วันนี้ ด้วยรูปแบบการทำงานที่หลากหลายระหว่างการทำงานจากระยะไกลทั้งหมด, แบบผสมผสาน, และการทำงานในสำนักงานอย่างเต็มที่ การรักษาการเชื่อมต่อและการให้ข้อมูลแก่ทีมตลอดเวลาอาจเป็นเรื่องยาก (เพิ่มเขตเวลาที่แตกต่างกันเพื่อทำให้สิ่งต่างๆ ยากขึ้นไปอีก) 👀
ดังนั้น เพื่อรักษาความสอดคล้องกับทีมของเรา เราจึงได้หันมาใช้การประชุมตามกำหนดการเพื่อทบทวนความคืบหน้า ตรวจสอบรายการที่ต้องดำเนินการ ให้ข้อเสนอแนะ และอื่นๆ อีกมากมาย แต่ประเด็นคือ เวลาเป็นสิ่งมีค่า
นี่เป็นความจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานในสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีจังหวะรวดเร็ว เพราะคุณจะต้องมั่นใจว่ากำลังใช้ประโยชน์สูงสุดจากการประชุมของคุณ
นี่คือเวลาที่การรู้วัตถุประสงค์ของการประชุมการมีวาระการประชุม และการกำหนดจังหวะการประชุมที่เหมาะสม สามารถสร้างประโยชน์อย่างมากให้กับทีมของคุณ
ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าจังหวะการประชุมที่ดีคืออะไร ควรจัดประชุมบ่อยแค่ไหน และเครื่องมือจัดการประชุมที่คุณสามารถใช้เพื่อลดจำนวนการประชุมให้น้อยที่สุดและทำให้ทีมของคุณได้รับการอัปเดตอยู่เสมอ
เราได้เพิ่มคำแนะนำและข้อเสนอแนะเล็กน้อยเพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจว่าอะไรเหมาะกับทีมของคุณมากที่สุด พร้อมกับเทมเพลตการประชุมเพื่อช่วยจัดโครงสร้างการโทรของคุณให้มีความเป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพมากที่สุด
อะไรคือจังหวะการประชุม?
จังหวะการประชุม หมายถึงจังหวะหรือความถี่ในการจัดประชุม กล่าวคือ การประชุมจะจัดขึ้นบ่อยเพียงใด
ตัวอย่างเช่น หากคุณและลูกน้องโดยตรงของคุณเช็คอินทุกเช้าวันศุกร์ นั่นคือจังหวะการประชุมรายสัปดาห์ หากคุณมีคำขอให้ประชุมทุกสองเดือน นั่นคือตารางการประชุมทุกสองเดือน
สิ่งนี้อาจเป็นเรื่องยากยิ่งขึ้นสำหรับทีมที่ทำงานระยะไกล ทุกบริษัทต่างเผชิญกับความท้าทายเกี่ยวกับความถี่ในการจัดประชุม ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่กระจายตัวมากขึ้น การประชุมผ่าน Zoom แบบเห็นหน้ากันได้เข้ามาแทนที่การพบปะกันแบบตัวต่อตัวในหลายกรณี และบางครั้งก็กลายเป็นช่องทางการติดต่อเพียงอย่างเดียวกับทีมของคุณ
และแม้ว่าเราทุกคนจะชอบแอบดูสัตว์เลี้ยงของใครบางคนในฉากหลังของการประชุมทางวิดีโอ แต่การประชุมเสมือนจริงเหล่านี้อาจขัดขวางความสุขและประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานได้ เนื่องจากอาจรบกวนสมาธิหากมีการประชุมมากเกินไปในหนึ่งวัน
ดังนั้น คุณจะจัดสมดุลตารางเวลาของคุณและหาจังหวะการประชุมที่เหมาะสมสำหรับทีมของคุณได้อย่างไร?
มาดูกัน
วิธีเลือกจังหวะการประชุมที่เหมาะสม
จังหวะการประชุมที่เหมาะสมจะแตกต่างกันไปในแต่ละบริษัทและความต้องการของแต่ละบริษัท ทีมบางทีมอาจต้องการความถี่ในการประชุมมากหรือน้อยกว่า ขึ้นอยู่กับบทบาท โครงการ และประเภทของการประชุม ตอนนี้ นี่คือจังหวะการประชุมและประเภทของการประชุมที่ควรพิจารณา พร้อมด้วยเทมเพลตที่จะช่วยให้คุณรักษาประสิทธิภาพการประชุมสำหรับผู้เข้าร่วมทุกคน
ประเภทของการประชุม
ขึ้นอยู่กับประเภทของการประชุม รูปแบบการประชุมที่พบบ่อยที่สุดคือ:
1. การประชุมประจำวัน
การประชุมประจำวันใช้สำหรับการอัปเดตที่สำคัญ, การประกาศทีมที่เร่งด่วน, การแบ่งปันรายงาน, และการตรวจสอบอย่างรวดเร็ว. โดยทั่วไปจะใช้เวลาไม่เกิน 15-30 นาที.
