{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "หลักการของการบริหารโครงการมีอะไรบ้าง?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "ต้องเป็นโครงการ" } }, { "@type": "Question", "name": "หลักการพื้นฐานของการบริหารโครงการมีอะไรบ้าง?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "แม้ว่าจะมีความคิดเห็นที่แตกต่างกันในรายละเอียดปลีกย่อย แต่หลักการพื้นฐานของการบริหารโครงการประกอบด้วย: โครงการที่มีการกำหนดอย่างชัดเจนผ่านโครงสร้าง ผลิตภัณฑ์ที่ส่งมอบ และกลยุทธ์; บทบาทของทีมที่ระบุไว้อย่างชัดเจน รวมถึงผู้จัดการโครงการ และการกำหนดค่านิยม เช่น การสอดคล้องกับองค์กร การสื่อสาร ความโปร่งใส ความรับผิดชอบ การจัดการความเสี่ยง และการวัดผลการปฏิบัติงาน" } } { "@type": "Question", "name": "มีหลักการบริหารโครงการกี่ข้อ?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "มีหลักการ 12 ข้อ ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็น 3 หมวดหมู่ ได้แก่ การกำหนดโครงการ, การกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ, และการกำหนดคุณค่า." } } ] }
มีมากมายที่ต้องใช้ในการบริหารโครงการ
การจัดทำงบประมาณ, การขอความเห็นชอบจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการของคุณ, การสร้างทีมของคุณ, การติดตามความคืบหน้า, การจัดทำรายงาน...
และนั่นเป็นเพียงส่วนน้อยนิดของสิ่งที่ซ่อนอยู่!
ถ้าคุณกำลังกรีดร้องในใจ ไม่ต้องกังวล!
นี่คือสิ่งที่จะช่วยคุณได้:
หลักการบริหารโครงการทำหน้าที่เป็นเข็มทิศที่เชื่อถือได้ขณะที่คุณกำลังนำทางผ่านกระบวนการบริหารโครงการทั้งหมด
ในบทความนี้ เราจะอธิบายว่าหลักการพื้นฐานของการบริหารโครงการคืออะไร ข้อดีของหลักการเหล่านี้คืออะไร และคุณสามารถใช้หลักการเหล่านี้เพื่อบริหารโครงการให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร
มาเริ่มกันเลย
หลักการของการบริหารโครงการคืออะไร?
หลักการบริหารโครงการคือแนวคิดพื้นฐานที่คุณสามารถนำไปใช้ในการบริหารโครงการให้ประสบความสำเร็จ
ค่อนข้างง่ายใช่ไหม?
แล้วหลักการพื้นฐานของการบริหารโครงการที่ ทุก ผู้จัดการโครงการ ควรยึดถือเป็นอย่างยิ่งคืออะไร?
เราได้จัดกลุ่ม 12 อย่างนี้ออกเป็น 3 หมวดหมู่
มาดูกัน:
การกำหนดโครงการ
หลักการที่ 1: ต้องเป็นโครงการ
หลักการพื้นฐานที่สุดคือต้องมีโครงการ
มาดูคำจำกัดความของโครงการตามที่สถาบันการจัดการโครงการกำหนดไว้: เพื่อให้ถือว่าเป็นโครงการ งานนั้นต้องเป็นความพยายามชั่วคราวและมีเป้าหมายเพื่อสร้างคุณค่า
เนื่องจากการบริหารโครงการเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ หลักการของการบริหารโครงการจึงควรนำมาใช้กับคำจำกัดความนี้
กิจกรรมเช่นการตอบกลับตั๋วหรือการแก้ไขเนื้อหาจึงไม่ถือเป็นโครงการ
หลักการที่ 2: โครงสร้างโครงการที่ชัดเจน
หลักการสำคัญในแผนการจัดการโครงการในระยะการกำหนดคือโครงสร้างของโครงการ
หากไม่มีสิ่งนี้ โครงการของคุณจะพังทลายเร็วกว่าหอคอยเจนก้าเสียอีก!
นี่คือสามองค์ประกอบที่ต้องกำหนด:
ก. เป้าหมายของโครงการ
คุณจะเริ่มต้นสิ่งใดได้ หากคุณยังไม่รู้ด้วยซ้ำว่าต้องการทำอะไรตั้งแต่แรก?
