การประชุมแบบอะซิงค์คืออะไรและจะดำเนินการอย่างไร?

คุณสามารถจัดกิจกรรมสร้างทีมได้หลากหลายรูปแบบ แต่สิ่งหนึ่งที่ทีมของคุณจะชื่นชมอย่างแท้จริงคือความยืดหยุ่นในการทำงาน ในโลกปัจจุบัน นี่คือสิทธิประโยชน์สูงสุดในที่ทำงาน

ดังนั้น บริษัทต่างๆ จะปรับตัวให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงนี้ได้อย่างไร ในขณะที่ยังคงมั่นใจได้ว่างานจะดำเนินต่อไป (และทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ)? ขอแนะนำตัวเอกของเรื่องเรา: การประชุมแบบอะซิงค์

ต่างจากการประชุมแบบดั้งเดิมที่กินเวลา การประชุมแบบอะซิงค์ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถทำงานร่วมกันได้ตามจังหวะของตนเอง

การลดการประชุมที่ไม่จำเป็นสามารถช่วยประหยัดเงินได้มากกว่า$25,000 ต่อปีต่อพนักงานหนึ่งคน นั่นไม่ใช่เงินเล็กๆ น้อยๆ เลย 😱

ในคู่มือนี้ เราจะสำรวจการประชุมแบบอะซิงโครนัส ข้อดีและข้อเสีย รวมถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อช่วยให้ทีมของคุณยังคงมีประสิทธิภาพในขณะที่เพลิดเพลินกับความยืดหยุ่นที่พวกเขาสมควรได้รับ

การประชุมแบบอะซิงโครนัสคืออะไร?

การประชุมแบบอะซิงโครนัสคือการประชุมที่ผู้เข้าร่วมไม่จำเป็นต้องอยู่ในที่เดียวกันในเวลาเดียวกัน

การประชุมเหล่านี้มักใช้ช่องทางการสื่อสารแบบไม่พร้อมกันเช่น อีเมล ข้อความโต้ตอบแบบทันที หรือวิดีโอที่บันทึกไว้ล่วงหน้า ซึ่งช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้นโดยไม่จำเป็นต้อง "อยู่ในห้องเดียวกัน" ในเวลาเดียวกัน

ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการประชุมแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัส

ความแตกต่างหลักระหว่างรูปแบบการประชุมทั้งสองอยู่ที่เวลา การประชุมแบบซิงโครนัสต้องการการเข้าร่วมในเวลาเดียวกัน ในขณะที่การประชุมแบบอะซิงโครนัสให้อิสระแก่ผู้เข้าร่วมในการเข้าร่วมเมื่อใดก็ได้ที่สะดวกที่สุดสำหรับพวกเขา

นี่คือตารางเปรียบเทียบอย่างรวดเร็วที่แสดงข้อแตกต่างหลัก:

ข้อดีและข้อเสียของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

ตอนนี้ที่คุณทราบถึงความแตกต่างระหว่างการประชุมแบบดั้งเดิมกับการสื่อสารแบบไม่พร้อมกันแล้ว ถึงเวลาที่จะตอบคำถามใหญ่: แบบไหนที่เหมาะกับทีมของคุณมากที่สุด?

นี่คือเหตุผลบางประการที่การทำงานแบบอะซิงโครนัสอาจเหมาะกับคุณหรือไม่เหมาะกับคุณ

ประโยชน์ของการใช้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

1. ความยืดหยุ่นที่เพิ่มขึ้น

ไม่ใช่ทุกคนที่มีระบบการทำงานเหมือนกัน—สมาชิกในทีมบางคนของคุณตื่นตัวตั้งแต่ 6 โมงเช้า ในขณะที่บางคนมีชีวิตชีวาหลังเที่ยงคืน เมื่อรวมกับทีมที่ทำงานทั่วโลกข้ามเขตเวลา การสื่อสารแบบเรียลไทม์ก็เริ่มกลายเป็นฝันร้ายด้านการจัดการสำหรับบริษัท

เครื่องมือสื่อสารแบบไม่พร้อมกันช่วยให้ทุกคนสามารถทำงานได้ตามจังหวะของตนเองโดยไม่ต้องบังคับให้ใครเข้าร่วมประชุมในชุดนอน นอกจากนี้ยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย—ทำไมต้องใช้เงินไปกับค่าเดินทางในเมื่อคุณสามารถนำเงินนั้นกลับมาลงทุนในทีมของคุณได้?

2. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

เราทุกคนเคยเจอสถานการณ์นี้—การประชุมทางโทรศัพท์ที่เพื่อนร่วมงานคนหนึ่งกระตือรือร้นเกินไปและพูดครอบงำตลอดเวลา ในขณะที่คนอื่นๆ เพียงแค่นั่งเลื่อนดูอีเมลอย่างเงียบๆ

จัดการประชุมแบบอะซิงโครนัสเพื่อสร้างความเท่าเทียมกัน ให้ทุกคนมีโอกาสเท่าเทียมกันในการมีส่วนร่วมโดยไม่มีการขัดจังหวะ ซึ่งจะช่วยส่งเสริมให้เกิดการเสนอความคิดเห็นอย่างรอบคอบ

ยิ่งไปกว่านั้น การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสช่วยลดการแจ้งเตือนที่เข้ามาอย่างต่อเนื่องและลดความกดดันที่ต้องพร้อมใช้งานตลอดเวลา

ข้อเสียที่อาจเกิดขึ้นและความท้าทาย

1. การให้ข้อเสนอแนะล่าช้า

บางครั้ง การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสก็ให้ความรู้สึกเหมือนกับการรอให้เพื่อนตอบข้อความ—คุณรู้ว่าพวกเขาจะตอบกลับมา แต่คงไม่ใช่ในเร็วๆ นี้ หากโครงการของคุณต้องการคำตอบทันที วิธีการแบบอะซิงโครนัสอาจทำให้ทุกอย่างช้าลง

งานเร่งด่วน, กำหนดเวลาที่กระชั้นชิด, หรือการตัดสินใจที่ต้องทำในเวลาที่จำกัด มักต้องการการประชุมแบบซิงโครนัส ซึ่งสามารถหารือรายละเอียดได้ในทันที

ตัวอย่างเช่น การประชุมเชิงปฏิบัติการหรือการระดมความคิดจะประสบความสำเร็จได้จากการสนทนาแบบโต้ตอบและการสื่อสารแบบเรียลไทม์ ในกรณีเหล่านี้ วิธีการแบบอะซิงโครนัสจะไม่เหมาะสม

2. ความเสี่ยงของการสื่อสารผิดพลาด

การสื่อสารเป็นกระดูกสันหลังของการทำงานเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพ และหากปราศจากความสามารถในการชี้แจงในทันที การสื่อสารแบบไม่พร้อมกันอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดได้

นี่คือวิธีที่มันอาจผิดพลาดได้:

กรณีการใช้งานทั่วไปของการประชุมแบบอะซิงโครนัส

นี่คือตัวอย่างบางส่วนของวิธีการผสานการประชุมแบบอะซิงโครนัสเข้ากับกระบวนการทำงานของคุณ

1. การประชุมแบบหนึ่งต่อหนึ่งแบบอะซิงโครนัส

ตามประเพณี การประชุมแบบตัวต่อตัวมักจัดขึ้นด้วยตนเองหรือผ่านการโทรตามกำหนดการ อย่างไรก็ตาม ตามที่ระบุไว้ในรายงานสถานะของการทำงานระยะไกลของ Buffer การประชุมแบบตัวต่อตัวแบบไม่พร้อมกันกำลังได้รับความนิยมอย่างรวดเร็ว

แทนที่จะบล็อกเวลาในปฏิทิน ผู้จัดการและพนักงานสามารถเช็คอินผ่านอีเมลหรือข้อความในClickUp Chatได้—แชร์การอัปเดต ข้อเสนอแนะ หรือคำขอเมื่อสะดวกสำหรับพวกเขา

2. การประชุมสแตนด์อัพประจำวันแบบอะซิงโครนัส

ยังคงเดินเข้าประชุมแบบยืนที่ไม่มีที่สิ้นสุดเพียงเพื่อจะบอกว่า "กำลังทำอยู่"? การประชุมแบบยืนรายวันแบบไม่พร้อมกันมาถึงเพื่อช่วยคุณแล้ว

การประชุมแบบอะซิงค์ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถแบ่งปันความคืบหน้าของงาน เป้าหมาย และอุปสรรคต่าง ๆ ได้ในช่องทางหรือกระทู้ที่กำหนดไว้โดยเฉพาะ ทุกคนสามารถมีส่วนร่วมได้ภายในกำหนดเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งช่วยให้เกิดความโปร่งใสโดยไม่เสียเวลา

คุณยังสามารถใช้ผู้จัดการโครงการ AI อย่างClickUp Brainเพื่อร่างรายงานการประชุมแบบอะซิงโครนัสได้เร็วขึ้นจากข้อมูลใน ClickUp workspace ของคุณ!

