สถานที่ทำงานทั่วโลกอาจมีความวุ่นวายในการจัดการ เมื่อสำนักงานในนิวยอร์กของคุณเริ่มต้นเช้าวันใหม่ ทีมในลอนดอนของคุณก็เข้าสู่ช่วงการประชุมตอนกลางวัน ในขณะที่ทีมในสิงคโปร์ของคุณได้เสร็จสิ้นการทำงานไปแล้ว
การส่งข้อความแบบอะซิงโครนัสอาจเป็นทางแก้ไขสำหรับปัญหานี้
มันมุ่งที่จะแทนที่ความคิดที่ว่า 'ทุกคนต้องออนไลน์ตอนนี้!' ด้วยสิ่งที่ปฏิบัติได้จริงมากขึ้น: วิธีการสื่อสารที่เข้ากับจังหวะธรรมชาติของทีมคุณ เคารพเวลาและความเป็นส่วนตัวของพนักงาน และรักษาความร่วมมือที่ราบรื่นโดยไม่ล้ำเส้นความเป็นส่วนตัว
มาดูกันว่าทำอย่างไร!
การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคืออะไร?
การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคือการสื่อสารที่ไม่จำเป็นต้องเกิดขึ้นในเวลาเดียวกัน ผู้เข้าร่วมสามารถเริ่ม หยุดชั่วคราว และกลับมาสนทนาต่อได้ตามความสะดวกของตนเอง วิธีนี้ช่วยให้ทีมแบบผสมผสานและทีมระยะไกลสามารถทำงานร่วมกันได้โดยไม่ต้องผูกติดกับตารางเวลาของกันและกัน
โดยสรุป ทุกคนทำงานและสื่อสาร ตามจังหวะของตนเอง
นักเขียนนิยายวิทยาศาสตร์ในตำนาน ไอแซค อาซิมอฟ อาจได้ทำนายการมาถึงของการสื่อสารแบบไม่พร้อมกันไว้ในเรื่องสั้นของเขา "ลูกชายของฉัน นักฟิสิกส์"
ในเรื่องนี้ นักฟิสิกส์กลุ่มหนึ่งกำลังพยายามหาวิธีสื่อสารที่เร็วที่สุดกับคณะสำรวจที่พวกเขาส่งไปยังดาวพลูโต น่าเสียดายที่หนึ่งในนั้นกล่าวว่า "คลื่นวิทยุซึ่งเดินทางด้วยความเร็วแสง ใช้เวลาหกชั่วโมงในการเดินทางจากที่นี่ไปถึงที่นั่น ถ้าเราพูดอะไรออกไป เราต้องรอคำตอบถึงสิบสองชั่วโมง"*
นักฟิสิกส์อัจฉริยะทั้งหลายถึงกับงงงวย จนกระทั่งคุณแม่คนหนึ่งของพวกเขามาแก้ปัญหาให้:
"ในขณะที่คุณกำลังรอคำตอบ" นางเครมอร์นาพูดอย่างจริงจัง "ก็แค่ส่งสัญญาณต่อไปและบอกให้พวกเขาทำเช่นเดียวกัน คุณพูดตลอดเวลาและพวกเขาก็พูดตลอดเวลา" คุณมีคนคอยฟังตลอดเวลา และพวกเขาก็ฟังเช่นกัน ถ้าใครคนใดคนหนึ่งพูดอะไรที่ต้องการคำตอบ คุณสามารถแทรกคำตอบของคุณเข้าไปได้ แต่โอกาสคือ คุณจะได้รับทุกสิ่งที่คุณต้องการโดยไม่ต้องถาม "*
ชายทั้งสองจ้องมองเธอ
เครมอร์นา กระซิบว่า, "แน่นอน. การสนทนาต่อเนื่อง. แค่สิบสองชั่วโมงที่ต่างกัน, นั่นแหละ."
