การสลับบริบททำลายประสิทธิภาพการทำงานอย่างไร ( + วิธีลดการสลับบริบท)

คุณกำลังทำความคืบหน้าในรายงานนั้นได้สำเร็จในที่สุด แต่แล้วการแจ้งเตือนก็ดึงคุณออกไป เมื่อคุณกลับมา คุณกำลังอ่านคำพูดของตัวเองเหมือนกับว่ามันถูกเขียนโดยคนแปลกหน้า

นี่คือการ สลับบริบท ซึ่งเปรียบเสมือนการถูกรบกวนอยู่ตลอดเวลาในที่ทำงาน สมองของคุณต้องการเวลาในการกลับมาจดจ่อ ระลึกถึงความคิด และจดจำวัตถุประสงค์ของงานที่คุณกำลังทำอยู่

จากการวิจัยของเราที่ ClickUp พบว่า42% ของการขัดจังหวะในที่ทำงานเกิดจากการสลับแพลตฟอร์ม อีเมล และการประชุม ซึ่งหมายความว่าคุณใช้เวลาเกือบ ครึ่งวันเพียงเพื่อพยายามจำว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ ผลลัพธ์คืออะไร? คุณจบวันด้วยความเหนื่อยล้า และรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณไม่เปลี่ยนแปลง—หรือยาวขึ้นกว่าเดิม

ในโพสต์นี้ เราจะสำรวจว่าการสลับบริบทคืออะไรและวิธีลดการสลับบริบทได้อย่างไร นอกจากนี้ ค้นพบวิธีที่ ClickUp'sConverged AI Workspace สามารถช่วยคุณหยุดเล่นเกม 'ตีหนู' กับงานของคุณได้

มาเริ่มกันเลย! 💪🏼

อะไรคือการสลับบริบท?

มันคือการเปลี่ยนเกียร์ทางจิตใจที่คุณทำหลายสิบครั้งต่อวัน โดยที่คุณมักไม่รู้ตัว

คำนี้เองมีต้นกำเนิดมาจากวิทยาการคอมพิวเตอร์ โดยถูกอธิบายเป็นครั้งแรกโดยคริสโตเฟอร์ สเตรชี ในปี 1959เพื่ออธิบายว่าคอมพิวเตอร์สามารถแบ่งเวลาให้กับโปรแกรมต่าง ๆ ได้อย่างไร เมื่อนำมาใช้กับมนุษย์ หมายถึงการหยุดทำภารกิจหนึ่ง ๆ หยุดการโฟกัสทางจิตใจ และหันไปทำสิ่งที่แตกต่างออกไปอย่างสิ้นเชิง

สมองของคุณต้อง 'บันทึก' ตำแหน่งที่คุณหยุดไว้ โหลดข้อมูลใหม่ และปรับทิศทางตัวเองใหม่—ซึ่งทั้งหมดนี้ต้องใช้เวลาและพลังงานทางจิตใจ

ประเภทของการสลับบริบท

การสลับบริบทปรากฏในรูปแบบต่าง ๆ ตลอดวันทำงานของคุณ:

ตัวอย่างการสลับบริบทในโลกจริง

นี่คือตัวอย่างของการสลับบริบทที่อาจเกิดขึ้นกับคุณ:

วงจรการประชุม-อีเมล-งาน

คุณกำลังเขียนข้อเสนออย่างตั้งใจเมื่อการแจ้งเตือนในปฏิทินเตือนคุณถึงการประชุมในอีกสองนาทีข้างหน้า คุณบันทึกงานของคุณ เข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอ ใช้เวลา 30 นาทีในการหารือเกี่ยวกับเป้าหมายรายไตรมาส จากนั้นกลับมาที่ข้อเสนอของคุณ; ยกเว้นตอนนี้คุณลืมไปแล้วว่าคุณกำลังจะไปที่ไหนกับย่อหน้าสุดท้ายนั้น

การสะสมของแท็บที่เกินขีดจำกัด

คุณกำลังวิเคราะห์ข้อมูลในสเปรดชีต เมื่อมีอีเมลเด้งขึ้นมาพร้อมเครื่องหมาย 'ด่วน'

คุณเปลี่ยนไปที่กล่องข้อความของคุณ อ่านข้อความนั้น รู้ว่าคุณต้องการข้อมูลจากแพลตฟอร์มแชทของคุณ เปิดแอปนั้น เลื่อนผ่านสามช่องทางเพื่อหาสิ่งที่คุณต้องการ จากนั้นสังเกตว่าคุณมีแท็บเบราว์เซอร์เปิดอยู่หกแท็บ แต่ละแท็บเป็นงานที่ค้างอยู่ครึ่งทางที่กำลังเรียกร้องความสนใจ

ภาพลวงตาของการทำหลายอย่างพร้อมกัน

คุณกำลังอยู่ในวิดีโอคอลพร้อมกับการตอบข้อความของทีม, มองดูเครื่องมือจัดการโครงการ, และวางแผนงานในตอนบ่ายในใจ. คุณกำลังทำหลายอย่างทางเทคนิค แต่คุณไม่ได้อยู่กับสิ่งใดอย่างแท้จริง.

