วิธีเขียนขอบเขตของงาน (พร้อมตัวอย่างและแม่แบบ SOW)

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "ขอบเขตของงานคืออะไร?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": ขอบเขตของงานกำหนดการควบคุมโครงการ บริการ และผลลัพธ์ที่คุณจะจัดหาให้ในโครงการที่กำลังจะเกิดขึ้นอย่างชัดเจน ทำหน้าที่เป็นข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรและเป็นหนึ่งในเอกสารที่สำคัญและละเอียดที่สุดในช่วงเริ่มต้นของโครงการใดๆ

เอกสารขอบเขตของงานเป็นเอกสารที่เรียบง่ายแต่จำเป็นอย่างยิ่งในกระบวนการบริหารโครงการ

ในฐานะผู้จัดการโครงการ สิ่งสำคัญคือทุกคนที่มีส่วนร่วมในโครงการที่กำลังจะมาถึงต้องรู้สึกได้รับข้อมูล ได้รับการรับฟัง และได้รับการมีส่วนร่วมในทุกขั้นตอน เอกสารขอบเขตงาน (SOW) เป็นกุญแจสำคัญในการบรรลุเป้าหมายนี้ก่อนที่ขั้นตอนการวางแผนจะสิ้นสุดลงด้วยซ้ำ

คิดถึงขอบเขตของงานเป็นเครื่องมือ—สิ่งที่คุณ, ทีมโครงการ, และผู้เล่นหลักทุกคนจะกลับมาทบทวนหลายครั้งตลอดกระบวนการบริหารโครงการ, และเป็นสิ่งที่พัฒนาไปพร้อม ๆ กับความคืบหน้าของระยะเวลาของคุณ.

ก่อนเปิดเอกสารใหม่เพื่อเริ่มกระบวนการเขียนขอบเขตงานของคุณ โปรดปรึกษาคู่มือฉบับละเอียดนี้เพื่อเป็นแนวทางในการกำหนดกรอบการทำงานของคุณ

ค้นหาการแยกย่อยอย่างละเอียด ตัวอย่าง และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการเขียนเอกสารขอบเขตงานที่มีคุณค่า นอกจากนี้ยังสามารถเข้าถึงเทมเพลตขอบเขตงานฟรีเพื่อมาตรฐานกระบวนการของคุณและมีส่วนร่วมกับทีมได้!

ขอบเขตของงานคืออะไร?

ขอบเขตของงานกำหนดการควบคุมโครงการ, บริการ, และสิ่งที่ต้องส่งมอบที่คุณจะจัดหาให้ในโครงการที่กำลังจะมาถึงอย่างชัดเจน มันทำหน้าที่เป็นข้อตกลงที่เป็นลายลักษณ์อักษรและเป็นหนึ่งในเอกสารที่สำคัญและละเอียดที่สุดในขั้นตอนเริ่มต้นของโครงการใด ๆ

ด้วยทรัพยากรที่เหมาะสมอยู่ในมือ การสร้างเอกสารขอบเขตงานสามารถเป็นกระบวนการที่ค่อนข้างง่าย! แต่สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงองค์ประกอบที่จำเป็นที่ต้องมีเพื่อให้ทีมของคุณมีความเข้าใจตรงกันเมื่อพูดถึง:

การระบุปัจจัยเหล่านี้ตั้งแต่เนิ่นๆ จะช่วยให้คุณบริหารโครงการได้สำเร็จมากขึ้นและหลีกเลี่ยงอุปสรรคในตารางเวลาของโครงการ การขาดทรัพยากรหรือการขยายขอบเขตงานเกินกำหนดในกระบวนการบริหารโครงการ นอกจากนี้ ขอบเขตงานที่ชัดเจนยังช่วยให้ทีมโครงการทราบอย่างชัดเจนว่าต้องทำอะไร รวมถึงวัตถุประสงค์ของโครงการ งบประมาณโดยรวม หลักสำคัญของแต่ละขั้นตอน และกำหนดเวลา

