ผู้จัดการโครงการแทบจะเป็นผู้ที่สามารถทำหลายอย่างพร้อมกันได้เสมอ—จมอยู่กับรายการสิ่งที่ต้องทำยาวเป็นไมล์, โดนเอกสารโน้ตและสเปรดชีตท่วมท้น. นี่คือความเป็นจริงของคุณเช่นกันหรือไม่ ในฐานะผู้จัดการโครงการ? คุณต้องการที่จะเป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่?
ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยได้!
ระบบอัตโนมัติได้ประสบความสำเร็จอย่างมากในโลกการตลาดแล้วการสำรวจที่จัดทำโดยสภาธุรกิจขนาดเล็กและผู้ประกอบการพบว่า 75% ของตัวอย่างธุรกิจขนาดเล็กของพวกเขาใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อการตลาด และพวกเขามีความฉลาดและร่ำรวยขึ้นเพราะสิ่งนี้
ทุกปี มีเงินจำนวนมหาศาลหลายล้านล้านถูกทุ่มลงไปในโครงการต่าง ๆ แต่มีเพียง 35% เท่านั้นที่ถือว่าประสบความสำเร็จ! ลองจินตนาการถึงทรัพยากรที่สูญเปล่าและศักยภาพที่ไม่ได้ถูกนำมาใช้ซึ่งถูกขังอยู่ในโครงการที่ล้มเหลวเหล่านั้น การบริหารโครงการโดยใช้ระบบอัตโนมัติอาจเป็นกุญแจสำคัญในการปลดล็อกความสำเร็จและเปลี่ยน 35% นั้นให้กลายเป็นตัวเลขที่สูงกว่ามาก
โซลูชันการอัตโนมัติของโครงการสามารถช่วยคุณตั้งค่าระบบที่ สร้างและส่งรายงานอย่างทันเวลา, ตั้งค่าการประชุมประจำ, ส่งการแจ้งเตือน, และทำภารกิจซ้ำ ๆ อื่น ๆ ให้คุณ. สิ่งนี้ช่วยให้ผู้จัดการโครงการและสมาชิกทีมมีเวลาไปมุ่งเน้นกับงานที่มีกลยุทธ์มากขึ้น.
อ่านต่อเพื่อสำรวจว่า การอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน สามารถ เปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ ได้อย่างไร ทำให้ทีมมีความสุขมากขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
การเข้าใจการอัตโนมัติการจัดการโครงการ
ระบบอัตโนมัติแทนที่งานที่ต้องทำด้วยมือด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่สามารถระบุและทำซ้ำงานที่เป็นกิจวัตรโดยไม่ต้องมีการแทรกแซงจากมนุษย์ระบบอัตโนมัติในการจัดการโครงการนำแนวคิดนี้มาใช้กับเครื่องมือการจัดการโครงการทำให้สามารถจัดการงานที่เป็นกิจวัตรได้โดยอัตโนมัติ
ความสัมพันธ์กับการพัฒนาซอฟต์แวร์แบบอไจล์และกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์
การบริหารโครงการของกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์ควรมีการผสานรวมวิธีการแบบอไจล์อย่างราบรื่น และส่งมอบคุณภาพสูงและรวดเร็วขึ้น การพัฒนาซอฟต์แวร์แบบอไจล์นั้นเกี่ยวข้องกับการส่งมอบผลิตภัณฑ์เป็นระยะ ๆ ตามความคิดเห็นและการปรับปรุงซ้ำ ซึ่งสร้างวงจรการพัฒนาที่เกิดซ้ำขึ้น ผู้จัดการโครงการสามารถระบุงานที่เกิดซ้ำเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายและนำระบบอัตโนมัติมาใช้เพื่อจัดการกับงานเหล่านั้น
กระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์แบบอไจล์ทั่วไปประกอบด้วยขั้นตอนในการบริหารโครงการ เช่น การเริ่มต้น การวางแผน การสำรวจ การปรับใช้ และการปิดโครงการ ในแต่ละขั้นตอนเหล่านี้ ผู้จัดการโครงการต้องระบุโอกาสในการทำงานอัตโนมัติ เช่น การติดตามไทม์ไลน์ การอัปเดตความคืบหน้าประจำวันจากรายงานที่ทีมจัดทำ การติดตามการแก้ไขปัญหา และการกำหนดเวลาการประชุมทบทวน
เครื่องมืออัตโนมัติสามารถทำให้งานที่ทำซ้ำๆ เป็นไปอย่างราบรื่น ซึ่งมักเป็นอุปสรรคต่อทีมที่มีความคล่องตัว ลองนึกถึงเครื่องมือเหล่านี้ที่จัดการงานต่างๆ เช่น อัปเดตความคืบหน้าของรายงานโดยอัตโนมัติหลังจากการคอมมิตโค้ด มอบหมายงานตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและความพึ่งพา ส่งการแจ้งเตือนสำหรับการประชุมสแตนด์อัพประจำวันที่จะเกิดขึ้น และสร้างบันทึกการประชุม
สิ่งนี้ช่วยปลดปล่อยพลังสมองให้กับทีมเพื่อให้สามารถมุ่งเน้นไปที่การแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์ซึ่งขับเคลื่อนโครงการไปข้างหน้าอย่างแท้จริง
การจัดการโครงการอัตโนมัติและปัญญาประดิษฐ์
เครื่องมือการจัดการโครงการด้วย AIสามารถ วิเคราะห์ข้อมูลโครงการจำนวนมาก ลดการแทรกแซงด้วยมือ ระบุรูปแบบ จัดการความเสี่ยง และปรับปรุงการสื่อสาร การใช้AI ในการจัดการโครงการช่วยให้สามารถลดความเสี่ยงและแก้ไขเส้นทางได้อย่างทันท่วงที เพิ่มความแม่นยำ รักษาความคืบหน้าของงานให้ตรงตามแผน ทำให้ทีมทำงานสอดคล้องกัน และโครงการอยู่ในงบประมาณ
ด้วยการคาดการณ์ว่าจะลดต้นทุนได้ถึง 30% สำหรับระบบอัตโนมัติที่ใช้ AI นี่เป็นช่วงเวลาทองสำหรับบริษัทในการลงทุนในเครื่องมือการจัดการโครงการที่ใช้ AI โดยอัตโนมัติ
การวิเคราะห์เชิงทำนายสามารถใช้สำหรับการตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลและปราศจากอคติ เครื่องมือ AI สามารถมีคุณค่าในการช่วยติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนดในการพัฒนาซอฟต์แวร์ โดยการวิเคราะห์ข้อมูลและระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้น AI ช่วยให้ทีมพัฒนาได้รับข้อมูลที่ทันสมัยและจัดการกับข้อกังวลด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้อย่างเชิงรุก
ประโยชน์และข้อเสียของเครื่องมือการจัดการโครงการอัตโนมัติ