การกำหนดเป้าหมายจะเป็นการเริ่มต้นและช่วยให้คุณสร้างโครงสร้างของโครงการได้ เริ่มต้นด้วยการถามตัวเองว่าข้อกำหนดของโครงการคืออะไร อะไรที่ต้องทำ และ ทำไม
ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณจำเป็นต้องชี้แจงเป้าหมายของโครงการให้ชัดเจนและทำให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องเข้าใจได้อย่างทั่วถึง
แต่คุณจะตั้งเป้าหมายของโครงการอย่างไร?และอะไรคือความแตกต่างระหว่างเป้าหมายกับวัตถุประสงค์?
เครื่องมือการจัดการโครงการฟรีเช่นClickUp ทำให้การตั้งเป้าหมายและวัตถุประสงค์เป็นเรื่องง่ายเหมือนปอกกล้วยเข้าปาก
ข. ระยะเวลาของโครงการ
ไม่มีใครได้รับกรอบเวลาไม่จำกัดในการทำโครงการให้เสร็จ
(เว้นแต่คุณจะสามารถย้อนเวลาได้เหมือนด็อกเตอร์สเตรนจ์)
สำหรับการเสร็จสิ้นโครงการอย่างรวดเร็วคุณจำเป็นต้องมี กรอบเวลา โครงการที่ชัดเจน
มันประกอบด้วยงานที่ต้องทำ และวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของแต่ละงาน
นอกจากนี้ยังแสดงลำดับขั้นตอนที่ต้องดำเนินการงานเหล่านั้น
ค. หลักสำคัญ
คุณควรกำหนดเป้าหมายสำคัญก่อน แล้วจึงแบ่งไทม์ไลน์ของคุณออกเป็นเป้าหมายสำคัญเหล่านี้
นั่นอะไร?
หมุดหมายคือตัวชี้วัดที่ช่วยให้คุณเข้าใจว่าโครงการได้เข้าสู่ระยะใหม่แล้ว
ตัวอย่างเช่น หากทีมของคุณกำลังก้าวจากเป้าหมายหนึ่งไปอีกเป้าหมายหนึ่งในเวลาเพียงไม่กี่วัน คุณก็รู้ว่าพวกเขากำลังทำงานเร็วกว่า The Flash ที่ดื่มคาเฟอีนเสียอีก!
และหากมีช่องว่างนานระหว่างสองเหตุการณ์สำคัญ คุณจะต้องมั่นใจว่าพวกเขาจะเร่งดำเนินการอย่างเต็มที่
ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถทำตามกำหนดเวลาของโครงการได้ เสมอ
เฮ้อ!
นี่คืออีกสิ่งหนึ่ง: การบรรลุเป้าหมายช่วยกระตุ้นขวัญกำลังใจของทีม
เพราะอย่าลืมว่า ทุกคน ชอบเห็นความก้าวหน้าที่เป็นรูปธรรม
หลักการที่ 3: การระบุผลลัพธ์ของโครงการ
หลักการบริหารโครงการถัดไปคือการกำหนดผลลัพธ์ของโครงการ
ผลลัพธ์ที่ส่งมอบหมายถึงผลลัพธ์หรือผลิตภัณฑ์เฉพาะที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการหรือขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งของโครงการ
แล้วคุณนิยามผลลัพธ์ของโครงการอย่างไร?
เริ่มต้นด้วยการถามคำถามที่ถูกต้องกับตัวเอง เช่น:
- วัตถุประสงค์ของโครงการคืออะไร?
- คุณต้องการอะไรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น?
- จะใช้เวลานานเท่าไรและมีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่?
คำถามประเภทนี้จะช่วยให้คุณกำหนดผลลัพธ์ของโครงการและข้อกำหนดของโครงการได้
นี่คือตัวอย่างผลงานบางส่วนที่ทีมของคุณอาจต้องรับผิดชอบ:
- สำหรับโครงการออกแบบเว็บไซต์ผลงานที่ส่งมอบอาจรวมถึงการพัฒนาแบบจำลอง
- สำหรับโครงการการตลาด ผลงานที่ส่งมอบอาจเป็นโฆษณาที่แปลกแหวกแนว
ดูเหมือนว่าสิ่งต่าง ๆ กำลังดีขึ้นสำหรับจิมจาก 'สเตรนเจอร์ ธิงส์!'
