การปิดโครงการ: รายการตรวจสอบ 5 ขั้นตอนเพื่อปิดโครงการ (พร้อมตัวอย่าง)

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "อะไรคือการปิดโครงการ?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "การปิดโครงการคือขั้นตอนสุดท้ายที่มีความสำคัญต่อภารกิจในวงจรชีวิตการจัดการโครงการ มันเป็นจุดสิ้นสุดของโครงการ เป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักสุดท้ายก่อนที่ผลลัพธ์ใดๆ จะเริ่มมีผลกระทบต่อองค์กร" } } ] }

การปิดโครงการเป็นส่วนสำคัญของการบริหารโครงการ เป็นขั้นตอนสุดท้ายที่ผลงานจะถูกทดสอบตามตัวชี้วัด KPI และขอบเขตของโครงการ, ข้อบกพร่องต่างๆ จะถูกแก้ไข, บทเรียนจะถูกเรียนรู้, การส่งมอบจะเสร็จสมบูรณ์, และโครงการจะได้รับการอนุมัติ

ในหลายๆ ด้าน การปิดโครงการมีความสำคัญเทียบเท่ากับการประชุมเริ่มต้นและขอบเขตงาน(SOW) เป็นสิ่งที่ผู้จัดการควรจัดสรรเวลาไว้ เพื่อให้มั่นใจว่างานที่ส่งมอบของโครงการได้เสร็จสิ้นตามที่คาดหวังและโครงการได้ดำเนินการสำเร็จลุล่วง

ในโพสต์นี้ เราจะพาคุณไปดูขั้นตอนโดยละเอียดในการปิดโครงการ พร้อมมอบเทมเพลตที่ใช้งานได้จริง 5 แบบให้คุณนำไปใช้เพื่อช่วยให้กระบวนการปิดโครงการของทีมคุณเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

การปิดโครงการคืออะไร?

ไม่ว่าโครงการจะเป็นภายในองค์กรหรือดำเนินการร่วมกับบุคคลภายนอก เช่น บริษัทพัฒนาซอฟต์แวร์หรือเอเจนซี่การตลาด โครงการควรสิ้นสุดด้วยขั้นตอนการปิดโครงการเสมอ

การปิดโครงการคือขั้นตอนสุดท้ายที่มีความสำคัญต่อภารกิจในวงจรชีวิตการจัดการโครงการมันเป็นจุดสิ้นสุดของโครงการและเป็นดัชนีชี้วัดประสิทธิภาพที่สำคัญที่สุดก่อนที่ผลลัพธ์ใดๆ จะเริ่มมีผลกระทบต่อองค์กร

ตัวอย่างเช่น หากเป้าหมายคือการนำระบบซอฟต์แวร์การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้าใหม่มาใช้ในองค์กรขนาดใหญ่ อาจต้องใช้เวลาเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะหากมีผู้ให้บริการภายนอกหรือผู้ให้คำปรึกษาเข้ามาเกี่ยวข้อง

อย่างไรก็ตาม การใช้เวลาที่จำเป็นนั้นคุ้มค่า: โครงการส่วนใหญ่ (ไม่ว่าจะขนาดใด) จะดำเนินไปอย่างราบรื่นมากขึ้นเมื่อมีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ช่วยให้ทุกคนทำงานตามหน้าที่ มีสมาธิ และเข้าใจข้อมูลตรงกัน

ทำไมการปิดโครงการจึงมีความสำคัญ?

การสรุปโครงการอย่างมีประสิทธิภาพสามารถช่วยกำหนดวัฒนธรรมของทีมได้ ทุกสิ่งที่สมาชิกในทีมหรือผู้นำโครงการได้เรียนรู้จากการดำเนินการและส่งมอบโครงการ⏤ทั้งความสำเร็จและความล้มเหลว⏤สามารถนำไปใช้ในโครงการในอนาคตได้

การตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสาร, ทรัพย์สิน, และเอกสารส่งมอบอื่น ๆ ได้ถูกส่งมอบให้กับลูกค้าและได้รับการเซ็นต์รับรองนั้นมีความสำคัญไม่แพ้กัน หากไม่ทำเช่นนั้น ลูกค้าอาจกล่าวว่าโครงการไม่ได้รับการแล้วเสร็จตามที่คาดหวังไว้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากทรัพย์สินเหล่านั้นได้ถูกระบุไว้ในสัญญา

การปิดโครงการเกี่ยวข้องกับการตอบคำถามไม่กี่ข้อเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างได้ถูกจัดการเรียบร้อยแล้ว รวมถึง:

วิธีที่คุณตอบคำถามเหล่านี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังส่งมอบโครงการภายในองค์กรหรือให้กับลูกค้า แต่ละฝ่ายจะมีวิธีการจัดการกระบวนการบริหารโครงการที่แตกต่างกัน

การปิดโครงการมีความสำคัญเพราะมันเป็นตัวกำหนดว่าโครงการนั้นประสบความสำเร็จหรือล้มเหลว และอะไรที่สามารถเรียนรู้ได้ บ่อยครั้งที่โครงการถูกวัดเพียงแค่มาตรฐานของงบประมาณและระยะเวลา

ความสำเร็จไม่ได้วัดกันแค่ตัวเลขเท่านั้น เราบรรลุมาตรฐานด้านคุณภาพแล้วหรือยัง? เราทำผลงานได้ตามเป้าหมายทางธุรกิจหรือไม่? ปัจจัยเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งหากคุณต้องการทำให้โครงการประสบความสำเร็จอย่างยอดเยี่ยม

ประเภทของการปิดโครงการ

การปิดโครงการมีหลายประเภทที่สามารถนำมาใช้ได้ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะและวัตถุประสงค์ของโครงการ นี่คือประเภทที่พบบ่อย:

ตอนนี้เรามาดูขั้นตอนที่ต้องดำเนินการเมื่อปิดโครงการ

5 ขั้นตอนในการปิดโครงการให้สมบูรณ์

นี่คือห้าขั้นตอนสำหรับทีมบริหารโครงการที่ควรดำเนินการเมื่อปิดโครงการและได้รับการอนุมัติจากลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

1. ดำเนินการงานให้เสร็จสิ้น

เรื่องที่ค้างคาต้องได้รับการจัดการให้เรียบร้อยเสมอในช่วงสุดท้ายของทุกโครงการ

งานส่งมอบโครงการหลักจะเสร็จสมบูรณ์แล้ว ดังนั้นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ดำเนินการตามรายการงานและเป้าหมายย่อยทั้งหมดแล้ว มิฉะนั้นอาจถูกมองข้ามไปได้ ซึ่งอาจรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

2. อ้างอิงขอบเขตโครงการหรือสรุปงานเพื่อให้แน่ใจว่าบรรลุเป้าหมาย

เมื่อเรื่องที่ค้างคาได้ถูกจัดการเรียบร้อยแล้ว ถึงเวลาที่จะตรวจสอบกับขอบเขตหรือรายละเอียดเดิมเพื่อประเมินว่าเป้าหมายได้บรรลุหรือไม่

ความสำเร็จของโครงการถูกวัดจากเกณฑ์และตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักหลายประการ ในระดับสูง โครงการส่วนใหญ่จะถูกประเมินจากตัวชี้วัดหลักเพียงไม่กี่ตัว:

หากทีมบริหารและทีมบริหารโครงการที่เกี่ยวข้องสามารถตอบคำถามเหล่านี้ได้เป็นส่วนใหญ่⏤ดีที่สุดคือทุกข้อ⏤ก็ถือว่าประสบความสำเร็จแล้ว การบรรลุเป้าหมายในโครงการหนึ่งอาจเป็นประโยชน์หากคุณต้องการทำงานกับองค์กรเดิมในโครงการใหม่ 🛠️

นั่นคือเหตุผลว่าทำไมการทบทวนประสิทธิภาพหลังการดำเนินงานและกระบวนการปิดโครงการจึงมีคุณค่าอย่างมาก คุณสามารถใช้เวลาในช่วงนี้เพื่อทบทวนผลลัพธ์และบทเรียนร่วมกับลูกค้า รวมถึงภายในองค์กรด้วย

ผู้จัดการโครงการสามารถใช้ข้อมูลนี้สำหรับการประชุมเรียนรู้แบบ 360 องศาภายในองค์กร เพื่อให้สามารถนำบทเรียนที่นำไปปฏิบัติได้จริงไปใช้กับเอกสารโครงการในอนาคต กระบวนการทำงาน และขั้นตอนต่างๆ

สมาชิกในทีมจะขอบคุณคำแนะนำและทิศทางเกี่ยวกับประสิทธิภาพของโครงการเพื่อให้ทำได้ดียิ่งขึ้นในครั้งต่อไป

3. ดำเนินการสรุปข้อมูลกับลูกค้าและประชุมการเรียนรู้แบบ 360 องศาภายในองค์กรให้เสร็จสมบูรณ์