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเขียนขอบเขตงาน

นี่คือคำขวัญขอบเขตงานใหม่ของคุณ: เมื่อมีข้อสงสัย ให้ระบุให้ชัดเจน มองเห็นภาพ และโปร่งใสอย่างเต็มที่

กลยุทธ์ทั้งสามนี้จะช่วยให้คุณส่งข้อมูลที่ถูกต้องสำหรับทุกโครงการได้อย่างแน่นอนทุกครั้ง แต่ถ้าคุณต้องการยกระดับไปอีกขั้น ให้เริ่มลงทุนเวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในกระบวนการวางแผน โดยใช้แม่แบบขอบเขตงานเพื่อจัดการงานหนักในการเขียนขอบเขตงานของคุณ

วิธีการเขียนขอบเขตของงาน

ตอนนี้ที่เราได้หารือเกี่ยวกับแนวทางที่ดีที่สุดของขอบเขตของงานแล้ว ขอให้เราไปลึกถึงวิธีการเขียนขอบเขตของงานกันเถอะ นี่คือรายการขั้นตอนโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการเขียนขอบเขตของงาน:

เอกสารแบบฟอร์มขอบเขตของงาน

ต้องการมาตรฐานในการวางแผนของคุณหรือไม่? เริ่มต้นด้วยเทมเพลตการจัดการโครงการเพื่อเร่งกระบวนการขอบเขตของงาน ตามหลักการทั่วไป เทมเพลตขอบเขตของงานของคุณควรมีอย่างน้อยห้าส่วนนี้เพื่อใส่ข้อมูลโครงการของคุณได้ทันที:

แต่พูดตามตรงนะ ส่วนทั้งห้านี้เป็นแค่ขั้นต่ำสุดเท่านั้น

ด้วยโปรแกรมแก้ไขเอกสารและเทมเพลตที่เหมาะสม คุณจะสามารถทำงานร่วมกับทีมในขอบเขตงานของคุณได้ ปรับแต่งการตั้งค่าการแชร์และสิทธิ์การเข้าถึง เชื่อมโยงเอกสารกับกระบวนการทำงานของคุณ และอื่นๆ อีกมากมาย 👀

ทั้งหมดนี้เป็นไปได้ด้วยแม่แบบขอบเขตงานที่ใช้งานง่ายสำหรับผู้เริ่มต้นโดย ClickUp—โดยไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้น

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตเอกสาร ClickUp Doc ฉบับละเอียดนี้ถูกจัดระเบียบไว้อย่างชัดเจนในแต่ละส่วน ได้แก่:

นอกจากนี้ การวางแผนการจัดการทรัพยากรอย่างละเอียดและวัตถุประสงค์ของโครงการ 🏆

สารบัญแบบติดหนึบช่วยให้คุณสามารถนำทางไปยังส่วนต่าง ๆ ของเอกสารนี้ได้อย่างง่ายดาย ในขณะที่ตารางที่สร้างไว้ล่วงหน้าช่วยให้ข้อมูลกระชับและเข้าใจได้ง่าย

ข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดของเทมเพลตนี้คือมันถูกสร้างขึ้นโดยใช้ ClickUp Docs. การตรวจจับแบบเรียลไทม์ที่สามารถทำงานร่วมกันได้และประวัติเวอร์ชันที่บันทึกไว้โดยอัตโนมัติทำให้ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงสามารถดูเวอร์ชันล่าสุดของขอบเขตงานได้ตลอดเวลา. และเนื่องจากข้อความสามารถถูกแปลงเป็นงานใน ClickUp ได้โดยตรง สมาชิกทีมสามารถดำเนินการตามแผนโครงการได้จากขอบเขตงานเอง.

ยิ่งไปกว่านั้น งานใน ClickUp สามารถฝังลงในเอกสารพร้อมกับชุดข้อมูลจากซอฟต์แวร์อื่น ๆ ได้ ทำให้ข้อมูลโครงการที่จำเป็นอยู่ใกล้แค่ปลายนิ้วเสมอ

สิ่งที่ควรรวมไว้ในเอกสารขอบเขตของงานคืออะไร?

