การใช้พลังแห่งการร่วมมือ: 20 บทบาทสำคัญของโครงการและผลกระทบต่อความสำเร็จของโครงการ

เช่นเดียวกับที่ร่างกายของคุณต้องพึ่งพาอวัยวะต่างๆ เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โครงการก็เช่นกันที่ต้องพึ่งพาบทบาทต่างๆ เช่น ผู้จัดการโครงการ ผู้สนับสนุนโครงการ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ 🏁

บทบาทของโครงการที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนส่งเสริมความรับผิดชอบ. สมาชิกทีมแต่ละคนทราบถึงหน้าที่ความรับผิดชอบของตน ซึ่งช่วยให้พวกเขามีอำนาจในการรับผิดชอบงานของตน.

เมื่อบทบาทไม่ชัดเจน ความโกลาหลจะเกิดขึ้น สมาชิกในทีมหลายคนอาจพยายามทำภารกิจเดียวกันในเวลาเดียวกันโดยไม่ตั้งใจ และการให้ใครรับผิดชอบต่อผลงานของโครงการอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย

ไม่ว่าคุณจะกำลังสร้างทีมบริหารโครงการตั้งแต่เริ่มต้นหรือขยายทีมที่มีอยู่แล้ว เราจะสรุป 20 บทบาทสำคัญที่จำเป็นสำหรับการดำเนินโครงการให้ประสบความสำเร็จ

20 บทบาทสำคัญในการบริหารโครงการ

โปรดทราบว่าโครงการและองค์กรที่แตกต่างกันจะมีบทบาทในโครงการที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่นหากคุณนำบทบาท Scrum มาใช้ คุณอาจไม่มีผู้จัดการโครงการแบบดั้งเดิม เนื่องจากความรับผิดชอบของพวกเขาจะถูกแบ่งให้กับสมาชิกในทีมหลายคน ในทางกลับกัน ความหลากหลายของบทบาทการจัดการโครงการยังขึ้นอยู่กับขนาดและอุตสาหกรรมขององค์กรของคุณด้วย

ในส่วนนี้ เราจะพาคุณไปรู้จัก 20 บทบาททั่วไปของทีมโครงการ และแยกแยะความรับผิดชอบของแต่ละบทบาท มาเริ่มกันเลย!

1. ผู้จัดการโครงการ

ผู้จัดการโครงการที่ดีคือสถาปนิกแห่งความสำเร็จของโครงการ เนื่องจากพวกเขาดูแลทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตโครงการ ตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้น พวกเขาวางแผน จัดระเบียบ และสื่อสารกิจกรรมของโครงการให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นและส่งมอบได้ตรงเวลา

ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบ:

2. สมาชิกทีมโครงการ

ขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการ สมาชิกทีมโครงการจะเป็น ผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่ต่างๆ ภายใต้การแนะนำของผู้จัดการโครงการ

พวกเขาทำงานร่วมกันเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการดำเนินไปอย่างประสบความสำเร็จโดย:

3. ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการเป็นกลุ่มบุคคลที่หลากหลาย ซึ่งรวมถึง ทั้งสมาชิกทีมภายในและพันธมิตรภายนอก ที่มีความสนใจซึ่งได้รับผลกระทบจากผลลัพธ์ของโครงการในระดับที่แตกต่างกัน

จากนักลงทุนและผู้จัดหาวัตถุดิบไปจนถึงลูกค้าและพนักงาน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความรับผิดชอบที่สำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของโครงการ. บางส่วนของความรับผิดชอบเหล่านี้ได้แก่:

4. ผู้สนับสนุนโครงการ

ในฐานะผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญผู้สนับสนุนโครงการมักจะ ให้การสนับสนุนและทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินโครงการเป็นไปตามกำหนดเวลาและอยู่ในงบประมาณ

ความรับผิดชอบของผู้สนับสนุนโครงการ ได้แก่:

