้ทำการเปลี่ยนแปลงในสาขาหลักของ GitHub repo ที่กำหนด
- การสร้างปัญหาใน GitHub เมื่อลูกค้าแจ้งข้อบกพร่อง
- Twilio: ตัวอย่างเช่น เพื่อส่งข้อความอัตโนมัติไปยังลูกค้าจากพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณ เพื่อแจ้งให้ทราบถึงสถานะของโครงการ
- HubSpot: เพื่อทำให้กระบวนการทำงานของคุณเป็นอัตโนมัติโดยใช้ตัวกระตุ้นตามดีล
- การอัปเดตสถานะงานใน ClickUp เมื่อมีคนทำการเปลี่ยนแปลงในสาขาหลักของ GitHub repo ที่กำหนด
- การสร้างปัญหาใน GitHub เมื่อลูกค้าแจ้งข้อบกพร่อง
การผสานรวมเหล่านี้มาพร้อมกับเทมเพลตที่มีทริกเกอร์, การดำเนินการ, และเงื่อนไขที่เป็นแบบดั้งเดิมซึ่งคุณสามารถปรับให้เหมาะกับความต้องการของคุณได้ คุณยังสามารถใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อปรับแต่งระบบอัตโนมัติให้ละเอียดขึ้นได้อีกด้วย
วิธีตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติในระดับพื้นที่ โฟลเดอร์ และรายการใน ClickUp
ClickUp แบ่งงานออกเป็นรายการที่สามารถดำเนินการได้เพื่อจัดโครงสร้างโครงการของคุณ มิฉะนั้น คุณอาจประสบปัญหาในการจัดการโครงการอัตโนมัติบนแพลตฟอร์มนี้
- พื้นที่ทำงาน: แสดงถึงบริษัทของคุณ
- พื้นที่: หมายถึงหน่วยการทำงานที่ใหญ่ที่สุดในพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้พื้นที่เพื่อแบ่งองค์กรของคุณออกเป็นแผนก ทีม โครงการ หรือลูกค้า ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถจัดการงานตามความต้องการที่แตกต่างกันได้
- โฟลเดอร์: เป็นตัวเลือกและประกอบด้วยรายการและเอกสาร
- รายการ: แบ่งงานออกเป็นสปรินท์,สถานที่ทางภูมิศาสตร์, หรือขั้นตอนของโครงการ เป็นต้น และช่วยชี้แจงวัตถุประสงค์ของงาน
- งาน: อาจมีงานย่อยและงานย่อยซ้อน
ขณะนี้ แต่ละพื้นที่จะมีชุดของClickAppsที่เปิดใช้งานแล้วสำหรับคุณในการจัดการฟีเจอร์บางอย่าง เช่น ระบบอัตโนมัติ และหากคุณกำหนดระบบอัตโนมัติของ ClickUp ในระดับพื้นที่ งานทั้งหมดภายในพื้นที่นั้นจะได้รับสืบทอดระบบอัตโนมัติดังกล่าว
สิ่งเดียวกันนี้ใช้ได้กับโฟลเดอร์และรายการ
- หากคุณตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติสำหรับโฟลเดอร์ งานทั้งหมดจากรายการในโฟลเดอร์นั้นจะสืบทอดการทำงานอัตโนมัติ
- และหากคุณเชื่อมโยงการทำงานอัตโนมัติกับรายการ เฉพาะงานในรายการนั้นเท่านั้นที่จะสืบทอดการทำงานอัตโนมัติ
นี่คือเพื่อจะบอกว่า เมื่อคุณสร้างระบบอัตโนมัติ คุณต้องเลือกพื้นที่ โฟลเดอร์ หรือรายการที่คุณต้องการให้ระบบอัตโนมัติทำงานด้วย
➡️ ชมเว็บบินาร์ ClickUp Automationของเราเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม!