ประโยชน์ของการบริหารโครงการแบบอัตโนมัติคืออะไร? ผู้จัดการโครงการอาจพบว่าตัวเองติดอยู่กับรายละเอียด จนมองไม่เห็นกิจกรรมที่ส่งผลต่อตัวชี้วัดจริง การทำงานอัตโนมัติสามารถช่วยให้โฟกัสกลับมาที่สิ่งที่สำคัญได้ผ่าน:
- เพิ่มประสิทธิภาพและผลผลิต: การทำงานอัตโนมัติช่วยลดงานที่ทำซ้ำๆ เช่น การจัดตารางประชุม การสร้างรายงาน และการส่งการอัปเดตสถานะ ทำให้ผู้จัดการโครงการและสมาชิกทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่มีคุณค่าสูงกว่า เช่น การวางแผนเชิงกลยุทธ์ การแก้ปัญหา และการทำงานร่วมกัน
- ปรับปรุงความถูกต้องและความสม่ำเสมอ: ความผิดพลาดของมนุษย์เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานด้วยมือโดยธรรมชาติ ในทางกลับกัน ระบบอัตโนมัติจะปฏิบัติตามกฎและขั้นตอนที่กำหนดไว้ล่วงหน้าอย่างสม่ำเสมอ ช่วยลดข้อผิดพลาดและทำให้ข้อมูลโครงการมีความถูกต้องและเชื่อถือได้
- การมองเห็นและความโปร่งใสที่เพิ่มขึ้น: แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์และเครื่องมือรายงานอัตโนมัติช่วยให้เห็นภาพความคืบหน้าของโครงการ การจัดสรรทรัพยากร และความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างชัดเจน ความโปร่งใสนี้ส่งเสริมการสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นภายในทีมโครงการ
- ลดค่าใช้จ่าย: การทำงานอัตโนมัติสามารถลดค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้อย่างมาก นอกจากนี้ยังสามารถทำให้โครงการเสร็จสิ้นได้เร็วขึ้น ซึ่งช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายโดยรวมของโครงการ
- การจัดการความเสี่ยงที่ดีขึ้น: เครื่องมือการจัดการโครงการที่ใช้ระบบ AI สามารถวิเคราะห์ข้อมูลทางประวัติศาสตร์เพื่อระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ในระยะเริ่มแรกของวงจรชีวิตโครงการ ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถดำเนินการเชิงรุกเพื่อลดความเสี่ยงเหล่านี้ได้
การทำให้การจัดการโครงการเป็นระบบอัตโนมัติสามารถช่วยประหยัดเวลาได้จริง แต่ก็มีข้อเสียบางประการที่ควรพิจารณาเช่นกัน
- การลงทุนล่วงหน้า: การนำเครื่องมืออัตโนมัติสำหรับการจัดการโครงการมาใช้ อาจต้องมีการลงทุนเริ่มต้นที่สำคัญในด้านซอฟต์แวร์และการฝึกอบรม ซึ่งอาจเป็นอุปสรรคสำหรับองค์กรขนาดเล็กที่มีงบประมาณจำกัด
- ความสามารถในการปรับตัวที่จำกัดในโครงการที่ซับซ้อน: โครงการที่มีความซับซ้อนสูงหรือมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้งอาจไม่เหมาะสมกับการใช้ระบบอัตโนมัติในกระบวนการธุรกิจที่มีความเข้มงวด โครงการเหล่านี้อาจต้องการแนวทางที่ยืดหยุ่นมากกว่าซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความจำเป็น
- ข้อกังวลด้านความปลอดภัย: เช่นเดียวกับเทคโนโลยีอื่น ๆ ความปลอดภัยเป็นปัจจัยสำคัญที่ต้องพิจารณา องค์กรจำเป็นต้องมั่นใจว่าเครื่องมืออัตโนมัติสำหรับการบริหารโครงการของตนมีคุณสมบัติด้านความปลอดภัยที่แข็งแกร่งเพื่อปกป้องข้อมูลโครงการที่มีความอ่อนไหว
- การพึ่งพาการทำงานอัตโนมัติมากเกินไป: แม้ว่าการทำงานอัตโนมัติจะมีคุณค่า แต่ไม่ควรแทนที่การตัดสินใจของมนุษย์โดยสิ้นเชิง ผู้จัดการโครงการยังคงต้องใช้ทักษะการคิดวิเคราะห์อย่างรอบคอบเพื่อตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ จัดการกับความท้าทายที่ไม่คาดคิด และสร้างแรงจูงใจให้กับทีมงาน
ทำไมและเมื่อใดควรใช้ระบบอัตโนมัติในการบริหารโครงการ
สมองของเราถูกสร้างมาเพื่อความคิดสร้างสรรค์และการแก้ปัญหาที่ซับซ้อน ไม่ใช่เพื่อการทำภารกิจซ้ำๆ ทุกวัน การทำงานอัตโนมัติช่วยปลดปล่อยพื้นที่ทางความคิดให้กับทีมเพื่อให้สามารถมุ่งเน้นไปที่งานโครงการที่แท้จริง: การระดมความคิดเพื่อหาทางแก้ปัญหา การร่วมมือกันในความคิด และการแก้ไขปัญหาที่ไม่เหมือนใคร
คุณควรพิจารณาการนำผู้ช่วยจัดการโครงการอัตโนมัติขึ้นเวทีหากคุณกำลังมองหา:
- งานธุรการที่ซ้ำซ้อน: งานเช่นการจัดตารางเวลา, การรายงาน, และการป้อนข้อมูลประกอบด้วยขั้นตอนง่าย ๆ ที่สามารถทำให้เป็นระบบอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น ทีมการตลาดใช้เครื่องมือระบบอัตโนมัติเพื่อส่งการแจ้งเตือนงานประจำวันไปยังสมาชิกทีมเพื่อเตือนพวกเขาเกี่ยวกับกำหนดเวลาและงานที่ได้รับมอบหมาย
- กระบวนการทำงานที่คล่องตัว: การอัปเดตสถานะงานบนกระดานคัมบังด้วยตนเองหลังจากแต่ละขั้นตอนอาจเป็นเรื่องน่าเบื่อ การทำงานอัตโนมัติช่วยให้กระบวนการทำงานราบรื่นโดยย้ายงานระหว่างขั้นตอนต่างๆ โดยอัตโนมัติตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ตัวอย่างเช่น ทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ใช้เครื่องมืออัตโนมัติในการจัดการโครงการ ซึ่งจะย้ายงานบนกระดานคัมบังจาก 'กำลังดำเนินการ' ไปยัง 'ตรวจสอบโค้ด' โดยอัตโนมัติเมื่อโค้ดเสร็จสมบูรณ์และผ่านการทดสอบหน่วยแล้ว
