การทำงานแบบอะซิงโครนัสเปลี่ยนแปลงการทำงานร่วมกันอย่างไร

เมื่อการทำงานทางไกลเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วในช่วงการระบาดของโรคโควิด-19 ซึ่งคิดเป็น 24% ของแรงงานในสหรัฐอเมริกาในปี 2019 และเพิ่มขึ้นเป็น 38% ในปี 2021 ทำให้การทำงานและการสื่อสารแบบไม่พร้อมกันหรือที่เรียกว่า "async" กลายเป็นมาตรฐานแทนที่จะเป็นข้อยกเว้น

ประโยชน์บางประการของการทำงานแบบอะซิงค์ ซึ่งหมายถึงการทำงานในเวลาของแต่ละบุคคลแทนที่จะเป็นระหว่างเวลา 9 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็น หรือทำงานพร้อม ๆ กับเพื่อนร่วมงาน ได้แก่ การจัดตารางเวลาที่ยืดหยุ่นซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของแต่ละบุคคลให้ดีที่สุด

พนักงานสามารถจัดสรรช่วงเวลาเพื่อทำงานที่มุ่งเน้นและลึกซึ้งในโครงการที่ซับซ้อนโดยไม่ถูกรบกวนจากการประชุมที่มากเกินไป พนักงานสามารถทำงานจากที่ใดก็ได้และทุกเวลาด้วยการบันทึกและการสื่อสารที่ครบถ้วน

แม้แต่การปฐมนิเทศก็ดีขึ้นเมื่อมีการบันทึกข้อความ วิดีโอข้อมูล และเอกสารที่แชร์ไว้ให้พนักงานเข้าถึงได้ตลอดเวลา

อย่างไรก็ตาม การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสก็มีข้อเสียเช่นกัน การทำงานจากที่บ้านหมายถึงการต้องพร้อมติดต่อได้ตลอด 24 ชั่วโมง และผู้คนมักประสบภาวะหมดไฟจากการรับข้อมูลมากเกินไป เนื่องจากการสื่อสารเกิดขึ้นตลอดเวลาทั้งวันทั้งคืน

การทำงานแบบอะซิงค์ยังเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานร่วมกันของผู้คนอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เนื่องจากพวกเขาไม่ได้ใช้เวลาหรืออยู่ในสถานที่เดียวกัน ทำให้ไม่สามารถมีการประชุมสั้น ๆ หรือการประชุมที่ยาวนานได้

ClickUpได้รวบรวมรายการความท้าทายทั่วไปที่เกิดขึ้นในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบอะซิงโครนัสและวิธีการเอาชนะความท้าทายเหล่านั้น อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เคล็ดลับง่ายๆ ในการทำให้การประชุม กระบวนการทำงาน และการจัดลำดับงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพเมื่อพนักงานกระจายอยู่ทั่วประเทศหรือทั่วโลก

คู่มือสุดยอดสำหรับการทำงานร่วมกันของทีมระยะไกลและทีมในสถานที่ การทำงานร่วมกันคือสิ่งที่เชื่อมโยงทีมเข้าด้วยกัน ไม่ว่าทีมของคุณจะอยู่ในสถานที่เดียวกันหรือทำงานจากระยะไกล ClickUp ได้สร้างคู่มือสุดยอดสำหรับการทำงานร่วมกันของทีมขึ้นมาแล้ว

การประชุม การสื่อสาร และการไหลเวียนของข้อมูลจำเป็นต้องได้รับการปรับปรุงใหม่

การทำงานแบบไม่พร้อมกันจะประสบความสำเร็จเมื่อเป้าหมายและพัฒนาการของโครงการไม่ขึ้นอยู่กับการประชุมมากเกินไปหรือการคาดหวังการตอบกลับข้อความทันที แต่สภาพแวดล้อมการทำงานทางไกลหลายแห่งกลับสร้างวัฒนธรรมสำนักงานแบบดั้งเดิมขึ้นมาใหม่ในรูปแบบเสมือน ซึ่งทำให้ประโยชน์ที่อาจได้รับจากการทำงานแบบไม่พร้อมกันหมดไป

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในวัฒนธรรมการทำงานระยะไกลคือการชดเชยพนักงานที่ทำงานทางไกลด้วยการเพิ่มภาระการประชุมมากเกินไป เมื่อคนทั่วไปใช้เวลา 35% ถึง 50% ของเวลาในการประชุมแบบเสมือนจริงและแบบเรียลไทม์ พวกเขามักจะประสบกับอาการเหนื่อยล้าจากการใช้ Zoom