ทำไมการสลับบริบทจึงส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงาน

คนส่วนใหญ่ไม่เคยตระหนักว่ากำลังสูญเสียประสิทธิภาพไปมากเพียงใดจนกว่าจะได้ติดตามรูปแบบการสลับงานของตนเองอย่างจริงจัง ลองดูผลกระทบที่เกิดขึ้นได้ที่นี่ 👀

ต้นทุนทางปัญญาของการสลับงาน

สมองของคุณทำงานด้วยการประมวลผลแบบช่องทางเดียว เมื่อคุณสลับไปมาระหว่างงานต่างๆ สมองส่วนหน้าผากจะต้องทิ้งชุดข้อมูลหนึ่งและโหลดชุดข้อมูลใหม่เข้ามาแทนที่ สิ่งนี้สร้างสิ่งที่นักจิตวิทยาเรียกว่า "เศษซากความสนใจ"

นี่คือสิ่งที่มันหมายถึง: ส่วนหนึ่งของจิตใจคุณยังคงติดอยู่กับงานก่อนหน้านี้แม้ว่าคุณจะเปลี่ยนไปทำอย่างอื่นแล้วก็ตาม คุณไม่เคยมอบศักยภาพทางจิตใจทั้งหมดให้กับสิ่งที่อยู่ตรงหน้าคุณ

การสลับภาษีนี้ทำให้ทรัพยากรทางปัญญาของคุณลดลงทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง ความจำในการทำงานจะเต็มอย่างรวดเร็ว การตัดสินใจเสื่อมลง แม้แต่การทำงานง่ายๆ ก็เริ่มรู้สึกยากขึ้นเพราะความจุทางจิตใจของคุณถูกใช้ไปหมดแล้ว

ผลกระทบแบบทบต้น: การเปลี่ยนแต่ละครั้งทำให้ครั้งต่อไปมีค่าใช้จ่ายสูงขึ้น เมื่อถึงช่วงบ่าย คุณจะรู้สึกเหนื่อยล้าทางจิตใจแม้ว่าจะไม่ได้ทำอะไรมากนัก

การสูญเสียทางอารมณ์และพลังงาน

การสลับไปมาอย่างต่อเนื่องทำให้ฮอร์โมนความเครียดของคุณอยู่ในระดับสูง สมองของคุณตีความการสลับแต่ละครั้งว่าเป็นเหตุฉุกเฉินเล็กๆ ที่ต้องการการตอบสนองทันที

ผลลัพธ์คือความวิตกกังวลที่ไม่เคยหายไปอย่างสิ้นเชิง คุณรู้สึกวุ่นวายอยู่ตลอดเวลาโดยไม่มีผลงานที่แท้จริง และความรู้สึกค้างคาใจว่ากำลังตามหลังคนอื่นก็ยิ่งทวีความรุนแรงขึ้น แม้ว่าคุณจะทำงานหนักขึ้นก็ตาม

อาการทางร่างกายก็ปรากฏให้เห็นเช่นกัน:

ความเครียดเรื้อรังนี้สร้างเส้นทางตรงไปสู่ภาวะหมดไฟที่ผู้คนส่วนใหญ่รับรู้ได้ก็ต่อเมื่อสายเกินไปแล้ว

ผลกระทบต่อการร่วมมือในทีม

การสลับบริบททำลายทั้งทีม

มันเริ่มต้นจากการสื่อสารที่ล้มเหลว เมื่อทุกคนสลับไปมาตลอดเวลา ข้อมูลสำคัญก็สูญหาย มีคนเช็คอีเมลระหว่างการนำเสนอของคุณและพลาดรายละเอียดสำคัญ ตอนนี้คุณต้องจัดการประชุมติดตามผลเพื่อพูดซ้ำในสิ่งที่คุณพูดไปแล้ว

การกระจายเครื่องมือทำให้สถานการณ์แย่ลง ทีมของคุณแยกการสื่อสารผ่านอีเมล เครื่องมือส่งข้อความ แพลตฟอร์มการจัดการโครงการ และเอกสารที่ใช้ร่วมกัน การสลับแพลตฟอร์มแต่ละครั้งทำให้สมาธิขาดและสร้างข้อมูลที่แยกส่วน

นอกจากนี้การแพร่หลายของซอฟต์แวร์ในที่ทำงานยังทำให้การอัปเดตง่าย ๆ กลายเป็นเหมือนการขุดค้นทางโบราณคดีผ่านแอปต่าง ๆ มากมาย ซาร่าห์แชร์ไฟล์นั้นไว้ที่ไหน? มันอยู่ในอีเมลหรือแชท? มีใครบันทึกการตัดสินใจนั้นไว้บ้างไหม?

5 สาเหตุทั่วไปของการสลับบริบท

นี่คือสิ่งที่ทำให้คุณเปลี่ยนบริบทอยู่ตลอดเวลา

การแจ้งเตือนมากเกินไป

ทุกการแจ้งเตือนที่ปรากฏบนหน้าจอของคุณดึงความสนใจของคุณออกไปจากงานที่ต้องทำอย่างตั้งใจ

ไม่กี่วินาทีที่คุณใช้ในการตรวจสอบการแจ้งเตือนนั้นก่อให้เกิดการรบกวนทางจิตใจ สมองของคุณต้องประมวลผลการแจ้งเตือนนั้น ตัดสินใจว่าจะดำเนินการหรือไม่ และจากนั้นก็ทำงานเพื่อกลับเข้าสู่สิ่งที่กำลังทำอยู่ก่อนหน้า

ด้วยปริมาณการแจ้งเตือนที่ท่วมท้นตลอดทั้งวัน คุณจึงไม่สามารถเข้าสู่สมาธิลึกที่จำเป็นสำหรับงานที่ซับซ้อนได้ คุณจึงใช้เวลาทั้งวันอยู่ในสภาวะที่ให้ความสนใจเพียงบางส่วน ซึ่งแม้ว่าคุณจะทำงานอยู่ทางเทคนิคแล้วก็ตาม แต่คุณไม่เคยมีส่วนร่วมกับงานใดงานหนึ่งอย่างเต็มที่

