วิธีอัตโนมัติการทำงานในปี 2025 (คู่มือฉบับสมบูรณ์)

ต้องการเรียนรู้วิธี ทำงานอัตโนมัติ ไหม?

ความต้องการในการทำงานอัตโนมัติได้เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา หนึ่งในเหตุผลเบื้องหลังนี้คือการทำงานอัตโนมัติสามารถ ช่วยประหยัดเวลาได้ถึง 30% ของเวลาที่คุณใช้ในการทำงานประจำวัน!

โดยธรรมชาติแล้ว หลายธุรกิจมองว่า การอัตโนมัติ เป็น ไม้กายสิทธิ์ ที่สามารถเปลี่ยนแปลงบริษัทของพวกเขาให้ดีขึ้นได้

นั่นคือเหตุผลที่เราจะไปเที่ยวโลกเวทมนตร์ของฮอกวอตส์ในแฮร์รี่ พอตเตอร์ เพื่อทำความเข้าใจความลับเบื้องหลังระบบอัตโนมัติ!

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงว่าอะไรคือการอัตโนมัติของงาน อะไรคืองานที่คุณสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ และเปิดเผยโซลูชันการอัตโนมัติในที่ทำงานที่ดีที่สุดสำหรับปี 2021

ไปกันเถอะที่ชานชาลา 9¾!

อะไรคือการอัตโนมัติของงาน?

การอัตโนมัติของงาน คือการใช้เครื่องมือหรือซอฟต์แวร์เพื่อทำให้งานที่ทำซ้ำ ๆ และต้องทำด้วยตนเองเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ลองนึกถึงคาถา 'Accio' สักครู่

สามารถใช้เพื่อเรียกวัตถุได้ โดยที่คุณไม่ต้องยกนิ้วเลย!

ถ้ามันเป็นของจริง เราจะใช้มันหยิบกุญแจ ไฟล์ โทรศัพท์มือถือ หรืออะไรก็ได้!

แต่สิ่งนี้เกี่ยวข้องอะไรกับ ระบบอัตโนมัติ?

เช่นเดียวกับคาถาที่ช่วยให้คุณทำงาน โดยไม่ต้อง ใช้ความพยายามมาก การทำงานอัตโนมัติช่วยให้คุณทำงานเสร็จโดยไม่ต้องออกแรงมาก

และในการทำงานอัตโนมัติ แทนที่จะใช้เวทมนตร์ งานจะถูกมอบหมายให้กับเครื่องมือ แอปพลิเคชัน และปัญญาประดิษฐ์

แล้วเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการอัตโนมัติมีอะไรบ้าง?

มีเครื่องมืออัตโนมัติสำหรับงานมากมายที่สามารถช่วยให้คุณทำงานทุกอย่างได้โดยอัตโนมัติ!

หากคุณไม่สามารถรออ่านเกี่ยวกับเครื่องมืออัตโนมัติสำหรับงานได้ ให้คลิกที่พอร์ทคีย์ (รูปภาพ) เพื่อไปยังส่วนที่เกี่ยวกับซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับกระบวนการทำงาน!

ประโยชน์ของการทำงานอัตโนมัติคืออะไร?

มี ข้อดีมากมาย ในการทำงานอัตโนมัติมากกว่าการลดความพยายามในการทำงานด้วยมือ! มันช่วยลดต้นทุนการดำเนินงาน เพิ่มความน่าเชื่อถือ และปลดล็อกศักยภาพที่แท้จริงของทีมคุณ

นี่คือวิธีที่การอัตโนมัติของงานสามารถช่วยให้กระบวนการทำงานของคุณและกิจกรรมทางธุรกิจของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น:

1. ลดต้นทุนการดำเนินงาน

ต้องการลดค่าใช้จ่ายหรือไม่?

สวัสดีระบบอัตโนมัติ!

คุณสามารถทำให้งานด้านการบริหาร เช่นการป้อนข้อมูลและการช่วยเหลือส่วนบุคคลเป็นอัตโนมัติ เพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานสำหรับบทบาทเหล่านี้

นอกจากนี้ คุณสามารถระบุกระบวนการที่ซ้ำซ้อนภายในองค์กรและกำจัดออกไปได้อย่างสมบูรณ์

2. เพิ่มความน่าเชื่อถือ

ระบบอัตโนมัติช่วยลดข้อผิดพลาดของมนุษย์โดยการทำให้มั่นใจว่างานนั้นถูกดำเนินการอย่างสมบูรณ์แบบตั้งแต่ต้นจนจบ

อย่างไร?

