คำว่า 'การจัดการเวลา' นั้นค่อนข้างทำให้เข้าใจผิด ในความเป็นจริง คุณไม่สามารถจัดการเวลาได้ แต่คุณสามารถจัดการกับการเลือกของคุณที่เกี่ยวข้องกับเวลาได้
ไม่ว่าคุณจะต้องการมันมากแค่ไหน คุณก็มีเวลาเพียง 24 ชั่วโมง 1,440 นาที หรือ 86,400 วินาทีในแต่ละวัน และตัวเลขนั้นไม่เคยเปลี่ยนแปลง สิ่งที่คุณทำกับเวลานั้นขึ้นอยู่กับว่าคุณวางแผน ประเมินผล ลงมือทำอย่างเด็ดขาด และซื่อสัตย์กับตัวเองได้ดีเพียงใด เช่นเดียวกับเงิน คุณต้องใช้เวลาอย่างมีจุดประสงค์ หรือปล่อยให้สิ่งรบกวนมาลักขโมยมันไปจากคุณ
พนักงานความรู้สลับไปมาระหว่างแอปพลิเคชัน 1,200 ครั้งต่อวัน— เกือบ 4 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการปรับความสนใจใหม่ หรือ 9% ของเวลาทำงานประจำปีของพนักงาน อย่างไรก็ตาม พวกเขายังคงพลาดข้อความ การดำเนินการ และกำหนดเวลาเนื่องจากความวอกแวกที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง
ในบทความนี้ เราจะสำรวจวิธีการประหยัดเวลา เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และปกป้องความสงบใจของคุณไปพร้อมกัน นอกจากนี้ เรายังจะแนะนำเครื่องมือวิเศษที่จะช่วยให้คุณทำทุกอย่างได้—ตั้งแต่การบล็อกเวลา การติดตามเวลา ไปจนถึงการวางแผนที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น:ClickUp!
ทำไมการประหยัดเวลาจึงสำคัญกว่าที่เคย
ทุกการเลือกที่คุณทำกับเวลาของคุณจะกำหนดสิ่งที่คุณทำสำเร็จและความพึงพอใจที่คุณรู้สึกในแต่ละวัน หากคุณเรียนรู้วิธีจัดการตารางเวลาประจำวันหรือรายสัปดาห์ของคุณอย่างเหมาะสม คุณสามารถดูรายการโปรดของคุณแบบมาราธอน ใช้เวลากับครอบครัว หรือจมดิ่งกับงานที่ต้องใช้สมาธิอย่างเต็มที่โดยไม่พลาดสิ่งสำคัญ
การบริหารเวลาอย่างเชี่ยวชาญช่วยให้คุณทำทุกสิ่งที่สำคัญต่อคุณสำเร็จได้ และยังคงมีเวลาพักผ่อนอย่างเต็มที่ตลอดคืน ซึ่งเน้นย้ำถึงความสำคัญของการบริหารเวลาให้มากยิ่งขึ้นกว่าที่เคย
1. ระดับความเครียดลดลง
เคยรู้สึกตื่นตระหนกตอนบ่ายสี่โมงไหม เมื่อคุณตระหนักว่าคุณแทบจะไม่ได้ทำอะไรในรายการที่ต้องทำเลย และคุณกำลังสูญเสียการติดตามเวลา? ความรู้สึกหวาดกลัวที่ค่อยๆ เข้ามาหาคุณนั้นคือสิ่งที่การวางแผนเวลาอย่างชาญฉลาดช่วยคุณหลีกเลี่ยงได้
เมื่อภารกิจของคุณถูกจัดวางอย่างชัดเจนและแบ่งเป็นช่วงๆ คุณกำลังมอบแผนที่ให้กับสมองของคุณ แทนที่จะปล่อยให้มันหลงอยู่ในเขาวงกต คุณไม่ได้ตอบสนองต่อทุกสิ่งอย่างเร่งรีบ แต่คุณกำลังเคลื่อนจากสิ่งหนึ่งไปยังอีกสิ่งหนึ่งอย่างสงบ
📮 ClickUp Insight: 63% ของผู้ตอบแบบสำรวจของเราจัดลำดับเป้าหมายส่วนตัวตามความเร่งด่วนและความสำคัญ—แต่มีเพียง 25% เท่านั้นที่จัดระเบียบตามกรอบเวลา
หมายความว่า? คุณรู้ว่าอะไรสำคัญ แต่ไม่จำเป็นต้องรู้ว่าเมื่อไหร่ ⏳
ClickUp Goals ที่ได้รับการเสริมประสิทธิภาพด้วย AIของ ClickUp Brainช่วยเพิ่มความชัดเจนในที่นี้ มันช่วยให้คุณแยกเป้าหมายใหญ่ให้กลายเป็นขั้นตอนที่สามารถดำเนินการได้และมีกรอบเวลาที่ชัดเจน
ClickUp Brain ให้คำแนะนำที่ชาญฉลาดสำหรับไทม์ไลน์และช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์พร้อมการเปลี่ยนแปลงสถานะอัตโนมัติเมื่อคุณทำงานเสร็จสิ้น
💫 ผลลัพธ์ที่แท้จริง: ผู้ใช้รายงานว่าประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น 2 เท่าหลังจากเปลี่ยนมาใช้ ClickUp
2. ความสามารถในการตัดสินใจที่ดีขึ้น
เมื่อทุกนาทีรู้สึกเร่งด่วน การตัดสินใจกลายเป็นโหมดเอาตัวรอด: เร็ว วุ่นวาย และมักผิดพลาด แต่ถ้าคุณมีเวลาที่ถูกจัดสรรไว้เพื่อ คิด จริงๆ ล่ะ? ไม่ใช่ระหว่างประชุม ไม่ใช่ขณะตอบข้อความ แต่เป็นเวลาที่แท้จริง ไม่ถูกรบกวน นั่นคือจุดที่การจัดสรรเวลาเข้ามาช่วย
ต้องการเปรียบเทียบผู้ให้บริการสามรายสำหรับงานอีเวนต์หรือไม่? จองช่วงเวลาตัดสินใจ 45 นาที ต้องการชั่งน้ำหนักข้อดีข้อเสียก่อนตัดสินใจครั้งใหญ่ในอาชีพ? ให้เวลาตัวเองได้หายใจและไตร่ตรอง ด้วยการ วางแผนวันของคุณโดยจัดสรรช่วงเวลาสำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิอย่างเต็มที่ คุณกำลังแก้ไขปัญหาการบริหารเวลาที่ใหญ่ที่สุดที่หลายคนประสบอยู่
3. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
การยุ่งไม่เหมือนกับการมีประสิทธิภาพ การจัดตารางเวลาอย่างมีประสิทธิผลช่วยให้คุณ จัดลำดับความสำคัญในสิ่งที่สำคัญและหลีกเลี่ยงการใช้พลังงานไปกับงานที่มีคุณค่าต่ำ การทำรายงานให้เสร็จเมื่อสมองของคุณยังสดชื่นหมายถึงข้อผิดพลาดและการแก้ไขที่น้อยลงในภายหลัง คุณกำลังใช้เวลาในช่วงเวลาที่มีประสิทธิภาพสูงสุดของคุณอย่างชาญฉลาด
ลองจับเวลาตัวเองกับงานที่ทำเป็นประจำ เช่น การทำสไลด์ การเขียนรายงาน หรือการติดตามลูกค้า คุณจะตกใจว่าเสียเวลาไปกับสิ่งรบกวนหรือการลังเลมากแค่ไหน
📖 อ่านเพิ่มเติม:เคล็ดลับในการพัฒนาทักษะการบริหารเวลาในที่ทำงาน
4. เวลาว่างเพิ่มเติม
เวลาว่างไม่ได้เกิดขึ้นอย่างมหัศจรรย์ แต่คุณต้องได้มันมาด้วยความชัดเจนและการจัดสรรเวลา เมื่อคุณรู้ว่าวันของคุณเป็นอย่างไร คุณก็จะ หยุดรับภาระงานมากเกินไปหรือยืดงานหนึ่ง ให้เป็นสามชั่วโมง นั่นหมายความว่าคุณจะทำงานเสร็จเร็วขึ้นและพบช่วงเวลาว่างที่หายากเหล่านั้นที่เรียกว่า 'โบนัส'
💡 เคล็ดลับจากมืออาชีพ: แทนที่จะรีบกินอาหารกลางวันในช่วงเวลาทำงานหรือข้ามการพักไปเลย คุณสามารถใช้เทคนิคการจัดการเวลาเพื่อทำงานให้เสร็จเร็วขึ้นและออกไปเดินเล่น พบปะเพื่อน หรือพักผ่อนโดยไม่ต้องรู้สึกผิด เมื่อคุณวางแผนลำดับความสำคัญและเคารพมัน คุณก็มอบของขวัญแห่งเวลาให้กับตัวเอง และไม่มีอะไรจะดีไปกว่าการได้ใช้เวลาเหล่านั้นอย่างเต็มที่โดยปราศจากสิ่งรบกวน
5. เพิ่มความมุ่งมั่นและความตั้งใจ
👀 คุณรู้หรือไม่?42% ของการขัดจังหวะในที่ทำงานเกิดจากการสลับแพลตฟอร์ม การจัดการอีเมล และการกระโดดไปมาระหว่างการประชุม
หากคุณต้องการให้มีสมาธิที่ยาวนานขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องปกป้องช่วงเวลาที่คุณทำงานอย่างลึกซึ้งอย่างจริงจัง ลองนึกถึงสมองของคุณเหมือนกับไฟสปอตไลท์ ที่สามารถส่องสว่างได้เพียงสิ่งเดียวในแต่ละครั้ง เมื่อคุณสลับงานไปมาเหมือนกับการหันไฟสปอตไลท์ไปทุกทิศทาง มันจะอ่อนแรงลง
ดังนั้น ปิดแท็บทั้งหมด ปิดเสียงโทรศัพท์ แล้วมุ่งเน้นไปที่งานเดียว คุณจะสังเกตได้ว่าคุณทำงานเสร็จเร็วขึ้น และ มีคุณภาพดีขึ้น เมื่อฝึกฝนอย่างต่อเนื่อง ความสามารถในการจดจ่อของคุณจะดีขึ้น งานของคุณจะกระชับ สะอาด และมีความคิดที่รอบคอบมากขึ้น และใช่ คุณจะเริ่มสนุกกับกระบวนการนี้ด้วย
6. สมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัว
'สมดุลระหว่างงานกับชีวิต' ฟังดูดี แต่ในความเป็นจริงแล้วมันเป็นอย่างไร?
มันไม่ใช่เรื่องของการแบ่งเวลาในแต่ละวันให้เท่ากัน แต่เป็นเรื่องของการออกแบบการใช้เวลาทั้งในด้านอาชีพและส่วนตัวของคุณมากกว่า บางทีนั่นอาจหมายถึงการเลิกงานให้เสร็จภายใน 6 โมงเย็นทุกวัน เพื่อให้คุณได้ทำอาหารเย็นอย่างสงบ หรือการเลือกที่จะไม่ตอบอีเมลดึกๆ เพื่อจะได้อ่านหนังสือกับลูกของคุณ
ไม่ว่าความสมดุลจะดูเป็นอย่างไรสำหรับคุณ การวางแผนเวลาของคุณจะช่วยปกป้องมัน
📮 ClickUp Insight: มีเพียง 36% ของพนักงานเท่านั้นที่ตัดขาดจากงานอย่างสมบูรณ์เมื่อสิ้นสุดกะการทำงาน—ซึ่งหมายความว่าเกือบสองในสามทำงานล่วงเวลาหรือกังวลเกี่ยวกับงานในเวลาว่าง วัฒนธรรมการทำงานแบบ "พร้อมตลอดเวลา" นี้คือเส้นทางลัดสู่ภาวะหมดไฟ 🔥
ทำให้กิจวัตรการปิดงานของคุณเป็นอัตโนมัติด้วย ClickUp! ตั้งค่าสรุปสิ้นวันโดยใช้ AI สรุปการสนทนาในหัวข้อต่างๆ โดย AI และกำหนดเวลาอัตโนมัติในปฏิทิน ClickUpเพื่อจัดสรรช่วงเวลาปลอดงานสำหรับการพักผ่อนอย่างเต็มที่!
💫 ผลลัพธ์จริง: Lulu Press ประหยัดเวลา 1 ชั่วโมงต่อวันต่อพนักงาน โดยใช้ClickUp Automations— ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น 12%
วิธีประหยัดเวลาที่ดีที่สุดในที่ทำงานและในชีวิต
🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ:82% ของคนไม่ใช้ระบบการจัดการเวลาที่เหมาะสม นั่นหมายความว่าน้อยกว่าหนึ่งในห้าคนที่ปฏิบัติตามวิธีการวางแผนวันอย่างเป็นระบบจริงๆ
แล้วคนส่วนใหญ่จัดการเวลาของพวกเขาอย่างไร?
- 33% เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำ
- 24% ตรวจสอบกล่องจดหมายของตนเพื่อดูว่ามีอะไรต่อไป
- 12% พึ่งพาปฏิทินสำหรับทุกสิ่งทุกอย่าง
สุดท้าย, 25% "จัดการกับสิ่งที่ดูเหมือนสำคัญที่สุดในตอนนั้น".
สั่นเทา
คุณอาจคิดว่าคุณทำได้ดีอยู่แล้ว แต่การจัดการแบบนั้นมักสร้างปัญหาการบริหารเวลาที่ซ่อนอยู่ คุณเสียเวลาไปกับการเปลี่ยนงาน การตอบสนองต่อความวุ่นวาย และการสูญเสียแรงผลักดันตลอดทั้งวัน หากคุณต้องการวิธีการทำงานที่ชาญฉลาดขึ้นเทคนิคการจัดการเวลาที่ปรับให้เหมาะกับตัวคุณเองจะช่วยให้คุณจัดระเบียบได้ดีขึ้น มีสมาธิได้เร็วขึ้น และใช้เวลาได้มากขึ้นโดยไม่รู้สึกเหนื่อยล้า
ผู้ที่มีผลงานยอดเยี่ยมใช้การบริหารเวลาแบบผู้บริหารเพื่อควบคุมวันของพวกเขาและบรรลุผลสำเร็จมากขึ้นโดยไม่ต้องเพิ่มภาระงาน
และพวกเขาไม่ได้ทำมันเพียงลำพัง พวกเขาใช้ClickUp, แอปสำหรับทุกงานในที่เดียว, เพื่อเก็บทุกงาน, เอกสาร, การแชท, และเป้าหมายไว้ในที่เดียว ทำให้ลำดับความสำคัญชัดเจนและงานดำเนินไปตามแผน มาดูกันว่าทำอย่างไร 💪🏼
1. ใช้การจัดเวลาเป็นช่วงเพื่อกำหนดตารางงานที่ต้องการความตั้งใจ
สมองของคุณเจริญเติบโตได้ดีเมื่อมีโครงสร้าง การจัดสรรเวลาให้แต่ละกิจกรรมเปรียบเสมือนแผนที่นำทางสำหรับจิตใจของคุณ ช่วยขจัดความจำเป็นในการตัดสินใจว่าจะทำอะไรต่อไปในทุกๆ นาที
📌 สมมติว่าคุณบล็อกเวลา 10:00 ถึง 11:30 สำหรับการเขียนรายงาน—ไม่ใช่แค่ "งานทั่วไป" แต่เป็น งาน เฉพาะอย่างหนึ่งเท่านั้น ในช่วงเวลานี้ ปิดกล่องจดหมาย ปิดการแจ้งเตือน และมุ่งเน้นไปที่งานที่อยู่ตรงหน้า คุณจะลดพลังงานทางจิตใจที่ใช้ไปกับการสลับงานและเพิ่มคุณภาพของงานที่ทำ
หากต้องการทำสิ่งนี้ทันที คุณสามารถใช้เทมเพลตการจัดสรรเวลาเพื่อวางแผนวันของคุณให้สอดคล้องกับระดับพลังงานของคุณ และรักษาความมุ่งมั่นไว้ได้ตลอดทั้งวัน
เทมเพลตการบล็อกเวลาประจำวันของ ClickUpเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดระเบียบงานสำคัญและสร้างโครงสร้างตารางเวลาของคุณอย่างชัดเจน
ด้วยการบล็อกเวลา คุณสามารถ:
- มุ่งเน้นไปที่งานที่มีความสำคัญสูงสุดของคุณในช่วงเวลาที่คุณมีประสิทธิภาพมากที่สุด
- เก็บสิ่งรบกวนออกไปโดยจัดเก็บความคิดที่ไม่สำคัญไว้ในช่องที่กำหนดไว้
- ป้องกันการหมดไฟด้วยการประมาณเวลาอย่างสมจริงที่สอดคล้องกับสิ่งที่คุณสามารถทำได้จริงในแต่ละวัน
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: หากการบล็อกเวลาสำหรับทุกงานด้วยตนเองดูยุ่งยากเกินไป ลองใช้คำแนะนำที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของClickUp Calendarเพื่อทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณจัดตารางงานลงในบล็อกเวลาได้โดยการลากและวางจากรายการลำดับความสำคัญหรือรายการงานค้างไปยังปฏิทินของคุณ
2. รวมงานเป็นชุดเพื่อลดการสลับงาน
🔑 ข้อคิดสำคัญ: ในหนังสือ The 4-Hour Workweek ทิม เฟอร์ริส แนะนำแนวคิด 'การจัดกลุ่มงาน' (batching) เป็นวิธีหนึ่งในการหลีกเลี่ยงนิสัยที่เสียเวลาและเรียกคืนประสิทธิภาพการทำงาน เขาแนะนำให้ กำหนดเวลาเฉพาะในแต่ละวันสำหรับจัดการงานที่คล้ายกัน เช่น การตอบอีเมลหรือการโทรศัพท์ แทนที่จะปล่อยให้สิ่งเหล่านี้มาขัดจังหวะคุณตลอดทั้งวัน
📌 ตัวอย่างเช่น เฟอร์ริสส์ได้แบ่งปันว่าเขาตรวจสอบอีเมลเพียงครั้งเดียวต่อสัปดาห์ แม้ว่าจะหมายถึงการสูญเสียการขายสองครั้งรวมเป็นเงิน 80 ดอลลาร์ แต่เวลา 10 ชั่วโมงที่เขาประหยัดได้นั้นมีค่าถึง 200 ดอลลาร์สำหรับเขา นั่นทำให้เขาได้กำไรสุทธิ 120 ดอลลาร์ พร้อมกับความชัดเจนทางจิตใจที่จะมุ่งเน้นไปที่งานที่มีความหมายมากขึ้น
การจัดกลุ่มงานไม่ได้เป็นเพียงการทำให้เสร็จมากขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้เขาควบคุมการใช้เวลาของตนเองได้อีกด้วย
3. กำหนดลำดับความสำคัญประจำวันให้ชัดเจน
การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเริ่มต้นจากการกำหนดลำดับความสำคัญที่ชัดเจน เมื่อคุณจัดลำดับความสำคัญของงานตามความสำคัญ คุณจะสามารถจัดการกับงานที่เร่งด่วนที่สุดก่อน ลดความเครียด และทำงานที่มีความสำคัญสูงให้เสร็จสมบูรณ์โดยไม่มีสิ่งรบกวน
👀 คุณรู้หรือไม่?การศึกษาแสดงให้เห็นว่าการจ้างคนมาทำงานบ้านหรือทำธุระสามารถช่วยเพิ่มอารมณ์และความพึงพอใจในชีวิตของคุณได้การจ้างงานภายนอกเหล่านี้จะช่วยให้คุณมีเวลาว่างมากขึ้น ทำให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่มีความหมายมากขึ้นและฝึกฝนการจัดการเวลาที่ดีขึ้น
เพื่อจัดลำดับความสำคัญ ให้ระบุงานที่มีความเร่งด่วนหรือมีผลกระทบสูง และดำเนินการให้เสร็จก่อนจึงค่อยไปทำงานอื่น
ClickUp Tasksช่วยให้คุณจัดระเบียบงานต่างๆ พร้อมรายละเอียดสำคัญ เช่น คำอธิบาย กำหนดเวลา และไฟล์แนบ เพื่อให้คุณควบคุมปริมาณงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เมื่อจัดระเบียบเรียบร้อยแล้ว ให้ใช้การจัดลำดับความสำคัญของงานใน ClickUpเพื่อจัดเรียงงานของคุณ ติดป้ายกำกับแต่ละงานว่า 'ด่วน', 'สูง', 'ปกติ' หรือ 'ต่ำ' เพื่อมองเห็นพื้นที่ที่ต้องให้ความสำคัญได้ง่าย และรักษาความสนใจของคุณไว้กับงานที่มีความสำคัญสูง
เพื่อกำหนดลำดับความสำคัญใน Workspace ของคุณ ให้สลับระหว่างมุมมองต่างๆของ ClickUpเพื่อมุมมองที่ดีขึ้นของงานของคุณ นี่คือตัวอย่างสามอย่าง:
- มุมมองงาน: คลิกที่ไอคอนธงมุมบนซ้ายของหน้าต่างงานเพื่อกำหนดความสำคัญ
- มุมมองรายการ: ค้นหาธงลำดับความสำคัญในฟิลด์ที่กำหนดเองซึ่งอยู่ทางด้านขวาของแต่ละงาน
- มุมมองบอร์ด: วางเมาส์เหนือมุมล่างซ้ายของบัตรงานเพื่อแสดงการตั้งค่าลำดับความสำคัญ
หลังจากกำหนดลำดับความสำคัญและกำหนดวันครบกำหนดแล้ว ให้ไปที่มุมมองปฏิทินของ ClickUpเพื่อจัดการตารางเวลาของคุณ กรองงานตามลำดับความสำคัญ หรือทำการแก้ไขจำนวนมากได้อย่างง่ายดาย
ต้องการคำแนะนำเกี่ยวกับการจัดลำดับความสำคัญที่ชาญฉลาดขึ้นหรือไม่? ชมวิดีโอตัวนี้:
📖 อ่านเพิ่มเติม:แอปจัดการเวลาที่ดีที่สุด
4. ขจัดสิ่งรบกวน
เพื่อปรับปรุงการจัดการเวลา คุณต้องจัดการกับสิ่งรบกวนอย่างตรงไปตรงมา การระบุสิ่งที่ดึงคุณออกจากงานของคุณคือขั้นตอนแรก เมื่อคุณระบุสิ่งรบกวนของคุณได้แล้ว ให้ดำเนินการเพื่อจำกัดสิ่งเหล่านั้นในระหว่างวันทำงานของคุณ
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: ใช้โหมดห้ามรบกวนของ ClickUpเพื่อปิดการแจ้งเตือนทั้งหมด ช่วยให้คุณสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่องไม่ถูกรบกวน นอกจากนี้ การกำหนดเวลาทำงานที่ชัดเจนใน ClickUp ยังช่วยระบุช่วงเวลาที่คุณพร้อมสำหรับการทำงานร่วมกัน ปกป้องเวลาอันมีค่าของคุณ
ในทำนองเดียวกันการติดตามเวลาโครงการของ ClickUpจะให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับเวลาที่คุณใช้ไปกับงานต่างๆ ทำให้ง่ายต่อการวิเคราะห์ประสิทธิภาพและจัดการโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถเริ่มและหยุดตัวจับเวลาได้โดยตรงภายในงาน บันทึกเวลาด้วยตนเอง หรือเชื่อมต่อกับเครื่องมือติดตามเวลาที่ได้รับความนิยม เช่น Toggl และ Harvest
หากคุณต้องการเริ่มต้นอย่างรวดเร็ว ClickUp มีเทมเพลตพร้อมใช้งานที่ช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้อย่างมากและทำให้โครงการของคุณเริ่มต้นได้อย่างรวดเร็ว
📖 อ่านเพิ่มเติม:วิธีแก้ไขปัญหาการจัดการเวลาที่พบบ่อย: คู่มือฉบับสมบูรณ์
5. สร้างไทม์ไลน์
ไทม์ไลน์ช่วยให้ผู้จัดการโครงการและบุคคลต่างๆ สามารถมองเห็นความคืบหน้าและรักษาความสอดคล้องกับเป้าหมายสำคัญได้ แทนที่จะติดตามแบบทั่วไป ให้ใช้เครื่องมือและวิธีการที่ได้รับการยอมรับเพื่อสร้างแผนที่มีโครงสร้างและสามารถนำไปปฏิบัติได้
นี่คือกรอบการทำงานที่ใช้กันอย่างแพร่หลายสำหรับการสร้างไทม์ไลน์:
- วิธีเส้นทางวิกฤต (CPM): ช่วยระบุช่วงกิจกรรมที่ยาวที่สุดซึ่งมีความสัมพันธ์กันและเวลาขั้นต่ำที่จำเป็นในการดำเนินโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญในการปรับระยะเวลาโครงการให้เหมาะสมและเน้นให้เห็นงานที่ไม่สามารถล่าช้าได้
- เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์: แม้จะไม่ใช่เครื่องมือกำหนดไทม์ไลน์โดยตรง แต่เมทริกซ์นี้ช่วยจัดลำดับความสำคัญของงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ คุณสามารถใช้ร่วมกับไทม์ไลน์รายสัปดาห์หรือรายเดือนเพื่อช่วยให้มีสมาธิกับงานได้
- ปี 12 สัปดาห์:กรอบการทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคลที่แทนที่การวางแผนประจำปีด้วยวงจร 12 สัปดาห์ที่มุ่งเน้น ช่วยให้คุณสามารถตั้งเป้าหมายและกำหนดระยะเวลาเพื่อให้ดำเนินการและทบทวนได้เร็วขึ้น
โดยใช้กรอบแนวคิดเหล่านี้ คุณสามารถจัดโครงสร้างทั้งไทม์ไลน์ของทีมและไทม์ไลน์ส่วนบุคคลที่มีพื้นฐานมาจากกลยุทธ์ ไม่ใช่แค่รายการสิ่งที่ต้องทำ
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: จัดเรียงงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญโดยใช้แม่แบบ Eisenhower Matrix ฟรีของ ClickUp
6. พักเบาระยะเวลาสม่ำเสมอ
การพักไม่ใช่การเสียเวลา แต่เป็นกลยุทธ์เพิ่มประสิทธิภาพที่มักถูกมองข้ามวิธีการเช่นเทคนิค Pomodoroจะจัดโครงสร้างการทำงานของคุณเป็นช่วงเวลาที่มุ่งเน้น (โดยทั่วไปคือ 25 นาทีของการทำงานตามด้วยการพัก 5 นาที) ซึ่งช่วยให้คุณรักษาสมาธิและหลีกเลี่ยงความเหนื่อยล้า หลังจากสี่รอบแล้ว การพักที่ยาวนานขึ้น (15–30 นาที) จะช่วยรีเซ็ตพลังงานทางจิตใจของคุณ
🤝 เตือนความจำอย่างเป็นกันเอง: หากวันที่ 25/5 ไม่สะดวกสำหรับคุณ ทางเลือกอื่น ๆ เช่น วิธี 52/17 (ทำงาน 52 นาที พัก 17 นาที) หรือการวางแผนตามจังหวะอัลตราเดียน (ทำงาน 90 นาที ตามด้วยการพัก 20 นาที) อาจสอดคล้องกับระดับพลังงานตามธรรมชาติของคุณมากกว่า
ส่วนที่ดีที่สุด?แอป Pomodoroสามารถช่วยให้คุณยึดมั่นกับกิจวัตรนี้และติดตามความก้าวหน้าของคุณได้
7. เตรียมตัวล่วงหน้า
เมื่อเตรียมตัวล่วงหน้า คุณไม่จำเป็นต้องกำหนดตารางเวลาทุกนาทีอย่างเคร่งครัด สิ่งที่คุณต้องทำคือคิดอย่างมีกลยุทธ์เกี่ยวกับวันของคุณ มองหาโอกาสที่เหมาะสมในการรวมงานหรือจัดเรียงงานให้สอดคล้องกันเพื่อประสิทธิภาพ
📌 ตัวอย่างเช่น หากคุณมีนัดหมายอีกฝั่งของเมือง ให้วางแผนทำธุระใกล้เคียง เช่น รับเสื้อผ้าที่ซักแห้งหรือซื้อของใช้ประจำวัน ในระหว่างทางเดียวกัน ก่อนออกจากบ้าน ให้จดรายการสิ่งที่ต้องนำไปให้ครบถ้วน เพื่อหลีกเลี่ยงการเสียเวลา การวางแผนล่วงหน้าเช่นนี้จะช่วยลดการย้อนกลับไปกลับมา ลดภาระทางความคิดและทำให้คุณมีเวลาพักผ่อนหรือใช้สมาธิกับสิ่งสำคัญมากขึ้นในภายหลัง
8. สร้างพื้นที่ทำงานที่กำหนดไว้
🔑 ข้อคิดสำคัญ: เจมส์ เคลียร์ ผู้เขียนหนังสือAtomic Habitsเน้นย้ำถึงพลังของการออกแบบสภาพแวดล้อม โดยกล่าวว่าสิ่งรอบตัวของคุณมีอิทธิพลต่อพฤติกรรมของคุณ พื้นที่ทำงานที่จัดไว้โดยเฉพาะจะสร้างสัญญาณทางจิตใจที่กระตุ้นให้เกิดสมาธิ เช่นเดียวกับที่ยิมช่วยเตรียมความพร้อมให้คุณออกกำลังกาย พื้นที่ทำงานก็เป็นการส่งสัญญาณว่าถึงเวลาทำงานแล้ว
เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดการสลับบริบท:
- จัดตั้งสถานที่ทำงานประจำ: ห้องว่างเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด แต่แม้แต่มุมห้องที่ใช้เป็นประจำก็ใช้ได้ หลีกเลี่ยงการทำงานบนเตียงหรือโซฟา เนื่องจากCal Newport (Deep Work)เตือนว่าขอบเขตที่ไม่ชัดเจนทำลายสมาธิและยืดระยะเวลาของงานอื่นๆ
- ใช้สัญญาณทางกายภาพ: เพิ่มโคมไฟตั้งโต๊ะที่คุณเปิดเฉพาะในช่วงเวลาทำงาน หรือแก้วน้ำหรือสมุดโน้ตเฉพาะตัว สิ่งเหล่านี้จะกลายเป็นตัวกระตุ้นทางจิตวิทยาสำหรับ 'โหมดทำงาน'
- ลดความรกรุงรัง: ตามที่ Greg McKeown อธิบายไว้ใน Essentialism ความชัดเจนทางจิตใจเริ่มต้นจากความชัดเจนทางกายภาพ เก็บเฉพาะสิ่งจำเป็นบนโต๊ะทำงานของคุณ: แล็ปท็อป สมุดบันทึก ปากกา และน้ำ
- บังคับใช้พิธีการปิดงาน: เมื่อสิ้นสุดวันทำงาน ให้เก็บอุปกรณ์ของคุณหรือปิดพื้นที่ทำงานไว้ นิสัยนี้ช่วยให้สมองของคุณตัดขาดจากงานและป้องกันการทำงานหนักเกินไป ซึ่งเป็นคำแนะนำสำคัญจากหนังสือDigital Minimalism ของ Cal Newport
แม้ในพื้นที่ขนาดเล็ก ความสม่ำเสมอและสัญญาณบ่งชี้มีความสำคัญมากกว่าขนาด การจัดวางอย่างเรียบง่ายที่ใช้อย่างมีจุดประสงค์สามารถปรับปรุงความสามารถในการจดจ่อและประหยัดเวลาได้อย่างมาก
9. ใช้ AI เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานระดับจุลภาค
ไมโครโปรดักทิวิตี้มุ่งเน้นการทำงานอย่างชาญฉลาด ไม่ใช่แค่ทำงานหนักขึ้น เครื่องมือที่ขับเคลื่อนด้วย AI สามารถทำงานประจำให้เป็นอัตโนมัติ จัดระเบียบปริมาณงานของคุณ และสรุปข้อมูลสำคัญเพื่อให้คุณไม่ต้องเสียเวลาไปกับงานที่ซ้ำซาก
ClickUp Brain
ClickUp Brain ผู้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ขับเคลื่อนด้วย AI ขั้นสูงและตระหนักถึงบริบทใน ClickUp ช่วยให้คุณจัดการงานได้ดีขึ้นโดยจัดการงานที่ทำซ้ำๆ:
- สามารถสรุปความคิดเห็นยาว ๆ, บันทึกการประชุม, หรือเอกสารได้ในทันที ทำให้คุณไม่ต้องเสียเวลาในการอ่านข้อมูลอย่างละเอียด
- คุณสามารถถามคำถามเกี่ยวกับงาน เอกสาร หรือโครงการใด ๆ ก็ได้ เพื่อรับคำตอบอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องค้นหาบริบทจากเครื่องมือและเธรดที่กระจัดกระจาย
- มันสามารถสร้างงานย่อย อัปเดตคำอธิบายงาน หรือเขียนเนื้อหาใหม่ตามเป้าหมายของคุณได้—ช่วยให้คุณไม่ต้องเสียเวลาคิดและเริ่มต้นใหม่ตั้งแต่ต้น
ClickUp Autopilot Agents
ClickUp's Autopilot Agentsคือผู้ช่วยอัจฉริยะที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งสามารถจัดการงานและกระบวนการทำงานภายในพื้นที่ทำงานของคุณได้อย่างอัตโนมัติ
พวกเขาดำเนินการตามตัวกระตุ้น เงื่อนไข และคำสั่งที่กำหนดไว้ ช่วยให้พวกเขาสามารถดำเนินการต่าง ๆ เช่น การสร้างงานจากบันทึกการประชุม การสรุปเอกสารที่ซับซ้อน หรือการให้ข้อมูลสถานะตามบริบท
ตัวแทนเหล่านี้สามารถนำไปใช้ได้ในหลายตำแหน่งใน ClickUp รวมถึง Spaces, Folders, Lists, และ Chats ทำให้การผสานรวมเข้ากับกระบวนการทำงานของทีมคุณเป็นไปอย่างราบรื่น
มีตัวแทนระบบขับเคลื่อนอัตโนมัติสองประเภท: แบบสร้างไว้ล่วงหน้าและแบบกำหนดเอง
- ตัวแทนที่สร้างไว้ล่วงหน้าพร้อมใช้งาน และสามารถเปิดใช้งานได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว จัดการงานทั่วไป เช่น การตอบคำถามที่พบบ่อยหรือการสร้างรายงานประจำสัปดาห์
- Custom Agents ในทางกลับกัน สามารถปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของคุณ โดยใช้ตัวสร้างแบบไม่ต้องเขียนโค้ด ทำให้คุณสามารถกำหนดทริกเกอร์ เงื่อนไข และการดำเนินการที่ไม่ซ้ำใครได้ ตัวอย่างเช่น Custom Agent สามารถตั้งค่าให้ตอบกลับคำถามที่เกี่ยวข้องกับ HR ในช่องแชท โดยให้ข้อมูลที่ถูกต้องตามความรู้ที่มันสามารถเข้าถึงได้
ฟีเจอร์ถาม-ตอบแบบโต้ตอบ, แชทที่ขับเคลื่อนด้วย AI และการสร้างงานของ ClickUp AI ช่วยเสริมประสิทธิภาพการทำงานของทีมทั้งในสำนักงานและทางไกล Brain และ Agents ช่วยลดการสื่อสารซ้ำซ้อนและทำให้ทุกคนได้รับข้อมูลที่ทันสมัยด้วยความพยายามน้อยที่สุด
📮 ClickUp Insight: 21% ของคนกล่าวว่ามากกว่า 80% ของเวลาทำงานของพวกเขาใช้ไปกับงานที่ทำซ้ำๆ และอีก 20% กล่าวว่างานที่ทำซ้ำๆ ใช้เวลาอย่างน้อย 40% ของวันของพวกเขา
นั่นเกือบครึ่งหนึ่งของสัปดาห์การทำงาน (41%) ที่ใช้ไปกับงานที่ไม่ต้องการการคิดเชิงกลยุทธ์หรือความคิดสร้างสรรค์มากนัก (เช่น การติดตามผลทางอีเมล 👀)
ClickUp AI Agentsช่วยขจัดความน่าเบื่อนี้ไปได้เลย คิดถึงการสร้างสรรค์งาน, การแจ้งเตือน, การอัปเดต, บันทึกการประชุม, การร่างอีเมล, และการสร้างกระบวนการทำงานแบบครบวงจร! ทั้งหมดนี้ (และมากกว่านั้น) สามารถทำได้โดยอัตโนมัติในพริบตาด้วย ClickUp, แอปทุกอย่างสำหรับการทำงานของคุณ
💫 ผลลัพธ์ที่แท้จริง: Lulu Press ประหยัดเวลาได้ 1 ชั่วโมงต่อวันต่อพนักงาน โดยใช้ระบบอัตโนมัติของ ClickUp ซึ่งส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น 12%
10. เรียนรู้ที่จะพูดว่า 'ไม่'
เมื่องานเริ่มกองพะเนิน ความเครียดเพิ่มขึ้น และประสิทธิภาพการทำงานลดลง คุณจำเป็นต้องรู้จักขีดจำกัดของตัวเองและกำหนดขอบเขต
การปฏิเสธงานเพิ่มเติมกลายเป็นสิ่งสำคัญเมื่อคุณมีงานมากพออยู่แล้ว ผู้จัดการส่วนใหญ่จะชื่นชมในความซื่อสัตย์และความตรงไปตรงมาของคุณ เพราะเป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่ของพวกเขาในการดูแลให้ภาระงานของทุกคนอยู่ในระดับที่สามารถจัดการได้
ตราบใดที่คุณสื่อสารอย่างชัดเจนและให้เกียรติ การปฏิเสธจะไม่เป็นปัญหา
11. ตั้งกำหนดเวลาที่สั้นกว่าสำหรับตัวเอง
เคยสังเกตไหมว่างานที่ควรใช้เวลาเพียงชั่วโมงเดียว กลับยืดเยื้อไปทั้งบ่าย? นั่นคือกฎของพาร์กินสันกำลังทำงาน: งานจะขยายตัวจนเต็มเวลาที่มีอยู่
📌 ตัวอย่างเช่น โครงการที่คาดว่าจะใช้เวลาหลายวัน มักสามารถเสร็จสิ้นได้ภายในเวลาเพียงไม่กี่ชั่วโมงที่มุ่งเน้น เมื่อกำหนดเส้นตายที่เข้มงวดและสมจริง การกำหนดเส้นตายที่สั้นลงและสมจริงจะสร้างแรงกดดันเพียงพอที่จะทำให้คุณมีแรงจูงใจและหลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่ง
🤝 เตือนความจำอย่างเป็นกันเอง: การกำหนดเส้นตายที่แน่นเกินไปอาจทำให้เกิดความเครียดหรือความวิตกกังวลได้ ควรคิดว่ามันเป็นวิธีท้าทายตัวเองโดยไม่ทำให้ตัวเองรู้สึกหนักเกินไป คุณจะประหลาดใจว่าคุณสามารถทำอะไรได้มากมายเมื่อหยุดประเมินเวลาที่ต้องใช้สูงเกินไป!
12. อัตโนมัติงานที่ทำซ้ำ
หากคุณพบว่าตัวเองกำลังทำซ้ำการกระทำเดิม ๆ อยู่บ่อยครั้ง เครื่องมืออัตโนมัติสามารถช่วยคุณกำจัดความซ้ำซ้อนได้ClickUp Automationsช่วยลดความจำเป็นในการทำงานซ้ำ ๆ แทนที่จะต้องอัปเดตสถานะงานหรือเตือนสมาชิกในทีมเกี่ยวกับกำหนดเวลา ระบบการทำงานอัตโนมัติจะช่วยให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่นโดยไม่มีการขัดจังหวะ
ClickUp ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันด้วยความคิดเห็นแบบมีหัวข้อและการกล่าวถึง @ เพื่อให้การทำงานเป็นทีมราบรื่น และทำให้การสนทนาและข้อเสนอแนะเชื่อมโยงกับงานเฉพาะอย่างชัดเจน
ด้วยคุณสมบัติความคิดเห็นที่มอบหมายของ ClickUp คุณสามารถเปลี่ยนความคิดเห็นให้กลายเป็นงานที่สามารถทำได้จริง และแจ้งเตือนสมาชิกทีมที่ได้รับมอบหมายได้ทันที ความคิดเห็นจะปรากฏในส่วน 'ความคิดเห็นและการกล่าวถึง' ของหน้าแรกของพวกเขา ทำให้มั่นใจว่าจะไม่พลาดการแจ้งเตือน
เมื่อพวกเขาทำงานเสร็จแล้ว พวกเขาสามารถแก้ไขความคิดเห็นเพื่อป้องกันการติดตามที่ไม่จำเป็น
คุณสามารถใช้สิ่งนี้เพื่อ:
- อธิบายคำแนะนำของงาน
- แก้ไขปัญหาโดยให้บริบทที่เหมาะสม
- แนบไฟล์หรือลิงก์ที่เกี่ยวข้องเพื่อแบ่งปันข้อมูล
- ให้สมาชิกทีมแท็กทีมดึงความสนใจของพวกเขา
🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: มากกว่า60% ของทีมที่ใช้ClickUp รายงานว่าประหยัดเวลาได้มากกว่า 3 ชั่วโมงต่อสัปดาห์!
13. ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ
การสลับระหว่างแอปที่ไม่ได้เชื่อมต่อกันทำให้เกิด 'ภาษีการสลับ' ซึ่งเป็นการเสียเวลาและเพิ่มความเครียดทางจิตใจ การกระโดดระหว่างเครื่องมือจัดการโครงการ แอปจดบันทึก และแพลตฟอร์มการสื่อสารทำให้งานแตกเป็นชิ้นๆ ส่งผลให้การทำงานไม่มีประสิทธิภาพและช้าลง
ClickUp ช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ด้วยการรวมงาน เอกสาร เป้าหมาย และการสนทนาทั้งหมดของคุณไว้ในแพลตฟอร์มเดียวคุณสมบัติการจัดการเวลาของ ClickUpผสานความสามารถหลักในการจัดการโครงการเข้ากับกลยุทธ์การวางแผนขั้นสูง เพื่อช่วยให้ทีมเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและบรรลุเป้าหมายของโครงการ
ClickUp Time Estimatesช่วยให้ทีมตั้งความคาดหวังที่เป็นจริงสำหรับระยะเวลาของงาน ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการวางแผนและการปฏิบัติตามกำหนดเวลา คุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณ:
- ตั้งเป้าหมาย SMART ด้วยClickUp Goalsเพื่อติดตามความคืบหน้าและบรรลุเป้าหมายตามกำหนดเวลา
- รักษาสมดุลและจัดการปริมาณงานของทีมอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อคงไว้ซึ่งผลผลิต
คุณยังสามารถใช้ ClickUp Goals เพื่อกำหนดเป้าหมายประเภทต่างๆ ได้ รวมถึงเป้าหมายเชิงตัวเลข เป้าหมายทางการเงิน และเป้าหมายแบบถูก/ผิด ความยืดหยุ่นนี้ช่วยให้คุณควบคุมการตั้งเป้าหมายได้อย่างสมบูรณ์ตามความต้องการของทีมคุณ
ตัวอย่างเช่น ทีมขายสามารถตั้งเป้าหมายรายได้ ในขณะที่ทีมคอนเทนต์สามารถติดตามการผลิตบทความได้การตั้งเป้าหมายการจัดการเวลาช่วยให้รักษาความมุ่งมั่นและความรับผิดชอบ สร้างวัฒนธรรมแห่งความสำเร็จ
นี่คือวิธีเพิ่มเติมที่ ClickUp ช่วยคุณประหยัดเวลา:
1. การจัดตารางงานอย่างมีประสิทธิภาพ
- วันที่เริ่มต้นและวันครบกำหนด: กำหนดวันที่เริ่มต้นและวันสิ้นสุดที่ชัดเจนให้กับงานและงานย่อย เพื่อให้แน่ใจว่ามีความชัดเจนในกรอบเวลา
- การกำหนดวันครบกำหนดใหม่: เมื่อวันที่ของงานเปลี่ยนไป ClickUp จะปรับวันที่ของงานย่อยที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ เพื่อให้สอดคล้องกับโครงการ
- การจัดตารางเวลาแบบลากและวาง: จัดตารางงานใหม่ได้อย่างง่ายดายโดยการลากงานข้ามปฏิทิน ช่วยให้ปรับเปลี่ยนได้อย่างรวดเร็ว
- การกำหนดเวลาใหม่ การพึ่งพาของงานใน ClickUp:การแก้ไขวันที่ครบกำหนดของงานจะอัปเดตงานที่พึ่งพาโดยอัตโนมัติ เพื่อรักษาความต่อเนื่องของกระบวนการทำงาน
2. การติดตามเวลาอย่างครอบคลุม
- การรายงานเวลา: สร้างรายงานรายละเอียดเกี่ยวกับการบันทึกเวลาเพื่อการวิเคราะห์และเพิ่มประสิทธิภาพการใช้เวลา
- แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงาน: สร้างแบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานที่ปรับแต่งได้สำหรับช่วงวันที่ใดก็ได้ โดยจัดกลุ่มรายการเวลาตามงานหรือผู้ใช้
- เวลาที่สามารถเรียกเก็บเงินได้: ทำเครื่องหมายรายการเวลาเป็นเวลาที่สามารถเรียกเก็บเงินได้ ทำให้การออกใบแจ้งหนี้และการติดตามทางการเงินง่ายขึ้น
เราได้ตรวจสอบตัวเลือกหลายตัว และรู้สึกว่าโดยรวมแล้ว ClickUp มอบการผสมผสานระหว่างพลังและความยืดหยุ่นที่เหมาะสมที่สุดให้กับเรา เราต้องการแก้ไขปัญหาการติดตามเวลาเพื่อวัดและติดตามบันทึกเวลาของผู้รับเหมาภายนอกโดยไม่ต้องใช้แอปและบริการภายนอกเพิ่มเติม ระบบติดตามเวลาแบบเนทีฟของ ClickUp ทำงานได้อย่างราบรื่นระหว่างมือถือ แท็บเล็ต และเดสก์ท็อป
เราได้ตรวจสอบตัวเลือกหลายตัว และรู้สึกว่าโดยรวมแล้ว ClickUp มอบการผสมผสานระหว่างพลังและความยืดหยุ่นที่เหมาะสมที่สุดให้กับเรา เราต้องการแก้ไขปัญหาการติดตามเวลาเพื่อวัดและติดตามเวลาของพนักงานภายนอกโดยไม่ต้องใช้แอปพลิเคชันหรือบริการภายนอกเพิ่มเติม ระบบติดตามเวลาแบบเนทีฟของ ClickUp ทำงานได้อย่างราบรื่นระหว่างมือถือ แท็บเล็ต และเดสก์ท็อป
📖 อ่านเพิ่มเติม:แผ่นบันทึกเวลาว่างใน Excel, Word และ ClickUp ฟรี
3. การจัดการทรัพยากร
- มุมมองปริมาณงาน: ตรวจสอบงานที่ได้รับมอบหมาย คะแนน หรือชั่วโมงของสมาชิกในทีม เพื่อให้มั่นใจว่าปริมาณงานมีความสมดุลและป้องกันการหมดไฟในการทำงาน
- แผนภูมิแกนต์ใน ClickUp: ดูไทม์ไลน์โครงการทั้งหมดพร้อมงานย่อย งานที่ต้องพึ่งพา และหมุดหมายสำคัญทั้งหมดในแผนภูมิแบบโต้ตอบเดียว มุมมองแกนต์มีตัวบ่งชี้ความคืบหน้า การเน้นเส้นทางวิกฤต และการกรองแบบไดนามิกตามผู้รับผิดชอบ ลำดับความสำคัญ หรือฟิลด์ที่กำหนดเอง—เพื่อให้คุณเข้าใจสถานะของงานและจุดที่ควรให้ความสำคัญได้ทันที
📮ClickUp Insight: ทีมที่มีประสิทธิภาพต่ำมีแนวโน้มที่จะใช้เครื่องมือมากกว่า 15 ชิ้นถึง 4 เท่า ในขณะที่ทีมที่มีประสิทธิภาพสูงยังคงรักษาประสิทธิภาพโดยจำกัดเครื่องมือไว้ที่ 9 แพลตฟอร์มหรือน้อยกว่า แต่การใช้แพลตฟอร์มเดียวล่ะ?
ในฐานะแอปครบวงจรสำหรับการทำงานClickUpนำงาน โครงการ เอกสาร วิกิ แชท และการโทรของคุณมารวมไว้ในแพลตฟอร์มเดียว พร้อมด้วยเวิร์กโฟลว์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI พร้อมใช้งานแล้วหรือยัง? ClickUp ทำงานได้กับทุกทีม ทำให้งานมองเห็นได้ชัดเจน และช่วยให้คุณมุ่งเน้นกับสิ่งที่สำคัญ ในขณะที่ AI จัดการส่วนที่เหลือ
4. การรายงานเวลาและความก้าวหน้า
หากคุณใช้รายงานที่ล้าสมัยในการติดตามความคืบหน้า รายงานเหล่านั้นจะหมดความเกี่ยวข้องทันทีที่คุณสร้างขึ้นClickUp Dashboardsจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อมีการทำงานเกิดขึ้น ดังนั้นคุณจึงมีข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอในปลายนิ้วของคุณ
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังจัดการการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ แดชบอร์ด ClickUp ของคุณสามารถแสดง:
- ความคืบหน้าของงานแบบเร่งด่วนในหลายทีม
- การจัดสรรทรัพยากรและความสามารถของทีม
- การติดตามงบประมาณด้วยชั่วโมงที่ใช้ไปเทียบกับชั่วโมงที่เหลือ
- ตัวชี้วัดความเสี่ยงที่อิงตามความล่าช้าของงานหรืออุปสรรคที่ขัดขวาง
💡เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ด้วย ClickUp Dashboards คุณสามารถเจาะลึกในแต่ละเมตริกด้วยบัตรวัดผลและแผนภูมิหลากหลายรูปแบบเพื่อค้นหาข้อมูลเบื้องหลังตัวเลข หากคุณสังเกตเห็นว่าความเร็วในการทำงานของทีมลดลง คุณสามารถคลิกที่แผนภูมิเส้นเพื่อระบุงานที่ใช้เวลานานกว่าที่วางแผนไว้และสาเหตุได้ ข้อมูลเชิงลึกนี้จะช่วยให้คุณปรับทรัพยากรหรือกำหนดเวลาให้เหมาะสมและรักษาโครงการให้อยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง
ClickUp ยังมีเทมเพลตพร้อมใช้งานหลากหลายรูปแบบสำหรับการกำหนดเส้นตาย การมอบหมายงาน และการติดตามความคืบหน้า เทมเพลตเหล่านี้ช่วยให้โครงการของคุณดำเนินไปตามกำหนดเวลาและอยู่ภายในงบประมาณ
ตัวอย่างเช่นแม่แบบตารางการจัดการเวลาของ ClickUpจะเปลี่ยนวิธีการที่คุณและทีมของคุณจัดการงานประจำวัน มันช่วยให้ทีมของคุณใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมายตามกำหนดเวลาได้อย่างมีประสิทธิผล
ด้วยเทมเพลตนี้ คุณสามารถ:
- มองเห็นงานประจำวันหรืองานประจำสัปดาห์ได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้จัดระเบียบและวางแผนกิจกรรมโครงการได้อย่างสะดวก
- กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน สามารถวัดผลได้ และบรรลุผลได้ เพื่อให้สมาชิกทุกคนในทีมทราบว่าจะต้องทำอะไรและเมื่อใด
- ชี้แจงลำดับความสำคัญของงานและกำหนดเวลาให้ชัดเจน โดยติดตามปริมาณงานของแต่ละสมาชิกในทีมในมุมมองเดียวเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน
เทมเพลตนี้ช่วยให้การวางแผนโครงการง่ายขึ้นและทำให้ทีมของคุณมีสมาธิและทำงานตามเป้าหมาย
นี่คือสิ่งที่Ma hinur K. ผู้เชี่ยวชาญ CRO ของ Unbounce ได้กล่าวถึง ClickUp ในการช่วยประหยัดเวลาให้กับทีมของเขา
ClickUp นำงาน เอกสาร เป้าหมาย และการติดตามเวลาทั้งหมดของเรามาไว้ในพื้นที่ทำงานเดียว เราใช้มันมาตั้งแต่ปี 2018 และมันมีความยืดหยุ่นอย่างมากในการจัดการทั้งกระบวนการทำงานภายในและโครงการของลูกค้า มุมมองที่ปรับแต่งได้ (รายการ กระดาน ปฏิทิน ฯลฯ) และตัวเลือกการทำงานอัตโนมัติที่ละเอียดช่วยประหยัดเวลาให้เราหลายชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์
ClickUp นำงาน เอกสาร เป้าหมาย และการติดตามเวลาทั้งหมดของเรามาไว้ในพื้นที่ทำงานเดียว เราใช้มันมาตั้งแต่ปี 2018 และมันมีความยืดหยุ่นอย่างมากในการจัดการทั้งกระบวนการทำงานภายในและโครงการของลูกค้า มุมมองที่ปรับแต่งได้ (รายการ กระดาน ปฏิทิน ฯลฯ) และตัวเลือกการทำงานอัตโนมัติที่ละเอียดช่วยประหยัดเวลาให้เราหลายชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์
นิสัยที่ช่วยประหยัดเวลาที่ควรฝึกฝนทุกวัน
การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพขึ้นอยู่กับความเคยชินที่คุณสร้างขึ้นทุกวัน การกระทำเล็ก ๆ ที่คุณทำซ้ำ ๆ สามารถทำให้คุณถอยหลังหรือทำให้คุณเป็นอิสระได้
นี่คือนิสัยที่ช่วยประหยัดเวลาที่คุณสามารถนำมาใช้ในกิจวัตรประจำวันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด:
- เริ่มต้นด้วยงานที่ท้าทายที่สุด หรือที่เรียกว่า กินกบก่อน: เมื่อคุณจัดการกับสิ่งที่ยากที่สุดตั้งแต่ต้น คุณจะรู้สึกถึงความสำเร็จ และคุณสามารถทำงานที่เหลือไปได้อย่างราบรื่นและง่ายดายยิ่งขึ้น
- ใช้ 'กฎสองนาที': หากงานใดใช้เวลาทำน้อยกว่าสองนาที ให้ทำทันที วิธีนี้เหมาะสำหรับงานเล็ก ๆ ที่ทำได้อย่างรวดเร็ว เช่น การตอบอีเมลหรือการโทรศัพท์
- มุ่งเน้นไปที่สิ่งเดียวในแต่ละครั้ง: การทำหลายอย่างพร้อมกันอาจดูเหมือนช่วยประหยัดเวลา แต่โดยมากแล้วกลับทำให้งานไม่มีประสิทธิภาพฝึกทำทีละอย่าง โดยตั้งใจกับงานเดียวจนเสร็จสมบูรณ์ คุณจะทำงานได้เร็วขึ้นและได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า
- สร้างกิจวัตรประจำวันและยึดมั่นในนั้น: การมีกิจวัตรที่แน่นอนสำหรับช่วงเช้า ช่วงเย็น และช่วงระหว่างวัน จะช่วยประหยัดเวลาที่คุณอาจใช้ไปกับการตัดสินใจว่าจะทำอะไรต่อไปสร้างรายการตรวจสอบงานประจำวันของคุณและปฏิบัติตามอย่างสม่ำเสมอเพื่อลดเวลาที่ใช้ในการคิดว่าจะทำอะไรต่อไป
- ใช้คีย์ลัด: แทนที่จะคลิกผ่านเมนู ให้เรียนรู้คีย์ลัดสำหรับงานที่คุณทำบ่อย ๆ จะช่วยลดจำนวนการคลิกและทำให้การทำงานของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น
- จำกัดเวลาในการตัดสินใจ: ทุกการตัดสินใจต้องใช้เวลาและพลังงานทางจิตใจ ฝึกฝนการจำกัดเวลาที่คุณใช้ในการตัดสินใจเรื่องต่างๆ ยิ่งคุณตัดสินใจน้อยลง คุณจะมีพลังงานมากขึ้นสำหรับงานที่สำคัญ ตัวอย่างเช่น วางแผนมื้ออาหารสำหรับทั้งสัปดาห์ จัดเสื้อผ้าไว้ล่วงหน้าในคืนก่อน และจำกัดตัวเลือกสำหรับงานประจำวัน
- กำหนดขอบเขตสำหรับการขัดจังหวะ: สร้างนิสัยในการกำหนดขอบเขตกับผู้คนและเทคโนโลยี แจ้งให้ผู้อื่นทราบเมื่อคุณไม่พร้อมสำหรับการสนทนาหรือการประชุมที่ไม่จำเป็น ปิดการแจ้งเตือนในช่วงเวลาที่ต้องทำงานอย่างตั้งใจ และกำหนดช่วงเวลาเฉพาะสำหรับการจัดการอีเมลและข้อความ
กู้คืน 52 วันต่อปี ด้วยการจัดการเวลาที่ชาญฉลาดขึ้นของ ClickUp
การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพไม่ได้เกี่ยวกับการทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลาเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับการคืนวันของคุณและเพิ่มผลผลิตอีกด้วย ที่จริงแล้ว เมื่อคุณเปลี่ยนมาใช้เครื่องมือจัดการโครงการแบบครบวงจรอย่าง ClickUp คุณสามารถประหยัดเวลาได้ถึงหนึ่งวันเต็มทุกสัปดาห์ ซึ่งเทียบเท่ากับ 52 วันต่อปี
93% ขององค์กรรู้สึกว่าพวกเขายังขาดประสิทธิภาพในการทำงาน
ClickUp รวมการทำงานอัตโนมัติ, กำหนดเวลา, และการสื่อสารเข้าด้วยกัน ช่วยให้ทีมทำงานสอดคล้องและมีประสิทธิภาพ ด้วยเครื่องมือเช่นการติดตามเวลาและการจัดการงานแบบบูรณาการ คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานและจัดระเบียบได้ดีขึ้น
ต้องการทราบวิธีประหยัดเวลาแต่ทำมากขึ้นได้หรือไม่?เริ่มใช้ ClickUp ฟรีวันนี้!