5. เจ้าของโครงการ

โดยทั่วไป เจ้าของโครงการคือผู้บริหารที่รับผิดชอบสูงสุดต่อความสำเร็จหรือความล้มเหลวของโครงการ

ไม่เหมือนกับผู้จัดการโครงการซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในการกำกับดูแลและประสานงานกิจกรรมต่าง ๆ ของโครงการ เจ้าของโครงการจะมุ่งเน้นไปที่การปรับผลลัพธ์ทางธุรกิจของโครงการให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร

ตัวอย่างเช่น หากมีการเปลี่ยนแปลงในความชอบของผู้บริโภคที่อาจส่งผลกระทบต่อวิธีการที่โครงการสอดคล้องกับแนวโน้มของตลาด เจ้าของโครงการจะต้องรับผิดชอบในการระบุและสื่อสารการพัฒนาดังกล่าว

เจ้าของโครงการร่วมมือกับผู้จัดการโครงการเพื่อดูแลการดำเนินการต่าง ๆ เช่นการปรับกลยุทธ์การสื่อสารทางการตลาดเพื่อลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น นอกจากนี้ยังทำงานร่วมกับผู้สนับสนุนโครงการเพื่อให้ได้ทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการตามแผนงานเหล่านี้

ความรับผิดชอบบางประการของเจ้าของโครงการ ได้แก่:

6. ผู้สนับสนุนระดับผู้บริหาร

ต่างจากผู้สนับสนุนโครงการซึ่งมุ่งเน้นไปที่โครงการเฉพาะราย ผู้สนับสนุนระดับบริหารมักจะเป็น ผู้บริหารระดับสูงหรือผู้บริหารระดับสูงที่ดูแลโครงการหลายโครงการ หน้าที่หลักของพวกเขาประกอบด้วย:

7. ผู้นำโครงการ

ผู้นำโครงการได้รับความไว้วางใจให้ เป็นผู้นำและสร้างแรงบันดาลใจให้กับทีมโครงการ โดยการส่งเสริมสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและพัฒนากลยุทธ์การสื่อสาร พวกเขาทำให้มั่นใจว่าสมาชิกทุกคนในทีมมีส่วนร่วมและมุ่งมั่นที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ

พวกเขารับผิดชอบ:

8. นักวิเคราะห์ธุรกิจ

ขอบเขตของโครงการอาจเปลี่ยนแปลงได้เนื่องจากความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป ข้อเสนอแนะจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือปัจจัยภายนอก นักวิเคราะห์ธุรกิจมีหน้าที่ ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ ประเมินผลกระทบต่อความสำเร็จของโครงการ และพิจารณาความเป็นไปได้ก่อนการนำไปปฏิบัติ

หน้าที่หลักของพวกเขาในองค์กรประกอบด้วย:

9. คณะกรรมการอำนวยการ

คณะกรรมการอำนวยการซึ่งประกอบด้วยผู้บริหารจากทีมข้ามสายงานต่างๆ ทำหน้าที่เป็น คณะกรรมการที่ปรึกษาที่ดูแลวงจรชีวิตของโครงการ ในฐานะผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก พวกเขามุ่งมั่นที่จะกำหนดรูปแบบโครงการให้ประสบความสำเร็จโดยให้คำแนะนำเชิงกลยุทธ์และทิศทาง

ความรับผิดชอบหลักของพวกเขาบางส่วน ได้แก่:

10. ผู้ประสานงานโครงการ

แทนที่จะจัดการกับภาพรวมใหญ่เหมือนผู้จัดการโครงการ ผู้ประสานงานโครงการ มุ่งเน้นไปที่งานด้านการบริหารเป็นหลัก เช่น การติดตามกิจกรรมประจำวันของโครงการ

ผู้ประสานงานโครงการมักต้องการประสบการณ์การวางแผนและการดำเนินโครงการน้อยกว่า และโดยทั่วไปจะเรียนหลักสูตรการจัดการโครงการน้อยกว่าผู้จัดการโครงการ

