วิธีการใช้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเพื่อการร่วมมือในทีมที่ดีขึ้น

หากเราต้องการประสิทธิภาพการทำงานของทีมที่แท้จริง การสื่อสารจำเป็นต้องได้รับการปรับใหม่

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสช่วยเปลี่ยนแปลงการทำงานร่วมกันให้ดีขึ้น. มันคือทางเลือกที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดการทีม, ลดเวลาที่เสียไป, และรักษาสมดุลระหว่างการทำงานกับชีวิตส่วนตัว.

โพสต์บล็อกนี้จะอธิบายว่ามันคืออะไร ทำไมมันถึงได้ผล และมันสามารถให้ประโยชน์แก่คุณได้อย่างไร และหากคุณอยู่กับเราต่อไป เราจะแบ่งปันข้อมูลลับเกี่ยวกับวิธีที่ClickUpเป็นเครื่องมือเดียวที่คุณต้องการเพื่อนำมาใช้การสื่อสารแบบไม่พร้อมกันได้อย่างราบรื่น!

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคืออะไร?

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส (Asynchronous communication) คือรูปแบบการสื่อสารที่ผู้คน แบ่งปันข้อมูลโดยไม่คาดหวังการตอบกลับทันที แทนที่จะเป็นการมีส่วนร่วมแบบเรียลไทม์หรือแบบเผชิญหน้า เช่น การประชุมหรือการโทรศัพท์ การสนทนาจะเกิดขึ้นตามลำดับเวลาผ่านเครื่องมือต่างๆ เช่น อีเมล แอปพลิเคชันส่งข้อความ หรือวิดีโอที่บันทึกไว้

ทุกคนสามารถตอบกลับได้เมื่อสะดวกที่สุดสำหรับตนเอง—ไม่จำเป็นต้องออนไลน์พร้อมกัน

ทำไมการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสจึงมีความสำคัญ?

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสให้ทีม มีพื้นที่ในการมุ่งเน้น คิดอย่างชัดเจน และหลีกเลี่ยงความเหนื่อยล้า โดยปราศจากแรงกดดันในการตอบสนองทันที ผู้คนสามารถทำงานที่ต้องการสมาธิอย่างลึกซึ้งและหลีกเลี่ยงการถูกรบกวนอย่างต่อเนื่อง

มันมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทีมระดับโลกหรือทีมที่ทำงานจากระยะไกลซึ่งต้องจัดการกับเขตเวลาที่แตกต่างกัน นอกจากนี้ยัง ช่วยปรับปรุงคุณภาพของการสนทนา โดยธรรมชาติ: ผู้คนใช้เวลาในการประมวลผลและตอบสนองอย่างรอบคอบ

เครื่องมือแบบอะซิงโครนัสยัง ทิ้งร่องรอยเป็นลายลักษณ์อักษรหรือบันทึกไว้ ทำให้ง่ายต่อการอ้างอิงการตัดสินใจและหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด กล่าวโดยสรุป มันสัญญาว่าจะมีความยืดหยุ่นมากขึ้น เวลาในการทำงานที่มุ่งเน้นมากขึ้น และการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

การทำงานของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

แนวคิดแบบอะซิงโครนัสสร้างขึ้นจากแนวคิดง่ายๆ: แบ่งปันข้อมูลตอนนี้ ตอบกลับเมื่อสะดวกสำหรับคุณ

📌 ตัวอย่างของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส ได้แก่ นักเขียนและบรรณาธิการที่แก้ไขกรณีศึกษาด้วยกัน (แต่ไม่ใช่ในเวลาเดียวกัน) บนเอกสาร ClickUp Docs ที่แชร์ร่วมกัน การรวบรวมบริบทจากกระทู้สนทนาของโครงการในช่อง ClickUp Chat การโพสต์ความคืบหน้าเป็นความคิดเห็นใน ClickUp Task และการแชร์การบันทึกหน้าจอสำหรับการสาธิตผลิตภัณฑ์ผ่าน ClickUp Clips

นี่เป็นเพียงบางส่วนของเครื่องมือมากมายที่ช่วยให้คุณจัดการและเข้าถึงการอัปเดตของคุณได้อย่างเป็นระเบียบทุกเมื่อที่คุณต้องการ (เราจะพูดถึงวิธีใช้เครื่องมือทั้งหมดนี้ 🔜 ในบล็อกโพสต์ถัดไป อย่าลืมติดตามนะคะ!)