ทุกงานมีขั้นตอนที่ต้องทำตามเพื่อที่จะทำให้เสร็จสมบูรณ์ ในขณะที่ มักเกิ้ล อย่างเราอาจพลาดขั้นตอนเมื่อเราเหนื่อยหรือเสียสมาธิ แต่ระบบคอมพิวเตอร์ทำงานอย่างไม่รู้จักเหน็ดเหนื่อยเพื่อทำให้งานเสร็จ โดยไม่มีข้อผิดพลาด

3. ปลดล็อกศักยภาพที่แท้จริงของทีมคุณ

คุณอาจจ้างพนักงานที่มีทักษะมากที่สุดแล้ว แต่พวกเขาจะไม่สามารถนำทักษะนั้นมาใช้ได้หากพวกเขาทำงานที่น่าเบื่อและง่ายทุกวัน

มันเหมือนกับการจ้างดัมเบิลดอร์มาเป็นคนดูแลสวนของฮอกวอตส์!

มันไม่มีเหตุผลเลย!

ระบบอัตโนมัติในที่ทำงานช่วยนำงานที่น่าเบื่อเหล่านี้ออกจากมือของพนักงานของคุณ ทำให้พวกเขามีเวลาว่างมากขึ้นเพื่อไปทำภารกิจทางธุรกิจที่ซับซ้อนขึ้น ผลที่ตามมาคือ พวกเขาจะได้ใช้ทักษะของตนให้เกิดประโยชน์ และเติบโตในธุรกิจของคุณอย่างแท้จริง

งานใดบ้างที่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้?

จำไว้ว่า มีเวทมนตร์สำหรับทุกสิ่ง – แม้กระทั่งการเปลี่ยนบันไดให้กลายเป็นสไลด์! เช่นเดียวกัน มีระบบอัตโนมัติในที่ทำงานสำหรับงานที่ทำซ้ำเกือบทุกอย่าง

คุณสามารถทำให้การจัดการลูกค้าเป้าหมาย การตลาด การเงินและการบัญชี ทรัพยากรบุคคล และงานธุรการเป็นอัตโนมัติได้

ในความเป็นจริงรายงานของ McKinsey เปิดเผยว่า เกือบครึ่งหนึ่ง (45%) ของงานทางธุรกิจสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ด้วยเทคโนโลยีปัจจุบัน เช่น การเรียนรู้ของเครื่อง (machine learning) และปัญญาประดิษฐ์ (artificial intelligence)

มาดูกันว่ากระบวนการทำงานอัตโนมัติสามารถนำไปใช้กับทุกแผนกของบริษัทคุณได้อย่างไร:

1. การจัดการลูกค้าเป้าหมาย

จำฮอร์ครักซ์ได้ไหม?

พวกมันคือวัตถุที่มีส่วนหนึ่งของวิญญาณของพ่อมดอยู่ข้างใน

ในทำนองเดียวกัน ด้วยการขยายจินตนาการทางวรรณกรรมเล็กน้อยและอารมณ์ขันแบบอังกฤษดั้งเดิม ผู้นำก็เปรียบเสมือนฮอร์ครักซ์สำหรับทีมขายของคุณ เพราะพวกเขาคือหัวใจและจิตวิญญาณของสิ่งที่พวกเขาทำ!

นี่คือวิธีที่คุณสามารถทำให้ส่วนที่สำคัญที่สุดของกระบวนการขายเป็นระบบอัตโนมัติ:

การจัดการลูกค้าที่ติดต่อเข้ามา

Psst… กำลังมองหาวิธีง่าย ๆ ในการหาลูกค้าเป้าหมายเพิ่มอยู่หรือเปล่า?

เสนอเนื้อหาฟรีที่ปลายทางของกระบวนการ เช่น อีบุ๊ก, ไฟล์ PDF, วิดีโอ หรือทรัพยากรที่มีคุณค่าอื่น ๆ ให้กับผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์ของคุณ สิ่งที่พวกเขาต้องทำคือกรอกแบบฟอร์มพร้อมที่อยู่อีเมลและข้อมูลที่คุณต้องการรวบรวม เช่น ชื่อและอายุของพวกเขา

เมื่อพวกเขาทำแบบฟอร์มเสร็จแล้ว พวกเขาจะได้รับหนังสือฟรี แต่คุณจะได้รับสิ่งที่ทรงคุณค่ามากกว่า – ข้อมูลของพวกเขา!