นี่แหละ—ความงดงามของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส
ในที่สุดการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสได้พลิกโฉมการถกเถียงระหว่างอีเมลกับแชทแบบเดิมอย่างสิ้นเชิง มันผสมผสานข้อดีของทั้งสองโลกเข้าด้วยกัน และช่วยให้ทีมของคุณเชื่อมต่อกันอยู่เสมอโดยไม่ต้องเสียสละเวลาทำงานเชิงลึกหรือเวลาส่วนตัว
💡เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: 'การส่งข้อความแบบอะซิงโครนัส' ไม่ได้หมายถึงการส่งอีเมลออกไปโดยไร้จุดหมาย ความคิดเบื้องหลังการส่งข้อความแบบอะซิงโครนัสคือการแลกเปลี่ยน ข้อความที่ละเอียดและรอบคอบซึ่งสามารถลดความจำเป็นในการถามคำถามติดตามผล และการแลกเปลี่ยนข้อความที่ยืดเยื้อ เมื่อฝึกฝน 'ต้องการความสนใจทันที!' จะกลายเป็นข้อยกเว้น ไม่ใช่กฎเกณฑ์
มาดูตัวอย่างของข้อความแบบอะซิงโครนัสเพื่อให้เห็นภาพชัดเจนยิ่งขึ้นว่าหมายถึงอะไร
ตัวอย่างการส่งข้อความแบบอะซิงโครนัส
การสื่อสารที่ชัดเจนและเป็นระเบียบเป็นรากฐานของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส ต่อไปนี้คือตัวอย่างสำคัญของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสที่มีประสิทธิภาพ:
- การอัปเดตโครงการที่อ่านเหมือนเรื่องราวที่เขียนอย่างดี ไม่ใช่การสนทนาที่รีบเร่ง
- วิดีโอสาธิตที่อธิบายแนวคิดที่ซับซ้อนอย่างละเอียด
- ข้อเสนอแนะจากเอกสารที่สมบูรณ์ซึ่งกระตุ้นให้เกิดการปรับปรุงที่มีคุณค่า
- เอกสารที่มีชีวิตชีวาซึ่งเติบโตไปพร้อมกับความรู้ของทีมคุณ
- การอัปเดตสถานะที่แจ้งข้อมูลโดยไม่รบกวน
- พื้นที่ทำงานร่วมกันที่ความคิดพัฒนาขึ้นตามกาลเวลา
แล้วสิ่งนี้เปรียบเทียบกับวิธีการสื่อสารแบบดั้งเดิมหรือที่เรียกว่าการส่งข้อความแบบซิงโครนัสได้อย่างไร?
การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสกับแบบซิงโครนัส
การส่งข้อความแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัสมีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน ในขณะที่วิธีการสื่อสารแบบซิงโครนัส (เช่น การวิดีโอคอลที่เราทุกคนรู้จักดี)ต้องการการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสจะช่วยให้ทีมของคุณมีเวลาหายใจเพื่อ:
- แก้ปัญหาที่ซับซ้อนได้โดยไม่ต้องมี 'เสียงแจ้งเตือน' ที่เรียกร้องการตอบสนองทันที
- สร้างคำตอบที่ขับเคลื่อนโครงการให้ก้าวหน้า
- เก็บบันทึกการตัดสินใจและการหารือที่สำคัญไว้อย่างชัดเจน
- ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในหมู่ประชากรที่หลากหลาย
- หลีกหนีวงจรการประชุมที่ไม่มีที่สิ้นสุด
- กำหนดขอบเขตที่ดีระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัว
การนำระบบส่งข้อความแบบอะซิงโครนัสมาใช้ในที่ทำงานเปลี่ยนแนวคิด 'เปิดตลอดเวลา' เป็น 'ก้าวไปข้างหน้าเสมอ' ในจังหวะที่เหมาะสมกับทุกคน
