ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณอาจคุ้นเคยดีอยู่แล้วว่าปัญหาบางอย่างอาจท้าทายเพียงใด เช่น การจัดการกับงานที่ล่าช้าโดยไม่รู้สึกหนักใจหรือกดดันทีมของคุณมากเกินไป
เมื่อคุณกำลังทำหลายอย่างพร้อมกันเพื่อให้แน่ใจว่าส่งมอบตรงเวลา คุณจำเป็นต้องมีกลยุทธ์ที่ปฏิบัติได้จริงเพื่อจัดการกับปริมาณงานของคุณ
การจัดการโครงการแบบลีนเน้นการทำงานอย่างชาญฉลาดมากกว่าการทำงานอย่างหนัก มุ่งเน้นที่การเพิ่มประสิทธิภาพและลดกระบวนการที่สิ้นเปลือง ไม่เหมือนกับการจัดการโครงการแบบดั้งเดิมที่มีขั้นตอนตายตัว วิธีการนี้เน้นความยืดหยุ่นและการปรับตัว ซึ่งช่วยให้คุณควบคุมผลลัพธ์ของโครงการได้มากขึ้น
นอกจาก Agile แล้ว Lean ยังเป็นหนึ่งในวิธีการบริหารโครงการที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในปัจจุบันอีกด้วย มีความแตกต่างอย่างไร? และวิธีใดดีกว่ากัน?
มาสำรวจความแตกต่างระหว่างการจัดการโครงการแบบลีนและแบบอไจล์อย่างรวดเร็ว ก่อนที่เราจะลงลึกในรายละเอียดของลีนและการนำไปใช้
การจัดการโครงการแบบลีน vs. การจัดการโครงการแบบอไจล์
ทั้งวิธีการบริหารโครงการแบบลีนและแบบอไจล์ส่วนใหญ่ใช้กับการพัฒนาซอฟต์แวร์ การผลิต การผลิตซ้ำ และไอที
การบริหารโครงการแบบลีนกำหนดให้ใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยจะตรวจสอบวิธีการทำงานอย่างต่อเนื่องเพื่อค้นหาและ กำจัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น เพื่อให้มั่นใจว่าผลิตภัณฑ์สุดท้ายมีคุณค่าต่อลูกค้า
อย่างไรก็ตาม Agile เข้าใจดีว่าแผนโครงการไม่ได้ถูกกำหนดไว้อย่างตายตัว ผู้จัดการโครงการแบบ Agile ทราบดีว่าแผนสามารถเปลี่ยนแปลงได้ และพวกเขามีความชำนาญในการรับมือกับความต้องการของโครงการที่เปลี่ยนแปลงไป พวกเขาส่งมอบโครงการในรูปแบบของชิ้นงานเล็ก ๆ ที่ทำซ้ำได้ โดยทดสอบและปรับปรุงแนวทางของตนอย่างต่อเนื่อง ตามคำแนะนำจากลูกค้าเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ
การเข้าใจการจัดการโครงการแบบลีน
การจัดการโครงการแบบลีนไม่ได้เป็นเพียงการประหยัดเงินและทรัพยากรเท่านั้น แต่เป็นการใช้ เครื่องมือและกำลังคนที่เหมาะสมพอดี เพื่อส่งมอบสิ่งที่ลูกค้าต้องการได้อย่างตรงจุดและตรงเวลา สิ่งสำคัญคือการเลือกใช้จำนวนบุคลากรและเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง
การกำจัดกระบวนการที่สิ้นเปลือง [เช่น ระยะเวลารอคอยหรือคุณสมบัติที่ไม่จำเป็น] ช่วยให้ Lean ช่วยให้คุณ:
- ลดต้นทุน และระยะเวลาของโครงการ
- เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าผ่านการบริการที่ดีขึ้น
- ปลดล็อกศักยภาพของทีมคุณด้วย เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และประสิทธิผล
- รับ ความโปร่งใสของโครงการ อย่างชัดเจนในระดับทีม
- ส่งมอบ งานที่มีคุณภาพสูงขึ้น พร้อมคุณค่าที่มากขึ้นสำหรับลูกค้า
- เชี่ยวชาญศิลปะของการจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างมีประสิทธิภาพ
ตอนนี้ มาทำความเข้าใจหลักการสำคัญที่ทำให้การบริหารโครงการแบบลีนมีประสิทธิภาพสูงกัน
เสาหลักของลีน
ไม่ว่าคุณจะใช้ Lean ที่ไหน หลักการสำคัญยังคงเหมือนเดิม: ส่งมอบคุณค่าสูงสุดโดยการกำจัดกระบวนการที่สิ้นเปลือง
แต่ขยะคืออะไร?
ลีนใช้คำสำคัญสามคำจากภาษาญี่ปุ่น มูดา, มูระ, และ มูริ ซึ่งพัฒนามาจากระบบการผลิตของโตโยต้า [TPS] เพื่อ ระบุของเสีย มาดูความหมายของแต่ละคำกัน
- Muda [無駄] คือกิจกรรมใด ๆ ที่ ใช้ทรัพยากรแต่ไม่ได้เพิ่มคุณค่าให้กับลูกค้า การเก็บงานที่ยังไม่เสร็จ การผลิตมากเกินไป หรือการทำให้เกิดข้อบกพร่อง ล้วนเป็นตัวอย่างที่ชัดเจน ลองนึกภาพว่าคุณกำลังทำแซนด์วิชให้เพื่อน การหั่นผักทั้งหมดแต่ใช้เพียงครึ่งเดียว ก็ถือเป็น Muda
- Mura [むら] หมายถึง ความไม่สม่ำเสมอในกระบวนการทำงานของคุณ เช่น ภาระงานที่ไม่สมดุล ลองนึกถึงการต่อแถวในร้านค้า—บางครั้งก็เร็ว บางครั้งก็ช้า Mura สร้างความล่าช้าและความหงุดหงิดให้กับทุกคนที่เกี่ยวข้อง
- Muri [無理] คือการใช้งานทีมหรืออุปกรณ์เกินขีดความสามารถเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ไม่สมจริง เปรียบเสมือนการบังคับเครื่องจักรให้ทำงานเกินกำลัง Muri อาจนำไปสู่ความเหนื่อยล้าสะสมและความผิดพลาด
สมมติว่าทีมของคุณมีโปรแกรมเมอร์เจ็ดคนที่กำลังทำงานในฟีเจอร์ต่างๆ แต่มีผู้ทดสอบเพียงสามคนที่จะตรวจสอบงานของพวกเขา [Mura] สิ่งนี้สร้างคอขวดที่ทำให้ฟีเจอร์ต่างๆ กองพะเนินรอการทดสอบ [Muri] ทำให้ผู้ทดสอบของคุณทำงานล้นมือ [Muri] การทดสอบที่เร่งรีบเนื่องจากภาระงานที่มากเกินไปอาจทำให้ข้อบกพร่องหลุดรอดไปได้ [มูดา] และในที่สุดก็ส่งมอบซอฟต์แวร์ที่มีข้อบกพร่องให้กับลูกค้า [มูดาเพิ่มเติม] โดยการจัดการกับทั้งสาม M คุณสามารถทำให้กระบวนการทำงานของคุณง่ายขึ้นและบรรลุประสิทธิภาพสูงสุดได้
สถาบันการจัดการโครงการ [PMI] ส่งเสริมการนำแนวคิดลีนมาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานอย่างไร
สถาบันการจัดการโครงการ [PMI] เป็นสมาคมวิชาชีพชั้นนำของโลกด้านการจัดการโครงการก่อตั้งขึ้นในปี 1969 ให้บริการแก่ผู้เชี่ยวชาญมากกว่า 3 ล้านคนในเกือบทุกประเทศ
PMI ตระหนักดีว่า Lean เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการเพิ่มประสิทธิภาพของโครงการและส่งมอบคุณค่า นี่คือวิธีที่ PMI ส่งเสริมวัฒนธรรมแบบลีน:
- หลักการลีนที่ผสานรวม: PMI ได้ผสานหลักการลีนที่สำคัญ เช่น การกำจัดความสูญเปล่าและการเพิ่มการเรียนรู้ให้สูงสุด เข้าไปในกรอบการจัดการโครงการและแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดของพวกเขา คิดว่าเป็นประสิทธิภาพที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้าสำหรับโครงการของคุณ