นี่คือสิ่งที่ทำให้มันทำงาน:

วิธีการนำการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสมาใช้ในที่ทำงานของคุณ

คุณไม่สามารถนำวิธีการทำงานร่วมกันแบบอะซิงโครนัสมาใช้ในที่ทำงานสมัยใหม่ได้เพียงแค่จัดหรือเข้าร่วม การประชุมน้อยลงเท่านั้น คุณจำเป็นต้องจัดตั้งระบบที่เหมาะสม สร้างนิสัยที่ดี และกำหนดความคาดหวังผ่านการวางแผนล่วงหน้าอย่างรอบคอบ เพื่อสร้างวัฒนธรรมทีมและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยไม่สูญเสียความชัดเจน

นี่คือวิธีที่คุณสามารถดำเนินการตามขั้นตอนนี้ได้:

ขั้นตอนที่ 1: ระบุงานใดที่ควรทำงานแบบอะซิงโครนัส

เริ่มต้นด้วยการแบ่งแยกขั้นตอนการทำงานและข้อความที่คุณสามารถจัดการแบบอะซิงโครนัสได้

ความแตกต่างนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าการทำงานแบบอะซิงโครนัสจะไม่ทำให้เรื่องเร่งด่วนล่าช้า

นี่คือคู่มือที่สะดวกสำหรับเมื่อเกิดความสับสน:

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดสถานที่เฉพาะสำหรับการทำงานแบบอะซิงโครนัส

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสอาจกลายเป็นเรื่องยุ่งเหยิงได้อย่างรวดเร็วเมื่อกระจายอยู่ทั่วอีเมล แอปส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที และไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน ให้เลือกพื้นที่กลางที่เชื่อมโยงการสนทนาเข้ากับงาน เอกสาร การอัปเดต และความรับผิดชอบ

คำแนะนำของเรา: ClickUp!

ClickUp, แอปทุกอย่างสำหรับการทำงาน, *คือศูนย์กลางการทำงานแบบไม่พร้อมกันของคุณ—สร้างขึ้นเพื่อให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันได้โดยไม่ต้องมีการประชุมหรือการแจ้งเตือนอย่างต่อเนื่อง. มันนำงาน, เอกสาร, และการแชทของคุณมารวมไว้ในแพลตฟอร์มเดียวที่ทรงพลังและได้รับการสนับสนุนจาก AI, ทำให้ไม่มีอะไรสูญหายไปในเส้นทางการสื่อสารทางอีเมลหรือข้อความใน Slack.

ต้องการอัปเดตโครงการหรือไม่? ใช้ Team StandUpAutopilot Agentหรือ ClickUp Brain เพื่อสรุปความคืบหน้าโดยใช้ AI โดยไม่ต้องถามสมาชิกในทีมของคุณ ต้องการให้ข้อเสนอแนะหรือไม่? แสดงความคิดเห็นในเอกสารและมอบหมายให้กับสมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้อง

จากระบบอัตโนมัติที่ขับเคลื่อนด้วย AI ไปจนถึงการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์และเวิร์กโฟลว์ที่ปรับแต่งได้ ClickUp รวมศูนย์ความรู้และการสื่อสารของทีมเพื่อให้งานดำเนินไปข้างหน้า แม้ในขณะที่คุณออฟไลน์ ด้วยทุกอย่างในที่เดียว ทีมงานของคุณจะได้รับความชัดเจน ความรับผิดชอบ และพื้นที่หายใจที่พวกเขาต้องการเพื่อทำงานให้ดีที่สุด—ในเวลาของพวกเขาเอง

สนทนาพร้อมบริบทใน ClickUp Chat และความคิดเห็น

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสจะมีประสิทธิภาพก็ต่อเมื่อทุกคนมีข้อมูลครบถ้วน—และนี่คือสิ่งที่ClickUp Chatมอบให้อย่างแท้จริง แทนที่จะต้องสลับไปมาระหว่างเธรดใน Slack และข้อความที่กระจัดกระจาย ทีมงานของคุณสามารถสนทนาอย่างมีสมาธิได้โดยตรงภายในรายการงานและพื้นที่โครงการ เพื่อรักษาบริบทของงานอยู่เสมอ

