หนึ่งในแง่มุมที่สำคัญที่สุดของการบริหารโครงการคือการมอบหมายงาน แม้ว่าคุณจะเป็นซูเปอร์สตาร์ แต่ความจริงก็คือคุณไม่สามารถทำงานหนักทั้งหมดได้ด้วยตัวเอง คุณต้องการสมาชิกในทีมมารับผิดชอบงานต่างๆเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งสำคัญอื่นๆ ได้
นอกจากนี้ การมอบหมายงานยังช่วยให้เพื่อนร่วมงานของคุณมีส่วนร่วมและได้ใช้จุดแข็งของตนเอง
ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้นำทีมเล็กหรือดูแลหลายโครงการ การมอบหมายงานให้สมาชิกในทีมคนอื่นช่วยทำให้คุณบรรลุเป้าหมายและทำให้กระบวนการราบรื่นขึ้น แต่การหาวิธีมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพนั้นบางครั้งพูดง่ายกว่าทำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณเพิ่งเริ่มต้นในการบริหารจัดการ
ที่นี่ เราจะเจาะลึกเรื่องการมอบหมายงาน แนะนำแนวทางการมอบหมายงาน และเน้นย้ำถึงประโยชน์มากมายของการมอบหมายงานให้สมาชิกในทีม จากนั้น เราจะนำเสนอเคล็ดลับในการมอบหมายงานเพื่อให้คุณเป็นผู้จัดการที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น 🤩
การมอบหมายงานคืออะไร?
การมอบหมายงานคือกระบวนการถ่ายโอนงานเฉพาะให้กับสมาชิกในทีมของคุณ การทำเช่นนี้เพื่อให้หัวหน้าทีมและผู้จัดการสามารถมุ่งเน้นความพยายามไปที่งานอื่น ๆ ได้ ในขณะที่สมาชิกทีมคนอื่น ๆ จะรับผิดชอบงานที่คุณไม่มีเวลาทำ
การมอบหมายงานยังเข้ามามีบทบาทเมื่อภารกิจหรือกิจกรรมใดเหมาะสมกับทักษะของสมาชิกในทีมมากกว่า
การมอบหมายงานเป็นส่วนสำคัญของการบริหารทีม แต่ก็เป็นเรื่องที่น่ากลัวเช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้จัดการใหม่
เหตุใดผู้จัดการจึงประสบปัญหาในการมอบหมายงาน
- การปล่อยวางเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณเป็นผู้จัดการที่ชอบควบคุมและเป็นผู้มีส่วนร่วมในทุกงาน
- การหาภารกิจที่เหมาะสมเพื่อมอบหมายให้ผู้อื่นเป็นเรื่องที่ท้าทาย
- การจัดการงานและการจัดระเบียบอาจวุ่นวายได้บางครั้ง ทำให้ยากที่จะมอบหมายงานแม้ว่าคุณต้องการก็ตาม
- คุณอาจไม่แน่ใจว่าจะมอบหมายงานเฉพาะนี้ให้กับใคร
- คุณไม่ต้องการให้ทีมของคุณทำงานหนักเกินไป
การมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพยังต้องอาศัยทักษะความเป็นผู้นำและทักษะการมอบหมายงานที่แข็งแกร่งอีกด้วย เพื่อให้ทำได้ดี คุณจำเป็นต้องสื่อสารอย่างชัดเจน มีความเป็นระเบียบ และให้การสนับสนุน นอกจากนี้ คุณยังต้องสามารถระบุได้ว่าเมื่อใดควรทำงานด้วยตนเองและเมื่อใดควรมอบหมายงานให้ผู้อื่น 🛠️
เมื่อใดควรมอบหมายงาน