- ลีนสำหรับทุกโครงการ: PMI สนับสนุนการนำแนวคิดลีนมาใช้ในทุกมิติของโครงการ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างตึกระฟ้าหรือพัฒนาแอปพลิเคชันล้ำสมัย ลีนสามารถช่วยให้คุณส่งมอบคุณค่าสูงสุดได้ไม่ว่าโครงการจะเป็นอะไร
- ทรัพยากร PMI ลีน: PMI นำเสนอทรัพยากรการเรียนรู้, สัมมนาออนไลน์, และโปรแกรมฝึกอบรมที่เฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับการนำหลักการลีนไปใช้ในด้านการจัดการโครงการ ซึ่งจะเตรียมความพร้อมให้คุณและทีมของคุณด้วยความรู้และทักษะที่จำเป็นในการนำแนวคิดลีนมาใช้ และปรับปรุงกระบวนการของคุณให้ดีที่สุด
- การรับรอง Lean: PMI เสนอการรับรองเฉพาะทาง เช่น PMI Agile Certified Practitioner [PMI-ACP] ที่รับรองความเชี่ยวชาญในวิธีการ Agile และ Lean สำหรับการส่งมอบโครงการ
PMI ถือว่าเครื่องมือการจัดการโครงการแบบลีนเป็นองค์ประกอบสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพของโครงการและมอบคุณค่าสูงสุดให้กับลูกค้า โปรแกรมการฝึกอบรมและการรับรองของพวกเขาให้เครื่องมือที่จำเป็นแก่ผู้เชี่ยวชาญด้านโครงการในการใช้หลักการจัดการโครงการแบบลีนและบรรลุผลลัพธ์โครงการที่ประสบความสำเร็จ
วิธีการลีนและวิถีโตโยต้า
คุณทราบดีอยู่แล้วว่าวิธีการลีนไม่ได้ถูกคิดค้นขึ้นเป็นทฤษฎีในห้องทดลอง แต่มันเป็นวิธีแก้ปัญหาในทางปฏิบัติเพื่อตอบสนองความต้องการและปัญหาที่เกิดขึ้นจริงใน ระบบการผลิตโตโยต้า [TPS]
หลังสงครามโลกครั้งที่สอง ทรัพยากรของญี่ปุ่นมีจำกัด โตโยต้าจำเป็นต้องใช้ทรัพยากรและแรงงานที่มีอยู่อย่างมีประสิทธิภาพ พวกเขาเริ่มทบทวนกระบวนการผลิตแบบดั้งเดิมใหม่
ไทอิจิ โอโนะ วิศวกรอุตสาหกรรมแห่งโตโยต้า ได้พัฒนาหลักการสำคัญของแนวคิดลีน โดยมุ่งเน้นที่การส่งมอบคุณค่าให้แก่ลูกค้าและขจัดทุกสิ่งที่ไม่ได้สร้างคุณค่าออกไป หรือที่เรียกว่าของเสีย
แต่ไม่ใช่ของเสียทั้งหมดที่ถูกสร้างขึ้นมาเท่าเทียมกัน มีวิธีการต่าง ๆ ในการจัดหมวดหมู่ Muda ในการบริหารโครงการแบบลีน
- ประเภทที่ 1 ของมูดา คือกิจกรรมที่ยังคงจำเป็นสำหรับการเสร็จสิ้นโครงการ ตัวอย่างเช่น การตรวจสอบความปลอดภัยหรือขั้นตอนการปฏิบัติตามกฎระเบียบ แม้ว่ากิจกรรมเหล่านี้จะไม่เพิ่มมูลค่าให้กับผลิตภัณฑ์โดยตรง แต่ไม่สามารถยกเลิกได้โดยสิ้นเชิง
- ประเภทที่ 2 ของมูดา คือกิจกรรมที่ควรยกเลิกเพราะไม่ได้เพิ่มคุณค่าใด ๆ ตัวอย่าง ได้แก่ การประชุมที่ไม่จำเป็น การสื่อสารที่ไม่ชัดเจนซึ่งนำไปสู่การทำงานซ้ำ หรือการรอคอยเนื่องจากการวางแผนที่ไม่ดี
หลักการสำคัญอีกประการหนึ่งที่เสริมแนวทางนี้คือ ไคเซ็น ปรัชญาของชาวญี่ปุ่นที่เน้นการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ซึ่งสนับสนุนให้มีการวิเคราะห์กระบวนการอย่างต่อเนื่อง ระบุพื้นที่ที่สามารถลดความสูญเปล่าได้ และพยายามปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นอยู่เสมอ
ในปี 1990 หนังสือของเจมส์ โวแมค'เครื่องจักรที่เปลี่ยนโลก'ได้ทำให้คำนี้เป็นที่รู้จักอย่างแพร่หลาย และช่วยเผยแพร่หลักการของโตโยต้าอย่างลีน (Lean) และไคเซ็น (Kaizen) ไปไกลเกินกว่าอุตสาหกรรมการผลิตยานยนต์
หลักการและขั้นตอนสำคัญห้าประการของการบริหารโครงการแบบลีน
การจัดการโครงการแบบลีนไม่ใช่การแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว แต่เป็นการเดินทางที่เปิดเผยออกมาเป็นห้าขั้นตอน ซึ่งก็คือหลักการห้าประการของวิธีการลีน
1. กำหนดคุณค่า
ก่อนที่คุณจะสร้างอะไรก็ตาม ให้เข้าใจว่า 'คุณค่า' หมายถึงอะไรสำหรับลูกค้าของคุณ
สมมติว่าคุณเป็นทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ที่กำลังสร้างแอปฟิตเนสใหม่ "คุณค่า" คือเครื่องติดตามแคลอรี่สุดล้ำหรือแอปที่เรียบง่าย ใช้งานง่าย และช่วยให้ผู้คนมีแรงจูงใจในการออกกำลังกาย? พูดคุยกับผู้ใช้ที่มีศักยภาพ รวบรวมความคิดเห็น และกำหนดคุณสมบัติที่สำคัญจริงๆ ต่อเป้าหมายการออกกำลังกายของพวกเขา
2. แผนผังกระบวนการคุณค่า
การแผนภาพกระแสคุณค่า: วิเคราะห์ทุกขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง ในการส่งมอบคุณค่าดังกล่าว ระบุและ กำจัดของเสียทุกประเภท [Muda]
สมมติว่ากระบวนการพัฒนาแอปของคุณต้องมีการแก้ไขการออกแบบหลายรอบและการตรวจสอบโค้ดที่ยาวนาน สิ่งนี้อาจนำไปสู่คอขวดและความล่าช้าได้ วางแผนกระบวนการทั้งหมด ระบุขั้นตอนที่ไม่ส่งผลโดยตรงต่อการพัฒนาแอปที่ดีขึ้น [เช่น การแก้ไขการออกแบบมากเกินไป] และทำให้ขั้นตอนการทำงานง่ายขึ้น
3. สร้างการไหล
คิดถึงโครงการของคุณเหมือนสายการผลิต จัดเรียงกิจกรรมที่เพิ่มคุณค่าให้ไหลลื่นและต่อเนื่อง
ตัวอย่างเช่น แบ่งการพัฒนาแอปของคุณออกเป็นงานย่อยที่จัดการได้ ใช้ กระดานคัมบังเพื่อแสดงภาพกระบวนการทำงาน จัดลำดับความสำคัญของงาน และระบุอุปสรรคที่อาจทำให้ความคืบหน้าช้าลง
4. สร้างแรงดึงดูด
ตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าจริง ไม่ใช่ตามเทรนด์หรือการคาดการณ์ ผลิตเฉพาะสิ่งที่จำเป็นในเวลาที่จำเป็นเท่านั้น
ตัวอย่างเช่น ให้ทำสิ่งต่าง ๆ ไปทีละขั้นตอน แทนที่จะพยายามทำทุกอย่างพร้อมกัน ให้ปล่อยผลิตภัณฑ์ที่สามารถใช้งานได้ขั้นต่ำ [MVP] ออกมาเป็นอันดับแรก และรวบรวมความคิดเห็นจากผู้ใช้ จากนั้นใช้ความคิดเห็นเหล่านั้นเพื่อหาว่าคุณควรพัฒนาฟีเจอร์ใดของแอปต่อไป ด้วยวิธีนี้ คุณจะมั่นใจได้ว่าคุณกำลังสร้างฟีเจอร์ที่ผู้คนต้องการจริง ๆ และหลีกเลี่ยงการเสียเวลาไปกับสิ่งตกแต่งที่อาจไม่จำเป็น
5. แสวงหาความสมบูรณ์แบบ
การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องคือหัวใจของลีน และประสิทธิภาพคือสมองของมัน. ค้นหาวิธีการทำให้กระบวนการของโครงการง่ายขึ้นอยู่เสมอ.
