20 ตัวอย่างระบบอัตโนมัติใน ClickUp ที่ควรนำไปใช้

Pontica Solutionsกำลังประสบปัญหา ในฐานะบริษัทเอาท์ซอร์สที่เติบโตอย่างรวดเร็วและมีทีมงานกว่า 800 คน ทุกครั้งที่มีการจ้างพนักงานใหม่ ก็หมายถึงการต้องส่งต่องานซึ่งมักเกิดปัญหาเมื่อมีใครสักคนพลาดข้อความ

พวกเขาไม่ได้จ้างคนเพิ่มเพื่อแก้ไขปัญหานี้ แต่กลับนำระบบอัตโนมัติมาใช้กับกระบวนการมากกว่า 25 กระบวนการ ปัจจุบัน พวกเขาดำเนินการอัตโนมัติกว่า 60,000 ครั้งต่อปี ช่วยประหยัดเวลากว่า 2,000 ชั่วโมง การเปลี่ยนกะ การอัปเดตความคืบหน้า และรายงานลูกค้า ตอนนี้ดำเนินการโดยอัตโนมัติในClickUp เวลาที่ประหยัดได้จึงถูกนำไปใช้กับงานเชิงสร้างสรรค์และกลยุทธ์มากขึ้น

คุณสามารถทำเช่นเดียวกันได้ในทุกขนาด ทุกครั้งที่คุณมอบหมายงานหรือแจ้งเตือนเพื่อนร่วมงานด้วยตนเอง คุณกำลังทำงานที่เครื่องจักรสามารถทำได้ บทความนี้จะแบ่งปันตัวอย่างการทำงานอัตโนมัติ 20 ตัวอย่างใน ClickUp แต่ละตัวอย่างจะแสดงให้คุณเห็นว่าจะสร้างอะไรและตั้งค่าอย่างไรโดยไม่ต้องเขียนโค้ด

ระบบอัตโนมัติใน ClickUp คืออะไร?

การทำงานอัตโนมัติของClickUpคือกระบวนการทำงานตามกฎที่จัดการงานประจำแทนคุณ แทนที่จะต้องมอบหมายงานใหม่และส่งการแจ้งเตือนด้วยตนเอง คุณเพียงแค่กำหนดกฎเพียงครั้งเดียว จากนั้น ClickUp จะดำเนินการตามกฎนั้นทุกครั้งที่มีเหตุการณ์เกิดขึ้น

ทุกระบบอัตโนมัติปฏิบัติตามสูตรที่เคร่งครัด:

ระบบอัตโนมัติ = ตัวกระตุ้น + เงื่อนไข + การดำเนินการ

ตัวอย่างเช่น สมมติว่างานหนึ่งย้ายไปยัง 'ตรวจสอบ' และมีความสำคัญเป็น 'เร่งด่วน' ClickUp จะกำหนดงานนั้นให้กับสมาชิกทีมที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ในที่นี้ ตัวกระตุ้นคือการย้ายไปยังสถานะตรวจสอบ ในขณะที่เงื่อนไขคือความสำคัญเร่งด่วน และการดำเนินการคือการกำหนดงานใหม่ ระบบอัตโนมัติหนึ่งระบบสามารถรองรับตัวกระตุ้นได้สูงสุด 1 ตัว เงื่อนไข 15 ข้อ และการดำเนินการ 6 อย่าง ซึ่งช่วยให้กฎเดียวสามารถจัดการกับกระบวนการทำงานที่ซับซ้อนได้

คุณสามารถสร้างระบบอัตโนมัติได้สามวิธี

ระบบอัตโนมัติแตกต่างจากตัวแทน AI อย่างไร?

ระบบอัตโนมัติและเอเจนต์ AI ต่างก็ทำงานแทนคุณ แต่พวกเขาตัดสินใจแตกต่างกัน

ระบบอัตโนมัติปฏิบัติตามกฎที่เข้มงวดและตายตัว มันตรวจสอบว่าตัวกระตุ้นและเงื่อนไขตรงกันหรือไม่ หากตรงกัน มันจะดำเนินการตามการกระทำเดียวกันทุกครั้งโดยไม่เปลี่ยนแปลง ทำให้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับงานที่สามารถคาดการณ์และทำซ้ำได้

ในทางกลับกัน ตัวแทนปัญญาประดิษฐ์จะวิเคราะห์บริบททั้งหมดของงานก่อนที่จะดำเนินการ แทนที่จะตรวจสอบตัวกรองที่กำหนดไว้ล่วงหน้า มันจะตีความข้อมูล เช่น การอ่านรายงานข้อบกพร่องเพื่อตัดสินใจว่าทีมใดควรแก้ไข มันเป็นเครื่องมือสำหรับเมื่องานต้องการการตัดสินใจแบบมนุษย์ที่ไม่สามารถลดทอนเป็นกฎ 'ถ้า-นี้-แล้ว-นั้น' ได้

การทำงานอัตโนมัติใน ClickUp แตกต่างจากการเชื่อมต่ออย่างไร?

ระบบอัตโนมัติและการผสานรวมอาจสับสนได้ง่ายเนื่องจากปรากฏอยู่ในขั้นตอนการทำงานเดียวกัน อย่างไรก็ตาม ทั้งสองทำหน้าที่ตรงกันข้าม

ในทางปฏิบัติ คุณสมบัติทั้งสองนี้ทำงานร่วมกัน การผสานรวมจะเชื่อมต่อ ClickUp กับแอปต่างๆ เช่น GitHub, Slack, HubSpot, Google Calendar หรืออีเมล เพื่อซิงค์เหตุการณ์ภายนอก จากนั้นระบบอัตโนมัติจะนำเหตุการณ์นั้นไปตัดสินใจว่า ClickUp ควรตอบสนองอย่างไร ตัวอย่างเช่น อัปเดตสถานะงานโดยอัตโนมัติเมื่อนักพัฒนาผสานคำขอดึง (pull request)