การรู้ว่างานใดควรมอบหมายให้ผู้อื่นไม่ใช่ศาสตร์ที่แน่นอน แต่เป็นศิลปะมากกว่า ไม่มีสถานการณ์เฉพาะที่งานทุกชิ้นต้องถูกมอบหมาย การตัดสินใจขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจ ขอบเขตความสามารถของทีม และผลลัพธ์ที่ต้องการ
อย่างไรก็ตาม มีแนวทางบางประการที่คุณสามารถใช้ในการตัดสินใจว่างานใดควรมอบหมายให้ผู้อื่นในกระบวนการมอบหมายงานของคุณ เริ่มต้นด้วยการถามคำถามต่อไปนี้กับตัวเองเพื่อพิจารณาว่าคุณควรมอบหมายงานนั้นหรือไม่:
- งานนี้ใช้เวลานานมากหรือไม่? หากคุณมีงานมากมายที่ต้องทำซึ่งใช้เวลาและความสนใจของคุณไปมากจนอาจนำไปใช้ในที่อื่นได้ดีกว่า อาจถึงเวลาที่คุณควรมอบหมายความรับผิดชอบนี้ให้กับผู้อื่นที่มีเวลาเพียงพอที่จะรับงานนี้แทน
- งานนี้เป็นงานที่ทำซ้ำหรือไม่? งานที่ต้องทำซ้ำบ่อย ๆ มักจะถูกมอบหมายให้สมาชิกในทีมคนอื่นทำแทน นี่เป็นวิธีง่าย ๆ ในการมอบหมายงานโดยไม่ต้องเสียเวลาในการฝึกอบรมและส่งมอบงานใหม่ตลอดเวลา
- มีใครในทีมที่มีความพร้อมมากกว่าในการจัดการงานนี้หรือไม่? หากคุณไม่มีทักษะที่จำเป็นในการทำกิจกรรมนี้ให้เสร็จ หรือมีสมาชิกในทีมที่มีความรู้ลึกซึ้งเกี่ยวกับหัวข้อนี้มากกว่า คุณควรพิจารณาถ่ายโอนงานนี้ให้พวกเขา
- งานนี้ช่วยให้สมาชิกในทีมเติบโตและพัฒนาทักษะได้หรือไม่? ผู้นำที่ดีต้องการให้ทีมของตนเติบโตและเรียนรู้ไปพร้อมกับบริษัท การระบุงานที่มอบหมายซึ่งสามารถต่อยอดจากทักษะที่มีอยู่และให้ความรู้ใหม่ ๆ จะช่วยให้บรรลุเป้าหมายนี้
- ฉันมีความสามารถเพียงพอที่จะฝึกอบรมพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ ตรวจสอบผลงานของพวกเขา และให้การสนับสนุนระหว่างกระบวนการมอบหมายงานหรือไม่? การมอบหมายงานไม่ใช่แค่การส่งงานให้คนอื่นแล้วไม่ยุ่งเกี่ยวอีก คุณจำเป็นต้องมีบทบาทอย่างแข็งขันในการให้การสนับสนุน คำแนะนำ และการตรวจสอบผลลัพธ์ที่ต้องการ อย่าลืมว่าคุณมีเวลาเพียงพอสำหรับเรื่องนี้
การตัดสินใจว่าจะมอบหมายงานอย่างไรและงานใดที่เหมาะสมเป็นกระบวนการ นอกเหนือจากการถามคำถามเหล่านี้กับตัวเองแล้ว ให้พิจารณาด้วยว่าคุณจะมอบหมายงานให้กับใคร พิจารณาว่าพวกเขามีงานในรายการที่ต้องทำมากน้อยเพียงใด พวกเขาจะรู้สึกอย่างไรกับการทำงานเหล่านี้ และคุณคิดว่าพวกเขามีแนวโน้มที่จะประสบความสำเร็จหรือไม่ 💪
10 เคล็ดลับในการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ
ตอนนี้คุณทราบแล้วว่างานใดควรมอบหมายและเมื่อใด ถึงเวลาที่จะคิดถึงวิธีการนำไปปฏิบัติ ไม่ว่าคุณจะมอบหมายงานเป็นครั้งแรกหรือกำลังมองหาวิธีพัฒนาทักษะของคุณ นี่คือ 10 เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์สำหรับการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ 🌻