ทีมของคุณสามารถตอบกลับ, แนบลิงก์ไปยังงานที่เกี่ยวข้อง, หรือแม้แต่เปลี่ยนข้อความแชทให้กลายเป็นงานที่ต้องทำหากจำเป็น การสนทนาจะยังคงเชื่อมโยงกับงานที่เกี่ยวข้อง อยู่ในที่ที่มันควรอยู่

คุณยังสามารถใช้@mentionsในความคิดเห็นของ ClickUp เพื่อดึงความสนใจของใครบางคนไปยังงานหรือเอกสารเฉพาะได้

นี่คือวิธี:

ทำให้การอัปเดตแบบอะซิงโครนัสเป็นอัตโนมัติด้วย ClickUp Brain และ Autopilot Agents

ระบบนิเวศของ ClickUp ได้รับการเสริมประสิทธิภาพด้วย AI เพื่อจัดการงานและการสื่อสารของคุณ

ตัวอย่างเช่นClickUp Brain ให้สรุปอย่างรวดเร็วของงาน เอกสาร และการสื่อสาร โดยใช้คำสั่งที่ง่าย

เพื่อความช่วยเหลือที่เข้าใจบริบทอย่างสมบูรณ์ ระบบจะสแกนงาน เอกสาร และการโต้ตอบของทีมคุณ เพื่อนำเสนอข้อมูลเชิงลึกและคำตอบที่เกี่ยวข้อง ลดความจำเป็นในการประชุมแบบเรียลไทม์

การทำงานแบบอะซิงโครนัสจะทำงานได้ก็ต่อเมื่อเครื่องมือของคุณทำให้ข้อมูลเข้าถึงได้ง่าย สามารถตีความและดำเนินการได้โดยไม่ต้องมีการตอบสนองแบบเรียลไทม์ClickUp's Autopilot Agentsทำสิ่งนี้ได้อย่างสมบูรณ์แบบ

🎯 ตัวอย่างเช่น ตัวแทนตอบกลับอัตโนมัติที่สร้างไว้ล่วงหน้าสามารถตอบคำถามภาษาธรรมชาติ เช่น "สถานะของการเปิดตัวการตลาดเป็นอย่างไร?" หรือ "ฉันจะหาเช็กลิสต์การเริ่มต้นใช้งานได้ที่ไหน?" โดยใช้ข้อมูลแบบเรียลไทม์จากพื้นที่ทำงานของคุณ ซึ่งหมายความว่าผู้คนไม่จำเป็นต้องรอหลายชั่วโมงเพื่อให้ใครบางคนในเขตเวลาอื่นตอบกลับ—พวกเขาสามารถหาคำตอบได้ด้วยตัวเอง ทุกเมื่อที่ต้องการ

💡 เคล็ดลับมืออาชีพ:ตัวแทนอัตโนมัติแบบกำหนดเองใน ClickUpสามารถฝึกฝนให้จัดการกับเวิร์กโฟลว์แบบอะซิงโครนัสเฉพาะได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างตัวแทนการสื่อสารกับลูกค้าที่คอยตรวจสอบโฟลเดอร์โครงการและให้สรุปข้อมูลล่าสุดแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก

คุณเป็นผู้กำหนดวัตถุประสงค์ น้ำเสียง และแหล่งข้อมูลของตัวแทน—เพื่อให้สามารถปฏิบัติหน้าที่เสมือนเป็นเพื่อนร่วมทีมแบบอะซิงโครนัสที่ทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง

มอบหมายงานซ้ำๆ ที่ไม่สำคัญให้กับระบบอัตโนมัติของ ClickUp

คุณยังสามารถทำให้กระบวนการทำงานของคุณเป็นอัตโนมัติเพื่อลดการทำงานด้วยตนเองและหลีกเลี่ยงความเหนื่อยล้าจากการส่งข้อความClickUp Automationsช่วยให้ทีมสามารถตั้งค่าการทริกเกอร์ตามกฎเกณฑ์เพื่อให้งานถูกดำเนินการโดยอัตโนมัติ ทำให้งานคืบหน้าและแจ้งเตือนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดยไม่ต้องมีการโต้ตอบไปมาอย่างต่อเนื่อง

