กลยุทธ์ในการพัฒนาแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ชัดเจน

ทุกโครงการมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และวิธีที่คุณสร้างความสัมพันธ์กับบุคคลเหล่านี้คือสิ่งที่สามารถทำให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จหรือล้มเหลวได้ ความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งช่วยสร้างความไว้วางใจและให้อำนาจทีมของคุณใช้ความเชี่ยวชาญเพื่อบรรลุเป้าหมายของโครงการ ในขณะเดียวกันความสัมพันธ์ที่ไม่ดีอาจนำไปสู่ความขัดแย้งและลูกค้าที่ไม่พึงพอใจ

การบริหารความสัมพันธ์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องใช้เวลา ความพยายาม และความตั้งใจ ทำให้ประสบการณ์ทั้งหมดราบรื่นขึ้นด้วยความช่วยเหลือจากแผนการบริหารจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ในคู่มือนี้ เราจะครอบคลุมพื้นฐานของการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ความสำคัญของการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และวิธีการสร้างแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเอง

มาเริ่มกันเลย

การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการคืออะไร?

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือบุคคลที่คุณทำงานด้วย (หรือทำงานให้) ในระหว่างโครงการ พวกเขาคือบุคคลที่มีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการและควรได้รับการอัปเดตความคืบหน้าของโครงการอย่างต่อเนื่องตลอดทั้งโครงการ

การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือศิลปะและกระบวนการในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีและยั่งยืนกับบุคคลเหล่านี้ตลอดโครงการ เพื่อให้คุณสามารถบรรลุผลลัพธ์ที่ดีที่สุดของโครงการได้ 🏆

การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการไม่ได้เป็นเพียงแค่การสร้างรายชื่อของทุกคนที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณเท่านั้น แต่เป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการจัดหมวดหมู่และจัดลำดับความสำคัญของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ รวมถึงการปรับวิธีการสื่อสารของคุณให้เหมาะสมกับแต่ละบุคคล

วัตถุประสงค์คือเพื่อสร้างประสบการณ์ที่ราบรื่น มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ

ประเภทของผู้มีส่วนได้เสีย

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการคืออะไร? เมื่อเราคิดถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก เรามักจะนึกถึงลูกค้าหลักและผู้รับประโยชน์รายอื่น ๆ แต่ในความเป็นจริง รายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการของคุณนั้นครอบคลุมมากกว่านั้นมาก

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือบุคคลใดก็ตามที่ได้รับผลกระทบโดยตรงหรือโดยอ้อมจากโครงการของคุณ และบุคคลใดก็ตามที่มีความสนใจอย่างยิ่งในการประสบความสำเร็จของโครงการ เช่น นักลงทุนหรือหน่วยงานรัฐบาล ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอกในแผนการจัดการโครงการของคุณ

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมักมีอิทธิพล มีอำนาจในการตัดสินใจ หรือมีส่วนได้ส่วนเสียทางการเงินในโครงการ และมีบทบาทเฉพาะตัวภายในทีมโครงการ เช่น ลูกค้าหลักหรือพันธมิตรที่สำคัญ 🤝

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการที่พบมากที่สุด ได้แก่:

รายการนี้ไม่ได้ครอบคลุมทั้งหมด คุณอาจพบว่าในโครงการของคุณมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในที่ดำรงตำแหน่งอื่นหรือมีหน้าที่เฉพาะตัว ในตอนเริ่มต้นของโครงการ ควรใช้เวลาในการระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจากทุกมุมมอง โดยระมัดระวังไม่ให้พลาดใครไป

ทำไมการบริหารผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจึงมีความสำคัญ?

โครงการมักมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอกจำนวนมาก และการติดตามทุกคนและทุกสิ่งที่เกิดขึ้นกับโครงการเองกลายเป็นความท้าทายอย่างรวดเร็วหากไม่มีวิธีการจัดการที่ดี

การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นสิ่งสำคัญ ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบ จัดลำดับความสำคัญของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และมอบโอกาสที่ดีที่สุดให้กับโครงการของคุณ การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้คุณ:

ด้วยเหตุผลข้างต้นและเหตุผลอื่น ๆ การบริหารจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างมีประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของโครงการ หากไม่มีกระบวนการบริหารจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เหมาะสม การทำให้บุคคลที่เหมาะสมได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง ตรงเวลา จะแทบเป็นไปไม่ได้เลย

วิธีที่ดีที่สุดในการทำให้สิ่งนี้เกิดขึ้นได้คือด้วยแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเชิงกลยุทธ์ 📄