นี่คือภาพรวมของวิธีที่ทีมการตลาด วิศวกรรม การจัดการโครงการ และเอเจนซี่สามารถใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

20 ตัวอย่างระบบอัตโนมัติใน ClickUp ตามประเภทของเวิร์กโฟลว์

ตัวอย่างระบบอัตโนมัติแต่ละตัวอย่างด้านล่างประกอบด้วยสูตร ประเภทของทริกเกอร์ และการตั้งค่าทีละขั้นตอน

เปรียบเทียบอย่างรวดเร็ว: ตัวอย่างระบบอัตโนมัติทั้ง 20 รายการใน ClickUp

ใช้ตารางด้านล่างเพื่อสแกนตัวอย่างระบบอัตโนมัติทั้ง 20 ตัวอย่างพร้อมกัน จากนั้นไปที่ส่วนที่ตรงกับสิ่งที่คุณต้องการทำให้เป็นระบบอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติสำหรับงานทั้งเจ็ดนี้จะจัดการงานที่ทำซ้ำๆ ที่ทุกทีมต้องทำทุกวัน: การมอบหมายงานใหม่, การสร้างแม่แบบ, การแสดงความคิดเห็น, การจัดเก็บเอกสาร, และการตั้งวันที่. ระบบเหล่านี้ช่วยให้พื้นที่ทำงานของคุณเป็นระเบียบเรียบร้อย, ดังนั้นไม่มีใครต้องทำหน้าที่เป็นผู้ควบคุมการจราจร.

1. มอบหมายงานใหม่เมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น 'ตรวจสอบ'

ทีมเนื้อหา ทีมออกแบบ และทีมวิศวกรรมจะส่งมอบงานทุกชิ้นผ่านผู้ตรวจสอบเฉพาะทาง โดยปกติแล้ว การส่งต่อนี้จะขึ้นอยู่กับความจำของผู้สร้างงานในการอัปเดตผู้รับมอบหมาย เมื่อพวกเขาลืม งานก็จะค้างอยู่ในสถานะค้างคา

กฎนี้จะย้ายงานไปยังคิวของผู้ตรวจสอบเมื่อสถานะเปลี่ยน ผู้ตรวจสอบจะได้รับการแจ้งเตือนทันที ส่วนผู้สร้างงานสามารถดำเนินการต่อไปได้

สูตร: เมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น 'ตรวจสอบ' ให้เปลี่ยนผู้รับผิดชอบเป็นผู้ตรวจสอบของคุณ

ประเภททริกเกอร์: สถานะ

นี่คือการตั้งค่า:

2. ใช้แม่แบบเมื่องานย้ายไปยังรายการใหม่

การเริ่มต้นใช้งาน การเปิดตัวแคมเปญและการวางแผนสปรินต์ล้วนต้องการให้แต่ละงานมีรายการตรวจสอบหรือโครงสร้างงานย่อยที่เหมือนกันทั้งหมด การแนบเทมเพลตเหล่านั้นด้วยตนเองอาจทำให้เกิดการข้ามขั้นตอนและทำให้กระบวนการทำงานของทีมไม่สอดคล้องกัน

กฎนี้ใช้แม่แบบทันทีที่งานเข้าสู่รายการ ทุกงานจะมาถึงในรูปแบบที่มีโครงสร้างครบถ้วน เพื่อให้การทำงานเริ่มต้นบนพื้นฐานที่สมบูรณ์แทนที่จะเริ่มต้นจากศูนย์

สูตร: เมื่องานย้ายไปยังรายการของคุณ ให้ใช้แม่แบบงานของคุณ

ประเภทการทริกเกอร์: งานถูกย้ายไปยังตำแหน่งนี้

นี่คือการตั้งค่า:

3. เพิ่มความคิดเห็นเมื่อช่องการอนุมัติเปลี่ยนเป็น 'อนุมัติแล้ว'

กระบวนการทำงานที่ต้องได้รับการอนุมัติจำนวนมาก เช่น การตรวจสอบทางกฎหมาย จำเป็นต้องมีการส่งต่องานทันที วิธีนี้จะช่วยให้ผู้รับงานคนถัดไปทราบว่าถึงคิวของตนแล้ว กฎนี้จะโพสต์ความคิดเห็นและแท็กเจ้าของงานคนถัดไปทันทีที่ข้อมูลในฟิลด์มีการเปลี่ยนแปลง นอกจากนี้ยังสร้างบันทึกการอนุมัติพร้อมเวลาที่บันทึกไว้ และส่งต่องานในขั้นตอนเดียว

สูตร: เมื่อฟิลด์ 'สถานะการอนุมัติ' เปลี่ยนเป็น 'อนุมัติแล้ว' ให้โพสต์ความคิดเห็นที่แท็กเจ้าของคนถัดไป

ประเภททริกเกอร์: ฟิลด์

นี่คือการตั้งค่า:

4. จัดเก็บงานไว้ในคลังเมื่อความสำคัญของงานลดลงเป็น 'ต่ำ'

ทีมคัดแยกผู้ป่วยต้องจัดการงานค้างอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้คณะกรรมการมุ่งเน้นไปที่งานที่มีผลกระทบสูง รายการที่มีความสำคัญต่ำจะทำให้มุมมองที่ใช้งานอยู่รกรุงรังและซ่อนงานเร่งด่วนไว้

กฎนี้จะย้ายงานไปยังรายการเก็บถาวรเมื่อความสำคัญของงานลดลงเป็น 'ต่ำ' ส่งผลให้บอร์ดที่ใช้งานอยู่ของคุณสะอาดอยู่เสมอ ในขณะที่งานที่เก็บถาวรยังคงค้นหาได้สำหรับการอ้างอิงในอนาคต จับคู่กฎนี้กับการตรวจสอบงานค้างเป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่างานสำคัญไม่หลุดรอดไป

สูตร: เมื่อลำดับความสำคัญเปลี่ยนเป็น 'ต่ำ' ให้ย้ายงานไปยังรายการเก็บถาวรของคุณ

ประเภทการแจ้งเตือน: ความสำคัญสูง

นี่คือการตั้งค่า:

5. ตั้งวันครบกำหนดโดยอัตโนมัติเมื่อสร้างงาน

ทีมสนับสนุน, บริการลูกค้า, และทีมตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดต้องปฏิบัติตามกำหนดเวลาเมื่อมีการร้องขอเข้ามา. กฎนี้กำหนดวันครบกำหนดให้กับทุกงานทันทีที่สร้างขึ้น. มันช่วยให้แดชบอร์ดและมุมมองปริมาณงานของคุณถูกต้องตั้งแต่วันแรก.