1. ตัดสินใจว่าจะมอบหมายงานอะไร
ก่อนอื่น คุณต้องหาว่าคุณต้องการมอบหมายงานอะไร ในฐานะผู้ประกอบการ คุณอาจมอบหมายงานเพียงไม่กี่อย่างให้กับผู้ช่วยหรือฟรีแลนซ์ คุณอาจต้องการมอบหมายงานหลายสิบอย่างให้กับแผนกต่างๆ ในฐานะผู้จัดการโครงการหรือหัวหน้าทีม
ไม่ว่าคุณจะเลือกมอบหมายงานในรูปแบบใด สิ่งสำคัญคือต้องคิดให้ชัดเจนว่าคุณต้องการให้สมาชิกในทีมคนอื่นรับผิดชอบอะไร
โดยทั่วไป งานประเภทต่อไปนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการมอบหมาย:
- งานที่ทำซ้ำ
- งานที่สอดคล้องกับความเชี่ยวชาญหรือความสนใจของสมาชิกในทีม
- งานที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายของบุคคล
- งานที่ไม่ต้องการทักษะเฉพาะตัวหรือความใส่ใจจากคุณ
2. สร้างกรอบการทำงานสำหรับการสื่อสารที่ชัดเจน
ในฐานะผู้นำทีม คุณทราบดีว่าการสื่อสารมีความสำคัญเพียงใด การมอบหมายงานก็ไม่แตกต่างกัน คุณจำเป็นต้องวางกรอบการทำงานและกำหนดความคาดหวังในการสื่อสารให้ชัดเจน
นี่หมายความว่า:
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้สื่อสารสิ่งที่ต้องทำและเหตุผลที่ต้องทำแล้ว
- การชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบ
- แจ้งให้สมาชิกในทีมทราบถึงวิธีการและช่องทางในการติดต่อคุณหากจำเป็น
- การระบุความถี่ของการประชุมอัปเดตและการทบทวน
- การจัดหาเครื่องมือเพื่อสนับสนุนการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน
3. รู้จุดแข็งของทีมคุณ
เมื่อคุณมอบหมายงาน คุณต้องการให้แน่ใจว่าบุคคลที่คุณมอบหมายงานให้ได้รับสิ่งที่พวกเขาต้องการเพื่อประสบความสำเร็จ นั่นหมายถึงการรู้ทักษะของพวกเขาและมอบโอกาสให้พวกเขาได้เรียนรู้ทักษะใหม่ที่เกี่ยวข้อง
วิธีที่ดีที่สุดในการบรรลุเป้าหมายนี้คือการจัดการประชุมแบบตัวต่อตัวอย่างสม่ำเสมอ ถามพนักงานเกี่ยวกับเป้าหมายในอาชีพของพวกเขา สิ่งที่พวกเขาสนุกกับการทำงาน และหากพวกเขาต้องการลองทำอะไรนอกเหนือจากขอบเขตงานปกติ
พิจารณาจุดแข็งของพวกเขาเพื่อให้คุณสามารถพัฒนาทีมที่มีประสิทธิภาพสูงให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานที่เป็นเอกลักษณ์ของคุณ การทำงานจากมุมมองเดียวทำให้ง่ายขึ้นมากในการมองเห็นจุดแข็งและจุดอ่อนที่แสดงออกมาทั่วทั้งทีมของคุณ
พวกเขามีทักษะการจัดการที่สามารถนำมาใช้เพื่อบริหารจัดการคนในทีมอีกหนึ่งหรือสองคนได้หรือไม่? พวกเขามีทักษะทางเทคนิคที่สามารถช่วยเหลือทีมพัฒนาของคุณได้หรือไม่?