จากนั้นคุณสามารถใช้คุณสมบัติการทำงานอัตโนมัติในเครื่องมือฟอร์มของคุณเพื่อ จัดเก็บและจัดระเบียบ ข้อมูลโดยอัตโนมัติในระบบการทำงานอัตโนมัติทางการตลาดและส่งข้อมูลลูกค้าเป้าหมายไปยังCRM(ระบบจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า) ได้โดยตรง การทำงานอัตโนมัติที่เรียบง่ายนี้สามารถช่วยคุณประหยัดเวลาจากการป้อนข้อมูลลงในสเปรดชีต Excel ได้

2. การตลาด

เนื่องจากการตลาดมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการเติบโตของธุรกิจ คุณจึงต้องมั่นใจว่ากระบวนการทางการตลาดทั้งหมดของคุณได้รับการปรับให้เหมาะสมแล้ว

แล้วคุณทำอย่างไร?

ด้วยความช่วยเหลือจากระบบอัตโนมัติทางการตลาด!

นี่คือวิธีที่คุณสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณในแผนกนี้ได้:

ก. การวิจัยอุตสาหกรรม

ต้องการนำหน้าคู่แข่ง หนึ่งก้าว?

คุณต้องติดตามแนวโน้มของอุตสาหกรรม เทคโนโลยี และคู่แข่งอย่างใกล้ชิด

แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณต้องใช้เวลา หลายชั่วโมง ในการค้นคว้า

เช่นเดียวกับที่โวลเดอมอร์ใช้หนอนหางในการทำตามคำสั่งของเขา เครื่องมืออย่าง Google Alerts ก็สามารถเป็นผู้ช่วยดิจิทัลของคุณได้!

สามารถติดตามการกล่าวถึงแนวโน้มเฉพาะทางออนไลน์และโดยอัตโนมัติรวบรวมข้อมูลเหล่านั้นเป็นอีเมลให้คุณ!

ข. สื่อสังคมออนไลน์

คุณยัง อัปโหลด โพสต์โซเชียลมีเดีย ด้วยตนเอง ในปี 2021 อยู่หรือเปล่า?

ถึงเวลาแล้วที่จะก้าวออกจากยุคมืดและยอมรับการตลาดอัตโนมัติ!

มีเครื่องมือโซเชียลมีเดียมากมาย เช่น Hootsuite ที่ช่วยให้คุณกำหนดเวลาโพสต์บนโซเชียลมีเดีย ล่วงหน้าได้นาน นอกจากนี้ยังสามารถโพสต์เนื้อหาเดียวกันในทุกช่องทางพร้อมกันได้ – ดังนั้นคุณไม่ต้องเสียเวลาหลายชั่วโมงในการอัปโหลดโพสต์บน Twitter, Facebook และ Instagram แยกกัน เครื่องมืออื่น ๆ เช่นเครื่องมือเขียนด้วย AIสามารถช่วยคุณเขียนคำบรรยายเพื่อประหยัดเวลาได้มากยิ่งขึ้น

3. การเงินและการบัญชี

คุณต้องระมัดระวังกับการเงินของบริษัท

แม้แต่ความผิดพลาดของมนุษย์เพียงเล็กน้อยก็สามารถก่อให้เกิดความสูญเสียอย่างมหาศาลได้!

นี่คือวิธีที่การทำงานอัตโนมัติของงานและกระบวนการในซอฟต์แวร์บัญชีทำให้กระบวนการเหล่านี้ปลอดภัยยิ่งขึ้น:

ก. การจัดการใบแจ้งหนี้

คุณไม่จำเป็นต้องมีลูกแก้วเรมเมนบรัลล์เปลี่ยนเป็นสีแดงเพื่อบอกคุณว่าคุณลืมอะไรบางอย่าง!

ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้บนคลาวด์สามารถส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติได้ทุกครั้งที่คุณต้องการส่งใบแจ้งหนี้ผ่านอีเมล

นอกจากนี้ยังสามารถทำให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้เป็นอัตโนมัติได้โดยการ:

ข. ภาษีการขาย

การคำนวณภาษีการขายก็เหมือนกับการเล่นเกมควิดดิช

ลองคิดดูสิ

ในทั้งสองกรณี แม้แต่การพลาดเพียงครั้งเดียวก็สามารถนำไปสู่ผลลัพธ์ที่เลวร้ายได้!

คุณต้องป้องกันความผิดพลาดของมนุษย์ขณะทำภาษีของคุณ มิฉะนั้นคุณจะต้องเสียค่าปรับจำนวนมาก

แล้วคุณทำมันอย่างไร?