ตัวอย่างเช่น, จัดให้มีการประชุมทีมเป็นประจำเพื่อกำหนดสิ่งที่ทำงานได้ดีในแอปและสิ่งที่ต้องปรับปรุง ส่งเสริมให้สมาชิกในทีมเสนอแนวคิดใหม่ๆ เพื่อปรับปรุงแอป ไม่ว่าจะเล็กน้อยเพียงใด ปรับแต่งกระบวนการทำงานของคุณอย่างต่อเนื่องเพื่อปรับปรุงความเร็ว ประสิทธิภาพ และความแม่นยำสำหรับอนาคต
ลีน vs. อไจล์ vs. อไจล์แบบขยาย vs. ลีนซิกซ์ซิก้า
ในขณะที่ Lean, Agile และ Scaled Agile มุ่งเน้นไปที่การปรับปรุง แต่พวกเขามีเป้าหมายที่แตกต่างกัน Lean มุ่งเน้นไปที่การลดความสูญเปล่าในทุกกระบวนการ; Agile มุ่งเน้นไปที่การปรับตัวให้เข้ากับความต้องการของโครงการที่เปลี่ยนแปลง; และ Scaled Agile มุ่งเน้นไปที่การประสานงานการปฏิบัติ Agile สำหรับโครงการขนาดใหญ่ Lean Six Sigma ผสมผสานการมุ่งเน้นการลดความสูญเปล่าของ Lean กับการวิเคราะห์ทางสถิติของ Six Sigma เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการที่มีอยู่
มาดูความแตกต่างเหล่านี้ให้ละเอียดกันเถอะ
| คุณสมบัติ | ลีน | คล่องตัว | สเกลล์ อไจล์ | ลีน ซิกซ์ ซิกมา |
| จุดมุ่งเน้น | กำจัดของเสีย เพิ่มคุณค่าสูงสุด | การปรับตัว, การตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลง | การจัดทีมและโครงการขนาดใหญ่ให้สอดคล้องกัน | ลดข้อบกพร่อง, เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ |
| ระยะของโครงการ | ไม่มีการกำหนดอย่างเคร่งครัด การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง | การวิ่งแบบวนซ้ำพร้อมการวางแผนที่ยืดหยุ่น | กรอบการทำงานสำหรับการขยายขนาดของ Agile ในองค์กรขนาดใหญ่ | แนวทางที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเพื่อการปรับปรุงกระบวนการ |
| การจัดการโครงการ | กระบวนการทำงานที่ง่ายขึ้น ลดความสูญเปล่า | แนวทางที่เน้นความร่วมมือและลูกค้าเป็นศูนย์กลาง | กรอบการทำงานสำหรับการประสานงานทีมขนาดใหญ่ | ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล มุ่งเน้นทางสถิติ |
| การจัดการการเปลี่ยนแปลง | ส่งเสริมการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง | ยอมรับการเปลี่ยนแปลงและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง | กรอบการทำงานสำหรับการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ซับซ้อนในทีมขนาดใหญ่ | แนวทางที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเพื่อการปรับปรุงกระบวนการ |
| เหมาะสำหรับ | โครงการที่มีขอบเขตชัดเจนพร้อมข้อเสนอคุณค่าที่ชัดเจน | โครงการที่มีความต้องการเปลี่ยนแปลงหรือผลลัพธ์ที่ไม่แน่นอน | โครงการขนาดใหญ่และซับซ้อนที่มีหลายทีม | โครงการที่มีข้อบกพร่องหรือมุ่งเน้นประสิทธิภาพกระบวนการสูง |
| ตัวอย่าง | การผลิต, การพัฒนาซอฟต์แวร์ | การพัฒนาซอฟต์แวร์, แคมเปญการตลาด | การพัฒนาซอฟต์แวร์สำหรับองค์กร, การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ขนาดใหญ่ | การผลิต, กระบวนการบริการลูกค้า |
มาแยกแยะแต่ละโมเดลเหล่านี้และเรียนรู้วิธีการนำไปใช้กัน
1. การบริหารโครงการแบบลีน
ลีนมุ่งเน้นการหลีกเลี่ยงความสูญเปล่า [มูดา] และเพิ่มคุณค่าที่ส่งมอบให้กับลูกค้าให้สูงสุด
- ตัวอย่าง: โรงพยาบาลนำระบบลีนมาใช้เพื่อทำให้กระบวนการรับผู้ป่วยง่ายขึ้น ลดเวลารอคอย และปรับปรุงความพึงพอใจของผู้ป่วย
- ทำไมต้องเลือก Lean: เหมาะสำหรับโครงการที่มีข้อเสนอคุณค่าที่ชัดเจนและการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดน้อย Lean ช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ดีขึ้นและใช้ประโยชน์จากโครงการที่มีการกำหนดขอบเขตอย่างชัดเจนได้อย่างเต็มที่
2. การจัดการโครงการแบบアジล
Agile คือการปรับตัวและตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลง ผ่านวงจรการพัฒนาที่สั้นและยืดหยุ่น [สปรินต์]
- ตัวอย่าง: ทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ใช้ Agile ในการพัฒนาแอปพลิเคชันมือถือใหม่ พวกเขาเก็บรวบรวมความคิดเห็นจากผู้ใช้หลังจากแต่ละสปรินต์ และปรับฟีเจอร์ตามความคิดเห็นนั้น
- ทำไมต้องเลือก Agile: เหมาะอย่างยิ่งสำหรับโครงการที่มีความต้องการเปลี่ยนแปลงหรือผลลัพธ์ที่ไม่แน่นอน Agile ช่วยให้คุณสามารถปรับเปลี่ยนแนวทางตามข้อมูลใหม่ ทำให้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับโครงการในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลง
3. การจัดการโครงการแบบสเกลล์อไจล์
การทำให้แน่ใจว่า ทีมใหญ่และโครงการในบริษัท ทำงานร่วมกันในขณะที่ ยึดมั่นในหลักการของ Agile
- ตัวอย่าง: ธนาคารขนาดใหญ่ใช้กรอบการทำงานแบบ Agile ที่ปรับขนาดได้ [เช่น SAFe] เพื่อจัดการการพัฒนาแพลตฟอร์มธนาคารออนไลน์ใหม่ข้ามหลายทีม
- ทำไมต้องเลือกสเกลล์ อะจิล: เมื่อคุณมีโครงการใหญ่ที่มีทีมจำนวนมากและส่วนต่าง ๆ ที่เคลื่อนไหวอยู่ คุณจำเป็นต้องมีวิธีการจัดการทุกอย่างให้ได้ วิธีการแบบอะจิลแบบดั้งเดิมอาจไม่เพียงพอ คุณจึงต้องปรับตัวและขยายขนาดเพื่อให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น
4. ลีน ซิกซ์ซิกมา
แนวทางที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลซึ่งผสมผสานหลักการของ Lean ที่เน้นการลดของเสียเข้ากับการมุ่งเน้นการลดข้อบกพร่องและการปรับปรุงกระบวนการของ Six Sigma โดยใช้วงจร DMAIC [กำหนด-วัด-วิเคราะห์-ปรับปรุง-ควบคุม] เพื่อการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
- ตัวอย่าง: บริษัทการผลิตใช้ Lean Six Sigma เพื่อระบุและกำจัดข้อบกพร่องในสายการผลิต ลดของเสีย และปรับปรุงคุณภาพของผลิตภัณฑ์
- ทำไมต้องเลือก Lean Six Sigma: เหมาะสำหรับกระบวนการที่มีอยู่แล้วซึ่งต้องการการปรับปรุงให้มีคุณภาพดีขึ้น วิธีการที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลช่วยให้สามารถค้นหาปัญหาและติดตามความคืบหน้าได้อย่างง่ายดาย
คุณควรเลือกอันไหน?
