16 ตัวอย่างและกรณีการใช้งานเวิร์กโฟลว์ในปี 2025

โดยเฉลี่ยแล้ว พนักงานเสียเวลา26%ของวันทำงานไปกับงานธุรการหรือเนื่องจากกระบวนการทางธุรกิจที่ล้าสมัย

การดำเนินงานทางธุรกิจที่ไม่มีประสิทธิภาพและความรับผิดชอบที่ไม่ชัดเจนสามารถทำให้ประสิทธิภาพการทำงานและขวัญกำลังใจลดลงได้อย่างรวดเร็ว นี่คือจุดที่ระบบการทำงานแบบมีขั้นตอนเข้ามาช่วย

ไม่ว่าคุณจะกำลังบริหารโครงการ, อบรมพนักงานใหม่, หรือดำเนินแคมเปญการตลาด, ระบบการทำงานที่มีการวางแผนอย่างดีจะช่วยให้ทีมของคุณมีการจัดระเบียบ, ชัดเจน, และทำให้การทำงานของทีมคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น.

ในคู่มือนี้ เราจะสำรวจทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์: ว่าคืออะไร, วิธีการสร้าง, และตัวอย่างเวิร์กโฟลว์จากชีวิตจริงในแผนกต่าง ๆ นอกจากนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นวิธีการเอาชนะความท้าทายที่พบบ่อยขณะดำเนินการเวิร์กโฟลว์

เมื่อถึงตอนจบ คุณจะมีเครื่องมือและกลยุทธ์ในการสร้างกระบวนการทำงานที่ทำให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างราบรื่นเหมือนเครื่องจักรที่ทำงานอย่างสมบูรณ์แบบ 😍

ไปกันเถอะ! 🙂🚗

เวิร์กโฟลว์คืออะไร?

เวิร์กโฟลว์คือ ชุดของขั้นตอนกระบวนการที่สามารถทำซ้ำได้ซึ่งออกแบบมาเพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง คิดถึงมันเหมือนกับกระดูกสันหลังของกระบวนการใด ๆ—มันคือวิธีที่งาน ข้อมูล หรือทรัพยากรเคลื่อนจากขั้นตอนหนึ่งไปยังขั้นตอนต่อไป เวิร์กโฟลว์นำโครงสร้างมาสู่ความวุ่นวายโดยทำให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าต้องทำอะไร เมื่อไหร่ และใครเป็นผู้รับผิดชอบ

ตัวอย่างเช่น ลองนึกถึงกระบวนการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ ตั้งแต่การส่งจดหมายเสนอเข้าทำงาน การจัดเตรียมโต๊ะทำงาน ไปจนถึงการนัดหมายการอบรมครั้งแรก ทุกขั้นตอนล้วนเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์

องค์ประกอบของกระบวนการทำงาน

กระบวนการทำงานใด ๆ ประกอบด้วยส่วนที่ชัดเจนห้าส่วน:

ประเภทของเวิร์กโฟลว์

มีกระบวนการทำงานหลักสี่ประเภท:

กรณีการใช้งานเวิร์กโฟลว์

ทุกแผนกในองค์กรใช้กระบวนการทำงานเฉพาะสำหรับกระบวนการของตนเอง ตัวอย่างทั่วไปของกรณีการใช้งานเวิร์กโฟลว์มีดังนี้:

16 ตัวอย่างกระบวนการทำงานสำหรับทีมต่างๆ

มาเริ่มกันที่พื้นฐานก่อน—การจัดการเวิร์กโฟลว์คืออะไร?

การจัดการเวิร์กโฟลว์คือกระบวนการวางแผนลำดับของการดำเนินการที่คุณต้องปฏิบัติตามเพื่อให้บรรลุเป้าหมายหรือทำงานที่ใหญ่กว่าให้เสร็จสมบูรณ์ ในกระบวนการทางธุรกิจนี้ คุณยังสามารถระบุการดำเนินการที่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ด้วยเครื่องมือจัดการเวิร์กโฟลว์

นี่จะช่วยลดหรือป้องกันการสะดุดระหว่างขั้นตอนในกระบวนการของคุณ เพื่อให้การทำงานของคุณมีประสิทธิภาพสูงสุดเท่าที่จะเป็นไปได้. 👏

แผนภาพและตัวอย่างของกระบวนการทำงานเหล่านี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าทีมต่าง ๆ คิดผ่านกระบวนการของตนอย่างไรแพลตฟอร์มที่ใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการทางธุรกิจเหล่านี้ และวิธีสร้างกระบวนการทำงานของคุณเอง 💯

ตัวอย่างกระบวนการทำงานสำหรับทีมทรัพยากรบุคคล

1. กระบวนการสรรหาบุคลากร

เมื่อคุณพบผู้สมัครที่สมบูรณ์แบบ คุณต้องการให้พวกเขาเข้าร่วมทีมให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

กระบวนการสรรหาที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการเปลี่ยนผ่านนี้ให้ราบรื่นและเป็นระเบียบเรียบร้อย นอกจากนี้ยังแสดงให้ผู้สมัครเห็นว่าคุณบริษัทของคุณมีความเป็นมืออาชีพและจริงใจในความสนใจที่มีต่อพวกเขา