คุณสามารถมอบหมายงานด้านภาษีของคุณให้กับเครื่องมืออัตโนมัติเช่น Avalara ได้ ระบบจะทำการค้นคว้าอัตราภาษีตามตำแหน่งที่ตั้งของคุณ ผลิตภัณฑ์หรือบริการที่คุณนำเสนอ และคำนวณจำนวนภาษีที่คุณต้องชำระ

4. ทรัพยากรบุคคล

จากทุกแผนก ทีมทรัพยากรบุคคลต้องรับมือกับงานที่เกิดขึ้นซ้ำมากที่สุด

ทำไม?

ทุกกระบวนการทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับพนักงานจะปฏิบัติตามชุดของงานที่ทำซ้ำ เช่น การสัมภาษณ์ การปฐมนิเทศ การฝึกอบรม เป็นต้น

ตอนนี้ลองจินตนาการว่าธุรกิจของคุณมีพนักงาน 50 คน

นั่นหมายความว่า งานธุรกิจเหล่านี้ต้องทำซ้ำ 50 ครั้ง!

ทีมทรัพยากรบุคคลของคุณต้องการระบบอัตโนมัติในที่ทำงานเพื่อตั้งค่างานง่าย ๆ เหล่านี้ให้เป็นระบบอัตโนมัติ ในขณะที่พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่กระบวนการที่ซับซ้อนมากขึ้น

มาดูกันว่าพวกเขาสามารถทำอะไรให้เป็นอัตโนมัติได้บ้าง:

ก. การคัดกรองผู้สมัครที่มีศักยภาพ

คุณอาจได้รับใบสมัครจำนวนมากสำหรับตำแหน่งงานที่เปิดรับ

แต่คุณรู้ได้อย่างไรว่าพวกเขาเหมาะสมกับบทบาทนี้?

เช่นเดียวกับที่หมวกคัดสรรตัดสินใจว่านักเรียนควรอยู่ในบ้านใด คุณสามารถมีเครื่องมืออัตโนมัติที่ช่วยคุณระบุผู้สมัครที่เหมาะสมที่สุดสำหรับ 'บ้าน' หรือบริษัทของคุณได้

เมื่อผู้สมัครที่มีศักยภาพกรอกข้อมูลติดต่อของพวกเขาบนเว็บไซต์ของคุณแล้ว เครื่องมือเช่นPaperformสามารถส่งแบบฟอร์มที่มีคำถามเบื้องต้นเกี่ยวกับจุดแข็งและประสบการณ์ของพวกเขาให้พวกเขาได้

หลังจากที่พวกเขาได้กรอกแบบฟอร์มเสร็จแล้ว คุณสามารถตรวจสอบใบสมัครได้อย่างรวดเร็วและตัดสินใจเกี่ยวกับชะตากรรมของพวกเขา: เหมือนกับหมวกคัดสรรทำเลย!

ข. การบริหารจัดการสวัสดิการ

หลังจากระยะเวลาหนึ่ง พนักงานใหม่ของคุณจะมีสิทธิ์ได้รับสวัสดิการต่างๆ เช่น การลาพักร้อนโดยได้รับค่าจ้าง เงินช่วยเหลือค่าที่พักอาศัย เป็นต้น

หากคุณไม่ได้บริหารธุรกิจขนาดเล็ก การติดตามเมื่อใดที่พนักงานมีคุณสมบัติได้รับสวัสดิการเหล่านี้อาจเป็นเรื่องยาก โชคดีที่คุณสามารถตั้งระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติเพื่อแจ้งให้ทีมทรัพยากรบุคคลทราบโดยทันทีเมื่อสิ้นสุดช่วงทดลองงานของพวกเขา

5. งานธุรการ

งานธุรการคือกระบวนการประจำวันซึ่งมีความเรียบง่ายและไม่ต้องการการคิดวิเคราะห์มากนัก เช่น การจัดเก็บเอกสาร การนัดหมาย

ในความเป็นจริง พวกมันง่ายมาก จนกระทั่งแม้แต่เอลฟ์ประจำบ้านอย่างด็อบบี้ก็สามารถทำได้!

เหมือนกับด็อบบี้ ระบบอัตโนมัติสามารถทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยเสมือนส่วนตัวได้ มันสามารถช่วยคุณทำงานง่าย ๆ เหล่านี้ได้ เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญจริง ๆ:

ก. การนัดหมาย

แม้แต่การนัดหมายที่ดูเหมือนง่ายก็สามารถใช้เวลามากได้ คุณและแขกของคุณอาจพบว่าการหาเวลาที่เหมาะสมเพื่อจัดการประชุมให้เข้ากับตารางงานที่ยุ่งของคุณเป็นเรื่องยาก

ทำไมไม่ใช้ ผู้ช่วยเสมือน หุ่นยนต์ในการจัดตารางการประชุมทั้งหมดให้คุณล่ะ?