มาดูรายละเอียดขององค์ประกอบสำคัญในเอกสารขอบเขตงานที่มีประสิทธิภาพและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรนำมาใช้ก่อนเริ่มโครงการถัดไปของคุณ

ผลลัพธ์หลัก

คุณกำลังให้บริการหรือจำหน่ายสินค้า? แจ้งให้ทีมโครงการทราบด้วย! แม้ว่าคุณอาจคิดว่ามันชัดเจนแล้ว แต่การบันทึกเอกสารส่งมอบโครงการทั้งหมดไว้เป็นประโยชน์สำหรับการอ้างอิงในภายหลัง นอกจากนี้ เอกสารนี้ไม่ได้มีไว้สำหรับทีมโครงการเพียงอย่างเดียวผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หัวหน้าแผนกอื่น ๆ และผู้บริหารระดับสูงอาจเข้าถึงเอกสารนี้ได้เช่นกัน ซึ่งทำให้การเข้าใจขอบเขตของโครงการมีความสำคัญอย่างยิ่ง

การฝังรูปภาพแผนภาพ หรือสื่อต่างๆ เพื่อสร้างบริบทและภาพประกอบเพิ่มเติมเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการถ่ายทอดรายละเอียดเกี่ยวกับผลงานของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากทีมของคุณสร้างไวร์เฟรมโดยใช้ซอฟต์แวร์กระดานไวท์บอร์ดดิจิทัลหรือใช้เอกสารรายงานเฉพาะเพื่อแยกโครงสร้างงานของคุณ ให้ข้อมูลนั้นเข้าถึงได้ง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ตัวเลือกในการฝังข้อมูลจากเครื่องมืออื่น ๆ เป็นประโยชน์สำคัญของการใช้โปรแกรมแก้ไขเอกสารแบบไดนามิกในการจัดการบันทึกขอบเขตงาน การอนุมัติของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียSOP และอื่น ๆ

ในClickUp Docs คุณมีอำนาจในการฝังสิ่งต่างๆ ได้เกือบทุกอย่าง—รวมถึงงาน ตาราง สื่อ ไฟล์จากเครื่องมืออื่นๆ และอื่นๆ อีกมากมายด้วยคำสั่ง Slashสำหรับทางลัดคีย์บอร์ดอย่างรวดเร็วการแก้ไขแบบเรียลไทม์ร่วมกัน การจัดรูปแบบที่สมบูรณ์ และการแชร์ผ่าน URL ได้อย่างง่ายดาย ClickUp Docs จึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสร้างเอกสารขอบเขตงานที่ครอบคลุมได้อย่างง่ายดาย

ระยะเวลาของโครงการ

แผนงานการจัดการโครงการของคุณคือเส้นทางการเดินทางจากจุดเริ่มต้นถึงจุดสิ้นสุดของการพัฒนาโครงการ ส่วนนี้จะสรุปขั้นตอนต่างๆ ที่โครงการของคุณจะต้องผ่านและรายละเอียดของสิ่งที่คาดหวังว่าจะได้รับในแต่ละขั้นตอน

คุณต้องวางแผนเส้นเวลาของคุณเพื่อกำหนดขอบเขตของโครงการ แต่คุณสามารถสร้างเส้นเวลาของคุณได้หลากหลายวิธีแผนภูมิแกนต์, ตาราง, และแผนผังความคิดเป็น เครื่องมือการจัดการโครงการที่มีภาพชัดเจนสำหรับการสร้างเส้นเวลาของคุณและทำให้แน่ใจว่าทุกรายละเอียดสำคัญถูกนำมาพิจารณาไว้แล้ว ทรัพยากรเหล่านี้ยังเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการระบุความสัมพันธ์ของงานและการพึ่งพาซึ่งจะทำให้ขั้นตอนการดำเนินการของโครงการมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยรวม!

