20 ตัวอย่างการทำงานอัตโนมัติใน ClickUp ที่ควรนำไปใช้

เมื่อPontica Solutionsเติบโตจนมีทีมงานกว่า 800 คน การรักษาให้การส่งต่องานเป็นไปอย่างราบรื่นจึงกลายเป็นเรื่องสำคัญยิ่งขึ้น

แทนที่จะเพิ่มบุคลากรเพื่อจัดการกับปริมาณงานที่เพิ่มขึ้น พวกเขาได้นำระบบอัตโนมัติมาใช้กับกระบวนการมากกว่า 25 ขั้นตอน ปัจจุบัน ทีมงานดำเนินการอัตโนมัติ 60,000 ครั้งต่อปี ช่วยประหยัดเวลาได้มากกว่า 2,000 ชั่วโมง การเปลี่ยนกะ การอัปเดตความคืบหน้า และรายงานลูกค้า ขณะนี้ดำเนินการอัตโนมัติใน ClickUp — ทำให้ทีมงานมีเวลาเพิ่มขึ้นสำหรับงานสร้างสรรค์และเชิงกลยุทธ์

ปัจจุบัน ทีมงานดำเนินการอัตโนมัติ 60,000 ครั้งต่อปี ช่วยประหยัดเวลาได้มากกว่า 2,000 ชั่วโมง การเปลี่ยนกะ การอัปเดตความคืบหน้า และรายงานลูกค้า ตอนนี้ดำเนินการอัตโนมัติในClickUp แล้ว เวลาที่ประหยัดได้นั้นถูกนำไปใช้กับงานสร้างสรรค์และงานเชิงกลยุทธ์

คุณสามารถทำสิ่งเดียวกันได้ในทุกขนาด ทุกครั้งที่คุณจัดสรรงานใหม่หรือแจ้งเตือนเพื่อนร่วมงานด้วยมือ คุณกำลังทำงานที่เครื่องสามารถจัดการได้ บทความนี้แบ่งปันตัวอย่างการอัตโนมัติ 20 ตัวอย่างใน ClickUp แต่ละตัวอย่างจะแสดงให้คุณเห็นว่าจะสร้างอะไรและตั้งค่าอย่างไรโดยไม่ต้องเขียนโค้ด

Automations ใน ClickUp คืออะไร?

ClickUp Automationคือกระบวนการทำงานที่อิงตามกฎ ซึ่งช่วยจัดการงานประจำให้คุณ แทนที่จะต้องจัดสรรงานใหม่และส่งการแจ้งเตือนด้วยมือ คุณเพียงกำหนดกฎครั้งเดียวเท่านั้น ClickUp จะดำเนินการตามกฎนั้นทุกครั้งที่เหตุการณ์เกิดขึ้น

ทุกกระบวนการอัตโนมัติล้วนปฏิบัติตามสูตรที่เคร่งครัด:

การอัตโนมัติ = ตัวกระตุ้น + เงื่อนไข + การดำเนินการ

ตัวอย่างเช่น หากงานหนึ่งถูกย้ายไปยังสถานะ ‘Review’ และระดับความสำคัญเป็น ‘Urgent’ ClickUp จะจัดสรรงานนั้นให้สมาชิกทีมที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ในกรณีนี้ ตัวกระตุ้นคือ การย้ายไปยังสถานะ Review ส่วนเงื่อนไขคือระดับความสำคัญ ‘Urgent’ และการดำเนินการคือการจัดสรรงานใหม่ ระบบอัตโนมัติหนึ่งชุดสามารถรองรับได้สูงสุด 1 ตัวกระตุ้น 15 เงื่อนไข และ 6 การดำเนินการ ซึ่งทำให้กฎหนึ่งสามารถจัดการเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนได้

คุณสามารถสร้างระบบอัตโนมัติได้ 3 วิธี

การอัตโนมัติแตกต่างจาก AI Agents อย่างไร?

ทั้งระบบอัตโนมัติและ AI Agent ต่างทำงานแทนคุณ แต่ทั้งสองมีวิธีการประมวลผลการตัดสินใจที่แตกต่างกัน

ระบบอัตโนมัติทำงานตามกฎที่เคร่งครัดและคงที่ โดยตรวจสอบว่าตัวกระตุ้น (trigger) และเงื่อนไขตรงกันหรือไม่ หากตรงกัน ระบบจะดำเนินการตามขั้นตอนเดิมทุกครั้ง โดยไม่มีการเบี่ยงเบน ทำให้ระบบนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับงานที่คาดการณ์ได้และสามารถทำซ้ำได้

ในทางตรงกันข้าม ตัวแทน AI จะวิเคราะห์บริบททั้งหมดของงานก่อนที่จะดำเนินการ แทนที่จะตรวจสอบตัวกรองที่กำหนดไว้ล่วงหน้า มันจะตีความข้อมูล เช่น การอ่านรายงานข้อผิดพลาดเพื่อตัดสินใจว่าทีมใดควรแก้ไขปัญหานั้น นี่คือเครื่องมือสำหรับงานที่ต้องการการตัดสินใจแบบมนุษย์ ซึ่งไม่สามารถลดทอนลงเป็นกฎ ‘if-this-then-that’ ได้

ระบบอัตโนมัติใน ClickUp แตกต่างจากระบบการเชื่อมต่ออย่างไร?

