วิธีบริหารเวลาสำหรับผู้บริหารเพื่อความเป็นผู้นำที่มีประสิทธิภาพ

ทุกปี แดเนียล ไชท์ ซีอีโอของบริษัทซอฟต์แวร์ที่มีพนักงาน 650 คน จะหยุดงานหนึ่งสัปดาห์โดยปิดโทรศัพท์มือถือของเขา อย่างไรก็ตาม ภายในเวลาเพียง 24 ชั่วโมง อีเมลจากสมาชิกในทีมจากแผนกต่างๆ ก็เริ่มสะสมมากขึ้น

ความจริงก็คือว่า ซีอีโอ และผู้บริหารระดับสูงอื่น ๆ มักจะทำงานข้ามหลายสายงานอยู่เสมอ—ใช่แล้ว แม้กระทั่งในช่วงวันหยุดและวันหยุดสุดสัปดาห์

ด้วยต้นทุนเท่าไร? เกือบครึ่งของผู้บริหารทั่วโลกประสบภาวะหมดไฟเพราะไม่สามารถรักษาสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัวได้

นั่นคือเหตุผลที่การบริหารเวลาสำหรับผู้บริหารไม่ใช่แค่ทักษะที่ควรมีไว้เท่านั้น แต่เป็นสิ่งจำเป็น มันคือความแตกต่างระหว่างการคงประสิทธิภาพในการทำงานกับการรู้สึกท่วมท้น—นี่คือจุดที่กลยุทธ์การบริหารเวลาสามารถช่วยให้คุณจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การเข้าใจการบริหารเวลาของผู้บริหาร

อาจรู้สึกเหมือนว่าไม่มีเวลาเพียงพอในแต่ละวัน แต่นั่นไม่ใช่ปัญหาที่แท้จริง

ปัญหาที่แท้จริง? การจัดลำดับความสำคัญ นั่นคือจุดที่ผู้บริหารส่วนใหญ่และผู้นำในอนาคตติดขัด

และพูดตามตรง คุณโทษพวกเขาได้ไหม? ลองนึกภาพว่าคุณต้องจัดการกับภาระหน้าที่มากมายที่มีกำหนดส่งคืบคลานเข้ามาใกล้ๆ เพิ่มงานสำคัญที่ไม่คาดคิดเข้าไปอีกสักสองสามอย่าง—อย่างเช่นสายโทรศัพท์ที่ไม่ทันตั้งตัวหรือการประชุมกระทันหัน—แล้วตารางงานของคุณก็จะพังในพริบตา

ตามการศึกษาที่จัดทำโดย Harvard Business Reviewพบว่าCEO ทำงานเฉลี่ย 62.5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ซึ่งเกินกว่า 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ตามปกติ

แต่ข่าวดีก็คือ: ด้วยการพัฒนาทักษะการจัดการองค์กร การนัดหมายล่วงหน้า และการบริหารจัดการงานที่ได้รับมอบหมายผ่านการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถเปลี่ยนแปลงสิ่งต่าง ๆ ได้จริง มาทำความเข้าใจกันว่าจะทำอย่างไร

การกำหนดความหมายของการบริหารเวลาสำหรับผู้บริหาร

ก่อนอื่นเลย—การบริหารเวลาสำหรับผู้บริหารคืออะไรกันแน่?

ก็คือ เมื่อผู้บริหารระดับสูงวางแผนกลยุทธ์และจัดลำดับความสำคัญของงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด ใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ และบรรลุเป้าหมายขององค์กร

ความสำคัญของการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพสำหรับผู้บริหาร

ในเมื่อเราพูดถึงเรื่องนี้แล้ว ขอให้เราลองพิจารณาประโยชน์อันไม่มีที่ สิ้นสุดของการบริหารเวลาสำหรับผู้บริหารและองค์กรของพวกเขา

เทคนิคการบริหารเวลาที่จำเป็นสำหรับผู้บริหาร

เพื่อให้คุณไม่ลืมความสำคัญของการบริหารเวลานี่คือเทคนิคการบริหารเวลาที่จะช่วยให้คุณอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง—โดยไม่ละสายตาจากเป้าหมายของคุณหรือการนอนหลับที่มีค่าของคุณ:

🔹การจัดลำดับความสำคัญ: การกำหนดวัตถุประสงค์หลัก

ในฐานะผู้บริหาร คุณมีความรับผิดชอบต่อทุกสิ่งทุกอย่าง ตั้งแต่ชัยชนะไปจนถึงความล้มเหลว และทุกสิ่งที่อยู่ระหว่างนั้น