นี่คือเหตุผลว่าทำไมเทมเพลตการจับคู่ทักษะของ ClickUpจึงมีประโยชน์มากสำหรับการบันทึกข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับทีมของคุณ สมาชิกภายนอก หรือฟรีแลนซ์ และทรัพยากรอื่น ๆ ที่อาจเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานในอุดมคติของคุณ ไม่ว่าพวกเขาจะมีจุดแข็งอย่างไร อย่าลืมพิจารณาควบคู่กับความสนใจของพนักงานเมื่อมอบหมายงาน 🏋️
โบนัส:แม่แบบเมทริกซ์ทักษะ!
4. สร้างลำดับความสำคัญ
ผู้นำที่มีประสิทธิภาพรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญของงานและเข้าใจถึงความสำคัญของการแยกแยะว่างานใดจำเป็นต้องทำก่อนเพื่อหลีกเลี่ยงการล่าช้าของโครงการ สำหรับการมอบหมายงาน การสื่อสารอย่างชัดเจนว่างานใดต้องได้รับการจัดการก่อนเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง
ด้วยวิธีนี้ สมาชิกทีมจะรู้ว่าควรเริ่มต้นจากตรงไหนและมีแผนที่นำทางสำหรับขั้นตอนถัดไป
5. ให้บริบทและข้อมูลพื้นฐาน
งานของคุณจะประสบความสำเร็จมากขึ้นเมื่อคุณเข้าใจบทบาทของมันในการบรรลุเป้าหมายของบริษัท. สิ่งเดียวกันนี้ใช้ได้กับสมาชิกทีมที่คุณมอบหมายงานให้.
ช่วยให้พวกเขาเข้าใจว่างานหรือโครงการที่พวกเขากำลังทำอยู่นั้นสอดคล้องกับภาพรวมและผลลัพธ์ที่คุณต้องการอย่างไร หากพวกเขาเข้าใจว่าตนเองมีส่วนช่วยทีมอย่างไรและรู้สึกว่าตนเองเป็นส่วนสำคัญของภาพรวม พวกเขาก็จะมีแนวโน้มที่จะต้องการประสบความสำเร็จมากขึ้น
บริบทยังช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณเข้าใจวัตถุประสงค์ของงานอย่างเต็มที่ แม้ว่าคุณอาจเชี่ยวชาญในงานเหล่านี้ แต่สำหรับเพื่อนร่วมงานของคุณแล้วอาจเป็นเรื่องใหม่ เสนอที่จะแนะนำพวกเขาทีละขั้นตอนหรือสร้างวิดีโอแสดงวิธีการทำงานของคุณ
💡เคล็ดลับมืออาชีพ: บันทึกวิดีโอแชร์หน้าจออย่างรวดเร็วพร้อมข้อมูลและไอเดียของคุณโดยใช้ClickUp Clips
ด้วยวิธีนี้ คุณจะรู้สึกมั่นใจในการมอบหมายงานและมั่นใจได้ว่าสมาชิกในทีมของคุณมีข้อมูลที่จำเป็นในการทำงานให้สำเร็จลุล่วง
หากคุณต้องการสร้างทีมที่มีประสิทธิภาพสูง คุณจำเป็นต้องมีโครงสร้างที่ช่วยให้พวกเขาสามารถจัดการกับงานได้ ทั้งคุณและทีมของคุณจะทราบอย่างชัดเจนว่าอะไรคือสิ่งที่คาดหวัง การมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้ทุกคนทราบถึงงานที่ต้องทำ
6. ให้การสนับสนุนเมื่อจำเป็น
ในฐานะผู้จัดการโครงการหรือผู้นำทีม คุณควรสนับสนุนทีมของคุณตลอดทั้งโครงการ ไม่ใช่แค่ในช่วงเริ่มต้นเมื่อคุณกำลังให้บริบทเท่านั้น ซึ่งอาจหมายถึงการเสนอการฝึกอบรมหากมีทักษะที่พวกเขาจำเป็นต้องพัฒนาเพื่อความสำเร็จ
