วิธีสร้างรายการสิ่งที่ต้องดำเนินการ (แม่แบบรายการสิ่งที่ต้องดำเนินการ)

ในโลกธุรกิจ คุณอาจถูกถาโถมด้วยศัพท์เฉพาะที่ไม่มีที่สิ้นสุด—"มาเริ่มดำเนินการกันเถอะ แล้วเจาะลึกการใช้ศักยภาพของทีมเพื่อสร้างพลังร่วมในการผสานงานแต่ละสาย และเสริมความแข็งแกร่งให้กับจุดแข็งหลัก ก่อนจะย้อนกลับมาพูดคุยสรุปกันอีกครั้ง"—ซึ่งทั้งหมดนี้ทำให้ชีวิตดูสับสนเกินไป

เพื่อลดความซับซ้อนของคำศัพท์ ลองพิจารณาสิ่งที่ต้องดำเนินการดู สิ่งเหล่านี้อาจไม่ได้ฟังดูน่าประทับใจหรือปฏิวัติวงการนัก แต่กลับมีประสิทธิภาพมากกว่าการเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำแบบเดิม ๆ ไม่ว่าจะในออฟฟิศหรือในครัวก็ตาม

กุญแจสำคัญของรายการที่ต้องดำเนินการคือพวกมันบ่งชี้ถึงสิ่งที่ต้องทำ วิธีการเฉพาะในการกำหนดงานในแง่ของการกระทำที่ต้องการ แทนที่จะเป็นผลลัพธ์ที่ต้องการ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมากและนำคุณเข้าใกล้เป้าหมายระยะยาวของคุณมากขึ้น

รายการที่ต้องดำเนินการคืออะไร?

แม้ว่า "action item" อาจดูเหมือนเป็นชื่อเล่นในองค์กรสำหรับงาน แต่ทั้งสองอย่างนี้ แตกต่างกัน งานมักปรากฏในรายการสิ่งที่ต้องทำในรูปแบบของหัวข้อย่อยสั้นๆ และเรียบง่าย โดยปกติแล้วจะไม่มีข้อมูลสำคัญใดๆ นอกจาก สิ่งที่ต้องทำ

ในทางกลับกัน รายการที่ต้องดำเนินการเป็นงานที่ครอบคลุมมากขึ้น แต่ยังคงกระชับ พร้อมคำอธิบาย ที่สรุปงานในแง่ของ ใคร, อะไร, อย่างไร และ เมื่อใด ดังนั้น ผู้ที่ได้รับสามารถเข้าใจได้โดยทันที

ในขณะเดียวกัน ที่ทำงาน การนำเสนอภารกิจในลักษณะเช่นนี้อาจช่วยให้สามารถตัดสินใจได้ชัดเจนขึ้นว่าพนักงานคนใดจะเหมาะสมที่สุดในการทำภารกิจนี้ให้สำเร็จลุล่วง นี่คือส่วนหนึ่งของแผนการดำเนินการของคุณ

สิ่งนี้ช่วยให้ผู้จัดการสามารถมอบหมายงานได้ง่ายขึ้น โดยไม่ต้องชะลอและอธิบายสิ่งต่างๆ ซ้ำสองครั้ง รายการที่ต้องดำเนินการสามารถสื่อความหมายได้ด้วยตัวเอง

5 ข้อแนะนำในการดำเนินการพร้อมตัวอย่าง

นี่คือห้าคำแนะนำหลักของเราสำหรับการสร้างกิจกรรมที่ยอดเยี่ยมซึ่งช่วยให้คุณรักษาความสนใจ, ทำภารกิจให้สำเร็จ, และบรรลุเป้าหมาย:

1. ทำให้รายการการกระทำของคุณเป็นรูปธรรม ไม่ใช่เป็นนามธรรม

ตามที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ งานมักจะถูกเขียนออกมาเป็นผลลัพธ์ที่จับต้องไม่ได้และนามธรรม เช่น "สร้าง pitch deck" ในขณะที่รายการที่ต้องดำเนินการจะต้องสามารถประเมินได้และเป็นกิจกรรมที่ชัดเจน เช่น "ร่วมมือกับฝ่ายการตลาดในการนำเสนอ pitch ความยาว 20 นาที พร้อมเอกสารประกอบสำหรับวันจันทร์" สำหรับรายการที่ต้องดำเนินการที่ยอดเยี่ยม คุณจำเป็นต้องออกจากความคิดที่ลอยๆ และลงมือปฏิบัติอย่างจริงจัง

2.แยกย่อยรายการดำเนินการให้อยู่ในหนึ่งบรรทัด แต่ต้องรวมคำอธิบายด้วย

หากใช้เวลานานในการอ่านเท่ากับเวลาที่ใช้ในการทำ แสดงว่าคุณกำลังทำสิ่งต่างๆ ผิดวิธี แม้ว่างานที่ต้องดำเนินการที่ยาวอาจดูให้ข้อมูลมากกว่า แต่บ่อยครั้งกลับสร้างความสับสนและไม่มีประสิทธิภาพ งานเหล่านั้นไม่จำเป็นต้องตลกเหมือนมุกสั้นๆ ในคลับตลก แต่ก็ควรสั้นกระชับเช่นกัน! อย่างไรก็ตาม อย่าลืมเพิ่มข้อมูลเสริมหากจำเป็นต่อความเข้าใจของผู้รับมอบหมาย หากคุณกำลังเขียนเพื่อตัวเอง คุณอาจลืมรายละเอียดได้ ดังนั้นคุณสามารถเพิ่มคำอธิบายสั้น ๆ ได้เพื่อความปลอดภัย

3. ทำงานด้วยรูปแบบที่สม่ำเสมอ

ในลักษณะเดียวกับที่นักประวัติศาสตร์ศิลปะสามารถแยกแยะผลงานของเรมบรันด์ออกจากคาราวัจโจได้ รายการดำเนินการของคุณก็อาจสร้างชื่อเสียงให้กับตัวเองได้หากมีรูปแบบที่สม่ำเสมอและมีประสิทธิภาพ ความสม่ำเสมอจะนำไปสู่ความเข้าใจที่ดีขึ้น พร้อมข้อดีเพิ่มเติมคือคุณจะเตรียมรายการดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการฝึกใช้รูปแบบเดิมซ้ำๆ

4. จัดหมวดหมู่รายการที่ต้องดำเนินการตามบริบท การกระทำ และทรัพยากร

การจัดระเบียบและจัดหมวดหมู่เมื่อสามารถทำได้เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของประสิทธิภาพ ในการจัดการกับรายการที่ต้องดำเนินการ คุณควรจัดเรียงตามบริบท (โครงการ, ประเภทของงาน, ธุรกิจ) การดำเนินการเอง (สร้างสรรค์, สื่อสาร, บริหาร) และทรัพยากรที่จำเป็น (บุคลากร, วัสดุ, เวลา, การจ้างภายนอก) แม้จะเป็นเพียงวิธีในการจัดระเบียบ คุณก็จะเห็นประโยชน์อย่างมากจากการจัดเรียงรายการที่ต้องดำเนินการในลักษณะนี้

5. ส่งต่อขณะทำงานร่วมกัน

หากมีรายการที่ต้องดำเนินการที่ยังค้างอยู่ซึ่งขึ้นอยู่กับความร่วมมือของบุคคลหลายคน คุณควรชี้แจงข้อเท็จจริงนี้ให้ชัดเจนเป็นพิเศษ โดยให้แน่ใจว่าทุกคนทราบถึงบทบาทของตนในภารกิจนี้ ในกรณีที่มีการส่งต่อและถ่ายทอดรายการดำเนินการไปยังผู้อื่น ทุกคนควรสามารถรับและดำเนินการต่อได้ เมื่อคุณดำเนินการตามรายการของคุณเสร็จสิ้นแล้ว จะต้องมีการสร้างรายการใหม่ขึ้นมาแทนที่ ซึ่งเป็นการอัปเดตให้ทุกคนทราบ สำหรับการทำงานร่วมกัน สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือการทบทวนข้อมูลที่จำเป็นต้องถ่ายทอดอีกครั้ง และพิจารณาว่ายังจำเป็นต้องมีการทำงานร่วมกันแบบเดิมอยู่หรือไม่

โบนัส:แม่แบบแผ่นข้อมูล!

อะไรคือสิ่งที่ทำให้เป็นรายการดำเนินการที่ดี?