- การประชุมสแตนด์อัพประจำวัน เป็นการประชุมที่ไม่เป็นทางการซึ่งจัดขึ้นทุกวัน การประชุมเหล่านี้มีความจำเป็นและมีประโยชน์สำหรับทีมต่างๆ เช่น ทีมวิศวกรรมและทีมพัฒนา เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน แบ่งปันสิ่งที่ค้นพบ และช่วยระบุอุปสรรค การประชุม Scrum ที่จัดขึ้นทุกวันเป็นรูปแบบหนึ่งของการประชุมสแตนด์อัพประจำวัน
- การประชุมเช็คอินทีม เป็นการประชุมทีมรายวันที่สามารถจัดได้ทั้งแบบออนไลน์และแบบพบหน้ากัน ช่วยให้สมาชิกทุกคนในทีมทราบถึงสิ่งที่เพื่อนร่วมงานกำลังทำอยู่ ความท้าทายที่พวกเขากำลังเผชิญ และว่าพวกเขาอาจสามารถช่วยเหลือได้หรือไม่
แม้ว่าการประชุมประจำวันอาจดูเหมือนเป็นวิธีที่ดีในการติดตามความคืบหน้าและการเปลี่ยนแปลงในแต่ละวัน แต่หากไม่มีการจัดการอย่างเหมาะสม การประชุมเหล่านี้อาจกลายเป็นสิ่งที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์และรบกวนการทำงานได้
ดังนั้น เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากการประชุมประจำวันของคุณและเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมมีประสิทธิผล ควรเตรียมตัวมาประชุมโดยมีวาระการประชุมและเอกสารแบบฟอร์มที่ทีมของคุณสามารถอ้างอิงได้ง่ายตลอดเวลาและกรอกข้อมูลก่อนการประชุม
แม่แบบจังหวะการประชุมประจำวัน
ใช้เทมเพลตการประชุมสแตนด์อัพประจำวันแบบปรับแต่งได้ โดย ClickUpนี้เพื่อให้คุณและทีมของคุณมีระบบที่เป็นระเบียบ มีโครงสร้าง และสามารถทำซ้ำได้สำหรับการบันทึกและดูการอัปเดตประจำวัน
เทมเพลตนี้มีให้ใช้ในClickUp Whiteboardsและสามารถปรับแต่งได้ตามต้องการเพื่อรองรับกระบวนการทำงานเฉพาะของคุณ นอกจากนี้ยังบันทึกข้อมูลที่คุณป้อนและแสดงผลแบบเรียลไทม์ และเนื่องจากสร้างขึ้นภายใน ClickUp ทีมงานของคุณสามารถแทรกลิงก์ไปยังงานต่างๆ และเชื่อมโยงเอกสารนี้เข้ากับงานของพวกเขาได้
2. กำหนดการประชุมประจำสัปดาห์
มีการประชุมหลายประเภทที่สามารถกำหนดตารางได้เป็นประจำทุกสัปดาห์ การประชุมประจำสัปดาห์โดยทั่วไปหมายถึงผู้เข้าร่วมประชุมจะพบกันในเวลาเดียวกันของวันที่กำหนดในแต่ละสัปดาห์
- การประชุมแบบตัวต่อตัว มอบเวลาให้ผู้จัดการและผู้นำได้พบปะกับผู้ใต้บังคับบัญชาหรือเพื่อนร่วมงานแบบตัวต่อตัว เป็นการจัดสรรเวลาที่เฉพาะเจาะจงเพื่อเชื่อมต่อและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน และทำให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับการสนับสนุนที่จำเป็นเพื่อให้ประสบความสำเร็จในบทบาทของตน
- การประชุมทีมแผนก สามารถจัดขึ้นทุกสัปดาห์เพื่อทบทวนประเด็นสำคัญในสัปดาห์ที่ผ่านมาและตกลงแนวทางดำเนินงานสำหรับสัปดาห์ถัดไป
- การอัปเดตโครงการรายสัปดาห์ มักจะจัดขึ้นสำหรับโครงการระยะยาวที่มีหลายขั้นตอนและเป้าหมายสำคัญ ในการประชุมเหล่านี้ ทีมโครงการหรือผู้จัดการโครงการจะแบ่งปันความคืบหน้าของโครงการ เน้นย้ำสิ่งที่ต้องพึ่งพา และปรับความสอดคล้องของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับขั้นตอนถัดไป
แบบแผนการประชุมประจำสัปดาห์
ทำให้การประชุมรายสัปดาห์ของคุณมีประสิทธิภาพและมาตรฐานด้วยการประชุมแบบตัวต่อตัวรายสัปดาห์โดยใช้เทมเพลตการประชุมแบบตัวต่อตัวโดย ClickUp
เทมเพลตนี้สามารถนำไปใช้กับClickUp Docs ได้ โดยคุณสามารถบันทึกข้อมูลสำคัญ เช่น ลำดับความสำคัญ รายการที่ต้องดำเนินการ และอื่น ๆ ได้ในที่เดียว คุณสามารถเพิ่มหน้าใหม่ภายในเอกสารเดียวกันเพื่อเก็บบันทึกการประชุมประจำสัปดาห์ของคุณไว้ในที่เดียวได้คุณยังสามารถเลือกแชร์เอกสารนี้กับผู้อื่นหรือเก็บเอกสารนี้เป็นส่วนตัวเพื่อให้เป็นพื้นที่ปลอดภัยสำหรับพนักงานของคุณได้