นอกจากนี้ยังหมายถึงการให้การสนับสนุนในด้านทรัพยากร เช่นซอฟต์แวร์จัดการงานการสนับสนุนทางการเงิน หรือการเชื่อมโยงพวกเขาไปยังผู้เชี่ยวชาญที่สามารถสนับสนุนการทำงานของพวกเขาได้
💡เคล็ดลับมืออาชีพ: สร้างช่องทางสำหรับงานหรือโครงการในClickUp Chatเพื่อให้ทีมของคุณสามารถถามคำถาม แก้ไขข้อสงสัย และแชร์การอัปเดตกับคุณได้
7. ให้ความสำคัญกับผลลัพธ์มากกว่ากระบวนการ
เพียงเพราะสมาชิกในทีมทำงานแตกต่างจากวิธีที่คุณทำ ไม่ได้หมายความว่าพวกเขาทำงานไม่ดี
มุ่งเน้นที่ผลลัพธ์มากกว่าวิธีการที่พวกเขาไปถึงจุดนั้น เราเรียนรู้และทำงานแตกต่างกัน ดังนั้นให้เปิดใจเมื่อตรวจสอบงานที่ได้รับมอบหมายแต่ละงาน
ผลงานที่ดีและผลลัพธ์คือสิ่งที่ควรให้ความสำคัญ 🏆
8. ให้ความสำคัญกับความเป็นอิสระแต่ต้องตรวจสอบเป็นระยะ
การไว้วางใจให้คนที่คุณทำงานด้วยทำหน้าที่ของพวกเขาและตรงเวลาเป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยม แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณควรปล่อยให้ทุกอย่างเป็นไปโดยไม่มีส่วนร่วมเลย ให้พื้นที่และเวลาแก่สมาชิกในทีมของคุณในการทำงานให้เสร็จ แต่กำหนดเวลาในการติดตามงานอย่างสม่ำเสมอ
พูดคุยถึงความถี่ที่คุณต้องการติดต่อกับสมาชิกในทีม ควรเป็นการสร้างสมดุลระหว่างการไม่เข้าไปควบคุมงานมากเกินไปกับการยังคงมีการทบทวนงานอย่างสม่ำเสมอ
ผู้จัดการหลายคนเลือกที่จะประชุมทุกสองสัปดาห์หรือทุกเดือน. ผู้จัดการที่ทำงานในโครงการที่มีระยะเวลาการดำเนินงานยาวนานขึ้นเลือกที่จะตรวจสอบความคืบหน้าทุกไตรมาส.
ในระหว่างการประชุมเหล่านี้ ให้การสนับสนุนหากพวกเขามีคำถามหรือข้อกังวล และเสนอแนะแนวทางเพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์
9. เฉลิมฉลองชัยชนะ
ในฐานะมนุษย์ เราชอบทำงานในสภาพแวดล้อมที่เป็นบวกและเห็นคุณค่าของงานที่เราทำได้รับการชื่นชมและยอมรับ เฉลิมฉลองความสำเร็จและชัยชนะเล็กๆ น้อยๆ ทุกครั้งที่มีโอกาส
สิ่งนี้ช่วยเสริมสร้างขวัญกำลังใจ สร้างบรรยากาศการทำงานที่สนุกสนาน และมอบแรงจูงใจในการทำงานให้ดี 🥳
10. ทบทวนงานและใช้ข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุงกระบวนการของคุณ
การมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพไม่ได้เป็นเพียงแค่การมอบหมายงานและติดตามให้เสร็จสิ้นเท่านั้น องค์ประกอบสำคัญของการมอบหมายงานคือการทบทวนกระบวนการเพื่อดูว่าอะไรที่ได้ผลและอะไรที่สามารถปรับปรุงได้ดียิ่งขึ้น ขอความคิดเห็นที่สร้างสรรค์จากสมาชิกในทีมของคุณเกี่ยวกับกระบวนการดังกล่าว
จำไว้ว่า ในท้ายที่สุด คุณเป็นผู้รับผิดชอบต่อความสำเร็จของโครงการ เมื่อโครงการเสร็จสิ้นแล้ว ให้วางแผนการทบทวนเพื่อหารือเกี่ยวกับสิ่งที่ทำได้ดีและสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้ คุณสามารถนำการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ไปปรับใช้ในกระบวนการจัดการการทำงานของคุณสำหรับโครงการต่อไป