เครื่องมือเช่น x. ai ช่วยคุณทำให้กระบวนการนี้เป็นระบบอัตโนมัติโดยอัตโนมัติเสนอให้แขกของคุณมีโอกาสเลือกช่วงเวลาสำหรับการประชุมของพวกเขา

B. การจัดเรียงอีเมล

แฮร์รี่คงจะตกใจถ้าได้รู้ว่าคนธรรมดาทั่วไปที่ใช้ชีวิตแบบมัก เกิ้ลใช้เวลาประมาณ 11 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการเช็คอีเมล!

ส่วนใหญ่เวลาถูกใช้ไปกับการค้นหาอีเมลที่สำคัญในกล่องขาเข้าและตอบกลับพวกมัน

กล่องข้อความของคุณจะดีกว่าไหมถ้ามีการจัดระเบียบอย่างดี?

คุณสามารถให้ Gmail จัดเรียงอีเมลโดยอัตโนมัติไปยังโฟลเดอร์ตามกฎที่คุณตั้งไว้ เพื่อให้คุณสามารถค้นหาอีเมลลูกค้าที่สำคัญได้ทันที

โบนัสระบบอัตโนมัติ: ต้องการสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าในวันเกิดของเขาหรือเธอหรือไม่? ใช้เครื่องมืออัตโนมัติเช่น Automator เพื่อส่งอีเมลวันเกิดที่ปรับแต่งตามความต้องการ ฟังดูอาจดูเล็กน้อย แต่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการปรับปรุงความสัมพันธ์กับลูกค้าของคุณ!

คุณตัดสินใจอย่างไรว่าจะให้งานใดเป็นอัตโนมัติ?

ตอนนี้คุณทราบแล้วว่างานใดบ้างที่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณจำเป็นต้องเริ่มทำให้ทุกอย่างเป็นอัตโนมัติทันที!

คุณสามารถตัดสินใจว่าจะทำอะไรให้เป็นอัตโนมัติได้โดยการระบุปัญหาที่คุณต้องการแก้ไข, ติดตามงานที่คุณทำในแต่ละวัน, และทบทวนงานประจำวันของคุณ.

คุณจำเป็นต้องใช้เวลาคิดเกี่ยวกับ อะไร งานอัตโนมัติที่สามารถให้ประโยชน์สูงสุดกับธุรกิจของคุณได้ นี่คือคำแนะนำแบบขั้นตอนต่อขั้นตอนเพื่อช่วยคุณค้นหาว่างานเฉพาะใด ควร ถูกทำให้เป็นอัตโนมัติ:

1. ระบุปัญหาที่คุณต้องการแก้ไข

มันง่ายที่จะคิดว่าการอัตโนมัติใด ๆสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาและเงินได้

แต่คุณต้องระวังเมื่อเลือกเครื่องมืออัตโนมัติที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

คุณคงไม่ดื่มยาโดยไม่รู้ว่ามันทำอะไร ใช่ไหม?

ในทำนองเดียวกัน คุณไม่ควรเลือกใช้ระบบอัตโนมัติโดยไม่เข้าใจผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น มิฉะนั้นอาจก่อให้เกิดปัญหามากกว่าที่จะแก้ไขได้!

เริ่มต้นด้วยการถามตัวเองสองสามคำถาม เช่น:

หลังจากที่คุณได้ตัดสินใจ ว่าทำไม คุณต้องการที่จะทำให้เป็นระบบอัตโนมัติแล้ว ถึงเวลาที่จะค้นหาว่า อะไร คุณสามารถทำให้เป็นระบบอัตโนมัติได้

2. ติดตามงานที่คุณทำในแต่ละวัน

เริ่มต้นด้วยการจดบันทึกงานเฉพาะทั้งหมดที่คุณและทีมของคุณทำในแต่ละวัน นอกจากนี้ การติดตามระยะเวลาที่ใช้ไปกับแต่ละงานยังช่วยให้คุณทราบได้ว่างานแต่ละอย่างใช้เวลาเท่าไร

อย่างไรก็ตาม อย่าพูดเกินจริงเหมือนนักข่าวที่น่าสงสัย ริต้า สกี้ตเตอร์!