สูตร: เมื่อมีการสร้างงานในรายการของคุณ ให้กำหนดวันที่ครบกำหนดเป็นจำนวนวันที่กำหนดไว้

ประเภทการทริกเกอร์: การสร้าง

นี่คือการตั้งค่า:

6. เปลี่ยนสถานะเป็น 'เสร็จสมบูรณ์' เมื่อขั้นตอนถึง 'เผยแพร่แล้ว'

ทีมการตลาดติดตามฟิลด์ 'ขั้นตอน' (ร่าง, แก้ไข, เผยแพร่) แยกจากสถานะงานหลัก กฎนี้จะทำให้ฟิลด์ทั้งสองสอดคล้องกันโดยปิดงานเมื่อขั้นตอนถึง 'เผยแพร่'

สูตร: เมื่อฟิลด์ 'ขั้นตอน' เปลี่ยนเป็น 'เผยแพร่แล้ว' ให้เปลี่ยนสถานะเป็น 'เสร็จสมบูรณ์'

ประเภททริกเกอร์: ฟิลด์

นี่คือการตั้งค่า:

7. ติดธงงานเมื่อมีช่องที่จำเป็นขาดหายไป

เอกสารสรุปการออกแบบ, ข้อกำหนดทางวิศวกรรม, และรายละเอียดของลูกค้าต้องพร้อมก่อนเริ่มงาน หากไม่มีสิ่งเหล่านี้เป็นแนวทาง ทีมทำงานจะเริ่มทำภารกิจที่ขาดบริบทที่สำคัญ พวกเขาจะเสียเวลาไปกับสิ่งที่ไม่ใช่ลำดับความสำคัญ

กฎนี้ตรวจสอบข้อมูลที่ขาดหายไปในตอนเริ่มต้นของงานและขอข้อมูลโดยอัตโนมัติ มันช่วยตรวจจับงานที่ไม่สมบูรณ์ตั้งแต่เนิ่นๆ ลดการทำงานซ้ำและการสื่อสารไปมา

สูตร: เมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น 'กำลังดำเนินการ' และช่อง 'ลิงก์สรุป' ว่างเปล่า ให้โพสต์ความคิดเห็นเพื่อขอสรุป

ประเภททริกเกอร์: สถานะ

นี่คือการตั้งค่า:

การอนุมัติและการส่งต่อเป็นจุดที่กระบวนการทำงานล่าช้า สมาชิกในทีมทำงานของตนเสร็จแล้ว แต่คนถัดไปไม่ทราบว่าถึงตาของตนแล้ว แย่กว่านั้น งานถูกทิ้งไว้เฉยๆ เพราะไม่มีใครแจ้งเตือนให้ตรวจสอบ การทำงานอัตโนมัติทั้งหกนี้จะขจัดช่วงเวลารอระหว่างที่คนหนึ่งทำงานเสร็จกับอีกคนเริ่มงาน

8. ส่งงานให้ผู้จัดการอนุมัติตามค่าในฟิลด์

ทีมการเงินและการจัดซื้อจัดจ้างต้องอนุมัติค่าใช้จ่ายที่เกินกว่าจำนวนที่กำหนดไว้ กระบวนการนี้มักอาศัยการแจ้งเตือนรายการที่มีมูลค่าสูงโดยบุคคลด้วยตนเอง หากมีการพลาดไป รายการนั้นอาจได้รับการอนุมัติในระดับที่ไม่ถูกต้อง

กฎนี้อ่านค่าของฟิลด์ที่กำหนดเองและกำหนดเส้นทางงานโดยอัตโนมัติ

สูตร: เมื่อค่าในช่อง 'งบประมาณ' มากกว่าเกณฑ์ที่กำหนด ให้เปลี่ยนผู้รับผิดชอบเป็นผู้จัดการ และเปลี่ยนสถานะเป็น 'รอดำเนินการอนุมัติ'

ประเภททริกเกอร์: ฟิลด์

นี่คือการตั้งค่า:

9. ระงับการเสร็จสิ้นบล็อกเมื่อ QA ไม่ผ่านการตรวจสอบ

การตรวจสอบคุณภาพต้องผ่านก่อนที่จะปิดงานได้ หากคุณพึ่งความจำ อาจทำให้คนทำเครื่องหมายงานเสร็จเร็วเกินไป กฎนี้จะช่วยป้องกันความผิดพลาดนั้น

หากมีผู้ใดปิดงานก่อนที่ QA จะผ่านการตรวจสอบ กฎจะเปิดงานนั้นขึ้นมาใหม่และโพสต์ความคิดเห็นไว้ นี่จะช่วยให้มาตรฐานคุณภาพของคุณสูงอยู่เสมอโดยไม่ต้องพึ่งความจำ

สูตร: เมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น 'เสร็จสมบูรณ์' และฟิลด์ 'สถานะ QA' ไม่เป็น 'ผ่าน' ให้เปลี่ยนสถานะกลับเป็น 'กำลังดำเนินการ' จากนั้นโพสต์ความคิดเห็นอธิบายการบล็อก

ประเภททริกเกอร์: สถานะ

นี่คือการตั้งค่า:

10. ให้เริ่มงานถัดไปเมื่อเงื่อนไขที่จำเป็นเสร็จสิ้น

บางครั้งโครงการดำเนินไปตามลำดับอย่างเคร่งครัด เช่น การเขียนก่อนการแก้ไข หรือการออกแบบก่อนการสร้าง ในลำดับเหล่านี้ งานถัดไปจะหยุดชะงักเพราะเจ้าของไม่ทราบว่าอุปสรรคได้ถูกกำจัดไปแล้ว กฎนี้จะตั้งค่างานถัดไปเป็น 'พร้อม' และแจ้งเตือนเจ้าของ

สูตร: เมื่อสถานะของงานที่กีดขวางเปลี่ยนเป็น 'เสร็จสมบูรณ์' ให้เปลี่ยนสถานะของงานที่ขึ้นอยู่กับงานนั้นเป็น 'พร้อม' และแจ้งผู้รับผิดชอบงานนั้น

ประเภททริกเกอร์: การพึ่งพา

นี่คือการตั้งค่า:

11. ส่งอีเมลถึงลูกค้าเมื่องานย้ายไปยังสถานะ 'กำลังดำเนินการ'

หน่วยงานและบริษัทที่ปรึกษาต้องอัปเดตข้อมูลให้ลูกค้าโดยไม่ให้พวกเขาเข้าถึงพื้นที่ทำงานได้เต็มที่ โดยปกติแล้วหมายถึงการหยุดงานเพื่อเขียนอีเมลอัปเดตด้วยตนเอง

กฎนี้จะส่งอีเมลนั้นให้คุณเมื่อเริ่มทำงาน ลูกค้าจะได้รับการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ และทีมของคุณจะยังคงมุ่งเน้นไปที่โครงการ

สูตร: เมื่อสถานะเปลี่ยนจาก 'ต้องทำ' เป็น 'กำลังดำเนินการ' ให้ส่งอีเมลถึงลูกค้า

ประเภททริกเกอร์: สถานะ

นี่คือการตั้งค่า:

12. แจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเมื่อทุกงานย่อยเสร็จสิ้น

ผู้จัดการโครงการติดตามงานที่ต้องส่งมอบซึ่งประกอบด้วยหลายส่วน เช่น แคมเปญที่มีสินทรัพย์ห้าชิ้น การตรวจสอบงานย่อยแต่ละรายการเพื่อดูว่าชุดทั้งหมดเสร็จสิ้นเมื่อใดนั้นเป็นเรื่องช้าและน่าเบื่อ

กฎนี้จะส่งการแจ้งเตือนหนึ่งครั้งทันทีที่งานย่อยสุดท้ายเสร็จสิ้น ผู้จัดการโครงการจะทราบได้ทันทีว่างานทั้งหมดพร้อมส่งมอบโดยไม่ต้องตรวจสอบแต่ละส่วนเอง

สูตร: เมื่อทุกงานย่อยถูกทำเครื่องหมายว่า 'เสร็จสมบูรณ์' ให้แจ้งรายชื่อผู้ติดตามและโพสต์ความคิดเห็นที่ระบุว่างานที่ส่งมอบพร้อมสำหรับการตรวจสอบแล้ว

ประเภทของทริกเกอร์: งานย่อย

นี่คือการตั้งค่า:

13. ใช้แม่แบบเฉพาะระยะเมื่อโครงการก้าวหน้า

โครงการหลายขั้นตอน เช่นการรับลูกค้าใหม่และเป้าหมายการก่อสร้าง จำเป็นต้องมีรายการตรวจสอบและเอกสารที่แตกต่างกัน กฎนี้จะโหลดเทมเพลตรายการตรวจสอบที่ถูกต้องเมื่อภารกิจเข้าสู่ขั้นตอนใหม่ ทุกขั้นตอนเริ่มต้นด้วยโครงสร้างที่ถูกต้อง ไม่มีการพึ่งความจำ

สูตร: เมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น 'ระยะที่ 2: การดำเนินการ' ให้ใช้เทมเพลตรายการตรวจสอบระยะที่ 2

ประเภททริกเกอร์: สถานะ

นี่คือการตั้งค่า:

ระบบอัตโนมัติภายใน ClickUp เชื่อมต่อพื้นที่ทำงานของคุณกับเครื่องมือและทีมอื่น ๆ ด้วยวิธีนี้ คุณไม่จำเป็นต้องคัดลอกข้อมูลด้วยตนเอง ตัวอย่างทั้งเจ็ดนี้ครอบคลุมเวิร์กโฟลว์ที่ใช้ร่วมกับ HubSpot และ GitHubการทำงานร่วมกันข้ามสายงาน และกฎที่สร้างด้วย ClickUp Brain

14. เปลี่ยนดีลใน HubSpot ให้เป็นงานขายที่มอบหมาย

ตัวแทนขายใช้ HubSpot สำหรับดีลและ ClickUp สำหรับงาน เมื่อพวกเขาเชื่อมต่อระบบทั้งสองด้วยตนเอง พวกเขาต้องพึ่งความจำ และโอกาสที่ดีมักหลุดลอยไป

กฎนี้สร้างงานใน ClickUp เมื่อดีลเข้าสู่ HubSpot และมอบหมายให้กับตัวแทนขาย ทุกๆ ลีดจะได้รับงานภายในไม่กี่วินาที ทำให้กระบวนการขายของคุณดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง

สูตร: เมื่อมีการสร้างดีลใหม่ใน HubSpot ให้สร้างงานในรายการการขายของคุณโดยใช้รายละเอียดของดีลนั้นและมอบหมายให้กับตัวแทน

ประเภททริกเกอร์: การผสานรวม

นี่คือการตั้งค่า:

15. เริ่มกระบวนการปฐมนิเทศเมื่อผู้สมัครรับข้อเสนองาน

ทีม HR รับผิดชอบการส่งต่อจากขั้นตอนการสรรหาสู่การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ หากพวกเขาต้องสร้างงานใหม่ด้วยตนเอง เอกสารและการตั้งค่าทางเทคโนโลยีจะเริ่มล่าช้า กฎนี้จะเริ่มกระบวนการปฐมนิเทศเมื่อผู้สมัครตอบรับข้อเสนองาน โดยจะสร้างงาน ตั้งค่าแม่แบบ และมอบหมายผู้ประสานงานให้โดยอัตโนมัติ