💡เคล็ดลับมืออาชีพ: ส่งเสริมการใช้แม่แบบบทเรียนที่ได้เรียนรู้เพื่อจัดโครงสร้างกระบวนการนี้
ประโยชน์ของการมอบหมายหน้าที่ความรับผิดชอบในการทำงาน
ผู้จัดการโครงการที่ดีรู้ดีว่าการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพนั้นมีคุณค่าเพียงใด มันช่วยให้คุณมุ่งเน้นความพยายามไปที่สิ่งอื่นได้ และทักษะการมอบหมายงานยังช่วยสร้างทีมของคุณให้ทุกคนทำงานได้อย่างดีที่สุดและบรรลุผลลัพธ์ตามที่คุณต้องการ ✨
นี่คือประโยชน์หลักบางประการของการมอบหมายงาน:
- มันเป็นการเสริมสร้างพลัง: การมอบหมายงานช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถมีส่วนร่วมอย่างใกล้ชิด ด้วยการมีส่วนร่วมอย่างจริงจัง เรียนรู้ทักษะใหม่ๆ และมีบทบาทในโครงการสำคัญๆ สมาชิกในทีมจะรู้สึกเชื่อมโยงกับบริษัทมากขึ้น และรู้สึกว่าตนเองสร้างความแตกต่างได้ผ่านงานที่ทำ
- มันช่วยลดความเหนื่อยล้า: เมื่อคุณมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะกระจายภาระงานออกไป ด้วยวิธีนี้ สมาชิกแต่ละคนในทีมจะมีงานทำแต่จะไม่รู้สึกหนักเกินไปหรือหมดไฟ การมองเห็นภาพรวมของภาระงานของแต่ละคนในทีมจะนำไปสู่การให้ความสำคัญกับความเป็นอยู่ที่ดีของทีมมากขึ้น และสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่มีความสุข
- ส่งเสริมการพัฒนาวิชาชีพและนวัตกรรม: การให้ทีมของคุณทำงานในภารกิจต่าง ๆ ด้วยตนเอง จะมอบสิทธิ์ในการสร้างสรรค์ให้กับพวกเขา ทำให้สามารถคิดค้นวิธีแก้ปัญหาใหม่ ๆ และแนวทางใหม่ ๆ ได้
- สร้างความไว้วางใจและการสื่อสาร: การมอบหมายงานต้องการให้ผู้คนสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังสนับสนุนการเสริมสร้างอำนาจเนื่องจากผู้จัดการไว้วางใจให้สมาชิกในทีมรับผิดชอบงานโดยไม่ต้องควบคุมทุกขั้นตอน
- มันสามารถประหยัดเวลาและช่วยให้คุณบรรลุ เป้าหมายสำคัญ: ด้วยการแบ่งงานอย่างมีประสิทธิภาพ จะใช้เวลาในการทำโครงการให้เสร็จและบรรลุเป้าหมายของคุณน้อยลง
- มันทำให้การจัดทำงบประมาณมีประสิทธิภาพมากขึ้น: การแบ่งโครงการออกเป็นงานย่อย ๆ สำหรับสมาชิกแต่ละคนทำให้การจัดทำงบประมาณง่ายขึ้น เนื่องจากคุณมีแผนที่ชัดเจนของทรัพยากรและบุคคลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
ความท้าทายของการมอบหมายงาน
การมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพเป็นทักษะที่สำคัญสำหรับผู้จัดการทุกคน แต่ก็เป็นเรื่องที่ท้าทาย. นี่คืออุปสรรคที่ผู้จัดการอาจพบเจอในกระบวนการมอบหมายงาน:
- การขาดความไว้วางใจ: ผู้จัดการบางคนพบว่าเป็นเรื่องยากที่จะไว้วางใจผู้อื่นให้ทำงานให้เสร็จตามมาตรฐานของตน ซึ่งนำไปสู่ความลังเลในการมอบหมายความรับผิดชอบ
- ความกลัวการสูญเสียการควบคุม: การมอบหมายงานหมายถึงการปล่อยวางการควบคุมในระดับหนึ่งเกี่ยวกับวิธีการดำเนินงาน ซึ่งอาจทำให้ผู้จัดการที่ไม่คุ้นเคยกับการดูแลรายละเอียดทุกอย่างรู้สึกไม่สบายใจ
- การฝึกอบรมไม่เพียงพอ: สมาชิกในทีมอาจขาดทักษะหรือความรู้ที่จำเป็นในการรับผิดชอบงานบางประเภท ซึ่งจำเป็นต้องใช้เวลาและทรัพยากรในการฝึกอบรม
- ความยากลำบากในการมอบหมายงานที่เหมาะสมให้กับบุคคลที่เหมาะสม: การจับคู่ภารกิจกับสมาชิกทีมที่เหมาะสมตามทักษะ ความสนใจ และปริมาณงานของพวกเขาอาจมีความซับซ้อน
- การต่อต้านจากสมาชิกในทีม: ไม่ใช่พนักงานทุกคนที่กระตือรือร้นที่จะรับผิดชอบงานเพิ่มเติม โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขารู้สึกว่างานหนักเกินไปหรือหากงานนั้นอยู่นอกเหนือขอบเขตความเชี่ยวชาญของพวกเขา
- การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ: ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับความคาดหวังของงาน, กำหนดเวลา, หรือเป้าหมายสามารถนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ไม่ดีในกระบวนการมอบหมายงาน
- ข้อจำกัดด้านเวลา: การมอบหมายงานอย่างเหมาะสมต้องใช้เวลาในการฝึกอบรม การติดตามผล และการให้ข้อเสนอแนะ ซึ่งอาจเป็นเรื่องท้าทายในสภาพแวดล้อมที่มีการทำงานอย่างรวดเร็ว
วิธีการมอบหมายงาน: แหล่งข้อมูลและเครื่องมือที่เป็นประโยชน์
หากคุณต้องการเก่งขึ้นในการมอบหมายงาน ลองใช้เครื่องมือและแนวคิดเหล่านี้
เพื่อทราบวิธีการจัดลำดับความสำคัญของงาน
ทีมใช้เทมเพลต Priority Matrix ของ ClickUpเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจัดลำดับความสำคัญของงานในรายการสิ่งที่ต้องทำได้อย่างถูกต้อง
เริ่มต้นด้วยการทำรายการงานทั้งหมดที่ต้องทำให้เสร็จ ประเมินความสำคัญของงานแต่ละอย่างและระบุว่างานใดเร่งด่วน
นำสิ่งเหล่านี้ไปใส่ในเมทริกซ์ลำดับความสำคัญเพื่อจัดระเบียบสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญอย่างชัดเจนสมาชิกในทีมสามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับงานที่ต้องให้ความสำคัญก่อน และสามารถเห็นได้อย่างรวดเร็วว่ามีงานอะไรที่ต้องทำต่อไป
เพื่อกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ
ในการมอบหมายโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ ให้ข้อมูลเกี่ยวกับโครงสร้างองค์กรของโครงการ
เครื่องมือเช่นRACI matricesสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกแก่สมาชิกทีมเกี่ยวกับบทบาทในโครงการ,ผลลัพธ์ของโครงการ, และบุคคลที่ควรติดต่อหากมีปัญหาเกิดขึ้น. 📝
