17 วิธีการบริหารโครงการที่ดีที่สุด (+ ตัวอย่าง)

ไม่มีข้อสงสัยเลยว่าการบริหารโครงการนั้นบางครั้งอาจเป็นเรื่องยาก และไม่ใช่ทุกโครงการที่จะประสบความสำเร็จจนเห็นผลสำเร็จ

โครงการส่วนใหญ่ล้มเหลวไม่ใช่เพราะทีมขาดความสามารถ แต่เพราะขาดโครงสร้างที่ชัดเจน หากไม่มีระเบียบวิธีปฏิบัติที่ชัดเจน ลำดับความสำคัญจะเปลี่ยนแปลงทุกวัน ความรับผิดชอบจะพร่าเลือน และกำหนดส่งงานจะล่าช้า

แต่มันไม่จำเป็นต้องเป็นเช่นนี้เสมอไป กรอบการทำงานที่เหมาะสมสามารถเปลี่ยนความไม่แน่นอนให้กลายเป็นความก้าวหน้า คู่มือนี้จะพาคุณไปรู้จักกับ 17 วิธีการ พร้อมตัวอย่างจริง เพื่อให้คุณสามารถเลือกแนวทางที่เหมาะสมกับโครงการของคุณได้

ประเด็นสำคัญ

อะไรคือวิธีการบริหารโครงการ?

วิธีการบริหารโครงการคือกรอบโครงสร้างที่มีระเบียบแบบแผนซึ่งกำหนดวิธีการวางแผน ดำเนินการ และเสร็จสิ้นโครงการ มันกำหนดกระบวนการ เครื่องมือ และรูปแบบการสื่อสารที่ทีมของคุณต้องปฏิบัติตามตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการส่งมอบ

คิดถึงมันเหมือนระบบปฏิบัติการของโครงการของคุณ. มันกำหนดวิธีที่คุณจัดการกับการเปลี่ยนแปลงของข้อกำหนด, เมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตรวจสอบความคืบหน้า, วิธีที่คุณจัดสรรทรัพยากรและบริหารความเสี่ยง, และเอกสารที่คุณต้องรักษาไว้ตลอดวงจรชีวิตการจัดการโครงการ.

โครงการต่าง ๆ ต้องการแนวทางที่แตกต่างกัน เนื่องจากวิธีการเดียวไม่สามารถใช้ได้กับทุกกรณีการใช้งาน

ตัวอย่างเช่นอุตสาหกรรมก่อสร้างมักใช้วิธีการตามลำดับเพราะคุณไม่สามารถติดตั้งหน้าต่างได้ก่อนการติดตั้งโครงผนัง ในทางกลับกัน ทีมซอฟต์แวร์มักนิยมใช้วิธีการวนซ้ำ เพราะความคิดเห็นของผู้ใช้ช่วยกำหนดรูปแบบของผลิตภัณฑ์

วิธีการของคุณควรสอดคล้องกับข้อจำกัดของโครงการ ไม่ใช่ในทางกลับกัน

วิธีการและกรอบการบริหารโครงการที่ได้รับความนิยม

การเลือกวิธีการที่เหมาะสมสามารถเป็นความแตกต่างระหว่างโครงการที่ประสบความสำเร็จและโครงการที่หยุดชะงัก

ตารางด้านล่างเปรียบเทียบวิธีการที่ได้รับความนิยมมากที่สุดเพื่อให้คุณสามารถระบุได้อย่างรวดเร็วว่ากรอบการทำงานใดที่เหมาะกับประเภทโครงการ ขนาดทีม และความทนทานต่อการเปลี่ยนแปลงของคุณ

ตอนนี้เรามาทบทวนแต่ละตัวเลือกอย่างละเอียดและพูดคุยถึงข้อดี ข้อเสีย และเวลาที่ควรใช้แต่ละตัวเลือกกัน

1. วิธีการแบบน้ำตก

น้ำตกเป็นกระบวนการที่มีลำดับขั้นตอนแบบเชิงเส้น ซึ่งแต่ละขั้นตอนจะเสร็จสมบูรณ์ก่อนที่จะเริ่มขั้นตอนถัดไป คุณรวบรวมความต้องการ ออกแบบโซลูชัน สร้าง ทดสอบ และนำไปใช้งาน เมื่อคุณเสร็จสิ้นแต่ละขั้นตอนแล้ว การย้อนกลับไปทำขั้นตอนเดิมอีกครั้งจะต้องใช้เวลาและค่าใช้จ่ายจำนวนมาก

โครงการก่อสร้างและการผลิตที่มีผลลัพธ์เป็นรูปธรรมเหมาะสมกับวิธีการแบบ Waterfall เนื่องจากคุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงฐานรากที่เทแล้วได้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายสูง โครงการที่มีข้อกำหนดทางกฎหมายยังได้รับประโยชน์จากการจัดทำเอกสารและการอนุมัติอย่างเป็นทางการในแต่ละขั้นตอน

วิธีการนี้มีข้อได้เปรียบหลักสามประการ:

น้ำตกไม่สามารถปรับตัวได้ง่ายต่อการเปลี่ยนแปลงของความต้องการ หากลูกค้าต้องการเปลี่ยนแปลงกลางโครงการหรือความต้องการเริ่มต้นถูกตีความผิดพลาด การกลับไปทบทวนขั้นตอนก่อนหน้าจะกลายเป็นเรื่องที่มีค่าใช้จ่ายสูงและใช้เวลานาน

โครงสร้างที่แข็งแกร่งซึ่งให้ความสามารถในการทำนายได้ก็จำกัดความยืดหยุ่นเมื่อคุณค้นพบข้อมูลใหม่

ตัวอย่างของวิธีการแบบน้ำตก

การพัฒนาเครื่องบิน 777ของโบอิ้งเป็นตัวอย่างที่ชัดเจนของวิธีการแบบน้ำตก (Waterfall methodology) ที่นำมาใช้ในทางปฏิบัติ โครงการนี้ดำเนินการตั้งแต่ปี 1986 ถึง 1995 โดยใช้แนวทางแบบเชิงเส้นดั้งเดิม ซึ่งก้าวหน้าผ่านขั้นตอนที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน มีการวนซ้ำเพียงเล็กน้อย

โครงสร้างการจัดการแบบลำดับชั้นของมันสะท้อนถึงส่วนประกอบทางกายภาพของอากาศยาน เช่น ปีกและลำตัว ในขณะที่ทีมออกแบบ-ก่อสร้างแบบข้ามสายงานทำให้การประสานงานในทุกขั้นตอนเป็นไปอย่างราบรื่น

2. วิธีการแบบอไจล์

Agileแบ่งงานออกเป็นวงจรสั้น ๆ ที่เรียกว่าสปรินต์ โดยแต่ละสปรินต์จะใช้เวลาประมาณหนึ่งถึงสี่สัปดาห์ ในแต่ละสปรินต์จะส่งมอบฟีเจอร์ที่ใช้งานได้จริงให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตรวจสอบ ทีมงานจะจัดลำดับความสำคัญและวางแผนสปรินต์ถัดไปโดยอิงจากข้อเสนอแนะที่ได้รับ ทำให้สามารถปรับเปลี่ยนได้อย่างต่อเนื่อง

วิธีการนี้เปลี่ยนแปลงการส่งมอบโครงการผ่านแนวปฏิบัติหลักสี่ประการ:

ทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ที่มีความต้องการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอเหมาะสมอย่างยิ่งกับ Agile สตาร์ทอัพด้านเทคโนโลยีได้รับประโยชน์จากความสามารถในการทดสอบสมมติฐานได้อย่างรวดเร็วและปรับเปลี่ยนแนวทางตามข้อเสนอแนะของลูกค้า โครงการวิจัยและพัฒนาใช้ประโยชน์จากความยืดหยุ่นของ Agile เมื่อข้อกำหนดยังไม่ชัดเจนตั้งแต่แรก

การวิจัยแสดงให้เห็นว่าโครงการแบบ Agile มีโอกาสประสบความสำเร็จมากกว่าวิธีการแบบ Waterfall ถึง 3.5 เท่า โดยมีอัตราความสำเร็จอยู่ที่ 39% เมื่อเทียบกับ 11% ความแตกต่างนี้เกิดจากความสามารถของ Agile ในการเปิดเผยปัญหาตั้งแต่เนิ่นๆ ผ่านรอบการส่งมอบที่บ่อยครั้ง ทำให้ทีมสามารถปรับเปลี่ยนแนวทางได้ก่อนที่จะเกิดปัญหาใหญ่