Automations และการผสานระบบมักถูกเข้าใจผิดได้ง่าย เนื่องจากปรากฏอยู่ในเวิร์กโฟลว์เดียวกัน แต่ทั้งสองมีหน้าที่ตรงกันข้าม

ในความเป็นจริง ทั้งสองคุณสมบัตินี้ทำงานร่วมกัน การผสานรวมนี้เชื่อมต่อ ClickUp กับแอปต่าง ๆ เช่น GitHub, Slack, HubSpot, Google Calendar หรืออีเมล เพื่อซิงค์เหตุการณ์จากภายนอก จากนั้นระบบอัตโนมัติจะรับเหตุการณ์นั้นและตัดสินใจว่า ClickUp ควรตอบสนองอย่างไร ตัวอย่างเช่น การอัปเดตสถานะงานอัตโนมัติเมื่อผู้พัฒนาผสาน pull request

นี่คือภาพรวมว่าทีมการตลาด ทีมวิศวกรรม ทีมบริหารโครงการ และทีมเอเจนซีสามารถใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างไร

20 ตัวอย่างการอัตโนมัติใน ClickUp ตามประเภทเวิร์กโฟลว์

ตัวอย่างการอัตโนมัติแต่ละตัวอย่างด้านล่างนี้ประกอบด้วยสูตร ประเภทตัวกระตุ้น และขั้นตอนการตั้งค่าทีละขั้นตอน

เปรียบเทียบอย่างรวดเร็ว: ตัวอย่างระบบอัตโนมัติทั้ง 20 ตัวอย่างใน ClickUp

ใช้ตารางด้านล่างเพื่อดูตัวอย่างการทำงานอัตโนมัติทั้ง 20 ตัวอย่างในครั้งเดียว จากนั้นย้ายไปยังส่วนที่ตรงกับสิ่งที่คุณต้องการทำให้เป็นอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติสำหรับงานทั้ง7 นี้ช่วยจัดการงานซ้ำๆ ที่ทุกทีมต้องทำทุกวัน ได้แก่ การจัดสรรงานใหม่ การใช้แม่แบบ การแสดงความคิดเห็น การเก็บเข้าคลัง และการตั้งวันที่ ระบบเหล่านี้ช่วยให้พื้นที่ทำงานของคุณเป็นระเบียบเรียบร้อย ดังนั้นจึงไม่มีใครต้องมาทำหน้าที่เหมือนตำรวจจราจร

1. จัดสรรงานใหม่เมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น ‘Review’

ทีมเนื้อหา ทีมออกแบบ และทีมวิศวกรรมจะส่งทุกผลงานผ่านผู้ตรวจสอบเฉพาะตัว โดยปกติ การส่งต่องานนี้ขึ้นอยู่กับว่าผู้สร้างจะจำได้หรือไม่ที่จะอัปเดตผู้รับมอบหมาย เมื่อพวกเขาลืม งานก็จะติดค้างอยู่ในสถานะไม่ชัดเจน

กฎนี้จะย้ายงานไปยังคิวของผู้ตรวจสอบเมื่อสถานะเปลี่ยนไป ผู้ตรวจสอบจะได้รับแจ้งเตือนทันที ส่วนผู้สร้างงานสามารถดำเนินการต่อได้

สูตร: เมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น ‘Review’ ให้เปลี่ยนผู้รับผิดชอบเป็นผู้ตรวจสอบ

ประเภททริกเกอร์: สถานะ

ขั้นตอนการตั้งค่ามีดังนี้:

2. ใช้แม่แบบเมื่องานถูกย้ายไปยังรายการใหม่

การรับพนักงานใหม่ การเปิดตัวแคมเปญและการวางแผนสปรินต์ล้วนต้องการให้งานมีรายการตรวจสอบหรือโครงสร้างงานย่อยที่เหมือนกัน การแนบแม่แบบเหล่านั้นด้วยมืออาจทำให้ขั้นตอนถูกข้ามไป และทำให้กระบวนการทำงานในทีมไม่สอดคล้องกัน

กฎนี้จะนำแม่แบบมาใช้ทันทีที่งานถูกเพิ่มเข้าสู่รายการ ทุกงานจะถูกจัดโครงสร้างอย่างครบถ้วนตั้งแต่ต้น ทำให้มั่นใจได้ว่างานจะเริ่มต้นบนพื้นฐานที่สมบูรณ์ แทนที่จะเริ่มต้นจากศูนย์

สูตร: เมื่องานถูกย้ายไปยังรายการของคุณ ให้ใช้แม่แบบงานของคุณ

ประเภททริกเกอร์: งานถูกย้ายไปยังตำแหน่งนี้

ขั้นตอนการตั้งค่ามีดังนี้:

3. เพิ่มความคิดเห็นเมื่อช่องการอนุมัติเปลี่ยนเป็น ‘Approved’

กระบวนการทำงานที่ต้องผ่านการอนุมัติหลายขั้นตอน เช่น การตรวจสอบทางกฎหมาย จำเป็นต้องมีการส่งต่องานทันที เพื่อให้ผู้รับผิดชอบคนต่อไปทราบว่าถึงคิวของตนเองแล้ว กฎนี้จะโพสต์ความคิดเห็นและติดแท็กผู้รับผิดชอบคนต่อไปทันทีที่ข้อมูลในช่องนั้นเปลี่ยนแปลง มันจะสร้างบันทึกการอนุมัติที่มีเวลาประทับ และส่งต่องานในขั้นตอนเดียว

สูตร: เมื่อช่อง ‘สถานะการอนุมัติ’ เปลี่ยนเป็น ‘ได้รับการอนุมัติ’ ให้โพสต์ความคิดเห็นที่แท็กผู้รับผิดชอบคนต่อไป

ประเภทตัวกระตุ้น: ฟิลด์

ขั้นตอนการตั้งค่ามีดังนี้:

4. เก็บงานไว้ในคลังเมื่อระดับความสำคัญลดลงเป็น ‘ต่ำ’

ทีมคัดกรองต้องจัดระเบียบงานที่รอทำอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้บอร์ดมุ่งเน้นไปที่งานที่มีผลกระทบสูง งานที่มีลำดับความสำคัญต่ำจะทำให้มุมมองที่ใช้งานอยู่ดูรก และทำให้งานเร่งด่วนถูกซ่อนอยู่

กฎนี้จะย้ายงานไปยังรายการเก็บถาวรเมื่อระดับความสำคัญของงานลดลงเป็น ‘ต่ำ’ ผลคือ บอร์ดที่ใช้งานอยู่จะยังคงเป็นระเบียบ ในขณะที่งานที่เก็บถาวรยังคงสามารถค้นหาได้เพื่ออ้างอิงในอนาคต จับคู่กฎนี้กับการตรวจสอบงานค้างเป็นระยะ เพื่อรับประกันว่างานสำคัญจะไม่ถูกลืมไป