การประชุมที่ไม่มีโครงสร้าง

การประชุมที่ไม่มีวาระหรือวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนไม่ได้ทำให้เสียเวลาในการประชุมเพียงอย่างเดียว แต่ยังสร้างตารางเวลาที่กระจัดกระจาย ซึ่งทำให้คุณมีช่วงเวลาสั้น ๆ ระหว่างการโทร ซึ่งมักจะเป็น 15 ถึง 30 นาที ช่องว่างเหล่านี้สั้นเกินไปที่จะเริ่มงานที่มีความหมาย แต่ยาวเกินไปที่จะมองข้ามไปทั้งหมด

ผลลัพธ์คือวันทำงานที่รู้สึกวุ่นวายแต่ไม่มีประสิทธิภาพ คุณเข้าร่วมประชุมแล้วประชุมอีก แต่การทำงานที่ต้องใช้สมาธิเพื่อผลักดันโครงการให้ก้าวหน้าถูกเลื่อนไปทำแต่เช้าตรู่ ค่ำคืนดึก หรือไม่เกิดขึ้นเลย การประชุมที่วางแผนไม่ดีกินเวลาและทำลายเวลาที่ควรใช้ให้เกิดประโยชน์รอบข้าง

⚡ คลังแม่แบบ: หยุดให้การประชุมยืดเยื้อเป็นการพูดคุยที่ไร้จุดหมายและทำให้วันของคุณวุ่นวายแม่แบบวาระการประชุมของ ClickUpมอบโครงสร้างที่ชัดเจนให้คุณ: กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุม จัดเรียงประเด็นการสนทนา และมอบหมายความรับผิดชอบ ทั้งหมดในรูปแบบที่พร้อมใช้งาน

รับเทมเพลตฟรี

ลำดับความสำคัญไม่ชัดเจน

หากปราศจากทิศทางที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่สำคัญที่สุด คุณจะต้องตัดสินใจอยู่ตลอดเวลาว่าจะทุ่มเทพลังงานไปที่ใด

คุณควรตอบอีเมลที่ดูเร่งด่วนนั้นหรือควรทำรายงานที่ต้องส่งสัปดาห์หน้าให้เสร็จ? คุณควรช่วยเพื่อนร่วมงานกับคำถามของเขาหรือควรเดินหน้าทำงานของคุณให้เสร็จ?

การตัดสินใจแต่ละครั้งต้องใช้พลังงานทางจิตใจ และเมื่อลำดับความสำคัญไม่ชัดเจน คุณจะลังเลใจตลอดทั้งวัน ความไม่แน่นอนนี้นำไปสู่การสลับงานบ่อยครั้งและความเหนื่อยล้าจากการตัดสินใจเมื่อคุณพยายามทำให้ทุกคนพอใจและทุกอย่างดำเนินไปข้างหน้า

แพลตฟอร์มการสื่อสารที่กระจัดกระจาย

การทำงานสมัยใหม่ต้องการให้คุณติดตามหลายช่องทางพร้อมกัน

ประกาศอย่างเป็นทางการจะส่งผ่านทางอีเมล คำถามเร่งด่วนจะส่งผ่านแอปส่งข้อความ การอัปเดตโครงการจะอยู่ในซอฟต์แวร์จัดการงาน การสนทนาที่สำคัญจะเกิดขึ้นผ่านการประชุมทางวิดีโอ

เพื่อให้คุณได้รับข้อมูลและตอบสนองได้อย่างทันท่วงที คุณจำเป็นต้องตรวจสอบแต่ละแพลตฟอร์มอย่างต่อเนื่อง รวบรวมข้อมูลที่กระจัดกระจายเพื่อทำความเข้าใจว่าเกิดอะไรขึ้น การแยกส่วนนี้หมายความว่าคุณต้องสลับไปมาระหว่างงานต่าง ๆ และระบบนิเวศการสื่อสารทั้งหมด ซึ่งแต่ละแห่งมีอินเทอร์เฟซ ระบบการแจ้งเตือน และประวัติการสนทนาของตัวเอง

ภาระทางจิตใจในการติดตามว่าข้อมูลอยู่ที่ไหน ใครพูดอะไรไว้ที่ไหน กลายเป็นภาระที่หนักหน่วงต่อทรัพยากรทางปัญญาของคุณ

การแพร่กระจายของเครื่องมือ AI

องค์กรต่าง ๆ กำลังนำเครื่องมือ AI หลายประเภทมาใช้โดยไม่มีการวางแผนบูรณาการ ส่งผลให้เกิดแหล่งใหม่ของการสลับบริบท ซึ่งกลับทำให้การทำงานซับซ้อนยิ่งขึ้น

เกือบครึ่งหนึ่งของแรงงานทั้งหมด (46.5%)ใช้เครื่องมือ AI สองอย่างหรือมากกว่าเพื่อทำภารกิจเดียวให้สำเร็จ. คุณอาจเริ่มต้นในเครื่องมือหนึ่งเพื่อร่างเนื้อหา, ย้ายไปยังเครื่องมืออื่นเพื่อวิเคราะห์ข้อมูล, แล้วกระโดดไปยังเครื่องมือที่สามเพื่อจัดรูปแบบผลลัพธ์ของคุณ.

แต่ละการเปลี่ยนผ่านต้องการให้คุณสร้างบริบทใหม่ อธิบายวัตถุประสงค์ของคุณอีกครั้ง และประสานผลลัพธ์ที่แตกต่างกัน เครื่องมือที่ไม่เชื่อมโยงเหล่านี้เพิ่มขั้นตอนและจุดตัดสินใจในกระบวนการทำงานของคุณนำไปสู่การขยายตัวของ AI

แม้ว่าบริษัทต่างๆ จะลงทุนในโซลูชัน AI หลายสิบรายการ แต่ 91% ของพนักงานใช้เพียง 1-4 เครื่องมือเท่านั้น ส่วนที่เหลือสร้างเสียงรบกวน เพิ่มค่าใช้จ่ายในการสมัครสมาชิก และเพิ่มภาระทางจิตใจในการใช้งานเทคโนโลยีของคุณ