มีประโยชน์อีกอย่างหนึ่งของการมีสิ่งที่ต้องส่งมอบที่ชัดเจนล่วงหน้า
คุณไม่ต้องรีบเร่งเพื่อเพิ่มงานที่ต้องส่งมอบใหม่กลางทางโครงการ
ไม่เพียงแต่จะหยุดคุณจากการใช้เวลาไปกับมันมากเกินไป คุณยังไม่ต้องทำงานล่วงเวลาเพื่อให้ทันกำหนดเส้นตายอีกด้วย
ด้วยวิธีนี้ คุณไม่จำเป็นต้องลดการดูซีรีส์อาชญากรรมบน Netflix แบบมาราธอนอีกต่อไป
หลักการที่ 4: การจัดสรรงบประมาณโครงการ
จะไม่ใช่เรื่องวิเศษหรือถ้าหากคุณมีงบประมาณไม่จำกัด?
น่าเสียดาย เว้นแต่ว่าคุณจะมีจินนี่ที่คอยมอบความปรารถนาเหล่านี้ให้คุณ คุณจะต้องทำงานกับงบประมาณโครงการที่จำกัด
ด้วยทรัพยากรที่มีจำกัด คุณจำเป็นต้องระมัดระวังค่าใช้จ่ายของคุณอย่างมาก
จำไว้ว่าคุณไม่อยากจะตกใจเมื่อพบว่าค่าใช้จ่ายของคุณสูงเกินคาด!
นี่คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้:
- พิจารณาพื้นที่ที่เป็นไปได้ที่คุณสามารถประหยัดหรือตัดค่าใช้จ่ายได้
- ให้แน่ใจว่าทุกขั้นตอนของโครงการของคุณได้รับการบันทึกไว้
- สำรองงบประมาณส่วนหนึ่งไว้สำหรับค่าใช้จ่ายฉุกเฉิน
การจัดทำงบประมาณและการบัญชีอาจเป็นงานที่ต้องใช้ความพยายามมากและอาจต้องใช้เครื่องมือที่แตกต่างกัน
แต่ทำไมต้องใช้เครื่องมือหลายอย่างในเมื่อซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอย่าง ClickUp สามารถช่วยคุณจัดการบัญชีได้อย่างสมดุล?
ด้วยเทมเพลตบัญชีสำเร็จรูปของ ClickUp คุณสามารถจัดการบันทึกการขาย ค่าใช้จ่ายโครงการ ใบแจ้งหนี้ และอื่นๆ ทั้งหมดภายในพื้นที่ทำงานของคุณ
หลักการที่ 5: กลยุทธ์ที่ชัดเจนสำหรับการดำเนินการ
ก่อนเข้าสู่ขั้นตอนการดำเนินการ คุณจำเป็นต้องมีเอกสารกำหนดขอบเขตโครงการและแผนโครงการที่พร้อมใช้งาน สิ่งเหล่านี้มีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของโครงการขนาดใหญ่
ควรรวมอะไรบ้าง?
ขั้นตอนการวางแผนควรมีการกำหนดตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs) อย่างชัดเจน, ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ใช้,และปัจจัยเสี่ยงที่อาจส่งผลต่อผลลัพธ์
คุณควรระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นซึ่งอาจทำให้ขอบเขตงานขยายตัวหรือทำให้ความคืบหน้าของคุณหยุดชะงักได้
การระบุบทบาทและความรับผิดชอบของทีม
หลักการที่ 6: ความเป็นเจ้าของโดยผู้จัดการโครงการหรือผู้สนับสนุนโครงการ
หลักการพื้นฐานข้อต่อไปคือ บุคคลหนึ่งคน ซึ่งก็คือผู้จัดการโครงการ ต้องรับผิดชอบต่อความสำเร็จของโครงการ บุคคลนี้ต้องทำหน้าที่เป็นผู้แทนและเข้าใจตรงกันกับทีมผู้บริหาร
ดังนั้น ผู้จัดการโครงการจึงทำหน้าที่นำทางผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการตลอดกระบวนการตัดสินใจ กำหนดความรับผิดชอบของทีม เริ่มต้นแผนโครงการ และวัดความสำเร็จ
เนื่องจากลักษณะงานที่ต้องทำงานข้ามสายงาน ผู้จัดการโครงการจึงจำเป็นต้องมีทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคลที่ยอดเยี่ยม ความรู้ด้านธุรกิจและเทคโนโลยี และประสบการณ์ในการจัดการโครงสร้างการแบ่งงาน
หลักการที่ 7: บทบาทและความรับผิดชอบของทีมที่ได้รับมอบหมาย
การรู้เพียงวัตถุประสงค์ของโครงการและตั้งเป้าหมายนั้นยังไม่เพียงพอ
คุณต้องกำหนดด้วยว่า อะไร ที่สมาชิกแต่ละคนควรทำ
ถ้าคุณไม่ทำสิ่งนี้ คุณก็ควรเริ่มเตรียมตัวสำหรับงานศพได้เลย เพราะโครงการของคุณตายแล้ว แม้ว่าคุณจะยังไม่ได้เริ่มลงมือทำก็ตาม!