ลองดูตัวอย่างของเพอร์ซี่ ซึ่งเหมือนกับซีอีโอหนุ่มหลายคน กำลังก้าวเข้าสู่บทบาทสำคัญ เขาได้เข้ามารับช่วงต่อธุรกิจครอบครัว ตามรอยเท้าของพ่อ และเขารู้ดีว่าเขาต้องทำให้ทุกอย่างถูกต้องเพื่อพิสูจน์ความสามารถของตัวเอง

เพอร์ซี่เผชิญกับความท้าทายรายวันในการบริหารการเติบโตของบริษัท ตัดสินใจในเรื่องสำคัญ และทำให้ทีมของเขาบรรลุเป้าหมาย

เพื่อหลีกเลี่ยงการเพิ่มภาระให้กับความจำในการทำงานของเขา เพอร์ซี่รู้ว่าการจัดลำดับความสำคัญอย่างชาญฉลาดเป็นสิ่งจำเป็น เขาไม่สามารถจดจ่อกับทุกสิ่งได้ในเวลาเดียวกัน ดังนั้นเขาจึงแบ่งเป้าหมายระยะยาวออกเป็นส่วนย่อยที่สามารถจัดการได้

ตัวอย่างเช่น เพอร์ซี่ ตั้งเป้าหมายรายไตรมาส แทนที่จะพยายามเติบโตธุรกิจให้ได้ 20% ในหนึ่งปี ในแต่ละไตรมาส เขาและทีมจะมุ่งเน้นไปที่วัตถุประสงค์เฉพาะ เช่น การปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า หรือการเปิดตัวสายผลิตภัณฑ์ใหม่

เขาใช้ ClickUp Goalsและ OKRs เพื่อติดตามความคืบหน้าของเขาแบบเรียลไทม์ เขาตั้งเป้าหมายที่สามารถวัดผลได้ มอบหมายงานให้กับทีมของเขา และติดตามความคืบหน้าของแต่ละเป้าหมาย

ตัวอย่างเช่น เขาอาจมอบหมายให้ทีมการตลาดเพิ่มปริมาณผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์ขึ้น 15% ในไตรมาสนี้ ขณะที่ทีมขายทำงานเพื่อเพิ่มอัตราการขายได้ 10% ด้วยวิธีนี้ เพอร์ซีทำให้แน่ใจว่าทุกคนมีความสอดคล้องกัน

🔹การมอบหมายงาน: การใช้ทีมของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

ผู้บริหารมีทีมงานที่มีความสามารถมากพอที่จะช่วยเหลือในงานต่าง ๆ ได้ แต่มีข้อแม้อยู่ว่า พวกเขาจะช่วยเหลือได้ก็ต่อเมื่อคุณมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพเท่านั้น

แต่การปล่อยวางความรับผิดชอบนั้นยาก ซีอีโอที่ประสบความสำเร็จจะมุ่งเน้นเฉพาะการประชุมบางเรื่องเท่านั้นเพื่อประหยัดเวลา และมักหลีกเลี่ยงการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน นอกจากนี้ยังรวมถึงการยกเลิกการประชุมที่ไม่จำเป็นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

กุญแจสำคัญคือการ ตัดสินใจอย่างชาญฉลาด ไม่ใช่ทุกความรับผิดชอบที่ต้องใช้ความใส่ใจส่วนตัวของคุณ มุ่งเน้นไปที่งานที่ต้องการความเชี่ยวชาญของคุณจริงๆ และมอบหมายงานที่เหลือให้กับผู้จัดการคนอื่น

และหากมีสิ่งใดที่อยู่นอกเหนือทักษะของทีมคุณ นั่นคือจุดที่การจ้างงานภายนอกเข้ามามีบทบาท

เครื่องมืออย่าง ClickUpทำให้การมอบหมายงานเป็นเรื่องง่าย

ด้วย ClickUp Tasks คุณสามารถสร้างและจัดการงานได้โดยกำหนดชื่อ คำอธิบาย ผู้รับผิดชอบ วันที่ครบกำหนด และระดับความสำคัญ

ClickUp เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการติดตามงานและตรงเวลาสำหรับงานที่ต้องส่งให้ลูกค้า การจัดการเวลา และการบริหารโครงการ

🔹การจัดสรรเวลาและโครงสร้างวันของคุณ

คุณทราบหรือไม่ว่าคนทั่วไปเสียเวลาไป218 นาทีต่อวันในการหลีกเลี่ยงงานที่จำเป็น? นั่นเท่ากับประมาณ 55 วันต่อปีที่ใช้ไปกับการหลบเลี่ยงงาน

