ผู้สนับสนุนโครงการคืออะไร? บทบาทและความรับผิดชอบของผู้สนับสนุนโครงการ

โครงการเริ่มต้นที่ไหนและสิ้นสุดที่ไหน? กับผู้สนับสนุนโครงการ

ไม่ว่าจะเป็นอะไรก็ตาม ตั้งแต่การสร้างสะพานโกลเดนเกตไปจนถึงการจัดงานวันเกิด ก็สามารถถือเป็นโครงการได้ ไม่ว่าลักษณะของโครงการจะเป็นอย่างไร มันย่อมเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมากตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

ในบรรดาทั้งหมดนี้ เราขอเสนอว่าผู้สนับสนุนโครงการคือบุคคลที่สำคัญที่สุด มาดูกันว่าทำไม

ผู้สนับสนุนโครงการคืออะไร?

ผู้สนับสนุนโครงการเป็นผู้ริเริ่มโครงการและอนุมัติผลลัพธ์ที่ส่งมอบ ผู้สนับสนุนโครงการเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทางธุรกิจที่รับผิดชอบในการวางแผนและส่งมอบโครงการให้ประสบความสำเร็จ โดยมักเป็นสมาชิกของทีมผู้บริหารระดับสูง มีอิทธิพลและอำนาจอย่างมาก แม้ว่าจะไม่มีหน้าที่การจัดการโดยตรงต่อโครงการเองก็ตาม

สำหรับองค์กรที่ให้บริการ ผู้สนับสนุนโครงการอาจเป็นสมาชิกของหน่วยงานภายนอก ซึ่งโดยทั่วไปคือลูกค้า ในองค์กรผลิตภัณฑ์ ผู้สนับสนุนโครงการจะเป็นบุคคลภายในองค์กร บางครั้งเรียกว่าเจ้าของโครงการ

ผู้สนับสนุนโครงการ vs ผู้จัดการโครงการ

เนื่องจากทั้งผู้สนับสนุนโครงการและผู้จัดการโครงการเป็นบทบาทผู้นำ จึงมักเกิดความสับสนระหว่างกันอยู่บ่อยครั้ง ขอให้เราทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างทั้งสองตำแหน่งนี้ก่อน

แม้ว่าผู้สนับสนุนโครงการจะแตกต่างจากผู้จัดการโครงการในหลาย ๆ ด้าน แต่ความร่วมมือของพวกเขาก็มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของโครงการ

ผู้สนับสนุนกำหนดเป้าหมายและขอบเขตของโครงการ ในขณะที่ผู้จัดการโครงการเป็นผู้ดำเนินการ ผู้จัดการโครงการติดตาม ตัวชี้วัดของโครงการเช่น เวลาที่ใช้ในการออกสู่ตลาดหรือความพึงพอใจของลูกค้า

ในทางกลับกัน ผู้จัดการโครงการติดตามตัวชี้วัดระดับโครงการ เช่น ประสิทธิภาพของนักพัฒนาและคุณภาพของโค้ด ซึ่งส่งผลต่อตัวชี้วัดทางธุรกิจในระดับสูง

ผู้สนับสนุนอนุมัติงบประมาณ, ระยะเวลา, เป็นต้น, แต่ผู้จัดการโครงการตัดสินใจว่าต้องการทรัพยากรเพิ่มเติมหรือไม่ และทำคำขอเหล่านั้น

ผู้สนับสนุนและผู้จัดการมีความรับผิดชอบร่วมกันในการบริหารโครงการ ความสำเร็จของโครงการต้องการให้ทั้งสองทำงานร่วมกันเพื่อเข้าใจลำดับความสำคัญของกันและกัน

ผู้สนับสนุนโครงการ vs ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ

'ผู้มีส่วนได้เสีย' เป็นคำที่ใช้เรียกรวมถึงบุคคลหรือหน่วยงานใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ไม่ว่าจะเป็นสมาชิกในทีม ผู้บังคับบัญชา ผู้จัดการ คู่ค้า ผู้ขาย ลูกค้า หน่วยงานราชการ หรือบุคคลกลางอื่น ๆ

ในแง่นั้น ผู้สนับสนุนโครงการก็คือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการเช่นกัน อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนจะเป็นผู้สนับสนุน

บทบาทของผู้สนับสนุนโครงการ

ภาวะผู้นำทางธุรกิจ

การสนับสนุนโครงการไม่ได้หมายถึงแค่การจ่ายเงินเท่านั้น ผู้สนับสนุนโครงการทำหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างธุรกิจและเทคโนโลยี พวกเขาให้ข้อมูลเชิงลึกและคำแนะนำจากมุมมองทางธุรกิจ พวกเขาจะแนะนำทีมดำเนินงานเกี่ยวกับลูกค้า องค์กร กลยุทธ์ทางธุรกิจ และแผนการเข้าสู่ตลาด