สูตร: เมื่อมีงานในรายการสรรหาบุคลากรของคุณเปลี่ยนเป็น 'รับข้อเสนองานแล้ว' ให้สร้างงานใหม่ในรายการการปฐมนิเทศโดยใช้เทมเพลตการปฐมนิเทศและมอบหมายให้กับผู้ประสานงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ประเภททริกเกอร์: สถานะ

นี่คือการตั้งค่า:

16. ส่งร่างให้บรรณาธิการเมื่อผู้เขียนเสร็จสิ้น

ทีมคอนเทนต์ใช้กระบวนการทำงานแบบนักเขียน-สู่-บรรณาธิการ-สู่-ผู้เผยแพร่ การส่งต่องานเหล่านี้อาจล้มเหลวได้หากนักเขียนลืมมอบหมายงานต่อ

กฎนี้จะส่งร่างไปยังบรรณาธิการและเปลี่ยนสถานะเป็น 'กำลังแก้ไข' เมื่อผู้เขียนเสร็จสิ้น เราใช้กฎนี้เพื่อเริ่มการแก้ไขได้เร็วขึ้นและทำให้ปฏิทินเป็นไปตามกำหนด

สูตร: เมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น 'ร่างสมบูรณ์' ให้เปลี่ยนผู้รับผิดชอบเป็นบรรณาธิการ และเปลี่ยนสถานะเป็น 'กำลังแก้ไข'

ประเภททริกเกอร์: สถานะ

นี่คือการตั้งค่า:

17. ส่งบั๊กที่ลูกค้าแจ้งไปยังคิวงานของฝ่ายวิศวกรรม

ทีมสนับสนุนและทีมวิศวกรรมทำงานในรายการที่แตกต่างกัน รายงานข้อบกพร่องจะช่วยเหลือวิศวกรได้ก็ต่อเมื่อมีบริบทที่ถูกต้องเท่านั้น แต่การขอให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนนำทางไปยังพื้นที่ทำงานของวิศวกรรมอาจทำให้รายละเอียดสูญหายได้

กฎนี้สร้างงานที่เชื่อมโยงในรายการงานที่ค้างอยู่ของฝ่ายวิศวกรรมเมื่อฝ่ายสนับสนุนบันทึกข้อบกพร่อง วิศวกรจะได้รับรายงานที่มีโครงสร้าง และทั้งสองทีมสามารถติดตามความคืบหน้าจากมุมมองของตนเองได้

สูตร: เมื่อมีการสร้างงานในรายการสนับสนุนของคุณ และช่อง 'ประเภท' เท่ากับ 'ข้อบกพร่อง' ให้สร้างงานที่เชื่อมโยงในรายการงานของฝ่ายวิศวกรรมพร้อมรายละเอียดที่คัดลอกมา

ประเภททริกเกอร์: ฟิลด์

นี่คือการตั้งค่า:

18. อัปเดตงานโดยอัตโนมัติจากการคอมมิตใน GitHub

ทีมวิศวกรรมต้องการให้กิจกรรมของโค้ดปรากฏใน ClickUp โดยไม่ต้องอัปเดตงานด้วยตนเอง กฎนี้จะอ่าน ID ของงานใน GitHub commit และย้ายงานไปยัง 'กำลังพัฒนา' จากนั้นจะโพสต์ลิงก์ commit เป็นความคิดเห็น

มันทำงานผ่านการผสานรวม GitHub ของ ClickUp โดยตรง นักพัฒนาสามารถคอมมิตโค้ดได้ตามปกติ และผู้จัดการโครงการสามารถเห็นความคืบหน้าแบบเรียลไทม์โดยไม่ต้องขออัปเดตสถานะ

สูตร: เมื่อมีการอ้างอิง ID งานใน ClickUp ในการคอมมิตของ GitHub ให้เปลี่ยนสถานะงานเป็น 'กำลังพัฒนา' และโพสต์ความคิดเห็นพร้อมข้อความคอมมิตและลิงก์

ประเภททริกเกอร์: การผสานรวม

นี่คือการตั้งค่า:

19. สร้างระบบอัตโนมัติด้วยภาษาที่เข้าใจง่ายผ่าน ClickUp Brain

ผู้สร้างแบบดั้งเดิมบังคับให้คุณต้องเรียนรู้คำศัพท์ที่เกี่ยวกับการกระตุ้น เงื่อนไข และการกระทำอย่างแม่นยำก่อนที่คุณจะสามารถสร้างกฎได้ การเรียนรู้เช่นนี้ทำให้ผู้คนส่วนใหญ่ไม่สามารถใช้เครื่องมือเหล่านี้ได้ClickUp Brainได้กำจัดอุปสรรคนี้ออกไป

อธิบายสิ่งที่คุณต้องการด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย แล้ว AI จะกำหนดกฎให้คุณตรวจสอบ ทีมที่ไม่มีความรู้ทางเทคนิคสามารถสร้างกฎที่ซับซ้อนได้โดยไม่ต้องมีคำแนะนำ ช่วยให้ทั้งทีมประหยัดเวลา

วิธีการทำงาน:

Brain ร่างกฎให้คุณตรวจสอบและเปิดใช้งาน ไม่เคยดำเนินการใดๆ โดยไม่ขอความเห็นก่อน

20. สร้างสรุปงานโดยอัตโนมัติด้วยฟิลด์ AI

เพื่อนร่วมทีมที่ได้รับงานต่อจากผู้อื่นที่มีเธรดความคิดเห็นยาวต้องเผชิญกับภาระงานที่ยุ่งยาก พวกเขาต้องอ่านทุกการอัปเดตเพื่อตามให้ทัน ปัญหานี้สามารถแก้ไขได้ด้วยAI Field