📌 ตัวอย่างเช่น แทนที่จะทำหน้าที่เป็นผู้ตัดสินระหว่างนักเขียนคำโฆษณาและนักออกแบบ คุณสามารถสร้างระบบอัตโนมัติที่กำหนดเองเพื่อมอบหมายงานแคมเปญโซเชียลมีเดียให้กับนักออกแบบโดยอัตโนมัติเมื่อเสร็จสิ้นและพร้อมสำหรับการออกแบบแล้ว

กฎที่ทำงานตามเงื่อนไขเหล่านี้ช่วยให้ทุกคนได้รับการอัปเดตเกี่ยวกับกิจกรรมทั้งหมดใน ClickUp แม้ว่าจะไม่มีใครออนไลน์ในเวลาเดียวกันก็ตาม

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดมาตรฐานเวลาตอบสนอง

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสจะสูญเสียประสิทธิภาพทันทีที่สมาชิกในทีมของคุณเริ่มมองข้าม ดังนั้น ควรกำหนดช่วงเวลาการตอบกลับที่ชัดเจนโดยพิจารณาจากความเร่งด่วนและบทบาทของแต่ละคน

👉🏼 ตัวอย่าง:

→ ให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับงานที่ส่งมอบภายใน 24 ชั่วโมง

→ จัดการการตรวจสอบการอัปเดตโครงการภายในหนึ่งวันทำการ

→ ทำการตรวจสอบแบบไม่เป็นทางการทุกสอง/สามวัน

📌 บันทึกข้อมูลเหล่านี้ไว้ในคู่มือของทีมหรือวิกิภายใน เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน หรือใช้แม่แบบการประชุมสั้นประจำวันก็ได้

ตัวอย่างเช่นแม่แบบแผนการสื่อสารของ ClickUp ช่วยให้ทีมที่ทำงานระยะไกลสามารถตั้งค่าและรักษาการสื่อสารที่ชัดเจนและมีโครงสร้างได้อย่างรวดเร็ว เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการกำหนดความคาดหวังเกี่ยวกับเวลาในการตอบกลับ การจัดระเบียบเป้าหมายการทำงานร่วมกัน และการวางแผนช่องทางการสื่อสาร

การมีมาตรฐานเหล่านี้เขียนไว้และมองเห็นได้ช่วยให้พนักงานแบบไฮบริดและระยะไกลสามารถสื่อสารกันได้ในสภาพแวดล้อมที่การทำงานแบบอะซิงโครนัสเป็นวิธีหลักในการดำเนินงาน

รับเทมเพลตฟรี

ด้วยเทมเพลตนี้ คุณสามารถ:

ขั้นตอนที่ 4: ส่งเสริมการบันทึกข้อมูลมากกว่าการสนทนา

เปลี่ยนวิธีคิดจาก 'มาคุยกันทางโทรศัพท์' เป็น 'ให้ฉันบันทึกเรื่องนี้ก่อน'

นี่คือลักษณะที่อาจปรากฏ:

คุณสามารถใช้เทมเพลตกลยุทธ์และแผนปฏิบัติการสื่อสารภายในองค์กรของ ClickUpเพื่อช่วยให้การเปลี่ยนแปลงจากการสนทนาไปสู่การบันทึกเป็นเอกสารเป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้น แทนที่จะต้องพึ่งพาการพูดคุยแบบสุ่มหรือการโทรที่มักถูกลืม เทมเพลตนี้จะช่วยให้คุณสร้างแผนการสื่อสารภายในองค์กรที่มีโครงสร้างชัดเจนและสามารถอัปเดตได้ตลอดเวลา

รับเทมเพลตฟรี

นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้เทมเพลตนี้ได้:

ในความเป็นจริงClickUp Meetingsช่วยให้คุณสามารถติดตามและมอบหมายรายการที่ต้องดำเนินการได้โดยตรงในบันทึกการประชุมเหล่านี้

ตัวอย่างเช่น หากสมาชิกในทีมนำเสนอความคืบหน้าของโครงการใหม่และมีงานที่ต้องติดตามเพิ่มเติม คุณสามารถใช้ความคิดเห็นที่มอบหมายใน ClickUpและมอบหมายงานนั้นให้กับบุคคลที่เกี่ยวข้องโดยตรงภายในเอกสารการประชุม