เมื่อมีความเข้าใจอย่างชัดเจนเกี่ยวกับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสแล้ว มาดูกันว่ามันสามารถเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานร่วมกันของทีมและทำให้พวกเขาประสบความสำเร็จมากขึ้นได้อย่างไร
การส่งข้อความแบบอะซิงโครนัสช่วยเสริมสร้างการทำงานร่วมกันของทีมได้อย่างไร
บริษัทที่ฉลาดไม่ได้เพียงแค่ใช้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเท่านั้น แต่พวกเขากำลังเติบโตอย่างแข็งแกร่งจากมัน ตั้งแต่การเสร็จสิ้นโครงการที่รวดเร็วขึ้นไปจนถึงทีมที่มีความสุขมากขึ้น ผลลัพธ์ที่ได้พูดแทนทุกอย่าง
นี่คือวิธีที่การทำงานแบบอะซิงโครนัสเปลี่ยนแปลงการร่วมมือสำหรับทีมสมัยใหม่:
การมีสมาธิและประสิทธิภาพในการทำงานที่เพิ่มขึ้น
สมมติว่านักพัฒนาของคุณกำลังเขียนโค้ดมาหลายชั่วโมงโดยไม่มีการขัดจังหวะ นักเขียนของคุณกำลังอยู่ในจังหวะที่ดี สร้างสรรค์เนื้อหา นักกลยุทธ์ของคุณกำลังยุ่งอยู่กับการแก้ปัญหาที่ซับซ้อน โดยไม่มีข้อความจากผู้จัดการที่คอยถามความคืบหน้าตลอดเวลา
นั่นคือข้อได้เปรียบของการส่งข้อความแบบอะซิงโครนัส: เมื่อทีมของคุณควบคุมเวลาในการตอบกลับได้ ทีมก็จะสามารถควบคุมประสิทธิภาพการทำงานของตนเองได้
การตัดสินใจที่ดีขึ้น
ด้วยการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส ทีมงานของคุณสามารถ คิดก่อนตอบ ได้ พวกเขาสามารถค้นคว้าแนวโน้มตลาดนั้น วิเคราะห์ตัวเลขใหม่ หรือปรึกษาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักได้ สิ่งนี้นำไปสู่การตัดสินใจที่มั่นคงและยืนหยัดต่อกาลเวลา
ความร่วมมือระดับโลกที่ครอบคลุม
การประชุมเช้าในโตเกียวกับซิงค์บ่ายในเบอร์ลิน? การส่งข้อความแบบไม่พร้อมกันช่วยขจัดปัญหาการนัดหมายที่ปวดหัวให้หายไป
นักออกแบบ UI ของคุณในโตเกียวสามารถแชร์แบบจำลองอินเทอร์เฟซที่มีรายละเอียดพร้อมความคิดเห็นได้ในเวลา 16.00 น. ซึ่งช่วยให้ผู้พัฒนาของคุณในเบอร์ลินสามารถตรวจสอบและดำเนินการเปลี่ยนแปลงในช่วงเวลาทำงานที่มีประสิทธิภาพในตอนเช้าของพวกเขาได้
สมาชิกแต่ละทีม มีส่วนร่วมในช่วงเวลาที่มีประสิทธิภาพสูงสุดของตน เพื่อรักษาความก้าวหน้าของโครงการอย่างต่อเนื่อง
เอกสารที่ชัดเจนและเป็นระบบ
เนื่องจากมีการสนทนาในรูปแบบลายลักษณ์อักษร ข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ทุกข้อ ความต้องการของลูกค้า และการตัดสินใจของโครงการทุกประการจะถูก บันทึกโดยอัตโนมัติ
เมื่อสมาชิกทีมใหม่สอบถามเกี่ยวกับเหตุผลเบื้องหลังฟีเจอร์หนึ่ง พวกเขาสามารถติดตามประวัติการสนทนาทั้งหมดได้ ทำให้ไม่จำเป็นต้องอธิบายซ้ำอีก
ปรับปรุงสมดุลระหว่างการทำงานและการใช้ชีวิต
ยุติความรู้สึกผิดเมื่อต้องออกจากระบบในขณะที่คนอื่นยังออนไลน์อยู่ Async ช่วยให้ทีมของคุณปรับการทำงานให้สอดคล้องกับชีวิต ด้วยวิธีนี้ คนที่ตื่นเช้าจะได้เริ่มต้นวันอย่างมีพลัง ส่วนคนที่ชอบทำงานตอนกลางคืนก็สามารถทำงานได้อย่างลื่นไหล
ลดภาระงานที่เกี่ยวข้องกับการประชุม
จำได้ไหมว่าเมื่อก่อนการประชุมมีไว้เพื่อการตัดสินใจ ไม่ใช่การอัปเดต? การแชทแบบไม่พร้อมกันช่วยให้กลับมาเป็นเช่นนั้นอีกครั้ง