คุณต้องการแบบจำลองการจัดการโครงการที่ตรงกับความต้องการของคุณ. นี่คือวิธีที่คุณสามารถกำหนดความต้องการของคุณได้:
- ขอบเขตและข้อกำหนดของโครงการ: สำหรับโครงการที่มีการกำหนดขอบเขตชัดเจนและมีการเปลี่ยนแปลงน้อย Lean อาจเป็นวิธีที่ดีที่สุด สำหรับโครงการที่มีข้อกำหนดเปลี่ยนแปลงบ่อย Agile จะเหมาะสมกว่า
- ขนาดและความซับซ้อนของโครงการ: สำหรับโครงการขนาดใหญ่และซับซ้อนที่มีหลายทีม Scaled Agile ให้กรอบการทำงานสำหรับการประสานงาน
- จุดเน้นในการปรับปรุงกระบวนการ: หากการลดข้อผิดพลาดและการเพิ่มประสิทธิภาพเป็นเป้าหมายหลักของคุณ Lean Six Sigma เป็นตัวเลือกที่แข็งแกร่ง
บางครั้ง การใช้วิธีการแบบผสมผสานที่รวมเอาองค์ประกอบจากกระบวนการบริหารโครงการที่แตกต่างกันสามารถเป็นกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับแผนการบริหารโครงการของคุณ
การนำแนวคิดลีนไปใช้ในโลกแห่งความเป็นจริง
การเลือกวิธีการบริหารโครงการใด ๆ ก็ตามไม่สามารถรับประกันความสำเร็จได้—ไม่ว่าจะเป็น Agile หรือ Lean. เพื่อบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้แนวทางเหล่านี้ คุณจำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์บริหารโครงการที่มีฟังก์ชันเฉพาะ:
- การจัดการงานและโครงการ: คุณควรสามารถแยกโครงการที่ซับซ้อนออกเป็นขั้นตอนที่จัดการได้ มีขอบเขตชัดเจน สามารถวัดผลได้ และติดตามความคืบหน้าได้ ซอฟต์แวร์ควรรองรับการสร้าง มอบหมาย และติดตามงานสำหรับโครงการของคุณ
- การอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน: ทำให้กระบวนการทำงานซ้ำ ๆ เป็นอัตโนมัติเพื่อทำให้กระบวนการทำงานของคุณง่ายขึ้น และให้เวลาแก่ทีมของคุณมากขึ้น
- การทำงานร่วมกันทางไกล: ส่งเสริมการสื่อสารและการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นภายในทีมของคุณ แม้ว่าจะไม่ได้อยู่ในสถานที่เดียวกันก็ตาม
- ความยืดหยุ่นในการผสานรวม: ผสานรวมกับเครื่องมืออื่น ๆ ที่ทีมของคุณใช้เพื่อหลีกเลี่ยงการแยกข้อมูลและรักษาทุกอย่างให้อยู่ในที่เดียว
วิธีการบริหารโครงการไม่ได้มีรูปแบบเดียวที่เหมาะกับทุกสถานการณ์ ทีมอาจใช้ Agile, Scrum, Kanban, Lean, Six Sigma หรือแม้แต่แนวทางแบบผสมผสาน ขึ้นอยู่กับลักษณะของโครงการ
มาสำรวจเครื่องมือและวิธีการของลีนกันเถอะ:
- คัมบัง: ระบบการจัดการงานแบบภาพ ที่ใช้กระดานและบัตรเพื่อแสดงสถานะปัจจุบันของงาน—ซึ่งช่วยให้ทีมสามารถ มองเห็นกระบวนการทำงานได้อย่างชัดเจน ระบุจุดที่งานติดขัด และปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมได้
- PDCA [วางแผน-ดำเนินการ-ตรวจสอบ-ปรับปรุง]: แนวทางที่วนซ้ำซึ่งใช้สำหรับการ แก้ปัญหาและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง PDCA ประกอบด้วยสี่ขั้นตอน—วางแผน [กำหนดปัญหาและพัฒนากลยุทธ์เพื่อการปรับปรุง], ดำเนินการ [นำกลยุทธ์ไปปฏิบัติ], ตรวจสอบ [ประเมินผลลัพธ์ของกลยุทธ์], และ ปรับปรุง [ดำเนินการตามการประเมิน]
- การแผนภาพกระบวนการ: เทคนิคที่ใช้ในการ บันทึก, วิเคราะห์, และปรับปรุง การไหลของวัสดุและข้อมูลภายในกระบวนการ—VSM ช่วยระบุพื้นที่ที่มีของเสียและโอกาสในการปรับปรุง
- การปรับปรุงกระบวนการทำงาน: กระบวนการระบุและแก้ไขจุดติดขัดในกระบวนการทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต—เครื่องมือเช่น กระดานคัมบัง, วงจร PDCA, และการทำแผนที่กระแสคุณค่า สามารถนำมาใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงาน
วิธีการเหล่านี้มีประโยชน์อย่างไรสำหรับการพัฒนาซอฟต์แวร์โดยเฉพาะ? คุณสามารถนำแนวทางลีนมาใช้กับการพัฒนาซอฟต์แวร์ได้หลายวิธี:
- การพัฒนาซอฟต์แวร์แบบอไจล์: แนวทางที่ยืดหยุ่นในการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่เน้นการทำงานเป็นทีม ความสามารถในการปรับตัว และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
- DevOps: ชุดของแนวทางปฏิบัติที่ผสานรวมการพัฒนาซอฟต์แวร์ [Dev] และการดำเนินงานด้านไอที [Ops] เพื่อปรับปรุงความเร็วและคุณภาพของการส่งมอบซอฟต์แวร์
- สครัม: กรอบการทำงานแบบอไจล์ที่ใช้รอบการพัฒนาสั้น ๆ และการทบทวนเป็นประจำเพื่อส่งมอบซอฟต์แวร์ในรูปแบบที่ยืดหยุ่น
ลีนสนับสนุนความพยายามในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องโดยการเพิ่มประสิทธิภาพและผลผลิต ลดของเสียและต้นทุน ปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า และสร้างการมีส่วนร่วมของพนักงานอย่างมีประสิทธิผล
ในปี 2009, นักวิจัยได้ศึกษาทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ขนาดเล็ก ที่ BBC Worldwide ในลอนดอนเพื่อดูว่าวิธีการแบบลีนทำงานได้ดีเพียงใด พวกเขาได้ตรวจสอบงานของทีม, กระดานงาน, และการประชุม, สัมภาษณ์สมาชิกในทีม, และวิเคราะห์ข้อมูล
หลังจากนำระบบลีนมาใช้เป็นเวลาหนึ่งปี สถานการณ์ดีขึ้นมาก: การปล่อยซอฟต์แวร์เร็วขึ้น 37% และมีความสม่ำเสมอมากขึ้น [ปรับปรุง 47%] และลูกค้าพบข้อบกพร่องน้อยลง 24%
การปล่อยเวอร์ชันที่เร็วขึ้น โดยมุ่งเน้นที่สิ่งที่ลูกค้าให้คุณค่ามากที่สุด ยังหมายถึงความเสี่ยงที่น้อยลงจากการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีหรือการเปลี่ยนแปลงของตลาด
แม้ว่าการศึกษานี้จะดำเนินการมาหลายปีแล้ว แต่ก็แสดงให้เห็นว่า Lean เป็นรูปแบบการบริหารโครงการที่คุ้มค่าแก่การทดลองใช้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพิจารณาถึงการประหยัดเวลาและต้นทุนอันมหาศาลที่สามารถทำได้
คุณจะเริ่มต้นกับ Lean ได้อย่างไร? มีหลายแพลตฟอร์มหรือการผสมผสานของเครื่องมือที่คุณสามารถใช้ได้
แต่ตัวไหนดีที่สุด?