3. กำหนดการประชุมรายเดือน
การประชุมประจำเดือน เป็นประชุมที่มีความสำคัญซึ่งช่วยให้ผู้นำและสมาชิกทีมมีความเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับเป้าหมายและโครงการต่างๆ โดยทั่วไปจะใช้เวลาไม่เกินหนึ่งชั่วโมง และจัดขึ้นในเวลาและวันเดียวกันทุกเดือน เช่น วันอังคารแรกของเดือน วันที่ 7 ของทุกเดือน เป็นต้น
ในระหว่างการประชุมเหล่านี้ คุณสามารถรับข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับเป้าหมายรายเดือน ทบทวนความคืบหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณกำลังดำเนินการตามเป้าหมายรายไตรมาสได้อย่างถูกต้อง และระบุอุปสรรคและปัญหาที่ขัดขวางเพื่อเตรียมทีมของคุณให้ประสบความสำเร็จในเดือนที่จะมาถึง
- การประชุมทุกพนักงานของบริษัท เป็นการประชุมรายเดือนที่สำคัญซึ่งทีมผู้นำจะแบ่งปันข้อมูลอัปเดตและประกาศที่สำคัญ การประชุมเหล่านี้สามารถจัดได้ทั้งแบบออนไลน์หรือพบปะกันโดยตรง และอาจใช้เวลาตั้งแต่หนึ่งถึงสามชั่วโมง
- การประชุมคณะกรรมการ เป็นการหารือเพื่ออัปเดตข้อมูลให้สมาชิกทุกคนทราบถึงความคืบหน้า อาจมีการจัดตั้งคณะกรรมการหลายประเภทโดยพนักงานของบริษัท เช่น คณะกรรมการความปลอดภัยในที่ทำงาน คณะกรรมการกิจกรรมเพื่อความบันเทิงในที่ทำงาน และอื่น ๆ
- การประชุมผู้นำ รวบรวมผู้นำและผู้จัดการจากแผนกต่าง ๆ ของบริษัททุกเดือนเพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาสำคัญของบริษัทและแบ่งปันการอัปเดตจากแผนกต่าง ๆ
แม่แบบจังหวะการประชุมรายเดือน
ให้ทีมและผู้ที่เกี่ยวข้องทุกคนได้รับภาพรวมของโครงการในรูปแบบที่เข้าใจง่ายและชัดเจนผ่านแบบรายงานสถานะโครงการโดย ClickUp
เทมเพลตนี้มีให้ใช้ใน ClickUp Whiteboards ซึ่งทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกัน เพิ่มข้อมูลอัปเดต ทำการเปลี่ยนแปลง และอื่นๆ ได้พร้อมกันหรือแบบไม่พร้อมกัน ใช้เทมเพลตนี้เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนทราบความคืบหน้าในการพัฒนา ป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้น และรับประกันว่าโครงการจะเสร็จสิ้นภายในกรอบเวลาที่กำหนด
วางแผนการประชุมทั่วทั้งบริษัทครั้งต่อไปของคุณได้อย่างง่ายดายและมอบหมายงานด้วยเทมเพลตการประชุม All-Hands โดย ClickUp
เทมเพลตนี้ประกอบด้วยข้อกำหนดที่ตั้งไว้ล่วงหน้า, ฟิลด์ที่กำหนดเอง, และมุมมองหลายแบบเพื่อให้คุณมีภาพรวมที่มีโครงสร้างและละเอียดของงานของคุณ และทำให้แน่ใจว่าคุณครอบคลุมทุกประกาศที่สำคัญ ใช้เทมเพลตตามที่เป็นอยู่ หรือปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการของคุณ นอกจากนี้ยังมาพร้อมกับคู่มือเริ่มต้นเพื่อช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากเทมเพลตนี้ได้มากที่สุด
4. การประชุมประจำไตรมาส
การประชุมรายไตรมาส เป็นโอกาสที่ดีในการแบ่งปันความคืบหน้าของโครงการ พูดคุยเกี่ยวกับผลลัพธ์จากไตรมาสที่ผ่านมา ฉลองความสำเร็จ และเตรียมความพร้อมสำหรับไตรมาสถัดไปกับทีมหรือทั้งองค์กร หากดำเนินการอย่างเหมาะสมการประชุมรายไตรมาสเหล่านี้จะช่วยยกระดับขวัญและกำลังใจของทีม ปรับปรุงความสอดคล้องระหว่างฝ่ายงานต่างๆ และทำให้ทุกคนเดินหน้าไปสู่เป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การประชุมรายไตรมาสมีประโยชน์มากมาย แต่บางประการที่พบได้บ่อยที่สุดคือการประชุมวางแผน, การประชุมคณะกรรมการ, เป็นต้น
- การประชุมคณะกรรมการ มักจะจัดขึ้นทุกไตรมาส โดยคำนึงถึงความยากลำบากในการจัดสรรเวลาของกรรมการทุกคนทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน ในระหว่างการประชุม ผู้เข้าร่วมจะหารือเกี่ยวกับกลยุทธ์การเติบโต แผนการในอนาคต การลงทุนใหม่ และอื่น ๆ การประชุมอาจใช้เวลาสองสามชั่วโมงหรือทั้งวันทำงาน