3. การฝึกอบรมแบบไม่พร้อมกัน

การฝึกอบรมแบบไม่พร้อมกันช่วยลดต้นทุนและเวลาโดยการส่งมอบเนื้อหาผ่านแพลตฟอร์มการเรียนรู้ออนไลน์ วิดีโอที่บันทึกไว้ล่วงหน้า หรือพอดแคสต์

พนักงานเรียนรู้ตามจังหวะของตนเอง และบริษัทสามารถติดตามความก้าวหน้าและให้การสนับสนุนเมื่อจำเป็น

4. การประชุมอัปเดตโครงการแบบไม่พร้อมกัน

การจัดตารางการอัปเดตโครงการแบบเรียลไทม์สำหรับทีมที่กระจายตัวทางภูมิศาสตร์อาจรู้สึกซับซ้อนกว่าปกติ

การอัปเดตการประชุมแบบอะซิงค์ช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถแบ่งปันความคืบหน้า ความท้าทาย และขั้นตอนต่อไปได้ตามความสะดวก โดยใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น อีเมลหรือแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน

วิธีการจัดการประชุมแบบอะซิงโครนัสที่มีประสิทธิภาพในองค์กรของคุณ

แม้ว่าการประชุมแบบอะซิงโครนัสจะมีประโยชน์มากมาย แต่หากไม่มีแผนที่เหมาะสม สิ่งต่างๆ ก็สามารถแย่ลงได้อย่างรวดเร็ว นี่คือวิธีที่จะทำให้การทำงานแบบอะซิงโครนัส มีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อส่งผลเชิงบวกต่อการทำงานร่วมกัน :

คู่มือทีละขั้นตอนสำหรับการเปลี่ยนไปสู่การประชุมแบบอะซิงโครนัส

ขั้นตอนที่ 1: รวบรวมทีมของคุณให้พร้อม

ต่างจากการประชุมแบบซิงโครนัสที่ทุกคนอยู่ในวงพร้อมๆ กัน การประชุมแบบอะซิงโครนัสต้องการให้ทุกคนเข้าใจตรงกันก่อนที่จะเริ่มประชุม โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับสมาชิกใหม่ที่อาจไม่ทราบว่าเอกสารหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องอยู่ที่ไหน

เริ่มต้นด้วยการให้ความรู้แก่ทีมของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในการประชุมแบบอะซิงโครนัส, กระบวนการทำงานขององค์กร, และวิธีการเข้าถึงทรัพยากรที่สำคัญ

อย่าลืมตั้งความคาดหวังไว้แต่เนิ่นๆ—ใช่แล้ว รวมถึงกำหนดเส้นตายสำหรับการส่งบันทึกการประชุมและรายการที่ต้องดำเนินการด้วย

ขั้นตอนที่ 2: ทำให้วาระการประชุมของคุณชัดเจน

ไม่มีวาระ ไม่มีประชุม—ไม่ว่าจะเป็นการประชุมแบบอะซิงโครนัสหรือไม่ก็ตาม ให้ระบุวัตถุประสงค์อย่างชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นเพื่อรับฟังความคิดเห็น อัปเดตข้อมูล หรือเพื่อแก้ไขปัญหาโครงการเฉพาะ

หากผู้เข้าร่วมจำเป็นต้องอ้างอิงเอกสารหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้อง โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถเข้าถึงได้ล่วงหน้า การเตรียมวาระการประชุมอย่างรอบคอบจะช่วยให้ทุกคนประหยัดเวลาและรักษาประสิทธิภาพในการประชุม

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดวิธีที่สมาชิกทุกคนควรมีส่วนร่วม