วิธีการนี้ได้แพร่หลายออกไปนอกเหนือจากซอฟต์แวร์สู่การตลาด การผลิต และโครงการของรัฐบาลที่ต้องการความยืดหยุ่นและการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ตัวอย่างของวิธีการแบบอไจล์

Spotifyทำให้ Agile ดูง่าย ทีมของพวกเขาเปิดตัวฟีเจอร์ใหม่ในรอบสั้น ๆ ดูว่าผู้ใช้ตอบสนองอย่างไร และปรับปรุงอย่างรวดเร็ว

ve. แนวทางนี้ช่วยให้พวกเขาสามารถปรับตัวได้อย่างรวดเร็วในตลาดสตรีมมิ่งเพลงที่มีการแข่งขันสูง โดยปรับปรุงผลิตภัณฑ์อย่างต่อเนื่องตามพฤติกรรมของผู้ใช้จริง

3. วิธีการสครัม

โครงสร้างScrumกำหนดหลักการ Agile ด้วยบทบาทที่กำหนดไว้ พิธีกรรม และสปรินต์ที่มีความยาวคงที่ งานจะดำเนินไปในรอบระยะเวลา 2 ถึง 4 สัปดาห์ โดยมีประชุมประสานงานประจำวัน 15 นาที ซึ่งทีมจะแบ่งปันความคืบหน้าและนำเสนออุปสรรคที่ขัดขวางการทำงาน

กรอบการทำงานนี้มุ่งเน้นที่บทบาทสามประการ: เจ้าของผลิตภัณฑ์ (Product Owner) จัดลำดับความสำคัญของฟีเจอร์และดูแลรายการงานที่ยังไม่ได้ทำ (backlog), สก럼มาสเตอร์ (Scrum Master) กำจัดอุปสรรคและอำนวยความสะดวกในการประชุม, และทีมพัฒนา (Development Team) ส่งมอบงาน

แต่ละสปรินต์มีจังหวะที่คาดการณ์ได้ การวางแผนสปรินต์จะกำหนดเป้าหมาย การประชุมประจำวันช่วยให้ทุกคนทำงานสอดคล้องกัน การทบทวนสปรินต์จะแสดงผลงานที่เสร็จสิ้นให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียดู และการทบทวนย้อนหลังสปรินต์จะระบุแนวทางปรับปรุงสำหรับรอบถัดไป

ทีมซอฟต์แวร์ใช้ Scrum อย่างกว้างขวางสำหรับโครงการที่ซับซ้อนซึ่งต้องการความร่วมมือบ่อยครั้ง แต่โครงการสร้างสรรค์หรือโครงการทางเทคนิคใด ๆ ที่มีส่วนประกอบที่เปลี่ยนแปลงก็สามารถได้รับประโยชน์จากโครงสร้างนี้

กรอบการทำงานนี้ทำงานได้ดีที่สุดกับทีมที่มีสมาชิกห้าถึงเก้าคน เนื่องจากการประสานงานรายวันจะยุ่งยากเมื่อมีกลุ่มใหญ่ขึ้น และการตรวจสอบประจำวันจะป้องกันไม่ให้ปัญหาเล็กๆ กลายเป็นอุปสรรคใหญ่ก่อนที่จะทำให้ความคืบหน้าสะดุด

การทบทวนสปรินต์อย่างสม่ำเสมอช่วยให้มุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญมากกว่าสิ่งที่วางแผนไว้เดิม ในขณะที่กลไกการทบทวนย้อนกลับที่ฝังอยู่ในแต่ละสปรินต์จะขับเคลื่อนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องแทนที่จะทำผิดพลาดซ้ำเดิม

ตัวอย่างของวิธีการสครัม

สายการบินคาเธ่ย์แปซิฟิกได้นำกรอบงานNexus มาใช้เพื่อปรับปรุงการพัฒนาโครงการระบบจองตั๋วทางอินเทอร์เน็ต (IBE) โดยได้จัดตั้งทีมเฉพาะทางสามทีมและดำเนินการทบทวนอย่างสม่ำเสมอ ผลลัพธ์ที่ได้คืออะไร? พวกเขาสามารถปล่อยอัปเดตได้บ่อยขึ้นจากทุกสามเดือนเป็น 2-3 ครั้งต่อเดือน ผู้โดยสารได้รับประสบการณ์ที่ดีขึ้นอย่างรวดเร็ว และสายการบินก็มีความได้เปรียบในการแข่งขัน

4. วิธีการคัมบัง

คันบาน (Kanban)แสดงให้เห็นงานที่เคลื่อนผ่านขั้นตอนต่างๆ บนกระดาน งานจะปรากฏเป็นบัตรที่เคลื่อนผ่านคอลัมน์ต่างๆ เช่น "ต้องทำ," "กำลังทำ," และ "เสร็จแล้ว."

ความแตกต่างที่สำคัญจากวิธีอื่นคือการจำกัดงานที่อยู่ระหว่างดำเนินการเพื่อป้องกันคอขวดและรักษาคุณภาพ

การจำกัดงานที่กำลังดำเนินการอยู่ช่วยป้องกันการรับภาระงานเกินกำลัง แต่ละคอลัมน์มีจำนวนรายการสูงสุดที่อนุญาตให้ทำงานพร้อมกันได้ เมื่อคอลัมน์ถึงขีดจำกัด สมาชิกในทีมจะไม่สามารถดึงงานใหม่เข้ามาได้จนกว่าจะมีงานใดเคลื่อนไปข้างหน้า

ข้อจำกัดนี้บังคับให้ทีมต้องทำสิ่งที่เริ่มต้นให้เสร็จก่อนที่จะรับงานใหม่เพิ่มเติม ซึ่งช่วยลดการสลับบริบทและปรับปรุงอัตราการเสร็จสิ้นงาน

ทีมที่จัดการกับกระแสคำขออย่างต่อเนื่องแทนที่จะเป็นโครงการที่แยกจากกันจะได้รับประโยชน์สูงสุดจาก Kanban ทีมสนับสนุนที่จัดการกับตั๋ว ทีมบำรุงรักษาที่จัดการกับคำขอ และทีมเนื้อหาที่ผลิตวัสดุต่าง ๆ ล้วนเหมาะกับรูปแบบการไหลต่อเนื่องนี้

ลักษณะที่มองเห็นได้ด้วยตาเปล่าทำให้สามารถมองเห็นจุดติดขัดได้ทันที เมื่อบัตรกองอยู่ในคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่ง คุณจะทราบได้ทันทีว่าข้อจำกัดอยู่ที่ใด

ตัวอย่างของวิธีการคันบัน

ทีมวิศวกรรมบำรุงรักษา XIT ของ Microsoftใช้ระบบ Kanban เพื่อเปลี่ยนแปลงประสิทธิภาพการทำงาน โดยสามารถเพิ่มอัตราการส่งมอบได้ถึง 230% และลดระยะเวลาการดำเนินการจาก 5.5 เดือนเหลือเพียง 12 วัน

พวกเขาแทนที่การวางแผนรายเดือนด้วยการเติมเต็มรายสัปดาห์ จำกัดงานที่กำลังดำเนินการ และปรับปรุงการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพเพื่อจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

5. วิธีการสครัมบัน

สครัมบันผสมผสานพิธีกรรมที่มีโครงสร้างของสครัมเข้ากับการไหลอย่างต่อเนื่องของคัมบัง

ทีมติดตามงานด้วยสายตาบนบอร์ดที่มีขีดจำกัดของงานที่กำลังดำเนินการอยู่ แต่แทนที่จะผูกมัดกับเป้าหมายสปรินต์ที่ตายตัว พวกเขาจะดึงงานเข้ามาตามความสามารถที่ทำได้ในขณะที่ยังคงประสานงานกันเป็นประจำผ่านการประชุมสแตนอัพประจำวันและการทบทวนงาน

แนวทางแบบผสมผสานนี้ได้ผลเมื่อทีมต้องการการประสานงานโดยไม่มีความเข้มงวดของการผูกมัดในสปรินต์

ทีมซอฟต์แวร์ที่ต้องรับมือกับปริมาณงานที่ไม่สามารถคาดการณ์ได้ จะได้รับประโยชน์จากสมดุลนี้ เช่นเดียวกับทีมบำรุงรักษาที่ต้องจัดการทั้งโครงการที่วางแผนไว้ล่วงหน้าและคำขอสนับสนุนแบบฉุกเฉิน