ย้ายรายงานสถานะและข้อมูลแจ้งให้ทราบทั่วไปไปยังช่องทางการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสของคุณ เก็บช่วงเวลาการสื่อสารแบบซิงโครนัสที่มีค่าไว้สำหรับการสนทนาที่จำเป็นจริง ๆ เท่านั้น—เช่น การระดมความคิด การสร้างความสัมพันธ์ และการแก้ปัญหาที่ซับซ้อน
เมื่อคุณให้อิสระแก่ทีมของคุณในการสื่อสารตามเงื่อนไขของพวกเขา คุณกำลังเปลี่ยนแปลงประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขา
การรู้ถึงประโยชน์ของการทำงานร่วมกันแบบอะซิงโครนัสเป็นเพียงทฤษฎี—มันจะกลายเป็นสิ่งที่มีประสิทธิภาพได้ก็ต่อเมื่อมีการใช้เครื่องมือที่เหมาะสมเท่านั้น นอกจากนี้ การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมไม่ได้ขึ้นอยู่กับคุณสมบัติเพียงอย่างเดียว เครื่องมือที่เหมาะสมควรเข้ากับกระบวนการทำงานของทีมคุณ ไม่ใช่ให้ทีมของคุณต้องปรับตัวเข้ากับเครื่องมือ
เครื่องมือการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสที่ได้รับความนิยม
เครื่องมือสื่อสารแบบอะซิงโครนัสที่เหมาะสมไม่ได้เพียงแค่เพิ่มการแจ้งเตือนอีกอย่างหนึ่งให้กับวันของคุณเท่านั้น แต่ยังผสานเข้ากับวิธีการทำงานของทีมคุณได้อย่างไร้รอยต่อ ทำให้การสื่อสารชัดเจนขึ้นและการทำงานร่วมกันราบรื่นยิ่งขึ้น
คลิกอัพ
ClickUpคือแอปครบวงจรสำหรับการทำงานที่เปลี่ยนการอัปเดตโปรเจกต์ให้กลายเป็นบทสนทนาอย่างเป็นธรรมชาติ แตกต่างจากเครื่องมือแบบเดิมที่ซ่อนความคิดเห็นไว้ภายในงาน ClickUp ผสานการจัดการโปรเจกต์เข้ากับฟีเจอร์การสื่อสารขั้นสูงอย่างไร้รอยต่อ ปลดปล่อยทีมของคุณจากการถูกรบกวนอยู่ตลอดเวลา
เครื่องมือแรกในคลังแสงของมัน?ClickUp Chat.
ClickUp Chat คือโซลูชันครบวงจรสำหรับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสที่มีความหมาย ออกแบบมาเพื่อแก้ไขปัญหาที่น่ารำคาญทั้งหมดที่ผู้ร่วมงานทางไกลต้องเผชิญ: การสลับภาษี, การคัดลอก/วาง/สร้างงานด้วยตนเอง, การสูญเสียบริบท, และการสูญเสียไอเดีย
นี่คือวิธีการ:
- เปลี่ยนการสนทนาใน ClickUp Chat แบบไม่เป็นทางการ ให้กลายเป็นงานที่ดำเนินการได้จริง—เหมาะสำหรับช่วงเวลาที่คิดว่า 'ไอเดียดี เดี๋ยวเราทำกันทีหลังนะ!' ซึ่งมักจะหายไปในแพลตฟอร์มการสื่อสาร
- ให้ClickUp Brainจับบริบท จากหัวข้อของคุณและจัดระเบียบอย่างเรียบร้อย พร้อมให้คุณทำงานต่อได้ทันที
- เก็บรักษาบริบทของงานทั้งหมดของคุณในทุกการสนทนา ให้เส้นเรื่องของคุณซิงค์ระหว่างแชทและงาน
- สร้าง เนื้อหาที่ขับเคลื่อนด้วยระบบอะซิงโครนัส เช่น การอัปเดตและการประกาศ
- ดูตารางเวลาของทุกคน ได้ภายในแชทและจัดการประชุมตามความสะดวก
ClickUp Chat ช่วยให้การส่งข้อความแบบอะซิงโครนัสเกิดขึ้นได้...เพียงแค่คลิกปุ่มเดียว
มีวิธีอื่น ๆ ที่ ClickUp สามารถช่วยในการสื่อสารแบบไม่พร้อมกันได้:
- มอบหมายความคิดเห็นได้โดยตรงบนงาน, เอกสาร, หรือโปรเจ็กต์ของคุณใน ClickUp. ทีมของคุณสามารถอ่านและตอบกลับเมื่อพวกเขาพร้อม, ทำให้บริบทอยู่ในที่ที่ควรจะเป็น