เคล็ดลับ: คุณสามารถทำได้ง่าย ๆ โดยใช้เครื่องมือติดตามเวลาที่เหมาะสม.

3. ทบทวนงานประจำวันของคุณ

เมื่อคุณได้บันทึกทุกกระบวนการทางธุรกิจแล้ว ถึงเวลาที่จะตรวจสอบว่ากระบวนการเหล่านั้นเหมาะสมสำหรับการทำงานอัตโนมัติหรือไม่

แล้วคุณทำอย่างไร?

คุณต้องตรวจสอบว่างานนี้ตรงกับเกณฑ์อย่างน้อยสองข้อต่อไปนี้:

โบนัส:แม่แบบการจัดการงาน

มาดูตัวอย่างหนึ่งของงานทั่วไปในหอสมุดฮอกวอตส์:

เฮอร์ไมโอนี่ต้องกลับมาและจัดระเบียบหนังสือในห้องสมุด

งาน นี้สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้หรือไม่?

มาดูกัน

งานนี้สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้เพราะมันซ้ำซาก (#1) ง่ายต่อการนำไปใช้ (#2) ไม่ท้าทายทักษะของเธอ (#3) และไม่ต้องการความสนใจแบบเฉพาะบุคคล (#4)

ในความเป็นจริง งานที่ทำซ้ำๆ นี้ได้ถูกทำให้เป็นอัตโนมัติแล้วที่ฮอกวอตส์

หนังสือจัดเรียงตัวเองได้แล้ว:

แต่จะทำอย่างไรให้สิ่งนี้สามารถทำงานได้โดยอัตโนมัติในโลกแห่งความเป็นจริง?

แทนที่จะมองหาชั้นวางที่ถูกต้องเพื่อคืนหนังสือ ระบบอัตโนมัติจะสามารถ:

4. ใช้เครื่องมืออัตโนมัติในที่ทำงานเพื่อทำให้งานเหล่านี้เป็นอัตโนมัติ

หลังจากที่คุณได้ระบุรายการงานง่าย ๆ ที่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้แล้ว คุณจำเป็นต้องพิจารณาอีกสองสิ่ง:

หลังจากที่คุณเข้าใจเรื่องนี้แล้ว คุณจำเป็นต้องหา เครื่องมืออัตโนมัติที่ดี ที่จะช่วยให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น

นี่คือคำแนะนำไม่กี่ข้อเพื่อช่วยคุณตัดสินใจอย่างมีข้อมูลในการเลือกเครื่องมือสำหรับอัตโนมัติภารกิจ:

วิธีค้นหาโซลูชันระบบอัตโนมัติสำหรับสถานที่ทำงานของคุณ

นี่คือสิ่งที่คุณควรพิจารณาในเครื่องมืออัตโนมัติสำหรับสถานที่ทำงาน:

ก. ควรใช้งานง่าย

เมื่อคุณกำลังแนะนำกระบวนการหรือระบบใหม่ให้กับทีมของคุณ – คุณอาจพบกับการต่อต้านมากมาย นั่นคือเหตุผลที่คุณต้องมั่นใจว่าเครื่องมืออัตโนมัติของคุณสามารถใช้งานได้โดยทุกคน

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังจัดการทีมที่ไม่มีความเชี่ยวชาญทางเทคนิค เครื่องมือนั้นไม่ควรต้องการให้ผู้ใช้ต้องรู้สคริปต์การเขียนโปรแกรมที่ Voldermort ชื่นชอบ – Python!

(เข้าใจไหม?)

B. ควรสามารถจัดการกับงานส่วนใหญ่ของคุณได้

มันไม่สมเหตุสมผลที่จะซื้อเครื่องมือแยกต่างหากสำหรับจัดการงานแต่ละอย่างในกระบวนการทำงานของคุณ มันเหมือนกับการมีไม้กายสิทธิ์แยกต่างหากสำหรับคาถาแต่ละบท!

คอยมองหาเครื่องมือที่มีคุณสมบัติที่สามารถจัดการได้มากกว่า หนึ่ง งานอัตโนมัติ

ตัวอย่างเช่น เครื่องมืออัตโนมัติทางอีเมลที่ช่วยคุณทำการตลาดอัตโนมัติเป็นตัวเลือกที่ดี

ค. ค่าใช้จ่ายควรมีความคุ้มค่ากับประโยชน์ที่ได้รับ

ไม่ใช่ทุกคนที่จะรวยเหมือนพ่อของเดรโก มัลฟอย ที่เคยซื้อไม้กวาดนimbus 2001 ให้ทุกคนในทีมควิดดิชของลูกชายเขา!