กระดานภาพช่วยให้เห็นภาพรวมของกระบวนการทำงานและจุดติดขัดได้ทันที ในขณะที่การทบทวนงานอย่างสม่ำเสมอช่วยรักษาวงจรการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของ Scrum ให้เกิดประสิทธิผล ทีมงานจะมีโครงสร้างที่ชัดเจนในการจัดระเบียบงาน พร้อมความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนเมื่อลำดับความสำคัญเปลี่ยนแปลง

พวกเขาสามารถปรับตัวให้เข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงได้ทันทีโดยไม่ต้องละทิ้งแนวทางการประสานงานหรือรอการวางแผนสปรินต์ครั้งถัดไป ซึ่งช่วยให้พวกเขาส่งมอบงานได้อย่างสม่ำเสมอโดยไม่รู้สึกถูกจำกัดด้วยกำหนดเวลาที่ตั้งไว้อย่างไม่มีเหตุผล

ตัวอย่างของวิธีการ Scrumban

ทีมHouse of Angularเปลี่ยนจาก Scrum เป็น Scrumban หลังจากที่การเปลี่ยนแปลงลำดับความสำคัญอย่างต่อเนื่องทำให้การปฏิบัติตามคำมั่นสัญญาในสปรินต์ของพวกเขาถูกรบกวน

พวกเขาได้นำรอบการปล่อยเวอร์ชันที่ยืดหยุ่นมาใช้ สถานะงานที่ชัดเจนยิ่งขึ้น และจำกัดงานที่อยู่ระหว่างดำเนินการให้เหลือเพียงหนึ่งงานต่อผู้พัฒนาแต่ละคน พร้อมทั้งยังคงจัดให้มีการทบทวนหลังการทำงานในแต่ละรอบการปล่อยเวอร์ชันเพื่อระบุแนวทางปรับปรุง

แนวทางแบบผสมผสานนี้ทำให้พวกเขาสามารถปรับตัวตามคำขอของลูกค้าได้ทันที ในขณะที่ยังคงรักษาประโยชน์ของการประสานงานจากการตรวจสอบเป็นประจำ ซึ่งช่วยปรับปรุงทั้งความเร็วในการส่งมอบและขวัญกำลังใจของทีม

6. วิธีการโปรแกรมแบบเอ็กซ์เพรส (เอ็กซ์พี)

เอ็กซ์ตรีม โปรแกรมมิง ให้ความสำคัญกับความเป็นเลิศทางเทคนิคผ่านแนวปฏิบัติเช่น การเขียนโปรแกรมแบบคู่ การพัฒนาแบบทดสอบนำ และการรวมโค้ดอย่างต่อเนื่อง

นักพัฒนาทำงานเป็นคู่ โดยคนหนึ่งเขียนโค้ดในขณะที่อีกคนหนึ่งตรวจสอบแบบเรียลไทม์ เพื่อตรวจจับปัญหาได้ทันทีแทนที่จะรอการตรวจสอบโค้ดในภายหลัง

วิธีการนี้มุ่งเน้นไปที่การเขียนการทดสอบอัตโนมัติก่อนที่จะเขียนโค้ดที่สามารถผ่านการทดสอบเหล่านั้นได้

ทีมผสานการเปลี่ยนแปลงโค้ดหลายครั้งต่อวันเพื่อตรวจจับความขัดแย้งตั้งแต่เนิ่นๆ และการปล่อยเวอร์ชันขนาดเล็กจะส่งมอบคุณค่าอย่างสม่ำเสมอ บ่อยครั้งเป็นรายสัปดาห์

ลูกค้าทำงานอย่างใกล้ชิดกับทีมตลอดการพัฒนาเพื่อชี้แจงความต้องการและให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ที่ใช้งานได้จริงแทนที่จะเป็นข้อกำหนด

สภาพแวดล้อมการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่มีจังหวะรวดเร็วซึ่งมีการป้อนข้อมูลจากลูกค้าและการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วเป็นเรื่องปกติ เหมาะกับ XP เป็นอย่างดี ทีมที่สร้างระบบซับซ้อนซึ่งจะพัฒนาต่อไปในระยะยาวได้รับประโยชน์จากแนวทางปฏิบัติที่มีระเบียบวินัย เพราะโค้ดที่สะอาดและผ่านการทดสอบอย่างดีทำให้การปรับเปลี่ยนตามความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปเป็นเรื่องง่ายขึ้น

แนวทางการพัฒนาแบบร่วมมือสามารถตรวจพบปัญหาได้ตั้งแต่เนิ่นๆ เมื่อยังแก้ไขได้ในต้นทุนต่ำ แทนที่จะรอจนถึงขั้นตอนการทดสอบการยอมรับของผู้ใช้

ตัวอย่างของวิธีการ XP

ที่Connextra นักพัฒนาใช้ XP ในการสร้าง ActiveAds ซึ่งแสดงอัตราต่อรองการเดิมพันที่อัปเดตแบบเรียลไทม์ตามเนื้อหาของหน้าเว็บ

พวกเขาใช้รอบการพัฒนาที่สั้นพร้อมกับการรับข้อมูลจากลูกค้าอย่างต่อเนื่อง และการเขียนโปรแกรมแบบคู่ช่วยให้เกิดความรับผิดชอบร่วมกันในขณะที่สามารถตรวจจับปัญหาการผสานระบบได้ทันที เมื่อ API ของเจ้ามือรับแทงคนหนึ่งเปลี่ยนรูปแบบการตอบกลับโดยไม่แจ้งให้ทราบล่วงหน้า นักพัฒนาที่ทำงานเป็นคู่สามารถตรวจพบปัญหานี้ระหว่างการตรวจสอบโค้ดก่อนที่จะถูกนำไปใช้ในระบบจริง

การมุ่งเน้นที่การร่วมมือและการปรับปรุงอย่างรวดเร็วของ XP ช่วยให้ทีมสามารถแสดงอัตราต่อรองการเดิมพันที่เกี่ยวข้องได้แบบเรียลไทม์อย่างมีพลวัต ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

7. วิธีการลีน

ลีนมุ่งเน้นการเพิ่มคุณค่าให้กับลูกค้าสูงสุดในขณะที่กำจัดความสูญเปล่าในกระบวนการ ความสูญเปล่ารวมถึงขั้นตอนที่ไม่จำเป็น เวลาที่รอคอย สินค้าคงคลังเกินความจำเป็น ข้อบกพร่อง และความพยายามที่ซ้ำซ้อนซึ่งไม่ได้มีส่วนช่วยต่อผลลัพธ์สุดท้าย

ทีมเริ่มต้นด้วยการทำแผนผังของกระแสคุณค่าเพื่อแสดงภาพทุกขั้นตอนตั้งแต่ต้นจนจบ ซึ่งจะช่วยให้เห็นกิจกรรมที่สร้างคุณค่าให้กับลูกค้าและกิจกรรมที่ก่อให้เกิดความสูญเปล่า

วิธีการนี้จะกำจัดหรือลดขั้นตอนที่สิ้นเปลืองในขณะที่สร้างการไหลเวียนโดยการแก้ไขจุดคอขวด งานจะไหลไปตามความต้องการของลูกค้าแทนที่จะเป็นตารางเวลาหรือโควตา ซึ่งช่วยป้องกันการผลิตเกินความต้องการ

โครงการด้านการผลิต การพัฒนาผลิตภัณฑ์ และการจัดการปฏิบัติการจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากแนวคิดลีน องค์กรที่มีอัตรากำไรต่ำหรือข้อจำกัดด้านกำลังการผลิตจะเห็นผลลัพธ์ที่ชัดเจน เนื่องจากประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นเพียงเล็กน้อยจะสะสมกลายเป็นต้นทุนที่ลดลงอย่างมีนัยสำคัญเมื่อเวลาผ่านไป

ตัวอย่างของวิธีการลีน

โรงงานไปรษณีย์ของแคลการีโรงงานไปรษณีย์ของแคลการีเผชิญกับปริมาณจดหมายที่ลดลงในปี 2023 และใช้แนวคิดลีนเพื่อระบุความสูญเปล่าในกระบวนการคัดแยก