วิธีลดการสลับบริบทในการทำงาน

การสลับบริบทจะมีอยู่เสมอ แต่คุณสามารถลดผลกระทบได้อย่างมาก เริ่มต้นที่นี่ 🏁

กลยุทธ์ที่ 1: รวมศูนย์การทำงานไว้ในแพลตฟอร์มเดียว

ทุกเครื่องมือเพิ่มเติมในกระบวนการทำงานของคุณสร้างความเสียดทาน

เมื่องานของคุณอยู่ในระบบหนึ่ง ข้อความอยู่ในอีกระบบหนึ่ง เอกสารอยู่ในระบบที่สาม และ AI ช่วยงานอยู่ในระบบที่สี่ คุณจะต้องใช้พลังงานทางความคิดมหาศาลในการติดตามทุกอย่าง เลือกแพลตฟอร์มที่รวมกิจกรรมหลักในการทำงานของคุณไว้ด้วยกัน เพื่อให้ทุกอย่างดำเนินการได้ในที่เดียว

เมื่อคุณรวมศูนย์การทำงานของคุณ:

การเปลี่ยนจากห้าเครื่องมือเป็นหนึ่งเครื่องมือช่วยลดการตัดสินใจเล็กๆ น้อยๆ หลายร้อยครั้งในแต่ละวันของคุณ พลังงานทางจิตใจนั้นจะกลับเข้าสู่การทำงานที่แท้จริงของคุณแทนที่จะไปจัดการโครงสร้างพื้นฐานของกระบวนการทำงาน

กลยุทธ์ที่ 2: การบล็อกเวลาและโหมดโฟกัส

การปกป้องเวลาที่ไม่ถูกขัดจังหวะต้องการการป้องกันอย่างจริงจัง จัดสรรเวลาที่เฉพาะเจาะจงสำหรับงานประเภทที่เฉพาะเจาะจง และให้ความสำคัญกับช่วงเวลาเหล่านั้นอย่างจริงจังเหมือนกับการประชุมกับลูกค้า

กุญแจสำคัญคือการจัดกลุ่มกิจกรรมที่คล้ายกันไว้ด้วยกัน เพื่อให้สมองของคุณอยู่ในโหมดเดียวแทนที่จะเปลี่ยนไปเปลี่ยนมาตลอดเวลา นี่คือเคล็ดลับบางประการในการจัดโครงสร้างช่วงเวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ:

กลยุทธ์ที่ 3: การจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างชัดเจน

ความไม่แน่นอนทำลายสมาธิ เมื่อคุณไม่แน่ใจว่าอะไรควรได้รับความสนใจ คุณจะเปลี่ยนไปตามความรู้สึกแทนที่จะเป็นสิ่งที่ขับเคลื่อนงานของคุณไปข้างหน้า

เริ่มต้นแต่ละวันด้วยการระบุสามสิ่งสำคัญที่สุดของคุณ นี่คือภารกิจที่หากทำสำเร็จแล้ว ทุกอย่างอื่นสามารถต่อรองได้

ทำให้การจัดลำดับความสำคัญเป็นประโยชน์ต่อคุณ:

💡 เคล็ดลับจากมืออาชีพ: เริ่มต้นวันของคุณด้วยงานในClickUp Tasksเพื่อให้คุณมีจุดโฟกัสที่ชัดเจน จากนั้นทำเครื่องหมายงานเหล่านี้เป็น ด่วน, สำคัญ, ปกติ หรือ ไม่สำคัญ เพื่อจัดลำดับความสำคัญของวันด้วยClickUp Task Priorities

เมื่อคุณกำหนดความสำคัญ พื้นที่ทำงานของคุณจะจัดระเบียบใหม่โดยรอบทันที ระบบจะรับภาระนี้ไว้ ไม่ใช่สมองของคุณ

เรียนรู้เพิ่มเติมที่นี่:

กลยุทธ์ที่ 4: การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

การสื่อสารแบบเรียลไทม์ทำให้เกิดการสลับบริบทอย่างต่อเนื่อง เนื่องจากทุกข้อความคาดหวังการตอบกลับทันทีการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสกลับพลิกพลิ้วพลวัตนี้

คุณให้ข้อมูลครบถ้วนล่วงหน้าและให้เวลาผู้คนในการตอบสนองอย่างรอบคอบเมื่อสะดวกตามตารางเวลาของพวกเขา เปลี่ยนไปใช้การทำงานแบบอะซิงโครนัสอย่างมีประสิทธิภาพ:

นี่ก็หมายความว่าเราต้องยอมรับว่าการสื่อสารในที่ทำงานส่วนใหญ่ไม่ได้มีความเร่งด่วนจริงๆ แม้ว่ามันจะรู้สึกเช่นนั้นก็ตาม

🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp: คุณสามารถแสดงความคิดเห็น เริ่มหัวข้อสนทนา หรืออัปเดตข้อมูลต่าง ๆ ได้ภายในงานใน ClickUp เพื่อให้การสนทนาเกิดขึ้นในที่เดียวที่งานนั้นอยู่

คุณจะพบประโยชน์ที่แท้จริงเมื่อคุณตระหนักว่าบริบททั้งหมดยังคงอยู่กับงาน และเธรดความคิดเห็นจะช่วยให้การสนทนาเชิงลึกของคุณสะอาดเรียบร้อย ยิ่งไปกว่านั้น คุณยังสามารถดำเนินการตามบทสนทนาเหล่านี้ได้ด้วยความคิดเห็นที่มอบหมายใน ClickUp

ClickUp ช่วยลดการสลับบริบทได้อย่างไร

งานมักไม่ล้มเหลวเพราะผู้คนขาดทักษะหรือแรงจูงใจ แต่มักล้มเหลวเพราะสภาพแวดล้อมในการทำงานบังคับให้ต้องสลับแท็บอยู่ตลอดเวลา อธิบายซ้ำๆ และต้องรีโหลดความคิดใหม่