- ข้ามการประชุมและแชร์ วิดีโออัปเดตที่บันทึกหน้าจออย่างรวดเร็ว โดยใช้ClickUp Clipsที่เพื่อนร่วมทีมสามารถรับชมได้ในช่วงเวลาทำงานของพวกเขา
- เชิญชวนเพื่อนร่วมทีมโดย @mention พวกเขาในเอกสาร ClickUpของคุณเพื่อให้เป็นส่วนหนึ่งของการสนทนา—พวกเขาจะเข้าร่วมเมื่อสามารถทำได้
- ตั้งค่า กำหนดการแจ้งเตือนแบบกำหนดเอง ที่คำนึงถึงช่วงเวลาที่ต้องการสมาธิ
- ให้สมาชิกในทีมแต่ละคนเลือกมุมมอง (มุมมองรายการ,มุมมองบอร์ด,หรือมุมมองไทม์ไลน์) ที่เหมาะกับพวกเขาที่สุด ทำให้การอัปเดตแบบอะซิงโครนัสง่ายต่อการประมวลผลตามวิธีของพวกเขา
และสิ่งที่ทำให้ตัดสินใจได้? การผสานการทำงานอย่างไร้รอยต่อของ ClickUp กับเครื่องมือสื่อสารที่คุณใช้อยู่แล้ว
คุณสามารถผสานการทำงานของ ClickUp กับ Slackสำหรับการสื่อสารแบบเรียลไทม์ใช้ Microsoft Teamsสำหรับการร่วมมือที่กว้างขวางขึ้นและเปิดการประชุม Zoomได้โดยตรงจากงานของคุณ
ระบบนิเวศการผสานรวมนี้ช่วยให้ทีมของคุณสามารถรักษาวิธีการสื่อสารที่ชื่นชอบไว้ได้ ในขณะที่ยังคงรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการไว้ที่ศูนย์กลางอย่างเป็นระเบียบ
ClickUp ได้ทำให้ การจัดแนวที่ไม่พร้อมกันง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น . ด้วยการสร้างกรอบในการกำหนดและจัดโครงสร้างวัตถุประสงค์และผลลัพธ์ ทีมงานระยะไกลสามารถเข้าใจความคาดหวังและให้การอัปเดตสถานะได้อย่างราบรื่น การระดมความคิดด้วยไวท์บอร์ดเป็นเรื่องง่าย การจัดลำดับความสำคัญใหม่เป็นเรื่องง่าย และการเพิ่มภาพอ้างอิง ฯลฯ ล้วนเป็นไปอย่างราบรื่น
ClickUp ได้ทำให้ การจัดแนวที่ไม่พร้อมกันง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น . ด้วยการสร้างกรอบในการกำหนดโครงร่างและโครงสร้างของวัตถุประสงค์และผลลัพธ์ ทีมงานระยะไกลสามารถเข้าใจความคาดหวังและให้การอัปเดตสถานะได้อย่างราบรื่น การระดมความคิดด้วยไวท์บอร์ดเป็นเรื่องง่าย การจัดลำดับความสำคัญใหม่เป็นเรื่องง่าย และการเพิ่มภาพอ้างอิง ฯลฯ ล้วนเป็นไปอย่างราบรื่น
Slack
Slack เป็นเครื่องมือการสื่อสารแบบ ช่องทางเฉพาะ ที่ทีมของคุณสามารถจัดระเบียบการสนทนาตามโครงการ หัวข้อ หรือแผนกได้
แม้ว่าความสามารถในการแชทสดของ Slack จะเป็นที่รู้จักกันดี แต่คุณค่าที่แท้จริงของ Slack อยู่ที่ฟีเจอร์การทำงานแบบอะซิงโครนัสที่ช่วยลดภาระการสื่อสารที่มากเกินไป
แพลตฟอร์มนี้ช่วยให้คุณสามารถ:
- ตั้งข้อความสถานะ ที่มากกว่าแค่ 'ไม่อยู่'—แจ้งให้เพื่อนร่วมทีมทราบว่าคุณกำลังทำงานอย่างหนัก มีกำหนดส่งงาน หรือพร้อมตอบคำถามด่วน
- สร้างหัวข้อสนทนาที่ชัดเจน เพื่อรักษาความเป็นระเบียบในการสนทนา
- ปักหมุดข้อความสำคัญ เพื่อการอ้างอิงที่สะดวก
- กำหนดเวลาข้อความ เพื่อเคารพเขตเวลาที่แตกต่างกัน
- ผสาน กับเครื่องมือการจัดการโครงการ เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงาน
💡เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: สร้างรูปแบบการตั้งชื่อช่องที่มีความหมาย กำหนดเวลาการตอบกลับที่ชัดเจน และส่งเสริมการสนทนาในหัวข้อเฉพาะเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ละเอียดมากขึ้น
ไมโครซอฟต์ ทีมส์
การทำงานข้ามเขตเวลาต้องการความยืดหยุ่นในการสื่อสารของทีมในที่ทำงาน Microsoft Teams มอบสิ่งนี้ผ่านแพลตฟอร์มที่รวมทุกอย่างไว้ด้วยกัน ซึ่ง การแชท วิดีโอ และการแชร์ไฟล์ทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น
ทีมจัดระเบียบการสนทนาเป็นช่องทาง แต่ได้รับพลังพิเศษจากการผสานรวมกับ Microsoft เข้าถึงเอกสาร SharePoint ทำงานร่วมกันในไฟล์ OneDrive และใช้เครื่องมือวางแผนในตัวโดยไม่ต้องเปลี่ยนแพลตฟอร์ม
คุณค่าที่แท้จริงสำหรับทีมที่กระจายตัวอยู่ที่ความสามารถแบบไม่พร้อมกันของ Teams สมาชิกทีมสามารถ:
- ดูการประชุมที่บันทึกไว้ ตามตารางเวลาของพวกเขา
- มีส่วนร่วมในการอภิปราย ผ่านการสำรวจความคิดเห็นแทนการเข้าร่วมเซสชันสด
- ติดตามการสนทนาของโครงการ ในช่องทางเฉพาะ
- เข้าถึงไฟล์ที่แชร์ และเครื่องมือการทำงานร่วมกันเมื่อจำเป็น
ความยืดหยุ่นนี้ช่วยให้ทุกคนยังคงเชื่อมต่อและมีส่วนร่วมอย่างมีคุณค่า
ซูม
พนักงานที่ทำงานทางไกลต้องการตัวเลือกที่มากกว่าการประชุมวิดีโอที่กำหนดเวลาไว้ Zoom ช่วยให้ทีมที่กระจายตัว สามารถแบ่งปันข้อมูลและทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อสนับสนุนการสื่อสารวิดีโอแบบอะซิงโครนัส
ฟีเจอร์แชทกลุ่มของ Zoom ช่วยให้การสื่อสารเป็นระบบผ่านช่องทางและกลุ่มต่าง ๆ แต่ Zoom Clips โดดเด่นสำหรับการทำงานแบบอะซิงโครนัส บันทึกวิดีโอสั้น ๆ เพื่ออธิบายขั้นตอนที่ซับซ้อนหรือให้ข้อเสนอแนะอย่างละเอียด ช่วยให้สมาชิกทีมสามารถรับข้อมูลได้ในช่วงเวลาทำงาน
ทุกการสนทนาที่สำคัญสามารถเข้าถึงได้ผ่าน:
- บันทึกการประชุมที่สามารถค้นหาได้
- บันทึกการสนทนาอัตโนมัติ
- ประวัติการสนทนาที่เก็บถาวร
ทีมของคุณสามารถอ้างอิงการอภิปรายและการตัดสินใจที่สำคัญได้โดยไม่ต้องนัดประชุมอีกครั้ง ทำให้งานดำเนินไปอย่างต่อเนื่องแม้จะอยู่ในเขตเวลาที่แตกต่างกัน
ตอนนี้ มาดูความท้าทายที่มาพร้อมกับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส
ความท้าทายของการส่งข้อความแบบอะซิงโครนัส
การเปลี่ยนไปใช้แบบอะซิงโครนัสไม่ได้ราบรื่นเสมอไป การเข้าใจอุปสรรคที่พบบ่อยที่สุดสามารถช่วยให้ทีมของคุณปรับตัวได้เร็วขึ้นและสื่อสารได้ดีขึ้น
อาจมีความล่าช้า
บางครั้ง คุณต้องการคำติชม ตอนนี้ ไม่ใช่ตอนที่ทุกคนออนไลน์
ตัวอย่างเช่น เจ้าหน้าที่บริการลูกค้าอาจต้องการ การอนุมัติเร่งด่วนเพื่อออกเงินคืน หรือยกระดับเคส หากผู้จัดการที่รับผิดชอบการตัดสินใจออฟไลน์อยู่ คำขออาจยังคงค้างอยู่ ทำให้การแก้ไขล่าช้า
โปรดจำไว้: ผู้ที่ติดต่อฝ่ายบริการลูกค้ามักจะติดต่อหลังจากเวลาทำการปกติ และความล่าช้าอาจทำให้ลูกค้าเหล่านี้รู้สึกหงุดหงิดมากขึ้น