การแผนภาพกระบวนการทำงานเผยให้เห็นว่าพนักงานต้องเดินเฉลี่ยสองไมล์ต่อกะเพื่อไปหยิบของใช้ ดังนั้นทีมจึงจัดระเบียบพื้นที่ใหม่โดยวางของใช้ไว้ที่แต่ละสถานีงาน การเปลี่ยนแปลงนี้เพียงอย่างเดียวช่วยลดเวลาการประมวลผลลงได้ถึง 15%

จากนั้นพวกเขาได้จัดการกับปัญหาเวลาการรอคอย—จดหมายถูกเก็บไว้ในถังระหว่างการประมวลผลขั้นตอนต่างๆ เนื่องจากสถานีปลายทางมีความสามารถในการรองรับที่แตกต่างกัน

โดยการปรับสมดุลความจุของสถานีและนำระบบดึงมาใช้ โรงงานสามารถเพิ่มพื้นที่สำหรับการรวมศูนย์ได้ 3.2 ล้านตารางฟุต ลดค่าเช่าลงปีละ 4 ล้านดอลลาร์ และปรับปรุงการไหลเวียนของไปรษณีย์ได้ 30%

8. วิธีเส้นทางวิกฤต (CPM)

CPMระบุลำดับงานที่ขึ้นต่อกันยาวนานที่สุดซึ่งเป็นตัวกำหนดระยะเวลาของโครงการของคุณ หากเกิดความล่าช้าในงานเส้นทางวิกฤต จะส่งผลให้วันเสร็จสิ้นโครงการทั้งหมดถูกเลื่อนออกไป

คุณเริ่มต้นด้วยการวางแผนงานทั้งหมด ระยะเวลาของแต่ละงาน และความสัมพันธ์ระหว่างงาน งานบางอย่างสามารถทำพร้อมกันได้ ในขณะที่งานอื่นๆ ต้องทำตามลำดับ—คุณไม่สามารถติดตั้งหน้าต่างได้ก่อนที่จะสร้างกรอบผนัง

เส้นทางวิกฤตคือเส้นทางที่ยาวที่สุดจากจุดเริ่มต้นถึงจุดสิ้นสุด และงานบนเส้นทางนี้ไม่มีเวลาสำรองเลย

โครงการที่ซับซ้อนซึ่งมีความสัมพันธ์ระหว่างงานหลายอย่างได้รับประโยชน์จาก CPM. โครงการก่อสร้าง, วิศวกรรม, และโครงสร้างพื้นฐานใช้วิธีนี้อย่างกว้างขวางเพราะเวลาเป็นสิ่งสำคัญที่สุดและงานมีผู้ทำก่อนที่ชัดเจน.

ผู้จัดการโครงการมุ่งเน้นทรัพยากรไปที่งานในเส้นทางวิกฤตและมองหาวิธีในการย่นระยะเวลาโดยเพิ่มทรัพยากรหรือปรับลำดับขั้นตอน

ตัวอย่างของวิธีการ CPM

ในโครงการระบบสารสนเทศโรงพยาบาล (HIS) ได้มีการใช้ CPM เพื่อควบคุมให้ทุกอย่างดำเนินไปตามแผน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับระบบย่อยการลงทะเบียนผู้ป่วยนอก

ทีมได้ระบุเส้นทางที่ 3 ว่าเป็นเส้นทางสำคัญ ซึ่งครอบคลุมทุกขั้นตอนตั้งแต่การวิเคราะห์ความต้องการไปจนถึงการทดสอบระบบ ซึ่งช่วยให้สามารถจัดลำดับความสำคัญของขั้นตอนที่สำคัญที่สุดได้

พวกเขาสามารถประหยัดเงินได้ถึง 1,000 หยวนโดยการย่อภารกิจการทดสอบระบบย่อยจากเจ็ดสัปดาห์เหลือเพียงสี่สัปดาห์ โดยไม่ลดคุณภาพลงเลย

9. การจัดการโครงการแบบสายวิกฤต (CCPM)

CCPMขยายขอบเขตของ CPM โดยพิจารณาข้อจำกัดด้านทรัพยากรและปกป้องตารางเวลาด้วยบัฟเฟอร์แทนการเพิ่มระยะเวลางานแต่ละงาน

ต่างจาก CPM ที่สมมติว่าทรัพยากรมีอยู่ตลอดเวลา CCPM ระบุโซ่ที่วิกฤต—เส้นทางที่ยาวที่สุดซึ่งพิจารณาทั้งการพึ่งพาของงานและความพร้อมของทรัพยากร

หากต้องการผู้เชี่ยวชาญคนเดียวกันสำหรับงานสองงานที่ดำเนินไปพร้อมกัน งานเหล่านั้นไม่สามารถดำเนินการพร้อมกันได้จริง

แทนที่จะเพิ่มระยะเวลาของแต่ละงานเพื่อความปลอดภัย CCPM จะลบระยะเวลาส่วนเกินนั้นออกและรวมเข้ากับบัฟเฟอร์ที่ช่วยปกป้องกำหนดเวลาสุดท้ายและห่วงโซ่สำคัญจากความล่าช้าในเส้นทางที่ไม่สำคัญ

การผลิต การพัฒนาผลิตภัณฑ์ และโครงการวิจัยและพัฒนาที่ประสบปัญหาความขัดแย้งด้านทรัพยากรซึ่งก่อให้เกิดความล่าช้า จะได้รับประโยชน์จาก CCPM

ทีมติดตามการใช้บัฟเฟอร์แทนที่จะติดตามสถานะของงานแต่ละงาน:

สิ่งนี้มุ่งเน้นความสนใจไปที่ความเสี่ยงของตารางเวลาที่แท้จริงก่อนที่มันจะส่งผลกระทบต่อระยะเวลา

ตัวอย่างของวิธีการ CCPM

ที่เหมืองหมายเลข 12 ของ Impala Platinum การนำ CCPM มาใช้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตเหมืองอย่างมาก

ทีมงานจัดการกับปัญหาการส่งงานล่าช้าและงบประมาณเกินโดยบริหารจัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน และใช้กลยุทธ์สำรอง

ผลที่ตามมาคือ ทีมงานทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น มีสมาธิกับเป้าหมายในแต่ละกะ และจัดการความเสี่ยงได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

10. วิธีการ PRINCE2

PRINCE2(Projects in Controlled Environments) เป็นกรอบการทำงานที่ขับเคลื่อนด้วยกระบวนการ มีบทบาท ขั้นตอน และผลิตภัณฑ์การจัดการที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน โดยเน้นการพิสูจน์ความคุ้มค่าทางธุรกิจตลอดทั้งโครงการ

วิธีการแบ่งโครงการออกเป็นขั้นตอนของการจัดการพร้อมการตรวจสอบอย่างเป็นทางการที่ขอบเขตแต่ละขั้นตอน ทุกโครงการต้องมีกรณีธุรกิจที่ชัดเจนซึ่งแสดงให้เห็นถึงความคุ้มค่าในการลงทุนต่อเนื่องในแต่ละขั้นตอน

หลักการทั้งเจ็ดเป็นแนวทางสำหรับทุกโครงการ: การพิสูจน์ความจำเป็นทางธุรกิจอย่างต่อเนื่อง, การเรียนรู้จากประสบการณ์, บทบาทที่ชัดเจน, การจัดการเป็นขั้นตอน, การจัดการโดยข้อยกเว้น, การมุ่งเน้นที่ผลิตภัณฑ์, และการปรับให้เหมาะสมกับโครงการ

โครงการของรัฐบาลและองค์กรขนาดใหญ่ โดยเฉพาะในยุโรป ให้ความนิยม PRINCE2 โครงการที่ต้องการการกำกับดูแลที่เข้มงวดและการจัดทำเอกสารที่เหมาะสมจะเหมาะกับแนวทางที่มีโครงสร้างนี้

กรอบงานนี้มีค่าใช้จ่ายสูงสำหรับโครงการขนาดเล็ก แต่ให้ความรับผิดชอบที่ครอบคลุมสำหรับโครงการที่ซับซ้อนซึ่งต้องมีการประสานงานระหว่างหลายแผนก

ตัวอย่างของวิธีการ PRINCE2

การบริหารโครงการที่ห้องสมุดมหาวิทยาลัยเวสเทิร์นออสเตรเลียเคยวุ่นวายมาก่อน ทุกอย่างเปลี่ยนไปในปี 2005 เมื่อห้องสมุดได้นำ PRINCE2 มาใช้