เมื่อคุณเพิ่มฟิลด์นี้ลงในรายการ ClickUp Brain จะเขียนสรุปแบบต่อเนื่องของคำอธิบายงาน ความคิดเห็น และกิจกรรม จากนั้นจะอัปเดตสรุปเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงงาน เพื่อให้บริบททันทีโดยไม่ต้องเจาะลึกประวัติงาน

วิธีการทำงาน: คุณสมบัตินี้ไม่ได้ใช้กฎเงื่อนไข-การกระทำแบบดั้งเดิม แต่เป็นฟิลด์ AI ที่ทำงานตลอดเวลาซึ่งจะย่อบริบทโดยอัตโนมัติ ในขณะที่ตัวอย่างก่อนหน้านี้ใช้ AI เพื่อสร้างกฎ คุณสมบัตินี้ใช้ AI เพื่อทำงานอย่างต่อเนื่องภายในฟิลด์ ทั้งสองทำงานบน ClickUp Brain โดยตรง

นี่คือการตั้งค่า:

วิธีเขียนระบบอัตโนมัติที่มีประโยชน์จริง

คุณได้เห็นตัวอย่าง 20 ตัวอย่างแล้ว นี่คือวิธีเขียนของคุณเองเพื่อให้แต่ละตัวอย่างช่วยประหยัดเวลา

เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ว่าทุกระบบอัตโนมัติมีสูตรหนึ่งสูตร: ระบบอัตโนมัติ = ตัวกระตุ้น + เงื่อนไข + การกระทำ

ก่อนที่คุณจะสร้างกฎ ให้ลองทดสอบด้วยวิธีหนึ่ง: ตั้งชื่องานที่ต้องทำด้วยมือซึ่งกฎนี้จะมาแทนที่ หากคุณสามารถชี้ให้เห็นขั้นตอนที่ใครบางคนต้องทำด้วยมือในวันนี้ได้ แสดงว่าการสร้างระบบอัตโนมัตินี้คุ้มค่าที่จะทำ แต่ถ้าคุณไม่สามารถตั้งชื่อขั้นตอนนั้นได้ แสดงว่าคุณกำลังทำให้สิ่งที่ไม่มีใครทำอยู่แล้วกลายเป็นระบบอัตโนมัติ ซึ่งจะทำให้เกิดความยุ่งยากโดยไม่จำเป็น

ความแตกต่างระหว่างกฎที่ช่วยได้กับกฎที่น่ารำคาญอยู่ที่ความเฉพาะเจาะจงของคุณ เปรียบเทียบสิ่งเหล่านี้:

เวอร์ชันที่คลุมเครือทางซ้ายล้มเหลวเพราะไม่ได้ระบุว่า เหตุการณ์ ใด, งาน ใด, หรือ ใคร จะดำเนินการต่อไป เวอร์ชันที่เฉพาะเจาะจงระบุตัวกระตุ้นที่ชัดเจน, ชี้เฉพาะงานที่เกี่ยวข้อง, และจบด้วยการส่งต่อที่ชัดเจนไปยังบุคคลที่ระบุชื่อ

เขียนทั้งสามข้อ และกฎจะทำงานเองโดยอัตโนมัติ หากปล่อยให้ข้อใดข้อหนึ่งไม่สมบูรณ์ คุณจะได้รับแจ้งเตือนเกี่ยวกับงานที่ไม่สำคัญ หรือระบบอัตโนมัติจะทำงานเพียงเพื่อสร้างความสับสนเท่านั้น

ตามที่บิล เกตส์กล่าวไว้ในหนังสือของเขา,Business @ the Speed of Thought:

กฎข้อแรกของเทคโนโลยีใด ๆ ที่นำมาใช้ในธุรกิจคือ การนำระบบอัตโนมัติมาใช้กับการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพ จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้มากขึ้น กฎข้อที่สองคือ การนำระบบอัตโนมัติมาใช้กับการดำเนินงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ จะช่วยเพิ่มปัญหาการไม่มีประสิทธิภาพให้มากขึ้น

ประเด็นสำหรับคุณ: ระบบอัตโนมัติจะคัดลอกกระบวนการของคุณอย่างแม่นยำ รวมถึงข้อผิดพลาดด้วย หากขั้นตอนการตรวจสอบของคุณมีผู้อนุมัติที่ไม่จำเป็นสามคน การทำให้เป็นระบบอัตโนมัติจะทำให้งานผ่านทั้งสามคนได้เร็วขึ้น วางแผนขั้นตอนการทำงานที่คุณต้องการก่อน ลดสิ่งที่ซ้ำซ้อน แล้วจึงทำให้ขั้นตอนที่เหลือเป็นระบบอัตโนมัติ

ที่อยู่อัตโนมัติ: พื้นที่, โฟลเดอร์, หรือรายการ

เมื่อคุณได้เขียนกฎเฉพาะเจาะจงแล้ว ระดับที่คุณตั้งไว้จะกำหนดว่ากฎนั้นจะมีผลครอบคลุมแค่ไหน เลือกให้เหมาะสม แล้วคุณจะหลีกเลี่ยงการนำตรรกะเดียวกันไปใช้ซ้ำในหลายโครงการ

การบันทึกกระบวนการของคุณก่อนการติดตั้งระบบอัตโนมัติช่วยให้แน่ใจว่าทุกการกระตุ้น, เงื่อนไข, และการกระทำตรงกับขั้นตอนจริงที่ทีมของคุณทำ

เทมเพลตกระบวนการและขั้นตอนการทำงานของ ClickUpช่วยให้คุณแบ่งแต่ละขั้นตอนการทำงานออกเป็นขั้นตอนที่ชัดเจนและเป็นระเบียบ พร้อมกำหนดผู้รับผิดชอบแต่ละขั้นตอน คุณสามารถระบุได้อย่างชัดเจนว่าควรดำเนินการอัตโนมัติที่จุดใด และใครควรเป็นผู้รับงานต่อ