แม้ว่าจะไม่มีคำตอบเดียวเพราะแต่ละทีมมีชุดของขั้นตอนการทำงานและความต้องการที่ไม่เหมือนกัน ความสามารถในการปรับตัวคือกุญแจสำคัญ โชคดีที่คุณมี ClickUp, แพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่สามารถช่วยคุณเปลี่ยนวิธีการตามความต้องการของโครงการและทีม สิ่งนี้ช่วยให้ทีมของคุณมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญ: การส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จ
นี่คือวิธีที่ ClickUp สามารถทำให้การจัดการโครงการแบบลีนง่ายขึ้นสำหรับคุณ:
1. การใช้เครื่องมือการมองเห็น
ClickUp มอบเครื่องมืออันทรงพลังให้คุณเพื่อผสานหลักการ Lean และ Agile เข้ากับกระบวนการทำงานการจัดการโครงการของคุณได้อย่างราบรื่น
คัมบัง
สร้างกระดาน ClickUp Kanbanที่มองเห็นได้ชัดเจน โดยให้กระดานแต่ละอัน แทนขั้นตอนของโครงการ [เช่น 'ต้องทำ', 'กำลังดำเนินการ', 'อยู่ระหว่างการตรวจสอบ', 'เสร็จแล้ว'] แยกงานใหญ่เป็นงานย่อยที่จัดการได้ง่ายขึ้น ภายในแต่ละส่วน วิธีนี้จะช่วยให้ กระบวนการทำงานของคุณเป็นระเบียบ และทำให้ทุกคนในทีมเข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบของตนเองอย่างชัดเจน
ลากและวางงานระหว่างบอร์ด เพื่อแสดงภาพความคืบหน้าของกระบวนการทำงานและจัดลำดับความสำคัญของงาน ใช้การเข้ารหัสสีเพื่อเน้นงานเร่งด่วน หรืองานที่ต้องการทักษะเฉพาะ
กำหนดขีดจำกัดงานที่ดำเนินการอยู่ (WIP) สำหรับแต่ละขั้นตอน เพื่อป้องกันคอขวดและรับรองความราบรื่นของกระบวนการ ขีดจำกัด WIP จะกำหนดจำนวนงานที่สามารถดำเนินการได้ในแต่ละขั้นตอน ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง ซึ่งช่วย ป้องกันไม่ให้ทีมรับงานมากเกินไป ในคราวเดียว และช่วยให้มั่นใจว่างานจะดำเนินไปตามขั้นตอนของกระบวนการโดยไม่ติดขัด
PDCA [วางแผน-ปฏิบัติ-ตรวจสอบ-ปรับปรุง]
ใช้ClickUp TasksและClickUp Custom Fieldsเพื่อผสาน PDCA เข้ากับกระบวนการทำงานการจัดการโครงการแบบลีนของคุณ นี่คือวิธีการ:
- แผน: กำหนดเป้าหมายของโครงการและแบ่งย่อยเป็นงานที่สามารถดำเนินการได้ ภายใน ClickUp Tasks มอบหมายงานให้กับสมาชิกทีมเฉพาะ กำหนดวันที่ครบกำหนด และสร้างความคาดหวังที่ชัดเจนโดยการเพิ่มการพึ่งพาที่ชัดเจน
- ทำ: มอบหมายงานให้สมาชิกในทีม กำหนดเส้นตายที่เป็นจริง และติดตามความคืบหน้า แบบเรียลไทม์โดยใช้ส่วนติดต่อที่ใช้งานง่ายของ ClickUp ใช้ฟีเจอร์ต่างๆ เช่นการเชื่อมโยงงานเพื่อให้มั่นใจว่างานเสร็จสมบูรณ์ตามลำดับที่ถูกต้องและหลีกเลี่ยงอุปสรรค
- ตรวจสอบ: ในระหว่างระยะนี้ ความสามารถในการรวบรวมข้อมูลของ ClickUp จะมีความสำคัญอย่างยิ่ง สร้างฟิลด์ที่กำหนดเองเฉพาะสำหรับโครงการของคุณ เพื่อรวบรวมข้อมูลที่มีค่าเกี่ยวกับประสิทธิภาพ ข้อมูลนี้อาจรวมถึงระยะเวลาของวงจร, อัตราข้อบกพร่อง, หรือตัวชี้วัดความพึงพอใจของลูกค้า
- การกระทำ: ข้อมูลจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อได้รับการวิเคราะห์และนำไปปฏิบัติ ClickUp ช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกันและการแบ่งปันความรู้ ใช้ClickUp Assign CommentsหรือClickUp Docsเพื่อบันทึกข้อค้นพบสำคัญ ระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง และระดมความคิดหาวิธีแก้ไข ร่วมกันเป็นทีม การบันทึกการเรียนรู้จะช่วยให้มั่นใจว่าการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเป็นส่วนหนึ่งของวงจรการบริหารโครงการของคุณ
การแผนภาพกระบวนการคุณค่า
การแผนภาพกระบวนการคุณค่า [VSM] เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับการ ระบุของเสียและปรับปรุงกระบวนการ อย่างไรก็ตาม การสร้างแผนภาพ VSM ที่ชัดเจนและสามารถนำไปปฏิบัติได้อาจเป็นความท้าทาย
ระดมความคิดและวางแผนภาพรวมของกระแสคุณค่าของโครงการทั้งหมด โดยระบุขั้นตอนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องในการส่งมอบคุณค่าให้กับลูกค้า
แผนผังความคิดของ ClickUpเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการบันทึกทุกแนวคิดและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการสร้างคุณค่าของคุณ เริ่มต้นด้วยการสร้างโหนดหลัก ซึ่งเป็นตัวแทนของมูลค่าสุดท้ายที่ส่งมอบให้กับลูกค้า
จากนั้น ขยายขอบเขตเพื่อวางแผนกระบวนการต้นน้ำทั้งหมด กระบวนการย่อย และกิจกรรม ที่ช่วยในการส่งมอบคุณค่าดังกล่าว
ใช้โหนดย่อยเพื่อแสดงการตัดสินใจ การอนุมัติ การส่งต่อ หรือขั้นตอนอื่นๆ ที่ส่งผลต่อกระบวนการทำงานโดยรวม การใช้รหัสสี สามารถช่วยแยกความแตกต่างระหว่างกิจกรรมหรือแผนกต่างๆ ที่เกี่ยวข้องได้
สร้างกระดานไวท์บอร์ด ClickUpเฉพาะเพื่อทำงานร่วมกันในการ วางแผนภาพรวมสถานะปัจจุบันและสถานะที่ต้องการในอนาคต ของกระบวนการสร้างคุณค่าของคุณ เรามีเทมเพลตที่ยอดเยี่ยมสำหรับขั้นตอนนี้ คุณจึงไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นใหม่ตั้งแต่ต้น
เทมเพลตกระดานไวท์บอร์ดแผนผังกระแสคุณค่าอัตโนมัติของ ClickUpคือศูนย์รวมครบวงจรสำหรับการวิเคราะห์กระแสคุณค่าของคุณให้ง่ายขึ้น:
- สถานะที่ปรับแต่งได้: ติดตามความคืบหน้าของแต่ละขั้นตอน ในสายงานของคุณด้วยสถานะที่กำหนดเอง ซึ่งช่วยให้คุณเห็นภาพที่ชัดเจนว่างานอยู่ในขั้นตอนใดและจุดที่อาจเกิดปัญหาคอขวดอยู่ตรงไหน
- ข้อมูลครบถ้วนพร้อมฟิลด์ที่กำหนดเอง: ก้าวข้าม VSM พื้นฐาน ใช้ฟิลด์ที่กำหนดเอง 9 ฟิลด์ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการทำแผนผังกระแสคุณค่า บันทึกข้อมูลสำคัญ เช่น ระยะเวลาวงจร เวลาการประมวลผล และเวลาเพิ่มมูลค่าสำหรับแต่ละขั้นตอน ข้อมูลเหล่านี้กลายเป็นพื้นฐานสำหรับการปรับปรุงกระบวนการที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล
- มุมมองคู่เพื่อการวิเคราะห์เชิงลึก: มุมมอง Whiteboard มอบ ผืนผ้าใบเสมือนจริงสำหรับวางแผนกระบวนการทั้งหมดของคุณ ให้คุณมองเห็นภาพรวมและระบุจุดที่ควรปรับปรุงได้อย่างง่ายดาย สลับไปยังมุมมอง Processes เพื่อดูรายละเอียดของแต่ละขั้นตอนอย่างครบถ้วน พร้อมช่องข้อมูลที่กำหนดเองเพื่อบันทึกข้อมูลเชิงลึกได้อย่างละเอียด
- ศูนย์กลางการจัดการโครงการ: ใช้การตอบสนองในความคิดเห็นเพื่อให้ข้อเสนอแนะ ส่งเสริมการแก้ไขร่วมกันเพื่อการอัปเดตแบบเรียลไทม์ และใช้ระบบอัตโนมัติเพื่ออำนวยความสะดวกในงานที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ VSM ของคุณ
- การปรับปรุงด้วยพลัง AI: ใช้ประโยชน์จาก ฟีเจอร์ AI ของClickUp Brainที่ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูล ภายใน VSM ของคุณ ทำให้ขั้นตอนการทำงานของคุณง่ายยิ่งขึ้นและให้ข้อมูลเชิงลึกที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น
การปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ
ผสานการทำงานของClickUp AutomationsกับClickUp Dashboardsเพื่อทำให้งานต่างๆ เป็นอัตโนมัติและสร้างรายงานเชิงลึกของงาน, จุดสำคัญ, หรือเป้าหมายใดๆ ที่ต้องการบรรลุ ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณในที่สุด
ClickUp's Automations ช่วยให้คุณ ตั้งกฎเฉพาะเพื่อทำให้งานที่ทำซ้ำ ๆ เป็นอัตโนมัติ ในโครงการของคุณได้ นี่คือตัวอย่างบางส่วน:
- ย้ายงานโดยอัตโนมัติ: เมื่องานใดเสร็จสมบูรณ์ในรายการหนึ่ง ให้ย้ายไปยังรายการถัดไปบนกระดานคัมบังของคุณโดยอัตโนมัติ วิธีนี้จะช่วยให้กระบวนการทำงานของคุณราบรื่นและมั่นใจได้ว่าทุกคนในทีมจะทราบงานที่ต้องดำเนินการต่อไป
- มอบหมายผู้ตรวจสอบ: มอบหมายงานสำหรับการตรวจสอบให้กับสมาชิกทีมหรือกลุ่มเฉพาะโดยอัตโนมัติเมื่องานถึงขั้นตอนที่กำหนดในกระบวนการทำงานของคุณ ซึ่ง ช่วยให้กระบวนการตรวจสอบง่ายขึ้น และหลีกเลี่ยงการติดขัด
- กำหนดวันครบกำหนดตามการพึ่งพา: กำหนดวันครบกำหนดสำหรับงานที่ขึ้นอยู่กับการพึ่งพาโดยอัตโนมัติตามวันที่เสร็จสิ้นของงานหลัก ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ถึงระยะเวลาโครงการที่เป็นจริงและหลีกเลี่ยงความล่าช้า
- กำหนดอัตโนมัติตามทักษะ: เมื่อมีการสร้างงานใหม่ที่ต้องการทักษะเฉพาะ ให้กำหนดงานนั้นโดยอัตโนมัติให้กับสมาชิกในทีมที่มีความเชี่ยวชาญมากที่สุด
- สร้างงานที่ต้องทำซ้ำ: อัตโนมัติการสร้างงานที่ต้องทำซ้ำ เช่น การประชุมทีมรายสัปดาห์หรือรายงานประจำเดือน
- เริ่มต้นอย่างรวดเร็วด้วยลำดับการทำงานอัตโนมัติที่สร้างไว้ล่วงหน้า: ClickUp มีไลบรารีของระบบอัตโนมัติที่สร้างไว้ล่วงหน้ามากกว่า 100 แบบ ที่ตอบโจทย์สถานการณ์การทำงานทั่วไป เทมเพลตเหล่านี้สามารถปรับแต่งได้อย่างง่ายดายหรือใช้เป็นแรงบันดาลใจในการสร้างระบบอัตโนมัติของคุณเอง
แดชบอร์ด ClickUp ทำหน้าที่เป็นศูนย์ควบคุมที่สามารถปรับแต่งได้ของคุณ เพื่อให้มุมมองแบบเรียลไทม์ของการจัดการโครงการของคุณ ด้วยฟังก์ชันการลากและวาง คุณสามารถสร้างแดชบอร์ดที่เฉพาะเจาะจงตามความต้องการของคุณ แสดงเมตริกสำคัญและข้อมูลเชิงลึกเพื่อช่วยให้คุณระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง
คุณสามารถสร้างแดชบอร์ดสำหรับวัตถุประสงค์ต่อไปนี้:
- การวิเคราะห์กระดานคัมบัง: ติดตามจำนวนงานในแต่ละขั้นตอน ของกระดานคัมบังของคุณตลอดเวลา ระบุจุดคอขวดโดยการ มองเห็นภาพว่างานติดขัดอยู่ที่ใด และใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้
- การจัดการปริมาณงาน: ติดตามปริมาณงานของสมาชิกในทีม โดยการมองเห็นจำนวนงานที่มอบหมายให้กับแต่ละบุคคล. สิ่งนี้ช่วยให้การกระจายงานเป็นธรรม และป้องกันการเกิดภาวะเหนื่อยล้า
- อัตราการเสร็จสิ้นงาน: วิเคราะห์เปอร์เซ็นต์ของงานที่เสร็จสิ้นตรงเวลาหรือล่าช้า ซึ่งช่วยระบุพื้นที่ที่เส้นตายถูกพลาดอย่างต่อเนื่อง และช่วยให้สามารถปรับตารางเวลาของโครงการหรือการจัดสรรทรัพยากรได้
- การติดตามเวลาในรอบการทำงาน: วัดเวลาเฉลี่ยที่ใช้ในการย้ายงานจากขั้นตอนหนึ่งไปยังอีกขั้นตอนหนึ่งใน กระบวนการทำงานของคุณ สิ่งนี้ช่วยระบุความไม่มีประสิทธิภาพและโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
- แผนภูมิการเผาไหม้: แสดงภาพงานที่เหลืออยู่สำหรับโครงการตามช่วงเวลา ติดตาม ความก้าวหน้าในการบรรลุเป้าหมายของโครงการและระบุอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น ซึ่งอาจขัดขวางการเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลา
2. การใช้โซลูชันการจัดการโครงการแบบลีนสำหรับการพัฒนาซอฟต์แวร์
ClickUp มีโซลูชันการจัดการโครงการมากมายที่ช่วยให้คุณสร้างวิธีการที่ยืดหยุ่นสำหรับการจัดการการพัฒนาซอฟต์แวร์ในองค์กรของคุณ
การพัฒนาซอฟต์แวร์แบบアジล
ก่อนอื่นเรามาดูซอฟต์แวร์การจัดการโครงการแบบ Agile ของ ClickUp โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่ออกแบบมาสำหรับ ทีม Agile ที่ต้องการใช้เครื่องมือที่เน้น Agile เป็นหลักควบคู่กับ เครื่องมืออื่นๆ
นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้ ClickUp สำหรับวิธีการทำงานแบบอไจล์:
- ใช้เครื่องมือ AI ของ ClickUp Brain: สร้างเอกสารทางเทคนิคในเอกสารและ ให้ AI เขียน, แก้ไข, สรุป, และตรวจทาน สร้างเทมเพลต เพื่อทำภารกิจใด ๆ และตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติภายในเทมเพลตเพื่อให้งานถูกมอบหมายอย่างราบรื่น
- จัดการและประเมินงานค้าง: ใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองและสูตร เพื่อวัดผลกระทบและการแลกเปลี่ยนสำหรับปัญหา, ไอเดียผลิตภัณฑ์, และคุณสมบัติใหม่ เพื่อให้สามารถจัดลำดับความสำคัญได้อย่างชาญฉลาด
- สร้างภาพการทำงานของคุณ: ใช้มุมมองที่ยืดหยุ่น เช่นมุมมองแผนภูมิแกนต์ของ ClickUp,มุมมองบอร์ด หรือมุมมองไทม์ไลน์และ กำหนดวันที่ครบกำหนด, ระดับความสำคัญ, ติดตามด้วยสถานะที่กำหนดเอง
- อัตโนมัติการรายงาน: ตั้งค่าเป้าหมายและ KPIของ ClickUpเพื่อ ติดตามความคืบหน้าข้ามโครงการ
การรายงานอัตโนมัติช่วยให้ทีมซอฟต์แวร์สามารถอัปเดตผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้โดยไม่ต้องมีการแทรกแซงด้วยตนเอง ติดตามความคืบหน้าของคุณโดยใช้เป้าหมายเชิงตัวเลข, การเงิน, ไบนาลี [จริง/เท็จ], และเป้าหมายตามงาน รวมงานจากทีมต่าง ๆ เพื่อสร้างเป้าหมาย เช่น เป้าหมายสปรินต์หรือเป้าหมายยอดขายรายสัปดาห์
- ใช้เทมเพลต: ใช้เทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้า 1000+ แบบ สำหรับ Agile, Lean, DevOps, Scrum, สปรินต์, การพัฒนาผลิตภัณฑ์ หรือกรณีการใช้งานใด ๆ ที่คุณนึกถึงได้