เมื่อคุณกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ แต่ละสมาชิกในทีมจะรับผิดชอบงานของตน
และเนื่องจากสมาชิกในทีมของคุณรู้อย่างชัดเจนว่าต้องทำอะไร พวกเขาจะไม่เสียเวลาพยายามทำความเข้าใจโครงการให้ชัดเจน
การสร้างค่านิยม
หลักการที่ 8: การสื่อสารที่ชัดเจนระหว่างสมาชิกในทีม
การสื่อสารในทีมที่ไม่ดี = ผลลัพธ์ที่ไม่ดี
เมื่อบริหารโครงการ การสื่อสารที่แข็งแกร่งตั้งแต่วันแรกควรเป็น เป้าหมายหลักของคุณ
คุณไม่ต้องการให้การสื่อสารของโครงการกลายเป็นเกมว่าเขาว่าเธอว่า
เพราะนั่นจะนำไปสู่หายนะ
แต่ทำไมล่ะ?
การสื่อสารที่ชัดเจนกับทีมของคุณเป็นสิ่งสำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงความผิดพลาด ทุกคนในทีมจะทราบว่าตนเองกำลังทำงานอะไรอยู่และงานของใครที่อยู่ในขั้นตอนใด ซึ่งจะช่วยสร้างกระบวนการทำงานที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพ
นอกจากนี้ การสื่อสารที่ชัดเจนยังช่วยให้คุณสามารถระบุและเฉลิมฉลองความสำเร็จของสมาชิกในทีมได้
หลักการที่ 9: การสอดคล้องกันทั่วทั้งองค์กร
นี่คือหลักการสำคัญที่ควรหลีกเลี่ยงปัญหาในภายหลังเมื่อโครงการดำเนินไป
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้จัดการโครงการทำงานร่วมกันเพื่อให้ทุกส่วนขององค์กรสนับสนุนซึ่งกันและกัน ซึ่งรวมถึงพันธกิจ โครงสร้าง และระบบของบริษัท
การจัดตั้งเกณฑ์มาตรฐานการจัดการประสิทธิภาพที่มีองค์ประกอบพื้นฐานสามประการ ได้แก่ ต้นทุน, ระยะเวลา,และขอบเขตของโครงการเป็นสิ่งสำคัญเมื่อต้องการให้สอดคล้องกับคุณค่าของบริษัทและกำหนดขอบเขตของโครงการใหญ่
เมื่อมีการกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนกับผู้บริหารและมีการแต่งตั้งผู้จัดการโครงการให้รับผิดชอบกิจกรรมของโครงการแล้ว บุคคลนั้นควรได้รับอิสระในการตัดสินใจเกี่ยวกับโครงการ
หลักการที่ 10: ความโปร่งใสและความรับผิดชอบ
ต่อไปสู่หลักการบริหารโครงการข้อถัดไป
เว้นแต่ว่าคุณเป็นสายลับที่หลบหนี การซ่อนตัวเป็นความคิดที่แย่มาก
เมื่อคุณปกปิดข้อมูลโครงการหรือสถานะจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้สนับสนุน มันจะกลับมาหลอกหลอนคุณในอนาคต
และสิ่งนี้อาจทำให้ความไว้วางใจระหว่างทีมของคุณกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียลดลง
อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้นหากคุณและทีมของคุณรักษาความโปร่งใสอยู่เสมอ
หากทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับโครงการได้ รวมถึงสถานะ ความคืบหน้า และกำหนดเวลา ทุกอย่างจะราบรื่นมากขึ้น
ผลลัพธ์คืออะไร?
ระดับการมีส่วนร่วมของทีมคุณจะพุ่งสูงขึ้นอย่างมาก และพวกเขายังจะมีความสุขและพึงพอใจกับงานของพวกเขามากขึ้นอีกด้วย
ด้วยฟีเจอร์ผู้เยี่ยมชมของ ClickUp คุณสามารถทำงานร่วมกับบุคคลภายนอกทีมได้ เช่น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือลูกค้า
หลักการที่ 11: การจัดการความเสี่ยงและการตรวจจับ
ทุกโครงการมีความเสี่ยงบางประการที่เกี่ยวข้องอยู่เสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องจัดการกับองค์ประกอบที่ซับซ้อนหลายส่วนพร้อมกันในการบริหารโครงการระดับองค์กร
ลองใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสำหรับองค์กรเหล่านี้!