สร้างงบประมาณสำหรับเครื่องมืออัตโนมัติสำหรับงานทั้งหมดของคุณและซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ เช่น RPA (Robot Process Automation)

จากนั้นสร้างรายการเครื่องมือที่สั้นซึ่งสามารถช่วยคุณได้ และเลือกเครื่องมือที่ให้ประโยชน์มากที่สุดในราคาที่ต่ำที่สุด

เครื่องมือที่ดีที่สุดในการทำงานอัตโนมัติในปี 2021

ตอนนี้คุณทราบแล้วว่าอะไรที่ทำให้เครื่องมืออัตโนมัติยอดเยี่ยม ถึงเวลาที่จะเจาะลึกเครื่องมือที่ตรงตามคุณสมบัติข้างต้น: ClickUp!

ClickUpคือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการระยะไกลที่ได้รับการจัดอันดับสูงสุดในโลก ไม่ว่าคุณจะใช้ Agile, Scrumหรือวิธีการจัดการโครงการแบบใดก็ตาม มันมี ทุกอย่าง ที่คุณต้องการเพื่อทำให้งานธุรการของคุณเป็นอัตโนมัติ

มาดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติของ ClickUp และวิธีที่ช่วยธุรกิจของคุณ:

ClickUp อัตโนมัติ

อยากเป็นนักเวทย์เหมือนแฮร์รี่ไหม? คุณโชคดีแล้ว!

นี่คือตัวอย่างคาถาเวทมนตร์บางส่วนที่คุณสามารถใช้ได้ด้วยการทำงานอัตโนมัติของ ClickUp:

การทำงานของระบบอัตโนมัติใน ClickUp เป็นอย่างไร?

มาเริ่มกันด้วยการเปิดเผยส่วนประกอบที่ทำให้ระบบอัตโนมัติทำงาน:

1. องค์ประกอบของระบบอัตโนมัติ

ก. ตัวกระตุ้น

พวกมันคือเหตุการณ์หรือสิ่งที่ จำเป็นต้อง เกิดขึ้นเพื่อเริ่มการทำงานอัตโนมัติ

นี่คือเพียงไม่กี่ตัวกระตุ้นที่คุณสามารถเลือกได้ใน ClickUp:

ตัวอย่าง:

ดัมเบิลดอร์ได้สร้างภารกิจที่เรียกว่า 'การแข่งขันไตรภาคี' ดังนั้นเมื่อ กำหนดการแข่งขันมาถึง เขาจึงสร้างระบบอัตโนมัติเพื่อมอบหมายภารกิจนี้ให้กับผู้เข้าร่วมแข่งขัน

ข. เงื่อนไข

เงื่อนไขช่วยให้คุณ ควบคุมได้มากขึ้น ต่อการทำงานอัตโนมัติ เงื่อนไขเหล่านี้คือข้อความที่ ต้องเป็นจริง เพื่อให้การทำงานอัตโนมัติของงานหรือกระบวนการทำงานสามารถทำงานได้

มาดูกันสักสองสามข้อ:

หมายเหตุ: คุณสามารถเพิ่มเงื่อนไขหลายข้อสำหรับการทำงานอัตโนมัติเพียงครั้งเดียวได้

ยึดตามตัวอย่างก่อนหน้านี้ ดัมเบิลดอร์รู้ว่าทัวร์นาเมนต์นี้อันตราย ดังนั้นเขาจึงป้องกันไม่ให้นักเรียนที่มีอายุต่ำกว่า 17 ปีเข้าร่วม

ดังนั้นเขาจึงเพิ่มเงื่อนไขว่า ระบบอัตโนมัติ ต้องรวมถึงแท็กทั้งหมด ยกเว้น: 'อายุต่ำกว่าเกณฑ์'

ค. การดำเนินการ

การกระทำคือสิ่งที่ จะเกิดขึ้น เมื่อ ระบบอัตโนมัติ ถูกกระตุ้น และ เงื่อนไขได้ถูกบรรลุ

มีหลายการกระทำอัตโนมัติที่สามารถทำได้ เช่น:

หมายเหตุ: คุณสามารถเพิ่มการกระทำหลายอย่างสำหรับการทำงานอัตโนมัติเพียงครั้งเดียวได้