ตัวอย่างเช่นแม่แบบการจัดการโครงการแบบ Agile ของ ClickUpได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณนำแนวปฏิบัติ Agile ไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ใช้แม่แบบนี้เพื่อ:
- ปรับปรุงการจัดการคำขอเข้าให้ราบรื่นด้วยClickUp Form. รวบรวมรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมดและส่งต่อไปยังงานค้างของคุณ
- เลือกใช้งานระหว่าง กระดานคัมบังหรือสปรินท์ เพื่อจัดการและดำเนินงานให้สำเร็จ แสดงความคืบหน้าอย่างชัดเจนและผลักดันงานให้เดินหน้าอย่างต่อเนื่อง
- จัดการประชุม Agile เป็นประจำเพื่อทบทวนประสิทธิภาพของสปรินต์และปรับปรุงกระบวนการทำงานของคุณอย่างต่อเนื่อง
เดฟโอปส์
ClickUp Integrationsเชื่อมต่อ เครื่องมือภายนอกทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว เพื่อสร้างศูนย์กลางการจัดการโครงการแบบ Agile ที่สมบูรณ์แบบ
ตัวอย่างเช่นการผสานการทำงานระหว่าง ClickUp กับ GitHubช่วยคุณ:
- ดูกิจกรรม GitHub ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับงานใด ๆ ได้โดยตรงใน ClickUp
- เชื่อมโยงคำขอการดึง, การคอมมิต, และสาขา กับงานของคุณใน GitHub
- อัปเดตสถานะงานใน GitHub; ในขณะเดียวกัน ClickUp จะอัปเดตสถานะเดียวกันในเวิร์กโฟลว์ของคุณ
สครัม
คุณยังสามารถตั้งค่าClickUp Sprintsในมุมมองบอร์ดและใช้ระเบียบวิธี Scrum กับโครงการใดก็ตามที่ต้องการได้
นี่คือรายละเอียดวิธีการนำ ClickUp Sprints ไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพในกระบวนการ Scrum ของคุณภายใน ClickUp:
- สร้างรายการใหม่สำหรับแบ็กล็อกสปรินต์ของคุณ: รายการนี้จะ เก็บเรื่องราวผู้ใช้และงานทั้งหมดที่เป็นไปได้ สำหรับสปรินต์ที่กำลังจะมาถึง
- ใช้รายการหลายรายการสำหรับขั้นตอนสปรินต์: สร้างรายการแยกต่างหากภายในมุมมองบอร์ดของคุณเพื่อแทนขั้นตอนต่างๆ ของเวิร์กโฟลว์ของคุณ เช่น 'ต้องทำ', 'กำลังดำเนินการ', 'อยู่ระหว่างการตรวจสอบ' และ 'เสร็จแล้ว'
- ย้ายงานภายในรายการ: เมื่อทีมของคุณทำงานกับเรื่องราวของผู้ใช้ ให้ ลากและวางงานระหว่างรายการ เพื่อสะท้อนความคืบหน้าผ่านขั้นตอนของกระบวนการทำงาน แบ่งเรื่องราวของผู้ใช้เป็นงานย่อยที่สามารถดำเนินการได้ภายในแต่ละรายการ มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม กำหนดวันที่ครบกำหนด และใช้ความคิดเห็นและไฟล์แนบเพื่อการร่วมมือ
- ตรวจสอบความคืบหน้า: ใช้มุมมองกระดานเพื่อดูภาพรวมความคืบหน้า ระบุอุปสรรค ที่ขัดขวางการเสร็จสิ้นงาน
- ปรับตัวและปรับเปลี่ยน: ClickUp อนุญาตให้มีการ ปรับเปลี่ยนแบบเรียลไทม์ตลอด Sprint หากจำเป็น สามารถจัดลำดับความสำคัญของงานใหม่หรือย้ายงานระหว่างรายการต่างๆ เพื่อสะท้อนการเปลี่ยนแปลงในภูมิทัศน์ของโครงการ
เทมเพลตแผนธุรกิจแบบลีนของClickUpช่วยให้การนำวิธีการนี้มาใช้ในองค์กรของคุณเป็นเรื่องง่าย
เทมเพลตที่ครอบคลุมนี้มอบเครื่องมือให้คุณเพื่อเปลี่ยนความคิดทางธุรกิจของคุณให้กลายเป็นความจริงอย่างมีประสิทธิภาพและประหยัด:
- สถานะกำหนดเองของ ClickUp: ติดตามความคืบหน้าของแต่ละขั้นตอนในแผนธุรกิจของคุณด้วยสถานะที่กำหนดเอง เช่น ต้องการการวิจัย, กำลังพัฒนา, และพร้อมสำหรับการนำไปใช้. สิ่งนี้ช่วยให้คุณมีระเบียบและมั่นใจได้ว่าคุณกำลังก้าวหน้าอย่างมั่นคง
- คลิกอัป ฟิลด์แบบกำหนดเองเพื่อข้อมูลเชิงลึกที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น: ก้าวข้ามการวางแผนพื้นฐานด้วยฟิลด์แบบกำหนดเองของคลิกอัป สร้างฟิลด์เพื่อ บันทึกข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับรูปแบบธุรกิจของคุณ เช่น ข้อมูลประชากรของตลาดเป้าหมาย การวิเคราะห์คู่แข่งขัน หรือการคาดการณ์ทางการเงินที่สำคัญ รายละเอียดเหล่านี้ช่วยเพิ่มความสมบูรณ์ให้กับแผนของคุณ และให้ภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับศักยภาพของธุรกิจของคุณ
- มุมมอง ClickUpเพื่อการวางแผนที่ง่ายขึ้น: ClickUp มีมุมมองหลากหลายให้เลือกเพื่อปรับแต่งประสบการณ์การวางแผนของคุณ สลับระหว่างชื่อโครงการ, รายละเอียดสรุป, และมุมมองโมเดล Lean Canvas ที่เฉพาะเจาะจง ความยืดหยุ่นนี้ช่วยให้คุณเข้าถึงแผนธุรกิจของคุณในวิธีที่เหมาะกับคุณที่สุด
กรณีศึกษา
มาดูกันว่าClickUp ช่วย Lids บริษัทเสื้อผ้าและอุปกรณ์กีฬาที่ให้บริการในอเมริกาเหนือ ยุโรป และออสเตรเลียได้อย่างไร
Lids ซึ่งเป็นผู้ค้าปลีกที่มีสาขามากกว่า 1,200 แห่ง เผชิญกับความท้าทายในการจัดการการขยายตัวอย่างรวดเร็วเนื่องจากกระบวนการทำงานที่ไม่เป็นระเบียบ พวกเขาพึ่งพาเครื่องมือต่างๆ ที่กระจัดกระจาย เช่น สเปรดชีตและอีเมล ซึ่งนำไปสู่ช่องว่างในการสื่อสารและประสิทธิภาพที่ลดลง
พวกเขาได้นำ ClickUp มาใช้เพื่อ รวมศูนย์การสื่อสารและงานต่างๆ ตอนนี้ หน่วยงานต่างๆ สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นภายใน ClickUp ซึ่ง ช่วยลดปริมาณอีเมลและย่นระยะเวลาการประชุมลง 66% ทำให้มีเวลาว่างมากขึ้น
ClickUp ยังปรับปรุงการจัดการสินค้าคงคลังของ Lids อีกด้วย ก่อนหน้านี้ พวกเขาติดตามต้นทุนสินค้าคงคลังด้วยตนเอง ทำให้การจัดทำงบประมาณเป็นเรื่องยาก ClickUp ช่วยให้พวกเขาติดตามต้นทุนต่อหน่วยและสร้างงบประมาณที่แม่นยำมากขึ้นสำหรับร้านค้าใหม่ โดยรวมแล้ว ClickUp เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและ ช่วยประหยัดเวลาให้กับ Lids กว่า 100 ชั่วโมงในทุกทีม
ด้วย ClickUp ทีมของเราสามารถทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น และทุกคนสามารถติดตามงานของตัวเองได้ดีขึ้น มันทำให้วิธีการทำงานของเราดีขึ้นมาก
ด้วย ClickUp ทีมของเราสามารถทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น และทุกคนสามารถติดตามงานของตัวเองได้ดีขึ้น มันทำให้การทำงานของเราดีขึ้นมาก
บทบาทและความรับผิดชอบของผู้จัดการโครงการลีน
ในฐานะผู้จัดการโครงการแบบลีน คุณต้องให้ความสำคัญกับการส่งมอบคุณค่าสูงสุดให้กับลูกค้าในขณะที่กำจัดความสูญเปล่าตลอดทั้งโครงการ
หน้าที่หลักและความคาดหวัง