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของ ClickUpนำการวางแผน เอกสาร การสนทนา และ AI มารวมไว้ในพื้นที่ทำงานดิจิทัลแบบครบวงจรเพื่อให้ทีมต่างๆ ใช้เวลาน้อยลงในการปรับตัว และใช้เวลาในการทำงานให้ก้าวหน้าได้มากขึ้น

นี่คือภาพรวมที่ละเอียดขึ้นเกี่ยวกับวิธีที่ Converged AI Workspace ช่วยลดการสลับบริบท 📝

เก็บบริบทไว้ภายในงาน

การสลับบริบทจะกลายเป็นเรื่องวุ่นวายเมื่อผู้คนต้องรวบรวมเอกสารอ้างอิงทุกครั้งที่นั่งลงทำงานการเชื่อมต่อ ClickUpจะเก็บสิ่งสำคัญไว้ในงานนั้น ทำให้สมองของคุณไม่ต้องสร้างเรื่องราวใหม่ทุกครั้งหรือจัดการกับงานที่กระจายไปทั่ว

ตัวอย่างเช่น นักการตลาดที่ดูแลวงจรชีวิตสร้างการอัปเดตแคมเปญการดูแลลูกค้า ข้อความจากเสียงของลูกค้าได้มาจากการโทรวิจัย คู่มือการสื่อสารอยู่ในระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ ตรรกะการแบ่งกลุ่มที่ได้รับการอนุมัติอยู่ในเอกสารที่ใช้ร่วมกัน ทั้งหมดนี้เชื่อมโยงอยู่ภายในงานแคมเปญ และนักการตลาดจะเปิดงานนั้นในภายหลังของวันและเริ่มเขียนต่อได้ทันที

มันให้ความรู้สึกราบรื่น มีจุดมุ่งหมาย และแทบจะเหมือนกับว่างานกำลัง ต้อนรับ พวกเขากลับมาอีกครั้ง

กลับมาทำงานต่อโดยไม่ต้องอ่านทุกอย่างซ้ำ

เมื่อกลับมาทำงานเดิม ผู้คนมักจะเลื่อนดูความคิดเห็นในกระทู้ เปิดเอกสารเก่า หรือขอให้เพื่อนร่วมทีมสรุปการตัดสินใจอีกครั้ง สรุปโดย AIของ ClickUp Brainจะช่วยฟื้นฟูเหตุผลเบื้องหลังการทำงาน ทำให้การกลับเข้าสู่ภารกิจนั้นรู้สึกคุ้นเคยอีกครั้ง

ใช้สรุป AI ของ ClickUp ในงาน เอกสาร และความคิดเห็นเพื่อเข้าใจประเด็นสำคัญได้ทันที—ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาในหัวข้อที่ยาวหรือสลับแท็บไปมา

ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการโครงการอาจทบทวนการตัดสินใจเกี่ยวกับฟีเจอร์ที่เคยมีการหารือหลายรอบ ClickUp Brain จะสรุปแนวทางที่เลือกไว้ ความกังวลที่เป็นปัจจัยในการตัดสินใจ และขั้นตอนสำคัญถัดไป ผู้จัดการโครงการสามารถดำเนินการต่อไปได้อย่างชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น

นี่คือวิธีอื่น ๆในการใช้ AI เพื่อเพิ่มผลผลิต:

ค้นหา 'สิ่งนั้น' ทันที

คุณกำลังทำงานเกี่ยวกับข้อเสนอ และจำได้ว่ามีคำพูดของลูกค้าที่ทำให้ทิศทางเปลี่ยนไป คุณรู้ว่ามันอยู่ที่ไหนสักแห่งในพื้นที่ทำงานของคุณ แต่การค้นหาผ่านโฟลเดอร์ทั้งหมดรู้สึกเหมือนเป็นการเสียเวลา

ดังนั้น คุณเปิดClickUp Enterprise Search พิมพ์วลีที่ต้องการ และมันจะดึงบันทึกการโทรที่ตรงกัน งานที่คำพูดนั้นกระตุ้นให้เกิดการเปลี่ยนแปลง และเอกสารที่ทีมบันทึกเหตุผล ทั้งหมดนี้ในที่เดียวด้วยการค้นหาในที่ทำงาน

ผู้ใช้ ClickUpที่มีอยู่แบ่งปันประสบการณ์ของพวกเขาบน G2:

ในฐานะวิศวกรซอฟต์แวร์ สิ่งที่ผมชื่นชมมากที่สุดเกี่ยวกับ ClickUp คือแพลตฟอร์มที่ครอบคลุมซึ่งรวมการจัดการงาน เอกสาร และการสื่อสารเข้าด้วยกันอย่างไร้รอยต่อ ความสามารถในการปรับแต่งกระบวนการทำงาน พร้อมกับการทำงานอัตโนมัติและการผสานรวมที่แข็งแกร่ง ช่วยให้ผมสามารถจัดระเบียบ ลดการสลับบริบท และทำให้ทีมพัฒนาทั้งหมดทำงานไปในทิศทางเดียวกัน เครื่องมือเช่น ClickUp Docs และมุมมองงานที่เน้น Agile ช่วยให้การวางแผนและการติดตามความคืบหน้าเป็นเรื่องง่ายขึ้น ทั้งหมดนี้ทำให้ ClickUp ช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของฉัน

🌟 โบนัส:AI Agents ของ ClickUpเป็นตัวเปลี่ยนเกมสำหรับทุกคนที่ต้องการลดการสลับบริบทและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ตัวแทนอัจฉริยะเหล่านี้สามารถตั้งค่าให้ตรวจสอบกระบวนการทำงานของคุณ ตอบคำถาม โพสต์อัปเดต และแม้กระทั่งดำเนินการตามกิจวัตรประจำวันโดยอัตโนมัติ—ทั้งหมดนี้โดยไม่ต้องให้คุณสลับไปมาระหว่างเครื่องมือหรือแท็บต่างๆ

ไม่ว่าคุณจะใช้ตัวแทนที่สร้างไว้ล่วงหน้าสำหรับการประชุมประจำวันและรายงาน หรือตัวแทนที่ปรับแต่งตามความต้องการเฉพาะของทีมของคุณ ตัวแทนเหล่านี้จะทำงานอยู่เบื้องหลังเพื่อให้ทุกคนได้รับข้อมูลและอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง

ให้การประชุมสร้างผลลัพธ์

การประชุมมักจบลง และทุกคนต่างออกไปพร้อมคำถามในใจว่า: 'ตกลงเราตกลงอะไรกันอีกนะ?'

ClickUp's AI Meeting Notetakerยุติความไม่แน่นอนนั้น มันบันทึกการประชุม สร้างบทถอดความที่สามารถค้นหาได้ เน้นย้ำการตัดสินใจ และสร้างงานที่เชื่อมโยงกับรายการโครงการของคุณ

สมมติว่าคุณกำลังอำนวยความสะดวกในการประชุมเริ่มต้นข้ามสายงานระหว่างฝ่ายวิศวกรรม ฝ่ายออกแบบ และฝ่ายการตลาด ทีมได้ตกลงกันในผลลัพธ์ที่ต้องการสามรายการ มอบหมายผู้รับผิดชอบ และกำหนดเส้นตายเรียบร้อยแล้ว

หลังจากการโทร คุณเปิดเอกสารที่สร้างโดย AI Notetaker: คุณจะเห็นสรุป รายการการดำเนินการพร้อมผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และถอดความหากคุณต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม ทีมของคุณเริ่มทำงานได้ทันที

รักษา AI ให้อยู่ในจังหวะการทำงานเดียวกัน

ทุกคนต่างมีช่วงเวลาที่เรากำลังทำงานบางอย่างอยู่ เกิดไอเดียขึ้นมา แล้วต้องเปลี่ยนแท็บไปถาม AI เพื่อขอความช่วยเหลือ: ใช้ ChatGPT สำหรับโครงสร้าง, Claude สำหรับร่างเนื้อหา, Gemini สำหรับบริบทเว็บ และทันใดนั้น แนวคิดทั้งหมดก็พังทลายลง

ด้วย การเข้าถึงโมเดล LLM พรีเมียมทั้งหมด เช่น Gemini, ChatGPT, Claude และอื่นๆ อีกมากมายในที่เดียวClickUp Brain MAXช่วยลดการสูญเสียความสามารถในการคิดวิเคราะห์ของคุณ มันทำงานอยู่บนเดสก์ท็อปของคุณเหมือนเพื่อนคู่คิดที่ รู้จักงานของคุณ งานที่ต้องทำ เอกสาร การสนทนา กำหนดเวลา และเป้าหมายของคุณ

คุณแบ่งปันความคิดที่ยังไม่สมบูรณ์ คำถาม โครงร่างคร่าวๆ หรือปัญหาที่ยังไม่ได้จัดระเบียบ และ Brain MAX จะตอบสนองในบริบทของโครงการ งาน และเอกสารที่คุณมีอยู่แล้วใน ClickUp คุณไม่จำเป็นต้องบอก AI ว่างานคืออะไร เพราะมันเห็นอยู่แล้ว

ตัวอย่างเช่น สมมติว่านักการตลาดผลิตภัณฑ์กำลังทำงานเกี่ยวกับเรื่องราวการเปิดตัวในไตรมาสที่ 1 พวกเขาจะพูดความคิดคร่าวๆ ผ่านClickUp Talk to Text Brain MAX จะอ้างอิงเอกสารการวางตำแหน่งผลิตภัณฑ์ที่เก็บไว้ใน ClickUp ข้อมูลเชิงลึกของลูกค้าที่แนบมากับงานวิจัยก่อนหน้านี้ และวันที่ของแคมเปญในโฟลเดอร์การวางแผน

มันสร้างโครงร่างที่มีโครงสร้างโดยตรงภายในพื้นที่ทำงานซึ่งการร่วมมือยังคงดำเนินต่อไป และนักการตลาดสามารถรักษาความต่อเนื่องได้โดยไม่ต้องสลับเครื่องมือ

ให้บทสนทนาและการลงมือทำอยู่ร่วมกัน

การสนทนาก็มักจะไม่เกิดขึ้นในที่ที่งานกำลังดำเนินไป การแยกกันเช่นนี้ทำให้ทีมต้องคอยย้อนกลับไปทบทวนการตัดสินใจในภายหลังด้วยตนเองClickUp Chatนำการสนทนาเข้ามาอยู่ในพื้นที่เดียวกับงาน เอกสาร และการดำเนินงาน เพื่อให้การตัดสินใจไหลไปสู่ขั้นตอนถัดไปได้อย่างต่อเนื่อง

สมมติว่าทีมของคุณกำลังเตรียมเปิดตัวแม่เหล็กดึงดูดลูกค้า (lead magnet) นักเขียนคำโฆษณาได้แชร์ร่างล่าสุดในช่องแชทของโปรเจกต์และขอการอนุมัติหัวข้อ เจ้าของผลิตภัณฑ์ตอบกลับในกระทู้เดียวกัน อธิบายตัวเลือกสุดท้าย และยืนยันจำนวนคำ จากนั้นพวกเขาเปลี่ยนข้อความนั้นให้กลายเป็นงานในรายการเปิดตัว โดยมอบหมายให้กับนักออกแบบ