การประชุมแบบอะซิงค์สามารถครอบคลุมเนื้อหาได้หลากหลาย—เช่น การอัปเดตความคืบหน้า การวางแผนกลยุทธ์ หรือการให้ข้อเสนอแนะ ควรระบุให้ชัดเจนว่าสมาชิกแต่ละคนควรมีส่วนร่วมอย่างไร

การกำหนดบทบาทช่วยหลีกเลี่ยงความไม่ชัดเจนและทำให้การประชุมมีจุดมุ่งหมายชัดเจน

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีส่วนร่วม

ไม่มีประโยชน์ที่จะลากครึ่งทีมเข้ามาประชุมหากพวกเขาไม่มีอะไรที่จะช่วยเหลือได้

เชิญเฉพาะผู้ที่ความคิดเห็นหรือข้อมูลของพวกเขาเป็นสิ่งจำเป็น และมอบหมายหน้าที่เฉพาะเจาะจงเพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วมอย่างกระตือรือร้น อย่าลืมว่า การทำงานแบบอะซิงค์ไม่ได้หมายความว่าจะไม่ต้องมีส่วนร่วม

ขั้นตอนที่ 5: บันทึกการหารือ, ข้อมูลเชิงลึก, และการตัดสินใจ

การประชุมจะมีคุณค่าก็ต่อเมื่อผลลัพธ์ถูกบันทึกไว้เท่านั้น แทนที่จะพึ่งความจำ ให้ใช้เครื่องมือบันทึกและถอดเสียงการประชุมด้วย AI เช่นAI Notetaker ของ ClickUp ถอดเสียงการสนทนาแบบเรียลไทม์ขณะที่คุณมุ่งเน้นไปที่การสนทนา ค้นหาข้อมูลที่ถูกต้องได้อย่างรวดเร็วในบันทึกการประชุม และแปลงการตัดสินใจให้เป็นรายการที่ต้องดำเนินการโดยอัตโนมัติ

ชมวิดีโออธิบายสั้น ๆ นี้เพื่อใช้ประโยชน์จาก AI Notetaker ใน ClickUp อย่างเต็มที่

เครื่องมือสำหรับการประชุมแบบอะซิงโครนัส

ตามที่คุณเห็น เครื่องมือที่เหมาะสมสามารถทำให้กลยุทธ์การประชุมแบบอะซิงโครนัสของคุณประสบความสำเร็จหรือล้มเหลวได้ นี่คือตัวเลือกยอดนิยม:

มาดูกันให้ลึกขึ้นว่าคุณสามารถได้รับประโยชน์อย่างไรจาก ClickUp

ClickUp สามารถสนับสนุนการประชุมแบบอะซิงโครนัสได้อย่างไร

เมื่อคุณกำลังมองหาเครื่องมือสำหรับการประชุมแบบอะซิงโครนัส คุณจำเป็นต้องหาเครื่องมือที่เหมาะกับวัฒนธรรมองค์กรของคุณ และทำให้การอัปเดตเป็นส่วนหนึ่งของการสนทนาอย่างเป็นธรรมชาติ

ClickUp ทำหน้าที่ได้อย่างยอดเยี่ยมในเรื่องนี้ด้วยการรวมการจัดการงานการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ และฟีเจอร์การสื่อสารทั้งหมดไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ด้วยวิธีนี้ สมาชิกในทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานจริงแทนที่จะจมอยู่กับการแจ้งเตือนที่ไม่หยุดหย่อน

นี่คือวิดีโออธิบายง่ายๆ เกี่ยวกับการใช้เครื่องมือแบบอะซิงโครนัสของ ClickUp ให้เกิดประโยชน์สูงสุด:

เพื่อเข้าใจประโยชน์ของ ClickUp ในการทำงานประจำวันได้ดีขึ้น ลองมาดูที่มิยา ผู้จัดการโครงการที่มักถูกกดดันจากกำหนดเวลาหลายอย่าง

แทนที่จะไล่ตามการอัปเดตจากอีเมลที่กระจัดกระจาย เธอใช้ClickUp Tasksเพื่อมอบหมายงานที่ต้องดำเนินการ กำหนดวันครบกำหนด และติดตามความคืบหน้า มิยะเพิ่มคำอธิบายที่ชัดเจน ระดับความสำคัญ และสถานะของงานเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน—ไม่มีช่วงเวลาที่ต้องถามว่า "เดี๋ยวนะ นี่มันเกี่ยวกับอะไร?"