กล่าวอีกนัยหนึ่ง แทนที่จะส่งข้อความถึงใครบางคนว่า 'เฮ้ คุณเห็นสิ่งนี้ไหม?' ห้าครั้งในสถานที่ต่างๆ คุณเพียงแค่แสดงความคิดเห็นที่ชัดเจนไว้บนงานหรือเอกสารนั้น และมอบหมายให้พวกเขา มันเหมือนกับการเตือนเบาๆ พร้อมกับความรับผิดชอบในตัว พวกเขาสามารถรับงานนั้นเมื่อพร้อม

ขั้นตอนที่ 5: เป็นแบบอย่างที่ดี

วัฒนธรรมไหลจากบนลงล่าง หากผู้นำยังคงใช้การประชุมแบบพบหน้ากันเป็นค่าเริ่มต้นหรือคาดหวังการตอบกลับทันที การทำงานแบบไม่พร้อมกันจะไม่มีวันหยั่งรากลึก

พวกเขาต้องปฏิบัติตามสิ่งที่พวกเขาสอน—ใช้เครื่องมือแบบอะซิงโครนัส หลีกเลี่ยงการส่งข้อความหลังเวลาทำการ และบันทึกวิดีโออัปเดตที่สามารถแชร์ได้แทนการนัดประชุมทางโทรศัพท์ สิ่งนี้จะช่วยสร้างบรรยากาศและขจัดความรู้สึกผิดของพนักงานที่ไม่สามารถตอบกลับได้ทันที

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจและต้องการให้ผู้อื่นทำตามคุณได้ง่ายขึ้น ลองใช้ClickUp Clips ดูสิ มันจะช่วยให้คุณผสานพฤติกรรมแบบ async-first เข้ากับกระบวนการทำงานประจำวันของคุณได้อย่างง่ายดาย

แทนที่จะเรียกทีมของคุณเข้าประชุมย่อยแบบ 'ด่วน' อีกครั้งซึ่งสุดท้ายก็ยืดเยื้อไป 45 นาที คุณอาจเลือกบันทึกวิดีโอสั้น ๆ แทน—เป็นวิดีโอหน้าจอสั้น ๆ ที่คุณอธิบายความคืบหน้าของโปรเจกต์ ให้ข้อเสนอแนะ หรืออธิบายขั้นตอนที่ซับซ้อน

ผู้คนสามารถรับชมข้อความสื่อสารวิดีโอแบบอะซิงโครนัสนี้ได้โดยไม่ต้องกังวลเรื่องเวลาหรือเขตเวลา สามารถเล่นซ้ำได้หากจำเป็น และเข้าใจข้อมูลได้ดียิ่งขึ้น วิธีนี้ช่วยสร้างแบบอย่างของการทำงานที่มีจังหวะเหมาะสม และแสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับเวลาที่ทีมของคุณต้องการสมาธิอย่างจริงจัง

ขั้นตอนที่ 6: ตรวจสอบ วัดผล และปรับแก้ไข

เมื่อระบบแบบอะซิงโครนถูกติดตั้งแล้ว ให้ประเมินอย่างสม่ำเสมอว่าอะไรที่ทำงานได้ดีและอะไรที่ไม่ได้ผล

ถามคำถามเหล่านี้:

รวบรวมความคิดเห็น ปรับปรุงเอกสารของคุณ และทบทวนกระบวนการของคุณทุกไตรมาส หรือคุณสามารถติดตามการทำงานของคุณด้วย ClickUp Dashboards และ Workload View

แดชบอร์ดของ ClickUpแปลงข้อมูลในพื้นที่ทำงานให้เป็นแผนภูมิและกราฟที่มองเห็นได้ ให้ภาพรวมของผลกระทบของทีมคุณ คุณสามารถดูและวัดความก้าวหน้าส่วนบุคคล เวลาที่ติดตาม และประสิทธิภาพของโครงการได้อย่างรวดเร็ว

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถสร้างรายงานที่กำหนดเองสำหรับทุกสิ่งทุกอย่างได้ ทำให้ไม่จำเป็นต้องติดตามข้อมูลด้วยตนเอง และลดความเสี่ยงของการสูญเสียการสนทนาที่สำคัญในหัวข้อที่ยาว

ในขณะที่แดชบอร์ดของ ClickUp ติดตามประสิทธิภาพโดยรวมของทีมของคุณ,มุมมองภาระงานของ ClickUpแสดงให้เห็นงานที่มอบหมายให้กับสมาชิกแต่ละคนในทีมในช่วงเวลาที่กำหนด