สูตร: เมื่อระดับความสำคัญเปลี่ยนเป็น ‘ต่ำ’ ให้ย้ายงานไปยังรายชื่อเก็บถาวร

ประเภททริกเกอร์: ลำดับความสำคัญ

ขั้นตอนการตั้งค่ามีดังนี้:

5. ตั้งวันที่ครบกำหนดอัตโนมัติเมื่อสร้างงาน

ทีมสนับสนุน บริการลูกค้า และทีมการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ต้องปฏิบัติตามกำหนดเวลาเมื่อมีคำขอเข้ามา กฎนี้จะกำหนดวันที่ครบกำหนดให้กับทุกงานทันทีที่งานนั้นถูกสร้างขึ้น ซึ่งช่วยให้แดชบอร์ดและมุมมองปริมาณงานของคุณมีความแม่นยำตั้งแต่วันแรก

สูตร: เมื่อมีงานถูกสร้างขึ้นในรายการของคุณ ให้ตั้งวันที่ครบกำหนดเป็นจำนวนวันคงที่นับจากวันนั้น

ประเภททริกเกอร์: การสร้าง

ขั้นตอนการตั้งค่ามีดังนี้:

6. เปลี่ยนสถานะเป็น ‘เสร็จสิ้น’ เมื่อขั้นตอนถึง ‘เผยแพร่แล้ว’

ทีมการตลาดติดตามสนาม ‘Stage’ (ร่าง, กำลังแก้ไข, เผยแพร่) แยกจากสถานะงานหลัก กฎนี้จะช่วยให้ทั้งสองสนามสอดคล้องกัน โดยการปิดงานเมื่อสถานะ ‘Stage’ ถึง ‘เผยแพร่’

สูตร: เมื่อสนาม ‘Stage’ เปลี่ยนเป็น ‘Published’ ให้เปลี่ยนสถานะเป็น ‘Complete’

ประเภทตัวกระตุ้น: สนาม

ขั้นตอนการตั้งค่ามีดังนี้:

7. ติดธงงานเมื่อมีช่องข้อมูลที่จำเป็นขาดหายไป

เอกสารสรุปการออกแบบ สเปคทางวิศวกรรม และรายละเอียดลูกค้า ต้องถูกจัดเตรียมไว้ก่อนที่จะเริ่มทำงาน หากไม่มีกรอบการทำงานที่ชัดเจน สมาชิกในทีมจะเริ่มทำงานโดยขาดบริบทสำคัญ ทำให้เสียเวลาและแรงงานไปกับสิ่งที่ไม่ใช่ลำดับความสำคัญที่ถูกต้อง

กฎนี้จะตรวจสอบข้อมูลที่ขาดหายไปตั้งแต่ต้นงานและขอข้อมูลดังกล่าวโดยอัตโนมัติ ช่วยตรวจพบงานที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ตั้งแต่เนิ่นๆ ซึ่งช่วยลดการทำงานซ้ำและการสื่อสารไปมา

สูตร: เมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น ‘กำลังดำเนินการ’ และช่อง ‘ลิงก์สรุป’ เป็นว่าง ให้โพสต์ความคิดเห็นเพื่อขอสรุป

ประเภททริกเกอร์: สถานะ

ขั้นตอนการตั้งค่ามีดังนี้:

การอนุมัติและการส่งต่องานคือจุดที่กระบวนการทำงานมักถูกล่าช้า สมาชิกในทีมอาจเสร็จสิ้นส่วนงานของตนเองแล้ว แต่ผู้รับผิดชอบถัดไปกลับไม่ทราบว่าถึงคิวของตนเองแล้ว ยิ่งไปกว่านั้น งานอาจถูกทิ้งไว้โดยไม่มีการดำเนินการต่อ เพราะไม่มีใครทำเครื่องหมายว่าต้องการให้ตรวจสอบ ระบบอัตโนมัติทั้ง 6 ระบบนี้จะช่วยขจัดช่วงเวลาการรอคอยระหว่างที่ผู้หนึ่งเสร็จสิ้นงานกับผู้ถัดไปเริ่มงาน

8. ส่งงานให้ผู้จัดการอนุมัติตามค่าของฟิลด์

ทีมการเงินและจัดซื้อต้องอนุมัติค่าใช้จ่ายที่เกินจำนวนที่กำหนด กระบวนการนี้มักต้องพึ่งพาการระบุรายการค่าใช้จ่ายสูงด้วยมือ หากพลาดไปหนึ่งรายการ งานนั้นอาจได้รับการอนุมัติในระดับที่ไม่ถูกต้อง

กฎนี้จะอ่านค่าของ Custom Field และส่งงานไปยังขั้นตอนต่อไปโดยอัตโนมัติ

สูตร: เมื่อค่าในช่อง ‘งบประมาณ’ สูงกว่าค่าขีดจำกัดที่กำหนด ให้เปลี่ยนผู้รับผิดชอบเป็นผู้จัดการ และเปลี่ยนสถานะเป็น ‘รอการอนุมัติ’

ประเภทตัวกระตุ้น: สนาม

ขั้นตอนการตั้งค่ามีดังนี้:

9. ป้องกันไม่ให้งานเสร็จสมบูรณ์หากยังไม่ผ่านการตรวจสอบคุณภาพ (QA)

การตรวจสอบคุณภาพต้องผ่านก่อนที่งานจะปิดได้ หากพึ่งพาความจำเท่านั้น ผู้ใช้อาจทำเครื่องหมายว่างานเสร็จสิ้นเร็วเกินไป กฎนี้จะช่วยป้องกันความผิดพลาดดังกล่าว

หากมีใครปิดงานก่อนที่ QA จะผ่านการตรวจสอบ กฎนี้จะเปิดงานนั้นขึ้นใหม่และโพสต์ความคิดเห็น ซึ่งช่วยรักษามาตรฐานคุณภาพให้สูงโดยไม่ต้องพึ่งพาความจำ