ตัวอย่างระบบอัตโนมัติจากผู้ใช้ ClickUp
ตลอดหลายปีที่ผ่านมา เราได้รวบรวมตัวอย่างการใช้งานระบบอัตโนมัติของ ClickUp จากผู้ใช้ของเราไว้เป็นจำนวนมาก และเราต้องการจะแบ่งปันตัวอย่างบางส่วนจากรายการนี้ให้คุณได้ชมในตอนนี้
1. การก่อสร้าง
หากคุณเป็นผู้จัดการโครงการก่อสร้าง คุณสามารถใช้ ClickUp เพื่อ:
- ส่ง RFI ไปยังผู้รับเหมาหนึ่งเดือนก่อนวันเริ่มโครงการ
- ส่งข้อความถึงสถาปนิกของคุณเมื่อคุณอนุมัติแบบแปลนที่พวกเขาจัดทำขึ้น
2. การเงิน
หากคุณเป็นผู้จัดการฝ่ายเงินเดือน ClickUp Automations สามารถช่วยให้คุณ:
- สร้างงานชำระเงินสำหรับเดือนถัดไปทุกครั้งที่คุณชำระเงินให้กับผู้รับเหมาที่ทำงานแบบรายเดือน
- รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเมื่อการใช้จ่ายจริงของพนักงานเกินเกณฑ์ที่กำหนด
3. ฝ่ายทรัพยากรบุคคล
หากคุณเป็นผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล ให้ระบบอัตโนมัติกระบวนการสรรหาบุคลากรของคุณด้วย ClickUp เพื่อ:
- แจ้งผู้จัดการฝ่ายสรรหาบุคลากรเมื่อผู้สมัครรับข้อเสนองาน
- ส่งแบบสำรวจความผูกพันของพนักงานทันทีหลังจากพนักงานใหม่ทำภารกิจสุดท้ายของการปฐมนิเทศเสร็จสิ้น
➡️ อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ทีม Onboarding ของเราใช้ ClickUpAutomations!
4. กฎหมาย
หากคุณเป็นทนายความ คุณสามารถบริหารจัดการสำนักงานกฎหมายของคุณด้วย ClickUp ได้โดย:
- การสร้างงานด้วยข้อมูลที่ลูกค้าที่มีศักยภาพเพิ่งส่งผ่านแบบฟอร์ม Jotform ที่ฝังอยู่ในเว็บไซต์ของคุณ
- การตัดสินใจว่าจะรับคดีหรือไม่โดยอิงจากข้อมูลที่ ClickUp จัดเก็บไว้ในงานที่สร้างขึ้นใหม่
- การแบ่งปันเอกสารพร้อมบันทึกคดี (และไฟล์แนบ) กับลูกค้าผ่านทางอีเมลทันทีที่คุณเขียนเสร็จ
5. การสนับสนุนลูกค้า
หากคุณกำลังบริหารทีมสนับสนุนลูกค้า คุณสามารถกำหนดการทำงานอัตโนมัติใน ClickUp เพื่อ:
- สร้างปัญหาใน GitHub เมื่อลูกค้าแจ้งข้อบกพร่องในผลิตภัณฑ์ของคุณ
- ใช้เทมเพลตรายงานข้อบกพร่องกับงานนั้น
➡️ ค้นหาว่าทีมสนับสนุนลูกค้าของเราใช้ ClickUpAutomations อย่างไร!