ชุดClickUp Remote Workนี้มีฟีเจอร์เพิ่มเติมที่ช่วยให้คุณเห็นได้ว่าใครมีภาระงานมากเกินไปและใครมีศักยภาพเหลืออยู่ เพื่อให้คุณสามารถจัดสรรงานใหม่ได้อย่างเหมาะสม

ประโยชน์ของการสื่อสารแบบไม่พร้อมกัน

นี่คือสิ่งที่คุณจะได้รับเมื่อคุณยอมรับแนวคิดแบบอะซิงโครนัสอย่างเต็มที่:

ความท้าทายของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสฟังดูสะดวก แต่ไม่มีอะไรที่ปราศจากข้อจำกัด นี่คือสิ่งที่อาจเกิดขึ้น:

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

หากทำอย่างถูกต้อง การทำงานแบบอะซิงโครนัสสามารถกำจัดวิดีโอคอล ลดคอขวด และเพิ่มผลผลิตได้โดยไม่ทำให้คนทำงานล้า

ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้เพื่อให้คุ้มค่ากับเวลาของคุณ:

1. ทำให้ข้อความสามารถดำเนินการได้

การขออนุมัติที่ชัดเจนพร้อมกำหนดเวลาช่วยประหยัดเวลาและป้องกันความสับสน

ระบุให้ชัดเจน: เกิดอะไรขึ้น? คุณต้องการอะไร? ภายในเมื่อไหร่?

📌 ตัวอย่าง: "กรุณาตรวจสอบข้อเสนอที่แนบมาและส่งความคิดเห็นภายในวันศุกร์ เวลา 15.00 น."

2. ให้บริบทที่ครบถ้วนตั้งแต่ต้น

การให้บริบทล่วงหน้าช่วยลดการสื่อสารซ้ำและปรับปรุงการตัดสินใจ

📌 ตัวอย่าง: "การต่อสัญญาต้องได้รับการอนุมัติทางกฎหมายสำหรับมาตรา 4. 2 และ 7. 1 ภายในวันพฤหัสบดีสิ้นวันทำการ"

3. เน้นจุดสำคัญ

รักษาความชัดเจนและกระชับเพื่อป้องกันความสับสนและความล่าช้า

4. บันทึกการตัดสินใจไว้เป็นสาธารณะ

เก็บบันทึกการตัดสินใจเพื่อขจัดความสับสนและสร้างความรับผิดชอบ

📌 ตัวอย่าง: 'จอห์นส่งร่างภายในวันที่ 10 พฤษภาคม'

5. ฝึกอบรมทีมงานเกี่ยวกับมารยาทในการทำงานแบบไม่พร้อมกัน

แม้ว่าพนักงาน 9 ใน 10คนจะรู้วิธีใช้เครื่องมือสื่อสารแบบอะซิงโครนัส แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะได้ผล เพราะพนักงานของคุณคนหนึ่งจะยังคงผสมผสานวิธีการสื่อสารที่แตกต่างกัน ดังนั้นควรพัฒนาทักษะการทำงานร่วมกันของทีมของคุณ

เครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสารแบบไม่พร้อมกัน

ตอนนี้คุณรู้วิธีใช้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสอย่างมีประสิทธิภาพแล้ว นี่คือเครื่องมือเสริมที่แนะนำเพื่อทำให้ชีวิตและการสนทนาง่ายขึ้น—หากคุณไม่ต้องการรวมทุกอย่างไว้ใน ClickUp! 🤷🏻‍♀️🤷🏼‍♂️

1. เครื่องทอผ้า

Loom เป็นเครื่องมือส่งข้อความวิดีโอสำหรับบันทึกและแชร์ข้อความวิดีโอ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสื่อสารแบบไม่พร้อมกัน คุณสามารถถ่ายทอดข้อมูลได้อย่างชัดเจนโดยไม่ต้องมีการประชุมแบบเรียลไทม์ และช่วยพัฒนาการทำงานเป็นทีมระยะไกลให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