วิธีการสร้างแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

แผนกลยุทธ์การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ดีจะมอบกรอบการทำงานที่คุณต้องการเพื่อจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด นี่คือกระบวนการเจ็ดขั้นตอนในการสร้างแผนกลยุทธ์ของคุณเองเพื่อให้คุณสามารถทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างใกล้ชิดยิ่งขึ้นและรักษาความมีส่วนร่วมของพวกเขาในสิ่งที่คุณกำลังดำเนินการ

1. ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ก่อนที่คุณจะสามารถมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณได้ คุณจำเป็นต้องรู้ว่าพวกเขาคือใคร ขั้นตอนแรกในแผนที่ประสบความสำเร็จคือการระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกหรือภายในของคุณ 🕵️

คิดถึงขอบเขตของโครงการและวัตถุประสงค์ของโครงการของคุณ และจดบันทึกทุกคนที่นึกถึงในฐานะผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่อาจเกิดขึ้น ผู้จัดการโครงการควรรวมรายการใด ๆ ในรายการข้างต้นด้วย รวมถึงสมาชิกสาธารณะอื่น ๆ ผู้เชี่ยวชาญหรือองค์กร หรือพันธมิตรที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับตัวชี้วัดความสำเร็จของโครงการโดยรวม

ในขั้นตอนการระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รายการของคุณไม่จำเป็นต้องละเอียดมากนัก เมื่อคุณดำเนินกระบวนการต่อไป คุณจะจัดหมวดหมู่และจัดลำดับความสำคัญของผู้ที่เกี่ยวข้องทีละขั้นตอน ตอนนี้เป้าหมายหลักคือการจัดทำรายการเบื้องต้นเท่านั้น

2. สร้างฐานข้อมูลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

เมื่อคุณมีรายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการแล้ว คุณสามารถเริ่มสร้างภาพที่ละเอียดขึ้นเกี่ยวกับพวกเขาว่าเป็นใครและมีบทบาทและความรับผิดชอบอย่างไร ตอนนี้เป็นเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการเริ่มสร้างรายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อที่คุณจะได้ใช้มันในการสื่อสารและมีส่วนร่วมกับพวกเขาในภายหลัง

รวบรวมรายละเอียดเกี่ยวกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ รวมถึงบริษัทหรือองค์กรที่พวกเขาทำงานอยู่ ตำแหน่ง บทบาทของพวกเขาในโครงการ วิธีการติดต่อ และบันทึกสำคัญใดๆ เช่น ความสัมพันธ์ที่มีอยู่หรือปัญหาที่ทราบ 📝

ใช้แม่แบบรายการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดย ClickUpเพื่อจัดระเบียบข้อมูลผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณในรูปแบบที่เรียบง่ายและมองเห็นได้ชัดเจน แม่แบบนี้ช่วยให้คุณแยกแยะระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในและภายนอกได้อย่างง่ายดาย หรือปรับแต่งป้ายกำกับเพื่อสร้างหมวดหมู่ของคุณเอง ดูชื่อ บทบาท ช่องทางการสื่อสาร และรายละเอียดการติดต่อของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้ในพริบตา

เทมเพลตนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งไม่เพียงแต่สำหรับการจัดระเบียบข้อมูลของคุณเท่านั้น แต่ยังช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณสามารถระบุหรือติดต่อผู้จัดการโครงการหรือผู้นำโครงการได้อย่างรวดเร็วเมื่อจำเป็น

3. จัดหมวดหมู่และจัดลำดับความสำคัญของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

แม้ว่าเราควรสร้างประสบการณ์ที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคน แต่ไม่ใช่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนมีความสำคัญเท่ากัน กลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่แตกต่างกันต้องการรูปแบบการจัดการและการสื่อสารที่แตกต่างกันเล็กน้อย ดังนั้นการระบุผู้ที่มีบทบาทสำคัญจึงเป็นสิ่งจำเป็น

ใช้กระบวนการทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญที่สุดของคุณแม่แบบการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดย ClickUpช่วยให้คุณทำสิ่งนี้ได้อย่างร่วมมือกันด้วยตารางอำนาจ/ผลประโยชน์ที่ใช้งานง่าย

จัดวางผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดของคุณบนตารางแม่แบบเมทริกซ์ตามตำแหน่งที่เหมาะสมในแง่ของระดับอำนาจ (หรือระดับอิทธิพล) และระดับความสนใจของพวกเขากลยุทธ์การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่ากลุ่มใดที่คุณต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษ และกลุ่มใดที่สามารถแจ้งความคืบหน้าให้ทราบเพียงเท่านั้น 👀

สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีอำนาจสูงและสนใจสูง (เช่นผู้สนับสนุนโครงการและลูกค้า) ให้บริหารจัดการอย่างใกล้ชิดและรักษาความพึงพอใจและให้ข้อมูลอย่างต่อเนื่องตลอดกระบวนการ อย่างไรก็ตาม การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียยังสามารถช่วยให้คุณค้นหาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีอำนาจต่ำและสนใจต่ำ (เช่น กลุ่มชุมชนหรือสมาชิกของสาธารณชน) ได้เช่นกัน

บุคคลเหล่านี้อาจต้องการระดับการมีส่วนร่วมที่ลดลง และสามารถรับข้อมูลเป็นครั้งคราวและได้รับการติดตามอย่างเบาบาง

4. พัฒนาแผนการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เมื่อคุณได้จัดลำดับความสำคัญของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือคุณต้องมีแผนสำหรับการสื่อสารและมีส่วนร่วมกับพวกเขาตลอดกระบวนการนี้ ถึงเวลาแล้วที่จะสร้างแผนการสื่อสารเชิงกลยุทธ์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

พิจารณาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนภายในโครงการของคุณ และวางแผนการเข้าถึงที่ปรับให้เหมาะสมกับแต่ละบุคคล แผนการสื่อสารและการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณควรครอบคลุม:

ในแผนการสื่อสารของคุณ คุณอาจระบุว่าคุณจะให้การสื่อสารแก่ลูกค้าของคุณทุกสัปดาห์ผ่านทางSlackหรืออีเมล หรือผ่านการประชุมโครงการเป็นประจำ สำหรับสมาชิกชุมชน คุณอาจส่งการอัปเดตโครงการรายเดือนหรือรายไตรมาสผ่านทางอีเมล 📧

การสร้างแผนที่ปรับให้เหมาะกับกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกกลุ่มอาจฟังดูน่ากลัวในตอนแรก แต่การลงทุนเวลาและความพยายามในตอนแรกจะทำให้การรับผิดชอบและการรักษาความสม่ำเสมอในตลอดวงจรชีวิตของโครงการง่ายขึ้น

5. จัดสรรทรัพยากรให้กับแผนของคุณ

การมีแผนเป็นสิ่งที่ดี แต่คุณก็จำเป็นต้องมีทรัพยากรที่เหมาะสมเพื่อให้คุณสามารถนำไปปฏิบัติได้จริงด้วย ให้คุณพิจารณาถึงทรัพยากรที่คุณต้องการ จากนั้นจัดสรรให้กับแผนโครงการและสมาชิกทีมของคุณอย่างเหมาะสม

บางองค์ประกอบของแผนการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณอาจต้องการทรัพยากรมากกว่าส่วนอื่น ๆ แต่คุณจะต้องใช้เวลาและพลังงานของสมาชิกในทีมเสมอเพื่อให้สิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นได้ ทรัพยากรอื่น ๆ ที่อาจจำเป็นรวมถึงงบประมาณสำหรับเครื่องมือสื่อสารและการออกแบบ สื่อสิ่งพิมพ์ งานแถลงข่าว ภาพถ่ายเพื่อการประชาสัมพันธ์ และอื่น ๆ อีกมากมาย 📷

หากคุณใช้ ClickUp อยู่แล้วหรือกำลังพิจารณาที่จะย้ายมาใช้ มีเทมเพลตมากมายที่จะช่วยคุณในการจัดการทรัพยากรใช้เทมเพลตการจัดสรรทรัพยากรโดย ClickUpเพื่อจัดระเบียบคำขอทรัพยากรและรับภาพรวมที่ชัดเจนของทรัพยากรที่ตกลงและมอบหมายแล้ว

6. แบ่งปันแผนของคุณกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เมื่อคุณพอใจกับแผนการมีส่วนร่วมของคุณแล้ว และคุณมั่นใจว่ามันเป็นไปได้จริง ถึงเวลาที่จะแบ่งปันมันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณแล้ว นี่อาจไม่ฟังดูเหมือนขั้นตอนที่ชัดเจน แต่มันคือขั้นตอนที่สามารถช่วยได้มากในการจัดการกับความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

แบ่งปันแผนการสื่อสารของคุณเพื่อเสริมสร้างการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้ดียิ่งขึ้น ช่วยให้พวกเขาเข้าใจกระบวนการ กำหนดเวลาการสื่อสาร และสิ่งที่พวกเขาสามารถคาดหวังได้ คิดถึงแผนของคุณเสมือนเป็นแผนที่นำทางสำหรับวิธีที่ผู้จัดการโครงการจะติดต่อสื่อสารกันระหว่างโครงการ