6. การพัฒนาซอฟต์แวร์
หากคุณเป็นผู้นำทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ ให้ตั้งค่า ClickUp ดังนี้:
- สร้างงานทันทีเมื่อมีคนส่งแบบฟอร์มแจ้งข้อบกพร่องใน ClickUp
- ย้ายงานที่สร้างใหม่ไปยังรายการข้อบกพร่องของทีมที่จะแก้ไข
7. การตลาด
หากคุณเป็นผู้จัดการฝ่ายการตลาด คุณสามารถกำหนดค่า ClickUp ได้ดังนี้:
- มอบหมายงานสร้างบทความบล็อกให้กับผู้เชี่ยวชาญ SEO ของคุณเมื่อผู้เขียนเปลี่ยนสถานะของงานเป็น "ร่างเสร็จสมบูรณ์"
- ส่งอีเมลต้อนรับลูกค้าเมื่อการเริ่มต้นใช้งานของพวกเขาได้เริ่มขึ้นแล้ว
➡️ รับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ทีมการตลาดของเราใช้ ClickUp!
8. การจัดการผลิตภัณฑ์
หากคุณเป็นผู้จัดการผลิตภัณฑ์ ClickUp สามารถช่วยคุณ:
- ย้ายงานที่ยังไม่เสร็จไปยังสปรินต์ถัดไปเมื่อ ClickUp ทำเครื่องหมายว่าสปรินต์ปัจจุบันเสร็จสิ้นแล้ว
- แจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทางอีเมลเมื่อทุกงานในรายการตรวจสอบการเปิดตัวฟีเจอร์อยู่ในสถานะ "เสร็จสิ้น"
➡️ เรียนรู้วิธีที่ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ของ ClickUp ใช้ ClickUpเพื่อทำทุกอย่างข้างต้นและอีกมากมาย!
9. การขาย
คุณกำลังบริหารทีมขายอยู่หรือไม่? ให้ ClickUp ช่วยคุณทำสิ่งนี้:
- สร้างงานทุกครั้งที่มีผู้ติดต่อจองการสาธิตผลิตภัณฑ์ผ่าน HubSpot
- กำหนดลูกค้าเป้าหมายให้กับตัวแทนขายของคุณโดยอัตโนมัติตามสถานะการขายหรือเป้าหมายรายเดือนของพวกเขา
- สร้างงานทันทีเมื่อลูกค้าลงทะเบียนทดลองใช้ผลิตภัณฑ์หรือใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณเป็นครั้งแรก
- ส่งอีเมลถึงทั้งทีมทุกครั้งที่พนักงานขายของคุณปิดการขายได้
- สร้างงานอัตโนมัติเพื่อโทรหาลูกค้าเมื่อพวกเขาไม่ได้ใช้ผลิตภัณฑ์เป็นระยะเวลาหนึ่ง
10. คุณภาพยอดเยี่ยม
ClickUp สามารถช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าผลิตภัณฑ์ของคุณตอบสนองความคาดหวังของลูกค้าได้ โดย:
- การเพิ่มผู้จัดการที่เหมาะสมเป็นผู้ดูแลทีมที่เหมาะสม
- เพิ่มผู้นำทีมเป็นผู้ติดตามงานทั้งหมดที่มอบหมายให้กับสมาชิกในทีมของพวกเขา
➡️ค้นพบวิธีที่ทีมคุณภาพยอดเยี่ยมของเราใช้ ClickUp!
ถึงเวลาเริ่มใช้ระบบอัตโนมัติของ ClickUp แล้ว!
ตอนนี้คุณทราบแล้วว่า ClickUp Automations คืออะไรและช่วยปรับปรุงกระบวนการและการจัดการงานอย่างไร นี่คือแผน:
- สำรวจระบบอัตโนมัติในตัวของ ClickUp
- นำเทมเพลตการทำงานอัตโนมัติมาใช้กับโครงการทดสอบสองสามรายการเพื่อให้คุณสามารถเห็นการทำงานของมันได้
- ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติแบบกำหนดเองครั้งแรกของคุณใน ClickUp
หากคุณไม่พบธุรกิจของคุณในตัวอย่างการทำงานอัตโนมัติของ ClickUp ในคู่มือนี้ โปรดติดต่อเรา! เรายินดีที่จะรับฟังเกี่ยวกับโครงการของคุณและช่วยให้คุณเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานอัตโนมัติของ ClickUp