2. สแล็ก

ช่อง Slack จัดระเบียบการสนทนาตามหัวข้อ โครงการ หรือทีม คุณสามารถโพสต์อัปเดต แบ่งปันไฟล์ และทำงานร่วมกันได้โดยไม่ต้องรอการตอบกลับทันที ลดการพึ่งพาการประชุมทางวิดีโอ

3. Microsoft Teams

Microsoft Teams เป็นศูนย์รวมการแชท การประชุมวิดีโอ และการจัดเก็บไฟล์รองรับการส่งข้อความแบบอะซิงโครนัสผ่านการสนทนาแบบกระทู้ เอกสารที่แชร์ และเครื่องมือการทำงานร่วมกัน ช่วยให้คุณสามารถทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมที่อยู่ในเขตเวลาที่แตกต่างกันได้

เมื่อใดควรใช้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเทียบกับการสื่อสารแบบซิงโครนัส

มาเรียนรู้วิธีเลือกการสื่อสารแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัสตามความต้องการของสถานการณ์กันเถอะ

ใช้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเมื่อ:

1. คุณต้องการคำตอบที่รอบคอบและละเอียด

คุณกำลังทำงานเกี่ยวกับข้อเสนอโครงการที่ต้องการข้อมูลจากทีมที่กระจายอยู่

แทนที่จะนัดประชุม ให้โพสต์เอกสารClickUp Docที่สรุปโครงร่างและมอบหมายความคิดเห็นให้กับผู้ตรวจสอบแต่ละคน พวกเขาสามารถใช้เวลาและเพิ่มคำตอบที่คิดมาอย่างดีได้

2. คุณกำลังจัดการกับเขตเวลาที่แตกต่างกัน

ผู้นำด้านการตลาดของคุณอยู่ที่นิวยอร์ก แต่ดีไซเนอร์ของคุณอยู่ที่เบอร์ลิน การประชุม Zoom ตอน 6 โมงเช้า/4 ทุ่มฟังดูเหมือนฝันร้ายใช่ไหม?

ดังนั้น บันทึกวิดีโอข้อความด้วย ClickUp Clips เพื่ออธิบายการอัปเดตการออกแบบและแท็กนักออกแบบพร้อมรายการที่ต้องดำเนินการภายในแพลตฟอร์มเดียวกันการทำงานร่วมกันข้ามสายงานช่วยให้พวกเขาตอบกลับได้ระหว่างวันทำงาน ช่วยประหยัดเวลาจากการประชุมอีกครั้ง

3. การอัปเดตนี้ไม่เร่งด่วนหรือเกี่ยวข้องกับอารมณ์

คุณได้ปิดการสปรินต์แล้วและต้องการแชร์การอัปเดตสถานะ แต่ไม่ต้องการคำตอบทันที

ในกรณีนี้ กรุณาโพสต์การอัปเดตโครงการใน ClickUp Chat และแท็กผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักหรือสมาชิกทีมที่เกี่ยวข้อง

4. คุณต้องการเส้นทางที่สามารถค้นหาได้และมีเอกสารบันทึก

คุณกำลังดำเนินการขั้นตอนสุดท้ายในการจ้างงานสมาชิกใหม่ของทีม กรุณาบันทึกวิดีโอ ClickUp Clip ที่แสดงขั้นตอนทั้งหมดและแนบลิงก์ไว้ในเอกสารกระบวนการทำงานของคุณใน ClickUp

นี่ไม่เพียงแต่ทำให้กระบวนการรับเข้าทำงานมีความเป็นเอกภาพ แต่ยังช่วยให้คุณจัดเตรียมคู่มือสำหรับพนักงานใหม่ที่สามารถอ้างอิงได้ทุกเมื่อ

ใช้การสื่อสารแบบซิงโครนัสเมื่อ:

1. คุณต้องการการตัดสินใจอย่างรวดเร็วหรือการระดมความคิด

คุณกำลังพยายามตัดสินใจเลือกชื่อผลิตภัณฑ์

การสนทนาในความคิดเห็นของ ClickUp อาจใช้เวลาหลายวันกับคำถามว่า 'แล้วอันนี้ล่ะ?', 'เอ่อ...อาจจะ', หรือ 'อันนี้ดีกว่า' จะเร็วกว่าถ้าจัดการประชุมวิดีโอสั้นๆ แทน

ส่วนที่ดีที่สุดคือClickUp Integrationsสามารถเชื่อมต่ออย่างราบรื่นกับ Zoom และ Microsoft Teams. คุณสามารถนัดหมายการประชุมได้โดยตรงจากปฏิทิน ClickUpของคุณโดยไม่ต้องออกจากแพลตฟอร์ม.