✅ สิ่งที่มิยะชื่นชอบเกี่ยวกับงานใน ClickUp:

มิยะยังต้องการให้ทีมของเธอทำงานร่วมกันในเอกสารโครงการที่สำคัญ ด้วยClickUp Docs เธอสามารถรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้ในที่เดียวที่จัดรูปแบบอย่างเรียบร้อย

ทีมของเธอแก้ไขเอกสารแบบเรียลไทม์หรือเพิ่มความคิดเห็นเมื่อพร้อมใช้งาน ด้วยการ @mention เพื่อนร่วมทีม มิยะทำให้แน่ใจว่าพวกเขาจะมีส่วนร่วมเมื่อพร้อม

ด้วย Notepad คุณพร้อมสำหรับการประชุมเสมอ ไม่ว่าคุณจะ สร้างรายการตรวจสอบ, แทรกลิงก์สำคัญ หรือเปลี่ยน ความคิดให้กลายเป็น งานที่สามารถดำเนินการได้พร้อมกำหนดเวลา และลำดับความสำคัญ

✅ วิธีที่ ClickUp Docs และ Notepad ช่วยได้:

สำหรับการสื่อสารภายในองค์กร มิยะใช้ประโยชน์จากเทมเพลตการสื่อสารภายในของ ClickUpซึ่งเป็นเอกสารที่ครอบคลุมสำหรับการปลูกฝังวัฒนธรรมองค์กร การแจ้งข้อมูลให้พนักงานทราบ และการสร้างการมีส่วนร่วมของพนักงานอย่างราบรื่น

ด้วยเครื่องมืออื่น ๆ มิยะมักจะเผชิญกับปัญหาหนึ่งเสมอ—แอปส่งข้อความตลอดเวลาอาจรู้สึกเหมือนมีคนมาจิ้มทุกห้านาที—ทำให้เสียสมาธิและไม่มีประสิทธิภาพ

แทนที่จะเป็นเช่นนั้นClickUp Chatช่วยปรับปรุงการทำงานด้วยระบบข้อความแบบไม่พร้อมกัน— ข้อความทั้งหมดถูกรวมไว้ในที่เดียวและเชื่อมโยงกับพื้นที่ทำงาน โครงการ งาน หรือเอกสารที่เกี่ยวข้อง ทำให้มิยาและทีมของเธอสามารถตรวจสอบการอัปเดตได้เมื่อพร้อม ไม่ใช่เมื่อถูกขัดจังหวะ

✅ นี่คือวิธีที่ ClickUp Chat ช่วยได้:

อย่างไรก็ตาม ข้อความสั้น ๆ อาจไม่เพียงพอในการอธิบายหัวข้อที่ซับซ้อน และน้ำเสียงอาจสูญหายไประหว่างการแปล Miya ใช้ClickUp Clipsเพื่อแชร์ วิดีโอหน้าจอ, ข้อเสนอแนะด้วยเสียง, และคำแนะนำ ทำให้การสื่อสารชัดเจนและน่าสนใจมากขึ้น

✅ นี่คือวิธีที่ ClickUp Clips ช่วยคุณได้:

ClickUp ได้ทำให้การประสานงานแบบไม่พร้อมกันง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยการสร้างกรอบการทำงานเพื่อกำหนดและจัดโครงสร้างวัตถุประสงค์และผลลัพธ์ ทีมงานระยะไกลสามารถเข้าใจความคาดหวังและให้การอัปเดตสถานะได้อย่างราบรื่น การระดมความคิดด้วยไวท์บอร์ดเป็นเรื่องง่าย การจัดลำดับความสำคัญใหม่ก็ง่าย และการเพิ่มรูปภาพอ้างอิง ฯลฯ ก็เป็นไปอย่างราบรื่นทั้งหมด

เช่นเดียวกับ Bazza, Miya ก็ชื่นชอบClickUp Whiteboards เช่นกัน ทีมของเธอใช้มันเพื่อวางแผนกลยุทธ์และเชื่อมโยงความคิดอย่างเป็นภาพ

ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนสปรินต์หรือการจัดการข้อเสนอให้กับลูกค้า ผืนผ้าใบเสมือนจริงที่ไม่มีขอบเขตช่วยให้การประชุมเป็นระเบียบและสามารถดำเนินการได้ ด้วยคุณสมบัติการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ จึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการระดมความคิด

และมันไม่ได้หยุดเพียงแค่นั้น เช่นเดียวกับทุกสิ่งทุกอย่าง การตรวจสอบก็ง่ายขึ้นด้วย ClickUp

นี่คือวิธีการทำงาน: เปิดไฟล์แนบในภารกิจ, คลิกที่ "เพิ่มความคิดเห็น" ทางขวาบน, ทำเครื่องหมายที่จุดที่ต้องการ, และเขียนความคิดเห็นไว้

คุณสามารถมอบหมายงานนี้ให้กับสมาชิกในทีมได้เพื่อให้พวกเขาสามารถดำเนินการได้ทันที จากไฟล์ PNG ไปจนถึง PDF รองรับไฟล์หลากหลายประเภท ทำให้ง่ายต่อการทำเครื่องหมายการเปลี่ยนแปลงบนไฟล์โดยตรง

และส่วนที่ดีที่สุดคืออะไร? ClickUp ไม่ได้ทำงานแยกตัวอยู่คนเดียว—มันสามารถเชื่อมต่อกับปฏิทิน เครื่องมือแชร์ไฟล์อย่าง Google Drive และแอปเพิ่มประสิทธิภาพอื่น ๆ ได้

ด้วยการผสานการทำงานกว่า 1,000 รายการของ ClickUp มิยะสามารถซิงค์ตารางเวลาและเอกสารของทีมได้อย่างง่ายดาย ทำให้ทุกเครื่องมือทำงานร่วมกันเพื่อสนับสนุนการสื่อสารแบบไม่พร้อมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีการฝึกอบรมและการศึกษาเพื่อการนำไปใช้อย่างราบรื่น

การมอบเครื่องมือใหม่ให้และคาดหวังให้สมาชิกในทีมของคุณเชี่ยวชาญในทันทีนั้นไม่สมจริง แทนที่จะทำเช่นนั้น ให้เตรียมความพร้อมให้พวกเขาประสบความสำเร็จด้วยเคล็ดลับการฝึกอบรมเหล่านี้:

ความท้าทายของการประชุมแบบอะซิงโครนัสและการเอาชนะมัน

สำหรับทีมที่เพิ่งเริ่มทำงานแบบอะซิงโครนัส การไม่มีการตอบกลับทันทีและความจำเป็นในการมีเอกสารแนะนำตนเองที่ชัดเจน อาจรู้สึกเหมือนเป็นอุปสรรค

อย่างไรก็ตาม ด้วยกลยุทธ์และเครื่องมือที่เหมาะสม ความท้าทายเหล่านี้สามารถจัดการได้อย่างสมบูรณ์

เพื่อให้คุณเริ่มต้นได้อย่างมั่นใจ นี่คือตัวอย่างความท้าทายที่พบบ่อยในการประชุมแบบอะซิงโครนัส พร้อมวิธีแก้ไขง่าย ๆ ที่จะช่วยให้การทำงานของคุณปราศจากความเครียด

1. การจัดการเวลาส่วนตัว

⚠️ ความท้าทาย: งานแบบอะซิงค์ต้องพึ่งพาการจัดการเวลาของแต่ละบุคคลอย่างมีประสิทธิภาพเป็นอย่างมาก ซึ่งอาจเป็นเรื่องยากสำหรับคนที่ชอบทำงานตามตารางเวลาที่แน่นอน

✅ วิธีแก้ไข: ส่งเสริมการจัดสรรเวลาอย่างชัดเจน กำหนดเส้นตายที่ชัดเจนสำหรับงานที่ต้องส่ง และระบุช่วงเวลาที่มีประสิทธิภาพสูงสุดสำหรับงานแต่ละประเภทใช้มุมมองปฏิทินของ ClickUpเพื่อกำหนดช่วงเวลาที่ต้องโฟกัส มองเห็นตารางงานทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว และจัดการกำหนดส่งงานได้ดีขึ้น