หากทั้งสองฝ่ายทราบแผนแล้ว คุณสามารถจัดการความคาดหวังได้ในขณะที่รู้สึกมีแรงจูงใจที่จะรับผิดชอบและอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง

การแบ่งปันแผนงานและเอกสารการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ ยังช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์กับพวกเขาได้ง่ายขึ้นอีกด้วย การมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาจเป็นเรื่องยาก—โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขามีงานยุ่ง—ดังนั้นการเปิดเผยและโปร่งใสกับพวกเขาตั้งแต่เริ่มต้นจึงสามารถสร้างความไว้วางใจและสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น ซึ่งจะทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้น 🤩

7. ตรวจสอบและปรับแผนของคุณ

แม้แต่แผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ดีที่สุดก็สามารถเปลี่ยนแปลงได้ และของคุณควรเปลี่ยนแปลงบ้างหากคุณกำลังจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างถูกต้อง เมื่อคุณดำเนินโครงการผ่านวงจรชีวิตของโครงการ ความท้าทายและโอกาสใหม่ๆ อาจปรากฏขึ้น ดังนั้นจึงเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผลอย่างยิ่งที่จะเปลี่ยนแปลงแผนของคุณให้สอดคล้องกัน

ทำงานเกี่ยวกับการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและความสัมพันธ์ของคุณกับพวกเขาตลอดโครงการ ตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าแผนของคุณมีประสิทธิภาพ คุณอาจพบว่าการอัปเดตที่คุณวางแผนไว้เกิดขึ้นบ่อยเกินไปและทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่สนใจ

คุณอาจพบว่าช่องทางการสื่อสารที่คุณเลือกนั้นไม่สอดคล้องกับแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ ตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอเพื่อที่คุณจะสามารถปรับเปลี่ยนให้ดีขึ้นได้ ⚒️

คำแนะนำเกี่ยวกับแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การรู้ว่าคุณต้องการแผนและการเข้าใจวิธีที่ดีที่สุดในการทำให้เกิดขึ้นเป็นสองสิ่งที่แตกต่างกัน ค้นหาวิธีที่จะทำให้แผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียประสบความสำเร็จมากยิ่งขึ้นด้วยห้าเคล็ดลับที่มีประโยชน์เหล่านี้

1. ทำให้แผนของคุณเป็นมิตรกับผู้ใช้มากขึ้น

แผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณไม่ใช่เพียงเอกสารภายในเพื่อเป็นแนวทางสำหรับคุณเท่านั้น แต่ยังเป็นเอกสารที่คุณจะแบ่งปันกับทีมโครงการทั้งหมด และอาจรวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณด้วย นั่นหมายความว่าแผนนี้ต้องเข้าใจง่าย ใช้ภาษาที่ชัดเจนและกระชับ

หลีกเลี่ยงการใช้คำที่ซับซ้อนเกินไป และใช้แผนภาพ, ไทม์ไลน์, ตาราง, และภาพที่เกี่ยวข้องเพื่อแบ่งข้อความและให้ภาพที่ช่วยเสริม ทำให้ประสบการณ์การใช้งานเป็นมิตรกับผู้ใช้มากขึ้น ✨

2. วางแผนสำหรับสิ่งที่ไม่คาดคิด

เราไม่สามารถวางแผนสำหรับทุกเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นได้ แต่เราสามารถคาดการณ์ปัญหาที่มีความน่าจะเป็นสูงได้บ้าง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนของคุณมีองค์ประกอบของการจัดการความเสี่ยงที่คำนึงถึงอุปสรรคและปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้—พร้อมกับแนวคิดเกี่ยวกับวิธีที่คุณจะรับมือกับปัญหาเหล่านั้น ⚒️

คุณอาจวางแผนที่จะปล่อยอัปเดตตามกำหนดการที่เฉพาะเจาะจง แต่การล่าช้าของโครงการและอุปสรรคอาจทำให้สิ่งเหล่านี้ล่าช้าได้ คุณควรพิจารณาถึงช่วงเวลาที่อาจเกิดขึ้นได้ และเพิ่มเวลาสำรองไว้ในกำหนดการของคุณเพื่อให้คุณไม่ตามหลังอยู่เสมอหากคุณเผชิญกับปัญหา

3. เปิดกว้างและโปร่งใส

ความโปร่งใสสร้างความไว้วางใจ และนั่นคือสิ่งที่คุณต้องการให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีต่อคุณอย่างล้นเหลือ จงเปิดเผยและโปร่งใสตลอดทั้งโครงการ เพื่อให้คุณได้รับการสนับสนุนจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักในโครงการ และพวกเขาไว้วางใจว่าคุณจะทำงานให้ดีที่สุด