ผู้บริหารสามารถหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ได้โดยใช้วิธีการที่เป็นรูปธรรมที่เรียกว่าการจัดเวลาเป็นช่วงๆ เพื่อจัดโครงสร้างวันของพวกเขา มันง่ายและยืดหยุ่น สิ่งหนึ่งที่มันทำได้แน่นอนคือการลดการผัดวันประกันพรุ่ง

ซีอีโอที่ใช้การบล็อกเวลาเพื่อรักษาความสมดุลพร้อมกับความคาดหวังที่เป็นจริง

ยกตัวอย่างเช่น อีลอน มัสก์ มหาเศรษฐีผู้ก่อตั้ง SpaceX และ Tesla ที่เชื่อมั่นในการแบ่งเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ และไม่ใช่แค่เขาเท่านั้น—CEO อย่างบิล เกตส์ และผู้เชี่ยวชาญด้านการเพิ่มประสิทธิภาพอย่างแคล นิวพอร์ต ก็ใช้เทคนิคนี้เช่นกัน เพื่อให้ตารางงานของพวกเขาเป็นไปตามแผนและรายการสิ่งที่ต้องทำไม่ล้นมือ

🔹เทคนิคโพโมโดโรสำหรับการทำงานอย่างมีสมาธิ

ในช่วงปลายทศวรรษ 1980 นักศึกษามหาวิทยาลัยชาวอิตาลีชื่อฟรานเชสโก ชิริลโล ได้คิดค้นสิ่งที่ปัจจุบันรู้จักกันในชื่อเทคนิคโพโมโดโร

เขาเคยกล่าวไว้อย่างโด่งดังว่า "ผมค้นพบว่า คุณสามารถเรียนรู้วิธีเพิ่มประสิทธิภาพของตนเอง และประเมินเวลาที่ต้องใช้กับงานแต่ละชิ้นได้แม่นยำยิ่งขึ้น เพียงแค่จดบันทึกว่าคุณใช้เวลาไปกับอะไรบ้าง"

ฟังดูหรูหรา แต่จริงๆ แล้วมันค่อนข้างง่าย—และเหมาะสำหรับผู้บริหารที่ยุ่งๆ ที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการเวลา:

เซสชัน Pomodoro 25 นาทีนั้นยาวพอที่จะทำให้มีความก้าวหน้าแต่ไม่ยาวจนรู้สึกหนักเกินไป—เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการ ป้องกันความเหนื่อยล้าทางจิตใจ

การทำ Pomodoro สี่รอบสามารถเปลี่ยนเช้าวันหนึ่งให้กลายเป็นช่วงเวลาที่เต็มไปด้วยประสิทธิภาพสูงได้

นอกจากนี้ งานที่สั้นลงในช่วงเวลานี้ยังเปิดโอกาสให้ผู้บริหารได้ติดตามความคืบหน้าของทีมหรือแม้แต่รับฟังความคิดเห็นจากลูกค้าอีกด้วย

และหลังจากทำงานอย่างตั้งใจทั้งหมดนั้น? ถึงเวลาอาหารกลางวันแล้ว—หรือแม้แต่การงีบหลับที่สมควรได้รับ

🔹การใช้เทคโนโลยีเพื่อการบริหารเวลา

หากคุณต้องการเชี่ยวชาญการบริหารเวลาสำหรับผู้บริหารซอฟต์แวร์บริหารเวลาที่ดีคือเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณ

มาดูกันว่าเพอร์ซี่เอาชนะอุปสรรคในการบริหารเวลาได้อย่างไรด้วยฟีเจอร์อันทรงพลังของ ClickUp

📌 ความท้าทายที่ 1: การบริหารเวลาในหลายโครงการและงานพร้อมกัน

ในฐานะซีอีโอของบริษัทที่กำลังเติบโตอย่างรวดเร็ว เพอร์ซี่ต้องติดอยู่ระหว่างโครงการต่างๆ อยู่ตลอดเวลา ปฏิทินของเขาเต็มไปด้วยการประชุม อีเมล และงานต่างๆ จนกลายเป็นความยุ่งเหยิง เขาพบว่ามันเป็นไปไม่ได้เลยที่จะติดตามว่าเวลาทั้งหมดของเขาหายไปไหน