มุมมอง Gantt ใน ClickUpช่วยให้การจัดการเวลาในระดับนี้เป็นเรื่องง่าย ด้วยอินเทอร์เฟซแบบลากและวางที่ใช้งานง่าย สามารถวาดความสัมพันธ์ระหว่างงานต่างๆ มองเห็นจุดคอขวด และจัดลำดับความสำคัญของงานที่ต้องดำเนินการได้ นอกจากนี้ยังสามารถคำนวณเส้นทางวิกฤตหรือติดตามเปอร์เซ็นต์ความคืบหน้าเพื่อให้เห็นภาพรวมของสิ่งที่กำลังเกิดขึ้นและสิ่งที่กำลังจะเกิดขึ้น

เหตุการณ์สำคัญ

สำหรับโครงการที่ซับซ้อนโดยเฉพาะ การมีเพียงกรอบเวลาอย่างเดียวอาจทำให้รู้สึกหนักใจได้ ในสถานการณ์เช่นนี้ การแบ่งและกำหนดกรอบเวลาที่ใหญ่ขึ้นโดยใช้เส้นตายสำคัญเมื่อโครงการเคลื่อนจากขั้นตอนหนึ่งไปยังขั้นตอนถัดไปอาจเป็นประโยชน์ ช่วงเวลาสำคัญเหล่านี้เรียกว่า "เหตุการณ์สำคัญในโครงการ"

การบรรลุเป้าหมายสำคัญของโครงการเป็นโอกาสที่ดีในการรวบรวมทีมใหม่ ให้ทุกคนกลับมาอยู่ในทิศทางเดียวกัน และประเมินสถานการณ์ของโครงการว่ากำลังมุ่งหน้าไปในทิศทางที่ต้องการหรือไม่ นี่เป็นเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการติดต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการกำลังดำเนินไปตามแผนที่วางไว้ หรือหารือเกี่ยวกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นระหว่างทาง

แม่แบบเป้าหมายสำคัญช่วยขจัดความไม่แน่นอนในการระบุเป้าหมายสำคัญที่สุดของโครงการ พร้อมทั้งรับประกันว่าทีมของคุณจะใช้ประโยชน์จากเป้าหมายเหล่านั้นได้อย่างเต็มที่ ใน ClickUpเป้าหมายสำคัญจะถูกแสดงด้วยไอคอนรูปเพชรบนไทม์ไลน์หรือแผนภูมิแกนต์ ซึ่งช่วยให้คุณระบุความสำเร็จหลักได้อย่างรวดเร็ว และสามารถสร้างได้จากงานใด ๆ ใน ClickUp

รายงานความคืบหน้า

การรายงานไม่ใช่ภารกิจที่ทำเพียงครั้งเดียวแล้วเสร็จในรายการงานของคุณ ข้อมูลเชิงลึกที่เชื่อถือได้และรายงานที่อัปเดตเป็นองค์ประกอบสำคัญของเอกสารขอบเขตงานที่ดี เนื่องจากผู้จัดการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายคนจะอ้างอิงกลับไปหลายครั้งตลอดกระบวนการบริหารโครงการ—ไม่ใช่แค่ในระยะการวางแผนเท่านั้น

นี่เป็นอีกพื้นที่หนึ่งที่เหมาะสมที่สุดในการใช้สื่อที่มีภาพประกอบมากขึ้น ไม่มีใครอยากเสียเวลาไปกับการตีความชุดข้อมูลที่ยาวเหยียดหรือการคลิกเข้าไปยังการวิจัยเพิ่มเติม สรุปประเด็นสำคัญและข้อมูลเชิงสถิติในลักษณะที่เข้าใจง่ายและกระชับ

แดชบอร์ดใน ClickUpโดดเด่นในด้านนี้ เลือกจากวิดเจ็ตกว่า 50รายการเพื่อดึงข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับกิจกรรมโครงการล่าสุดโดยใช้แผนภูมิที่ปรับแต่งได้ การติดตามความคืบหน้า การคำนวณ ตาราง และแม้แต่แอปอื่นๆ เพื่อสร้างแดชบอร์ดที่พร้อมสำหรับการนำเสนอสำหรับโครงการของคุณ