- มาตรฐานและความสม่ำเสมอ: สำหรับกระบวนการที่มีขอบเขตชัดเจน การทำงานอัตโนมัติช่วยให้ทุกคนปฏิบัติตามขั้นตอนเดียวกัน ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มคุณภาพ ยกตัวอย่างเช่น ทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ที่กำลังทำงานบนแอปพลิเคชันมือถือซึ่งพร้อมสำหรับการทดสอบหน่วยของโค้ด นักพัฒนาบางคนอาจเขียนการทดสอบที่ละเอียดมากกว่าคนอื่น ๆ ทีมพัฒนาจึงใช้เครื่องมือจัดการโครงการอัตโนมัติที่มีแม่แบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับการทดสอบหน่วย เพื่อให้มั่นใจว่ามีระดับความละเอียดที่เท่ากัน
- การตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล: ระบบอัตโนมัติช่วยรวบรวมข้อมูลแบบเรียลไทม์และสร้างรายงานเพื่อระบุแนวโน้มและตัดสินใจอย่างมีข้อมูล ผู้จัดการโครงการใช้เครื่องมืออัตโนมัติในการสร้างรายงานที่เน้นข้อมูลหรือรายงานความคืบหน้าและตัวชี้วัดสำคัญ เช่น งบประมาณที่ใช้ไปและงานที่เสร็จสิ้น เพื่อระบุจุดติดขัด
อย่างไรก็ตาม ควรหลีกเลี่ยงการใช้ระบบอัตโนมัติในบางกรณี
- กระบวนการที่ไม่เสถียรหรือกำลังพัฒนา: หากกระบวนการทำงานในการบริหารโครงการของคุณมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาหรือยังไม่ได้กำหนดไว้อย่างชัดเจน การทำให้กระบวนการเหล่านั้นเป็นอัตโนมัติอาจกลายเป็นต้นเหตุของความหงุดหงิดได้ เครื่องมืออัตโนมัติเองก็อาจต้องการการปรับเปลี่ยนอยู่บ่อยครั้ง ซึ่งอาจทำให้ประโยชน์ในการประหยัดเวลาหมดไป
- งานที่ต้องการความคิดสร้างสรรค์หรือกลยุทธ์สูง: เมื่อพูดถึงการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์อย่างรวดเร็ว การแก้ไขปัญหาที่ไม่คาดคิด หรือการประยุกต์ใช้การคิดเชิงออกแบบ ความคิดสร้างสรรค์และการตัดสินใจของมนุษย์เป็นสิ่งที่ไม่สามารถทดแทนได้
- โครงการที่มีงบประมาณจำกัด: การนำเครื่องมืออัตโนมัติมาใช้และสมัครสมาชิกอาจเพิ่มค่าใช้จ่ายให้กับงบประมาณที่มีอยู่อย่างจำกัด หากงบประมาณของคุณตึงตัว การไม่รวม AI เข้าไว้ด้วยอาจจะเป็นทางเลือกที่เหมาะสมกว่า
- ระยะเวลาสั้น: การตั้งค่าระบบอัตโนมัติสำหรับโครงการต้องใช้เวลา. อาจมีน้ำหนักมากกว่าประโยชน์หากโครงการต้องเสร็จสิ้นภายในระยะเวลาที่จำกัด
ตัวอย่างแนวคิดการอัตโนมัติการจัดการโครงการ
การจัดการโครงการแบบอัตโนมัติอาจเป็นความเปลี่ยนแปลงที่คุณกำลังมองหาเพื่อทำให้กระบวนการราบรื่นขึ้น และเรามีแนวคิดและตัวอย่างการใช้งานจริงของการทำงานอัตโนมัติที่จะแสดงให้เห็นว่ามันสามารถช่วยได้อย่างไร
การจัดการงานอย่างชาญฉลาด
ระบบอัตโนมัติในการจัดการงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินการต่าง ๆ เช่น การเปลี่ยนอีเมลให้เป็นงานโดยอัตโนมัติ การมอบหมายงานประจำ และ การตั้งค่าตัวกระตุ้นเฉพาะเพื่อระบุบุคคลที่มีภาระงานน้อยลงและเพิ่มประสิทธิภาพในการกระจายงานใหม่
กรณีศึกษา
Trinetix มีรายชื่อลูกค้าที่น่าประทับใจ รวมถึง Coca-Cola, McDonald's และ Procter & Gamble พวกเขาให้บริการโซลูชันการออกแบบและพัฒนาครบวงจร แต่ธุรกิจที่เติบโตอย่างรวดเร็วของพวกเขากลับกลายเป็นความท้าทาย: การดำเนินโครงการอย่างไร้รอยต่อ
พวกเขาค้นหาเครื่องมือจัดการงานและติดตามเวลาที่เหมาะสมที่สุด และได้นำClickUp มาใช้
นี่คือสิ่งที่ Kateryna Sipakova ผู้จัดการพอร์ตโฟลิโอที่Trinetix กล่าวถึงประสบการณ์ของพวกเขาในการใช้ ClickUp:
งานใด ๆ ที่เปลี่ยนสถานะจาก 'กำลังดำเนินการ' เป็น 'ตรวจสอบ' จะมีการแจ้งเตือนไปยังหัวหน้าฝ่ายออกแบบซึ่งต้องตรวจสอบงานหลังจากที่นักออกแบบได้ทำงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว หลังจากนั้น งานจะถูกมอบหมายโดยอัตโนมัติให้กับนักวิเคราะห์ธุรกิจในโครงการ
งานใด ๆ ที่เปลี่ยนสถานะจาก 'กำลังดำเนินการ' เป็น 'ตรวจสอบ' จะมีการแจ้งเตือนไปยังหัวหน้าฝ่ายออกแบบซึ่งต้องตรวจสอบงานนั้นหลังจากที่นักออกแบบได้ดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว หลังจากนั้น งานจะถูกมอบหมายโดยอัตโนมัติให้กับนักวิเคราะห์ธุรกิจในโครงการ
เมื่อระบบอัตโนมัติถูกสร้างขึ้นแล้ว กระบวนการใหม่ช่วยให้การไหลเวียนของงานของ Trinetix ดีขึ้น ช่วยลดภาระการสื่อสารของพนักงาน และลดโอกาสที่งานจะหลุดรอดไป
ปรับปรุงการส่งต่องานระหว่างสมาชิกในทีมให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
การอัตโนมัติกระบวนการทางธุรกิจทำงานเหมือนเครื่องจักรที่หล่อลื่นอย่างดี อำนวยความสะดวกในการส่งต่อ ระหว่างสมาชิกในทีม การอัตโนมัติสามารถกระตุ้นการมอบหมายงานตามกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อดีไซเนอร์ทำโมกอัพเสร็จแล้ว การอัตโนมัติจะมอบหมายงานให้ผู้พัฒนาเพื่อทำการเขียนโค้ด ซึ่งช่วยลดความจำเป็นที่ดีไซเนอร์จะต้องจำหรือมอบหมายขั้นตอนต่อไปด้วยตนเอง
กรณีศึกษา
ยกตัวอย่างเช่น Shopmonkeyแพลตฟอร์มการจัดการร้านซ่อมรถยนต์แบบครบวงจรบนระบบคลาวด์ที่ช่วยให้เจ้าของร้านสามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและเข้าใจธุรกิจของตนได้ดียิ่งขึ้น
ในขณะที่ธุรกิจก้าวหน้าและมีการจ้างงานใหม่หลายตำแหน่ง ทีมการตลาดเริ่มประสบปัญหาการสื่อสารและความร่วมมือที่รุนแรงระหว่างการถ่ายโอนความรับผิดชอบ พวกเขาได้นำ ClickUp มาใช้เพื่อช่วยในการทำงานอัตโนมัติและสามารถลดข้อผิดพลาดระหว่างการส่งต่องานได้
การกำจัดองค์ประกอบของข้อผิดพลาดจากมนุษย์และพึ่งพาการทำงานอัตโนมัติในการแจ้งให้เราทราบถึงขั้นตอนต่อไปได้ทำให้ทีมของเรามั่นใจว่าพวกเขาไม่พลาดเป้าหมายสำคัญของโครงการ
การกำจัดองค์ประกอบของข้อผิดพลาดจากมนุษย์และพึ่งพาการทำงานอัตโนมัติในการแจ้งขั้นตอนถัดไปทำให้ทีมของเรามั่นใจว่าพวกเขาจะไม่พลาดเป้าหมายสำคัญของโครงการ
การใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อจัดการงานที่ซ้ำซากและยุ่งเหยิงช่วยให้ Shopmonkey หลีกเลี่ยงการสื่อสารผิดพลาดในโครงการและงานที่ถูกลืม ส่งผลให้กระบวนการบริหารโครงการเป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น
การอัปเดตและการแจ้งเตือนอัตโนมัติ
ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการช่วยลดความยุ่งยากในการจดจำกำหนดเวลาและเหตุการณ์สำคัญต่างๆ ลองนึกภาพว่าคุณได้รับการแจ้งเตือนล่วงหน้าเมื่อใกล้ถึงกำหนดเวลา หรือแม้กระทั่งเมื่อมีการเพิ่มหรืออัปเดตข้อมูลในสเปรดชีตของโครงการ—ทั้งหมดนี้โดยไม่ต้องคอยตรวจสอบอยู่ตลอดเวลา
ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการไม่ได้มีไว้สำหรับทีมภายในเท่านั้น คุณยังสามารถใช้มันเพื่อ สร้างการแจ้งเตือนสำหรับลูกค้าหรือผู้ใช้บริการของคุณ เกี่ยวกับการชำระเงินที่กำลังจะมาถึง หรือการต่ออายุสัญญา/สัญญาจ้าง
การตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลที่ดียิ่งขึ้น
ผู้จัดการโครงการกำลังหันมาใช้ซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับกระบวนการทำงานมากขึ้นเพื่อเปิดโอกาสให้เกิดข้อมูลเชิงลึกใหม่ๆ
โครงการต่างๆ สร้างข้อมูลจำนวนมาก—ระยะเวลาการเสร็จสิ้นงาน รูปแบบการจัดสรรทรัพยากร บันทึกการสื่อสาร และอื่นๆ อีกมากมาย เครื่องมืออัตโนมัติทำหน้าที่เป็นนักขุดข้อมูล โดยรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลนี้โดยอัตโนมัติ แดชบอร์ดอัตโนมัติสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ การใช้ทรัพยากร และจุดที่อาจเกิดปัญหาคอขวด สิ่งนี้ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถตัดสินใจอย่างมีข้อมูลได้ทันที ปรับเปลี่ยนแนวทางตามความจำเป็น และเพิ่มประสิทธิภาพของโครงการให้สูงสุด
กรณีศึกษา
ชยา ฟิชแมน จากบริษัทออกแบบเว็บไซต์และบริการออกแบบBrand Right Marketing Group ให้เครดิต ClickUp สำหรับความสำเร็จที่พวกเขาได้รับจากการขยายธุรกิจของบริษัท
ClickUp ได้เปลี่ยนเกมไปอย่างสิ้นเชิง ทำให้เราสามารถติดตามข้อมูลและตัดสินใจอย่างมีข้อมูลในแบบที่เราไม่เคยทำได้มาก่อน
ClickUp ได้เปลี่ยนเกมไปอย่างสิ้นเชิง ช่วยให้เราสามารถติดตามข้อมูลและตัดสินใจอย่างมีข้อมูลในแบบที่เราไม่เคยทำได้มาก่อน
ความชัดเจนที่ค้นพบใหม่นี้ช่วยให้พวกเขาสามารถระบุพื้นที่ที่มีกำไรได้, ปรับปรุงการจัดสรรบุคลากร, และปรับปรุงการตั้งค่า ClickUp ของพวกเขาอย่างต่อเนื่องเพื่อให้สอดคล้องกับการเติบโตของธุรกิจของพวกเขา
การเริ่มต้นและการออกจากงานที่ราบรื่น
การรับลูกค้าใหม่และการยกเลิกการใช้บริการเป็นขั้นตอนที่สำคัญอย่างยิ่งในวงจรชีวิตของโครงการใด ๆ หากดำเนินการไม่ดี อาจทิ้งความประทับใจเชิงลบไว้ยาวนานและทำลายความสัมพันธ์ในอนาคตได้ อย่างไรก็ตาม การจัดการโครงการผ่านระบบอัตโนมัติสามารถทำหน้าที่เป็นมือที่มองไม่เห็น คอยนำทางทั้งสองกระบวนการอย่างราบรื่นเพื่อปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าและผลลัพธ์ของโครงการให้ดีขึ้น
แบบฟอร์มการรับข้อมูลและแบบสอบถามสามารถทำให้เป็นระบบอัตโนมัติได้ ช่วยให้ลูกค้าสามารถส่งข้อมูลสำคัญได้ตามจังหวะของตนเอง การเก็บข้อมูลอัตโนมัติช่วยลดข้อผิดพลาดและทำให้มั่นใจว่าทุกรายละเอียดที่จำเป็นได้รับการบันทึกไว้ล่วงหน้า
ชุดอีเมลที่ออกแบบไว้ล่วงหน้า สามารถถูกกระตุ้นโดยอัตโนมัติเมื่อลูกค้าลงทะเบียน ชุดอีเมลเหล่านี้สามารถรวมถึงการทักทายที่ปรับให้เหมาะกับบุคคล การแนะนำสมาชิกทีมที่สำคัญ และภาพรวมของไทม์ไลน์โครงการ—ทั้งหมดนี้จะถูกส่งโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องใช้ความพยายามจากคุณ
กรณีศึกษา
ซีเม็กซ์ บริษัทวัสดุก่อสร้างขนาดใหญ่ที่มีความต้องการทางการตลาดทั่วโลก ตัดสินใจสร้างทีมกลางสำหรับโครงการสร้างสรรค์ แต่สิ่งนี้กลับเผชิญกับความท้าทายอย่างรวดเร็ว
ผู้คนส่งอีเมลหากันเป็นรายบุคคล และไม่มีระบบที่ชัดเจนสำหรับการขอโครงการ. ออสการ์ ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการการตลาด รู้ว่าสิ่งนี้ไม่สามารถทำงานได้. เขาต้องการวิธีที่จะทำให้การส่งโครงการมีประสิทธิภาพมากขึ้น.
เข้าสู่ ClickUp แพลตฟอร์มนี้ช่วยในการมาตรฐานกระบวนการ ตอนนี้แทนที่จะมีอีเมลส่งไปมา มีแบบฟอร์ม! แบบฟอร์มเหล่านี้จะกระตุ้นการสร้างโครงการใหม่ มอบหมายให้กับทีมที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ และใช้แม่แบบที่กำหนดเองเพื่อให้ทุกอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย ไม่มีความวุ่นวายในการรับโครงการอีกต่อไป!