เมื่อคุณประเมินความเสี่ยงเหล่านี้ ก่อนที่ โครงการจะเริ่มต้น คุณจะพร้อมรับมือกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้
และนั่นไม่ใช่ประโยชน์เพียงอย่างเดียว:
- คุณจะสามารถป้องกันการล่าช้าในการดำเนินโครงการได้
- สมาชิกทีมโครงการของคุณจะมีแผนเพื่อช่วยให้พวกเขาจัดการกับความเสี่ยงใด ๆ
- คุณจะสามารถกำจัดหรือจำกัดผลกระทบที่ปัญหาใด ๆ สามารถมีต่อโครงการของคุณได้
ด้วยแนวทางนี้ คุณยังสามารถกำหนดให้ทั้งทีมมุ่งเน้นไปที่ความเสี่ยงที่เกิดขึ้นระหว่างวงจรชีวิตของโครงการได้อีกด้วย
ลองดูเทมเพลตการจัดการความเสี่ยงเหล่านี้!
(เราคิดว่า 'Riskbusters' น่าจะเป็นชื่อที่เหมาะสมสำหรับทีมนี้ 😉)*
หลักการที่ 12: การวัดความก้าวหน้าของโครงการ
การติดตามและวัดความก้าวหน้าเป็นหลักการพื้นฐานที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อกระบวนการบริหารโครงการทั้งหมด
ลองจินตนาการว่าถ้าไม่มีการตรวจสอบ
การทำงานจากที่บ้านจะเป็นแบบนี้...
ด้วยแผนภูมิแกนต์ของ ClickUp คุณสามารถดูงานทั้งหมดที่ต้องทำ กำหนดเวลา และสมาชิกในทีมที่ได้รับมอบหมายงานนั้นได้
และนั่นแหละคือทั้งหมด
หลักการทั้งหมดในการบริหารโครงการให้ประสบความสำเร็จ จัดกลุ่มไว้ 3 หมวดหมู่
คำถามที่พบบ่อย
หลักการพื้นฐานของการบริหารโครงการคืออะไร?
แม้ว่าจะมีความคิดเห็นที่แตกต่างกันในรายละเอียดปลีกย่อย แต่หลักการพื้นฐานของการบริหารโครงการประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้: โครงการที่มีการกำหนดขอบเขตอย่างชัดเจนผ่านโครงสร้าง ผลลัพธ์ที่ต้องการ และกลยุทธ์; บทบาทของทีมที่ระบุไว้อย่างชัดเจน รวมถึงผู้จัดการโครงการ และการกำหนดค่านิยม เช่น การสอดคล้องกับองค์กร การสื่อสาร ความโปร่งใส ความรับผิดชอบการจัดการความเสี่ยง และการวัดผลการปฏิบัติงาน
มีหลักการบริหารโครงการกี่ข้อ?
มีหลักการ 12 ข้อ ซึ่งสามารถจัดกลุ่มได้เป็น 3 หมวดหมู่ – การกำหนดโครงการ, การกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ, และการกำหนดคุณค่า.
สรุป
หลักการบริหารโครงการคือรากฐานของทุกธุรกิจ ไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็กเพียงใด
ใช้พวกมันอย่างชาญฉลาด แล้วทุกโครงการของคุณจะประสบความสำเร็จอย่างงดงาม!
อย่างไรก็ตาม หลักการเหล่านี้จะไม่ช่วยคุณในการบริหารโครงการทั้งหมดด้วยตัวเอง
โชคดีที่มีเครื่องมืออย่าง ClickUp ที่ถูกออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อจัดการงานหนักทั้งหมด ช่วยคุณในทุกงาน กำหนดเวลา และสมาชิกในทีม
ไม่ว่าคุณจะใช้วิธีการเช่น Waterfall,Agile หรือLean, ClickUp ก็มีคุณสมบัติทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อจัดระเบียบงานของคุณ
ดังนั้นดาวน์โหลด ClickUp ฟรีวันนี้ แล้วการจัดการโปรเจ็กต์ของคุณจะกลายเป็นเรื่องง่าย!