บุคลากรได้รับการฝึกอบรม และห้องสมุดเริ่มเห็นการปรับปรุงที่แท้จริง—โครงการต่าง ๆ ได้รับการกำหนดขอบเขตอย่างถูกต้อง วางแผน และดำเนินการ

เมื่อทีมจากส่วนต่าง ๆ ของห้องสมุดได้ทำงานร่วมกันเป็นครั้งแรก การเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรมที่ไม่คาดคิดก็เริ่มเกิดขึ้น

11. วิธีการซิกซ์ซิกมา

Six Sigmaใช้สถิติเพื่อลดข้อบกพร่องและความแปรปรวนในกระบวนการ โดยมีเป้าหมายเพื่อให้ได้ระดับคุณภาพที่ 3.4 ข้อบกพร่องต่อล้านโอกาส

กรอบงาน DMAIC จัดโครงสร้างโครงการปรับปรุง:

ทีมใช้เครื่องมือทางสถิติเช่น การวิเคราะห์ความสามารถของกระบวนการ การทดสอบสมมติฐาน และแผนภูมิควบคุม ทุกการตัดสินใจต้องใช้ข้อมูลแทนการคาดคะเน และผู้ปฏิบัติการที่ได้รับการรับรองเรียกว่า กรีนเบลต์ และแบล็กเบลต์ เป็นผู้นำโครงการ

โครงการควบคุมคุณภาพการผลิตเหมาะสมอย่างยิ่งกับซิกซ์ซิกมา อย่างไรก็ตาม อุตสาหกรรมบริการที่ลดข้อผิดพลาดในกระบวนการที่ทำซ้ำ ๆ ก็ได้รับประโยชน์จากแนวทางที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเช่นกัน

สภาพแวดล้อมใดก็ตามที่ความบกพร่องมีค่าใช้จ่ายสูงหรือเป็นอันตรายจะเหมาะสมกับวิธีการที่เข้มงวดนี้ แต่เครื่องมือทางสถิติต้องการการฝึกอบรมและวินัย ในขณะที่การเก็บรวบรวมและการวิเคราะห์ข้อมูลทำให้ระยะเวลาของโครงการช้าลง

ตัวอย่างของวิธีการซิกซ์ซิกมา

กรมการออกใบอนุญาตและการกำกับดูแลของรัฐเท็กซัส(TDLR) เผชิญกับต้นทุนที่เพิ่มขึ้นและประสิทธิภาพที่ต่ำในการจัดการบันทึกข้อมูลของตน

ในปี 2012 หน่วยงานได้เปิดตัวโครงการ Six Sigma เพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้ ทีมงานได้ลดพื้นที่จัดเก็บ ปรับปรุงตารางการเก็บรักษา และนำระบบอัตโนมัติมาใช้เพื่อทำลายบันทึกที่หมดอายุ

ภายในปี 2017 แผนกได้ลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บลงจาก $41,960 ต่อปี เหลือเพียง $12,220 โดยลดจำนวนกล่องจากกว่า 6,000 กล่อง เหลือไม่ถึง 300 กล่อง

12. วิธีการพัฒนาแอปพลิเคชันอย่างรวดเร็ว (RAD)

RAD ให้ความสำคัญกับความเร็วโดยการสร้างต้นแบบที่ใช้งานได้อย่างรวดเร็ว รวบรวมข้อเสนอแนะ และปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง วิธีการนี้ยอมสละเอกสารประกอบที่ครอบคลุมเพื่อมุ่งเน้นการส่งมอบอย่างรวดเร็ว

แทนที่จะใช้เวลาในการรวบรวมข้อกำหนดอย่างยาวนาน ทีมสามารถสร้างต้นแบบที่สามารถทำงานได้ภายในไม่กี่วันหรือไม่กี่สัปดาห์

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียใช้ต้นแบบและให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับสิ่งที่ใช้ได้และสิ่งที่ใช้ไม่ได้ จากนั้นนักพัฒนาจะปรับปรุงตามข้อเสนอแนะนั้น

วงจรนี้จะทำซ้ำไปเรื่อย ๆ จนกว่าต้นแบบจะพร้อมสำหรับการผลิต โดยเน้นที่ส่วนประกอบที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้และเครื่องมือสร้างโค้ดเพื่อเร่งการพัฒนา

โครงการซอฟต์แวร์ที่มีกำหนดเวลาที่เข้มงวดและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีส่วนร่วมอย่างใกล้ชิดเหมาะกับ RAD โครงการที่มีความต้องการไม่ชัดเจนแต่เวลาในการนำสู่ตลาดมีความสำคัญอย่างยิ่งก็เหมาะกับแนวทางนี้เช่นกัน อย่างไรก็ตาม จำเป็นต้องมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีเวลาในการตรวจสอบการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

เอกสารประกอบได้รับผลกระทบเนื่องจากมีการให้ความสำคัญกับซอฟต์แวร์ที่ใช้งานได้จริงมากกว่าข้อกำหนดที่เขียนไว้ และการเน้นที่ความเร็วอาจก่อให้เกิดหนี้ทางเทคนิคซึ่งจะชะลอการพัฒนาในอนาคต

ตัวอย่างของวิธีการ RAD

ระบบแผนที่เว็บถูกสร้างขึ้นโดยใช้RAD เพื่อช่วยให้การจัดการที่ดินสำหรับเกษตรกรง่ายขึ้น ระบบนี้ช่วยติดตามกรรมสิทธิ์ที่ดิน ตรวจสอบสถานะของที่ดินทำการเกษตร และวางแผนความต้องการการผลิต ทั้งหมดนี้พร้อมกับการสนับสนุนการเกษตรแบบแม่นยำ

นักพัฒนาให้ความสำคัญกับการให้ข้อมูลย้อนกลับอย่างรวดเร็ว โดยทำงานร่วมกับเกษตรกรโดยตรงเพื่อปรับปรุงฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การบูรณาการข้อมูลเชิงพื้นที่และการแสดงผลข้อมูล วิธีการแบบวนซ้ำนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าระบบมีความเป็นจริง ใช้งานง่าย และตอบโจทย์ความต้องการในโลกแห่งความเป็นจริง

13. กรอบโครงการแบบปรับตัวได้ (APF)

APF ถือว่าข้อกำหนดไม่ชัดเจนในตอนแรก และมองความไม่แน่นอนเป็นข้อได้เปรียบ. วิธีการนี้ปรับเปลี่ยนอย่างต่อเนื่องตามการเรียนรู้แทนที่จะต่อสู้กับความไม่ชัดเจน.

ทีมวางแผนเพียงพอต่อการเริ่มต้นวงจรสั้น ๆ ผลิตสิ่งที่สามารถสัมผัสได้ซึ่งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถประเมินได้ จากนั้นปรับทิศทางก่อนที่จะเริ่มวงจรต่อไปโดยอาศัยสิ่งที่ได้เรียนรู้

เป้าหมายสุดท้ายอาจเปลี่ยนแปลงไปตามที่ทีมค้นพบสิ่งที่เป็นไปได้และสิ่งที่ลูกค้าต้องการจริง ๆ ดังนั้นความสำเร็จจึงหมายถึงการบรรลุผลลัพธ์ที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ มากกว่าการปฏิบัติตามแผนเดิมที่อาจตั้งอยู่บนสมมติฐานที่ไม่ถูกต้อง โครงการวิจัยและพัฒนาที่มีผลลัพธ์ไม่แน่นอนเหมาะสมกับ APF เช่นเดียวกับโครงการริเริ่มนวัตกรรมที่ทางออกเกิดขึ้นผ่านการทดลอง

วิธีการนี้ต้องการให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียยอมรับว่าผลลัพธ์สุดท้ายอาจแตกต่างจากความคาดหวังในตอนแรก ในขณะที่การประมาณงบประมาณและระยะเวลาจะยังคงไม่แม่นยำ เนื่องจากเส้นทางจะเกิดขึ้นตามกาลเวลาแทนที่จะถูกกำหนดไว้ล่วงหน้า ลองอีกครั้ง

ตัวอย่างของวิธีการของ RAF

บริษัท Kamikaze Software Systemsประสบปัญหาในการควบคุมโครงการขนาดเล็กให้อยู่ในกรอบเวลาที่กำหนด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีคำขอเปลี่ยนแปลงเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง

เพื่อแก้ไขปัญหานี้ พวกเขาเปลี่ยนมาใช้ APF โดยใช้รอบการทำงานแบบวนซ้ำและการวางแผนไปพร้อมกับการดำเนินงาน การให้ลูกค้าเข้ามามีส่วนร่วมโดยตรงในการตัดสินใจสร้างความแตกต่างอย่างมาก ช่วยให้พวกเขาสามารถจัดลำดับความสำคัญและแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

14. วิธีการทำแผนที่ผลลัพธ์

การติดตามผลลัพธ์แบบแผนที่การเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก แทนที่จะเป็นผลลัพธ์ตามโครงการแบบดั้งเดิม ความสำเร็จหมายถึงการมีอิทธิพลต่อวิธีที่ผู้คนกระทำ ไม่ใช่เพียงแค่การทำให้งานเสร็จสิ้น

ทีมระบุพันธมิตรด้านขอบเขต (บุคคลหรือองค์กรที่การเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของพวกเขาจะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ต้องการ) และติดตามตัวชี้วัดความก้าวหน้าซึ่งแสดงการเปลี่ยนแปลงที่ค่อยเป็นค่อยไปในวิธีการที่พวกเขาปฏิบัติ:

องค์กรด้านสุขภาพ การศึกษา และการพัฒนาชุมชนได้รับประโยชน์จากแนวทางนี้เมื่อการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จ

วิธีการนี้ให้ความสำคัญกับการเรียนรู้เป็นอันดับแรก ช่วยให้ทีมสามารถวัดการเปลี่ยนแปลงที่ซับซ้อนและระยะยาวได้ พร้อมทั้งรักษาความมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียผ่านการอัปเดตแบบเรียลไทม์

มันปรับตัวเมื่อสิ่งต่าง ๆ เปลี่ยนแปลงอย่างไม่คาดคิด ทำให้มีประสิทธิภาพในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ซึ่งตัวชี้วัดที่มุ่งเน้นผลลัพธ์แบบดั้งเดิมไม่สามารถสะท้อนผลกระทบที่แท้จริงได้

15. วิธีการแนะนำผลิตภัณฑ์ใหม่ (NPI)

NPI นำผลิตภัณฑ์จากแนวคิดเริ่มต้นสู่การเปิดตัวสู่ตลาดผ่านขั้นตอนที่เป็นระบบ ซึ่งประสานงานระหว่างทีมวิศวกรรม การผลิต การตลาด และการขาย ให้มุ่งสู่เป้าหมายร่วมกัน

วิธีการนี้ดำเนินการผ่านการระดมความคิด, การพัฒนาแนวคิด, การทดสอบต้นแบบกับผู้ใช้จริง, และการเปิดตัวสู่ตลาดพร้อมการสนับสนุนที่ประสานงานกัน

การมีส่วนร่วมของทุกแผนกตั้งแต่เริ่มต้นช่วยป้องกันปัญหาคลาสสิกที่การผลิตพบปัญหาการออกแบบช้าเกินไปหรือการตลาดสัญญาคุณสมบัติที่วิศวกรรมไม่สามารถส่งมอบได้

บริษัทอิเล็กทรอนิกส์, ยานยนต์, และเภสัชกรรม ที่มีความล้มเหลวของผลิตภัณฑ์มีค่าใช้จ่ายสูง และการแข่งขันรุนแรง อาศัยการนำระบบ NPI มาใช้

แนวทางที่มีโครงสร้างช่วยตรวจจับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ เมื่อยังแก้ไขได้ในต้นทุนที่ต่ำ ขณะที่การมีส่วนร่วมจากหลายฝ่ายช่วยป้องกันไม่ให้แต่ละแผนกทำงานแยกส่วนจนเกิดปัญหาที่ไม่คาดคิดซึ่งอาจสร้างความเสียหายสูงในช่วงขยายกำลังการผลิต

16. คู่มือ PMBOK โดย PMI

คู่มือ PMBOKเป็นกรอบการทำงานที่ครอบคลุมซึ่งให้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและมาตรฐานสำหรับการบริหารโครงการ จัดพิมพ์โดยสถาบันการจัดการโครงการ

คู่มือนี้จัดระเบียบการบริหารโครงการออกเป็นสิบขอบเขตความรู้ ซึ่งรวมถึงขอบเขต เวลา ต้นทุน และความเสี่ยง จากนั้นจะแสดงแผนผังว่าแต่ละส่วนมีความสัมพันธ์กันอย่างไรตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

มันให้ชุดเครื่องมือที่สมบูรณ์สำหรับการวางแผน, การดำเนินการ, และการปิดโครงการ โดยเน้นที่เอกสารและกระบวนการที่สร้างความรับผิดชอบ

โครงการขนาดใหญ่และซับซ้อนในด้านการก่อสร้าง, ไอที, และการผลิต ที่ความสม่ำเสมอและความละเอียดรอบคอบไม่สามารถต่อรองได้ จะได้รับประโยชน์จาก PMBOK

แนวทางมาตรฐานช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งสำคัญใดถูกมองข้าม ในขณะที่ช่วยให้ทีมสามารถสื่อสารภาษาโครงการเดียวกันได้ทั่วทั้งแผนกหรือองค์กร

ลักษณะที่ครอบคลุมอาจรู้สึกหนักสำหรับโครงการขนาดเล็ก อย่างไรก็ตาม มันช่วยให้ทีมสามารถฟื้นตัวได้อย่างรวดเร็วเมื่อสิ่งต่าง ๆ ไม่เป็นไปตามแผน

ตัวอย่างของ PMBOK

โครงการของTLC Family Care Healthplanที่มุ่งปรับปรุงการยื่นคำร้องให้มีความคล่องตัวมากขึ้น แสดงให้เห็นว่า PMBOK Guide สามารถขับเคลื่อนความสำเร็จของโครงการได้อย่างไร

ทีมได้จัดตั้งกรอบการทำงานที่ชัดเจนผ่านสำนักงานบริหารโครงการ (PMO) ที่ทุ่มเท เพื่อให้มั่นใจว่างานได้รับการจัดลำดับความสำคัญและจัดการความเสี่ยงตั้งแต่เนิ่นๆ การประชุมอย่างสม่ำเสมอช่วยให้กำหนดเวลาเป็นไปตามแผน ในขณะที่การตรวจสอบคุณภาพช่วยปรับปรุงความถูกต้องและประสิทธิภาพ

ความพยายามเหล่านี้ส่งผลให้มีการลดการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนด้วยกระดาษลง 40% ประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากกว่า 15,000 ดอลลาร์ต่อปี และเพิ่มความพึงพอใจของผู้ให้บริการ

17. วิธีการปรับปรุงกระบวนการโดยใช้แพ็กเกจ (PER)

PER ผสานการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจใหม่เข้ากับการนำซอฟต์แวร์องค์กรมาใช้ เพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลงที่พลิกโฉม แทนที่จะเพียงแค่ทำให้กระบวนการที่มีอยู่ซึ่งไม่มีประสิทธิภาพกลายเป็นระบบอัตโนมัติ

วิธีการนี้ต้องการการทบทวนกระบวนการทำงานทั้งหมดอย่างรอบด้านก่อนที่จะนำระบบวางแผนทรัพยากรองค์กรมาใช้ ซึ่งจะทำให้เทคโนโลยีสนับสนุนกระบวนการที่ได้รับการปรับปรุงใหม่ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด แทนที่จะเพียงแค่แปลงกระบวนการทำงานเดิมที่ไม่มีประสิทธิภาพให้เป็นรูปแบบดิจิทัลเท่านั้น

การผสมผสานการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการกับเทคโนโลยีใหม่สามารถนำมาซึ่งการปรับปรุงที่มากขึ้นอย่างมีนัยสำคัญเมื่อเทียบกับการใช้แนวทางใดแนวทางหนึ่งเพียงอย่างเดียว

องค์กรที่กำลังดำเนินการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในธุรกิจค้าปลีก การผลิต และการดูแลสุขภาพ จะได้รับประโยชน์จาก PER โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อกระบวนการทำงานได้เติบโตขึ้นตามธรรมชาติเมื่อเวลาผ่านไปและต้องการการปรับปรุงใหม่ทั้งหมด