รับเทมเพลตฟรี

วิธีสร้างและขยายระบบอัตโนมัติใน ClickUp

ตัวอย่าง 20 ข้อข้างต้นแสดงให้เห็นถึงสิ่งที่ควรทำให้เป็นอัตโนมัติ ClickUp มอบระบบให้คุณสร้างกฎเหล่านั้นและติดตามผลกระทบที่เกิดขึ้น มันเชื่อมโยงเวิร์กโฟลว์ของคุณกับผลลัพธ์ที่แท้จริง ทั้งหมดนี้อยู่ในพื้นที่ทำงานเดียว

แดชบอร์ด: ติดตามสิ่งที่ระบบอัตโนมัติของคุณดำเนินการ

ทุกระบบอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาที่คุณมองไม่เห็น เว้นแต่คุณจะวัดมันClickUp Dashboardsดึงข้อมูลโดยตรงจากงานที่กำลังดำเนินการเพื่อแสดงสิ่งที่กำลังเปลี่ยนแปลง

ใช้บัตรคำนวณเพื่อรวบรวมเวลาที่บันทึกไว้ก่อนและหลังกฎมีผลบังคับใช้ เพิ่มแผนภูมิสถานะเพื่อดูว่างานเคลื่อนผ่านขั้นตอนการส่งต่อได้รวดเร็วเพียงใด ข้อมูลจะรีเฟรชโดยอัตโนมัติ ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องสร้างสไลด์ทุกสัปดาห์เพื่อพิสูจน์ว่าการทำงานอัตโนมัติของคุณกำลังทำงานอยู่

ฟิลด์ที่กำหนดเอง: ชั้นข้อมูลที่ขับเคลื่อนการทริกเกอร์ของคุณ

ระบบอัตโนมัติจะมีความแม่นยำเพียงเท่าที่ข้อมูลที่อ่านได้แม่นยำเท่านั้นฟิลด์ที่กำหนดเองจะจัดเก็บค่าที่มีโครงสร้าง เช่น รายการแบบเลือก หมายเลข และป้ายกำกับ ไว้โดยตรงบนงาน

เมื่อคุณตั้งค่าทริกเกอร์ให้ทำงานเมื่อ 'งบประมาณมากกว่า $5,000' หรือเงื่อนไขที่ตรวจสอบว่า 'สถานะ QA ไม่ผ่าน' ค่าเหล่านั้นมาจากฟิลด์ที่กำหนดเอง ข้อมูลจะยังคงเป็นแบบเรียลไทม์เพราะผู้ที่ทำงานจะอัปเดตข้อมูลในขณะที่ดำเนินการ

ClickUp Brain: สร้างและตรวจสอบกฎด้วย AI

คุณไม่จำเป็นต้องจำไวยากรณ์ของเงื่อนไข-การกระตุ้น-การกระทำ. ให้คุณอธิบายสิ่งที่คุณต้องการด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย และสมองจะร่างกฎให้คุณ. นอกเหนือจากการสร้างกฎแล้ว สมองยังสามารถค้นหาโอกาสในการทำงานอัตโนมัติได้โดยการตอบคำถามเช่น 'กระบวนการทำงานใดที่ยังมีการส่งต่อด้วยมืออยู่?' โดยตรงจากข้อมูลในพื้นที่ทำงานของคุณ.

เมื่อกระบวนการทำงานต้องการมากกว่ากฎที่กำหนดไว้Super Agents ใน ClickUpจะเข้ามาทำงานต่อจากระบบอัตโนมัติ พวกเขาใช้เหตุผลตามบริบท ตีความรายละเอียดของงาน และดำเนินการด้วยวิจารณญาณคล้ายมนุษย์ ด้วยวิธีนี้ ระบบอัตโนมัติจะจัดการงานที่คาดการณ์ได้ ในขณะที่ตัวแทนจะดูแลงานที่เหลือ

เริ่มต้นเล็ก ขยายอย่างชาญฉลาด

แต่ละระบบอัตโนมัติที่นี่จะเข้ามาแทนที่ขั้นตอนที่ต้องทำด้วยมือ มันช่วยแก้ไขการส่งต่อข้อมูลที่ลืมไป การแจ้งเตือนที่พลาด หรือข้อมูลในรายการงานที่ล้าสมัย นั่นคือจุดที่คุณจะพบคุณค่าที่แท้จริง คุณไม่จำเป็นต้องทำให้ทุกอย่างเป็นอัตโนมัติ แต่ควรมุ่งเน้นไปที่งานประสานงานที่มองไม่เห็นซึ่งกินเวลาของทีมคุณทุกสัปดาห์

รูปแบบนั้นง่ายมาก เลือกการส่งต่อข้อมูลหนึ่งอย่างที่เกิดขึ้นเป็นประจำ สร้างกฎในระดับรายการ ดูว่ามันทำงานกับงานจริงอย่างไร เมื่อคุณมั่นใจแล้ว ให้ย้ายกฎไปยังระดับโฟลเดอร์หรือพื้นที่ จากนั้นเลือกขั้นตอนต่อไป

ทีมที่มองระบบอัตโนมัติเป็นระบบที่มีชีวิตจะสร้างพื้นที่ทำงานที่ฉลาดขึ้นเรื่อยๆ ตามกาลเวลา ตัวอย่างทั้ง 20 ข้างต้นไม่ใช่เพียงทฤษฎีเท่านั้น แต่เป็นตัวอย่างที่สอดคล้องกับกระบวนการทำงานจริงที่ทีมต่างๆ ใช้ทุกวัน และทุกตัวอย่างสามารถนำไปใช้ได้ใน ClickUp

เริ่มต้นใช้งาน ClickUp ฟรี

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติใน ClickUp

การทำงานอัตโนมัติของ ClickUp ทำงานกับงานที่มีอยู่แล้วหรือเฉพาะงานใหม่เท่านั้น?