ซื่อสัตย์เกี่ยวกับกำหนดเวลา, ระยะเวลา, และเป้าหมายเพื่อให้คุณสามารถจัดการกับความคาดหวังได้ ยอมรับเมื่อคุณทำผิดพลาด และขอโทษหากมีผลกระทบต่อผู้อื่น ให้ความรับผิดชอบต่อตนเองและผู้อื่น และดำเนินโครงการด้วยความโปร่งใสและความไว้วางใจเพื่อแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ประสบความสำเร็จอย่างแท้จริง 🤝

4. พร้อมให้บริการแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

แม้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องพร้อมให้บริการแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณทุกนาทีของวัน แต่พวกเขาก็ควรรู้สึกเหมือนมีความสัมพันธ์ที่ดีกับคุณ และสามารถติดต่อคุณได้หากมีคำถามใด ๆ ตั้งความคาดหวังไว้ตั้งแต่ต้นเกี่ยวกับใครที่จะพร้อมให้บริการหารือเกี่ยวกับโครงการ และเมื่อใด เพื่อให้คุณสามารถรักษาเส้นทางการสื่อสารให้เปิดกว้างและเหมาะสมได้ 📞

มอบหมายให้สมาชิกในทีมคนหนึ่งเป็นบุคคลที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักแต่ละรายสามารถติดต่อได้โดยตรง หรือหากเป็นโครงการขนาดใหญ่ ให้มีผู้รับผิดชอบสำหรับแต่ละกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย จัดเตรียมข้อมูลติดต่อของสมาชิกทีมที่รับผิดชอบให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละราย และแจ้งให้พวกเขาทราบถึงวิธีที่ดีที่สุดในการติดต่อระหว่างช่วงที่มีการอัปเดตอย่างเป็นทางการ

การสร้างการสื่อสารทำให้พวกเขามั่นใจ และมันยังมอบวิธีอื่นให้คุณในการรักษาความมีส่วนร่วมของพวกเขาผ่านแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีประสิทธิภาพ

5. ใช้เครื่องมือเพื่อทำให้การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียง่ายขึ้น

การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและกระบวนการโครงการที่เหลือของคุณโดยไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสมอาจเป็นเรื่องท้าทาย โชคดีที่เราได้สร้างซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุด—ClickUp

ClickUp คือศูนย์กลางที่สมบูรณ์แบบสำหรับทุกความต้องการในการจัดการโครงการของคุณจัดระเบียบผู้คน ทรัพยากร งบประมาณ และงานต่าง ๆ สร้างและติดตามแผนภูมิการจัดการโครงการ ไทม์ไลน์ รายการสิ่งที่ต้องทำ และความสัมพันธ์ระหว่างงาน

รวมตัวกันเพื่อระดมความคิดหรือแก้ปัญหาด้วยไวท์บอร์ด และทำงานร่วมกันในเอกสารเพื่อสร้างเอกสารโครงการสำหรับทั้งทีม ปรับแต่งแดชบอร์ดของคุณและดูสถานะโครงการได้ทันที ช่วยให้คุณสามารถทำงานเชิงรุกและมีกลยุทธ์ ✨

สร้างแนวทางที่ชนะในการบริหารผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อกระบวนการวางแผนโครงการของคุณ—โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังทำงานในโครงการใหญ่หรือโครงการที่มีความสำคัญ หรือโครงการที่มีระยะเวลาดำเนินการยาวนาน หรือหากโครงการของคุณเกี่ยวข้องกับลูกค้าที่มีความสำคัญสูง ใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจกระบวนการและสร้างแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ทำให้ทุกคนได้รับข้อมูลตั้งแต่ต้นจนจบ

หากการดำเนินโครงการให้ประสบความสำเร็จอยู่ในรายการที่ต้องทำของคุณ ลองพิจารณาใช้ ClickUp เป็นแพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่คุณไว้วางใจ ClickUp ไม่เพียงแต่มีเทมเพลตเฉพาะเพื่อช่วยให้คุณจัดการกระบวนการบริหารผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างมีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังมาพร้อมกับฟีเจอร์มากมายและเทมเพลตสำเร็จรูปที่ตอบโจทย์ทุกด้านของการบริหารโครงการและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอีกด้วย

ขึ้นรถมาเลย แล้วลองใช้ ClickUp วันนี้ฟรีเพื่อดูว่าศูนย์กลางการทำงานใหม่ของคุณจะเป็นอย่างไร 🤩