เมื่อการแข่งขันไตรภาคีใกล้เข้ามา ระบบอัตโนมัติจะทำการ กำหนดผู้เข้ารอบสุดท้าย – 'แฮร์รี่', 'เซดริก', 'วิกเตอร์', และ 'ฟลอร์' ให้กับภารกิจ นอกจากนี้ จะมีการสร้าง งานย่อยใหม่ ซึ่งจะบอกสี่คนว่าต้องทำอะไรต่อไป

2. องค์ประกอบทำงานร่วมกันอย่างไร

ตอนนี้เรามาประกอบทุกองค์ประกอบเข้าด้วยกัน แล้วจะได้โครงสร้างนี้:

'เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น (ตัวกระตุ้น), และ สิ่งนี้เป็นจริง (เงื่อนไข), แล้วระบบจะดำเนินการนี้ (การกระทำ). '

เมื่อนำตัวอย่างทั้งหมดก่อนหน้านี้มารวมกัน เราจะได้:

'เมื่อใกล้ถึงวันที่การแข่งขัน (ทริกเกอร์) และไม่มีแท็ก 'อายุต่ำกว่า' (เงื่อนไข) ให้เพิ่ม Harry, Cedric, Viktor, และ Fleur ลงใน งาน (การกระทำที่ 1) และสร้างงานย่อยที่มีชื่อว่า 'นำไข่ทองคำจากมังกรกลับมา' (การกระทำที่ 2).

ด้วยวิธีนี้ ผู้เข้ารอบสุดท้ายจะรู้ว่าต้องทำอะไรต่อไป โดยไม่ต้องให้ดัมเบิลดอร์ลุกออกจากเก้าอี้!

3. การสร้างระบบอัตโนมัติใน ClickUp

มีสองวิธีในการใช้ระบบอัตโนมัติใน ClickUp

คุณสามารถเลือกได้จากห้องสมุดขนาดใหญ่ที่มีมากกว่า 50 รายการของระบบอัตโนมัติที่เตรียมไว้แล้ว หรือคุณสามารถสร้างระบบอัตโนมัติแบบกำหนดเองของคุณเองเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณ

นี่คือวิธีการ:

มันง่ายแค่นั้นเอง

และคุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการเรียนรู้สคริปต์ Python หรือสคริปต์อัตโนมัติที่ซับซ้อนอื่น ๆ สำหรับมัน!

4. ผสานการทำงานกับเครื่องมืออื่น ๆ

ClickUp ช่วยให้คุณเชื่อมต่อระบบอัตโนมัติของคุณกับเครื่องมือใดก็ได้ตามที่คุณต้องการด้วยความช่วยเหลือของWebhooks!

เว็บฮุคคืออะไร?

มันคือแนวคิดของ API (Application Programming Interface) ที่ช่วยให้คุณสามารถเชื่อมต่อแอปพลิเคชันสองตัวและส่งข้อมูลจากแอปพลิเคชันหนึ่งไปยังอีกแอปพลิเคชันหนึ่งได้

สร้างทริกเกอร์และคัดลอกลิงก์ Webhook เป็นการทำงาน

ด้วยวิธีนี้ เมื่อระบบอัตโนมัติถูกกระตุ้น ข้อมูลจะถูกส่งไปยังแอปอื่นโดยอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติไม่ใช่เพียงเคล็ดลับเดียวที่ ClickUp มี!

ClickUp มีคุณสมบัติมากมายที่สามารถใช้ได้กับทุกทีม:

สรุป

การทำให้งานเป็นอัตโนมัติ นั้นช่างมหัศจรรย์อย่างแท้จริง

เมื่อใช้อย่างถูกต้อง จะช่วยประหยัดเวลาให้กับทีมของคุณได้มาก

และด้วยเวลาที่เพิ่มขึ้นนี้ ทีมของคุณสามารถพัฒนาทักษะของพวกเขาให้เฉียบคมขึ้น และกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญในตัวเองได้!

นั่นคือเหตุผลว่าทำไมจึงสำคัญที่จะต้องค้นหาสิ่งที่คุณต้องการให้ระบบอัตโนมัติในตอนนี้

แต่คุณไม่สามารถทำให้ งานที่ทำซ้ำ เป็นอัตโนมัติได้หากไม่มี ซอฟต์แวร์สำหรับงานอัตโนมัติ ใช่ไหม?

แต่อย่ากังวลไป

ClickUp มีคุณสมบัติทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อทำให้กระบวนการทำงานและงานที่ทำซ้ำเป็นอัตโนมัติ เพื่อให้มั่นใจว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น

ลงทะเบียน กับ ClickUp วันนี้และต่อสู้กับพ่อมดแห่งความไม่มีประสิทธิภาพ!