- การทบทวนธุรกิจ ที่ดำเนินการทุกไตรมาสเป็นการประชุมอัปเดตในระดับสูงที่ผู้เข้าร่วมจะหารือเกี่ยวกับการบรรลุเป้าหมาย แผนสำหรับไตรมาสถัดไป อุปสรรค และกลยุทธ์ระยะยาว ขึ้นอยู่กับลักษณะของบริษัท การทบทวนธุรกิจรายไตรมาสเหล่านี้จะจัดขึ้นระหว่างผู้นำและหัวหน้าทีม หรือระหว่างลูกค้าและคุณ
แบบฟอร์มการประชุมรายไตรมาส
แบบฟอร์ม QBR ที่ครอบคลุมโดย ClickUpช่วยคุณ:
- รวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ เพื่อสร้างข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปใช้ได้
- ติดตามผลการดำเนินงานเทียบกับ KPI ในแดชบอร์ดที่เป็นระเบียบ
- แบ่งปันผลลัพธ์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีมเพื่อการตัดสินใจอย่างรวดเร็ว
5. กำหนดการประชุมประจำปี
การประชุมประจำปีเป็นกิจกรรมที่สำคัญซึ่งจัดขึ้นเพียงครั้งเดียวต่อปี และต้องการการวางแผนอย่างรอบคอบ การประชุมอาจใช้เวลาตั้งแต่หนึ่งวันไปจนถึงหลายวัน ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์
ตัวอย่าง
- การประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน เป็นการประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปีของบุคคล โดยผลลัพธ์จะถูกนำมาเปรียบเทียบกับเป้าหมายและตัวชี้วัดที่กำหนดไว้
- การประชุมสัมมนาของบริษัท เป็นการรวมตัวกันอย่างเป็นกันเองที่จัดขึ้นปีละครั้งโดยฝ่ายบริหาร เพื่อให้พนักงานทุกคนได้ผ่อนคลาย ฉลองความสำเร็จ และเสริมสร้างความสัมพันธ์ในทีมให้แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น
- การประชุมผู้ถือหุ้นประจำปี เป็นโอกาสที่จัดขึ้นปีละครั้ง ซึ่งบริษัทจะรายงานความสำเร็จและผลการดำเนินงานทางการเงินประจำปี บางครั้งอาจใช้เป็นเวทีในการค้นหาโอกาสใหม่ๆ
แม่แบบจังหวะการประชุมประจำปี
นำเสนอสิ่งที่เกิดขึ้นในบริษัทของคุณในรูปแบบที่เป็นมืออาชีพและดึงดูดสายตาด้วยเทมเพลตรายงานธุรกิจจาก ClickUp! ออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณสร้างรายงานที่มีประสิทธิภาพและครอบคลุมเกี่ยวกับผลการดำเนินงานหรือความก้าวหน้าของธุรกิจของคุณ
ด้วยเทมเพลตนี้คุณสามารถ:
- รวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ เช่น งบการเงิน แบบสำรวจลูกค้า และข้อเสนอแนะจากพนักงาน
- วิเคราะห์แนวโน้มของประสิทธิภาพตลอดเวลา
- นำเสนอผลการค้นพบของคุณในรูปแบบที่ครอบคลุมแต่เข้าใจง่าย
การตัดสินใจเลือกระหว่างการประชุมแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัส
นอกเหนือจากการตัดสินใจเลือกประเภทของการประชุมแล้ว คุณยังต้องพิจารณาด้วยว่าการประชุมใดสามารถจัดแบบไม่พร้อมกันหรือแบบเสมือนได้ และการประชุมใดจำเป็นต้องจัดแบบพร้อมกันหรือในสถานที่จริง
ไม่ว่าคุณจะเลือกในรูปแบบใด เป้าหมายของคุณคือการให้ทีมของคุณได้รับการอัปเดตและอยู่ในเส้นทางที่จะบรรลุเป้าหมายของพวกเขา และให้อิสระเพียงพอสำหรับทุกคนในการทำงานอย่างอิสระโดยไม่ต้องเพิ่มการประชุมมากเกินไปในตารางการทำงานของพวกเขา
การประชุมแบบอะซิงโครนัสกับแบบซิงโครนัส
เมื่อคุณได้กำหนดแล้วว่าคุณมีจังหวะประจำสัปดาห์สำหรับหนึ่งโครงการ และอีกจังหวะประจำสัปดาห์สำหรับการประชุมเช็คอินของพนักงานทั้งหมด นั่นไม่ได้หมายความว่าสิ่งเหล่านี้ ต้อง มีรูปแบบเดียวกัน
ขั้นตอนแรกในการกำหนดรูปแบบของการประชุมของคุณคือการตัดสินใจว่าการประชุมนั้นเป็นการ แสวงหาข้อมูลหรือให้ข้อมูล สิ่งนี้มีความสำคัญมากเมื่อคุณกำลังพิจารณาว่าจะเริ่มต้นการประชุมอย่างไรให้เหมาะสมที่สุด