ความรับผิดชอบหลักของพวกเขาบางส่วน ได้แก่:

11. ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน (SMEs)

ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน มีความรู้หรือทักษะเฉพาะทาง ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ พวกเขาให้ข้อมูลเชิงลึกและคำแนะนำเพื่อตอบสนองความต้องการทางเทคนิคของโครงการ

พวกเขารับผิดชอบ:

12. ผู้จัดการทรัพยากร

ผู้จัดการทรัพยากรวางแผนอย่างละเอียดและจัดสรรทรัพยากรของโครงการภายใต้ข้อจำกัดของงบประมาณ

พวกเขารับผิดชอบ:

13. ผู้อำนวยการโครงการ

ไม่เหมือนผู้จัดการโครงการที่มุ่งเน้นไปที่โครงการเดียว ผู้อำนวยการโครงการ บริหารจัดการหลายโครงการ ในองค์กรพร้อมกันและตัดสินใจที่สำคัญเพื่อผลักดันให้โครงการเหล่านั้นก้าวหน้า

ความรับผิดชอบหลักของพวกเขาบางส่วน ได้แก่:

14. ที่ปรึกษาการจัดการโครงการ

ที่ปรึกษาการจัดการโครงการเป็นทรัพยากรภายนอกที่มีคุณค่าอย่างยิ่ง ให้การสนับสนุนเฉพาะทางแก่หน่วยงานในช่วงเวลาที่กำหนด พวกเขาให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการและวางกลยุทธ์เพื่อให้การดำเนินโครงการประสบความสำเร็จ

ความรับผิดชอบหลักของพวกเขาประกอบด้วย:

15. ผู้จัดการความเสี่ยง

ผู้จัดการความเสี่ยงดำเนินการอย่างริเริ่มเพื่อ ระบุและลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น ก่อนที่มันจะส่งผลกระทบต่อความคืบหน้าของโครงการ

พวกเขารับผิดชอบ:

16. ผู้อำนวยการสำนักงานบริหารโครงการ (PMO)

สำนักงานบริหารโครงการ รับประกันความสอดคล้องในแนวทางการบริหารโครงการ โดยการพัฒนาและปรับปรุงวิธีการบริหารโครงการและฝึกอบรมผู้จัดการโครงการและสมาชิกทีมอื่น ๆ สำนักงานบริหารโครงการ (PMO) มีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในด้านการบริหารโครงการขององค์กรโดยดูแลการจัดสรรทรัพยากรให้กับโครงการต่าง ๆ

ผู้อำนวยการ PMO เป็นผู้บริหารที่รับบทบาทสำคัญด้านการจัดการในองค์กรโดย เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานและผลการดำเนินงานของ PMO หน้าที่หลักของพวกเขาประกอบด้วย:

17. ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ

ผู้จัดการฝ่ายงาน (Functional Manager) คือ ผู้นำของหน่วยงานหรือแผนกเฉพาะ ที่รับผิดชอบดูแลการดำเนินงานทั้งหมดภายในหน่วยงานนั้น พวกเขามุ่งเน้นการบริหารจัดการกิจกรรมประจำวัน จัดสรรทรัพยากร และปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุดภายในสายงานของตนเอง

พวกเขารับผิดชอบ:

18. ผู้จัดการคุณภาพโครงการ

ผู้จัดการคุณภาพโครงการ รักษาการควบคุมคุณภาพอย่างเข้มงวดและมาตรฐานการประกันคุณภาพ ทั่วทั้งโครงการในองค์กร

พวกเขารับผิดชอบในเรื่องต่อไปนี้:

19. ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ

ผู้จัดการจัดซื้อจัดจ้างเป็นผู้กลางที่ เชื่อมต่อทีมโครงการกับผู้จัดหาหรือผู้ขายของบริษัท

พวกเขาช่วยเหลือทีมโครงการโดย:

20. คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลง (CCB)

คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญที่ จัดการกับความท้าทายและโอกาสที่ไม่คาดคิด ตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

พวกเขารับผิดชอบ:

วิธีการนำบทบาทโครงการไปใช้ใน 4 ขั้นตอน

ตอนนี้เราได้ระบุบทบาทสำคัญของโครงการแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการทำให้การดำเนินการของพวกเขามีความสำเร็จในองค์กรของคุณ นี่คือจุดที่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเข้ามาช่วยเหลือ

ClickUpเป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดที่มีอยู่ในปัจจุบัน มีชุดคุณสมบัติที่ครอบคลุมเพื่อปรับปรุงการจัดการโครงการและการดำเนินงานของบทบาทโครงการให้มีประสิทธิภาพ

ประโยชน์บางประการของการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเช่น ClickUp ได้แก่:

ด้วยคุณสมบัติที่ครอบคลุมของ ClickUp คุณสามารถนำไปใช้และจัดการบทบาทของโครงการได้อย่างราบรื่นโดยใช้ขั้นตอนสี่ขั้นตอนต่อไปนี้:

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของโครงการ

ขั้นตอนแรกในการนำบทบาทของโครงการไปใช้คือการกำหนดความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลอย่างชัดเจน โดยอิงตามขอบเขตและวัตถุประสงค์ของโครงการ ความชัดเจนนี้ช่วยส่งเสริมความรับผิดชอบ เนื่องจากสมาชิกทุกคนในทีมโครงการจะทราบถึงขอบเขตความรับผิดชอบของตนเอง

เพื่อให้ขั้นตอนนี้ง่ายขึ้นลองใช้เทมเพลตบทบาทและความรับผิดชอบที่เตรียมไว้แล้ว ในขณะที่มีตัวเลือกมากมาย เราขอแนะนำเทมเพลตบทบาทและความรับผิดชอบในการจัดการโครงการของ ClickUp

เอกสารที่ปรับแต่งได้นี้ช่วยให้คุณสามารถระบุองค์ประกอบต่าง ๆ ได้อย่างชัดเจน เช่น วัตถุประสงค์และเป้าหมาย บทบาทของโครงการ และความรับผิดชอบ โดยใช้ สี่หัวข้อย่อยหลัก:

เมื่อคุณปรับแต่งเทมเพลตให้เหมาะกับความต้องการของโครงการแล้ว คุณสามารถมอบสิทธิ์การเข้าถึงให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องทุกคน และสร้างลิงก์ที่สามารถแชร์ได้สำหรับเอกสารนี้ คุณสามารถส่งลิงก์นี้ผ่านแพลตฟอร์มการสื่อสารแบบเรียลไทม์ของ ClickUpได้โดยตรง—ClickUp Chat

ขั้นตอนที่ 2: มอบหมายบทบาทให้กับสมาชิกในทีม

ขั้นตอนสำคัญลำดับที่สองในการดำเนินการบทบาทโครงการคือการมอบหมายบทบาทและงานให้กับสมาชิกทีมที่เหมาะสม เพื่อเริ่มต้นกระบวนการนี้สร้าง Workspace ใหม่บน ClickUp และเชิญผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมดเข้าร่วม

คุณสามารถกำหนดบทบาทผู้ใช้ให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละคนได้ โดยมอบสิทธิ์และการอนุญาตเฉพาะตามความรับผิดชอบของพวกเขา บทบาทบางบทบาทที่มีให้ใน ClickUp ได้แก่:

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดความสัมพันธ์ของบทบาท

การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพเป็นความท้าทายที่สำคัญในการบริหารโครงการ ลองพิจารณาสถานการณ์ที่ผู้จัดการฝ่ายงานต้องการทรัพยากรจากผู้จัดการทรัพยากรสำหรับพื้นที่งานของตน หากไม่มีความชัดเจนว่าควรติดต่อใคร (และมีการกำหนดความสัมพันธ์ในบทบาทหน้าที่ไว้แล้ว) จะเกิดความล่าช้าที่ไม่จำเป็นขึ้น ซึ่งส่งผลกระทบต่อการดำเนินโครงการ