สูตร: เมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น ‘เสร็จสิ้น’ และช่อง ‘สถานะ QA’ ไม่เป็น ‘ผ่าน’ ให้เปลี่ยนสถานะกลับเป็น ‘กำลังดำเนินการ’ จากนั้น ให้โพสต์ความคิดเห็นเพื่ออธิบายสาเหตุที่กระบวนการถูกระงับ

ประเภททริกเกอร์: สถานะ

ขั้นตอนการตั้งค่ามีดังนี้:

10. กำหนดให้งานถัดไปเริ่มทำงานเมื่อเงื่อนไขที่ขึ้นอยู่กับเสร็จสิ้น

บางครั้งโครงการจะดำเนินไปตามลำดับที่เคร่งครัด เช่น การเขียนก่อนการแก้ไข หรือการออกแบบก่อนการสร้าง ในกระบวนการเหล่านี้ งานถัดไปอาจถูกทิ้งไว้โดยไม่ดำเนินการ เนื่องจากผู้รับผิดชอบไม่ทราบว่าอุปสรรคได้ถูกขจัดไปแล้ว กฎนี้จะตั้งสถานะงานถัดไปเป็น ‘พร้อม’ และแจ้งเตือนผู้รับผิดชอบ

สูตร: เมื่อสถานะของงานที่ขวางทางเปลี่ยนเป็น ‘เสร็จสิ้น’ ให้เปลี่ยนสถานะของงานที่ขึ้นอยู่กับเป็น ‘พร้อม’ และแจ้งให้ผู้รับผิดชอบทราบ

ประเภททริกเกอร์: ความพึ่งพา

ขั้นตอนการตั้งค่ามีดังนี้:

11. ส่งอีเมลให้ลูกค้าเมื่องานถูกย้ายไปยังสถานะ ‘กำลังดำเนินการ’

บริษัทเอเจนซีและบริษัทที่ปรึกษาต้องอัปเดตข้อมูลให้ลูกค้าโดยไม่ให้พวกเขาเข้าถึงพื้นที่ทำงานอย่างเต็มรูปแบบ ซึ่งโดยทั่วไปหมายความว่าต้องหยุดงานเพื่อเขียนอีเมลอัปเดตด้วยมือ

กฎนี้จะส่งอีเมลนั้นให้คุณโดยอัตโนมัติเมื่องานเริ่มขึ้น ลูกค้าจะได้รับการอัปเดตข้อมูลอย่างอัตโนมัติ และทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่โครงการได้อย่างเต็มที่

สูตร: เมื่อสถานะเปลี่ยนจาก ‘To Do’ เป็น ‘In Progress’ ให้ส่งอีเมลไปยังลูกค้า

ประเภทตัวกระตุ้น: สถานะ

ขั้นตอนการตั้งค่ามีดังนี้:

12. แจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องทราบเมื่อทุกงานย่อยเสร็จสิ้น

ผู้จัดการโครงการติดตามผลลัพธ์ที่ประกอบด้วยหลายส่วน เช่น แคมเปญที่มีสินทรัพย์ 5 รายการ การตรวจสอบแต่ละงานย่อยเพื่อดูว่าชุดงานทั้งหมดจะเสร็จเมื่อใดนั้นเป็นกระบวนการที่ช้าและน่าเบื่อ

กฎนี้จะส่งการแจ้งเตือนหนึ่งครั้งทันทีที่งานย่อยสุดท้ายถูกปิด ผู้จัดการโครงการจะทราบว่าผลลัพธ์ทั้งหมดพร้อมแล้วโดยไม่ต้องตรวจสอบทุกชิ้นงานทีละชิ้น

สูตร: เมื่อทุกงานย่อยถูกทำเครื่องหมายว่า ‘เสร็จสิ้น’ แล้ว ให้แจ้งให้รายชื่อผู้ติดตามทราบ และโพสต์ความคิดเห็นว่าผลลัพธ์งานพร้อมสำหรับการตรวจสอบ

ประเภททริกเกอร์: งานย่อย

ขั้นตอนการตั้งค่ามีดังนี้:

13. ใช้แม่แบบที่ออกแบบมาสำหรับแต่ละขั้นตอนตามความคืบหน้าของโครงการ

โครงการหลายขั้นตอน เช่นการรับลูกค้าใหม่และจุดสำคัญในการก่อสร้าง จำเป็นต้องมีรายการตรวจสอบและเอกสารที่แยกกัน กฎนี้จะโหลดแม่แบบรายการตรวจสอบที่ถูกต้องเมื่องานเข้าสู่ขั้นตอนใหม่ ทุกขั้นตอนจะเริ่มต้นด้วยโครงสร้างที่ถูกต้อง โดยไม่ต้องพึ่งความจำ

สูตร: เมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น ‘Phase 2: Execution’ ให้ใช้แม่แบบรายการตรวจสอบ Phase 2

ประเภททริกเกอร์: สถานะ

ขั้นตอนการตั้งค่ามีดังนี้:

Automations ใน ClickUp ช่วยเชื่อมต่อพื้นที่ทำงานของคุณกับเครื่องมือและทีมอื่น ๆ ด้วยวิธีนี้ คุณไม่จำเป็นต้องคัดลอกข้อมูลด้วยมือ ตัวอย่างทั้ง 7 นี้ครอบคลุมกระบวนการทำงานกับ HubSpot และ GitHubการร่วมมือข้ามแผนก และกฎที่สร้างขึ้นด้วย ClickUp Brain

14. แปลงดีลใน HubSpot เป็นงานขายที่ได้รับการมอบหมาย

พนักงานขายใช้ HubSpot สำหรับการจัดการดีล และ ClickUp สำหรับการจัดการงาน เมื่อพวกเขาเชื่อมโยงระบบทั้งสองด้วยมือ พวกเขาต้องพึ่งพาความจำ และโอกาสขายที่ดีมักหลุดมือไป

กฎนี้จะสร้างงานใน ClickUp เมื่อดีลถูกส่งเข้า HubSpot และมอบหมายงานนั้นให้กับตัวแทนขาย ลูกค้าเป้าหมายทุกคนจะได้รับงานภายในไม่กี่วินาที ทำให้กระบวนการขายของคุณดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง

สูตร: เมื่อมีดีลใหม่ถูกสร้างขึ้นใน HubSpot ให้สร้างงานใน Sales List ของคุณพร้อมรายละเอียดดีล และมอบหมายงานนั้นให้กับตัวแทนขาย

ประเภททริกเกอร์: การผสานระบบ

ขั้นตอนการตั้งค่ามีดังนี้:

15. เริ่มกระบวนการปฐมนิเทศเมื่อผู้สมัครรับข้อเสนองาน

ทีม HR รับผิดชอบการส่งต่องานจากขั้นตอนการสรรหาไปจนถึงขั้นตอนการรับเข้าทำงาน หากต้องสร้างงานใหม่ด้วยมือ เอกสารและการตั้งค่าทางเทคโนโลยีจะเริ่มช้าลง กฎนี้จะเริ่มกระบวนการรับเข้าทำงานเมื่อผู้สมัครรับข้อเสนอ มันจะสร้างงาน ใช้แม่แบบ และกำหนดผู้ประสานงาน

สูตร: เมื่องานในรายการการรับสมัคร (Recruiting List) เปลี่ยนเป็น ‘Offer Accepted’ ให้สร้างงานในรายการการรับเข้าทำงาน (Onboarding List) โดยใช้แม่แบบการรับเข้าทำงาน (onboarding template) และมอบหมายงานนั้นให้ผู้ประสานงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ประเภททริกเกอร์: สถานะ

ขั้นตอนการตั้งค่ามีดังนี้:

16. ส่งร่างงานให้บรรณาธิการเมื่อผู้เขียนเสร็จสิ้น

ทีมเนื้อหาใช้กระบวนการทำงานแบบ "ผู้เขียน → ผู้บรรณาธิการ → ผู้เผยแพร่" การส่งต่องานเหล่านี้อาจล้มเหลวได้หากผู้เขียนลืมกำหนดงานใหม่

กฎนี้จะส่งฉบับร่างไปยังผู้แก้ไขและเปลี่ยนสถานะเป็น ‘กำลังแก้ไข’ เมื่อผู้เขียนเสร็จสิ้น เราใช้กฎนี้เพื่อเริ่มการแก้ไขได้เร็วขึ้นและรักษาให้ปฏิทินเป็นไปตามแผน

สูตร: เมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น ‘Draft Complete’ ให้เปลี่ยนผู้รับผิดชอบเป็นผู้แก้ไข และเปลี่ยนสถานะเป็น ‘Editing’

ประเภทตัวกระตุ้น: สถานะ

ขั้นตอนการตั้งค่ามีดังนี้:

17. ส่งข้อผิดพลาดที่ลูกค้าแจ้งมาไปยังแบ็กล็อกของทีมวิศวกรรม

ทีมสนับสนุนและทีมวิศวกรรมทำงานในรายการที่ต่างกัน รายงานข้อผิดพลาดจะช่วยวิศวกรได้ก็ต่อเมื่อมีข้อมูลบริบทที่ถูกต้อง แต่การขอให้เจ้าหน้าที่สนับสนุนต้องเข้าไปในพื้นที่ทำงานของวิศวกรอาจทำให้รายละเอียดสำคัญสูญหาย

กฎนี้จะสร้างงานที่เชื่อมโยงไว้ในแบ็กล็อกของทีมวิศวกรรมเมื่อทีมสนับสนุนบันทึกข้อผิดพลาด วิศวกรจะได้รับรายงานที่มีโครงสร้างชัดเจน และทั้งสองทีมสามารถติดตามความคืบหน้าจากมุมมองของตนเองได้

สูตร: เมื่อมีงานถูกสร้างขึ้นใน Support List ของคุณ และช่อง ‘Type’ มีค่าเท่ากับ ‘Bug’ ให้สร้างงานที่เชื่อมโยงใน Engineering Backlog โดยคัดลอกรายละเอียดมา

ประเภททริกเกอร์: ฟิลด์

ขั้นตอนการตั้งค่ามีดังนี้:

18. อัปเดตงานอัตโนมัติจาก commit ของ GitHub

ทีมวิศวกรรมต้องการให้กิจกรรมด้านการเขียนโค้ดปรากฏใน ClickUp โดยไม่ต้องอัปเดตงานด้วยมือ กฎนี้จะอ่าน ID งานใน commit ของ GitHub และย้ายงานไปยังสถานะ ‘In Development’ จากนั้นจะโพสต์ลิงก์ commit เป็นความคิดเห็น

ระบบนี้ทำงานบนการผสานรวม GitHub แบบเนทีฟของ ClickUp นักพัฒนาสามารถส่งโค้ดตามปกติได้ ส่วนผู้จัดการโครงการ (PM) สามารถติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ได้โดยไม่ต้องขออัปเดตสถานะ

สูตร: เมื่อการ commit บน GitHub อ้างอิงถึง ID งานใน ClickUp ให้เปลี่ยนสถานะงานเป็น ‘In Development’ และโพสต์ความคิดเห็นพร้อมข้อความ commit และลิงก์

ประเภททริกเกอร์: การผสานระบบ

ขั้นตอนการตั้งค่ามีดังนี้:

19. สร้างระบบอัตโนมัติด้วยภาษาอังกฤษธรรมดาผ่าน ClickUp Brain

เครื่องมือสร้างแบบดั้งเดิมบังคับให้คุณต้องเรียนรู้คำศัพท์เฉพาะเกี่ยวกับทริกเกอร์ เงื่อนไข และแอคชันอย่างแม่นยำก่อนที่จะสามารถสร้างกฎได้ ความยากในการเรียนรู้นี้ทำให้คนส่วนใหญ่ไม่กล้าใช้เครื่องมือดังกล่าวClickUp Brainช่วยขจัดอุปสรรคนี้

อธิบายสิ่งที่คุณต้องการด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย และ AI จะกำหนดกฎให้คุณตรวจสอบ สมาชิกทีมที่ไม่มีความรู้ด้านเทคนิคสามารถสร้างกฎที่ซับซ้อนได้โดยไม่ต้องใช้คู่มือ ซึ่งช่วยให้ทีมทั้งทีมประหยัดเวลา