เพื่อให้การทำงานแบบอะซิงโครนัสสามารถทำงานได้การประชุมเหล่านั้นจำเป็นต้องได้รับการปรับปรุงใหม่ควบคู่ไปกับการสื่อสารข้อมูลที่สำคัญของพนักงาน การนำเครื่องมือและระบบต่าง ๆ เช่น กระดานงาน มาใช้สามารถช่วยอำนวยความสะดวกในการไหลเวียนของข้อมูลและความโปร่งใสได้

พนักงานสามารถตรวจสอบการอัปเดตสถานะโครงการและทำงานร่วมกันแบบไม่พร้อมกันได้ แทนที่จะต้องอ่านอีเมลยาวๆ

34 กิจกรรมสร้างทีมสำหรับทีมของคุณในปี 2023 ไม่ว่ากลุ่มของคุณจะมีขนาดเท่าใดหรือคุ้นเคยกันมากน้อยเพียงใดเรามีกิจกรรมสร้างทีมที่สมบูรณ์แบบเพื่อช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์ที่ดีขึ้น

การฝึกอบรม การจัดทำเอกสาร และการบริหารโครงการ มีความสำคัญอย่างยิ่ง

การทำงานร่วมกันแบบอะซิงโครนัสที่ประสบความสำเร็จจำเป็นต้องมีการสร้างระบบที่ออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานระยะไกลและลดเวลาหยุดทำงาน การฝึกอบรมที่เหมาะสมและความคาดหวังที่ชัดเจน—ไม่ใช่การควบคุมงานอย่างละเอียด—เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับความสำเร็จและประสิทธิภาพในการทำงานแบบอะซิงโครนัส

การปรับแต่งเครื่องมือการจัดการโครงการและการสื่อสารสามารถช่วยลดเวลาที่ใช้ในการจัดทำเอกสารหรือการประชุมทาง Zoom ที่ต้องตามให้ทัน และเพิ่มความรวดเร็วและความกระชับของการทำงานระยะไกล การกำหนดกฎเกณฑ์เกี่ยวกับอีเมลหรือการส่งข้อความทันทีการบันทึกการประชุมที่สำคัญ และการสร้างช่องทางโครงการที่ชัดเจนล้วนช่วยปรับปรุงการสื่อสารและทำให้มั่นใจว่าพนักงานพร้อมที่จะประสบความสำเร็จ

การทำงานแบบอะซิงโครนัสต้องการการคิดใหม่เกี่ยวกับความล่าช้าในการสื่อสารและการจัดตาราง

การทำงานจากที่บ้านทำให้การกำหนดขอบเขตเป็นเรื่องยากเป็นพิเศษ (และมีความสำคัญมากกว่าที่เคย) และการขาดขอบเขตนี้อาจเป็นข้อเสียใหญ่ของการทำงานแบบอะซิงโครนัส การปรับเวลาทำงานแบบ 9 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็นแบบดั้งเดิมให้เข้ากับสภาพแวดล้อมการทำงานแบบเสมือนจริงและอะซิงโครนัส จำเป็นต้องมีการตั้งความคาดหวังร่วมกับเพื่อนร่วมงาน

อย่างไรก็ตาม การติดตามตารางการทำงานที่ยืดหยุ่นและการจัดตารางการประชุมแบบเรียลไทม์อาจซับซ้อนได้

แพลตฟอร์มการส่งข้อความทันทีเช่นSlack หรือMicrosoft Teamsสามารถแก้ไขความสับสนที่ไม่ตรงกันเวลาได้โดยการปรับแต่งเวลาการตอบกลับและการแจ้งเตือนในขณะที่อนุญาตให้พนักงานตรวจสอบประวัติการสนทนาเพื่อติดตามการสนทนาที่พวกเขาอาจพลาดไปได้

ในขณะเดียวกันแอปปฏิทินในปัจจุบันอนุญาตให้ผู้ร่วมงานเห็นตารางเวลาของเพื่อนร่วมงานและคำนึงถึงความพร้อมใช้งานและรูปแบบการทำงานของพวกเขา สำหรับข้อความและการประชุมที่ไม่สามารถรอได้ ให้เลือกช่วงเวลาที่แชร์กับทีมที่เหลือซึ่งสงวนไว้สำหรับการประชุมทั้งหมดและการสนทนาที่สำคัญและเร่งด่วน

อะไรคือการร่วมมือแบบเรียลไทม์ และทำไมมันถึงมีความสำคัญ? ในโลกที่ห่างไกล, โลกาภิวัตน์, และไม่สอดคล้องกันมากขึ้น, จำเป็นต้องมีที่สำหรับการร่วมมือแบบเรียลไทม์. ClickUp อธิบายว่าการร่วมมือแบบเรียลไทม์คืออะไร, ทำไมมันถึงมีความสำคัญ, และวิธีส่งเสริมให้เกิดในทีมของคุณ.