🔮 วิธีแก้ไข: ฟีเจอร์การติดตามเวลาโครงการของ ClickUpช่วยแก้ปัญหาได้สำเร็จ

ด้วยเครื่องมือนี้ เพอร์ซี่สามารถติดตามเวลาที่ใช้ในแต่ละงานได้อย่างง่ายดายโดยการเริ่มและหยุดตัวจับเวลา เพิ่มบันทึก และสร้างรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับการจัดสรรเวลา

ไม่ว่าจะอยู่บนเดสก์ท็อปหรือมือถือ เพอร์ซี่สามารถตรวจสอบเวลาของเขาและอยู่ในตารางเวลาของเขาได้

📌 ความท้าทายที่ 2: การเสียเวลาอันมีค่าไปกับงานที่ทำซ้ำๆ และมีคุณค่าต่ำ

เช่นเดียวกับซีอีโอหลายคน เพอร์ซี่พบว่าตัวเองต้องจมอยู่กับงานซ้ำซากและใช้เวลามาก—เช่น การอัปเดตสถานะงาน การจัดการเอกสาร และการจัดทำรายงาน

งานเหล่านี้กำลังกินเวลาที่เขาสามารถใช้ไปกับการตัดสินใจและกลยุทธ์ที่มีความสำคัญสูง

🔮 วิธีแก้ไข: เข้าสู่ฟีเจอร์การทำงานอัตโนมัติของ ClickUp

ด้วยระบบอัตโนมัติ เพอร์ซี่สามารถกำจัดงานที่ทำซ้ำๆ เหล่านี้และมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญได้ ClickUp ได้ทำให้การจัดสรรงาน การอัปเดตสถานะ และแม้กระทั่งการเพิ่มความคิดเห็นเป็นไปโดยอัตโนมัติ ทั้งหมดนี้โดยไม่ต้องให้เพอร์ซี่ต้องยกนิ้วเลย

📌 ความท้าทายที่ 3: ประสบปัญหาในการจัดลำดับความสำคัญและจัดระเบียบงานอย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงการติดตามกำหนดเวลา

ในฐานะซีอีโอ เพอร์ซี่รู้สึกถูกท่วมท้นอยู่ตลอดเวลาด้วยจำนวนงาน การประชุม และกำหนดเวลาที่มากมายบนโต๊ะทำงานของเขา การรู้ว่างานใดต้องการความสนใจจากเขาทันทีและงานใดสามารถรอได้นั้นเป็นเรื่องยาก

การขาดโครงสร้างของเขาทำให้เกิดความเครียดที่ไม่จำเป็นและพลาดกำหนดเวลา

🔮 วิธีแก้ไข: คลังเทมเพลตขนาดใหญ่ของ ClickUp ช่วยแก้ปัญหาให้ Percy ได้สำเร็จ

ตัวอย่างเช่นแม่แบบ Priority Matrix ของ ClickUp และแม่แบบปฏิทินวางแผนของ ClickUpได้มอบการแก้ปัญหาที่สมบูรณ์แบบให้กับปัญหาของเพอร์ซี่

ด้วยแม่แบบเมทริกซ์ลำดับความสำคัญ เพอร์ซี่สามารถจัดหมวดหมู่ภารกิจของเขาตามความเร่งด่วนและความสำคัญได้ สิ่งนี้ช่วยให้เขาสามารถระบุได้ทันทีว่าควรทุ่มเทเวลาและพลังงานไปที่ใด เพื่อให้มั่นใจว่างานที่สำคัญที่สุดได้รับการดำเนินการก่อน

แม่แบบปฏิทินวางแผนช่วยให้ตารางเวลาของเพอร์ซี่ง่ายขึ้นอีก โดยให้เขาสามารถจัดการงาน กิจกรรม และกำหนดเวลาได้อย่างเป็นระเบียบและชัดเจน

ไม่ว่าเขาต้องการภาพรวมหรือไทม์ไลน์ที่ละเอียด แบบฟอร์มนี้ก็แสดงให้เห็นถึงลำดับความสำคัญที่กำลังจะมาถึงของเขาอย่างชัดเจน

🔹ปฏิเสธการส่งอีเมลขยะ

อีเมลล้นกล่องไม่ใช่เรื่องตลก

ในความเป็นจริง บางบริษัทกำลังก้าวไปสู่การใช้นโยบาย "ไม่ใช้อีเมล" เนื่องจากการตอบกลับอีเมลที่ล้นกล่องขาเข้าอย่างต่อเนื่องสามารถทำลายประสิทธิภาพการทำงานได้

แต่ต้องยอมรับว่า: อีเมลยังคงเป็นเครื่องมือสื่อสารที่สำคัญ และการรับโทรศัพท์ตลอดทั้งวันก็ไม่ใช่ทางออก แล้วเราจะหาจุดสมดุลได้อย่างไร?