วิธีทำงาน:

Brain จะร่างกฎให้คุณตรวจสอบและเปิดใช้งาน โดยจะไม่ดำเนินการปรับใช้ใดๆ โดยไม่ขอความเห็นจากคุณก่อน

20. สร้างสรุปงานอัตโนมัติด้วย AI Field

สมาชิกในทีมที่รับงานต่อจากผู้อื่นซึ่งมีสายความคิดเห็นยาวๆ จะต้องเผชิญกับงานที่น่าเบื่อ พวกเขาต้องอ่านการอัปเดตทุกครั้งเพื่อตามทันAI Fieldช่วยแก้ปัญหานี้

เมื่อคุณเพิ่มฟิลด์นี้ลงใน List ClickUp Brain จะเขียนสรุปแบบต่อเนื่องเกี่ยวกับคำอธิบาย ความคิดเห็น และกิจกรรมของงาน จากนั้นจะอัปเดตสรุปนี้เมื่องานมีการเปลี่ยนแปลง ทำให้คุณได้รับบริบททันทีโดยไม่ต้องต้องตรวจสอบประวัติงานอย่างละเอียด

วิธีการทำงาน: คุณสมบัตินี้ไม่ใช้กฎแบบทริกเกอร์-เงื่อนไข-การดำเนินการ (trigger-condition-action) แบบดั้งเดิม แต่เป็น AI Field ที่ทำงานตลอดเวลาและสรุปบริบทโดยอัตโนมัติ ในขณะที่ตัวอย่างก่อนหน้านี้ใช้ AI เพื่อสร้างกฎ ตัวอย่างนี้ใช้ AI เพื่อทำงานอย่างต่อเนื่องภายในฟิลด์ ทั้งสองทำงานบน ClickUp Brain โดยตรง

ขั้นตอนการตั้งค่ามีดังนี้:

วิธีเขียนระบบอัตโนมัติที่มีประโยชน์จริง

คุณได้เห็นตัวอย่าง 20 ตัวอย่างแล้ว นี่คือวิธีเขียนเวิร์กโฟลว์ของคุณเอง เพื่อให้แต่ละเวิร์กโฟลว์ช่วยประหยัดเวลา

เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ว่า ทุกกระบวนการอัตโนมัติล้วนตามสูตรเดียว: Automation = Trigger + Condition + Action

ก่อนที่จะสร้างกฎ ให้ลองทดสอบด้วยวิธีหนึ่ง: ระบุชื่องานที่ต้องทำด้วยมือซึ่งกฎนี้จะมาแทนที่ หากคุณสามารถชี้ให้เห็นขั้นตอนที่ใครสักคนกำลังทำด้วยมือในปัจจุบัน การสร้างระบบอัตโนมัตินี้ก็คุ้มค่า แต่หากไม่สามารถระบุขั้นตอนนั้นได้ คุณกำลังทำให้ระบบอัตโนมัติสำหรับสิ่งที่ไม่มีใครทำอยู่แล้ว ดังนั้น กฎนี้จะเพียงแต่เพิ่มความสับสนเท่านั้น

ความแตกต่างระหว่างกฎที่ช่วยได้กับกฎที่ก่อความรำคาญอยู่ที่ระดับความเฉพาะเจาะจงของคุณ ลองเปรียบเทียบตัวอย่างต่อไปนี้:

เวอร์ชันที่ไม่ชัดเจนทางซ้ายไม่ประสบความสำเร็จ เพราะไม่ระบุว่า เหตุการณ์ใด, งานใด หรือ ใคร จะดำเนินการต่อไป ส่วนเวอร์ชันที่ชัดเจนจะระบุตัวกระตุ้นที่แน่นอน ชี้ชัดว่างานใดที่เกี่ยวข้อง และจบด้วยการส่งต่องานที่ชัดเจนไปยังบุคคลที่ระบุชื่อ

เขียนทั้งสามส่วนให้ครบถ้วน กฎจะทำงานโดยอัตโนมัติ แต่หากมีส่วนใดส่วนหนึ่งไม่ครบถ้วน คุณอาจได้รับแจ้งเตือนเกี่ยวกับงานที่ไม่สำคัญ หรือระบบอัตโนมัติที่ทำงานขึ้นเพียงเพื่อก่อให้เกิดความสับสน

ดังที่บิล เกตส์ได้กล่าวไว้ในหนังสือของเขาBusiness @ the Speed of Thought:

กฎข้อแรกของเทคโนโลยีใดๆ ที่ใช้ในธุรกิจคือ การนำระบบอัตโนมัติมาใช้กับกระบวนการที่มีประสิทธิภาพจะเพิ่มประสิทธิภาพให้สูงขึ้น ส่วนกฎข้อที่สองคือ การนำระบบอัตโนมัติมาใช้กับกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพจะยิ่งทำให้ความไม่มีประสิทธิภาพนั้นเพิ่มขึ้น

ข้อสำคัญสำหรับคุณ: ระบบอัตโนมัติจะคัดลอกกระบวนการของคุณอย่างแม่นยำ รวมถึงข้อผิดพลาดด้วย หากขั้นตอนการตรวจสอบของคุณมีผู้อนุมัติที่ไม่จำเป็นถึงสามคน การใช้ระบบอัตโนมัติจะทำให้งานผ่านทั้งสามคนได้เร็วขึ้น ก่อนอื่น ให้กำหนดแผนงานที่คุณต้องการ ลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน แล้วจึงนำขั้นตอนที่เหลือมาใช้ระบบอัตโนมัติ

Automations ทำงานอยู่ที่ไหน: Space, Folder หรือ List

เมื่อคุณกำหนดกฎเฉพาะแล้ว ระดับที่คุณตั้งขึ้นจะกำหนดขอบเขตการนำไปใช้ของกฎนั้น เลือกระดับที่เหมาะสม เพื่อหลีกเลี่ยงการต้องใช้ตรรกะเดียวกันซ้ำๆ ในโครงการต่างๆ