ก่อนอื่น ให้พิจารณาภารกิจ: "ค้นหาผู้ค้าส่งสำหรับสินค้าใหม่ " ข้อจำกัดคืออะไร? อันที่จริงนี่เป็นเพียงผลลัพธ์สุดท้าย ซึ่งแน่นอนว่ามีความเกี่ยวข้องแต่ไม่ได้ทำอะไรมากนักในตัวเอง

ไม่มีข้อมูลบ่งชี้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบงานนี้ ควรดำเนินการอย่างไร หรือต้องเสร็จสิ้นเมื่อใด ซึ่งจริง ๆ แล้วไม่มีประโยชน์เลย

รายการที่ต้องดำเนินการควรระบุ:

ดังนั้น โดยใช้รูปแบบนี้ รายการดำเนินการอาจอ่านได้ว่า: "ฝ่ายปฏิบัติการโทรหาผู้ค้าส่งที่มีศักยภาพ (ดูไดเรกทอรี) เพื่อตกลงข้อตกลงสำหรับชุดเครื่องครัวใหม่ – กำหนดส่งวันที่ 10 มีนาคม"

ข้อดีมีมากมาย

มีผู้รับผิดชอบงานที่ชัดเจน มีโครงร่างที่ชัดเจนของสิ่งที่ต้องทำ และมีกำหนดส่งงาน

ยังมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องซึ่งอาจช่วยให้กระบวนการเร็วขึ้นด้วย

อย่าใส่รายละเอียดมากเกินไป เพราะอาจส่งผลเสียได้ รายการที่ต้องดำเนินการไม่ใช่คู่มือสำหรับมนุษย์ต่างดาว: "โทรหาผู้ค้าส่งโดยหยิบอุปกรณ์สื่อสารด้วยมือข้างที่ถนัดและกดหมายเลข 11 หลักที่ถูกต้อง"

หากคุณต้องการเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติม โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลนั้นมีคุณค่า และเกี่ยวข้อง

เช่นเดียวกับที่คุณมีวัตถุประสงค์หลายอย่างเพื่อเป้าหมายใหญ่หนึ่งเดียว คุณสามารถมีรายการดำเนินการหลายรายการต่อวัตถุประสงค์หนึ่งได้ เพื่อสรุป

คุณเขียนรายการที่ต้องดำเนินการอย่างไร?

ตามที่เราทราบกันดีอยู่แล้ว รายการดำเนินการถูกใช้เพื่อกำหนดการกระทำที่จำเป็นสำหรับการเสร็จสิ้นงานหรือภารกิจ "เห็นอย่างไร ทำอย่างนั้น" พูดง่ายๆ คือ เพื่อสร้างรายการดำเนินการ ให้ถามตัวเองว่าต้องทำอะไรและ อย่างไร ที่คุณสามารถทำได้

ลองอธิบายการกระทำในหนึ่งหรือสองประโยค

หากรายการที่ต้องดำเนินการของคุณดูเหมือนมีขั้นตอนมากเกินไป ให้แยกออกเป็นงานย่อยที่เล็กกว่า

กุญแจสำคัญคือการจดบันทึกสิ่งที่ต้องทำทันทีที่คุณคิดขึ้นมา หากมันชัดเจน กระชับ สามารถสื่อสารได้ และถูกเรียบเรียงในลักษณะที่ช่วยให้คุณทำงานนั้นให้เสร็จสิ้นได้ในขั้นตอนที่ไม่มากนัก คุณก็สามารถเรียกสิ่งนั้นว่า "สิ่งที่ต้องทำ" และเริ่มลงมือได้เลย!

ตัวอย่างที่ดีสามารถนำไปปฏิบัติได้ทันทีหลังจากที่ถูกกำหนดไว้ หากคุณพบว่าไม่เป็นเช่นนั้น คุณอาจได้กำหนดการกระทำไว้ซับซ้อนเกินไป หรือไม่ชัดเจนเพียงพอ

ตัวอย่างรายการที่ต้องดำเนินการ

แม้ว่าคุณจะกำลังเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับตัวเอง ก็ยังเป็นการฝึกที่ดีที่จะใส่ทุกส่วนเข้าไปด้วย คุณ (หวังว่า!) จะเข้าใจว่าคุณกำลังพูดถึงอะไร

คุณอาจสามารถละเว้นรายละเอียดบางอย่างได้ อย่างไรก็ตาม หากบริษัทใช้รายการที่ต้องดำเนินการสำหรับรายงานประจำวันของพนักงานหรือการประเมินผลการปฏิบัติงาน การรวมข้อมูลนี้ไว้จะช่วยให้การเก็บบันทึกงานของคุณมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

สรุป

การทำตามคำแนะนำเหล่านี้สำหรับรายการที่ต้องทำและรายการที่ต้องดำเนินการของคุณไม่ใช้เวลาเลย แต่สามารถเปลี่ยนแปลงวิธีการเขียนและทำรายการที่ต้องดำเนินการของคุณได้อย่างสิ้นเชิง

ด้วย ClickUp คุณมีเครื่องมือและคุณสมบัติที่เหมาะสมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับรายการที่ต้องทำและรายการที่ต้องดำเนินการของคุณสมัครใช้ ClickUp วันนี้!