เริ่มต้นด้วยการตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไป—ยกเลิกการสมัครรับข้อมูลที่ไม่ต้องการ ปิดการแจ้งเตือน และทำทุกอย่างที่จำเป็นเพื่อควบคุมความวุ่นวาย ผู้นำที่ยอดเยี่ยมรู้ว่าการสื่อสารแบบเผชิญหน้าเป็นกุญแจสำคัญสำหรับการตัดสินใจครั้งใหญ่ ดังนั้นอย่าเลือกกล่องจดหมายของคุณสำหรับเรื่องสำคัญ

อีกทางเลือกที่ชาญฉลาดคือการจ้างผู้ช่วยเพื่อคัดกรองอีเมลของคุณ โดยเน้นเฉพาะอีเมลที่เร่งด่วนเท่านั้นเพื่อให้คุณพิจารณา

ในฐานะซีอีโอ คุณสามารถขจัดวัฒนธรรมการส่งอีเมลถึงทุกคนโดยไม่จำเป็นในบริษัทของคุณได้ เพื่อลดปริมาณอีเมลที่ไม่จำเป็น กล่องจดหมายของคุณ—และเวลาของคุณ—จะขอบคุณคุณ

กลยุทธ์สำหรับผู้บริหารระดับสูงในการบริหารเวลา

การปรับปรุงการจัดการเวลาสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากระหว่างการควบคุมวันและปล่อยให้วันควบคุมคุณ นี่คือกลยุทธ์สำคัญบางประการที่จะช่วยให้ผู้บริหารมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุด:

กลยุทธ์ที่ 1: การระบุกิจกรรมที่มีผลกระทบสูง

ซีอีโอสามารถมีประสิทธิภาพมากขึ้นในที่ทำงานได้โดยการนำเทคนิคการจัดการเวลา เช่น กฎ 80/20 มาใช้

กฎ 80/20 (หลักการพาเรโต) แนะนำว่า 80% ของผลลัพธ์ของคุณมาจาก 20% ของความพยายามของคุณ ให้ความสำคัญกับกิจกรรมที่มีผลกระทบสูง มอบหมายงานที่เหลือ และคุณจะบรรลุเป้าหมายได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง

การตรวจสอบเวลาช่วยได้เช่นกัน จัดสรรเวลาเพื่อทบทวนว่าคุณใช้เวลาในแต่ละวันอย่างไร และระบุพื้นที่ที่ต้องการปรับปรุง ให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมเพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกที่ดีขึ้น

เพื่อช่วยให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น ลองใช้ClickUp Docs

ด้วยการแก้ไขแบบเรียลไทม์ คุณสามารถแท็กสมาชิกในทีม, แสดงความคิดเห็น, มอบหมายงานที่ต้องดำเนินการ, และแม้กระทั่งแปลงความคิดเห็นเหล่านั้นเป็นงานที่สามารถติดตามได้ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนจะทำงานตามลำดับความสำคัญของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

กลยุทธ์ที่ 2: การสร้างสมดุลระหว่างการประชุมและเวลาทำงาน

หนึ่งในความท้าทายที่ทำให้ซีอีโอไม่สามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่แท้จริงและมีผลกระทบสูงได้: การประชุม

การประชุมสามารถกินเวลาของซีอีโอได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉลี่ยแล้ว ผู้นำใช้เวลา72% ของสัปดาห์การทำงานในการประชุม

นี่คือจุดที่มุมมองปฏิทินของ ClickUpและมุมมองงานของ ClickUpโดดเด่น

ด้วยมุมมองปฏิทิน คุณสามารถจัดสรรเวลาในตารางงานของคุณได้อย่างชัดเจน เห็นการประชุม งาน และภาระงานทั้งหมดในที่เดียว

คุณสมบัติการลากและวางช่วยให้คุณสามารถปรับตารางเวลาได้อย่างรวดเร็ว. คุณยังสามารถปรับแต่งมุมมองให้เหมาะกับกระบวนการทำงานของคุณได้ โดยสามารถสลับระหว่างรูปแบบรายวัน, รายสัปดาห์, หรือรายเดือนได้.