การบันทึกขั้นตอนกระบวนการก่อนสร้างระบบอัตโนมัติจะช่วยให้มั่นใจว่าทุกตัวกระตุ้น เงื่อนไข และขั้นตอนการดำเนินการสอดคล้องกับขั้นตอนจริงที่ทีมของคุณดำเนินการ

แม่แบบกระบวนการและขั้นตอนของ ClickUpช่วยคุณแบ่งแต่ละเวิร์กโฟลว์ออกเป็นขั้นตอนที่ชัดเจนและเป็นระบบ พร้อมกำหนดผู้รับผิดชอบ คุณสามารถระบุได้อย่างแม่นยำว่าอัตโนมัติควรทำงานเมื่อใด และใครควรรับการส่งต่องาน

ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี

วิธีสร้างและขยายระบบอัตโนมัติใน ClickUp

ตัวอย่าง 20 กรณีข้างต้นแสดงให้เห็นว่าควรอัตโนมัติกระบวนการใด ClickUp ให้คุณใช้ระบบเพื่อสร้างกฎเหล่านั้นและติดตามผลที่เกิดขึ้น โดยเชื่อมต่อกระบวนการทำงานของคุณกับผลลัพธ์ที่แท้จริง ทั้งหมดในพื้นที่ทำงานเดียว

แดชบอร์ด: ติดตามการทำงานของระบบอัตโนมัติของคุณ

ทุกกระบวนการอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาที่คุณจะมองไม่เห็นได้จนกว่าจะวัดผลได้แดชบอร์ดของ ClickUpดึงข้อมูลโดยตรงจากงานที่กำลังดำเนินการอยู่ เพื่อแสดงให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น

ใช้ Calculation Card เพื่อรวมเวลาที่บันทึกไว้ก่อนและหลังที่กฎเริ่มมีผล เพิ่ม Status chart เพื่อดูว่างานเคลื่อนผ่านขั้นตอนการส่งต่องานได้เร็วเพียงใด ข้อมูลจะอัปเดตอัตโนมัติ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องสร้างชุดสไลด์ทุกวันศุกร์เพื่อพิสูจน์ว่าระบบอัตโนมัติของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สนามข้อมูลที่กำหนดเอง: ชั้นข้อมูลที่ขับเคลื่อนกลไกการทริกเกอร์ของคุณ

ความแม่นยำของระบบอัตโนมัติขึ้นอยู่กับความแม่นยำของข้อมูลที่มันอ่านได้สนามข้อมูลแบบกำหนดเอง (Custom Fields) เก็บค่าที่มีโครงสร้าง เช่น รายการแบบดรอปดาวน์ ตัวเลข และป้ายกำกับ ได้โดยตรงบนงาน

เมื่อคุณตั้งค่าทริกเกอร์ให้ทำงานเมื่อ ‘งบประมาณมากกว่า $5,000’ หรือเงื่อนไขที่ตรวจสอบว่า ‘สถานะ QA ยังไม่ผ่าน’ ค่าเหล่านั้นจะมาจาก Custom Fields ข้อมูลจะอัปเดตแบบเรียลไทม์ เพราะผู้ปฏิบัติงานจะอัปเดตข้อมูลไปพร้อมกับการทำงาน

ClickUp Brain: สร้างและตรวจสอบกฎด้วย AI

คุณไม่จำเป็นต้องจำไวยากรณ์แบบ trigger-condition-action เพียงแค่บรรยายสิ่งที่คุณต้องการด้วยภาษาธรรมดา Brain จะร่างกฎให้คุณ นอกจากนี้ Brain ยังสามารถค้นพบโอกาสในการสร้างระบบอัตโนมัติได้โดยการตอบคำถามเช่น ‘เวิร์กโฟลว์ใดที่ยังมีการส่งต่องานแบบแมนนวล?’ โดยอ้างอิงจากข้อมูลในพื้นที่ทำงานของคุณโดยตรง

และเมื่อเวิร์กโฟลว์ต้องการมากกว่ากฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้าSuper Agents ใน ClickUpจะเข้ามารับช่วงต่อจากจุดที่ระบบอัตโนมัติหยุดไว้ พวกเขาวิเคราะห์บริบท ตีความรายละเอียดงาน และดำเนินการด้วยวิจารณญาณที่คล้ายมนุษย์ ด้วยวิธีนี้ ระบบอัตโนมัติจะจัดการงานที่คาดการณ์ได้ ส่วน Super Agents จะจัดการส่วนที่เหลือ

เริ่มจากสิ่งเล็ก ๆ แล้วขยายอย่างชาญฉลาด

ระบบอัตโนมัติแต่ละระบบที่นี่จะช่วยแทนที่ขั้นตอนที่ทำด้วยมือ ช่วยแก้ไขปัญหาการส่งต่องานที่ถูกลืม การแจ้งเตือนที่พลาดไป หรือข้อมูลในช่องงานที่ล้าสมัย นั่นคือจุดที่คุณจะพบคุณค่าที่แท้จริง คุณไม่จำเป็นต้องทำให้ทุกอย่างเป็นระบบอัตโนมัติ แต่ควรเน้นไปที่งานประสานงานที่มองไม่เห็น ซึ่งกินเวลาของทีมคุณไปทุกสัปดาห์

ขั้นตอนนั้นง่ายมาก เลือกกระบวนการส่งต่องานหนึ่งที่มีปัญหาเกิดขึ้นบ่อยๆ สร้างกฎที่ระดับ List ดูมันทำงานกับงานจริง เมื่อคุณมั่นใจแล้ว ให้ย้ายกฎนั้นไปยังระดับ Folder หรือ Space แล้วเลือกกระบวนการส่งต่องานถัดไป

ทีมที่มองระบบอัตโนมัติเป็นระบบที่มีชีวิต จะสร้างพื้นที่ทำงานที่ฉลาดขึ้นตามเวลา ตัวอย่าง 20 แบบข้างต้นไม่ใช่เพียงทฤษฎี แต่สะท้อนถึงกระบวนการทำงานที่ทีมจริงใช้ทุกวัน และทุกตัวอย่างสามารถใช้งานได้ใน ClickUp

เริ่มใช้ ClickUp ได้ฟรี

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Automations ใน ClickUp

ClickUp Automations ทำงานกับงานที่มีอยู่หรือเฉพาะงานใหม่เท่านั้น?