2. คุณกำลังพูดถึงหัวข้อที่ละเอียดอ่อนหรือเกี่ยวข้องกับอารมณ์

คุณจำเป็นต้องให้ข้อเสนอแนะโดยทันทีเกี่ยวกับกำหนดเวลาที่พลาดไป โดยคำนึงถึงความละเอียดอ่อนต่อประเด็นเฉพาะนั้นด้วย

ในกรณีนี้ การโทรวิดีโอแบบตัวต่อตัวช่วยให้คุณสามารถแสดงความเห็นอกเห็นใจ อ่านภาษากาย และหลีกเลี่ยงการตีความผิดที่อาจเกิดขึ้นในข้อความได้

3. คุณกำลังแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อน

มีบั๊กแปลกๆ ในแอปที่ไม่มีใครสามารถทำซ้ำได้ แทนที่จะส่งข้อความหลายสิบข้อความ การโทรคุยกับทีมพัฒนาพร้อมแชร์หน้าจอผ่านวิดีโอคอนเฟอเรนซ์เพื่อดูปัญหาแบบเรียลไทม์จะแก้ปัญหาได้เร็วกว่า

4. คุณกำลังสร้างความไว้วางใจและความสัมพันธ์

ต้องการให้สมาชิกใหม่รู้สึกสบายใจหรือไม่? การสนทนาแบบเผชิญหน้าพร้อมกับการละลายพฤติกรรมบางอย่าง เป็นเครื่องมือสร้างทีมที่ยอดเยี่ยม สิ่งเหล่านี้ช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่การสื่อสารแบบไม่พร้อมกันอาจต้องใช้เวลาหลายเดือนกว่าจะพัฒนาได้

ใครได้ประโยชน์มากที่สุดจากการสื่อสารแบบไม่พร้อมกัน?

การทำงานแบบไม่พร้อมกันจะเพิ่มปริมาณงานให้กับบุคคลและทีมบางกลุ่มอย่างเห็นได้ชัด นี่คือผู้ที่จะได้รับประโยชน์สูงสุด:

ทำงานให้สอดคล้องกัน แม้ในสถานการณ์ที่ไม่สอดคล้องกัน—ทำได้ด้วย ClickUp เท่านั้น

การสื่อสารแบบไม่พร้อมกันช่วยส่งเสริมเวลาในการมีสมาธิ ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน และลดความจำเป็นในการประชุมที่ไม่จำเป็น ปัจจัยเหล่านี้เมื่อรวมกันยังช่วยปรับปรุงความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานอีกด้วย

แต่เพื่อให้การทำงานแบบอะซิงโครนัสมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง คุณต้องการมากกว่าความตั้งใจที่ดี—คุณต้องการระบบที่เหมาะสม

ClickUp ไม่ใช่แค่เครื่องมือสื่อสารอีกตัวหนึ่ง แต่เป็นศูนย์กลางการทำงานแบบอะซิงโครนัสครบวงจรของคุณ—ที่ซึ่งงาน เอกสาร ความคิดเห็น แชท และเอเจนต์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI มารวมกันเพื่อให้ทุกคนทำงานสอดคล้อง มีข้อมูลครบถ้วน และก้าวไปข้างหน้าได้ ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานเมื่อไหร่หรือที่ไหนก็ตาม

ดังนั้น ClickUp และคุณสมบัติของมันจึงเหมาะสมอย่างยิ่ง ซอฟต์แวร์นี้ไม่เพียงแต่จัดการการสื่อสารเท่านั้น แต่ยังเข้าใจกระบวนการทำงานของคุณและกลายเป็นโซลูชันที่คุณเลือกใช้สำหรับทุกการกระทำที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน พร้อมทั้งมอบเครื่องมือสื่อสารแบบไม่พร้อมกันหลายรูปแบบ

ทำไมต้องใช้เครื่องมือห้าอย่างที่แตกต่างกันเมื่อ ClickUp ทำได้ทั้งหมดในหนึ่งเดียว?ลองใช้ ClickUp ฟรีและดูว่าการทำงานแบบอะซิงโครนัสควรเป็นอย่างไร