นอกจากนี้ การทำงานที่ราบรื่นไร้รอยต่อคือเคล็ดลับสำคัญในการรับประกันว่าผู้มีโอกาสเหมาะสมจะได้พบโอกาสของคุณ และไม่มีผู้สมัครคนใดหลุดรอดสายตาไป

ด้วยการทำให้งานที่ซ้ำซากและยุ่งยากในกระบวนการสรรหาเป็นอัตโนมัติ ทีมสรรหาของคุณจะสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุด—ทักษะ ค่านิยม และความเป็นไปได้ที่ผู้สมัครจะประสบความสำเร็จในตำแหน่งงาน นี่คือตัวอย่างของสิ่งที่เกิดขึ้นที่ClickUp 👉

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

2. ขั้นตอนการปฐมนิเทศพนักงานใหม่

การดึงดูดบุคลากรระดับแนวหน้าให้เข้าร่วมกับบริษัทของคุณต้องอาศัยการคิดอย่างรอบคอบและความพยายาม แต่การได้ผู้สมัครที่สมบูรณ์แบบนั้นเป็นเพียงครึ่งหนึ่งของความสำเร็จเท่านั้น

กระบวนการปฐมนิเทศเป็นประสบการณ์แรกของพนักงานใหม่ในฐานะพนักงาน และจะกำหนดบรรยากาศว่าพวกเขาคาดหวังว่าบริษัทจะปฏิบัติต่อพวกเขาอย่างไรในอนาคต

มากกว่าหนึ่งวันที่ต้องอยู่ตามลำพังเพื่ออ่านคู่มือหรือเซ็นเอกสารกองโตกระบวนการปฐมนิเทศพนักงานใหม่คือความประทับใจแรกที่สำคัญอย่างยิ่ง ลองนึกถึงมันเป็นโอกาสในการแสดงออกถึงความหลงใหลและความสามารถของบริษัทคุณในการ:

และอีกมากมาย!

การปฐมนิเทศควรให้ข้อมูลที่น่าสนใจและเกิดประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งต้องการการวิเคราะห์กระบวนการทำงานที่วางแผนไว้อย่างดีเพื่อให้พนักงานใหม่ทุกคนเริ่มต้นได้อย่างถูกต้อง ก่อนที่ข้อเสนอจะออกไป นี่คือตัวอย่างกระบวนการก่อนการปฐมนิเทศที่สามารถทำได้ใน ClickUp:

เชื่อหรือไม่ก็ตาม กระบวนการรับพนักงานใหม่เริ่มต้นก่อนที่ข้อเสนอจะได้รับการส่งออกไป—มันเริ่มต้นตั้งแต่การติดต่อครั้งแรก แอปพลิเคชันเวิร์กโฟลว์มีความสำคัญอย่างยิ่งในการติดตามการสื่อสาร การอัปเดต และขั้นตอนถัดไปตลอดกระบวนการรับพนักงานใหม่ทั้งหมด

ที่ ClickUp การเปลี่ยนแปลงสถานะงานที่กำหนดเองจะกระตุ้นชุดการทำงานอัตโนมัติใหม่เพื่อลดภาระงานที่ต้องทำด้วยตนเองของทีมต้อนรับ

ชอบสิ่งที่คุณเห็นที่นี่หรือไม่? ตรวจสอบบล็อกของเราเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ทีม Onboarding ของ ClickUp ใช้ ClickUp 💜

ตัวอย่างกระบวนการทำงานด้านการตลาดและ CRM

3. กระบวนการรับลูกค้าใหม่

กระบวนการรับลูกค้าใหม่มีความสำคัญไม่แพ้กระบวนการสำหรับพนักงานของคุณ

กระบวนการต้อนรับลูกค้าที่ไม่ราบรื่นอาจเป็นอุปสรรคที่ทำให้ลูกค้าไม่สามารถใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณได้อย่างเต็มที่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากต้องใช้เครื่องมือการเรียนรู้เพิ่มเติมในการผสานรวมกับทีมของพวกเขาอย่างสมบูรณ์

นี่คือวิธีที่เบเลน ปาปา นักวิเคราะห์การตลาดดิจิทัลที่Flokzu ใช้ระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการต้อนรับลูกค้าใหม่ของเธอ:

คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือน อีเมล และรายงานให้เป็นอัตโนมัติได้ตามขั้นตอนการทำงานของคุณ เมื่อคุณลงทะเบียนลูกค้าใหม่ คุณสามารถกรอกข้อมูลทั้งหมดของพวกเขาลงในระบบของคุณได้: ประเทศ ภาษา บริษัท ฯลฯ ด้วย Flokzu เราเปลี่ยนข้อมูลเหล่านั้นให้กลายเป็นตัวชี้วัดและสถิติที่มีคุณค่าอีกด้วย

กระบวนการทำงานเริ่มต้นเมื่อคุณลงทะเบียนลูกค้าใหม่ คุณสามารถตั้งค่าอีเมลอัตโนมัติที่มีการปรับแต่งเฉพาะบุคคลเพื่อต้อนรับและเชิญลูกค้าเข้าร่วมการประชุมครั้งแรกกับผู้จัดการฝ่ายความสำเร็จของลูกค้าได้ ในระหว่างการประชุมครั้งแรกนี้ คุณจะกำหนดเป้าหมายและแผนงานร่วมกันเพื่อแสดงให้ลูกค้าเห็นถึงวิธีการใช้บริการให้เกิดประโยชน์สูงสุด

จากนี้ไป CSM จะกลายเป็นพันธมิตรในความสำเร็จของลูกค้า และมอบหมายลูกค้าให้กับผู้บริหารเพื่อดำเนินการต่อไป

ด้วย Flokzu ผู้บริหารสามารถตั้งการแจ้งเตือนอัตโนมัติพร้อมกำหนดวันครบกำหนดเพื่อติดตามผลและรับรองว่าทุกเป้าหมายจะบรรลุผล เมื่อกระบวนการปฐมนิเทศเสร็จสิ้นและลูกค้าอยู่ในสถานะที่มั่นคง คุณสามารถแจ้งเตือน CEO และ COO โดยอัตโนมัติได้

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

4. กระบวนการทำงานของแคมเปญอีเมล

Frfr, การส่งอีเมลเป็นงานที่ยากจริงๆ 🥵

แต่แคมเปญอีเมลที่ดำเนินการอย่างดีสามารถดึงดูดความสนใจและรายได้ใหม่ๆ ให้กับธุรกิจของคุณได้มาก นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมและเป็นการส่วนตัวมากขึ้นในการมีส่วนร่วมกับผู้สมัครสมาชิกหรือลูกค้าที่คุณต้องการดึงให้เข้ามาในกระบวนการขายมากขึ้น

ดังนั้น หากคุณยังไม่ได้เริ่มใช้ระบบอีเมลเวิร์กโฟลว์ ถึงเวลาแล้วที่จะเข้าร่วม 🚂

นอกเหนือจากด้านความสัมพันธ์กับลูกค้าในด้านการตลาดผ่านอีเมลแล้ว กระบวนการทำงานของแคมเปญอีเมลของคุณควรช่วยคุณประหยัดเวลา จัดการลูกค้าผ่านช่องทางต่าง ๆ ได้ และปรับให้เหมาะกับเป้าหมายของแต่ละแคมเปญ

สมมติว่ามีผู้ใช้ใหม่เพิ่งสมัครรับข้อมูลบล็อกของคุณ แคมเปญอีเมลต้อนรับจะช่วยคุณเชื่อมต่อกับผู้ติดตามใหม่คนนั้น นำความสัมพันธ์ของคุณไปอีกขั้น และนำพวกเขาไปสู่เนื้อหาในบล็อกของคุณที่พวกเขาอาจจะชื่นชอบ

นี่คือตัวอย่างของกระบวนการทำงานที่อาจเป็นไปได้:

5. กระบวนการสร้างเนื้อหา

การสร้างเนื้อหาที่น่าสนใจต้องอาศัยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่ายและการสื่อสารที่ชัดเจน

กระบวนการทำงานนี้ช่วยให้มั่นใจว่าทุกชิ้นของเนื้อหาจะผ่านการคิดค้น, การสร้าง, การแก้ไข, และการเผยแพร่โดยไม่มีปัญหาติดขัด. ช่วยให้ทีมสามารถส่งมอบเนื้อหาคุณภาพสูงได้ตรงตามกำหนดเวลา.

ตัวอย่างใน ClickUp:

6. กระบวนการทำงานด้านการตลาดเนื้อหา

กระบวนการทำงานที่ฉันรักและหวงแหนเป็นพิเศษ 💓

การผลิตเนื้อหาคุณภาพสูงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการสร้างแบรนด์ของคุณให้เป็นผู้นำในอุตสาหกรรมของคุณ มันดึงดูดลูกค้าใหม่ที่มีศักยภาพ สร้างความไว้วางใจเพิ่มเติมกับลูกค้าปัจจุบันของคุณ และมอบโอกาสเพิ่มเติมในการโปรโมตสินค้าและบริการของคุณ

ไม่แปลกใจเลย แต่ที่ ClickUp เราใช้ ClickUp เพื่อสร้างกระบวนการทำงานด้านการตลาดเนื้อหาที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ เพื่อให้สามารถเผยแพร่เนื้อหาได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เป็นประจำ แต่มีมากกว่าหนึ่งวิธีสำหรับทีมต่างๆ ในการบรรลุเป้าหมายเนื้อหาที่เป็นเอกลักษณ์ของพวกเขา

นี่คือวิธีที่Kashyap Trivedi นักการตลาดด้านการเติบโตของSalesmate สร้างและดำเนินการเวิร์กโฟลว์การตลาดเนื้อหาของเขา:

เราใช้ Salesmate's Pipeline Management (Kanban) ในการจัดการการไหลของเนื้อหาสำหรับทีมการตลาดของเรา โดยพื้นฐานแล้ว เราได้แบ่งกระบวนการทั้งหมดของเนื้อหาออกเป็นขั้นตอนต่างๆ และเปลี่ยนให้เป็นระบบท่อส่งข้อมูล

เมื่อดีล (การ์ดเนื้อหา) ถูกย้ายไปยังขั้นตอนถัดไป บุคคลที่เกี่ยวข้องจะได้รับมอบหมายงานถัดไปโดยใช้ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ของ Salesmate

อยากทราบเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการทำงานของกระบวนการตลาดเนื้อหาที่แตกต่างกันและดูว่าเราปรับแต่งกระบวนการบล็อกของเราอย่างไรที่ ClickUp?

ไม่ต้องมองหาที่ไหนอีกแล้ว!เข้าร่วมสัมมนานี้จากงานประชุมLevelUp เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ! เรียนรู้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและเครื่องมือที่ ClickUp มีให้สำหรับการจัดการส่วนต่างๆของกระบวนการทำงานออกแบบเว็บไซต์เช่น นักเขียน นักออกแบบ และนักพัฒนา

7. ขั้นตอนการอนุมัติการออกแบบ

การตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกการออกแบบ, ข้อความ, การตลาด, และการเลือกผลิตภัณฑ์สอดคล้องกับแบรนด์ของคุณอย่างแท้จริง เป็นงานที่ต้องทำเต็มเวลาและครอบคลุมทุกด้าน

เช่นเดียวกับคำขอด้านทรัพยากรบุคคลหรือข้อเสนอแนะเกี่ยวกับของว่างในห้องอาหาร การออกแบบทั้งหมดต้องปฏิบัติตามกระบวนการอนุมัติที่กำหนดไว้ก่อนที่จะได้รับไฟเขียว 🚦

กระบวนการออกแบบนั้นอาจดูเป็นเช่นนี้:

ตัวอย่างกระบวนการทำงานของธุรกิจ

8. กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

การจัดการการจัดซื้อจัดจ้างเกี่ยวข้องกับการประสานงานกับผู้ขาย การติดตามใบสั่งซื้อ และการรับประกันการส่งมอบตรงเวลา

กระบวนการทำงานนี้ช่วยให้ทุกขั้นตอนของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างเป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพ ลดความล่าช้าและข้อผิดพลาด

ตัวอย่างใน ClickUp:

9. ขั้นตอนการขออนุญาตลาพักร้อน

แม้ว่าคุณจะทำงานให้กับสตาร์ทอัพที่ทันสมัยซึ่งมีวันหยุดพักผ่อนและวันลาแบบไม่จำกัด—คุณก็ยังจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติคำขอจากผู้จัดการอยู่ดี

ระบบการทำงานที่มีประสิทธิภาพสำหรับการขอลาพักร้อนจะช่วยให้คุณอยู่ในสายตาที่ดีของผู้จัดการทุกคน (และฝ่ายบุคคล) ด้วยการเก็บคำขอลาของคุณให้พ้นจากแชททีมหรือกล่องจดหมายที่เต็มไปด้วยงาน นอกจากนี้กระบวนการอัตโนมัติยังช่วยให้คำขอของคุณได้รับการอนุมัติเร็วขึ้น! คุณจึงสามารถเริ่มวางแผนไปเที่ยวชายหาดได้อย่างรวดเร็วที่สุด

นี่คือขั้นตอนการทำงานอีกแบบหนึ่งที่แบ่งปันโดยBelén Papa ซึ่งแสดงให้เห็นว่าเธอใช้ขั้นตอนการทำงานสำหรับการขอลาพักร้อนของพนักงานอย่างไร:

ในกระบวนการขอลาพักร้อนของเรา คุณสามารถเห็นได้ว่ากระบวนการทำงานสามารถง่ายขึ้นได้มากเพียงใดเมื่อคุณทำให้กระบวนการเป็นระบบอัตโนมัติด้วยซอฟต์แวร์ BPM อย่าง Flokzu.

พนักงานกรอกแบบฟอร์มสาธารณะที่ได้รับการปรับให้เหมาะกับบุคคล ซึ่งจะส่งไปยังฝ่ายทรัพยากรบุคคลโดยอัตโนมัติเพื่อรับหรือปฏิเสธ คุณสามารถตั้งการแจ้งเตือนและกำหนดวันครบกำหนดเพื่อให้แน่ใจว่าฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะตัดสินใจอย่างรวดเร็ว

เมื่อมีการตัดสินใจแล้ว ระบบจะส่งอีเมลแจ้งให้พนักงานทราบว่าการขอของพวกเขามีการอนุมัติหรือไม่. ตัวเลือกนี้มีประโยชน์อย่างมากสำหรับบริษัทที่มีพนักงานหลายร้อยคน.

โบนัส: ซอฟต์แวร์ BPM

ตัวอย่างขั้นตอนการทำงานของทีมขาย

10. กระบวนการทำงานของใบสั่งขาย

ใบสั่งขายรวมถึงใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบประมาณการ การคืนสินค้า ข้อมูลผลิตภัณฑ์ และอื่นๆ อีกมากมาย นั่นเป็นสิ่งที่ต้องจัดการเยอะมาก 😳

ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะมีขนาดเล็กหรือใหญ่ หรืออยู่ในอุตสาหกรรมใด การมีระบบการทำงานดิจิทัลเพื่อติดตามคำสั่งซื้อทั้งหมดเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณมีระเบียบ ลดความวุ่นวาย และติดตามผลกำไรได้อย่างแม่นยำเท่านั้น แต่ยังทำให้กระบวนการทั้งหมดรวดเร็วขึ้นอีกด้วย

การเลือกไม่ใช้กระบวนการสั่งซื้อแบบดิจิทัลอาจทำให้เกิดความล่าช้าอย่างมากในระหว่างรอการลงนามหรือการอนุมัติเอกสาร เนื่องจากคุณต้องส่งงานแต่ละขั้นตอนด้วยตนเอง และการละทิ้งระบบอัตโนมัติก็อาจสร้างความยุ่งยากไม่แพ้กัน

แบบฟอร์มดิจิทัลและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่กรอกในซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์สามารถกระตุ้นงานใหม่หรือการแจ้งเตือนเมื่อเสร็จสิ้น ช่วยให้ทีมประมวลผลคำสั่งซื้อได้เร็วขึ้นและจากแทบทุกที่

นี่คือตัวอย่างของกระบวนการทำงานของใบสั่งขาย:

ที่เกี่ยวข้อง:กระบวนการทำงานของ CRM

11. ขั้นตอนการเพิ่มผู้ติดต่อใหม่

การเพิ่มผู้ติดต่อใหม่เข้าสู่ฐานข้อมูลมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการสร้างและรักษาความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งกับลูกค้า. กระบวนการทำงานนี้ช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดถูกบันทึกไว้ จัดระเบียบไว้ และพร้อมสำหรับการติดตามผล.

ตัวอย่างใน ClickUp:

ตัวอย่างขั้นตอนการทำงานของผลิตภัณฑ์

12. กระบวนการพัฒนาคุณลักษณะ

การสร้างฟีเจอร์ใหม่ต้องอาศัยการประสานงานระหว่างหลายทีม รวมถึงทีมออกแบบ ทีมพัฒนา และทีมควบคุมคุณภาพ

กระบวนการทำงานนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าฟีเจอร์ต่างๆ ได้รับการพัฒนา ทดสอบ และนำไปใช้งานได้อย่างราบรื่น พร้อมทั้งเป็นไปตามกำหนดเวลา

ตัวอย่างใน ClickUp:

13. ขั้นตอนการทำงานในการเปิดตัวผลิตภัณฑ์

มีหลายส่วนที่ต้องเคลื่อนไหวอยู่เบื้องหลังการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ที่ประสบความสำเร็จทุกครั้ง—และอาจจะมีน้ำตาบ้างในบางช่วงด้วย

การปรับทีมที่ทำงานแบบ Agile ให้สอดคล้องกันในทุกกระบวนการ การสื่อสาร และเป้าหมายที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ก่อนการเปิดตัวเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง และจะต้องใช้มากกว่าแค่รายการตรวจสอบอย่างละเอียดเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง

Gabrielle Lafontaine หัวหน้าฝ่ายการตลาดผลิตภัณฑ์และความร่วมมือที่Unito ได้สร้างและดำเนินการขั้นตอนการทำงานสำหรับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ของเธออย่างไร:

การเปิดตัวผลิตภัณฑ์เป็นเรื่องยาก ดังนั้นเราจึงออกแบบเทมเพลตนี้เพื่อช่วยให้การผสานรวมการวางแผน (ซึ่งเกิดขึ้นใน Miro) เข้ากับ ClickUp (ซึ่งเป็นระบบที่ใช้ในการมอบหมายงานและติดตามความคืบหน้าจริง) เป็นไปอย่างราบรื่น

การเปิดตัวของเราเกี่ยวข้องกับการทำงานหนักเป็นเวลาหลายเดือนในการวิจัย วางแผน ออกแบบ สร้าง และในที่สุดก็เปิดตัว ซึ่งหมายถึงการร่วมมือกันระหว่างทีมต่างๆ อย่างมากระหว่างผู้จัดการผลิตภัณฑ์นักพัฒนา นักออกแบบ ทีมการตลาด และทีมที่ติดต่อกับลูกค้า

การบริหารจัดการทุกคนในแต่ละแผนกและทำให้มั่นใจว่าพวกเขาส่งมอบงานตรงเวลาโดยไม่มีการตกหล่นหรือผิดพลาดนั้นต้องใช้ความพยายามอย่างมาก เราใช้ Unito เพื่อสร้างกระบวนการทำงานนี้ เพื่อช่วยให้เราสามารถส่งมอบการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ที่ใหญ่ที่สุดและซับซ้อนที่สุดได้สำเร็จ

ตัวอย่างกระบวนการทำงานของไอที

14. ขั้นตอนการจัดการเหตุการณ์

การแก้ไขปัญหาไอทีอย่างรวดเร็วเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาการดำเนินธุรกิจให้ราบรื่น

กระบวนการทำงานนี้ช่วยให้มั่นใจว่าปัญหาต่างๆ เช่น ระบบขัดข้องหรือข้อผิดพลาดทางเทคนิค จะได้รับการแก้ไขอย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน

ตัวอย่างใน ClickUp:

15. กระบวนการทำงานในการติดตั้งซอฟต์แวร์

การติดตั้งซอฟต์แวร์ใหม่หรือการอัปเดตต้องมีการวางแผนและดำเนินการอย่างรอบคอบเพื่อหลีกเลี่ยงการหยุดชะงักหรือการรบกวน

กระบวนการทำงานนี้ช่วยให้มั่นใจว่าทุกขั้นตอนที่จำเป็นได้รับการปฏิบัติตามอย่างครบถ้วนในการทดสอบ อนุมัติ และปรับใช้ซอฟต์แวร์อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งลดความเสี่ยงให้น้อยที่สุด

ตัวอย่างใน ClickUp:

ตัวอย่างขั้นตอนการทำงานของฝ่ายบริการลูกค้า

16. สนับสนุนกระบวนการทำงานของระบบ

กระบวนการทำงานด้านความสำเร็จของลูกค้าหรือการสนับสนุนลูกค้าเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรับรองว่าทุกคำถามของลูกค้าจะได้รับการตอบกลับและความต้องการของพวกเขาจะได้รับการตอบสนองอย่างทันท่วงที

ลูกค้าต้องการทราบว่าเสียงของพวกเขาได้รับการรับฟัง และประสบการณ์ของพวกเขากับสินค้าหรือบริการของคุณมีความสำคัญต่อคุณ—และกระบวนการสนับสนุนที่น่าเชื่อถือคือกุญแจสำคัญในการบรรลุสิ่งนี้

กระบวนการทำงานนี้เป็นลำดับของการดำเนินการอัตโนมัติที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนลูกค้าทุกคนต้องทำเพื่อแก้ไขข้อร้องเรียน คำถาม หรือปัญหาที่ลูกค้าอาจมี การแก้ไขปัญหาเป็นหนึ่งในสถานการณ์ที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนลูกค้าต้องเผชิญเป็นประจำทุกวัน และส่วนหนึ่งที่ทำให้พวกเขาสำคัญมากก็คือปัญหาเหล่านี้มักมีกรอบเวลาจำกัด

หมายความว่า คุณควรจัดการกับปัญหาเหล่านี้โดยเร็วที่สุด

ใน ClickUp กระบวนการทำงานของฝ่ายสนับสนุนอาจมีลักษณะดังนี้:

โบนัส:ตัวอย่างแผนภูมิ RACI!

วิธีสร้างเวิร์กโฟลว์อย่างมีประสิทธิภาพด้วย ClickUp

ขั้นตอนที่ 1: ระบุเป้าหมาย

กำหนดวัตถุประสงค์ของกระบวนการทำงาน กระบวนการนี้เป็นการทำงานอัตโนมัติของกระบวนการที่ทำซ้ำๆ หรือเป็นการปรับปรุงการประสานงานระหว่างงาน? วัตถุประสงค์จะเป็นตัวกำหนดว่าคุณควรสร้างกระบวนการทำงานแบบใด ใช้ClickUp Goalsเพื่อเชื่อมโยงกระบวนการทำงานกับวัตถุประสงค์ของทีมคุณโดยตรง

ขั้นตอนที่ 2: ระบุขั้นตอน

แยกกระบวนการออกเป็นงานย่อยแต่ละขั้นตอน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีขั้นตอนใดถูกมองข้าม ใช้ ClickUp Mind Maps เพื่อแสดงภาพขั้นตอนต่างๆ อย่างชัดเจนClickUp Mind Mapsเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการแสดงภาพกระบวนการทีละขั้นตอนของโครงการหรือเวิร์กโฟลว์ใดๆ

ด้วยฟังก์ชันการลากและวาง คุณสามารถวางแผนและจัดระเบียบความคิดได้ จากนั้นคุณสามารถลากสาขาเพื่อแสดงความสัมพันธ์ของงานและการพึ่งพาหรือปรับตำแหน่งของโหนดเพื่อจัดระเบียบและจัดเรียงพื้นที่ทำงานของคุณใหม่

ClickUp Whiteboardsมอบผืนผ้าใบที่ไม่มีที่สิ้นสุดให้คุณสามารถวาดกระบวนการทำงานได้ทุกประเภท—แม้กระทั่งแผนผังความคิด! นอกจากนี้ ClickUp ยังมีเทมเพลตกระบวนการทำงานมากมายที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับ Whiteboards แบบร่วมมือกัน เพื่อช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มากขึ้น

เพิ่มรูปร่างที่สามารถแปลงเป็นงานใน ClickUp ได้โดยตรงและเชื่อมต่อกับเวิร์กโฟลว์ของคุณ จากนั้นวาดเส้นเชื่อมโยงระหว่างรูปร่างเหล่านั้นเพื่อแสดงลำดับของงานได้อย่างง่ายดาย

ขั้นตอนที่ 3: มอบหมายความรับผิดชอบ

กำหนดผู้รับผิดชอบแต่ละงาน เนื่องจากความชัดเจนในการเป็นเจ้าของงานจะช่วยให้เกิดความรับผิดชอบ ใช้ClickUp Tasksเพื่อมอบหมายและจัดลำดับความสำคัญของงาน เพิ่มผู้ติดตาม และอื่นๆ

ขั้นตอนที่ 4: กำหนดกฎเกณฑ์และตัวกระตุ้น

ตัดสินใจว่าอะไรควรเป็นจุดเริ่มต้นของแต่ละขั้นตอนในกระบวนการทำงาน อาจเป็นงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว วันที่เฉพาะเจาะจง หรือการป้อนข้อมูลจากภายนอก เมื่อคุณกำหนดได้แล้ว ให้ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติด้วยClickUp Automations

ขั้นตอนที่ 5: ทดสอบการทำงานของระบบ

ดำเนินการผ่านกระบวนการเพื่อระบุจุดติดขัดหรือขั้นตอนที่ขาดหายไป ค้นหาช่องว่างหรือข้อผิดพลาดและแก้ไขให้เรียบร้อย ให้สมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีส่วนร่วมในกระบวนการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ครอบคลุมทุกข้อกำหนดแล้ว

ขั้นตอนที่ 6: บันทึกและปรับปรุง

เขียนขั้นตอนการทำงานไว้เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง และแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคน. ตามคำแนะนำและประสบการณ์ให้ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณอย่างต่อเนื่อง.

รวมเอกสารกระบวนการทำงานของคุณไว้ในClickUp Docsเพื่อให้สมาชิกในทีมทุกคนทำงานสอดคล้องกัน

ความท้าทายทั่วไปในการสร้างและนำเวิร์กโฟลว์ไปใช้งาน

ขาดความชัดเจนในกระบวนการ

ทีมอาจไม่เข้าใจขั้นตอนหรือเป้าหมายของกระบวนการทำงานอย่างถ่องแท้ ซึ่งอาจก่อให้เกิดความสับสนและประสิทธิภาพที่ลดลงได้ ปัญหานี้อาจเกิดขึ้นเมื่อกระบวนการไม่ได้ถูกกำหนดหรือบันทึกไว้อย่างชัดเจน

วิธีแก้ไข: กำหนดขั้นตอนของกระบวนการให้ชัดเจน วางแผนทุกขั้นตอนของกระบวนการทำงานโดยรับความคิดเห็นจากสมาชิกในทีมที่จะใช้งานจริง ใช้แผนผังหรือเครื่องมือเช่น ClickUp Mind Maps เพื่อแสดงภาพกระบวนการ

การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง

พนักงานอาจต่อต้านการนำกระบวนการทำงานใหม่มาใช้ โดยเฉพาะหากพวกเขาคุ้นเคยกับวิธีการเดิมอยู่แล้วหรือมองว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นไม่จำเป็นหรือซับซ้อนเกินไป

วิธีแก้ไข: อธิบาย "เหตุผล" เบื้องหลังกระบวนการทำงานให้กับทีมทราบเน้นย้ำว่ากระบวนการนี้จะช่วยประหยัดเวลา ลดข้อผิดพลาด และทำให้งานของพวกเขาง่ายขึ้นอย่างไร

กระบวนการทำงานที่ซับซ้อนเกินไป

การสร้างขั้นตอนการทำงานที่มีขั้นตอนที่ไม่จำเป็นมากเกินไปอาจทำให้สมาชิกในทีมรู้สึกหนักใจ ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานช้าลง และนำไปสู่ข้อผิดพลาด

วิธีแก้ไข: หลีกเลี่ยงการทำให้ขั้นตอนการทำงานซับซ้อนเกินไป แบ่งกระบวนการออกเป็นขั้นตอนที่จัดการได้ และมุ่งเน้นไปที่การบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการด้วยความซับซ้อนน้อยที่สุด

เครื่องมือหรือเทคโนโลยีไม่เพียงพอ

ทีมอาจขาดเครื่องมือที่เหมาะสมในการสนับสนุนการนำกระบวนการทำงานไปใช้ เช่นซอฟต์แวร์บริหารโครงการ เครื่องมืออัตโนมัติ หรือการเชื่อมต่อกับระบบที่มีอยู่

วิธีแก้ไข: ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการและระบบอัตโนมัติของกระบวนการทำงานที่น่าเชื่อถือ เช่น ClickUp. เลือกแพลตฟอร์มที่สามารถผสานรวมกับระบบที่มีอยู่และใช้งานง่าย.

การสื่อสารที่ไม่ดี

การไม่สื่อสารวัตถุประสงค์ ประโยชน์ และรายละเอียดของกระบวนการทำงานให้กับทีมทราบ อาจส่งผลให้เกิดความไม่สอดคล้องและการยอมรับที่ไม่ดี

วิธีแก้ไข: ส่งเสริมให้สมาชิกในทีมแบ่งปันข้อเสนอแนะเกี่ยวกับกระบวนการทำงาน การตรวจสอบความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้มั่นใจว่ากระบวนการทำงานเป็นไปตามขั้นตอนและได้รับการปรับปรุงเมื่อจำเป็น

การทำงานแบบแยกส่วน

หากกระบวนการทำงานไม่ได้คำนึงถึงการร่วมมือข้ามทีม อาจก่อให้เกิดการแยกส่วนข้อมูล (silos) ซึ่งทำให้ข้อมูลหรือภารกิจที่สำคัญไม่ได้รับการแบ่งปันอย่างมีประสิทธิภาพระหว่างแผนกต่าง ๆ

วิธีแก้ไข: ส่งเสริมการทำงานร่วมกันระหว่างทีมและออกแบบกระบวนการทำงานที่คำนึงถึงการพึ่งพาอาศัยกันระหว่างแผนกต่างๆ การใช้แดชบอร์ดร่วมกันหรือเครื่องมือกลาง เช่น ClickUp สามารถขจัดปัญหาการทำงานแบบแยกส่วนได้

การดำเนินการที่ไม่สอดคล้องกัน

หากไม่มีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ สมาชิกทีมอาจเบี่ยงเบนจากกระบวนการทำงาน ซึ่งอาจทำให้เกิดความไม่สอดคล้องในผลลัพธ์หรือความล่าช้าในกำหนดการของโครงการ

วิธีแก้ไข: ใช้เทมเพลตและระบบอัตโนมัติเพื่อมาตรฐานกระบวนการทำงาน ตรวจสอบความคืบหน้าผ่านแดชบอร์ดเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนทำงานตามแผน

การขาดการฝึกอบรม

สมาชิกในทีมอาจประสบปัญหาในการปฏิบัติตามขั้นตอนการทำงาน หากพวกเขาไม่ได้รับการฝึกอบรมอย่างเหมาะสมเกี่ยวกับวิธีการใช้เครื่องมือหรือเข้าใจกระบวนการที่เกี่ยวข้อง

วิธีแก้ไข: บันทึกขั้นตอนการทำงานและจัดการฝึกอบรมเชิงปฏิบัติสำหรับเครื่องมือและกระบวนการที่เกี่ยวข้อง พิจารณาสร้างเอกสารหรือวิดีโอแนะนำที่เข้าใจง่ายเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิง

การไม่ปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงาน

ตรวจสอบและปรับปรุงกระบวนการทำงานอย่างสม่ำเสมอ เมื่อความต้องการทางธุรกิจเปลี่ยนแปลงไป กระบวนการทำงานก็จำเป็นต้องพัฒนาตามไปด้วย ทีมงานที่ไม่ทบทวนและปรับปรุงกระบวนการทำงานที่มีอยู่อาจพบว่ากระบวนการเหล่านั้นล้าสมัยหรือไม่เกิดประสิทธิผลเมื่อเวลาผ่านไป

วิธีแก้ไข: กำหนดการตรวจสอบเป็นระยะเพื่อระบุจุดคอขวด การทำงานซ้ำซ้อน หรือขั้นตอนที่ล้าสมัย ใช้ข้อมูลเชิงลึกจากการตรวจสอบเหล่านี้เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ไม่ชัดเจนในความเป็นเจ้าของ

เมื่อบทบาทและความรับผิดชอบภายในกระบวนการทำงานไม่ได้รับการกำหนดอย่างชัดเจน งานอาจตกหล่นและส่งผลให้เกิดความล่าช้าและความไม่พอใจ

วิธีแก้ไข: มอบหมายบทบาทและความรับผิดชอบให้ชัดเจน ใช้เครื่องมือเช่นการจัดการงานของ ClickUp เพื่อมอบหมายความรับผิดชอบให้กับทุกงาน การกำหนดความรับผิดชอบอย่างชัดเจนจะช่วยให้เกิดความรับผิดชอบในทุกขั้นตอน

สร้างและจัดการเวิร์กโฟลว์เพื่อประสิทธิภาพสูงสุดด้วย ClickUp

มีตัวอย่างเวิร์กโฟลว์สำหรับ ทุกอย่าง จริงๆ แต่คุณไม่ต้องการกระโดดไปมาระหว่างซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์เพื่อดำเนินการแต่ละกระบวนการ แทนที่จะทำเช่นนั้น ให้ใช้แพลตฟอร์มเพิ่มประสิทธิภาพเพียงแพลตฟอร์มเดียวที่รวมเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดของคุณไว้ด้วยกัน—ไม่ว่าจะขนาดทีมหรืออุตสาหกรรมของคุณก็ตาม หรือที่รู้จักกันในชื่อClickUp 🤓

ในคลังฟีเจอร์ที่ปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ของ ClickUp มีทั้งแผนผังความคิด (Mind Maps) และเครื่องมือกระดานไวท์บอร์ดดิจิทัลเพื่อสร้างกระบวนการทำงานที่เน้นภาพ มีความน่าสนใจ และทำงานอัตโนมัติสำหรับทุกกรณีการใช้งาน ทั้งหมดนี้โดยไม่ต้องเปิดแท็บอื่นเลย

ซอฟต์แวร์กระดานไวท์บอร์ดดิจิทัลกำลังได้รับความนิยมอย่างมากในขณะนี้—แต่คุณทราบหรือไม่ว่า ClickUp เป็นหนึ่งในไม่กี่แพลตฟอร์มที่พัฒนาฟีเจอร์กระดานไวท์บอร์ดของเราขึ้นเองภายในองค์กร? 🏡

ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจหรืออุตสาหกรรมใด ClickUp จะเป็นเครื่องมือโปรดใหม่ของคุณสำหรับทุกเรื่องที่เกี่ยวกับกระบวนการและเวิร์กโฟลว์

และเราได้กล่าวถึงคุณสมบัติเหล่านี้แล้วหรือยังว่า ฟรีทั้งหมด?

เริ่มประหยัดเวลาด้วยการทำให้กระบวนการของคุณเป็นอัตโนมัติและราบรื่นใน ClickUp ♻️

ลงทะเบียนฟรีวันนี้