นอกจากนี้ การซิงค์กับปฏิทินภายนอก เช่น Google ช่วยให้มั่นใจว่ากิจกรรมทั้งหมดถูกรวมเข้าด้วยกัน

เมื่อพูดถึงการจัดลำดับความสำคัญของงาน, มุมมองงานของ ClickUp นั้นยอดเยี่ยมมาก.

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังจัดการโครงการใหญ่ คุณสามารถเปลี่ยนเป็นมุมมองรายการเพื่อจัดกลุ่มงานตามลำดับความสำคัญ ผู้ที่ได้รับมอบหมาย หรือวันที่ครบกำหนด

หากคุณต้องการวิธีการที่มองเห็นได้ชัดเจนขึ้น โหมด Board View ช่วยให้คุณลากงานระหว่างคอลัมน์ตามสถานะได้ ทำให้คุณทราบเสมอว่างานใดกำลังดำเนินการอยู่ งานใดถูกระงับไว้ และงานใดเสร็จสิ้นแล้ว

กลยุทธ์ที่ 3: ความเหนื่อยล้าจากการตัดสินใจ: การปรับปรุงกระบวนการตัดสินใจให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ความเหนื่อยล้าจากการตัดสินใจเป็นสิ่งที่ซีอีโอทุกคนต้องเผชิญ—การตัดสินใจทางธุรกิจที่สำคัญอาจทำให้คุณรู้สึกท่วมท้นได้

ข่าวดีคือ? ด้วยกลยุทธ์ที่เหมาะสม—และขอความช่วยเหลือเล็กน้อยจาก ClickUp—คุณสามารถลดความเหนื่อยล้าจากการตัดสินใจและรักษาประสิทธิภาพการทำงานได้

วิธีหนึ่งในการรับมือกับความเหนื่อยล้าจากการตัดสินใจคือการตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติClickUp Automationsจัดการงานที่ทำซ้ำ เช่น การย้ายงานผ่านขั้นตอนต่างๆ หรือการมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม

เครื่องมือที่มีประโยชน์อีกอย่างคือMind Maps ของ ClickUp ซึ่งช่วยจัดระเบียบงานและโครงการต่าง ๆ อย่างเป็นระบบ ทำให้การตัดสินใจที่ซับซ้อนง่ายขึ้น

เพื่อมุมมองภาพรวมของลำดับความสำคัญของคุณClickUp Dashboardsมอบข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับตัวชี้วัดและงานสำคัญต่างๆ ช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลโดยไม่ต้องกังวล

การพัฒนาแผนการจัดการเวลาส่วนบุคคล

แต่ละคนมีความแตกต่างกัน การวางแผนการจัดการเวลาแบบเฉพาะบุคคลจะช่วยให้คุณสร้างแผนที่มีประสิทธิภาพและเหมาะสมกับตัวคุณเองได้ ต่อไปนี้คือแนวทางที่สามารถช่วยให้คุณสร้างแผนการจัดการเวลาเฉพาะบุคคลของคุณเอง:

การประเมินตนเอง: การเข้าใจการใช้เวลาของคุณ

ก่อนที่จะสร้างตารางเวลาที่มีประสิทธิภาพ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าแต่ละงานใช้เวลานานเท่าใด

เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบเวลาโดยติดตามว่าคุณใช้เวลาไปกับแต่ละงานมากน้อยเพียงใดเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์

ไม่ว่าคุณกำลังเขียนอีเมล, เข้าร่วมประชุม, หรือทำโครงการให้เสร็จ, ให้บันทึกผลลัพธ์ของคุณโดยใช้ตัวจับเวลาหรือแอปติดตามเวลา. สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเห็นได้ว่าเวลาของคุณไปไหน และให้ความเข้าใจที่แม่นยำขึ้นเกี่ยวกับนิสัยการทำงานของคุณ.

การแบ่งโครงการใหญ่ให้กลายเป็นเป้าหมายที่เล็กกว่าและสามารถจัดการได้มากขึ้นสามารถช่วยได้

การตั้งเป้าหมายและเป้าหมายที่สมจริง

เป้าหมายที่ชัดเจนและสามารถนำไปปฏิบัติได้เป็นกระดูกสันหลังของแผนการจัดการเวลาที่ประสบความสำเร็จ

เริ่มต้นแต่ละสัปดาห์ด้วยการทำรายการงานทั้งหมดที่คุณต้องทำให้เสร็จ รวมถึงงานประจำและกำหนดเส้นตายที่กำลังจะมาถึง

เมื่อกำหนดเป้าหมาย ให้ใช้วิธี SMART:

การสร้างตารางเวลาที่มีความยืดหยุ่น: การปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลง

ในฐานะผู้บริหาร ตารางงานของคุณเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ

เพื่อเตรียมตัวสำหรับสิ่งนี้ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องสร้างตารางเวลาที่ยืดหยุ่นซึ่งช่วยให้การเปลี่ยนแปลงนั้นเกิดขึ้นได้โดยไม่รบกวนงานที่มีอยู่ของคุณ

เว้นเวลาว่างระหว่างงานเพื่อรองรับเหตุการณ์ไม่คาดคิด เช่น การประชุม ความล่าช้าของโครงการ หรือคำขอเร่งด่วน หากทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น ใช้เวลาว่างนั้นเพื่อเริ่มงานถัดไปหรือพักผ่อนอย่างเต็มที่

ต้องการความช่วยเหลือในการวางแผนตารางเวลาของคุณหรือไม่? ใช้เทมเพลต ClickUp เพื่อเริ่มต้นวันทำงานที่มีประสิทธิภาพ!

เทมเพลตตารางเวลาการจัดการเวลาของ ClickUp

แม้จะมีแผนที่ดีที่สุด เหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดก็สามารถทำให้ตารางเวลาของคุณเสียได้

เทมเพลตตารางเวลาการจัดการเวลาของ ClickUpมีความยืดหยุ่น—ให้คุณปรับปฏิทินได้อย่างง่ายดายเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

คุณสมบัติการลากและวางของมันทำให้การย้ายงานเป็นเรื่องง่าย และให้คุณเห็นภาพรวมว่าคุณใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับงานใด

สิ่งนี้ช่วยให้คุณระบุจุดคอขวดของประสิทธิภาพการทำงานและมอบหมายงานที่มีคุณค่าต่ำให้กับสมาชิกในทีมของคุณอย่างเหมาะสม

การเอาชนะอุปสรรคในการบริหารเวลาของผู้บริหาร

ผู้บริหารได้เผชิญกับอุปสรรคมากมายจนรู้วิธีรับมือกับความวุ่นวาย—ไม่ว่าจะเป็นเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด ความเครียดที่สะสม หรือการขาดขอบเขต

มาสำรวจกันว่าผู้บริหารที่มีประสบการณ์จัดการกับความท้าทายเหล่านี้อย่างไร และ ClickUp สามารถช่วยให้การเดินทางราบรื่นขึ้นได้อย่างไร

การรับมือกับการขัดจังหวะและการรักษาสมาธิ

การขัดจังหวะเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่กุญแจสำคัญในการลดผลกระทบคือการมีระบบรองรับไว้

นั่นคือจุดที่ClickUp Brainเข้ามาช่วย

ด้วยเครื่องมือที่ขับเคลื่อนด้วย AI นี้ คุณสามารถรับคำตอบได้ทันที สร้างสรุป และจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าของคุณ

ไม่ว่าจะเป็นการสรุปวาระการประชุมหรือการสร้างรายการงาน ClickUp Brain ช่วยให้คุณกลับมาโฟกัสได้อย่างรวดเร็วและก้าวไปข้างหน้า

กลยุทธ์ในการลดความเครียดและการหมดไฟ

กฎแห่งผลตอบแทนที่ลดลงแสดงให้เห็นว่าการใช้กำลังมากเกินไปจะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ไม่เหมาะสมที่สุด

กล่าวอีกนัยหนึ่ง การทำงานเป็นเวลานานขึ้นไม่ได้หมายความว่าจะประสบความสำเร็จมากขึ้นเสมอไป—บ่อยครั้งมันหมายถึงการหมดไฟเร็วขึ้น

การรู้จักเวลาที่ควรหยุดพักและถอยออกมาเป็นสิ่งสำคัญเพื่อป้องกันสิ่งนี้ClickUp's Workload Viewช่วยให้คุณติดตามความสามารถในการทำงานของคุณได้ ทำให้แน่ใจว่าคุณไม่ทำงานหนักเกินไป และลดความเสี่ยงของการหมดไฟ

สำหรับการดูแลตนเอง ตั้งการแจ้งเตือนใน ClickUp เพื่อจัดสรรเวลาสำหรับการออกกำลังกาย การพักผ่อน และการทบทวนตนเอง

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ: การกำหนดขอบเขตด้วยเวลา

การกำหนดขอบเขตเป็นสิ่งสำคัญในการจัดการเวลาและลดความเครียด

ใช้ฟีเจอร์ Time Blocking ของ ClickUp เพื่อจัดลำดับความสำคัญของงานและสำรองเวลาสำหรับการทำงานที่ต้องการสมาธิ