วิธีแก้ไข: ความรับผิดชอบในการอนุมัติเร่งด่วนสำหรับปัญหาของลูกค้าจำเป็นต้องมอบหมายให้ผู้อื่น ตัวอย่างเช่น การไว้วางใจเจ้าหน้าที่บริการลูกค้าของคุณ—อย่างน้อยก็เจ้าหน้าที่อาวุโส—จะช่วยแก้ปัญหาข้างต้นและเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
ช่องว่างในการสื่อสาร
คำที่เขียนอาจมีความซับซ้อน หากปราศจากการพยักหน้าเล็กน้อยและเสียง "อืม" ในการสนทนาแบบเห็นหน้ากัน ข้อความที่ไม่ตรงกันในเวลาเดียวกันของคุณ อาจถูกตีความผิด นำไปสู่ความเข้าใจผิดได้
วิธีแก้ไข: ทักษะการสื่อสารที่ดีขึ้น! พนักงานทุกคนจำเป็นต้องเรียนรู้วิธีการส่งข้อความที่ชัดเจน ครอบคลุม และมีข้อมูลครบถ้วน การจัดอบรมสามารถช่วยได้
➡️ อ่านเพิ่มเติม:การใช้มารยาทในการแชททีมในที่ทำงานเพื่อการร่วมมือที่ดีที่สุด
การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรมากเกินไป
ด้วย async ไม่ใช่แค่เรื่องอีเมลอีกต่อไปแล้ว แต่เป็นความคิดเห็น เอกสาร กระทู้แชท และการอัปเดตโปรเจกต์—ทั้งหมดนี้ต้องการความสนใจ
คุณจะต้องใช้เวลาอย่างมากในการ อ่านบทสนทนาและการอัปเดต บางครั้งข้อความสำคัญอาจถูกมองข้ามไปในกระบวนการนี้ ความท้าทายนี้จะยิ่งรุนแรงขึ้นเมื่อทำงานข้ามหลายแพลตฟอร์ม ซึ่งแต่ละแพลตฟอร์มจะสร้างกระแสการแจ้งเตือนและข้อความของตัวเอง
การเข้าใจความท้าทายของการสื่อสารแบบไม่พร้อมกันเป็นก้าวแรก. ตอนนี้, มาสำรวจแนวทางที่ดีที่สุดเพื่อช่วยคุณเอาชนะปัญหาเหล่านี้.
วิธีแก้ไข: เหมือนกับข้างต้น! การสื่อสารเป็นทักษะที่สามารถเรียนรู้ได้; แม้ว่าพนักงานบางคนอาจทำผิดพลาดในตอนแรก พวกเขาก็สามารถและต้องได้รับการสอนให้ดีขึ้น
ดังนั้น มาเรียนรู้กันเถอะ
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสที่มีประสิทธิภาพ
ความสำเร็จแบบอะซิงค์ไม่ใช่เรื่องของเครื่องมือที่หรูหราหรือกฎเกณฑ์ที่เคร่งครัด แต่เป็นเรื่องของการสร้างนิสัยการสื่อสารที่เหมาะกับทีมของคุณ นี่คือวิธีที่จะทำให้เกิดขึ้น
กำหนดระเบียบและข้อตกลงในการสื่อสาร รวมถึงความคาดหวัง
ทีมของคุณต้องการแนวทางที่ชัดเจนเกี่ยวกับเวลาและวิธีการใช้ช่องทางการสื่อสารที่แตกต่างกัน กำหนดความคาดหวังในการตอบกลับตามลำดับความสำคัญของข้อความ สร้างแนวทางที่เรียบง่าย เช่น:
- ธงแดง = ต้องการความสนใจวันนี้
- ธงเหลือง = ตรวจสอบภายใน 48 ชั่วโมง
- ธงเขียว = แจ้งให้ทราบ, อ่านเมื่อสะดวก
การส่งข้อความแบบอะซิงโครนัสและ GitLab
ยกตัวอย่างเช่น GitLab บริษัทที่ทำงานแบบรีโมทเต็มรูปแบบซึ่งได้พัฒนาโปรโตคอลการสื่อสารอย่างสมบูรณ์แบบเพื่อให้การทำงานร่วมกันแบบอะซิงโครนัสราบรื่นแม้จะอยู่คนละเขตเวลา พวกเขาได้นำระบบการตอบสนองแบบเป็นชั้นมาใช้ โดยให้ความสำคัญกับความเร่งด่วนและความชัดเจน
- เรื่องด่วนจะสื่อสารผ่าน Slack พร้อมระบุเวลาที่ต้องดำเนินการอย่างชัดเจน เพื่อให้เกิดการขัดจังหวะที่สำคัญเท่านั้น
- รายการที่มีความสำคัญปานกลางจะถูกบันทึกไว้ใน เครื่องมือการจัดการโครงการ พร้อมวันที่ครบกำหนดและผู้รับผิดชอบ