ต่อมา เมื่อผู้ออกแบบเปิดงาน พวกเขาจะเห็นหัวข้อที่ได้รับการอนุมัติ เหตุผลที่อยู่เบื้องหลัง และไฟล์ที่เชื่อมโยงไว้แล้ว งานดำเนินไปอย่างราบรื่นโดยไม่มีใครต้องทำซ้ำคำสั่ง

💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: เริ่มClickUp SyncUpsได้โดยตรงจากแชทเพื่อเปลี่ยนการสนทนาใดๆ ให้กลายเป็นการตรวจสอบแบบเรียลไทม์ จับประเด็นการตัดสินใจ แชร์หน้าจอ และสร้างงานที่สามารถดำเนินการได้ทันที เพื่อให้ไม่มีข้อมูลสูญหายและทีมของคุณสามารถเปลี่ยนจากการพูดคุยไปสู่การลงมือทำได้อย่างต่อเนื่องโดยไม่สะดุด

การวัดผลกระทบ

คุณไม่สามารถปรับปรุงสิ่งที่คุณไม่ได้วัดได้ การติดตามตัวชี้วัดเหล่านี้ช่วยเปลี่ยนความท้าทายในที่ทำงานดิจิทัลที่คลุมเครือให้กลายเป็นปัญหาที่ชัดเจนซึ่งคุณสามารถแก้ไขอย่างเป็นระบบได้ 👇

เวลาที่ใช้ในโหมดโฟกัส

ติดตามจำนวนชั่วโมงต่อสัปดาห์ที่คุณสามารถรักษาช่วงเวลาทำงานต่อเนื่องโดยไม่มีการขัดจังหวะเป็นระยะเวลา 90 นาทีหรือมากกว่า. นี่คือตัวชี้วัดที่ตรงที่สุดของคุณเกี่ยวกับความก้าวหน้า.

ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้เวลาทำงานอย่างมีความมุ่งหมายเฉลี่ย 5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ และเพิ่มเป็น 12 ชั่วโมง คุณจะได้เพิ่มศักยภาพในการทำงานอย่างลึกซึ้ง 7 ชั่วโมง ซึ่งเทียบเท่ากับการผลิตผลงานคุณภาพสูงได้ประมาณ 1 วันเต็มต่อสัปดาห์ ผู้ทำงานที่ต้องใช้ความรู้ส่วนใหญ่ควรตั้งเป้าหมายให้ทำงานอย่างมีความมุ่งหมายอย่างน้อย 10-15 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

เริ่มต้นด้วยการวัดค่าพื้นฐานของคุณเป็นเวลาสองสัปดาห์ จากนั้นติดตามผลรายสัปดาห์เพื่อดูว่ากลยุทธ์การแบ่งเวลาและการจัดการการแจ้งเตือนของคุณช่วยปกป้องสมาธิของคุณได้จริงหรือไม่

อัตราการลดลงของการประชุม

นับจำนวนชั่วโมงการประชุมทั้งหมดของคุณในแต่ละสัปดาห์ และติดตามแนวโน้มตลอดหนึ่งเดือนหรือหนึ่งไตรมาส หากคุณใช้เวลาประชุมสัปดาห์ละ 20 ชั่วโมง และลดจำนวนลง 25% คุณจะได้เวลาคืนมา 5 ชั่วโมง

คำถามสำคัญคือสิ่งที่จะเกิดขึ้นกับชั่วโมงเหล่านั้น พวกเขาควรถูกเปลี่ยนเป็นเวลาทำงานที่มีสมาธิ ไม่ใช่ถูกเติมเต็มด้วยการประชุมหรือภารกิจที่ไม่ลึกซึ้ง ติดตามทั้งชั่วโมงการประชุมและชั่วโมงที่คุณมีสมาธิไปพร้อมกัน เพื่อให้แน่ใจว่าเวลาที่คุณประหยัดได้นั้นถูกนำไปใช้ในสิ่งที่ควรจะเป็น

การลด 20-30% เป็นเป้าหมายเริ่มต้นที่สมเหตุสมผลสำหรับทีมส่วนใหญ่

ระยะเวลาการดำเนินงาน

วัดจำนวนวันตามปฏิทินระหว่างวันที่คุณเริ่มงานกับวันที่คุณเสร็จสิ้นงานนั้น หากโครงการหนึ่งใช้เวลาแปดวันในการทำเสร็จเพราะคุณทำงานเป็นช่วงๆ ครั้งละ 30 นาที การลดการสลับบริบทอาจช่วยให้คุณทำงานเดียวกันให้เสร็จภายในสี่วันด้วยความพยายามที่เข้มข้นมากขึ้น

ตัวชี้วัดนี้เชื่อมโยงการปรับปรุงการมุ่งเน้นของคุณกับผลลัพธ์ที่จับต้องได้โดยตรง ติดตามงานที่คล้ายกัน 5-10 งานก่อนและหลังการนำกลยุทธ์ของคุณไปใช้เพื่อดูรูปแบบที่แท้จริงที่เกิดขึ้น

🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp: ใช้แดชบอร์ดของ ClickUpเพื่อเปลี่ยนกิจกรรมของทีมให้กลายเป็นข้อมูลเชิงลึกที่ชัดเจนและวัดผลได้ สร้างแดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้ซึ่งเชื่อมโยงข้อมูลเกี่ยวกับเวลา ความสนใจ และงานต่างๆ ไว้ในที่เดียว เพื่อให้คุณเห็นได้ว่าประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้นหรือลดลงในส่วนใด

นี่คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้:

• รูปแบบการโฟกัสเฉพาะจุด: เพิ่มการ์ด ติดตามเวลา ที่กรองเฉพาะงานในโหมดโฟกัส เพื่อดูว่าทีมของคุณทำงานต่อเนื่องโดยไม่ถูกรบกวนมากเพียงใดในแต่ละสัปดาห์
• วัดประสิทธิภาพที่แท้จริง: ใช้บัตร การคำนวณ เพื่อติดตามเวลาเฉลี่ยในการทำงานแต่ละงาน หรือเปรียบเทียบระหว่างเวลาที่คาดการณ์ไว้กับเวลาที่ใช้จริงในการทำงานให้เสร็จ
• ลดภาระการประชุมที่มากเกินไป: ดึงข้อมูลเข้าสู่บัตร รายงานเวลา เพื่อติดตามว่าใช้เวลากับการประชุมมากเพียงใดเมื่อเทียบกับงานที่ต้องใช้สมาธิ
• ดูทุกอย่างได้ในพริบตา: รวมแผนภูมิ ตาราง และบัตรอัตราส่วนไว้ในแดชบอร์ดภาพเดียวที่อัปเดตโดยอัตโนมัติ
• เพิ่ม AI สำหรับการรายงาน: สร้างการประชุมแบบยืน, การอัปเดตโครงการ, และสรุปสำหรับผู้บริหารโดยอัตโนมัติด้วย AI Cards

การทำงานเป็นชิ้นกลับมารวมกันอีกครั้งด้วย ClickUp

ทุกครั้งที่คุณหยุดงานหนึ่งเพื่อเปิดงานอื่น สมองของคุณต้องจ่ายค่าใช้จ่ายในการสลับบริบท การหยุดชั่วคราวที่มองไม่เห็นนี้สะสมตลอดทั้งวัน ทำให้เวลาตอบสนองช้าลงและทำให้ความสนใจลดลง จนกระทั่งประสิทธิภาพการทำงานลดลงโดยไม่ทันตั้งตัว

การสลับไปมาระหว่างแท็บ แชท และเครื่องมืออย่างต่อเนื่องทำให้งานรู้สึกวุ่นวายแทนที่จะมีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นรูปแบบที่ทุกทีมจะสังเกตเห็นเมื่อพวกเขาติดตามประสิทธิภาพการสลับบริบทที่แท้จริง

โฟกัสกลับมาเมื่อการทำงานอยู่ในที่เดียว ด้วย ClickUp งาน ไฟล์ และการสนทนาทั้งหมดของคุณถูกรวมไว้ที่เดียว ด้วยการผสาน AI เข้าด้วยกัน พื้นที่ทำงานของคุณจะจดจำเหตุผลเบื้องหลังการตัดสินใจ เพื่อให้คุณทำงานต่อไปได้โดยไม่ต้องย้อนกลับไปทำขั้นตอนเดิม การสนทนาจะเปลี่ยนเป็นงานได้ทันทีผ่าน ClickUp Chat ทำให้การพูดคุยและการดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น การเชื่อมต่อกับเครื่องมือที่คุณชื่นชอบช่วยลดการสลับแท็บ

เริ่มต้นการทวงคืนเวลาของคุณในที่ทำงานวันนี้ลงทะเบียนใช้ ClickUpได้เลย! ✅

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

การทำงานหลายอย่างพร้อมกันหมายถึงการพยายามทำหลายสิ่งในเวลาเดียวกัน เช่น การเช็คอีเมลขณะเข้าร่วมประชุม ในทางกลับกัน การสลับบริบทหมายถึงการเปลี่ยนจากงานหนึ่งไปยังอีกงานหนึ่ง แม้ว่าคุณจะทำทีละงานก็ตาม ปัญหาของการสลับบริบทคือสมองของคุณต้องใช้เวลาในการปรับโฟกัสใหม่ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยน ซึ่งทำให้ประสิทธิภาพการทำงานช้าลง

การศึกษาแสดงให้เห็นว่าผู้คนสูญเสียประสิทธิภาพการทำงานได้ถึง 40%เมื่อพวกเขาสลับงานบ่อยครั้ง อาจใช้เวลาตั้งแต่ 15 ถึง 25 นาทีในการกลับมาโฟกัสได้อย่างเต็มที่หลังจากการสลับงานเพียงครั้งเดียว ซึ่งสะสมอย่างรวดเร็วตลอดทั้งวัน

ทีมระยะไกลสามารถลดการสลับบริบทได้โดยการวางแผนงานเป็นช่วงๆ ที่ชัดเจนและตกลงกันว่าจะสื่อสารอย่างไรและเมื่อใด การมีลำดับความสำคัญที่ชัดเจน การใช้ปฏิทินร่วมกันสำหรับช่วงเวลาที่ต้องมีสมาธิ และการจำกัดการแจ้งเตือนในช่วงเวลาที่ต้องใช้สมาธิอย่างเต็มที่ ล้วนช่วยลดการขัดจังหวะที่ไม่จำเป็นได้

ใช่ การใช้พื้นที่ทำงานเดียวที่จัดระเบียบอย่างดี เช่น ClickUp จะช่วยให้คุณจัดการโครงการ การสื่อสาร และเอกสารต่างๆ ได้ในที่เดียว ซึ่งช่วยให้ทุกอย่างเชื่อมโยงกันและลดความจำเป็นในการสลับไปมาระหว่างแอปต่างๆ ตลอดทั้งวัน

คุณสามารถฝึกสมองของคุณได้โดยการเสร็จสิ้นงานหนึ่งก่อนที่จะเริ่มงานอื่น และจัดสรรเวลาที่เฉพาะเจาะจงสำหรับการตรวจสอบข้อความหรือการอัปเดต เทคนิคการมุ่งเน้นเช่นการบล็อกเวลาหรือการทำงานในช่วงเวลาสั้น ๆ ที่มีกำหนดเวลาไว้ก็ช่วยสร้างนิสัยของการให้ความสนใจอย่างต่อเนื่องได้เช่นกัน