การประชุมเพื่อแสวงหาข้อมูล สามารถจัดอยู่ในประเภทใดประเภทหนึ่งต่อไปนี้:
- การประชุมเริ่มต้นสำหรับ โครงการใหม่
- การประชุมทีมโครงการเพื่อหารือเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไป
- การประชุมผู้บริหารเพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของทีมต่าง ๆ
- การประชุมตัวต่อตัวกับผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรงเพื่อติดตามเป้าหมายและงานที่ได้รับมอบหมาย
การประชุมประเภทนี้โดยทั่วไปแล้วจะดีมากหากได้พบกันตัวต่อตัวหรืออัปเดตอย่างรวดเร็วผ่านวิดีโอคอนเฟอเรนซ์หรือ SyncUp ใน ClickUp Chat
นี่คือตัวอย่างบางส่วนของการประชุมที่ให้ ข้อมูล:
- การประชุมสแตนด์อัพประจำวัน
- การอัปเดตโครงการ
- รายงานประจำปีของบริษัท
การประชุมประเภทนี้มักเหมาะสำหรับการสื่อสารแบบไม่พร้อมกัน คุณสามารถสื่อสารข้อมูลอัปเดตผ่านแอปส่งข้อความทางธุรกิจหรือภายในเครื่องมือจัดการโครงการที่มีฟีเจอร์การส่งข้อความได้
การจัดตั้งจังหวะการประชุมทีมที่เหมาะสมสำหรับบริษัทของคุณ พร้อมรูปแบบการประชุมที่เหมาะสม จะช่วยลดการประชุมที่ไม่มีคุณค่า และทำให้ทุกคนสามารถมุ่งเน้นไปที่การมีประสิทธิภาพ และรู้สึกตื่นเต้นที่ได้มาทำงาน
คุณรู้หรือไม่: ทีมสามารถลดจำนวนการประชุมได้โดยการกำหนดเวลาและแชร์การประชุมสแตนด์อัพอัตโนมัติผ่าน ClickUp Brain
วิธีวางแผนจังหวะการประชุม
กุญแจสำคัญของการประชุมที่มีประสิทธิภาพคือการตรวจสอบให้แน่ใจก่อนว่ามันจำเป็นจริง ๆ นี่คือคำถามบางข้อที่คุณควรถามตัวเองหรือทีมของคุณก่อนการนัดประชุม
1. เป้าหมายของการประชุมครั้งนี้คืออะไร?
เป้าหมายของการประชุมครั้งนี้คือการนำเสนอข้อมูลใหม่ให้กับผู้มีบทบาทสำคัญ หรือเป็นเพียงการให้ทุกคนอัปเดตข้อมูลกับทีมเท่านั้น?
นี่เป็นคำถามแรกที่ดีเสมอที่จะถามตัวเองเมื่อต้องตั้งจังหวะใหม่
นี่คือคำถามและตัวอย่างความถี่ของการประชุมที่อาจกำหนดความถี่ในการจัดประชุม:
โครงการใหม่
- วัตถุประสงค์ของการประชุม: การริเริ่มการตลาดใหม่
- การประชุมทีม: การตรวจสอบสถานะรายสัปดาห์เพื่อรายงานความคืบหน้าและกำหนดขั้นตอนต่อไป
ยืนขึ้น
- วัตถุประสงค์ของการประชุม: การอัปเดตข้อมูลเป็นประจำกับผู้จัดการและ/หรือหัวหน้าทีม
- ความถี่ในการประชุม: ประชุมแบบยืนทุกวันเพื่อดูว่าทุกคนกำลังทำงานอะไรอยู่
การอัปเดตโครงการ
- วัตถุประสงค์ของการประชุม: อัปเดตสถานะโครงการ
- ความถี่ในการประชุมโครงการ: เช็คอินรายวันหรือเช็คอินรายสัปดาห์ ขึ้นอยู่กับความสำคัญสูง
2. การประชุมนี้สามารถจัดขึ้นแบบไม่พร้อมกันได้หรือไม่?
หากเป็นการเช็คอินหรืออัปเดตอย่างรวดเร็ว ให้คิดถึงข้อมูลที่คุณต้องการและเวลาที่ต้องใช้ ให้คิดถึงการติดต่อสื่อสารเพื่อกำหนดเวลา การเตรียมการที่ต้องทำก่อนการประชุม และตัวการประชุมเอง—ทั้งหมดนี้รวมกันเป็นเวลา
ในทีมที่อยู่ห่างไกลหรือกระจายตัว คุณสามารถใช้เครื่องมือสื่อสารอื่น ๆเพื่อสนับสนุนการสื่อสารแบบไม่พร้อมกัน
การประชุมบางประเภทโดยธรรมชาติ เช่น โครงการใหญ่และการตัดสินใจทางธุรกิจที่สำคัญ จำเป็นต้องให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลากหลายฝ่ายแสดงความคิดเห็นแบบเรียลไทม์ ซึ่งมักจะง่ายกว่าเมื่อทำแบบพบหน้ากันหรือผ่านการประชุมทางวิดีโออย่าง Zoom
แต่สำหรับการประชุมที่มีแรงจูงใจหลักมาจากการอัปเดตข้อมูล การจัดสรรเวลาสำหรับการพบปะพูดคุยแบบตัวต่อตัวนั้นไม่จำเป็น ในความเป็นจริง การประชุมเหล่านี้เหมาะสมที่สุดที่จะทำแบบไม่พร้อมกัน และในกรณีนั้น สามารถทำได้บ่อยขึ้น
3. นี่เป็นงานที่มีความสำคัญสูงหรือเร่งด่วนหรือไม่?