ความสำเร็จต้องการความเต็มใจที่จะท้าทายกระบวนการทำงานที่มีอยู่ก่อนที่จะลงทุนในระบบใหม่ แทนที่จะเพียงแค่ปรับปรุงเครื่องมือซอฟต์แวร์

วิธีการเลือกวิธีการบริหารโครงการ

การเลือกวิธีการที่เหมาะสมต้องอาศัยการจับคู่ลักษณะเฉพาะของโครงการของคุณกับจุดแข็งของแต่ละกรอบแนวทาง ปฏิบัติตามกระบวนการนี้เพื่อระบุตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ

เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบว่าข้อกำหนดของคุณมีความเสถียรมากน้อยเพียงใด หากคุณสามารถบันทึกทุกอย่างไว้ล่วงหน้าได้ และการเปลี่ยนแปลงจะมีค่าใช้จ่ายสูง วิธีการที่มีโครงสร้างเช่น Waterfall, PRINCE2 หรือ CPM จะให้ความคาดการณ์ได้ วิธีเหล่านี้เหมาะสำหรับสินค้าที่มีรูปร่างหรืออุตสาหกรรมที่มีการควบคุม หากข้อกำหนดจะเปลี่ยนแปลงไปตามการเรียนรู้ว่าคุณสมบัติที่ผู้ใช้ต้องการคืออะไร วิธีการที่มีการวนรอบเช่น Agile, Scrum หรือ RAD จะสามารถปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงได้ คุณส่งมอบงานที่เสร็จสมบูรณ์ในแต่ละช่วง รวบรวมข้อเสนอแนะ แล้วปรับปรุงสำหรับรอบถัดไป สำหรับงานที่ต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่องโดยไม่มีขอบเขตโครงการที่ชัดเจน วิธีการแบบไหลต่อเนื่อง เช่น คันบัน (Kanban) หรือลีน (Lean) จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต ทีมสนับสนุน ทีมงานบำรุงรักษา และผู้ผลิตเนื้อหาจะได้รับประโยชน์จากแนวทางเหล่านี้

ขนาดของทีมมีผลกระทบอย่างมากต่อวิธีการที่จะประสบความสำเร็จ ทีมขนาดเล็กที่มีสมาชิกสามถึงเก้าคนจะเจริญเติบโตได้ดีกับ Scrum หรือ Kanban ซึ่งช่วยลดภาระการประสานงานและช่วยให้ตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว องค์กรขนาดใหญ่ที่มีผู้ร่วมงานหลายสิบคนจำเป็นต้องมีบทบาทและการกำกับดูแลที่ชัดเจน PRINCE2 หรือ PMBOK ช่วยป้องกันการสื่อสารที่ผิดพลาดซึ่งมักเกิดขึ้นในทีมขนาดใหญ่ ทีมข้ามสายงานจะได้รับประโยชน์จากวิธีการที่ทำให้การพึ่งพาซึ่งกันและกันมองเห็นได้ผ่านพิธีกรรมประจำหรือกระดานภาพ

ความยืดหยุ่นของระยะเวลาและงบประมาณของคุณจะเป็นตัวกำหนดว่าคุณต้องวางแผนล่วงหน้าเพียงใด กำหนดเวลาและงบประมาณที่ตายตัวจำเป็นต้องมีการจัดตารางเวลาที่คาดการณ์ได้ผ่าน Waterfall, CPM หรือ PRINCE2 ซึ่งเน้นการวางแผนล่วงหน้าเพื่อระบุความเสี่ยงตั้งแต่เนิ่นๆ ระยะเวลาและงบประมาณที่ยืดหยุ่นช่วยให้สามารถใช้ Agile หรือ APF ในการค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสมผ่านการทดลองซ้ำได้ โครงการเร่งด่วนที่ต้องการเข้าสู่ตลาดอย่างรวดเร็วเหมาะกับ RAD ซึ่งสร้างต้นแบบที่ใช้งานได้ในเวลาเพียงไม่กี่วันแทนที่จะเป็นสัปดาห์

ปรับวิธีการของคุณให้สอดคล้องกับความต้องการในการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ลูกค้าที่ต้องการการทบทวนและข้อเสนอแนะบ่อยครั้งจะเหมาะกับวิธีการแบบ Agile และ Scrum ที่มีรอบการทำงานสั้นๆ ส่วนผู้ที่ชอบการวางแผนล่วงหน้าอย่างละเอียดพร้อมการทบทวนเป้าหมายเป็นระยะๆ จะเหมาะกับวิธีการแบบ Waterfall และ PRINCE2 โครงการภายในที่มีการกำกับดูแลน้อยสามารถใช้แนวทางที่จัดระเบียบตนเองได้ เช่น Kanban หรือ Lean

ทดสอบวิธีการที่คุณเลือกไว้กับเฟสของโครงการขนาดเล็กก่อนการนำไปใช้เต็มรูปแบบ ให้ดำเนินการทดลองเป็นเวลาหนึ่งหรือสองรอบ จากนั้นรวบรวมข้อมูลย้อนกลับว่ามันช่วยหรือขัดขวางความก้าวหน้าหรือไม่ ใช้ข้อมูลย้อนกลับนี้เพื่อปรับปรุงการนำไปใช้ของคุณก่อนที่จะขยายไปยังทีมเพิ่มเติม

เครื่องมือและซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

การทำงานในปัจจุบันมีปัญหา ทีมสูญเสียเวลาไปกับการสลับระหว่างเครื่องมือที่ไม่เชื่อมต่อกันสำหรับงาน เอกสาร การแชท และเป้าหมาย ซึ่งทำให้การดำเนินงานช้าลงและทำให้ความรู้กระจัดกระจาย

ออกแบบมาเพื่อแทนที่เครื่องมือหลายอย่างด้วยแพลตฟอร์มเดียวที่รวมทุกอย่างไว้ในที่เดียวซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ClickUpช่วยให้ทีมสามารถรับมือกับโครงการทุกขนาดและความซับซ้อนได้ClickUpคือแอปทุกอย่างสำหรับการทำงานที่รวมการจัดการโครงการ การทำงานร่วมกันเอกสาร การสื่อสาร และการจัดการความรู้ไว้ในที่เดียว—ขับเคลื่อนด้วยความเร็วของ AI ในทุกชั้น

ClickUp AI ไม่ใช่แค่ ส่วนเสริม—แต่เป็นพื้นฐานของทุกฟีเจอร์ ตั้งแต่การทำงานอัตโนมัติและการค้นหาอัจฉริยะ ไปจนถึงการอัปเดตแบบเรียลไทม์และคำแนะนำเวิร์กโฟลว์ นี่คือพลังของการหลอมรวม: หนึ่งแพลตฟอร์ม หนึ่งแหล่งข้อมูลความจริง และหนึ่งระบบที่เชื่อมโยงกันทั้งหมด สร้างขึ้นเพื่อช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้เร็วขึ้นและชาญฉลาดยิ่งขึ้น

ClickUp มีความก้าวหน้าเพียงพอที่จะรองรับผู้ใช้ระดับสูงและผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการโครงการ ในขณะที่ยืดหยุ่นพอที่จะให้ผู้ใช้ที่มีความต้องการน้อยสามารถทำงานให้สำเร็จได้ในเครื่องมือเดียวกันและในพื้นที่เดียวกัน

มาดูกันว่าฟีเจอร์เฉพาะของ ClickUp ช่วยคุณจัดการทุกขั้นตอนของการบริหารโครงการได้อย่างไร 💪🏼

การจัดการงานที่ก้าวไกลกว่าพื้นฐาน

ClickUp ทำให้การจัดระเบียบงานเป็นเรื่องง่ายและทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น

งานใน ClickUp

เริ่มต้นด้วย ClickUp Tasks ซึ่งเป็นรากฐานของการจัดการโครงการ ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณแยกโครงการใหญ่เป็นขั้นตอนที่จัดการได้ มอบหมายงานให้สมาชิกในทีม กำหนดเส้นตาย และติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์

แต่ละงานสามารถมีรายการตรวจสอบโดยละเอียด ไฟล์แนบ และความคิดเห็น เพื่อให้คุณมีทุกอย่างที่ต้องการในที่เดียว

ฟิลด์ที่กำหนดเองใน ClickUp

จากนั้น ด้วยClickUp Custom Fields คุณสามารถเพิ่มข้อมูลเฉพาะเจาะจง เช่น ระยะของโครงการ ชั่วโมงที่ประมาณการ หรือลำดับความสำคัญของงาน เพื่อให้มั่นใจว่าทุกรายละเอียดสอดคล้องกับเป้าหมายของคุณ