- แนวทางที่มุ่งเน้นลูกค้าเป็นศูนย์กลาง: ระบุและ ตอบสนองความต้องการของลูกค้า อย่างมีประสิทธิภาพ โดยหลีกเลี่ยงการสูญเสียเวลา ทรัพยากร และความพยายาม
- การกำจัดของเสีย: ระบุและกำจัดกิจกรรมที่ไม่ได้เพิ่มมูลค่า อย่างต่อเนื่อง เช่น การขนส่งที่ไม่จำเป็น การสะสมสินค้าคงคลัง การเคลื่อนไหวที่เกินความจำเป็น ช่วงเวลาที่รอคอย การประมวลผลเกินความจำเป็น และการผลิตเกินความต้องการ
- การเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน: ให้แน่ใจว่างานไหลลื่นจากขั้นตอนหนึ่งไปยังขั้นตอนต่อไปโดย การกำจัดอุปสรรคและจุดติดขัด นำระบบดึงงานที่ขับเคลื่อนโดยความต้องการของลูกค้าแทนการผลักงานผ่านกระบวนการ
- การตั้งเป้าหมายที่สมจริง: กำหนดเป้าหมายที่ท้าทายแต่สามารถบรรลุได้ และ จัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ด้วยเครื่องมือ Lean เช่น การควบคุมกระบวนการทางสถิติ ซึ่งช่วยให้สามารถระบุปัญหาได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว ลดการต้องทำงานซ้ำ
- มุมมองภาพรวม: นำทีมให้ สร้างโซลูชันที่สอดคล้องกับกลยุทธ์ทางธุรกิจโดยรวม โดยมั่นใจว่าโครงการมีส่วนสนับสนุนเป้าหมายโดยรวม
ทีมในกรอบการจัดการโครงการแบบลีนและความสำคัญของทีม
ทีมโครงการแบบลีนถูกจัดโครงสร้างขึ้นโดยเฉพาะเพื่อให้บรรลุประสิทธิภาพสูงสุดและการส่งมอบคุณค่า นี่คือรายละเอียดของบทบาทสำคัญและวิธีที่พวกเขามีส่วนร่วมต่อความสำเร็จโดยรวม:
- หัวหน้าทีม: พวกเขาคือผู้ประสานงานหลักของการดำเนินงาน นำทีมไปสู่เป้าหมายของโครงการ มีความรู้ความเชี่ยวชาญด้านการบริหารจัดการแบบลีนอย่างแข็งแกร่ง สามารถบริหารจัดการระยะเวลาและทรัพยากรของโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งรับประกันความสำเร็จของผลลัพธ์
- ผู้สนับสนุนโครงการ: ผู้สนับสนุนคือผู้นำที่ให้การสนับสนุนความสำเร็จของโครงการ พวกเขาช่วยขจัดอุปสรรค จัดหาทรัพยากร และมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ในหลักการลีนเพื่อสนับสนุนความพยายามของทีม
- สมาชิกทีม: พวกเขาเป็นกระดูกสันหลังของทีม มีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในโครงการปรับปรุงต่าง ๆ พวกเขามีความรู้ความเข้าใจในหลักการลีน และนำเครื่องมือและกระบวนการลีนไปใช้ในขอบเขตความเชี่ยวชาญของตนอย่างสม่ำเสมอ
- เจ้าของกระบวนการ: นี่คือผู้นำที่ดูแลกระบวนการเฉพาะที่กำลังถูกแก้ไขในโครงการ พวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบในการนำกระบวนการที่ได้รับการปรับปรุงไปใช้และรักษาไว้หลังจากเสร็จสิ้นอย่างประสบความสำเร็จ
- ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน [SME]: ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านคือผู้เชี่ยวชาญที่มีทักษะและความรู้เฉพาะทาง ซึ่งสามารถนำมาใช้ในสถานการณ์ที่ต้องการความชำนาญเฉพาะด้าน ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านอาจมาจากหลากหลายสาขา เช่น ไอที, ทรัพยากรบุคคล, การเงิน, เป็นต้น ขึ้นอยู่กับความต้องการของโครงการ ซึ่งช่วยให้ได้มุมมองที่ครอบคลุมและหลากหลาย
- พันธมิตรด้านการเงิน [SME]: พวกเขาให้ความเชี่ยวชาญทางการเงิน วิเคราะห์ผลตอบแทนจากการลงทุน [ROI] ของโครงการ และตรวจสอบการประหยัดต้นทุนที่อาจเกิดขึ้นจากโซลูชันที่ทีมเสนอ
การจับคู่เครื่องมือที่เหมาะสมกับปรัชญา Lean จะช่วยให้ทีมสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของโครงการและผลการดำเนินงานทางธุรกิจโดยรวมได้
สร้างทีมลีนของคุณด้วย ClickUp
บริษัทต่างๆ เช่น Amazon, Nike และ Caterpillar Inc. ได้ประสบความสำเร็จในการบูรณาการหลักการลีนเข้ากับการบริหารโครงการของพวกเขา และคุณก็สามารถทำได้เช่นกัน!
อย่างไรก็ตาม การนำแนวคิดลีนมาใช้จำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงในวิธีคิดและวัฒนธรรมองค์กร ซึ่งอาจเป็นเรื่องท้าทาย เมื่อต้องจัดการกับโครงการขนาดใหญ่และซับซ้อน การเน้นความเรียบง่ายของลีนอาจใช้ได้น้อยลง แต่หากมีเครื่องมือที่เหมาะสม การเปลี่ยนแปลงนี้ก็จะง่ายขึ้น
สิ่งที่คุณไม่ควรประนีประนอมคืออะไร? การสำรวจในสหรัฐอเมริกาพบว่า36% ของผู้ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการพิจารณาว่าฟังก์ชันการทำงานเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการเลือกซอฟต์แวร์ของพวกเขา
ความยืดหยุ่นของ ClickUp มอบพลังที่คุณต้องการสำหรับการจัดการงานหนักทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่ซับซ้อน จัดลำดับความสำคัญของงาน ตามสิ่งที่สำคัญที่สุด มองเห็นภาพกระบวนการทำงาน เพื่อประสิทธิภาพสูงสุด ทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นผ่านเครื่องมือสื่อสารในตัว และ ติดตามความคืบหน้า ด้วยความแม่นยำสูง เส้นทางสู่ความสำเร็จของโครงการชัดเจนด้วย ClickUp—คุณพร้อมที่จะขับเคลื่อนความสำเร็จแล้วหรือยัง?
สมัครใช้ ClickUpวันนี้!
คำถามที่พบบ่อย [FAQs]
1. กฎห้าข้อของการจัดการแบบลีนคืออะไร?
กฎห้าข้อของการจัดการแบบลีนคือ:
- กำหนดคุณค่า: ระบุสิ่งที่สำคัญอย่างแท้จริงสำหรับลูกค้า
- แผนผังกระแสคุณค่า: แสดงภาพขั้นตอนทั้งหมดในกระบวนการ
- สร้างการไหลเวียน: ขจัดจุดติดขัดและทำให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่น
- สร้างการดึง: ผลิตสินค้าตามความต้องการที่แท้จริงของลูกค้า ไม่ใช่การคาดการณ์
- มุ่งมั่นสู่ความสมบูรณ์แบบ: พยายามพัฒนาอย่างต่อเนื่องและขจัดความสูญเปล่า
2. ลีนเป็นส่วนหนึ่งของ SAFe หรือไม่?
ใช่, Lean เป็นหนึ่งในเสาหลักของ SAFe [กรอบการทำงานแบบ Agile ที่ปรับขนาดได้] ร่วมกับ Agile และการคิดเชิงระบบ SAFe ผสานหลักการเหล่านี้เพื่อช่วยให้องค์กรขนาดใหญ่สามารถปรับใช้แนวปฏิบัติ Agile ได้ในระดับที่ใหญ่ขึ้น
3. วิธีการ Lean 5 คืออะไร?
'Lean 5' น่าจะหมายถึงวิธีการ 5ส ซึ่งเป็นรากฐานสำคัญของแนวปฏิบัติแบบลีน โดยมุ่งเน้นการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่สะอาด เป็นระเบียบ และมีประสิทธิภาพ ผ่าน 5 ขั้นตอน ได้แก่ การแยกประเภท การจัดเรียง การทำความสะอาด การสร้างมาตรฐาน และการรักษาให้เป็นนิสัย