การจ้างงานและการปฐมนิเทศสมาชิกใหม่ในทีม
เครื่องมือการจัดการโครงการสามารถเป็นตัวเปลี่ยนเกมในการจ้างงานและการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ได้ คุณสามารถทำให้ขั้นตอนในการจ้างงานเป็นอัตโนมัติ เช่น การติดตามผู้สมัครและการจัดตารางสัมภาษณ์ และงานปฐมนิเทศ เช่น รายการตรวจสอบการปฐมนิเทศและการแชร์เอกสารและวัสดุการฝึกอบรม คุณจะประหยัดเวลาในขณะที่มั่นใจได้ถึงการเปลี่ยนผ่านที่ราบรื่นสำหรับพนักงานใหม่
กรณีศึกษา
Pigmentเป็นบริษัทซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้ธุรกิจวางแผนสำหรับอนาคต พวกเขากำลังเติบโตอย่างรวดเร็วมาก เพิ่มจำนวนทีมงานเป็นสามเท่าในเวลาเพียงหกเดือน! นี่เป็นข่าวดี แต่ก็หมายความว่า การต้อนรับพนักงานใหม่ทั้งหมดกลายเป็นฝันร้าย
พวกเขาใช้เครื่องมือหลากหลายในการสื่อสารและติดตามงาน เช่น อีเมล ข้อความใน Slack และแม้แต่รายการสิ่งที่ต้องทำ ซึ่งทำให้พนักงานใหม่เข้าใจงานได้ยากและทุกคนไม่สามารถทำงานไปในทิศทางเดียวกันได้
นี่คือสิ่งที่อเล็กซิส วาเลนติน หัวหน้าฝ่ายพัฒนาธุรกิจระดับโลกของ Pigment หวังไว้สำหรับเครื่องมือการจัดการโครงการ:
เราต้องการให้แน่ใจว่าทุกทีมต่างมีแพลตฟอร์มร่วมกันที่สามารถทำงานร่วมกันได้ และไม่มีอะไรหลุดรอดไปจากสายตา เราต้องการรักษาประสิทธิภาพสูงในกระบวนการทำงานประจำวันของเราในขณะที่ขยายตัวในสภาพแวดล้อมที่เน้นการทำงานทางไกลและระดับโลก
เราต้องการให้แน่ใจว่าทุกทีมต่างมีแพลตฟอร์มร่วมกันที่สามารถทำงานร่วมกันได้ และไม่มีอะไรหลุดรอดไปจากสายตาของเรา เราต้องการรักษาประสิทธิภาพที่สูงในกระบวนการทำงานประจำวันของเราในขณะที่เราขยายตัวในสภาพแวดล้อมที่เน้นการทำงานทางไกลเป็นอันดับแรกและครอบคลุมทั่วโลก
นั่นคือจุดที่ ClickUp เข้ามาช่วยกู้สถานการณ์! ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการนี้กลายเป็นศูนย์กลางหลักของ Pigment ClickUp ช่วยให้พวกเขาปรับปรุงกระบวนการเริ่มต้นใช้งานให้ราบรื่นด้วยฟีเจอร์ต่างๆ เช่น แม่แบบและการทำงานอัตโนมัติ ตอนนี้พนักงานใหม่จะได้รับข้อมูลและเครื่องมือทั้งหมดที่พวกเขาต้องการทันที และ Pigment สามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่พวกเขาทำได้ดีที่สุด: การสร้างซอฟต์แวร์
ดังที่ตัวอย่างและกรณีศึกษาเหล่านี้แสดงให้เห็น มีความเป็นไปได้มากมายในการทำให้ส่วนต่าง ๆ ที่เคลื่อนไหวในโครงการเป็นอัตโนมัติ คุณสงสัยว่าจะเริ่มต้นที่ไหน? ให้เราช่วยคุณ
การนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในบริหารโครงการ: คู่มือแบบขั้นตอน
การจัดการโครงการหลายอย่างได้อย่างง่ายดาย การสื่อสารที่ชัดเจนและแม่นยำ การทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ การรักษาสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัว และการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่สร้างสรรค์และเกิดผล เป็นเพียงบางส่วนของประโยชน์มากมายที่คุณสามารถค้นพบได้ด้วยการจัดการโครงการแบบอัตโนมัติ
นี่คือคู่มือการใช้ ClickUp ซึ่งเป็นเครื่องมืออัตโนมัติสำหรับการจัดการโครงการที่ได้รับความนิยมในหลากหลายอุตสาหกรรมและกรณีการใช้งาน เพื่อปลดล็อกเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพสูงสำหรับผู้จัดการ
1. การเริ่มต้นโครงการ
การทำให้ขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการเป็นระบบอัตโนมัติสามารถวางรากฐานความสำเร็จให้กับโครงการได้ตั้งแต่เริ่มต้น ในฐานะผู้จัดการโครงการ งานแรกของคุณคือการ ระบุงานที่สามารถทำให้เป็นระบบอัตโนมัติได้ หากคุณไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นอย่างไรเมื่อต้องรับโครงการใหม่เข้ามาอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ เพียงแค่ใช้ AI สำหรับการทำงานอัตโนมัติ
ใน ClickUp ให้ทำสิ่งนี้โดยการจับคู่ClickUp BrainกับClickUp Automation
เพียงแค่บรรยายสิ่งที่คุณต้องการให้ทำงานอัตโนมัติ แล้วเครื่องมือ AI จะแปลงสิ่งนั้นให้กลายเป็นระบบอัตโนมัติที่ทรงพลัง
นี่คือวิธีที่ AI ทำงานร่วมกับระบบอัตโนมัติบน ClickUp:
คุณสามารถอธิบายเหตุการณ์หรือ ทริกเกอร์ ใน ClickUp โดยใช้คำสั่งภาษาธรรมชาติผ่าน ClickUp Brain เมื่อ เงื่อนไขที่อธิบายไว้ในทริกเกอร์ตรงตามเงื่อนไข แล้ว ClickUp จะดำเนินการ การกระทำ ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าโดยอัตโนมัติ
ในระยะเริ่มต้นของโครงการ นี่คือแนวคิดบางประการสำหรับการทำงานอัตโนมัติ:
- ยินดีต้อนรับทุกท่าน: เมื่อมีสมาชิกใหม่เข้าร่วมโครงการ (ทริกเกอร์) ให้ส่งอีเมลต้อนรับโดยอัตโนมัติพร้อมรายละเอียดโครงการและการแนะนำทีม (แอคชั่น)
- ให้สิทธิ์เข้าถึงทันที: เมื่อเข้าร่วมโครงการ (ทริกเกอร์) ให้สิทธิ์สมาชิกใหม่เข้าถึงฐานความรู้ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ (แอคชั่น)
- ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ: เมื่อมีการสร้างโปรเจกต์ใหม่ (ทริกเกอร์) ให้สร้างรายการตรวจสอบงานสำคัญสำหรับการเริ่มต้นงาน (แอคชั่น) และมอบหมายให้กับสมาชิกทีมที่เกี่ยวข้อง (แอคชั่น) โดยอัตโนมัติ
- อัตโนมัติการประชุม: เมื่อมีโครงการใหม่เริ่มต้น (ทริกเกอร์) ให้จัดตารางการประชุมเปิดตัวโครงการโดยอัตโนมัติกับสมาชิกทีมหลักและตัวแทนลูกค้า (การกระทำ)
- รับข้อเสนอแนะทันที: หลังจากช่วงเวลาที่กำหนดในโครงการ (ทริกเกอร์) ส่งแบบสำรวจข้อเสนอแนะอัตโนมัติไปยังสมาชิกใหม่ในทีม (การกระทำ) เพื่อรวบรวมข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่า (การกระทำ)
2. การวางแผนโครงการ