เพื่อบรรเทาปัญหาดังกล่าวบริษัทมักใช้แม่แบบแผนผังองค์กรเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนทราบว่าจะติดต่อใครในสถานการณ์เฉพาะ ClickUp ช่วยให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นด้วยแม่แบบแผนผังองค์กรของ ClickUp

เพื่อเริ่มต้น ให้เพิ่มเทมเพลตไปยัง Workspace ของคุณ และรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับบทบาทและความรับผิดชอบทั้งหมดภายในองค์กร

หากคุณได้สร้างและปรับแต่งเทมเพลตบทบาทและความรับผิดชอบในการจัดการโครงการของ ClickUp เรียบร้อยแล้ว กระบวนการรวบรวมข้อมูลจะง่ายขึ้นมาก เนื่องจากเอกสารมีข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการอยู่แล้ว

ต่อไป คุณจะต้องปรับแต่งแม่แบบแผนผังองค์กร แม่แบบนี้มีClickUp Whiteboardที่คุณสามารถแทรกรูปร่างต่างๆ เช่น รูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า รูปร่างเหล่านี้รวมถึงชื่อสมาชิกทีมโครงการ ตำแหน่งงาน ข้อมูลติดต่อ และความรับผิดชอบเฉพาะ

ใช้เส้นเชื่อมเพื่อเชื่อมโยงรูปร่างและแสดงความสัมพันธ์ในการรายงาน ระหว่างบทบาทเหล่านี้ เมื่อเวลาผ่านไปและมีการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถอัปเดตแผนภูมิได้โดยเพิ่มหรือลบรูปร่างเพื่อสะท้อนการเปลี่ยนแปลงในตำแหน่งหรือบุคลากร

ขั้นตอนที่ 4: การติดตามบทบาทของโครงการ

การดำเนินบทบาทของโครงการให้ประสบความสำเร็จต้องอาศัยการติดตามความรับผิดชอบและงานต่างๆ อย่างขยันขันแข็ง โดยทั่วไป ผู้จัดการโครงการจะเป็นผู้นำในการดำเนินการนี้โดยใช้เครื่องมือและเทคนิคต่างๆ

วิธีที่ยอดเยี่ยมในการบรรลุเป้าหมายนี้คือการใช้ประโยชน์จากมุมมองมากกว่า 15 แบบของ ClickUp ตัวอย่างเช่นมุมมองแผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart)ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถกำหนดกรอบเวลาของโครงการและกิจกรรมที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานได้ การแสดงผลในรูปแบบกราฟิกนี้ช่วยให้การติดตามความคืบหน้าของแต่ละผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับงานที่ได้รับมอบหมายเป็นเรื่องง่ายขึ้น

มุมมองอื่นๆ ของ ClickUp ได้แก่:

การเปลี่ยนแปลงการบริหารบทบาทโครงการด้วย ClickUp

ความสำเร็จของโครงการขึ้นอยู่กับความร่วมมือที่ประสานกันของบุคคลที่รับบทบาทและความรับผิดชอบที่แตกต่างกัน การกำหนดบทบาทที่ชัดเจนช่วยลดความเสี่ยงของความสับสน ชี้แจงช่องทางการสื่อสาร และส่งเสริมความรับผิดชอบ

ClickUp เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการปรับปรุงกระบวนการนี้ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยแผนผังองค์กรที่ปรับแต่งได้, แม่แบบการกำหนดบทบาท, แผนภูมิแกนต์ และอื่นๆ อีกมากมายสมัครวันนี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในการจัดการบทบาทของคุณและรับรองการดำเนินโครงการที่ราบรื่น! ⭐