ใช้แม่แบบ Delegation of Authority Matrix ของ ClickUpเพื่อปรับปรุงกระบวนการตัดสินใจในทีมของคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เก้าช่องข้อมูลที่กำหนดเองช่วยให้คุณมอบอำนาจได้ ในขณะที่สามมุมมองช่วยให้คุณสร้างฐานข้อมูลข้อมูลเพื่อให้ทุกคนทราบว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบอะไร
เครื่องมือติดตามในตัวและคำเตือนเกี่ยวกับความเชื่อมโยงของโครงการจะแจ้งให้คุณทราบถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและความสำเร็จของเป้าหมายสำคัญ
เพื่อส่งเสริมการสื่อสารสองทางและการให้ข้อเสนอแนะ
ขณะมอบหมายงาน ให้ทีมของคุณมีเครื่องมือหรือวิธีการในการสื่อสารและแบ่งปันข้อเสนอแนะของพวกเขา สิ่งนี้จะช่วยระบุพื้นที่ที่คุณทั้งสองประสบความสำเร็จและค้นหาโอกาสในการปรับปรุง
วิธีหนึ่งในการทำอย่างเป็นระบบคือการใช้แบบฟอร์มข้อเสนอแนะใน ClickUpที่มีตรรกะเงื่อนไขเพื่อให้สามารถให้ข้อเสนอแนะที่มีความละเอียดอ่อนได้
เพื่อให้มั่นใจในความชัดเจนและความโปร่งใส
ผู้จัดการมักประสบปัญหาในการมอบหมายงานเพราะกลัวว่าจะสูญเสียการติดต่อกับสิ่งที่เกิดขึ้น คุณสามารถเอาชนะสิ่งนี้และเสริมสร้างศักยภาพให้กับทีมของคุณได้โดยการนำเครื่องมือการทำงานร่วมกันมาใช้ ซึ่งสนับสนุนความเป็นอิสระในขณะที่ยังคงมีการกำกับดูแลร่วมกัน
เครื่องมือจัดการงานแบบครบวงจรอย่าง ClickUp เหมาะอย่างยิ่งสำหรับงานนี้ เนื่องจากรวมการสื่อสาร การจัดการงาน และการรายงานไว้ในแอปเดียวสำหรับงาน
- การตั้งเป้าหมายร่วมกันด้วยClickUp Goals
- ระดมความคิดร่วมกันด้วยClickUp Whiteboards
- การบันทึกข้อมูลแบบเรียลไทม์ร่วมกันด้วยClickUp Docs
- แชทแบบเรียลไทม์ที่เกิดขึ้นในที่ทำงานจริง ทั้งในงานและเอกสาร
- มุมมองหลายงานที่สร้างการมองเห็นสถานะและความคืบหน้าของงานสำหรับทุกคน
ใช้พลังแห่งการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพด้วย ClickUp
การเชี่ยวชาญศิลปะแห่งการมอบหมายงานคือการรู้ว่าจะมอบหมายงานใดให้ใคร และทำอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ ด้วยเคล็ดลับและแหล่งข้อมูลเหล่านี้เกี่ยวกับการมอบหมายงาน คุณจะพร้อมก้าวสู่การนำการมอบหมายงานที่ประสบความสำเร็จไปใช้ในทุกระดับขององค์กรของคุณ
ลองใช้ ClickUp วันนี้เพื่อจัดการกระบวนการบริหารโครงการทั้งหมดของคุณ ตั้งแต่การจัดระเบียบและมอบหมายงานไปจนถึงการสร้างเมทริกซ์ความสำคัญและการใช้เครื่องมือติดตามเพื่อตรวจสอบความคืบหน้า คุณจะพบทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อเป็นผู้นำที่มีประสิทธิภาพ 👩🏽💼