งานประจำวันและโครงการระยะยาวต้องการการจัดลำดับความสำคัญ—พร้อมทั้งให้ความสำคัญกับการสื่อสารที่มากเกินไป

งานประจำวันและโครงการระยะยาวต้องการการจัดลำดับขั้นตอนการบรรลุเป้าหมายของทีมในขณะที่ทำงานแบบไม่พร้อมกันนั้นขึ้นอยู่กับความสามารถในการบริหารโครงการที่แข็งแกร่งและการสื่อสารที่ละเอียดถี่ถ้วน

การนัดประชุมเป็นประจำผ่าน Zoom, Teams หรือ Slackสามารถทดแทนการประชุมสั้น ๆ ในสำนักงานได้ทุกวัน พนักงานสามารถแจ้งสถานะงาน ความสำคัญ และอัปเดตโครงการต่าง ๆ ได้แบบไม่พร้อมกันผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์เหล่านี้ นอกจากนี้ยังสามารถจัดประชุมแยกต่างหากสำหรับการระดมความคิดสร้างสรรค์ได้อีกด้วย

การต้องการข้อมูลที่อัปเดตอย่างละเอียดอาจนำไปสู่การสื่อสารที่มากเกินไปได้ การปรับแต่งเครื่องมือ—ไม่ว่าจะเป็นแฮชแท็กพิเศษ, อีโมจิ, หรือสัญลักษณ์อื่น ๆ—ช่วยป้องกันการสื่อสารที่มากเกินไปหรือซ้ำซ้อนได้ เพราะพวกมันสามารถสื่อสารข้อมูลที่มีคุณค่าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

บรรลุผลสำเร็จมากขึ้นร่วมกันด้วยการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

แม้ว่าการปรับตัวให้เข้ากับวิธีการที่ไม่พร้อมกันอาจเป็นเรื่องท้าทาย แต่มันสามารถเป็นวิธีที่ดีในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ อย่างไรก็ตาม ยังต้องใช้เครื่องมือและเทคนิคที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณสามารถสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

โดยการใช้เครื่องมือการจัดการโครงการและการสื่อสารที่เหมาะสม ทีมงานสามารถเชื่อมต่อกันได้อย่างง่ายดายโดยไม่จำเป็นต้องอยู่ในสถานที่เดียวกัน รักษาความเป็นระเบียบและความเชื่อมโยงของทีมด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ระบบแชทและส่งข้อความเพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสาร และแอปบันทึกหน้าจอเพื่อช่วยอธิบายแนวคิดที่ซับซ้อน

โชคดีสำหรับทีมที่มีเครื่องมืออย่างClickUpซึ่งนำเสนอฟีเจอร์ทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้นและอีกมากมาย เพื่อมอบทุกสิ่งที่ทีมของคุณต้องการในการทำงานแบบอะซิงโครนัสให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น—ทั้งหมดในที่เดียวใช้มุมมองแชทในตัว อีเมล เอกสาร กระดานไวท์บอร์ด เครื่องบันทึกหน้าจอ และเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่สำคัญอื่นๆ เพื่อยกระดับการสื่อสารของทีมคุณ

ClickUp สามารถใช้งานได้บนทุกอุปกรณ์และผสานการทำงานกับเครื่องมือการทำงานอื่น ๆ กว่า 1,000 รายการ เพื่อเชื่อมต่อแอปที่คุณใช้บ่อยที่สุดเข้าด้วยกัน ช่วยให้ทีมของคุณอัปเดตข้อมูลได้แม้ขณะเดินทางและสร้างกระบวนการทำงานที่ราบรื่นซึ่งเหมาะกับทุกคน

ลองใช้ ClickUp ฟรีและเริ่มทำงานให้สำเร็จมากขึ้นร่วมกันได้จากทุกที่

ผู้เขียนรับเชิญ: เจน อัลลิสัน กันน์