ระดับของการปรับแต่งนี้หมายความว่างานของคุณไม่ใช่แค่รายการที่ต้องทำเท่านั้น—แต่กลายเป็นจุดข้อมูลที่สมบูรณ์เพื่อความโปร่งใสของโครงการที่ดีขึ้น

⚡️ กำลังดำเนินการ: ทีมการตลาดที่ดูแลการเปิดตัวผลิตภัณฑ์สามารถแบ่งงานออกเป็น 'กลยุทธ์เนื้อหา' 'ทรัพยากรการออกแบบ' และ 'การตั้งค่าแคมเปญโฆษณา' ฟิลด์ที่กำหนดเอง เช่น 'ประเภทเนื้อหา' (เช่น บทความบล็อก, โฆษณาโซเชียลมีเดีย) และ 'สถานะการอนุมัติ' (เช่น รออนุมัติ, อนุมัติแล้ว) ช่วยติดตามความคืบหน้าและรับรองการอนุมัติที่ราบรื่น

ความคิดเห็นการมอบหมายงานใน ClickUp

สุดท้ายนี้ ClickUp Assign Commentsช่วยให้การสนทนาไม่สูญหายไปในเธรดที่ไม่มีที่สิ้นสุด เปลี่ยนความคิดเห็นใดๆ ให้เป็นรายการที่สามารถดำเนินการได้และมอบหมายให้กับสมาชิกในทีมโดยตรง

ติดตามทุกวินาทีและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

การติดตามเวลาด้วย ClickUp

ClickUp Time Trackingบันทึกเวลาที่สมาชิกแต่ละคนใช้ไปกับงาน ช่วยให้ระบุจุดติดขัดหรืองานที่ใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้

เริ่มจับเวลาเมื่อคุณเริ่มทำงานกับงานนั้น หยุดชั่วคราวเมื่อพัก และหยุดเมื่อเสร็จสิ้น ClickUp จะบันทึกข้อมูลนี้โดยอัตโนมัติ ทำให้คุณสามารถเปรียบเทียบเวลาที่ประมาณการกับเวลาที่ใช้จริงในการทำงานแต่ละงานได้

⚡️ กำลังดำเนินการ: ทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ที่กำลังสร้างฟีเจอร์ใหม่สามารถใช้การติดตามเวลาเพื่อวัดระยะเวลาที่แต่ละงาน เช่น การเขียนโค้ดหรือการทดสอบคุณภาพ ใช้ไป หากกำหนดเวลาไม่เป็นไปตามแผน พวกเขาสามารถปรับตารางเวลาและจัดสรรทรัพยากรใหม่ได้ตามความจำเป็น

เพิ่มความชัดเจนด้วยแดชบอร์ด ClickUp

การมีแหล่งข้อมูลเดียวสำหรับโครงการของคุณเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง และนี่คือจุดที่ ClickUp Dashboardsเข้ามาช่วย

แดชบอร์ดรวบรวมข้อมูลโครงการทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียวที่สามารถโต้ตอบได้และปรับแต่งได้ตามต้องการ เพื่อให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้า ภาระงานของทีม และตัวชี้วัดสำคัญต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว

การ์ดเช่น 'ความคืบหน้าของงาน', 'ปริมาณงานของทีม', และ 'แผนภูมิการลดภาระงาน' ช่วยให้ติดตามสิ่งที่เกิดขึ้นและมองเห็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ง่าย แดชบอร์ดจะอัปเดตแบบเรียลไทม์ ทำให้ทุกคนเห็นข้อมูลเดียวกัน

⚡️ กำลังดำเนินการ: ผู้จัดการฝ่ายการตลาดที่ดูแลแคมเปญหลายรายการสามารถติดตามงานที่ล่าช้า, แบนด์วิดท์ของทีม, และประสิทธิภาพของแคมเปญได้ทั้งหมดบนแดชบอร์ดเดียว ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการส่งอีเมลไปมาหรือใช้สเปรดชีตที่กระจัดกระจาย

มองเห็นภาพกระบวนการทำงานของคุณ

มุมมองใน ClickUp

วิธีการที่แตกต่างกันมักต้องการเครื่องมือการแสดงผลเฉพาะClickUp Viewsสามารถปรับให้เข้ากับกระบวนการทำงานของคุณได้ ตัวอย่างเช่น:

หากไม่มี ClickUp เราคงไม่สามารถมองเห็นช่องว่างในงานและกระบวนการได้อย่างรวดเร็ว การสามารถมองเห็นงานที่ไม่มีกำหนดส่ง งานที่ค้างอยู่ และงานที่ไม่มีคะแนนสปรินท์หรือผู้รับผิดชอบ ช่วยให้ฉันรักษาแรงขับเคลื่อนในการทำงานต่อไปได้

ความยืดหยุ่นเป็นข้อได้เปรียบหลักของ ClickUp

คุณสามารถสลับระหว่างมุมมอง Kanban, Gantt, ปฏิทิน และมุมมองอื่น ๆ ได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว แต่ละมุมมองจะปรับตัวอย่างราบรื่นให้เข้ากับสไตล์การทำงานของทีมหรือข้อกำหนดของโครงการ โดยไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือภายนอก

ร่วมมือและเชื่อมต่ออย่างไร้รอยต่อ

ClickUp ยังรวบรวมเครื่องมือทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว ด้วยการเชื่อมต่อ ClickUp กับแอปพลิเคชันกว่า 1,000 รายการผ่านClickUp Integrationsเช่น Google Drive และ Zoom เพื่อสร้างพื้นที่การทำงานร่วมกันแบบครบวงจร

ClickUp Chat

ถึงเวลาที่คุณจะได้พบกับClickUp Chat แล้ว

แชทไม่ใช่แค่เครื่องมือส่งข้อความอีกตัวหนึ่ง แต่ถูกออกแบบมาเพื่อทำให้การสื่อสารง่ายขึ้นและเชื่อมช่องว่างระหว่างการสนทนาและงานต่างๆ

ไม่ต้องอัปเดตแบบกระจัดกระจายหรือพลาดการติดตามอีกต่อไป—ทุกอย่างอยู่ในที่เดียว ทำให้การทำงานร่วมกันราบรื่นและปราศจากความเครียด

การแจ้งเตือนแบบกำหนดเองช่วยป้องกันสิ่งรบกวน ให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การสนทนาที่สำคัญได้โดยไม่ถูกท่วมท้นด้วยการอัปเดตที่ไม่จำเป็น

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับบทบาทของคุณในขณะที่ปิดเสียงการสนทนาที่ไม่สำคัญได้ และเมื่อพูดถึงการติดตามผล การมอบหมายความรับผิดชอบโดยตรงภายในแชทจะช่วยให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่น

เปลี่ยนกลยุทธ์ให้เป็นการดำเนินการ—ด้วย ClickUp อยู่เคียงข้างคุณ

การบริหารโครงการอาจรู้สึกหนักหนา แต่การเลือกวิธีการที่เหมาะสมสามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างมาก ไม่ว่าจะเป็น Agile, Scrum หรือ Waterfall วิธีการที่เหมาะสมจะช่วยให้ทีมของคุณมีระเบียบ อยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง และพร้อมที่จะปรับตัวต่อความท้าทายใด ๆ

แต่แม้แต่วิธีการที่ดีที่สุดก็ยังต้องการเครื่องมือที่ทรงพลังเพื่อสนับสนุนการทำงาน ClickUp ถูกออกแบบมาเพื่อจัดการกับทุกโครงการ ด้วยฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การจัดการงาน แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ และเวิร์กโฟลว์ที่ปรับแต่งได้ ซึ่งช่วยให้งานของคุณง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ทำไมต้องรอ? สมัครใช้ ClickUpวันนี้!

📌ลองทำสิ่งนี้ก่อน

ก่อนที่คุณจะสำรวจวิธีการบริหารโครงการทั้ง 17 วิธี ทำไมไม่ลองดูวิธีการเหล่านี้ในการใช้งานจริง? ใช้เทมเพลตการจัดการโครงการฟรีของ ClickUp เพื่อปรับปรุงการวางแผน จัดระเบียบงาน และประยุกต์ใช้วิธีการใด ๆ ได้ทันที

รับเทมเพลตฟรี