ตัวอย่างขอบเขตของงาน

เพื่อให้คุณมีความเข้าใจที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับวิธีการเขียนขอบเขตงานที่มีประสิทธิภาพ ลองมาดูตัวอย่างจากสถานการณ์จริงกันบ้าง ตัวอย่างเหล่านี้จะแสดงให้เห็นว่าองค์กรต่างๆ ได้นำขอบเขตงานไปปฏิบัติอย่างประสบความสำเร็จอย่างไร ซึ่งจะให้ข้อมูลเชิงลึกและแรงบันดาลใจที่เป็นประโยชน์สำหรับโครงการของคุณเอง

1. ขอบเขตงานของทีมพัฒนาซอฟต์แวร์

โครงการ: การพัฒนาแอปพลิเคชันบนมือถือ

2. ขอบเขตงานของทีมการตลาด

โครงการ: การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่

3. ขอบเขตงานของทีมทรัพยากรบุคคล

โครงการ: โปรแกรมการปฐมนิเทศพนักงานใหม่

ตัวอย่างขอบเขตของงานสำหรับกรณีการใช้งานอื่น ๆ

เพื่อให้กระบวนการนี้ง่ายและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เราได้สร้างชุดเทมเพลตที่พร้อมใช้งานสำหรับกรณีการใช้งานต่างๆ มาแล้ว มาดูเทมเพลตเหล่านี้และดูว่าพวกมันสามารถช่วยคุณในการกำหนดขอบเขตของโครงการได้อย่างไร

ผู้รับเหมา: การมีขอบเขตของงานเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้รับเหมาในการกำหนดสิ่งที่คาดหวังให้ส่งมอบและระยะเวลาที่คาดไว้ เอกสารนี้ช่วยให้พวกเขาเข้าใจว่าต้องทำอะไร ต้องทำเมื่อไหร่ และควรทำอย่างไรให้เสร็จสมบูรณ์

การตลาด: ทีมการตลาดจำเป็นต้องมีขอบเขตของงานเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการของพวกเขาจะเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลาและคุณภาพตามที่คาดหวังไว้ เอกสารนี้ได้ระบุขั้นตอนที่จำเป็นสำหรับการดำเนินโครงการให้สำเร็จตั้งแต่ต้นจนจบ ทำให้สมาชิกในทีมสามารถติดตามความคืบหน้าได้ง่ายขึ้น

กำหนดขอบเขตงานของคุณให้พร้อมขับเคลื่อน

คุณได้เขียนเอกสารขอบเขตของงานแล้ว ตอนนี้จะทำอะไรต่อไป?

ง่ายมาก—คุณเชื่อมต่อมันเข้ากับกระบวนการทำงานของคุณในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อเริ่มดำเนินการตามแผนที่คุณได้วางแผนไว้แล้ว

ด้วยมุมมองที่ไม่ซ้ำกันมากกว่า 15 แบบรวมถึง Gantt, List, Kanban, Timeline, Calendar และอื่นๆ อีกมากมายClickUpทำให้คุณสามารถมองเห็นงานของคุณได้จากทุกมุมมอง นอกจากนี้ โปรแกรมแก้ไขเอกสารแบบไดนามิกClickUp Whiteboard และฟีเจอร์ Docs ที่มีในตัว ยังช่วยให้ทีมสามารถลงมือทำตามไอเดียได้ทันทีที่เกิดความคิด

ไม่ว่าทีมของคุณจะมีขนาดเล็กหรือใหญ่ รูปแบบโครงการจะเป็นอย่างไร หรือมีงบประมาณเท่าใด ClickUp คือแพลตฟอร์มเพิ่มประสิทธิภาพเพียงหนึ่งเดียวที่ทรงพลังเพียงพอในการสร้างโซลูชันครบวงจรสำหรับผู้จัดการโครงการในทุกอุตสาหกรรม เข้าถึงทุกฟีเจอร์ที่ระบุไว้ในคู่มือนี้ห้องสมุดเทมเพลตขนาดใหญ่และการเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ กว่า 1,000 รายการ เมื่อคุณเริ่มใช้ ClickUp วันนี้