การวางแผนโครงการเป็นรากฐานสำคัญสำหรับความสำเร็จของโครงการ ซึ่งประกอบด้วยการกำหนดเป้าหมายของโครงการ ระบุรายละเอียดงาน มอบหมายทรัพยากร และสร้างกรอบเวลาที่เป็นไปได้จริง อย่างไรก็ตาม การวางแผนแบบดั้งเดิมอาจใช้เวลานานและเสี่ยงต่อข้อผิดพลาด นี่คือจุดที่เทมเพลตอัตโนมัติของ ClickUpสามารถช่วยสนับสนุนการวางแผนโครงการของคุณได้
นี่คือวิธีการใช้เทมเพลตการทำงานอัตโนมัติกว่า 100 แบบของ ClickUp เพื่อวางแผนโครงการของคุณตั้งแต่เริ่มต้นจนจบ:
- เทมเพลตงานอัตโนมัติ: สร้างเทมเพลตสำหรับงานที่ทำซ้ำและเพิ่มลงในโปรเจกต์ใหม่ได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น สร้างเทมเพลตงาน "การประชุมเริ่มต้นโครงการ" ที่เตรียมไว้ล่วงหน้า ซึ่งจะเพิ่มบล็อกสำหรับวาระการประชุมที่เกี่ยวข้อง การตรวจสอบ และการมอบหมายงานโดยอัตโนมัติ
- การมอบหมายงานโดยอัตโนมัติตามทักษะ: เชื่อมโยงโปรไฟล์ของสมาชิกในทีมกับทักษะและความเชี่ยวชาญของพวกเขา จากนั้นระบบอัตโนมัติสามารถมอบหมายงานโดยอัตโนมัติตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ตัวอย่างเช่น งานออกแบบทั้งหมดสามารถมอบหมายให้สมาชิกในทีมที่มีทักษะ "ออกแบบกราฟิก" ระบุอยู่ในโปรไฟล์ของพวกเขาโดยอัตโนมัติ
- การกำหนดเส้นตายอย่างชาญฉลาด: อัตโนมัติเส้นตายตามการพึ่งพาของงาน ตั้งค่าการอัตโนมัติเพื่อกำหนดเส้นตายของงานที่ต้องพึ่งพาตามวันที่เสร็จสิ้นของงานแรก
- การติดตามความคืบหน้าอัตโนมัติ: สร้างแดชบอร์ดอัตโนมัติที่ติดตามความคืบหน้าของโครงการแบบเรียลไทม์ แดชบอร์ดเหล่านี้เป็นแหล่งข้อมูลเดียวสำหรับการอัปเดตความคืบหน้าของโครงการสำหรับทั้งทีม ช่วยให้ทุกคนได้รับข้อมูลที่ทันสมัยและมั่นใจว่าโครงการดำเนินไปตามแผน
- ผู้จัดตารางประชุมอัตโนมัติ: ซิงค์ปฏิทิน ClickUp กับเครื่องมือจัดตารางเวลาอื่น ๆ เช่น Calendly, Apple Calendar หรือ Google Calendar สร้างลำดับการทำงานอัตโนมัติที่เพิ่มลิงก์ปฏิทินไปยังคำอธิบายงานโดยอัตโนมัติ ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถจองเวลาสำหรับการประชุมระดมความคิดหรือแชร์สถานะโครงการได้อย่างง่ายดาย
3. การดำเนินโครงการ
ระยะการดำเนินการโครงการคือช่วงที่แผนการของคุณกลายเป็นความจริง นี่คือขั้นตอนที่เต็มไปด้วยการกระทำ ที่ซึ่งงานโครงการถูกมอบหมาย กำหนดเวลาถูกปฏิบัติตาม และผลลัพธ์ที่คาดหวังถูกผลิตออกมา ระยะนี้มุ่งเน้นไปที่การทำให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ตามกำหนดเวลา อยู่ในงบประมาณ และตามมาตรฐานคุณภาพที่กำหนดไว้
นี่คือวิธีที่รูปแบบเงื่อนไข-ทริกเกอร์-การกระทำของระบบอัตโนมัติ ClickUp สามารถช่วยให้ขั้นตอนการดำเนินการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น:
1. ความก้าวหน้าของงาน
ทริกเกอร์: งานในรายการ 'กำลังดำเนินการ' ถูกทำเครื่องหมายว่า 'เสร็จสมบูรณ์'
การดำเนินการ: ย้ายงานไปยังรายการ 'เสร็จสิ้น' โดยอัตโนมัติและแจ้งเตือนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
2. การจัดการการพึ่งพา
ทริกเกอร์: งานที่ขึ้นอยู่ถูกทำเครื่องหมายว่า "เสร็จสิ้น"
การดำเนินการ: มอบหมายงานถัดไปในกระบวนการทำงานโดยอัตโนมัติและกำหนดวันครบกำหนด
3. รายงานความคืบหน้าอัตโนมัติ
ทริกเกอร์: ทุกวันในเวลาที่กำหนด
การดำเนินการ: สร้างรายงานสรุปการเสร็จสิ้นงาน การจัดสรรทรัพยากร และอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น (สามารถทำได้โดยใช้ClickUp Docsหรือการเชื่อมต่อกับเครื่องมือรายงาน)
4. การแจ้งเตือนการทดสอบอัตโนมัติ
ทริกเกอร์: งานที่ได้รับมอบหมายสำหรับการทดสอบถึงจำนวนวันที่กำหนดก่อนถึงกำหนดส่ง
การดำเนินการ: ส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้ทดสอบและทีมพัฒนาเพื่อเตือนพวกเขาเกี่ยวกับการทดสอบที่กำลังจะมาถึง
5. การจัดสรรทรัพยากรแบบไดนามิก
ทริกเกอร์: ความสามารถของทรัพยากรถึงเกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
การดำเนินการ: ส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้จัดการโครงการเพื่อแนะนำการปรับทรัพยากรหรือการมอบหมายงานใหม่
4. การติดตามและควบคุมโครงการ
ระยะการติดตามและควบคุมโครงการมีความสำคัญอย่างยิ่งเพื่อให้โครงการของคุณดำเนินไปตามแผนที่วางไว้ ที่นี่ คุณ ติดตามความคืบหน้าอย่างใกล้ชิด ระบุการเบี่ยงเบนจากแผน และดำเนินการแก้ไข ตามความจำเป็น ระยะนี้ดำเนินควบคู่ไปกับระยะการดำเนินการ โดยมีการประเมินสุขภาพของโครงการอย่างต่อเนื่อง
ตอนนี้ มาสำรวจกันว่า การทำงานอัตโนมัติของฟีเจอร์ใน ClickUp เช่น สถานะที่กำหนดเอง งานที่เกิดซ้ำ และแดชบอร์ด จะช่วยคุณในขั้นตอนการตรวจสอบและควบคุมที่สำคัญนี้ได้อย่างไร
- สร้าง สถานะที่กำหนดเองเพื่อแสดงขั้นตอนต่างๆ ของความคืบหน้าที่มากกว่าสถานะพื้นฐาน 'ต้องทำ', 'กำลังดำเนินการ', และ 'เสร็จแล้ว' ตัวอย่างเช่น 'รอการตรวจสอบ', 'กำลังทดสอบ', 'ต้องการแก้ไข'
- อัตโนมัติการอัปเดตสถานะ ตามตัวกระตุ้นที่เฉพาะเจาะจง. ตัวอย่างเช่น งานที่ถูกทำเครื่องหมายว่า 'เสร็จสิ้น' ในรายการการพัฒนาจะย้ายไปยัง 'รอการตรวจสอบ' ในรายการ QA โดยอัตโนมัติ
- ตั้งค่า งานที่ทำซ้ำใน ClickUpสำหรับกิจกรรมการตรวจสอบที่เป็นกิจวัตร เช่น การอัปเดตสถานะ การประเมินความเสี่ยง หรือการทบทวนงบประมาณ เพื่อให้มั่นใจว่าการตรวจสอบเป็นไปอย่างสม่ำเสมอตลอดทั้งโครงการ
- สร้าง แดชบอร์ดที่กำหนดเองแสดงตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs) ที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ ตัวอย่าง: อัตราการเสร็จสิ้นงาน, การจัดสรรทรัพยากร, และความแตกต่างของงบประมาณ
- ใช้วิดเจ็ต ClickUp ในแดชบอร์ดของคุณ วิดเจ็ตเหล่านี้ให้การอัปเดตแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับความคืบหน้า ความเสี่ยง และการสื่อสารภายในโครงการ
โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมที่มีความคล่องตัว การทำงานอัตโนมัติเป็นที่นิยมเนื่องจากวิธีการแบบอไจล์เติบโตได้ดีกับความยืดหยุ่นและการทำซ้ำอย่างรวดเร็ว งานที่ทำด้วยมือสามารถกลายเป็นคอขวด ทำให้กระบวนการทั้งหมดช้าลง
ด้วยแพลตฟอร์มการจัดการโครงการซอฟต์แวร์ของ ClickUp คุณสามารถช่วยให้ทีมไอทีของคุณผสานการทำงานอัตโนมัติกับเครื่องมือต่างๆ เช่น กระดานคัมบัง, สปรินต์, กระดานสครัม, กระดานไวท์บอร์ด และแม้แต่แผนภูมิแกนต์ ทั้งหมดในที่เดียว
5. การปิดโครงการ
การปิดโครงการอาจท้าทายไม่แพ้กับขั้นตอนอื่น ๆ ของโครงการ การปิดโครงการเป็นขั้นตอนที่บ่งชี้ถึงการสิ้นสุดอย่างเป็นทางการของโครงการของคุณ มันเหมือนกับฉากสุดท้ายของละคร ที่ทุกอย่างถูกจัดเตรียมไว้อย่างเรียบร้อย บทเรียนได้ถูกเรียนรู้ และเวทีได้ถูกเตรียมไว้สำหรับโครงการในอนาคต
ด้วยระบบอัตโนมัติ ClickUp ช่วยให้คุณปิดโครงการได้ตรงเวลา นี่คือตัวอย่างบางส่วนที่คุณสามารถทำให้ขั้นตอนในระยะนี้เป็นอัตโนมัติได้:
- อัตโนมัติการแจ้งเตือนเอกสารส่งมอบ: เมื่อเสร็จสิ้นงานสำคัญที่กำหนดให้เป็นเอกสารส่งมอบ ให้ส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียพร้อมลิงก์ดาวน์โหลดหรือคำแนะนำในการเข้าถึง ซึ่งอาจรวมถึงการแจ้งเตือนจากเครื่องมือติดตามเวลาที่สามารถตรวจสอบปริมาณเวลาที่สมาชิกในทีมใช้ไป
- อัตโนมัติการตรวจสอบโครงการ: เมื่อโครงการถึงสถานะ 'เสร็จสิ้น' ให้เรียกใช้ภารกิจหรือรายการตรวจสอบสำหรับการประชุมทบทวนโครงการ
- อัตโนมัติการเก็บถาวรงานโครงการ: ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติเพื่อย้ายเอกสารโครงการไปยังโฟลเดอร์ 'โครงการที่เก็บถาวร' ที่กำหนดไว้เมื่อโครงการปิดลง ซึ่งช่วยให้การจัดเก็บเป็นระเบียบและง่ายต่อการค้นหา
- อัตโนมัติการแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้: กำหนดการแจ้งเตือนอัตโนมัติเพื่อเตือนลูกค้าเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่ยังค้างอยู่ พร้อมแนบลิงก์สำหรับแต่ละงานที่ส่งมอบ
เคล็ดลับ: ทำงานหนัก? ปาร์ตี้ให้หนักกว่าและฉลองความสำเร็จของทีม อัตโนมัติการแจ้งเตือนทางอีเมลเพื่อประชุมกับทีมเมื่อโครงการเสร็จสิ้น!
อนาคตของการจัดการโครงการอัตโนมัติ
การจัดการโครงการแบบอัตโนมัติกำลังเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของเราอย่างรวดเร็ว การก้าวให้ทันกับแนวโน้มนี้จะช่วยให้ผู้จัดการโครงการของคุณสามารถทำงานให้ทันกับอนาคตได้การศึกษาโดย Gartnerระบุว่า 80% ของงานการจัดการโครงการในปัจจุบันจะถูกยกเลิกภายในปี 2030 เนื่องจากปัญญาประดิษฐ์เข้ามาแทนที่
นี่คือแนวโน้มที่น่าจับตามอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อบางบริษัทได้กลายเป็นผู้นำในการนำเทคโนโลยีเหล่านี้มาใช้ก่อนใคร:
การจัดการสินค้าคงคลังแบบอัตโนมัติ
การจัดการสินค้าคงคลังแบบอัตโนมัติ หมายถึง การใช้ซอฟต์แวร์และเทคโนโลยีเพื่อปรับปรุงและทำให้กระบวนการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการระดับสินค้าคงคลังเป็นไปโดยอัตโนมัติ โดยพื้นฐานแล้วจะแทนที่กระบวนการทำงานด้วยมือด้วยระบบดิจิทัล เพื่อมุ่งเน้นความแม่นยำ ประสิทธิภาพ และการประหยัดต้นทุนที่มากขึ้น
ตามรายงานจากRetail Insight Network รายงานของ GlobalData เกี่ยวกับหุ่นยนต์: บริษัทเช่น Shandong Heavy Industry Group, NEC, และ Walmart กำลังยื่นคำขอสิทธิบัตรอย่างแข็งขันในด้านการจัดการสินค้าคงคลังอัตโนมัติ ซึ่งแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นของพวกเขาในการนวัตกรรม ผู้ค้าปลีกทั่วโลกกำลังยอมรับการจัดการสินค้าคงคลังอัตโนมัติด้วยเหตุผลหลายประการ ซึ่งรวมถึงการประหยัดเวลา การเข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์ การปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน และความสามารถในการจัดการคลังสินค้าจากระยะไกลอย่างมีประสิทธิภาพ
การจัดสรรทรัพยากรแบบเรียลไทม์ด้วยปัญญาประดิษฐ์
การจัดสรรทรัพยากรแบบเรียลไทม์ด้วย AI หมายถึงการใช้ปัญญาประดิษฐ์ในการมอบหมายงานและโครงการให้กับสมาชิกทีมที่เหมาะสมที่สุดโดยอัตโนมัติตามความพร้อมใช้งานและความเชี่ยวชาญในปัจจุบัน
ตัวอย่างเช่นAdobe Experience Cloud's Workfrontให้บริการคุณสมบัติที่ช่วยให้สมาชิกทีมสามารถสร้างโปรไฟล์ที่เน้นทักษะและความสามารถของตนได้ ฐานข้อมูลที่มีคุณค่าเช่นนี้สามารถวิเคราะห์โดยใช้ AI เพื่อมอบหมายงานตามความเชี่ยวชาญและความพร้อมใช้งาน ซึ่งช่วยลดเวลาที่ผู้จัดการมนุษย์ต้องใช้ในการค้นหาโปรไฟล์หลาย ๆ คนเพื่อเลือกบุคคลที่เหมาะสมที่สุดสำหรับงานนั้น ๆ
การจัดตารางเวลาแบบคาดการณ์ด้วยแมชชีนเลิร์นนิง
การจัดตารางเวลาแบบคาดการณ์ด้วยระบบแมชชีนเลิร์นนิงใช้ประโยชน์จากอัลกอริทึมของระบบแมชชีนเลิร์นนิงเพื่อทำนายปริมาณงานในอนาคตและความต้องการทรัพยากร ซึ่งช่วยให้สามารถวางแผนโครงการล่วงหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพและเพิ่มความถูกต้องของการจัดตารางเวลาได้ การจัดตารางเวลาแบบคาดการณ์สามารถส่งผลกระทบต่อหลายอุตสาหกรรม รวมถึงการดูแลสุขภาพ การควบคุมการจราจร และร้านอาหาร
ตัวอย่างเช่นการสำรวจที่ดำเนินการโดย Restaurant365เปิดเผยว่าเกือบ 41% ของร้านอาหารวางแผนที่จะลงทุนในระบบการคาดการณ์ยอดขายและการจัดตารางงานด้วย AI, 33% อาจนำมาใช้ในระบบตลาดลูกค้าที่ขับเคลื่อนด้วย AI, และ 31% ต้องการใช้ AI สำหรับการจัดการสินค้าคงคลังและการจัดซื้อ
ตามรายงานของOffshore Energy บริษัทข่าวกรองทางทะเล Global Spatial Technology Solutions (GSTS) ได้รับสัญญาจากโครงการ Core Technology Leadership Program ของ Ocean Supercluster ของแคนาดาเพื่อพัฒนาระบบการจัดการตารางเทียบท่าแบบคาดการณ์ได้ ทำงานร่วมกันอย่างเต็มรูปแบบ และมีความยืดหยุ่นเป็นรายแรกของโลก