การสรุปผลเป็นส่วนที่มีประโยชน์มากที่สุดส่วนหนึ่งในกระบวนการปิดโครงการ ผู้จัดการโครงการควรจัดสรรเวลาสำหรับการสรุปผลสองครั้ง: การสรุปผลภายใน หรือที่เรียกว่าการประชุมเรียนรู้แบบ 360 องศา และการสรุปผลและส่งมอบงานให้กับลูกค้า

ตั้งเป้าที่จะจัดการประชุมภายในหรือการประชุมแบบพบหน้ากัน ก่อน การพูดคุยกับลูกค้า วิธีนี้จะช่วยให้ทุกคนในกระบวนการบริหารโครงการของคุณมีความเข้าใจตรงกัน

หากมีสิ่งใดผิดพลาดในระหว่างขั้นตอนการปิดโครงการ จะเป็นประโยชน์หากทราบว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบต่อข้อผิดพลาดเหล่านั้น และปัญหาได้รับการแก้ไขอย่างไร

ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องใช้เวลาช่วงนี้ในการทบทวนกระบวนการทั้งหมดร่วมกับทีมโครงการ ตั้งแต่เริ่มต้นจนจบ รวมถึงจุดสำคัญต่างๆ

ในระหว่างการประชุมแบบ 360 องศา จงซื่อสัตย์กับตัวเองและทีมโครงการ ถามตัวเองว่า:

บันทึกผลลัพธ์ของการประชุมภายในเพื่อให้คุณเตรียมพร้อมมากขึ้นสำหรับการสรุปโครงการกับลูกค้าในระยะปิดโครงการ

ลูกค้าส่วนใหญ่จะถามคำถามที่คล้ายกับที่ระบุไว้ข้างต้น นอกจากนี้ พวกเขาจะต้องการประเมินผลลัพธ์และสิ่งที่ส่งมอบตามขอบเขต รายละเอียดเบื้องต้น เป้าหมาย และวัตถุประสงค์

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้นำระดับสูงที่วัดความสำเร็จของโครงการนั้นต้องการให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับสิ่งที่คุ้มค่ากับเงินที่จ่ายไป หากคุณต้องการความละเอียดรอบคอบ ให้เขียนทั้งหมดนี้ลงในรายงานปิดโครงการเพื่อให้พวกเขาสามารถเปรียบเทียบกับแผนโครงการได้

เคล็ดลับมืออาชีพ หากโครงการไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ คุณจะทำอย่างไร? การบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นและสาเหตุนั้นสำคัญมาก ในระหว่างโครงการ คุณควรบันทึกทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณ บันทึกการประชุมและการโทร และเก็บสำเนาอีเมลไว้ในแพลตฟอร์มของคุณด้วย วิธีนี้จะช่วยให้ลูกค้าไม่สามารถโต้แย้งใบแจ้งหนี้ได้ในระหว่างกระบวนการปิดโครงการ

4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารครบถ้วนและมีการส่งมอบงานเรียบร้อย

คุณมีแผนสำหรับการส่งมอบโครงการหรือไม่? หากมี ตอนนี้เป็นเวลาที่เหมาะสมในการเริ่มดำเนินการตามแผนนี้ให้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการปิดโครงการ หากยังไม่มี ผู้จัดการโครงการควรจัดทำแผนขึ้นมา

ในระยะสุดท้ายของการปิดโครงการนี้ มักจะเป็นเพียงการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสาร ไฟล์ และทรัพย์สินอื่น ๆ ได้ถูกส่งมอบให้กับลูกค้าตามที่คาดหวังไว้ สำหรับงานส่งมอบโครงการที่มีความซับซ้อนมากขึ้น เช่น ซอฟต์แวร์และแอปพลิเคชัน วงจรชีวิตช่วงสิ้นสุดโครงการอาจรวมถึงการทดสอบ การฝึกอบรม และการแก้ไขข้อบกพร่อง

เมื่อส่งมอบสิ่งใดก็ตามตั้งแต่เว็บไซต์ไปจนถึงซอฟต์แวร์ ลูกค้าจำเป็นต้องทราบว่ามันทำงานอย่างไร มิฉะนั้นก็เหมือนกับการจ่ายเงินซื้อรถที่คุณขับไม่ได้ ในส่วนนี้ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้มอบทุกสิ่งที่ลูกค้าต้องการให้กับพวกเขาแล้ว:

การส่งมอบงานมีประโยชน์ในการสร้างความไว้วางใจระยะยาว การที่คุณได้ปิดโครงการหนึ่งอย่างสำเร็จจะทำให้การได้รับโครงการในอนาคตง่ายขึ้น รายงานการปิดโครงการสามารถเป็นประโยชน์ในการช่วยรักษาโครงการถัดไปกับบริษัทเดิม