คุณสามารถกำหนดขอบเขตที่ชัดเจนสำหรับการประชุมและการทำงานให้เสร็จสิ้นได้โดยการจัดตารางเวลาของคุณอย่างเป็นระเบียบ

นอกจากนี้เครื่องมือติดตามเวลาของ ClickUpยังช่วยให้คุณสามารถวัดเวลาที่ใช้ในการทำงานแต่ละงานให้เสร็จสิ้นได้ ซึ่งช่วยให้คุณกำหนดกรอบเวลาที่เหมาะสมและหลีกเลี่ยงการรับงานมากเกินไป

ประโยชน์และผลลัพธ์ของการบริหารเวลาที่ดีขึ้นสำหรับผู้บริหาร

การบริหารเวลาที่ดีขึ้นของผู้บริหารมีผลกระทบเป็นวงกว้าง ตามข้อมูลของ Gallup พบว่า70% ของความผูกพันของทีมสามารถเชื่อมโยงโดยตรงกับการกระทำของผู้จัดการได้ ต่อไปนี้คือประโยชน์ที่สำคัญของการเชี่ยวชาญการบริหารเวลา:

เพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพ

การขีดฆ่ารายการในรายการสิ่งที่ต้องทำให้ความรู้สึกพึงพอใจ เมื่อคุณมีงานที่วางไว้ คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานเร่งด่วน หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวน และทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลาได้อย่างสม่ำเสมอ

สมดุลระหว่างการทำงานและการใช้ชีวิตที่ดีขึ้น

การจัดการเวลาไม่ได้หมายถึงการบีบงานให้มากขึ้นเท่านั้น—แต่คือการสร้างตารางเวลาที่สมดุล ด้วยการจัดการงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถแบ่งเวลาสำหรับกิจกรรมส่วนตัว การพักผ่อน และการหยุดพักที่จำเป็นได้

การปรับปรุงภาวะผู้นำของทีมและขวัญกำลังใจ

โปรดจำไว้ว่า50% ของพนักงานที่ไม่พอใจกับผู้จัดการของตนจะลาออกภายในหนึ่งปีข้างหน้า

เมื่อคุณบริหารเวลาได้ดี คุณจะนำโดยเป็นแบบอย่างเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมของคุณ ทีมของคุณจะชื่นชมทิศทางที่ชัดเจนของคุณ

ทำให้ทุกนาทีมีค่าด้วย ClickUp

คำถามที่ฉันถามตัวเองเกือบทุกวันคือ 'ฉันกำลังทำสิ่งที่สำคัญที่สุดที่ฉันสามารถทำได้หรือไม่?'... หากฉันไม่รู้สึกว่ากำลังแก้ไขปัญหาที่สำคัญที่สุดที่ฉันสามารถช่วยเหลือได้ ฉันจะไม่รู้สึกดีกับการใช้เวลาของฉัน

สำหรับผู้บริหาร การบริหารเวลาไม่ใช่แค่การจัดตารางงานให้แน่นเท่านั้น แต่คือการทำให้แน่ใจว่าทุกนาทีถูกใช้ไปกับงานที่มีผลกระทบสูงและขับเคลื่อนบริษัทให้ก้าวหน้า

ในฐานะผู้บริหาร คุณสามารถสร้างวัฒนธรรมองค์กรของคุณได้อย่างเป็นเอกลักษณ์ ทีมงานของคุณมองว่าการทุ่มเทของคุณในการบริหารเวลาเป็นกฎทองคำของบริษัท

นั่นคือจุดที่ ClickUp เข้ามาช่วย คิดถึง ClickUp เป็นผู้ช่วยผู้บริหารของคุณที่พร้อมช่วยเหลือคุณจัดการเวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพเสมอ

ด้วยคุณสมบัติที่แข็งแกร่งสำหรับการจัดการงาน, การติดตามเวลา, และการแสดงภาพโครงการ, ClickUp ช่วยให้คุณจัดการเวลาของคุณได้ดีขึ้น, ทำให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่ภาพใหญ่ได้ในขณะที่ทุกอย่างทำงานอย่างราบรื่นเบื้องหลัง.

เปลี่ยนวิธีการทำงานของคุณ และนำโดยเป็นแบบอย่าง. ลงทะเบียนบน ClickUpวันนี้ และควบคุมเวลาของคุณ—เพื่อให้คุณสามารถใช้เวลาไปกับสิ่งที่สำคัญจริง ๆ.