โครงการบางโครงการจะได้รับความสำคัญมากกว่าโครงการอื่น ๆ ที่มีกำหนดเวลาที่กระชั้นชิด. เฉพาะผู้นำทีมเท่านั้นที่จะทราบถึงโครงการเหล่านี้และสามารถกำหนดจังหวะการทำงานของทีมโครงการได้.
หากงานมีความเร่งด่วน ให้พิจารณาวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารกับทีมของคุณ ไม่ว่าจะเป็นผ่านการประชุม Zoom, การบันทึกวิดีโอ, ข้อความแชทภายในงาน, หรือการระบุลำดับความสำคัญภายในงาน
4. ประชุมประเภทนี้มักจะเกินเวลาที่กำหนดไว้เป็นประจำหรือไม่
การประชุมที่ถูกตัดจบบ่อยครั้งอาจเป็นเหตุผลที่ควรจัดให้มีการประชุมบ่อยขึ้นแทนที่จะยืดเวลาให้ยาวขึ้น แต่ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับแต่ละทีม สำหรับบางทีม การนั่งประชุมนานกว่าหนึ่งชั่วโมงอาจไม่ได้ผลผลิตเท่าที่ควร ในกรณีนี้ การประชุมที่สั้นลงแต่จัดเป็นประจำอาจช่วยให้ครอบคลุมประเด็นได้มากขึ้นและทำให้การสนทนายังคงมีจุดมุ่งหมายชัดเจน การใช้ ClickUpเป็นซอฟต์แวร์บันทึกการประชุมสามารถช่วยให้คุณดำเนินการตามวาระการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
5. เราหมดเรื่องที่จะพูดคุยในการประชุมประเภทนี้หรือไม่?
ในทางกลับกัน หากคุณมีการโทรเช็คอินรายวันที่มีเรื่องจะพูดไม่มากนัก ลองพิจารณาการรวมการเช็คอินเหล่านั้นเป็นรายสัปดาห์ และย้ายการอัปเดตประจำวันไปเป็นการสื่อสารแบบไม่พร้อมกันแทนการประชุมทางโทรศัพท์หรือการพบปะกันแบบตัวต่อตัว
6. ใครจะเข้าร่วม?
การประชุมที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนมากอาจกลายเป็นไม่มีประสิทธิภาพและไม่มีผลลัพธ์ที่ชัดเจน หากคุณต้องแบ่งปันข้อมูลอัปเดตกับกลุ่มคนจำนวนมาก ตัวอย่างเช่น อาจมีประสิทธิภาพมากกว่าหากคุณส่งข้อมูลอัปเดตผ่านทางอีเมลหรือแพลตฟอร์มเช่น ClickUp
หรือคุณสามารถวางแผนการประชุมหลายครั้งกับกลุ่มคนขนาดเล็กแทนการรวมตัวครั้งใหญ่เพียงครั้งเดียว
การตัดสินใจเกี่ยวกับความถี่ของการประชุม: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
นี่คือคำแนะนำที่เป็นประโยชน์ซึ่งสามารถช่วยคุณตัดสินใจเกี่ยวกับความถี่ของการประชุมที่ดีที่สุดสำหรับคุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ
จำกัดการเชิญเข้าร่วมประชุม
ให้การประชุมของคุณดำเนินไปตามแผนและตรงเวลาโดยการเชิญเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการหารือหรือกระบวนการนั้น ๆ เท่านั้น ซึ่งจะช่วยให้ขนาดของการประชุมอยู่ในระดับที่สามารถจัดการได้ และป้องกันไม่ให้ปัญหาถูกเบี่ยงเบนออกไป
หากจำเป็นต้องให้ผู้อื่นรับทราบข้อมูล ให้ใช้บันทึกการประชุมและประเด็นสำคัญที่ได้จากการประชุมเพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนสามารถติดตามความคืบหน้าได้แม้ไม่ได้เข้าร่วมด้วยตนเอง
ให้คำนึงถึงเป้าหมายและขนาดของทีมไว้
ขนาดของทีมคุณและผลลัพธ์ที่คาดหวังจากการประชุมทีมโครงการของคุณสามารถช่วยคุณตัดสินใจเกี่ยวกับจังหวะที่เหมาะสมได้ ตัวอย่างเช่น การเปิดตัวแผนการประเมินผลการปฏิบัติงานใหม่ทั่วทั้งบริษัทอาจจำเป็นต้องมีการประชุมทีมทุกสองสัปดาห์ระหว่างผู้นำทีมในช่วงการเปิดตัว แต่การประชุมประจำวันระหว่างผู้จัดการโครงการและทีมโครงการขนาดเล็กอาจมีความจำเป็นเช่นกัน
ทำให้การเข้าร่วมเป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้เข้าร่วมทุกคน