- การอัปเดตที่มีความสำคัญต่ำ เช่น การประกาศของบริษัท จะถูกแชร์ในจดหมายข่าวรายเดือน เพื่อให้ทีมทั้งหมดได้ตรวจสอบในเวลาที่สะดวก
แนวทางที่มีโครงสร้างนี้จะช่วยขจัดสิ่งรบกวนที่ไม่จำเป็นออกไป แต่ยังคงให้ทุกคนอยู่ในความเข้าใจเดียวกัน
ใช้เครื่องมือแบบอะซิงโครนัสที่ผสานเข้ากับกระบวนการทำงานของคุณ
ความสำเร็จของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสขึ้นอยู่กับการเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมเป็นอย่างมาก มองหาโซลูชันที่นำการสื่อสารของคุณเข้าสู่กระบวนการทำงานโดยตรง
ตัวอย่างเช่น ClickUp รวมข้อความ งาน และเอกสารของคุณไว้ในที่เดียว ช่วยขจัดความจำเป็นในการสลับระหว่างหลายแพลตฟอร์ม
นอกจากนี้ การผสานรวมกับเครื่องมืออื่น ๆ เช่น Slack, Zoom และ Teams ยังช่วยให้การสนทนาที่สำคัญเชื่อมโยงกับโครงการและงานที่เกี่ยวข้องได้อย่างต่อเนื่อง ทำให้สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างง่ายดายเมื่อต้องการ
รักษาเอกสาร
การสร้างเอกสารที่ครอบคลุมผ่านการทำงานแบบไม่พร้อมกันช่วยให้ทีมของคุณทำงานสอดคล้องกันโดยไม่จำเป็นต้องประชุมอยู่ตลอดเวลา พัฒนา ฐานความรู้แบบรวมศูนย์ ที่ประกอบด้วย:
- ข้อกำหนดของโครงการและการตัดสินใจ
- แนวทางการดำเนินการและแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด
- สรุปการประชุมและรายการที่ต้องดำเนินการ
- ระเบียบปฏิบัติของทีมและมาตรฐานการสื่อสาร
เอกสารนี้ทำหน้าที่เป็น แหล่งข้อมูลที่ถูกต้องเพียงหนึ่งเดียว ช่วยลดคำถามที่ซ้ำซ้อนและช่วยให้สมาชิกใหม่ในทีมสามารถเข้าใจงานได้อย่างรวดเร็ว
การส่งข้อความแบบอะซิงโครนัสและ Basecamp
บริษัทหนึ่งที่รับเอาแนวทางนี้มาใช้คือ Basecamp วัฒนธรรมการทำงานแบบ async-first ของบริษัทเติบโตได้ดีบนเอกสารที่รวมศูนย์
คู่มือที่ครอบคลุม, บันทึกการประชุมที่แชร์, และคู่มือที่เขียนไว้ล่วงหน้า ช่วยให้เกิดความชัดเจน, เร่งกระบวนการเริ่มต้น, และส่งเสริมความเป็นอิสระของทีม สำหรับ Basecamp, การจัดทำเอกสารคือกลยุทธ์ ไม่ใช่แค่เครื่องมือ
ทำให้การอัปเดตเอกสารเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานประจำวันของคุณ ไม่ใช่สิ่งที่ทำเพิ่มเข้ามาภายหลัง เอกสารที่ดีที่สุดจะเติบโตไปพร้อมกับโครงการของคุณอย่างเป็นธรรมชาติ
พร้อมที่จะหลุดพ้นจากวัฒนธรรมการทำงานตลอดเวลาหรือไม่?
ผลงานที่ดีที่สุดของทีมคุณไม่ได้เกิดขึ้นจากการประชุมต่อเนื่องหรือการแชทที่วุ่นวายตลอดเวลา แต่มันเกิดขึ้นเมื่อผู้คนมีพื้นที่ในการคิด สร้างสรรค์ และทำงานร่วมกันตามเงื่อนไขของตนเอง
อยากเห็นว่าการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสที่ใส่ใจเป็นอย่างไรในทางปฏิบัติหรือไม่? ดูว่าการนำการสนทนา งาน และเอกสารของทีมคุณมารวมไว้ในพื้นที่ทำงานอัจฉริยะเดียวสามารถเปลี่ยน 'การประชุมเพื่อประชุม' ให้กลายเป็นความก้าวหน้าจริงได้อย่างไร