2. การแจ้งเตือนที่มากเกินไป

⚠️ ความท้าทาย: หากไม่มีการประชุมสด ปริมาณข้อความและการอัปเดตอาจรู้สึกท่วมท้น

✅ วิธีแก้ไข: ใช้เครื่องมือเฉพาะทาง เช่น ClickUp Chat เพื่อรวบรวมข้อความ, ปิดการแจ้งเตือนระหว่างการทำงานที่ต้องการสมาธิ, และกำหนดแนวทางการสื่อสารที่ชัดเจน คุณสามารถปรับแต่งการแจ้งเตือนใน ClickUp Chat ได้อย่างละเอียด เพื่อปิดเสียงการแจ้งเตือนที่รบกวนและดึงความสนใจ ให้คุณมุ่งเน้นเฉพาะสิ่งที่สำคัญเท่านั้น

3. สร้างความไว้วางใจด้วยการมีปฏิสัมพันธ์แบบสดน้อยลง

⚠️ ความท้าทาย: การพลาดโทนเสียง ภาษากาย และช่วงเวลาที่เกิดขึ้นโดยไม่ได้ตั้งใจ อาจทำให้การสร้างสัมพันธ์ยากขึ้น

✅ วิธีแก้ไข: ผสานการใช้บันทึกเสียง ข้อความวิดีโอ หรือกิจกรรมเล็กๆ ที่ไม่ยุ่งยาก เช่น การแบ่งปันไฮไลท์สุดสัปดาห์ หรือการใช้สัญลักษณ์อีโมจิเพื่อแสดงความรู้สึก เพื่อเสริมสร้างความสัมพันธ์

4. การสร้างข้อความที่ใช้เวลานาน

⚠️ ความท้าทาย: การเขียนข้อความแบบอะซิงโครนัสที่ชัดเจน กระชับ และให้บริบทครบถ้วนอาจใช้เวลามากกว่าการอธิบายด้วยวาจาอย่างรวดเร็ว

✅ วิธีแก้ไข: ใช้เครื่องมือเช่น ClickUp Clips สำหรับการบันทึกหน้าจอ, เพิ่มไฮเปอร์ลิงก์เพื่อบริบท, และจัดโครงสร้างการอัปเดตเพื่อลดการสื่อสารกลับไปกลับมา

5. การพึ่งพาเอกสารคู่มือด้วยตนเอง

⚠️ ความท้าทาย: กระบวนการทำงานแบบอะซิงโครนัสต้องพึ่งพาเอกสารประกอบที่เข้าถึงได้และมีรายละเอียดครบถ้วน ซึ่งอาจต้องใช้เวลาในการจัดทำ

✅ วิธีแก้ไข: ใช้เครื่องมือเช่น ClickUp Docs เพื่อสร้างศูนย์ความรู้กลาง อัปเดตอย่างสม่ำเสมอ และทำให้ง่ายต่อการค้นหา

ClickUp ซิงค์อย่างไรให้สมบูรณ์แบบกับการประชุมแบบอะซิงค์ของคุณ

เป้าหมายของการใช้ ClickUp ในช่วงแรกคือเพื่อให้สามารถมองเห็นงานของทุกคนจากมุมมองของผู้จัดการ แต่กลับพัฒนาไปเป็นสิ่งที่ใหญ่กว่ามาก ทุกคนเริ่มวางแผนงานของตนเองพร้อมกำหนดระยะเวลา และกลายเป็นเครื่องมือในการทำงานร่วมกันที่ยอดเยี่ยมเกินกว่าที่เราคาดหวังไว้ เราเปลี่ยนจากการบริหารพนักงานมาเป็นการบริหารงานและติดตามงานได้อย่างราบรื่นไร้รอยต่อ

นั่นคือความสวยงามของ ClickUp—มันเติบโตไปพร้อมกับความต้องการของคุณ ซิงค์ได้อย่างสมบูรณ์แบบกับการประชุมแบบอะซิงค์และกระบวนการทำงานของคุณ

เมื่อคุณเริ่มใช้ ClickUp มันจะเริ่มทำให้วันทำงานของคุณง่ายขึ้นทีละฟีเจอร์ ตัวอย่างเช่น ClickUp Tasks จะมอบหมายความรับผิดชอบพร้อมกำหนดเวลา, Docs จะช่วยให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้น, และ Chat จะรวบรวมการสนทนาทั้งหมดไว้ในที่เดียวเพื่อการอ้างอิงที่สะดวก

สร้างบัญชีบน ClickUpฟรี และให้ ClickUp ทำงานหนักแทนคุณ ในขณะที่คุณมุ่งเน้นไปที่การทำให้งานสำเร็จ!