กำหนดเวลาการประชุมของคุณโดยคำนึงถึงสถานที่และเขตเวลาของผู้เข้าร่วมทุกคน ควรเป็นวันและเวลาที่สะดวกสำหรับทุกคน หากคุณกำลังวางแผนการประชุมแบบไฮบริดหรือเสมือนจริง ให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทุกคนมีโอกาสได้แสดงความคิดเห็นของตนเอง โดยใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น แชท กระดานไวท์บอร์ด และกฎเกณฑ์การมีส่วนร่วมที่ชัดเจน
รับฟังความคิดเห็น
รักษาความยืดหยุ่นไว้ในขณะที่กำหนดจังหวะการประชุมของคุณ หากมีข้อเสนอแนะที่สำคัญเกี่ยวกับระยะเวลา กำหนดการ หรือแง่มุมอื่นๆ ให้พร้อมที่จะเปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆ เพื่อตอบสนองความต้องการของผู้เข้าร่วม ยอมรับข้อเสนอแนะเกี่ยวกับจังหวะการประชุมจากผู้เข้าร่วมหากเป็นไปได้ในทางปฏิบัติ
วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมของทีมคุณ
หากคุณจำเป็นต้องจัดตารางการประชุมแบบพบหน้าหรือทางไกล อย่ากังวลใจ ClickUp สามารถช่วยให้คุณเตรียมพร้อม รักษาประสิทธิภาพการประชุม และใช้เวลาให้คุ้มค่าที่สุดกับทีมของคุณ
ทำอย่างไร? เพียงทำตามขั้นตอนด้านล่างนี้:
วิธีวางแผนการประชุมที่มีประสิทธิภาพด้วย ClickUp
- วาระการประชุม: สร้างวาระการประชุมที่มีโครงสร้างชัดเจนด้วยตนเอง หรือ ใช้แม่แบบการประชุมที่สร้างไว้ล่วงหน้าโดย ClickUp และปรับแต่งให้เหมาะสมกับความต้องการของคุณ
- สร้างมุมมองตามที่คุณต้องการ: มาถึงการประชุมของคุณพร้อมและพร้อมที่จะนำเสนอ สร้างไทม์ไลน์ของโครงการใน มุมมองไทม์ไลน์หรือแผนภูมิแกนต์ แผนกลยุทธ์ในไวท์บอร์ดหรือเอกสาร สร้างแดชบอร์ดที่กำหนดเองเพื่อรวบรวมข้อมูลสำคัญทั้งหมดของคุณและรับรายงานในมุมมองเดียว และอื่นๆ
- งานที่ทำซ้ำและวันที่ครบกำหนด: ตั้งค่างานใน ClickUp โดยเฉพาะสำหรับการประชุม หรือตั้งค่าให้เป็นงานที่ทำซ้ำเพื่อเตือนคุณและผู้เข้าร่วมประชุมเมื่อถึงเวลาประชุมครั้งถัดไป คุณยังสามารถดูงานและตารางเวลาของคุณในมุมมองปฏิทินได้อีกด้วย
- ระบุและเชิญผู้เข้าร่วม:เพิ่มผู้รับมอบหมายหนึ่งหรือหลายคนในภารกิจเพื่อแจ้งเตือนว่าใครเกี่ยวข้องในการประชุม
- แชร์งานของคุณ, วาระการประชุม, และภาพอื่น ๆ: แนบวาระการประชุม, มุมมองการทำงาน, และอื่น ๆ ไปยังงานภายในความคิดเห็นหรือคำอธิบายงาน และแชร์กับทีมของคุณ, บุคคลเฉพาะ, หรือกลุ่มบุคคล
- เชื่อมต่อ ClickUp กับ Zoom:ผสาน Zoom เข้ากับ ClickUpเพื่อเข้าถึงแอป Zoom ภายใน ClickUp ได้ทุกเมื่อ และใช้ตัวเลือกแชร์หน้าจอใน Zoom เพื่อนำเสนอโน้ตการประชุม วาระการประชุม ไทม์ไลน์ รายงานในแดชบอร์ดใน ClickUp และอื่น ๆ
- ใช้ ClickUp Chat เพื่อรับการอัปเดตแบบเรียลไทม์: ลดการประชุมประจำวันให้น้อยที่สุดโดยใช้การส่งข้อความทันทีและ SyncUps ใน ClickUp เพื่อแบ่งปันข้อมูลและการอัปเดต
- ให้การสนทนาเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและจดบันทึก: เข้าร่วมการสนทนา จดบันทึกการประชุม และระบุรายการที่ต้องดำเนินการใน ClickUp Docs, Whiteboards, Notepad หรือภายในงาน
ให้ทีมของคุณเชื่อมต่อกันได้ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหนในโลก ด้วยเครื่องมือการจัดการโครงการที่มีคุณสมบัติการร่วมมือในทีม เช่นClickUp
ClickUp เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการ การสื่อสาร และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบครบวงจรที่ออกแบบมาเพื่อทีมโดยเฉพาะ มันเป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่ให้คุณ, ทีมของคุณ, และทั้งองค์กรสามารถ วางแผนลำดับความสำคัญ, ทำให้ขั้นตอนการทำงานง่ายขึ้น และ ติดตามความคืบหน้า และกำหนดเวลา ทั้งหมดในที่เดียว
สำหรับการทำงานร่วมกันในทีม มีฟีเจอร์มากมายหลายร้อยรายการ รวมถึงฟีเจอร์ เอกสาร และ ไวท์บอร์ด แบบร่วมมือ ซึ่งทีมสามารถระดมความคิด บันทึกกลยุทธ์ และอื่น ๆ ได้
ปรับปรุงการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพด้วยแชทในตัวเพื่อให้ทีมของคุณมีพื้นที่เฉพาะสำหรับการสนทนาและทำการโทรด้วยเสียงและวิดีโอเกี่ยวกับโครงการ คำถาม และการอัปเดตต่างๆ
และเข้าถึงอีเมลของคุณได้อย่างง่ายดาย พร้อมทั้งเก็บการสนทนาทั้งหมดไว้ในที่เดียวด้วยฟีเจอร์อีเมลใน ClickUp ซึ่งช่วยให้คุณส่งและรับอีเมลได้โดยไม่ต้องออกจาก ClickUp 🔥
นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์แสดงความคิดเห็นที่ช่วยให้ทีมของคุณสามารถแสดงความคิดเห็นภายในงาน เอกสาร และไฟล์แนบสำหรับการตรวจทาน และมอบหมายให้กับบุคคลเฉพาะ ทำให้ง่ายกว่าที่เคยในการทำงานร่วมกัน ทำงานแบบไม่พร้อมกัน และให้ข้อเสนอแนะ—โดยไม่ต้องนัดประชุมประจำสัปดาห์ ☝️
หากคุณเป็นผู้เรียนที่ชอบการเรียนรู้ผ่านภาพหรือมีสมาชิกในทีมที่เป็นเช่นนั้น คุณสามารถใช้ คลิปโปรแกรมบันทึกหน้าจอในแอปของ ClickUp ได้เพื่อบันทึกวิดีโอคุณภาพสูงและส่งให้ทีมของคุณพร้อมคำอธิบายได้ นี่เป็นประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการอธิบายหัวข้อที่ซับซ้อนโดยต้องการแสดงขั้นตอนอย่างละเอียด หรือนำเสนอการอัปเดตพร้อมภาพประกอบ
ใช้คุณสมบัตินี้เพื่อลดความจำเป็นในการเข้าร่วมการประชุมอื่นหรือสร้างอีเมลยาวๆ ซึ่งทุกคนในทีมของคุณจะ (และจะ) ชื่นชม 👌
นี่เป็นเพียงวิธีหนึ่งในการใช้ ClickUp เพื่อปรับปรุงการประชุมของคุณเท่านั้น เรียนรู้ฟีเจอร์ทั้งหมดใน ClickUpเพื่อดูว่าคุณสามารถใช้แพลตฟอร์มนี้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการสนับสนุนทุกความต้องการทางธุรกิจ โครงการ และการสื่อสารของคุณได้อย่างไร
ปรับปรุงจังหวะการประชุมของคุณด้วย ClickUp
กุญแจสำคัญของการประชุมและการทำงานที่มีประสิทธิภาพคือการค้นหาจังหวะการประชุมที่เหมาะสมสำหรับคุณและทีมของคุณ จากนั้นใช้ ClickUp เพื่อจัดการโครงการของคุณ เพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารในทีม และติดตามเป้าหมายและความคืบหน้า
เนื่องจากแพลตฟอร์มนี้สามารถปรับแต่งได้อย่างเต็มที่และมีฟีเจอร์มากมายหลายร้อยรายการสำหรับการจัดการโครงการและการทำงานร่วมกันในทีม คุณสามารถกำหนดค่า ClickUp ได้ตามที่คุณต้องการเพื่อสนับสนุนกระบวนการทำงานของคุณและเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารข้ามสายงานได้อย่างแน่นอน
ใช้ ClickUpเป็นซอฟต์แวร์จัดการประชุมและฟีเจอร์การทำงานร่วมกันเพื่อสื่อสารข้อมูลอัปเดต ข้อเสนอแนะ คำถาม และอื่นๆ เพื่อลดการประชุมที่ไม่จำเป็นออกจากตารางงานที่ยุ่งของคุณ และให้ทีมของคุณมีช่องทางการสื่อสารที่เปิดกว้าง ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ในเขตเวลาใดหรือทำงานที่ไหนและเมื่อไหร่ก็ตาม 🌎
นอกจากนี้ยังผสานการทำงานกับเครื่องมือการทำงานมากกว่า 1,000 รายการ รวมถึงแอปประชุมทางวิดีโอSlack และอื่นๆ เพื่อช่วยให้คุณปรับปรุงการสื่อสารของทีมให้มีประสิทธิภาพและรวบรวมงานทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว
เริ่มต้นใช้งานฟรี รับสิทธิ์เข้าถึง ClickUp ได้เลยวันนี้!