การทำงานอัตโนมัติจะทำงานเฉพาะกับการกระทำที่เกิดขึ้นหลังจากที่คุณสร้างกฎเท่านั้น จะไม่เปลี่ยนแปลงงานที่อยู่ในรายการแล้ว หากคุณต้องการใช้ตรรกะกับงานเก่า คุณต้องเรียกใช้เหตุการณ์ด้วยตนเองหรือใช้การดำเนินการแบบกลุ่ม การทดสอบกฎใหม่กับงานใหม่เป็นวิธีที่ปลอดภัยที่สุดในการยืนยันว่ามันทำงานตามที่คุณคาดหวัง

ทำไมการทำงานอัตโนมัติใน ClickUp ของฉันถึงไม่ทำงาน?

สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดคือเงื่อนไขที่ไม่ตรงตามข้อกำหนด ตัวกระตุ้นที่ไม่ตรงกับเหตุการณ์ หรือการกระทำที่ขัดแย้งกับสถานะในรายการของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อสถานะหรือชื่อฟิลด์ในกฎของคุณตรงกับในรายการนั้นอย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น กฎที่อ้างอิงถึง 'เสร็จสิ้น' จะไม่ทำงานในรายการที่ใช้เฉพาะ 'สมบูรณ์' เท่านั้น คุณยังสามารถตรวจสอบบันทึกกิจกรรมของระบบอัตโนมัติเพื่อดูว่าได้ทำงานหรือไม่และทำอะไรไปบ้าง

ระบบอัตโนมัติหนึ่งสามารถกระตุ้นระบบอัตโนมัติอีกระบบหนึ่งใน ClickUp ได้หรือไม่?

ใช่ การดำเนินการจากระบบอัตโนมัติหนึ่งสามารถกระตุ้นทริกเกอร์ของอีกระบบหนึ่งได้ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเชื่อมโยงกฎข้ามรายการหรือขั้นตอนต่างๆ ได้ นี่เป็นฟีเจอร์ที่ทรงพลัง แต่คุณต้องตรวจสอบอย่างใกล้ชิด การเชื่อมโยงที่ไม่ดีอาจสร้างลูปที่ไม่มีที่สิ้นสุดหรือผลลัพธ์ที่ไม่พึงประสงค์ได้ ดังนั้นควรสร้างและทดสอบแต่ละกฎแยกกันก่อนที่จะเชื่อมต่อพวกมันเข้าด้วยกัน

ใครในทีมของฉันสามารถสร้างหรือแก้ไขระบบอัตโนมัติได้บ้าง?

สิทธิ์ในการสร้างระบบอัตโนมัติขึ้นอยู่กับบทบาทของผู้ใช้และการเข้าถึง Space, Folder หรือ List ที่เฉพาะเจาะจง แขกไม่สามารถสร้างระบบอัตโนมัติได้ สมาชิกจำเป็นต้องมีสิทธิ์แก้ไขในตำแหน่งนั้นเพื่อสร้างหรือเปลี่ยนแปลงกฎ เพื่อให้กฎมีความสอดคล้องกันทั่วทั้งทีม ให้ผู้ดูแลระบบตั้งค่าในระดับ Folder หรือ Space เพื่อไม่ให้บุคคลอื่นสามารถเปลี่ยนแปลงได้

ฉันสามารถหยุดการทำงานอัตโนมัติชั่วคราวได้หรือไม่โดยไม่ต้องลบมัน?

ใช่ คุณสามารถปิดการทำงานของระบบอัตโนมัติและเปิดใช้งานอีกครั้งได้โดยไม่ต้องตั้งค่าใหม่ ซึ่งจะมีประโยชน์ในช่วงเวลาที่มีงานยุ่ง การตรวจสอบ หรือการแก้ไขปัญหา การหยุดชั่วคราวของกฎจะฉลาดกว่าการลบเมื่อต้องการทดสอบหาข้อบกพร่อง ตรวจสอบกฎที่ใช้งานอยู่บ่อยๆ และหยุดชั่วคราวกฎที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป

ระบบอัตโนมัติจะยกเลิกการเปลี่ยนแปลงหากฉันทำผิดพลาดหรือไม่?

ไม่, ระบบอัตโนมัติไม่มีปุ่มยกเลิก การกระทำจะดำเนินการทันที เช่น การย้ายงาน 50 รายการไปยังรายการอื่น หากกฎทำงานผิดพลาด คุณต้องย้อนกลับการเปลี่ยนแปลงด้วยตนเองหรือสร้างกฎใหม่เพื่อแก้ไข นี่คือเหตุผลที่วินัยในการกำหนดขอบเขตมีความสำคัญ ทดสอบในระดับรายการก่อน เพื่อให้กฎที่ไม่ดีส่งผลกระทบเฉพาะงานบางส่วนเท่านั้น

การทำงานอัตโนมัติของ ClickUp ฟรีหรือไม่ และฉันจะได้รับกี่รายการ?

ใช่, ระบบอัตโนมัติมีให้บริการในทุกแพ็กเกจ รวมถึงแพ็กเกจฟรีตลอดชีพ ซึ่งรวมถึงระบบอัตโนมัติที่ใช้งานได้ 5 ระบบ และกิจกรรม 100 ครั้งต่อเดือน แผน Unlimited เพิ่มจำนวนการทำงานอัตโนมัติที่ใช้งานได้เป็น 500 รายการ และดำเนินการได้ 1,000 ครั้งต่อเดือน ส่วนแผน Business ให้บริการการทำงานอัตโนมัติที่ใช้งานได้ไม่จำกัด พร้อมดำเนินการ 10,000 ครั้งต่อเดือน ทุกครั้งที่กฎทำงานจะนับเป็นการดำเนินการหนึ่งครั้ง และขีดจำกัดของคุณจะรีเซ็ตในวันที่ 1 ของทุกเดือน (ตามเวลาแปซิฟิก) คุณสามารถซื้อการดำเนินการเพิ่มเติมได้ในแผนที่สูงขึ้นหากคุณใช้ครบแล้ว