การส่งมอบงานที่ราบรื่นจะนำไปสู่ลูกค้าที่มีความสุขมากขึ้น มีคำถามหลังปิดงานน้อยลง และเพิ่มโอกาสในการได้รับงานต่อเนื่อง ตรวจสอบรายการตรวจสอบการปิดโครงการของคุณในเครื่องมือเอกสารโครงการ เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าทุกอย่างเสร็จสมบูรณ์แล้ว

5. ขอบคุณทุกคนที่มีส่วนร่วมและยุบทีมโครงการ

เมื่อลูกค้าพึงพอใจ โครงการเสร็จสมบูรณ์ การส่งมอบเสร็จสิ้น เอกสารโครงการถูกส่งต่อเรียบร้อยแล้ว สิ่งที่เหลืออยู่คือการขอบคุณทุกคนและยุบทีมโครงการ 🙌

ในฐานะผู้จัดการโครงการ ให้แน่ใจว่าสมาชิกทุกคนในทีมทราบถึงผลการปฏิบัติงานของตนเองอย่างชัดเจน นำบทเรียนที่ได้มาปรับใช้ในองค์กร อย่าลืมบันทึกกระบวนการและขั้นตอนการทำงานที่มีการเปลี่ยนแปลง ซึ่งคุณต้องการนำไปใช้ในโครงการในอนาคต

มันเหมือนกันสำหรับชัยชนะ, ทางลัด, หรือเครื่องมือใหม่ ๆ ที่ได้ลองใช้ หากคุณพบสิ่งที่จะช่วยให้งานในอนาคตมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณสามารถนำทุกสิ่งที่คุณได้เรียนรู้มาปรับใช้ในขั้นตอนการทำงานและกระบวนการในอนาคตได้

ตอนนี้คุณสามารถมอบหมายสมาชิกทีมให้กับโครงการ งาน และลูกค้าอื่น ๆ ได้แล้ว

เพื่อให้การบริหารโครงการง่ายขึ้น เราได้รวบรวมรายการแม่แบบการปิดโครงการ 5 แบบที่ควรค่าแก่การบันทึกไว้

5 แบบฟอร์มปิดโครงการที่เป็นประโยชน์

เทมเพลตมีประโยชน์สำหรับสถานการณ์การจัดการโครงการ, กระบวนการทำงาน, และกระบวนการต่าง ๆ มากมาย. พวกมันมีคุณค่าเป็นพิเศษเมื่อคุณสามารถผสานรวมกับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการได้, เช่นClickUp.

1. แม่แบบมุมมองรายการปิดโครงการ ClickUp

ใช้เทมเพลตมุมมองรายการปิดโครงการ ClickUpที่เรียบง่ายนี้เพื่อติดตามทุกสิ่งทุกอย่าง

ด้วยฟิลด์ที่กำหนดเองและสถานะที่หลากหลาย คุณสามารถเพิ่มเทมเพลตนี้ลงใน ClickUp และทำให้เป็นแนวทางหลักสำหรับการปิดโครงการอย่างง่ายของคุณ

มันมาพร้อมกับประเภทมุมมองที่แตกต่างกัน เช่น แผนภูมิแกนต์, บอร์ด, และไทม์ไลน์ ดังนั้นไม่ว่าทีมของคุณจะชอบดูและทำงานผ่านไทม์ไลน์ของโครงการในลักษณะใด ก็สามารถปรับแต่งได้อย่างง่ายดายตามความต้องการของคุณ

2. แม่แบบมุมมองงานปิดโครงการ ClickUp

เทมเพลตมุมมองงานปิดโครงการใน ClickUpเป็นเหมือนรายการสิ่งที่ต้องทำของโครงการที่คุณสามารถใช้ใน ClickUp ได้ ใช้เป็นรายการตรวจสอบการปิดโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้จัดการกับทุกสิ่งที่ค้างอยู่

เพิ่มเทมเพลตและดูโครงการทั้งหมด (หรือชุดของงานย่อย) ทีละรายการในรายการสิ่งที่ต้องทำ ทำเครื่องหมายว่าเสร็จเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ง่ายแค่นั้น — ยกเว้นการทำงานจริง แน่นอน! 👀

3. แม่แบบ 4Ls Retro ของ ClickUp

สำหรับผู้ที่ต้องการแสดงออกมากขึ้นกับงานปิดโครงการ นี่คือเทมเพลต ClickUp 4Ls Retro

ทีมของคุณสามารถบอกได้ว่าพวกเขาชื่นชอบ, ต้องการ, เกลียด, และเรียนรู้อะไรจากโครงการนี้. แบบฟอร์มนี้มาพร้อมกับพื้นที่ให้คุณสามารถลงลึกเกี่ยวกับบทเรียนที่ทีมได้เรียนรู้.