สมมติว่าบริษัทค้าปลีกแห่งหนึ่งมาหาบริษัทเทคโนโลยีเพื่อพัฒนาโซลูชันจุดขาย (POS) ผู้สนับสนุนโครงการ ซึ่งเป็นผู้นำระดับสูงภายในบริษัทค้าปลีก จะให้ข้อมูลเบื้องต้นแก่บริษัทเทคโนโลยีเกี่ยวกับผู้ใช้ผลิตภัณฑ์, กระบวนการทำงาน, ข้อกำหนดในการบูรณาการ ฯลฯ

แม้ว่าพวกเขาอาจไม่ได้ระบุข้อกำหนดทางเทคนิค แต่พวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์ตรงกับความต้องการทางธุรกิจ

การส่งเสริมการไหลเวียนของข้อมูล

ตลอดระยะเวลาของโครงการ พวกเขาทำให้การไหลเวียนของข้อมูลระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นไปอย่างราบรื่น พวกเขาเชื่อมต่อสมาชิกทีมกับทรัพยากรและผู้เชี่ยวชาญที่พวกเขาต้องการ

ตัวอย่างเช่น พวกเขาอาจเชื่อมต่อทีมวิจัยผู้ใช้กับกลุ่มเป้าหมายที่เหมาะสมเพื่อทำการสำรวจหรือติดตามพฤติกรรม

การกำกับดูแลโครงการ

ผู้สนับสนุนโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบในการกำหนดวัตถุประสงค์และระบุตัวชี้วัดความสำเร็จ เมื่อทีมโครงการกลับมาพร้อมกับแผนงานแล้ว พวกเขาจะตรวจสอบขอบเขตและอนุมัติการเริ่มต้นโครงการ

เป็นครั้งคราว พวกเขาดำเนินการทบทวนและประเมินผลย้อนหลังร่วมกับทีมโครงการเพื่อให้มั่นใจว่าโครงการดำเนินไปตามแผน นอกจากนี้ยังขจัดอุปสรรคต่างๆ อย่างแข็งขันตลอดเส้นทาง พวกเขาเป็นผู้รับผิดชอบต่อผลการดำเนินงานของโครงการ

การตัดสินใจในระดับสูง

พวกเขาตัดสินใจในระดับสูงเกี่ยวกับงบประมาณของโครงการและทิศทางของโครงการ พวกเขายังรับผิดชอบในการอนุมัติคำขอใหญ่ ๆ จากทีมโครงการสำหรับทรัพยากรเพิ่มเติม, การขยายกำหนดเวลา, เป็นต้น

ผู้จัดการโครงการสามารถสร้างแผนผังการตัดสินใจเพื่อช่วยผู้สนับสนุนในการตัดสินใจที่สำคัญ โดยระบุถึงผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากการตัดสินใจเหล่านั้น

การตรวจสอบขั้นสุดท้าย

ผู้สนับสนุนโครงการมีอำนาจในการอนุมัติผลลัพธ์ของโครงการ พวกเขาตรวจสอบว่าผลลัพธ์นั้นตรงตามข้อกำหนดทางเทคนิคและธุรกิจหรือไม่ โครงการจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากผู้สนับสนุนโครงการในการปิดโครงการและการชำระเงิน

หลายบทบาทและหน้าที่เหล่านี้อาจซ้อนทับกับผู้จัดการโครงการหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ ดังนั้น ให้เราชี้แจงความแตกต่างก่อน

ความสำคัญของการมีผู้สนับสนุนโครงการ

บทบาทของผู้สนับสนุนโครงการไม่ได้เป็นที่รู้จักอย่างแพร่หลายเหมือนกับผู้จัดการโครงการ เมื่อพิจารณาถึงลักษณะเชิงกลยุทธ์ของบทบาทผู้สนับสนุนโครงการแล้ว มักถูกมองข้ามไป

ในบางกรณี บทบาทของผู้สนับสนุนโครงการอาจถูกกำหนดไว้อย่างไม่ชัดเจน บทบาทของผู้สนับสนุนโครงการอาจถูกมอบหมายให้กับผู้นำระดับสูงที่มีหน้าที่รับผิดชอบอยู่แล้ว ซึ่งอาจทำให้โครงการไม่ประสบความสำเร็จ นี่คือสาเหตุ

การสอดคล้องทางธุรกิจ: ไม่ว่าคุณจะกำลังสร้างเทคโนโลยีหรือออกแบบโลโก้ใหม่ ผู้สนับสนุนโครงการมีความสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการตรงกับความต้องการทางธุรกิจ

การบริหารความสัมพันธ์: ผู้สนับสนุนโครงการรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก เช่น ลูกค้า ผู้ขาย และหน่วยงานราชการ พวกเขาช่วยให้เกิดการร่วมมือในโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ

การอนุมัติและการจัดสรรเงินทุน: พวกเขาเป็นผู้รับผิดชอบในการอนุมัติงบประมาณ, การจัดสรรเงินทุน, และการเจรจาขอเพิ่มเติม หากมี

การแก้ไขข้อขัดแย้ง: เมื่อมีความเห็นที่แตกต่างกันในระดับสูง ผู้สนับสนุนโครงการจะสร้างความเห็นพ้องต้องกันและตัดสินใจในเรื่องที่ยากลำบาก ตัวอย่างเช่น หากมีความคลุมเครือในการกำหนดคุณลักษณะของฟีเจอร์หนึ่งๆ ซึ่งทำให้เกิดความสับสนในหมู่ทีมเทคนิค ผู้สนับสนุนโครงการจะช่วยชี้แจงให้ชัดเจน พวกเขาเล่นบทบาทสำคัญในการทำให้แน่ใจว่าโครงการจะไม่หยุดชะงัก

การสนับสนุนอย่างเต็มที่: พวกเขาสนับสนุนโครงการและวัตถุประสงค์ของโครงการในหมู่ผู้นำระดับสูงและคณะกรรมการ ทำให้โครงการได้รับการมองเห็นและมีส่วนร่วมจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญ พวกเขาทำให้โครงการได้รับการยอมรับอย่างสมควร

ความรับผิดชอบของผู้สนับสนุนโครงการในระหว่างขั้นตอนต่าง ๆ ของโครงการ

ตอนนี้ที่เราทราบถึงบทบาทและวัตถุประสงค์โดยรวมของผู้สนับสนุนโครงการแล้ว ขอให้เราไปดูหน้าที่ความรับผิดชอบของพวกเขาในแต่ละขั้นตอนของโครงการ: การเริ่มต้น, การวางแผน, การดำเนินการ,และการปิดโครงการ

การเริ่มต้นโครงการ

ความรับผิดชอบของผู้สนับสนุนโครงการในการเริ่มต้นโครงการประกอบด้วย:

บางครั้ง พวกเขาจะแต่งตั้งผู้จัดการโครงการและให้คำแนะนำในการจ้างงานและปฐมนิเทศสมาชิกในทีม

การวางแผนโครงการ

เมื่อโครงการเริ่มต้นขึ้น ผู้สนับสนุนจะทำหน้าที่เป็นผู้นำโครงการ พวกเขาจะไม่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมที่ละเอียดอ่อนอีกต่อไป พวกเขาจะนำทางในขั้นตอนการวางแผนโครงการและผลักดันให้ไปสู่การปฏิบัติ

การดำเนินโครงการ

ที่นี่ บทบาทของผู้สนับสนุนโครงการมีขอบเขตจำกัดมากยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม พวกเขาทำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้จัดการโครงการเพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น

การปิดโครงการ

ผู้สนับสนุนโครงการปิดโครงการ. ผู้สนับสนุนโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบ:

วิธีการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพกับผู้สนับสนุนโครงการ

ผู้จัดการโครงการทุกคนทำงานร่วมกับผู้สนับสนุนอย่างสม่ำเสมอ อย่างน้อยเดือนละครั้ง หากไม่ใช่ทุกสัปดาห์ อย่างไรก็ตาม ความสัมพันธ์ของพวกเขามิได้เรียบง่าย

ผู้จัดการโครงการร่วมมือกับผู้สนับสนุนโครงการในการแบ่งปันข้อมูล, ทำความเข้าใจความต้องการทางธุรกิจ, และแก้ไขปัญหา. บทบาทของผู้สนับสนุนโครงการคือการเตรียมผู้จัดการโครงการให้ประสบความสำเร็จ.

อย่างไรก็ตาม ผู้สนับสนุนโครงการคือผู้นำระดับสูงที่มีอำนาจมากกว่าผู้จัดการ ผู้จัดการโครงการนำเสนอความคืบหน้า ผลลัพธ์ และข้อมูลเพื่อการตรวจสอบ ผู้จัดการโครงการรายงานต่อผู้สนับสนุนในบทบาทนี้ แม้ว่าจะไม่มีความสัมพันธ์ระหว่างผู้จัดการกับผู้ใต้บังคับบัญชา

การนำทางความสัมพันธ์นี้อาจซับซ้อนได้ นี่คือวิธีที่ผู้จัดการโครงการสามารถทำงานร่วมกับผู้สนับสนุนโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

จัดระเบียบโครงการ

ประการแรกและสำคัญที่สุด ผู้สนับสนุนโครงการจำเป็นต้องมีความชัดเจน พวกเขาต้องทราบว่าโครงการจะถูกดำเนินการอย่างไรใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ครอบคลุมเช่น ClickUp เพื่อจัดระเบียบโครงการ ด้วย ClickUp คุณสามารถ:

หากคุณเป็นเอเจนซี่อิสระหรือฟรีแลนซ์ ลูกค้าของคุณมักจะเป็นผู้สนับสนุนโครงการของคุณ ในกรณีเช่นนี้ลองใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสำหรับธุรกิจขนาดเล็กเพื่อจัดระเบียบตัวเอง

นำเสนอแผนของคุณ

ใช้ ClickUpเพื่อคาดการณ์ความต้องการของโครงการ จากนั้นนำเสนอแผนของคุณต่อผู้สนับสนุนโครงการและขออนุมัติ เมื่อคุณตั้งค่าโครงการใน ClickUp เรียบร้อยแล้ว ให้ใช้มุมมองแผนภูมิแกนต์เพื่อแสดงภาพโครงการตามช่วงเวลา

ใช้ ClickUp Whiteboard เพื่ออธิบายหัวข้อที่ซับซ้อน ใช้ ClickUp Mind Maps เพื่อสร้างเส้นทางเชิงตรรกะและสาธิตกระบวนการทำงาน

รวมทรัพยากร

ผู้สนับสนุนโครงการคาดหวังว่าความรู้ที่พวกเขาได้แบ่งปันกับผู้จัดการโครงการและทีมเริ่มต้นจะถูกถ่ายทอดอย่างรอบคอบไปยังสมาชิกทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคน เพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งนี้เกิดขึ้น:

อำนวยความสะดวกในการสื่อสาร

ไม่มีผู้สนับสนุนโครงการคนใดต้องการให้ข้อมูลตกหล่นหรือสูญหาย ใช้การจัดการโครงการของ ClickUpเพื่อสร้างความโปร่งใสและความชัดเจนในการสื่อสาร

เปิดการแจ้งเตือนในแอปหรือทางอีเมลเพื่อให้ผู้สนับสนุนโครงการไม่พลาดการอัปเดต

เสริมสร้างเอกสารการจัดการโครงการ

ผู้สนับสนุนโครงการทุกคนชื่นชอบเอกสารที่ดี ใช้ClickUp Docsเพื่อเขียนเอกสารที่มีรูปแบบที่ดีสำหรับทุกฟีเจอร์ เชื่อมโยงเอกสารกับงานต่างๆ เพื่อให้คุณไม่สูญหายในกองข้อมูล

ทำให้การรายงานเป็นอัตโนมัติ

ให้ผู้สนับสนุนโครงการของคุณทราบความคืบหน้าของคุณอยู่เสมอ แม้กระทั่งก่อนที่พวกเขาจะถาม. ใช้ ClickUp Dashboards สำหรับการรายงานแบบเรียลไทม์ พร้อมรายงานสำหรับ:

หากผู้สนับสนุนโครงการของคุณร้องขอรายงานเฉพาะเจาะจง คุณสามารถสร้างแผนภูมิแบบกำหนดเองสำหรับสิ่งที่คุณต้องการได้ภายในเครื่องมือการจัดการโครงการของคุณ

ขึ้นอยู่กับว่าผู้สนับสนุนโครงการมีส่วนร่วมมากน้อยเพียงใด พวกเขาอาจต้องการการอัปเดตที่มีรายละเอียดแตกต่างกันอย่างสม่ำเสมอ ปรับแต่งระดับความละเอียดและความถี่ของการอัปเดตด้วย ClickUp ให้บัญชีผู้เยี่ยมชมของพวกเขาเข้าถึงเพื่อปรับการอัปเดตได้ด้วยตนเอง

ร่วมมือกับผู้สนับสนุนโครงการของคุณอย่างไร้รอยต่อด้วย ClickUp

ผู้สนับสนุนโครงการจะเดินเคียงข้างคุณตั้งแต่ต้นจนจบ ใช้ ClickUp เพื่อเริ่มต้นโครงการด้วยความมั่นใจ ดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ และจบโครงการด้วยความภาคภูมิใจ

โดยปกติแล้ว ผู้จัดการโครงการใช้เวลาอย่างมากในการจัดทำรายงานให้กับผู้สนับสนุนโครงการทุกเดือน. ลดการทำงานซ้ำซ้อน. จัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ และร่วมมือกับผู้สนับสนุนได้ในที่เดียว บน ClickUp!

ลองใช้ ClickUp ฟรีตอนนี้