ด้วยการมีส่วนร่วมในการให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์จากกองเรือของเราในแคนาดา เราตั้งเป้าที่จะช่วยส่งเสริมความพยายามในการใช้ประโยชน์จากปัญญาประดิษฐ์เพื่อสนับสนุนการลดคาร์บอนในทะเลสาบเกรตเลกส์และทางเดินเรือเซนต์ลอว์เรนซ์ โดยการเพิ่มประสิทธิภาพเส้นทางแบบทันเวลาพอดีและการประมาณเวลาถึงที่หมาย (ETA) ของการเดินทาง
ด้วยการมีส่วนร่วมในการให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์จากกองเรือของเราในแคนาดา เราตั้งเป้าที่จะช่วยส่งเสริมความพยายามในการใช้ประโยชน์จากปัญญาประดิษฐ์เพื่อสนับสนุนการลดคาร์บอนในทะเลสาบเกรตเลกส์และทางเดินน้ำเซนต์ลอว์เรนซ์ โดยการเพิ่มประสิทธิภาพเส้นทางแบบทันเวลาพอดีและการประมาณเวลาเดินทางถึง (ETA) ของการเดินทาง
ด้วยการติดตามข้อมูลเกี่ยวกับแนวโน้มเหล่านี้และสำรวจความสามารถในการทำงานอัตโนมัติภายในเครื่องมือการจัดการโครงการของคุณ คุณสามารถวางตำแหน่งทีมของคุณให้มีความมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น ผลลัพธ์ของโครงการที่ดีขึ้น และมีความได้เปรียบในการแข่งขันในอนาคตของการทำงาน
ความเสี่ยงและกลยุทธ์การลดความเสี่ยงในการบริหารโครงการแบบอัตโนมัติ
ระบบอัตโนมัติมอบประโยชน์มากมายสำหรับการจัดการโครงการ แต่ก็ไม่ได้ปราศจากความเสี่ยงบางประการ นี่คือรายละเอียดของปัญหาที่พบบ่อยและกลยุทธ์ในการลดความเสี่ยงเหล่านั้น:
- การพึ่งพาการทำงานอัตโนมัติมากเกินไป: การพึ่งพาการทำงานอัตโนมัติมากเกินไปอาจนำไปสู่การละเลยองค์ประกอบของมนุษย์ในการบริหารโครงการ การคิดวิเคราะห์อย่างรอบคอบ ความคิดสร้างสรรค์ และการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียยังคงเป็นสิ่งสำคัญเสมอสำหรับความสำเร็จ
กลยุทธ์การลดความเสี่ยง: รักษาสมดุล ใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับงานที่ทำซ้ำๆ แต่ให้อำนาจผู้จัดการโครงการในการมุ่งเน้นการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ การเป็นผู้นำทีม และความสัมพันธ์กับลูกค้า
- การขาดความยืดหยุ่น: การทำงานอัตโนมัติอาจกลายเป็นระบบที่แข็งตัวหากไม่ได้ออกแบบอย่างรอบคอบ อาจไม่สามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิดหรือสถานการณ์ที่ไม่สามารถคาดการณ์ได้
กลยุทธ์การบรรเทาผลกระทบ: คุณสมบัติความยืดหยุ่นในตัว ออกแบบกระบวนการทำงานที่มีจุดตัดสินใจ เพื่อให้มนุษย์สามารถเข้ามาแทรกแซงได้เมื่อจำเป็น ใช้เครื่องมืออัตโนมัติที่ปรับแต่งได้เพื่อตอบสนองต่อพลวัตของโครงการที่เปลี่ยนแปลง
- ปัญหาคุณภาพข้อมูล: ประสิทธิภาพของระบบอัตโนมัติขึ้นอยู่กับความถูกต้องของข้อมูลเป็นอย่างมาก หากคุณภาพข้อมูลไม่ดี อาจนำไปสู่ผลลัพธ์ของระบบอัตโนมัติที่ผิดพลาด และข้อมูลเชิงลึกของโครงการที่ไม่ถูกต้อง
กลยุทธ์การบรรเทาผลกระทบ: ดำเนินการตรวจสอบคุณภาพข้อมูลและกระบวนการทำความสะอาดข้อมูล. ส่งเสริมให้สมาชิกทีมป้อนข้อมูลที่ถูกต้องและทันสมัยเข้าสู่ระบบ.
- การสูญเสียงาน: การทำงานอัตโนมัติอาจทำให้งานที่สมาชิกในทีมทำอยู่ในปัจจุบันถูกแทนที่ด้วยระบบอัตโนมัติ ซึ่งอาจนำไปสู่การสูญเสียงาน
กลยุทธ์การบรรเทาผลกระทบ: เน้นการฝึกอบรมทักษะใหม่และพัฒนาทักษะที่มีอยู่ให้สูงขึ้น ลงทุนในโปรแกรมฝึกอบรมเพื่อเตรียมความพร้อมให้สมาชิกในทีมมีทักษะที่จำเป็นในการประสบความสำเร็จในสภาพแวดล้อมที่ขับเคลื่อนด้วยระบบอัตโนมัติ ทุกกระบวนการอัตโนมัติยังคงต้องการการมีส่วนร่วมของมนุษย์
- ความเสี่ยงด้านความปลอดภัย: การทำงานอัตโนมัติอาจทำให้เกิดช่องโหว่ด้านความปลอดภัยใหม่ ๆ เช่น การเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือการรั่วไหลของข้อมูล
กลยุทธ์การบรรเทาผลกระทบ: ดำเนินการมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวด เลือกใช้เครื่องมืออัตโนมัติที่มีคุณสมบัติด้านความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง และทำการตรวจสอบระบบเป็นประจำเพื่อระบุและแก้ไขช่องโหว่ที่อาจเกิดขึ้น
โดยการยอมรับความเสี่ยงเหล่านี้และนำกลยุทธ์การลดความเสี่ยงที่เหมาะสมมาใช้ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าการเปลี่ยนผ่านไปสู่สภาพแวดล้อมการจัดการโครงการที่อัตโนมัติมากขึ้นจะเป็นไปอย่างราบรื่น
ทำให้การจัดการโครงการเป็นอัตโนมัติด้วย ClickUp
ระบบอัตโนมัติกำลังกำหนดรูปแบบการบริหารโครงการในปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม การเลือกเครื่องมือบริหารโครงการที่ครอบคลุม เช่น ClickUp ถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อการได้รับประโยชน์สูงสุดจากระบบอัตโนมัติ
ClickUp เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีความสามารถในการทำงานอัตโนมัติที่แข็งแกร่ง ช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพและบรรลุผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม ตั้งแต่การมอบหมายงานและการอัปเดตสถานะโดยอัตโนมัติ ไปจนถึงการแจ้งเตือนที่กำหนดเองและการสร้างรายงาน มันช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่งานหลักของคุณ—การนำทีมของคุณไปสู่ความสำเร็จ
โปรดจำไว้ว่า ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเป็นเพียงส่วนหนึ่งของภาพรวมเท่านั้น ปัจจัยมนุษย์ยังคงเป็นสิ่งที่ไม่สามารถทดแทนได้ ยอมรับการอัตโนมัติเป็นเครื่องมือเพื่อเพิ่มศักยภาพให้กับทีมของคุณ ไม่ใช่เพื่อแทนที่ความเชี่ยวชาญของพวกเขา เมื่อผสานรวมกับการสื่อสารที่แข็งแกร่ง การนำที่มีทิศทางชัดเจน และการมุ่งเน้นการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง การอัตโนมัติสามารถปลดล็อกศักยภาพที่แท้จริงของโครงการของคุณได้
ลงทะเบียนบน ClickUpวันนี้!