การเติมเต็มสี่ "L" นั้นคุ้มค่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อโครงการมีความท้าทายมากขึ้น เพื่อให้ทีมรู้สึกว่าได้รับการเข้าใจ ผู้จัดการโครงการได้รับข้อเสนอแนะ และบทเรียนที่มีคุณค่าสามารถนำไปปฏิบัติได้สำหรับงานในอนาคต

4. แม่แบบแบบฟอร์มข้อเสนอแนะ ClickUp

เทมเพลตแบบฟอร์มความคิดเห็น ClickUpมีประโยชน์สำหรับการรวบรวมความคิดเห็นของลูกค้าเมื่อโครงการเสร็จสิ้นและได้รับการอนุมัติแล้ว คุณสามารถใช้สิ่งนี้สำหรับความคิดเห็นภายในและแม้แต่คำรับรองจากลูกค้า

ลูกค้าจะมักจะให้ข้อเสนอแนะในการประชุมสรุปผล แม้ว่าจะเป็นข้อเสนอแนะเชิงลบก็ตาม การบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษรก็คุ้มค่า เพื่อที่จะสามารถนำไปบูรณาการเป็นบทเรียนสำหรับอนาคตได้

คำชมเชยและคำรับรองจากลูกค้านั้นมีค่ามากยิ่งขึ้น เผยแพร่สิ่งเหล่านี้ทางออนไลน์โดยได้รับอนุญาตจากลูกค้าของคุณ รวบรวมคำติชมเหล่านี้ด้วยเทมเพลตความคิดเห็นดิจิทัลของ ClickUp และฝังบทเรียนเหล่านี้ลงในเครื่องมือจัดการโครงการที่คุณไว้วางใจ

5. แม่แบบการส่งมอบโครงการ ClickUp

คุณต้องการดำเนินการส่งมอบโครงการแต่ไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นอย่างไร?

ไม่ต้องกังวลหากคุณไม่มีอยู่ในขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานของคุณ เรามีClickUp Project Handover Template ให้คุณใช้แล้ว

ใส่รายละเอียดที่สำคัญทั้งหมดในเอกสารนี้เพื่อการส่งมอบงานที่ประสบความสำเร็จ รวมถึงสิ่งจำเป็นเช่น ข้อมูลการเข้าสู่ระบบและลิงก์ไปยังโฟลเดอร์ เอกสาร หนังสือคู่มือการฝึกอบรม และสิ่งอื่นใดที่ลูกค้าจะต้องใช้หลังการส่งมอบงาน

รักษาความก้าวหน้าของทุกโครงการของคุณและหลีกเลี่ยงความล่าช้าหรือการสื่อสารที่ผิดพลาดซึ่งอาจก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายสูง ด้วยเทมเพลตการส่งมอบงานโครงการของ ClickUp คุณจะมีโซลูชันครบวงจรสำหรับกระบวนการที่ราบรื่นสำหรับสมาชิกทุกคนในทีมที่เกี่ยวข้อง

ปรับปรุงการปิดโครงการให้มีประสิทธิภาพด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

แม่แบบและกระบวนการเป็นเครื่องมือในการจัดการที่ช่วยประหยัดเวลาและมีคุณค่าเมื่อดำเนินการตรวจสอบรายการปิดโครงการและรายการที่ต้องดำเนินการ เช่น:

แต่เพื่อให้กระบวนการนี้เป็นไปอย่างราบรื่นสำหรับทุกคน คุณจำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเพื่อจัดการวงจรชีวิตของโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ ด้วยซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ทีมงานทั้งหมดจะทำงานตามเป้าหมายและมีความรับผิดชอบ

หากคุณให้พวกเขาเข้าถึง ลูกค้าสามารถให้ข้อมูล ข้อเสนอแนะ และทรัพยากรของพวกเขาได้เช่นกัน เพื่อให้มั่นใจว่าโครงการจะส่งมอบและปิดได้อย่างสำเร็จ

สมัครบัญชี ClickUp ฟรีวันนี้เพื่อดูแลวงจรชีวิตโครงการทั้งหมดด้วยชุดซอฟต์แวร์ที่ทรงพลังเพียงชุดเดียว ทำให้การปิดโครงการเป็นเรื่องง่ายขึ้นสำหรับทุกคน