Automations จะทำงานเฉพาะกับกิจกรรมที่เกิดขึ้นหลังจากที่คุณสร้างกฎเท่านั้น มันจะไม่เปลี่ยนแปลงงานที่อยู่ในรายการแล้ว หากคุณต้องการนำตรรกะนี้ไปใช้กับงานเก่า คุณต้องกระตุ้นเหตุการณ์ด้วยตนเองหรือใช้การดำเนินการแบบกลุ่ม การทดสอบกฎใหม่บนงานใหม่เป็นวิธีที่ปลอดภัยที่สุดเพื่อยืนยันว่ากฎนั้นทำงานตามที่คุณคาดหวัง

ทำไมระบบอัตโนมัติ ClickUp ของผมไม่ทำงาน?

สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดคือเงื่อนไขที่ยังไม่ครบถ้วน ตัวกระตุ้นที่ไม่ตรงกับเหตุการณ์ หรือการดำเนินการที่ขัดแย้งกับสถานะในรายการของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อสถานะหรือชื่อฟิลด์ในกฎของคุณตรงกับชื่อในรายการนั้นอย่างแม่นยำ ตัวอย่างเช่น กฎที่อ้างอิง ‘Done’ จะไม่ทำงานในรายการที่ใช้เพียง ‘Complete’ เท่านั้น คุณยังสามารถตรวจสอบบันทึกกิจกรรมของระบบอัตโนมัติเพื่อดูว่ามันทำงานแล้วหรือไม่ และดำเนินการอะไรไปบ้าง

ใน ClickUp การอัตโนมัติหนึ่งสามารถกระตุ้นให้การทำงานอัตโนมัติอื่นทำงานได้หรือไม่?

ใช่ การดำเนินการจากระบบอัตโนมัติหนึ่งสามารถเป็นตัวกระตุ้นให้ระบบอัตโนมัติอื่นทำงานได้ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถสร้างโซ่กฎข้ามรายการหรือขั้นตอนได้ นี่เป็นคุณสมบัติที่ทรงพลัง แต่คุณต้องติดตามอย่างใกล้ชิด โซ่กฎที่วางแผนไม่ดีอาจก่อให้เกิดวงจรที่ไม่มีที่สิ้นสุดหรือผลลัพธ์ที่ไม่พึงประสงค์ ดังนั้นควรสร้างและทดสอบกฎแต่ละข้อแยกกันก่อนที่จะเชื่อมต่อพวกมันเข้าด้วยกัน

ใครในทีมของฉันสามารถสร้างหรือแก้ไขระบบอัตโนมัติได้?

สิทธิ์ในการใช้ระบบอัตโนมัติขึ้นอยู่กับบทบาทของผู้ใช้และสิทธิ์การเข้าถึง Space, Folder หรือ List ที่เฉพาะเจาะจง ผู้ใช้แบบแขกไม่สามารถสร้างระบบอัตโนมัติได้ สมาชิกต้องมีสิทธิ์การแก้ไขในตำแหน่งนั้นเพื่อสร้างหรือเปลี่ยนแปลงกฎ เพื่อให้กฎมีความสอดคล้องกันทั่วทั้งทีม ให้ผู้ดูแลระบบตั้งกฎไว้ที่ระดับ Folder หรือ Space เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายบุคคลสามารถเปลี่ยนแปลงกฎได้

สามารถหยุดการทำงานอัตโนมัติได้โดยไม่ต้องลบมันหรือไม่?

ใช่ คุณสามารถปิดและเปิดระบบอัตโนมัติได้อีกครั้งโดยไม่สูญเสียการตั้งค่าเดิม สิ่งนี้มีประโยชน์ในช่วงเวลาที่งานยุ่ง การตรวจสอบ หรือการแก้ไขปัญหา การหยุดชั่วคราวของกฎนั้นดีกว่าการลบมันไปเมื่อคุณกำลังทดสอบหาข้อผิดพลาด ตรวจสอบกฎที่ใช้งานอยู่บ่อยๆ และหยุดชั่วคราวกฎใดก็ตามที่คุณไม่ต้องการใช้อีกต่อไป

หากผมทำผิด ระบบอัตโนมัติจะยกเลิกการเปลี่ยนแปลงได้หรือไม่?

ไม่, ระบบอัตโนมัติไม่มีปุ่มยกเลิก การดำเนินการจะเกิดขึ้นทันที เช่น การย้ายงาน 50 รายการไปยังรายการอื่น หากกฎทำงานผิดพลาด คุณต้องยกเลิกการเปลี่ยนแปลงด้วยตนเอง หรือสร้างกฎใหม่เพื่อแก้ไข นี่คือเหตุผลที่การกำหนดขอบเขตอย่างเคร่งครัดมีความสำคัญ ให้ทดสอบในระดับรายการก่อน เพื่อให้กฎที่ผิดพลาดส่งผลต่องานเพียงไม่กี่รายการเท่านั้น

ClickUp Automations ใช้ฟรีหรือไม่ และผมได้รับกี่ตัว?

ใช่ครับ ฟีเจอร์อัตโนมัติมีให้ใช้ในทุกแพ็กเกจ รวมถึงแพ็กเกจ Free Forever ซึ่งให้ใช้ 5 ออโตเมชันที่ใช้งานอยู่และ 100 การดำเนินการต่อเดือน แพ็กเกจระดับสูงขึ้นไปจะเพิ่มจำนวนนี้ตามระดับแพ็กเกจ ทุกครั้งที่กฎทำงานจะนับเป็นการดำเนินการหนึ่งครั้ง และขีดจำกัดของคุณจะรีเซ็ตในวันที่ 1 ของทุกเดือน (ตามเวลาแปซิฟิก) คุณสามารถซื้อการดำเนินการเพิ่มเติมในแพ็กเกจระดับสูงได้หากใช้หมด ดูรายละเอียดครบถ้วนด้านล่าง: